Contract
ALLMÄNNA VILLKOR OCH ANVISNINGAR FÖR FINANSIERING 2018–2019 |
13.6.2018 |
Dessa allmänna villkor för Finlands Akademis finansieringsbeslut tillämpas på utlysningar som genomförs 1.9.2018–31.8.2019 samt på beslut om dessa. |
Akademiprojektsbidrag, riktade akademiprojektsbidrag, akademiprogram, bidrag för anställning som och forskningsbidrag för akademiprofessor och akademiforskare, finansiering för NSF-stipendiater för forskning i Finland, bidrag för anställning som klinisk forskare, finansiering för mobilitet från och till Finland, finansiering för strategisk forskning, bidrag för anställning som forskardoktor, finansiering för forskningsinfrastruktur, finansiering för stärkande av universitetens profilering
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1.1 Tillämpningsområdet för dessa villkor och anvisningar 4
1.2 Att ta emot och bekräfta finansiering, att anmäla motiverad ansökan om förskott 5
2. HUR TOTALKOSTNADSMODELLEN TILLÄMPAS 6
3. ATT AVVIKA FRÅN FINANSIERINGSPLANEN 7
3.1 Om man vill ändra på årliga belopp 7
3.2 Att ändra finansieringsandelar hos delprojekt i ett konsortium 8
4.3 Att göra en begäran om utbetalning i e-tjänsten 9
5. HUR FINANSIERINGEN ANVÄNDS 10
5.3 Projektkostnader som kan täckas med Akademins finansiering 11
5.3.4 Kostnader för forskarmobilitet 12
5.3.5 Kostnader för utländska forskares besök till eller forskning i Finland 13
5.4 Finansiering för internationell forskarmobilitet baserad på bilaterala avtal 14
5.5 Bidrag för anställning som klinisk forskare 15
5.6 Rådet för strategisk forsknings motfinansiering för Horisont 2020 15
6.1 Bidrag för anställning som akademiprofessor och akademiforskare 16
6.2 Bidrag för anställning som forskardoktor 17
6.3 Ansvariga projektledarens lönekostnader 18
6.4 De anställdas undervisningsmängd 18
7. ANSKAFFNINGAR MED FINANSIERING FRÅN AKADEMIN 18
7.1 Hantering av anläggningstillgångar 19
7.2 Anskaffningsutgift som minskats med bidrag 19
8. ÄNDRING I FINANSIERINGSBESLUT 19
9. TILLSYN, AVBRYTANDE OCH ÅTERKRAV AV FINANSIERING 20
10. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER 21
11.2 Publicering, data och öppen vetenskap 23
11.2.1 Open access-publicering 23
11.3 Beaktande av principerna för hållbar utveckling 24
12.1 Vetenskaplig forskningsrapport 25
13. BESTÄMMELSER OM AKADEMINS FINANSIERING 26
BILAGA 1: Så här ansöker du om ändring i finansieringsbeslut 27
(1) Att ändra det nya beslutets årliga belopp 27
(2) Att förlänga finansieringsperioden 27
(3) Att ansöka om tilläggsbidrag (dvs. kompensation) 28
(4) Att byta forskningsplats 29
(5) Att avstå från forskningsbidraget i sin helhet 31
(6) Att avstå från forskningsbidraget medan finansieringsperioden pågår 31
(7) Att byta ansvarig ledare 32
(8) Att ändra beslutsvillkor eller användningsändamål, att väsentligt ändra forsknings- eller verksamhetsplanen 33
(9) Att ändra finansieringsandelar hos delprojekt i ett konsortium 34
(10) Att ändra finansieringsbeslutet om anställning som akademiforskare till samfinansierat beslut 35
1. TILLÄMPNINGSOMRÅDE
1.1 Tillämpningsområdet för dessa villkor och anvisningar
Detta dokument innehåller både villkor och anvisningar. Dessa allmänna villkor och anvisningar för användningen av Finlands Akademis finansiering tillämpas på utlysningar som genomförs 1.9.2018– 31.8.2019 samt på beslut om dessa. Som kontaktperson för ett finansieringsbeslut fungerar i regel den person som undertecknat beslutsmeddelandet. Om du behöver kontakta oss kan du göra det också via vårt registratorskontor. Om det förekommer skillnader mellan den finska versionen av detta dokument och den svenska översättningen är det den finska texten som gäller. Villkoren och anvisningarna gäller följande bidragsformer:
• akademiprojektsbidrag och riktade akademiprojektsbidrag
• akademiprogram
• bidrag för anställning som akademiprofessor
• forskningsbidrag för akademiprofessor
• bidrag för anställning som akademiforskare
• forskningsbidrag för akademiforskare
• finansiering för NSF-stipendiater för forskning i Finland
• finansiering för forskarmobilitet (från och till Finland) baserad på bilaterala avtal
• bidrag för anställning som klinisk forskare
• finansiering för strategisk forskning
• bidrag för anställning som forskardoktor
• finansiering för forskningsinfrastruktur
• finansiering för stärkande av universitetens profilering.
Vid användning, utbetalning och övervakning av Akademins forskningsbidrag följs statsunderstödslagen samt dessa villkor och anvisningar. Dessutom följs de eventuella särskilda villkor som nämns i finansieringsbeslutet. Akademins finansiering beviljas för en viss tid. Våra finansieringsvillkor är desamma oberoende av om det är fråga om en statlig organisation eller en mottagare av ett statsunderstöd.
