Contract
UPPFÖRANDEKOD FÖR
LEVERANTÖRER
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER 2
Koden är en viktig del av vårt urval av och vår utvärderingsprocess avseende leverantörer. Efterlevnad av koden är ett grundkrav för att arbeta med Sibelco
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
Uppförandekoden utgör grunden för vår relation med våra leverantörer. Den skapar en ömsesidig förståelse av vårt företags centrala värderingar och övertygelser. Syftet med uppförandekoden för leverantörer är att beskriva våra förväntningar samt våra övertygelser i enlighet med lagstiftning, för att säkerställa att samtliga av våra leverantörer, inklusive underlever- antörer, som tillhandahåller varor eller tjänster till Sibelco konsekvent följer den.
• Uppförandekoden för leverantörer har skapats för att förmedla vårt åtagande till att bedriva vår verksamhet på ett hållbart och ansvarsfullt sätt samt våra förväntningar på våra leverantörer.
• Föreliggande kod gäller företag som tillhandahåller material eller tjänster till SIBELCO (”leverantör”). Koden är inte uttömmande. Leverantörer måste utöva eget gottfinnande för att säkerställa efterlevnad av ämnen som inte berörts.
• Vi anser att en stark relation med våra leverantörer är nyckeln till att säkerställa vår framgång.
Översikt
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER 3
Åtagande till mänskliga rättigheter
Vi förväntar oss att samtliga leverantörer arbetar för mänskliga rättigheter och lever upp till högsta standard när gällande lagar och föreskrifter avviker.
Vår uppförandekod för leverantörer är djupt rotad i ett åtagande till mänskliga rättigheter.
Efterlevnad av lagstiftning och föreskrifter
Vi kräver att våra leverantörer fullständigt följer samtliga gällande lagar, regler och föreskrifter i sitt verksamhetsland och på leverantörens plats där SIBELCO befinner sig.
Gällande lagar och föreskrifter är samtliga lokala, delstatliga och internationella lagar och föreskrifter, inklusive men utan begränsning till, arbete och anställning, hälsa och säkerhet samt miljölagar och -föreskrifter på leverantörens plats.
Hälsa och säkerhet
Vi förstår den fundamentala innebörden av ett åtagande för att säkerställa en säker och trygg miljö för samtliga av våra medarbetare.
Vi kräver att våra leverantörer garanterar högsta hängivelse till hälso- och säkerhetsnormer.
Omsorg för miljön
Vi förstår vårt ansvar gentemot miljön och vill vara verksamma på ett hållbart sätt.
Leverantörer förväntas kontinuerligt försöka förbättra sina prestationer inom miljöfrågor och minska sitt miljöavtryck. Leverantörer måste följa samtliga gällande lagar och föreskrifter avseende miljörutiner.
Efterlevnad av standarderna
Vi förväntar oss högsta standarder avseende etik, integritet och ansvar i all vår verksamhet och våra åtaganden. Leverantörer måste agera etiskt i samtliga aspekter av sitt företag, sina rutiner, sin verksamhet och sina relationer. Vi håller samtliga av våra leverantörer till högsta etiska standarder.
4
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
Åtagande till mänskliga rättigheter.
Vår uppförandekod för leverantörer är djupt rotad i ett åtagande till mänskliga rättigheter. Vi förväntar oss att samtliga leverantörer arbetar för mänskliga rättigheter och lever upp till högsta standard när gällande lagar och föreskrifter avviker.
Förbud mot barnarbete
Samtliga medarbetare måste vara minst den juridiska ålder som fastställts enligt lagstiftning för arbetsålder i deras verksamhetsländer.
Leverantörer måste skapa och förvalta officiell och verifierbar dokumentation för var och en av sin medarbetares åldrar. Vid upptäckt av barnarbete måste leverantören vidta åtgärder i barnets bästa intresse.
”Barn” betyder personer under 16 år, under ålder för att ha slutfört obligatorisk
utbildning eller under minimiåldern för anställning i landet, beroende på vilken som är högst. Arbetare under 18 år får inte utföra något arbete som skulle kunna äventyra deras hälsa eller säkerhet, inklusive nattskift och övertid.
