Ägardirektiv för Svedala kommunhus AB
Svedala kommuns Författningssamling
Ägardirektiv för Svedala kommunhus AB
Godkända av kommunfullmäktige 2023-05-17, § 48
Detta ägardirektiv avser Svedala kommunhus AB, nedan kallat bolaget, och har antagits av kommunfullmäktige, enligt vad ovan anges, och fastställts på bolagsstämman 2023- 05-30.
Inledning
Svedala kommunhus AB:s uppdrag
Svedala kommun ska vara en attraktiv kommun med möjligheter för hela livet. Bolaget är en viktig resurs för att nå denna vision.
Svedala kommunhus AB ska som moderbolag, genom en ändamålsenlig ägarstyrning, bidra till en god samhällsutveckling i Svedala kommun. Bolaget äger och förvaltar aktier i dotterbolagen. Bolaget har att som aktieägare agera för att dotterbolagen uppfyller kommunens vision och mål och skapar det goda livet med det trygga boendet i den lilla staden.
Svedala kommunhus AB:s ansvar
• Ägarstyrning. Bolaget har att ta fram förslag till ägardirektiv, bolagsordningar och eventuellt aktieavtal för dotterbolagen. Bolaget har också att svara för ägardialog med dotterbolagen där viktiga frågor för kommunen och dotterbolaget diskuteras, samt genom ägardialogerna löpande utvärdera bolagens verksamhet och verksamhetsform.
• Koncernsamordning. Ägarstyrningen ska utgå från hela kommunkoncernen. Bolaget ska utveckla gemensamma förhållningssätt mellan bolagen och kommunens övriga verksamheter, initiera samverkan mellan dotterbolagen och kommunens andra verksamheter samt samordna olika initiativ som bidrar till att kommunkoncernen i sin helhet bättre når kommunfullmäktiges mål och ambitioner.
• Finansiell samordning. Bolaget ska verka för god ekonomi i koncernen och svara för att bolagskoncernens skattebelastning i första hand ske hos moderbolaget. Finanspolicy för planering av överskottslikviditet och upplåning av likvida medel ska i riskhänseende motsvara kommunens finanspolicy. Bolaget ska även upprätta koncernbokslut för bolagskoncernen, samt lämna förslag till
kommunstyrelsen om koncernens ekonomiska justeringar och analysera investeringar inom koncernen för att ge en samlad bild till kommunstyrelsen.
• Rapportering till kommunstyrelsen. Bolaget svarar för rapportering till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige genom att samla in och sammanställa den information om bolaget och dotterbolagen som kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige begär, samt tillsammans med bolagsstyrelserna skapa former för effektiv uppföljning och rapportering på koncernnivå.
• Kunskap och insikt. Bolaget svarar för att bolagens ledamöter introduceras i sitt uppdrag och är införstådda med vad uppdraget som syssloman innebär.
Bolaget har även att utföra de uppdrag som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen tilldelar bolaget så länge som uppdragen är förenliga med bolagsordningen ändamålsparagraf och aktiebolagslagen. En dialog om finansieringen av uppdraget ska genomföras om bolaget självt inte kan klara denna.
Bolagets inriktning till 2026
• Arbeta för att ägarstyrningen upplevs som tydlig i kommunkoncernen.
• Säkerställa att verksamheten i dotterbolagen bedrivs på ett sätt som främjar effektivt resursutnyttjande och långsiktigt hållbar utveckling.
• Säkerställa att verksamheten i dotterbolagen bedrivs på ett sätt som främjar att kommunkoncernen når kommunfullmäktiges mål och vision.
Principer för styrelsearbetet
• Styra på distans och med tillit. Moderbolagsstyrelsen styr genom aktiv dialog, uppföljning och strukturerat arbetssätt. Samtidigt behövs utrymme ges till bolagsstyrelserna att inom givna ramar utöva sitt ansvarsområde.