Dessa villkor och anvisningar tillämpas då finansieringsmottagaren är en forskningsorganisation eller en stipendiat. Akademins forskningsfinansiering beviljas till en finländsk forskningsplats, såvida det inte finns särskilda skäl att inte göra det. Projektets ansvariga ledare ska ha nära anknytning till Finland för att möjliggöra ett flerårigt forskningsprojekt.
Villkoren och anvisningarna gäller både den ansvariga ledaren av forskningsprojektet och forskningsplatsen (forskningsorganisationen). Den ansvariga ledaren bär huvudansvaret för att ansökan förverkligas och finansieringsplanen följs.
Akademins finansiering kan inte användas för ekonomisk verksamhet. Som ekonomisk verksamhet räknas all verksamhet där varor eller tjänster erbjuds på den öppna marknaden, oavsett om man eftersträvar eller
om det uppkommer vinster. När en sammanslutning även bedriver ekonomisk verksamhet ska finansieringen, kostnaderna och intäkterna i anslutning till verksamheten bokföras separat.
Akademin kan finansiera sådana forskningsinfrastrukturer som används för icke-ekonomisk verksamhet. Om infrastrukturen används också för ekonomisk verksamhet får verksamheten endast vara kompletterande. Kompletterande verksamhet är verksamhet som har direkt anknytning till och är nödvändig för forskningsinfrastrukturens verksamhet eller som har en fast koppling till forskningsinfrastrukturens huvudsakliga (icke-ekonomiska) verksamhet. För den ekonomiska verksamhetens del får den kompletterande verksamhetens årskapacitet inte överstiga 20 procent av forskningsinfrastrukturens årliga totalkapacitet. Akademin måste meddelas så snabbt som möjligt om den överstiger 20 procent.
Med forskningsorganisation avses en sådan organisation som bedriver forskning och sprider information (t.ex. högskolor eller forskningsinstitut, organisationer som överför teknologi, organisationer som förmedlar innovationer och fysiska eller virtuella samarbetsforum inriktade på forskning) oavsett rättslig status (offentligrättslig eller privaträttslig organisationsform) eller finansieringskälla, vars främsta syfte är att bedriva grundforskning, industriell forskning eller experimentell utveckling och sprida resultaten genom undervisning, publikationer eller dataöverföring. När en sådan sammanslutning även bedriver ekonomisk verksamhet ska finansieringen, kostnaderna och intäkterna i anslutning till verksamheten bokföras separat. De företag som t.ex. i egenskap av delägare eller medlem utövar avgörande inflytande i sammanslutningen får inte ha företräde till de resultat som sammanslutningen uppnår.
Forskningens infrastrukturer är alla de instrument, apparater, material och tjänster som möjliggör forskning och utveckling i innovationsverksamhetens olika faser, stöder organiserad forskning, forskarutbildning och undervisning samt utvecklar och stärker forsknings- och innovationskapaciteten. Forskningsinfrastrukturer kan vara centraliserade, dvs. förlagda till ett ställe, distribuerade eller virtuella, och de kan bilda helheter och nätverk som kompletterar varandra.
1.2 Att ta emot och bekräfta finansiering, att anmäla motiverad ansökan om förskott
Den sökande får ett meddelande om finansieringsbeslutet per e-post. E-postadressen fungerar som den sökandes användarnamn i Akademins e-tjänst. I e-tjänsten kan den sökande se om ansökan fått bifall eller avslag samt läsa finansieringens villkor och anvisningar.
Akademins finansiering tas emot och förvaltas av den ansvariga ledarens forskningsplats. För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och därefter forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen. Bekräftelsen görs i Akademins e-tjänst inom sex veckor från beslutsdagen, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets särskilda villkor. Bekräftelsen innebär att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen godkänner finansieringsbeslutets innehåll i sin helhet och förbinder sig till att följa de villkor som Akademin ställt för medelsanvändningen. Om en ansvarig ledare ansöker om ändring i finansieringsbeslutets årliga belopp (se kap. 3), måste ansökan om ändring göras före bekräftelsen om att finansieringen tas emot.
En bekräftelse av att finansieringen tas emot behövs inte vid mobilitetsstipendier (mobilitet från och till Finland).
Forskningsplatser kan anmäla Akademin om de ämnar ansöka om beslutspecifikt förskott på ett beviljat bidrag. Minimibeloppet för förskottet är 10 000 euro. I sin anmälan måste forskningsplatsen motivera varför förskottet är nödvändigt för projektet i fråga. Läs mer under punkt 4.1.
2. HUR TOTALKOSTNADSMODELLEN TILLÄMPAS
Vid beredningen av Akademins finansieringsbeslut, vid beslutsfattandet och vid verkställandet av besluten tillämpas huvudsakligen en totalkostnadsmodell. Eventuella undantag från denna tumregel nämns skilt vid varje bidragsform.
Yrkeshögskolor och universitet bör beakta Undervisnings- och kulturministeriets beslut om hur totalkostnaderna beräknas (27.5.2016, UKM/44/592/2016).
Akademins forskningsfinansiering är samfinansierad verksamhet där i regel minst två parter svarar för kostnaderna för det projekt som ska finansieras. Finansieringsandelen i rådet för strategisk forsknings finansiering och finansieringen för att stärka universitetens profilering är 100 procent.