Förbud mot arbetstvång och modernt slaveri
Allt arbeta får endast genomföras frivilligt Leverantörer får inte använda och/eller tolerera användning av någon olaglig form
av arbetstvång, inklusive via trafficking, bindning, slaveri, skuld eller fängelsearbete.
Förbud mot diskriminering
Leverantörer får inte engagera sig i eller tolerera något diskriminerande beteende mot någon person på någon grund.
Grunderna omfattar etnicitet, religion, kön, funktionshinder, nationalitet, veteranstatus,
fackmedlemskap, politisk åsikt eller annan klass som skyddas av lagstiftning.
Mångfald, delaktighet och tillhörighet Xxxxxxxx, delaktighet och tillhörighet är en resa. Sibelco är på den resan och arbetar för att verkligen bli en mångfaldig arbetsplats där varje
medarbetare kan vara sig själv och bidra med sina unika perspektiv till arbetet.
Leverantörer måste visa sitt åtagande till att identifiera, mäta och förbättra en kultur
av mångfald och delaktighet genom samtliga aspekter av arbetsplatshantering.
Organisationsfrihet
Vi tror starkt på principen om organisationsfrihet. Vi förväntar oss att våra leverantörer erkänner, respekterar och skyddar sina medarbetares lagstadgade rättigheter att organisera sig fritt och ingå kollektivavtal.
Leverantörerna måste erkänna, respektera och skydda medarbetares lagstadgade
rättigheter att organisera sig fritt och ingå kollektivavtal i enlighet med gällande lagar och föreskrifter och utan rädsla för repressalier.
Löner, förmåner och respekt – anställningsvillkor Leverantörer måste betala medarbetare i enlighet med gällande lönelagstiftning, inklusive minimilön, övertidstimmar och lagstadgade förmåner oavsett jurisdiktion där leverantören och SIBELCO är verksamma
Leverantörer förväntas ge sina medarbetare en miljö som främjar respekt
för människors värdighet.
Arbetstider
Leverantörer måste följa all gällande lagar och föreskrifter avseende arbetstider, pausperioder och övertidstimmar oavsett jurisdiktion där leverantören och XXXXXXX är verksamma.
Medarbetare får inte förväntas arbeta ytterligare timmar för att tjäna minimilön
för en dags arbete.
Inga trakasserier
Samtliga arbetare har rätt till en arbetsplats fri från trakasserier och övergrepp.
Vi kräver att våra leverantörer förbjuder samtliga typer av trakasserier inklusive,
men utan begränsning till, fysiska, verbala, psykiska och sexuella trakasserier.
Inget drogmissbruk
Leverantörer måste skapa en upprätthålla en arbetsplats fri från olagligt bruk, innehav,
försäljning eller distribution av kontrollerade ämnen.
Leverantörer ska ha fastställda policyer och rutiner för att säkerställa att
medarbetare inte utför något arbete påverkade av alkohol, olagliga droger eller felaktigt använda mediciner (varken receptbelagda eller receptfria).
Immigration
Leverantörer måste följa gällande lagar och föreskrifter immigration oavsett jurisdiktion där leverantören och XXXXXXX är verksamma.
Endast anställda arbetare med juridisk rätt att arbeta på den relevanta platsen.
Syftet med den här anmärkningen är att korrigera ett tidigare fel i avsnittet Förbud mot barnarbete. Definitionen av ett ”barn” i föreliggande version har höjts från under 15 års ålder till under 16 års ålder.
5
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
Efterlevnad av lagstiftning och föreskrifter
Vi kräver att våra leverantörer fullständigt följer samtliga gällande lagar, regler och föreskrifter i sitt verksamhetsland och i landet där SIBELCO:s verksamhet/närstående bolag som tillhandahålls befinner sig.
Mut- och korruptionsbekämpning
Vi förväntar oss att leverantörer fullständigt efterlever all utländsk och inhemsk lagstiftning avseende korruptionsbekämpning.
Leverantörer får inte vara inblandad i någon form av mutor eller bestickning,
inklusive löften om, erbjudanden av, tillhandahållanden av eller godkännanden av något av värde till en myndighetstjänsteman eller politisk enhet för att få en orättvis affärsfördel.
Leverantörer får inte vara inblandade i mutor, förskingring, utpressning eller andra korrupta handlingar.
Intressekonflikter
Leverantörer bör till och med undvika antydan till intressekonftikter i sitt samarbete med SIBELCO.