• Koncerntänk och samråd. Bolaget ingår i en kommunkoncern och ska inte optimera verksamheten på ett sådant sätt att nackdelar för ägaren överväger fördelarna för bolaget. Samrådslösningar ska därför sökas för att tillgodose bådas intressen. Skulle konflikt uppstå har kommunstyrelsen tolkningsföreträde.
• Riskexponering. Xxxxxxx ska arbeta aktivt med att identifiera och i möjligaste mån nedbringa riskerna i sin verksamhet genom aktiv risk management och systematisk intern kontroll. I det ligger att analysera koncernens investeringsbehov.
• Insyn i dotterbolagen. Önskar moderbolagsstyrelsens ledamöter specifikt underlag från dotterbolagen ska frågan hanteras av moderbolagsstyrelsen i syfte att moderstyrelsen ska få informationen gemensamt och samtidigt.
• Även kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som kommunstyrelsen begär.
• Upphandling. I den mån detta låter sig göras ska bolaget medverka i samordning av kommunens och övriga kommunala företags upphandling. Bolaget omfattas av lagen om offentlig upphandling, LOU.
• Arkiv. Bolaget ska i sin verksamhet tillämpa kommunens arkivreglemente. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Svedala kommun. Bolaget ska tillställa kommunens centralarkiv de handlingar som ska bevaras för all framtid. Detta gäller även bolagets digitala handlingar som ska bevaras i kommunens e-arkiv.
Ägarstyrning
Svedala kommunhus AB står under kommunfullmäktiges kontroll. Det innebär att kommunfullmäktige bland annat ska godkänna ägardirektivet. Kommunfullmäktige ska också yttra sig i vissa principiella frågor. Kommunstyrelsen har därutöver att utöva en aktiv uppsiktsplikt över Svedala kommunhus AB.
Kommunfullmäktiges yttrande i frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt
Kommunfullmäktiges yttrande ska inhämtas i frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Exempelvis i frågor som:
o Åtgärder som innebär ny eller ändrad inriktning av verksamheten. Det inkluderar förändrad bolagsstruktur genom köp och försäljning av aktier och bolag.
o Ingående av avtal/överenskommelser som medför en väsentlig förändring av balansräkningen eller är av strategisk eller principiell betydelse.
o Utställande av borgen. Utställande av borgen för andras åtagande.
Ägardialog
Vid behov ska minst en ägardialog mellan representanter för kommunstyrelsen och bolagsstyrelsen hållas. Dialogen syftar till att följa upp ägardirektivet, samordna utvecklingsinitiativ, hantera ägarfrågor och ge insikt i varandras verksamheter.
Insyn och rapportering till kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet.
Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som kommunstyrelsen begär.
I förvaltningsberättelsen ska framgå hur den verksamhet som bolaget bedrivit under året har förverkligat det kommunala ändamålet. Bolagets information ska kunna användas av kommunstyrelsen för att bedöma kommunkoncernens förutsättningar för god ekonomisk hushållning. Det innebär att bolaget ska redovisa i vilken grad ägarens mål och förväntningar nås, hur bolagets tillgångar utvecklas, graden av aktivt styrelsearbete samt om det finns risker som bolaget själv inte kan hantera. Kommunstyrelsen kan även ta fram anvisningar för ytterligare information som ska rapporteras i samband med
delår- eller årsredovisning.
Övriga rapporter som ska lämnas till kommunstyrelsen:
• Protokoll från styrelsens sammanträden.
• Bolagets affärsplan/verksamhetsplan.
• Årsredovisning och uppgifter om bolagets verksamhet, måluppfyllelse och ekonomi.
• Revisionsberättelse och granskningsrapport.
• Minnesanteckningar från ägardialogerna.
• Bolaget ska dessutom, i ett så tidigt skede som möjligt, informera om viktigare händelser och risker som påverkar eller kan komma att påverka bolagets anseende, ekonomi eller utveckling.
Direktivets revidering och antagande
Ägardirektivet revideras vid behov. Tolkning och förtydligande sker vid ägadialogen. Nytt direktiv ska beslutas av kommunfullmäktige och därefter fastställas på en bolagsstämma.