Då finansiering söks hos Akademin, förbinder sig universitet, forskningsinstitut och andra forskningsorganisationer vid den samfinansierade verksamheten genom att bidra till finansieringen med sin egen andel.
2.1 Finansieringsandel
Då totalkostnadsmodellen tillämpas är Akademins finansieringsandel vanligen högst 70 procent av ett projekts totalkostnader.
Finansieringsandelen tillämpas lika på projektets alla kostnader, dvs. på både direkta och indirekta kostnader. Projektets omkostnader är indirekta kostnader (se 5.3.2). Akademins finansieringsandel är densamma i varje begäran om utbetalning och för varje år under hela finansieringsperioden. Akademins finansieringsandel nämns (i procent) i beslutsmeddelandet under Beräkningsgrunder > Projektets finansiering i den sista kolumnen under Totalt.
I finansieringen för strategisk forskning och stärkandet av universitetens profilering är Akademins finansieringsandel 100 procent av ett projekts totalkostnader. Det betyder att forskningsplatserna inte behöver bidra till finansieringen med sin egen andel.
2.2 Vissa undantagsfall
På kostnadsberäkningen av akademiprofessorers och akademiforskares löner tillämpas en tilläggskostnadsmodell och en omkostnadsandel på 12,5 procent. Trots detta tillämpas
totalkostnadsmodellen även i dessa fall om personen i fråga har beviljats forskningsbidrag i anslutning till anställningen.
Totalkostnadsmodellen tillämpas inte heller på mobilitetsstipendier (dvs. finansiering för mobilitet till och från Finland) eller på eventuella beslut om fortsatt och tilläggsfinansiering för finansieringsbeslut som gjorts enligt modellen för tilläggskostnader.
Man kan också avvika från totalkostnadsmodellen i samfinansierade internationella utlysningar där finansiärerna tillsammans har beslutat om principerna för forskningsprojektens finansiering och ekonomiförvaltning.
3. ATT AVVIKA FRÅN FINANSIERINGSPLANEN
I Akademins finansieringsbeslut kan förutom den totala finansieringssumman också uppges projektets årliga belopp och utgiftsslag. Om den beviljade finansieringssumman är mindre än den ansökta summan har Akademin minskat både sin egen finansieringsandel och forskningsplatsens finansieringsandel proportionellt.
Utgiftsslagen i beslutsmeddelandets kostnadsberäkning är riktgivande. Man kan avvika från dem endast om finansieringen fortsättningsvis används för det ändamål som bestäms i finansieringsbeslutet och för att genomföra forskningsplanen. Vid avsevärda avvikelser är det skäl att per e-post kontakta Akademin, antingen den person som undertecknat beslutsmeddelandet, det ansvarsområde som svarar för projektets förvaltning eller registratorskontoret. Akademin bekräftar per e-post att informationen har mottagits.
3.1 Om man vill ändra på årliga belopp
Om den ansvariga projektledaren inte kan förbinda sig vid den indelning i årliga belopp som ingår i Akademins finansieringsbeslut ska hen framföra ett förslag på nya årliga belopp via Akademins e-tjänst under Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring > Ändra kostnadsberäkning. Ansökan ska innehålla motiveringar och en ny kostnadsberäkning. Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som Akademin beviljat projektet. En ansökan om att ändra kostnadsberäkningen ska göras inom sex veckor från beslutsdagen, om inte annat nämns i beslutets särskilda villkor. Noggrannare anvisningar finns i bilaga 1.
Om de årliga beloppen under finansieringsperioden avviker betydligt från beslutets kostnadsberäkning, måste den ansvariga projektledaren på förhand och utan dröjsmål meddela avvikelsen till Akademin via e- tjänsten under Xxxx ansökningar > Beslutade > Mer information. Det här gäller retroaktivt de finansieringsbeslut som Akademin tidigare fattat.
Man kan inte ansöka om att ändra årliga belopp inom finansieringen för att stärka universitetens profilering.
3.2 Att ändra finansieringsandelar hos delprojekt i ett konsortium
I vissa bidragsformer (akademiprogram, finansiering för forskningsinfrastruktur och finansieringsprogram av rådet för strategisk forskning) är det möjligt att ansöka om att ändra finansieringsandelarna för delprojekt i ett konsortium. En sådan ansökan ska göras medan konsortieprojektet pågår.
Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som Akademin har beviljat projektet, dvs. konsortiets sammanlagda finansiering får inte ändra.
Noggrannare anvisningar finns i bilaga 1.
4. UTBETALNING
För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen (se 1.2). Akademin har ett utbetalningsförfarande som grundar sig på fakturering och som gäller alla forskningsplatser som får finansiering av Akademin. Det är forskningsplatsen som svarar för begäran om förskott och utbetalning. Forskningsplatsens ekonomi ska följa principerna om god förvaltning. Vi tar emot begäran om förskott och utbetalning i elektronisk form som nätfakturor. De kan också göras via e-tjänsten.
4.1 Förskott
Enligt 12 § i statsunderstödslagen kan förskott betalas på statsunderstöd om det är motiverat med tanke på användningen av statsunderstödet och ändamålsenligt med tanke på övervakningen av användningen. Ett förskott är motiverat när det krävs att understödstagaren får finansiering av statsbidragsmyndigheten för att det projekt eller den verksamhet som ska understödas ska komma i gång eller genomföras enligt den tidtabell och i den omfattning som avses i statsunderstödsbeslutet.