Leverantörer måste yppa eventuella intressekonfiikter för Sibelco samt kända
familjerelationer eller andra personliga relationer med våra medarbetare som kan påverka deras samarbete med XXXXXXX.
Gåvor och underhållning
Leverantörer får inte erbjuda eller ta emot något av värde från affärspartner för att få orättvisa affärsfördelar.
Gåvor eller underhållning måste följa gällande lagar och föreskrifter och får inte
bryta mot SIBELCO:s policyer avseende det ämnesområdet. ”Gåvor och underhållning” omfattar allt av värde, t.ex. lån, priser, måltider, biljetter eller presentkort.
Rättvis konkurrens och antitrust
Vi kräver att våra leverantörer bedriver sin verksamhet med fullständig efterlevnad av samtliga gällande lagar och föreskrifter avseende rättvis konkurrens och antitrust i de jurisdiktioner där de är verksamma.
Leverantörer får inte vara inblandad i några aktiviteter som skulle kunna tolkas
som konkurrenshämmande eller monopolinriktad, t.ex. fast prisuppgörelse, marknadsuppdelning, anbudsuppgörelser eller missbruk av ställning på marknaden. De ska också undvika handlingar som på ett orättvist sätt skulle kunna medföra nackdelar för andra företag eller medföra snedvridningar på marknaden.
Handelssanktioner
Vi kräver att våra leverantörer följer internationella program och föreskrifter avseende handelssanktioner.
Det kräver genomförande av noggrann, tillbörlig aktsamhet före val av
affärspartner.
Penningtvätt
Samtliga leverantörer förväntas följa gällande lagar och föreskrifter i syfte att förebygga olagliga och förbjudna finansiella transaktioner.
Det kräver genomförande av noggrann, tillbörlig aktsamhet före val av
affärspartner.
Yppande av information
Vi förväntar oss att leverantörer på ett korrekt sätt och utan förfalskning eller missvisning registrerar och yppar information avseende sina företagsaktiviteter för alla lämpliga parter samt enligt lagen.
Leverantörer får inte förfalska register eller förvränga villkor eller rutiner och ska vara
transparanta i samtliga skeden med Sibelco.
Konfidentialitet/sekretess
Leverantörer får inte yppa sådan information utan tidigare skriftligt tillstånd från SIBELCO.
För att bedriva daglig verksamhet med SIBELCO
kan leverantörer behöva tillgång till konfidentiella/ privata register.
Leverantörer måste säkerställa att den informationen skyddas och förblir
konfidentiell samt följa samtliga gällande lagar och föreskrifter avseende sekretess.
Immateriella rättigheter
Leverantörer måste respektera SIBELCO:s immateriella rättigheter, inklusive processer, information, teknik och kunduppgifter.
Leverantörer måste vidta samtliga rimliga åtgärder och nödvändiga
försiktighetsåtgärder för att skydda sina kunskaper och immateriella rättigheter.
Företagsregisters korrekthet
Vi är dedikerade åt integriteten av våra företagsregister och åt att säkerställa att våra redovisningsböcker, våra register och vår finansiella rapportering är korrekta och kompletta.
Vi kräver att leverantörer för uppdaterad företags- och finansredovisning, register
och utdrag för att styrka efterlevnad med gällande xxxxx och föreskrifter. Sådana register ska på SIBELCO:s begäran göras tillgängliga.
Arbetsplatsstandarder
Leverantörer måste åta sig att fastställa och garantera en säker arbetsmiljö för samtliga medarbetare.
Leverantörer måste följa samtliga allmänna arbetsplatsstandarder och följa
samtliga gällande lagar och föreskrifter, inklusive dem med anknytning till arbete, löner, arbetstider, diskriminerande anställningsrutiner samt hälsa och säkerhet.
6
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
Hälsa och säkerhet
Hälsa och säkerhet är en ytterst viktig punkt för vårt företag och är djupt rotad i våra etiska normer och vår verksamhet.
Vi förväntar oss att våra leverantörer återspeglar det åtagandet och visar samma nivå av aktsamhet och efterlevnad av hälso- och säkerhetsnormer i sina aktiviteter.
Säkerhetslagar
Leverantörer måste följa samtliga gällande lagar och föreskrifter avseende säkerhet och hälsa i de länder där de och XXXXXXX är verksamma.