Finländska universitet och yrkeshögskolor kan skriftligen och skilt för varje projekt motivera varför de ansöker om förskott från Akademin. Förskott betalas inte till företag. Förskottet betalas en gång och det motsvarar 10 procent av Akademins finansieringsandel. Minimibeloppet för förskottet är 10 000 euro. Förskott utbetalas inte på mobilitetsstipendier, infrastrukturfinansiering och finansiering för att stärka universitetens profilering. I detta sammanhang tar Akademin hänsyn till Statens revisionsverks laglighetsgranskningsberättelse Universitetens statsfinansiering (10/2018) och dess iakttagelser om universitetens likviditet.
Förskottet kan sökas om man har berättigade skäl och det utbetalas alltid det år då forskningsprojektet inleds. För projekt som inletts i början av året kan förskott sökas för perioden 1.1–31.12 senast den 20 februari. För projekt som inletts i mitten av året kan förskott sökas senast den 20 november, och då ska startdatumen för utbetalningsperioden och finansieringsperioden vara desamma. Om ett projekt inleds t.ex. den 1 april ska perioden för begäran om förskott anges som 1.4–31.12.
Förskotten för avslutande projekt ska lämnas tillbaka till Akademin före den sista begäran om utbetalning. Då lämnar man in en kreditfaktura för förskottsbetalningen eller markerar det betalade förskottet som en intäkt för projektet. Vi rekommenderar att förskottet jämnas ut då projektet slutförts. Krediteringsperioden ska överensstämma med perioden för den ursprungliga begäran om förskottsbetalning. Som typ av faktura i e-tjänsten väljs kreditfaktura för förskottsbetalning.
4.2 Att begära utbetalning
Forskningsprojekt begär utbetalning från Akademin för perioderna januari–april, maj–augusti och september–december. De lämnas in som nätfakturor eller via e-tjänsten senast den 20 maj, den 20 september och den 20 januari eller senast följande vardag. Akademins finansieringsandel (en procentandel) är densamma i varje begäran om utbetalning och för varje år under hela finansieringsperioden.
De koefficienter för lönebikostnader och omkostnadsandelen som godkänts i finansieringsbeslutet gäller under hela finansieringsperioden. På finansieringsbeslut som fattats enligt modellen för tilläggskostnader tillämpas den 12,5 procents omkostnadsandel som ingår i besluten.
Akademin ber utfallsuppgifter för de olika kostnadsslagen för projekt enligt totalkostnadsmodellen både från projektets start och för perioden i fråga. Därtill ska motsvarande uppgifter ges beträffande Akademins finansieringsandel. Akademins finansieringsandel räknas ut enligt det procenttal som anges i beslutet. En begäran om utbetalning innehåller också en rapport över årsverken.
Rapporteringen i samband med begäran om utbetalning utgår från arbetstidsredovisningen och projektbokföringen, som i sin tur bygger på affärsbokföring. Dessutom ska projektens kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader härledas ur samfundets kostnadsberäkning. För de kalkylerade utgiftsposterna ska forskningsplatsen årligen lämna in en separat rapport till Akademins registratorskontor. Rapporten ska bygga på forskningsplatsens (forskningsorganisationens) bokslut. I rapporten ska ingå information om koefficienterna för lönebikostnader, omkostnader och effektiv arbetstid.
Om finansieringsmottagaren inte tillförlitligt kan räkna eller av någon annan orsak inte uppvisar en koefficient som härletts ur bokföringen, godkänner Akademin en koefficient för lönebikostnader som är högst 50 procent av lönerna för effektiv arbetstid inom projektet.
Om finansieringsmottagaren inte tillförlitligt kan räkna eller av någon annan orsak inte uppvisar en koefficient som härletts ur bokföringen, godkänner Akademin en koefficient för omkostnader som är högst 20 procent av det totala beloppet av lönerna och lönebikostnaderna för effektiv arbetstid inom projektet.
4.3 Att göra en begäran om utbetalning i e-tjänsten
Anvisningarna i den här delen är avsedda för finländska organisationer.
Att skicka en begäran om utbetalning som en nätfaktura ur forskningsplatsens eget faktureringssystem lämpar sig endast för sådana organisationer som har t.ex. fler än tio akademifinansierade projekt.
Via Akademins e-tjänst kan man också göra enskilda nätfakturor som innehåller en redovisning och en specifikation över årsverken. Detta lämpar sig bäst för de organisationer som har t.ex. 1–5 finansierade projekt. Registratorskontoret kan på begäran ge forskningsplatsen faktureringsrättigheter. Om forskningsplatsen inte tidigare har fått finansiering från Akademin ska den kontakta Akademins ekonomienhet för att få mer information.
5. HUR FINANSIERINGEN ANVÄNDS
5.1 Allmänna principer
Akademins forskningsfinansiering får användas endast för det ändamål som anges i beslutet. Finansieringsmottagaren måste också följa de särskilda villkor som eventuellt nämns i beslutet.
Finansieringen beviljas som ett totalbelopp som inte får överskridas. Finansieringen kan bara användas för att täcka sådana kostnader som uppkommit under finansieringsperioden. Den ansvariga ledaren och forskningsplatsen ansvarar för att finansieringen används enligt beslutet, enligt dessa allmänna villkor och anvisningar samt enligt andra föreskrifter och bestämmelser (se kap. 14).
Om en akademifinansierad forskningsorganisation eller forskningsinfrastruktur också bedriver ekonomisk verksamhet ska verksamhetens finansiering, kostnader och intäkter bokföras skilt. Akademin måste meddelas så snabbt som möjligt om den ekonomiska verksamhetens (dvs. den kompletterande verksamhetens) årskapacitet överstiger 20 procent av totalkapaciteten
Vid finansieringen av forskningsinfrastruktur och strategisk forskning kan Akademins finansiering under vissa förutsättningar överföras till en annan forskningsplats än den ursprungliga platsen. Det är den ansvariga ledarens forskningsplats som tar emot Akademins finansiering. Finansieringen kan överföras till de forskningsplatser som uppges i ansökan, om inte annat nämns i finansieringsbeslutet. Enligt 7 § i statsunderstödslagen ska den ansvariga ledarens forskningsplats ingå ett avtal med de övriga akademifinansierade forskningsplatserna om understödets användning, övervakning och villkor.
Forskningsplatsen ansvarar för medelsanvändningen till det fulla beloppet, även om en del av finansieringen skulle ha flyttats till en annan forskningsplats.
5.2 Projektets basresurser
Akademin finansierar ett forskningsprojekt endast om forskningsplatsen åtar sig att svara för projektets basresurser. Dessa beror på den forskning som ska genomföras, men vanligen är det fråga om samma basresurser som institutionens övriga forskare har till sitt förfogande: arbets- och laboratorielokaler, apparatur (inkl. datorutrustning) samt telekommunikations-, telefon-, post-, kopierings- och bibliotekstjänster.
5.3 Projektkostnader som kan täckas med Akademins finansiering
Med Akademins finansiering kan man täcka både ett projekts direkta (t.ex. löner) och indirekta (t.ex. kostnader för lokaler) kostnader. Samtliga kostnader täcks med samma procentandel, som nämns i beslutet. Forskningsprojekt finns bl.a. inom följande bidragsformer: akademiprojektsbidrag, akademiprojektsbidrag med särskild inriktning, akademiprogram, finansiering för strategisk forskning, forskningsbidrag för forskaranställningar och stärkande av universitetens profilering. Anvisningar om avlöningsbidrag för forskaranställningar följer nedan.
Akademins forskningsbidrag får användas inom ramen för forskningsplanen eller verksamhetsplanen (gäller universitetens profileringsbidrag) för att täcka kostnader som uppkommer av
• löner och arvoden samt lönebikostnader (se 5.3.1)
• löner och lönebikostnader för forskare som återvänder till Finland
• omkostnader (se 5.3.2)
• forskarmobilitet inom projektet (se 5.3.4)
• utländska forskares besök till eller forskning i Finland (se 5.3.5).
• resor (se 5.3.6)
• nationellt och internationellt samarbete
• inköp av tjänster
• genomförandet av en interaktionsplan (gäller finansieringen för strategisk forskning)
• beredning av internationella projekt
• möten i anslutning till forskningssamarbete
• anskaffning av för projektet viktiga enstaka anordningar eller programvara, såvida de inte är en del av en större forskningsinfrastrukturhelhet
• publiceringsverksamhet, särskilt publiceringsavgifter för open access-publicering enligt den gyllene eller hybrida modellen
De utgifter som hänför sig till lagring och tillgängliggörande av forskningsdata anses höra till forskningsplatsens omkostnader, men de kan också på goda grunder godkännas som utgifter som täcks med Akademins forskningsfinansiering.
Om Akademin kräver en revisionsrapport på projektet kan också revisionskostnaderna godkännas som projektkostnader, även om de skulle uppkomma efter finansieringsperiodens slut.
Också mervärdesskatten betalas ur det beviljade bidraget. En förutsättning är att mervärdesskatten kvarstår som en slutlig kostnad för understödsmottagaren och att mottagaren inte kan avdra den i sin bokföring. Om mervärdesskatten inte kvarstår som en slutlig kostnad kan den inte heller inkluderas i kostnaderna av ett forskningsprojekt som Akademin finansierar. Det är inte tillåtet att använda Akademins finansiering för att överkompensera bidragsmottagaren genom att betala kostnader som inte kvarstår som slutliga kostnader för mottagaren.
5.3.1 Lönebikostnader
Lönebikostnaderna allokeras till projektet med hjälp av en koefficient för lönebikostnader. Vanligen är den en procentandel av de direkta löner som allokeras till projektet. Kostnader som täcks med koefficienten för lönebikostnader är åtminstone
• löner för frånvaro med lön
• semesterpenning
• socialskyddsavgifter
• pensionsavgifter
• olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringspremier
• övriga motsvarande arbetsgivaravgifter samt återbäringar av dessa.
I koefficienten för lönebikostnader kan också ingå andra utgiftsposter (t.ex. företagshälsovård), såtillvida de inte har inkluderats i omkostnaderna.