Leverantörer förväntas ge medarbetare en hälsosam och säker arbetsplats, inklusive
tillgång till rena, säkra och rimliga arbetsförhållanden.
Arbetssäkerhet
Leverantörer måste skydda arbetare mot exponering för kemiska, biologiska och fysiska faror utöver olyckor på arbetsplatsen.
Leverantörer förväntas identifiera, utvärdera och hantera sådana arbetsfaror
rörande hälsa och säkerhet.
Förebyggande av nödsituationer Leverantörer måste identifiera och bedöma potentiella nödsituationer på arbetsplatsen.
Leverantörer måste utveckla och implementera nödsituationsplaner och
responsrutiner inklusive, men utan begränsning till, brandlarm, brandövningar, nödutgångar, utrustning för brandvarning och brandsläckning
samt återhämtningsplaner för att minimera skador på liv och egendom. Leverantörer måste regelbundet testa förebyggande metoder avseende nödsituationer, t.ex. brandlarm, för att säkerställa att de fungerar.
Smittsam sjukdom
Leverantörer måste utveckla, implementera och förvalta ett program för förberedelse,
förebyggande och handling vid risk för utbrott av en smittsam sjukdom bland sina medarbetare.
Leverantörer förväntas tillhandahålla tillräckligt med personlig
skyddsutrustning för att förhindra spridning av smittsamma sjukdomar på arbetsplatsen.
Olyckshantering
Leverantörer måste skapa och upprätthålla rutiner för att förhindra, hantera, spåra och rapportera olyckor rörande medarbetares säkerhet.
Leverantörer förväntas implementera korrigerande åtgärdsplaner för att
minska risker, tillhandahålla nödvändig vård och främja medarbetares återkomst till arbetet.
Logi
Leverantörer måste följa SIBELCO:s standarder vid tillhandahållande av logi till medarbetare.
Leverantörerna måste följa juridiska krav för boytan i sovrum, rena toaletter,
dricksvatten och rena matlagnings- och matsalsplatser. Bostadsutrymmen måste vara åtskilda från fabriks-/produktionsområdet och vara avdelade efter kön.
Omsorg för miljön
Vi kräver att våra leverantörer för att främja hållbarhetsinitiativ i sin dagliga verksamhet.
Hållbarhet
Leverantörer förväntas förstå sitt ansvar gentemot miljön och vill vara verksamma på ett hållbart sätt.
Leverantörer förväntas kontinuerligt försöka förbättra sina prestationer inom miljöfrågor
och minska sitt miljöavtryck. Leverantörer måste följa samtliga gällande lagar och föreskrifter avseende miljörutiner.
Tillstånd och rapportering
Leverantörer måste erhålla och förvalta samtliga obligatoriska miljötillstånd.
Leverantörer måste följa rapporteringskrav på gällande tillstånd och föreskrifter.
Farliga material
Leverantörer förväntas utbilda medarbetare inom hantering av farliga material.
Leverantörer måste skapa och förvalta system för att säkerställa säker hantering,
fiytt, förvaring, kassering och förvaltning av farliga material.
Utsläpp av avfallsvatten och fast avfall Leverantörer måste följa samtliga gällande lagar och föreskrifter avseende avfall.
Leverantörer måste bevaka, behandla, kontrollera, hantera och på ett korrekt sätt
kassera avfallsvatten och fast avfall.
Luftutsläpp
Leverantörer måste identifiera, hantera, minska och på ett korrekt sätt kassera luftutsläpp som utgör en fara för miljön.
Leverantörer förväntas genomföra regelbunden bevakning av prestandan i
sina kontrollsystem för luftutsläpp.
Förebyggande av föroreningar
Leverantörer måste sträva mot att minska förbrukningen av resurser, inklusive råmaterial, energi och vatten.
Leverantörerna förväntas implementera förbättringsplaner för policyer gällande
avfallsreduktion, återvinning och energibesparing och söka efter sätt att använda renare energikällor på.
Konfliktmineraler
Leverantörer och deras underleverantörer får inte använda konftiktmineraler vars erhållande har anknytning till brott mot mänskliga rättigheter.
Leverantörer måste uppfylla kraven avseende konfiiktrapportering från
Dodd-Frank-lagen Wall Street Reform and Consumer Protection Act samt den amerikanska finansinspektion SEC.