5.3.2 Omkostnader
Omkostnader är sådana projektkostnader som inte allokeras direkt till projektet, utan allokeringen görs indirekt, utgående från forskningsplatsens fördelningsgrunder i enlighet med matchningsprincipen. Då projektets kostnader indelas i direkta och indirekta kostnader ska man följa de principer som allmänt används vid forskningsplatsen.
Omkostnaderna allokeras till projektet med hjälp av en omkostnadskoefficient. Vanligen är den en procentandel av den totala summan av lönebikostnader och löner för effektiv arbetstid inom projektet.
De kostnader som täcks med omkostnadskoefficienten är bl.a. kostnader för administrativa tjänster, stödberättigande avskrivningar av maskiner och utrustning samt kostnader för lokaler (såtillvida de inte behandlas som direkta kostnader enligt allmänna beräkningsprinciper).
5.3.3 Effektiv arbetstid
Med effektiv arbetstid avses den faktiska arbetstid som allokerats till en viss beräkningspost. Till den effektiva arbetstiden räknas inte frånvaron med lön, såsom semester, sjuk-, moderskaps-, föräldra- och faderskapsledighet och annan indirekt arbetstid. Som direkta projektkostnader godkänns den del av en persons lön som motsvarar personens effektiva arbetstid inom projektet. I Akademins budgeteringsmall kan man ange 1.0 som koefficient för den effektiva arbetstiden. Därmed budgeteras arbetstiden endast som antal månader motsvarande den effektiva arbetstiden.
5.3.4 Kostnader för forskarmobilitet
I Akademins finansieringsbeslut (bl.a. om bidrag för forskaranställningar) kan ingå en mobilitetsersättning. Ersättningen nämns i beslutet under ”Övriga kostnader”. Mobilitetsersättningens storlek räknas på följande sätt (rekommendation):
• 1 050 euro/mån. för forskare
• 1 500 euro/mån. för forskare med underhållsberättigade barn.
Resekostnaderna för medföljande familjemedlemmar kan betalas om mobilitetsperioden räcker minst sex månader och om projektets finansiering tillåter det.
Mobilitetsersättningen kan täcka de extra kostnader som uppkommer av forskarens arbete utomlands. Eftersom ersättningen betalas enligt gällande praxis vid forskningsplatsen ska mottagaren kontakta forskningsplatsens personal- och ekonomiförvaltning. Om forskningsplatsen betalar mobilitetsersättningen som en skattebelagd ersättning innehålls lönebikostnaderna från ersättningen.
Om forskningsplatsen betalar mobilitetsersättningen som ett stipendium måste forskningsplatsen innan stipendiebeslutet fattas kontakta skatteförvaltningen för att ta reda på vilka skattepåföljder stipendiet kan ge upphov till. Akademin ansvarar inte för de skattepåföljder som betalningen av ett stipendium medför. Både stipendiaten och den som beviljar stipendiet är skyldiga att omedelbart meddela Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA om stipendiet (se xxx.xxxx.xx). Stipendiaten är skyldig att ordna försäkringsskydd enligt lagen.
5.3.5 Kostnader för utländska forskares besök till eller forskning i Finland
För kortvariga forskningsbesök av icke-EU-baserade forskare är det rekommenderade stipendiet (inkl. ersättning för logi) 80–186 euro/dygn. Detta inkluderar ett personligt stipendium på 39 euro och högst 147 euro ersättning för logi.
Stipendier för icke-EU-baserade forskares forskningsarbete i Finland kan täcka en period på högst ett år. Stipendiets storlek (inkl. ersättning för logi) för besök som varar längre än en månad räknas ut enligt följande rekommendation:
• magister (eller motsvarande nivå): 1 600–1 800 euro/mån.
• doktor (eller motsvarande nivå): 1 800–2 500 euro/mån.
• professor 2 500–4 100 euro/mån.
Särskilt högklassiga gästprofessorer kan beviljas högre stipendium än det som uppges här.
Stipendiatens skyldighet att ordna sitt eget pensions-, olycksfalls- och livförsäkringsskydd har tagits i beaktande i stipendiebeloppet.
5.3.6 Resekostnader
De resekostnader som anknyter till forskningsplanen kan godkännas i enlighet med skatteförvaltningens gällande regler:
• Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar
• Skatteförvaltningens anvisningar om ersättningar för kostnader för arbetsresor i beskattningen
Akademin godkänner resekostnaderna i enlighet med övriga regler och administrativa bestämmelser som rör bidragsmottagaren då det finns regler som avviker från skatteförvaltningens regler och anvisningar.
Resekostnaderna godkänns högst till ett belopp som motsvarar den vanliga nivån vid forskningsplatsen.
5.4 Finansiering för internationell forskarmobilitet baserad på bilaterala avtal
De stipendier som beviljas för mobilitet från och till Finland baserar sig på Akademins bilaterala avtal. Stipendierna kan utnyttjas vid forskningsarbete utomlands, forskarutbildning och utländska forskares arbete i Finland.
Totalkostnadsmodellen tillämpas inte på Akademins stipendier för mobilitet från och till Finland. Stipendiet får användas endast för det ändamål som nämns i finansieringsbeslutet.
Vid mobilitet till Finland och vid samfinansieringen med DAAD (Deutscher Akademischer Austausch Dienst) betalas finansieringen till forskningsplatsen enligt den begäran om utbetalning som lämnats in till Akademin.
I ett stipendium som beviljats för mobilitet från Finland ingår ett månatligt personligt stipendium. Det beviljade stipendiet kan också täcka resekostnader. Resekostnaderna för medföljande familjemedlemmar kan inkluderas i beslutet om de nämnts i ansökan och om forskaren och hens familj vistas utomlands i minst sex månader. Det beviljade stipendiet täcker inte flyttningskostnader.
Begäran om utbetalning av stipendium för mobilitet från Finland görs med Akademins blankett som finns på webben: Blanketter.
Begäran ska skickas underskriven till Akademin per post senast en månad före den första utbetalningsdagen. Akademin betalar ut stipendier på mottagarens bankkonto i Finland den 15 varje månad. Startdatumet (den 15 varje månad) för utbetalningen av de månatliga raterna ska uppges i begäran om utbetalning. Också personbeteckningen och kontonumret (IBAN) ska uppges.
De mobilitetsstipendier som Akademin beviljar på basis av bilaterala avtal är huvudsakligen skattefria. Både stipendiaten och den som beviljar stipendiet är skyldiga att meddela Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA om stipendiet (se xxx.xxxx.xx). Stipendiaten är skyldig att ordna försäkringsskydd enligt lagen.
Stipendiaten ska dessutom själv kontrollera visumvillkoren till mållandet och ansöka om visum.
5.5 Bidrag för anställning som klinisk forskare
Med klinisk forskare avses en läkare med doktorsexamen eller en forskare med doktorsexamen som är sysselsatt med kliniskt arbete. Akademins bidrag för kliniska forskare beviljas inte till heltidsanställda universitetsforskare. Bidraget är avsett för de lönekostnader som uppkommer av den kliniska forskarens deltidsforskning (20–50 % av arbetstiden). Forskaren och forskningsplatsen ska komma överens om avlöningen enligt forskningsplatsens lönesystem. Arbetstidsarrangemangen ska överenskommas i förväg, särskilt om forskningen och det kliniska arbetet bedrivs på olika ställen.
Utöver lönen kan även forskningskostnader inkluderas i bidraget. Akademin finansierar högst 70 procent av totalkostnaderna för ett projekt som främjar kliniska forskarkarriärer.
5.6 Rådet för strategisk forsknings motfinansiering för Horisont 2020
Rådet för strategisk forskning (RSF) vid Finlands Akademi beviljar motfinansiering på nationell nivå till sådana forskningsprojekt som har fått finansiering inom ramen för prioriteringen Samhällsutmaningar i Horisont 2020, EU:s ramprogram för forskning och innovation. Motfinansieringen söks för att kompensera ett finansieringsunderskott. Underskottet uppstår av skillnaden mellan den omkostnadsandel som uträknats enligt den finländska totalkostnadsmodellen och den ersättning för indirekta kostnader som följer Horisont 2020-modellen. Finansieringen beviljas enligt en procentandel som RSF bestämmer. Den ansökta summan ska vara minst 10 000 euro. Finansieringen anvisas till forskningsplatsen, inte till projektet, och den ska användas för att täcka indirekta kostnader (omkostnader). Målet med motfinansieringen är att stärka forskningsorganisationers förutsättningar att ansökan om internationell forskningsfinansiering. För att följa uppfyllandet av detta mål ska det i slutrapporten beskrivas hur finansieringen har bidragit till internationellt samarbete.
Finansieringen kan inte användas för ekonomisk verksamhet (se 1.1). Finansieringen beviljas med en revisionsplikt. Finansieringsmottagaren ska vara beredd på att vid behov visa att motfinansieringen inte riktas till sådana indirekta kostnader som har finansierats av EU-kommissionen.
6. ANSTÄLLNING AV PERSONAL
Den personal som avlönas med Akademins forskningsbidrag ska stå i ett anställningsförhållande till forskningsplatsen. Det rekommenderas att anställningsförhållandet ska pågå minst under hela finansieringsperioden, om inte någon särskild orsak i anslutning till genomförandet av forskningsplanen eller verksamhetsplanen (gäller finansieringen för att stärka universitetens profilering) förutsätter ett kortare anställningsförhållande. Kortvariga forsknings-, utrednings eller andra uppdrag kan också genomföras i form av köptjänster. Vi rekommenderar att forskningsplatserna antecknar orsaken bakom sådana kortare anställningsförhållanden i arbetsavtalet.
Avlöningen av och de övriga anställningsvillkoren för den personal som anställs med finansiering från Akademin ska följa de tjänste- och arbetskollektivavtal som gäller vid forskningsplatsen samt övriga bestämmelser om villkoren för anställningsförhållandet.
6.1 Bidrag för anställning som akademiprofessor och akademiforskare
Då Akademin beviljar bidrag för anställning som akademiprofessor eller akademiforskare ska forskningsplatsen använda bidraget för att tillsätta posten i fråga. Forskningsplatsen ska anställa akademiprofessorn eller akademiforskaren minst för finansieringsperioden.
På kostnadsberäkningen av akademiprofessorers och akademiforskares löner tillämpas tilläggskostnadsmodellen. I finansieringsbeslut om lönerna räknas omkostnaderna utöver de övriga kostnaderna till 14,29 procent, i vilket fall beslutet innehåller en omkostnadsandel på 12,5 procent.
I finansieringsbesluten ingår lönebikostnader på 28 procent. Akademin ansvarar inte för eventuella andra kostnader som är specifika för arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska dock se till att lönens relativa konkurrenskraft vid forskningsplatsen upprätthålls.