Efterlevnad av standarderna
Verifiering
Vi kräver att leverantörer förvaltar dokumentation för att verifiera efterlevnad av uppförandekoden för
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER 7
Hur gör man en anmälan?
VOICE
Att belysa ett problem bör vara så enkelt som möjligt. Välj det
Vi förväntar oss att våra leverantörer följer de högsta standarderna i samtliga aspekter av sin verksamhet som återspegling av deras åtagande till integritet och utmärkt arbete.
leverantörer och gällande xxxxx och föreskrifter. Leverantörerna bör ha robusta system fastställda för registerföring och bör följa
bästa praxis för dokumentförvaring.
anmälningsalternativ som känns mest bekvämt och lita på att din sekretess alltid kommer att vara skyddad.
YOUR CONCERNS
Riskbedömning och riskhantering
Vi förväntar oss att leverantörer utvecklar och upprätthåller processer som identifierar risker i samtliga områden som berörts i föreliggande kod, bedömer betydelsen av varje risk samt
implementerar lämpliga rutiner och kontroller för att minimera de identifierade riskerna..
Leverantörer ska anta ett proaktivt förhållningssätt till identifiering och hantering av risker.
Granskningar och inspektion
Sibelco kan när som helst granska leverantörer för att säkerställa efterlevnad med standarderna i föreliggande uppförandekod för leverantörer.
Fabriker kan inspekteras som en del av den här processen. Vid avvisat tillstånd att
Definitioner
Medarbetare: Alla aktuella och tidigare arbetare hos SIBELCO, en leverantör eller underleverantörer. Leverantör: En institution, inklusive deras underleverantörer, som tillhandahåller varor eller tjänster till SIBELCO. SIBELCO: Gällande lagar och föreskrifter. Samtliga lokala, delstatliga och internationella lagar och föreskrifter, inklusive men utan begränsning till, arbete och anställning, hälsa och säkerhet samt miljölagar och -föreskrifter i [regionen för leverantören är verksam].
genomföra en granskning kan konsekvenser som omfattar upp till eller inklusive uppsägning av vårt avtal förekomma.
Regelöverträdelser
Underlåtenhet att följa föreliggande uppförandekod för leverantörer kan leda till påföljder. Vi förbehåller oss rätten att avsluta verksamhet med en leverantör som inte följer uppförandekoden för leverantörer.
Om det fastställs att en leverantör inte följer koden måste de korrigera sina
handlingar för att säkerställa efterlevnad med de krav som angetts i föreliggande dokument.
Att säga ifrån/visselblåsarskydd och anonyma klagomål
Leverantörer måste implementera och förvalta ett
system för anonyma klagomål för medarbetare och tredje parter för att rapportera klagomål.
Leverantörer måste skydda visselblåsares konfidentialitet och förbjuda repressalier
Vår anmälningslinje Reportline
Du kan använda vår fristående och konfidentiella rapporteringstjänst som är tillgänglig dygnet runt, alla dagar i veckan. Säg ifrån genom att klicka på länken.
På telefon
Om du vill belysa problemet på telefon kan du hitta ditt lokala telefonnummer genom att välja ditt land på Reportlines hemsida. Det här är ett säkert och tryggt callcenter som drivs av den externa leverantören Convercent och är dedikerat till att ta emot visselblåsares uttalanden globalt. Du kan vara säker på att all information som du uppger hanteras konfidentiellt och säkert. Telefonnumren går att nå dygnet runt, 365 dagar om året.
Via rekommenderad post
Det går även att göra en anmälan via post adresserat till Chief Legal Officer på: SCR-Sibelco NV, Plantin en Moretuslei 1A, 2018 Antwerp (Belgien).
Till externa behöriga myndigheter
Även om Reportline är vår föredragna interna kanal kan du även göra en anmälan direkt till externa, behöriga myndigheter om du på rimlig grund anser att det föreligger överhängande fara för allmänhetens intresse.
Under vissa omständigheter skyddar lagen dig om du anmäler dina belysta problem till externa kompetenta myndigheter eller belyser ärendet i media. Vi rekommenderar däremot starkt att du söker råd innan du anmäler ett problem till någon extern.
version 2.0 januari 2024