Anställningarna som akademiprofessor och akademiforskare är avsedda endast för forskning på heltid och därmed sammanhörande verksamhet. En akademiprofessor eller akademiforskare får inte heller få lön från ett annat akademifinansierat forskningsprojekt. I arbetsuppgifterna ingår undervisning inom forskarens eget område. Andra uppgifter som inte direkt sammanhänger med forskarens egen forskning får inte fördröja själva forskningen. Undervisningen och handledningen av lärdomsprov ges utan separat ersättning, motsvarande 5 procent av den årliga arbetstiden. Undervisningen eller andra uppgifter som inte har direkt koppling till forskarens egen forskning ska dock inte utgöra mer än 10 procent av den årliga arbetstiden.
En akademiprofessors lön kan samfinansieras. I det här fallet kan hen till exempel i sin ansökan ha angett hur mycket av hens årslön han ansökt om från Akademin. Situationen kan också ändra under finansieringsperiodens lopp. För akademiprofessorns lön kan användas 0–100 procent av den finansiering som Akademin beviljat. Läs mer i bilaga 1 (11).
En akademiprofessors eller akademiforskares forskningsplats är en organisation i Finland via vilken finansieringen utbetalas. En akademiprofessor eller akademiforskare kan under finansieringsperioden arbeta t.ex. vid ett utländskt universitet under perioder av varierande längd.
En akademiforskares lön kan också samfinansieras då det är ändamålsenligt med tanke på forskarens karriär. I dessa fall bör forskningsplatsen använda minst 70 procent av den finansiering som Akademin beviljat för att täcka forskarens lön. För de forskare som fått finansiering från europeiska forskningsrådet ERC är motsvarande andel 50 procent. Resten av lönen kan finansieras genom andra källor. En förutsättning är att lönedelen från övriga källor har anvisats till forskningsuppdrag eller övriga uppdrag som stöder forskarkarriären, t.ex. att forskaren har fast tjänst (tenure track) vid universitetet1. De frigjorda medlen kan användas för övriga forskningskostnader, som ska motiveras skilt.
Akademiforskaren måste meddela Akademin, dvs. lämna in en ansökan om ändring, om de ämnar lyfta lön från andra finansieringskällor. Källan och lönens storlek ska beskrivas kort. Läs mer i bilaga 1 (10). Om alla
1 När forskaren ingår i universitetets tenure track-karriärsystem förbinder sig universitetet vid att erbjuda forskaren fast tjänst efter att hen nått en viss karriärnivå.
kriterier uppfylls godkänner Akademin samfinansieringen av akademiforskarens lön. Den forskningsplats som nämns i akademiforskarens finansieringsbeslut kan sedan lämna in en begäran om utbetalning till Akademin enligt den ändrade lönen (se kap. 4).
Om en person som fått akademiforskarbidrag tar familjeledigt måste hen omedelbart meddela Akademin. Meddelandet görs antingen till finansieringsbeslutets föredragande eller via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information. Om en akademiforskare ansöker om en förlängning av finansieringsperioden på grund av moderskaps, faderskaps-, familje- eller vårdledighet ska hen lämna in ändringsansökan via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Läs mer i bilaga 1 (2).
Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats bidrag för anställning som akademiforskare inte fortsätter i sin anställning. Personen ska då också avstå från finansieringen. Ändring i finansieringsbeslut söks av den ansvariga ledaren via Akademins e-tjänst (Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring). Läs mer i bilaga 1.
6.2 Bidrag för anställning som forskardoktor
En forskardoktors uppgift är att bedriva forskning på heltid enligt framförd forskningsplan. Därtill rekommenderar Akademin att forskardoktorer handleder lärdomsprov och ger undervisning i anslutning till sitt eget forskningsområde.
Bidraget för anställning som forskardoktor är avsett för att täcka forskardoktorns lön i 36 månader. Lönekostnaderna bestäms efter lönesystemet vid forskningsplatsen. Forskardoktorn ska stå i ett anställningsförhållande till forskningsplatsen under finansieringsperioden. En forskardoktors forskningsplats är en organisation i Finland via vilken finansieringen utbetalas. En forskardoktor kan under finansieringsperioden arbeta t.ex. vid ett utländskt universitet under perioder av varierande längd.
En forskardoktor kan även beviljas finansiering för att täcka personliga forsknings- och mobilitetskostnader (se 5.3.4). Bidraget får inte användas för andra personers löner eller arvoden. En akademifinansierad forskardoktor får inte heller få lön från ett annat akademifinansierat forskningsprojekt.
Om en person som fått forskardoktorsbidrag tar familjeledigt måste hen omedelbart meddela Akademin. Meddelandet görs antingen till finansieringsbeslutets föredragande eller via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information. Om en forskardoktor ansöker om en förlängning av finansieringsperioden på grund av moderskaps, faderskaps-, familje- eller vårdledighet ska hen lämna in ändringsansökan via e-tjänsten (Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring). Läs mer i bilaga 1.
Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats bidrag för anställning som forskardoktor inte kan fortsätta i sin anställning, t.ex. för att hen byter arbetsuppgift. Personen ska då också avstå från finansieringen. Ändring i finansieringsbeslut söks av den ansvariga ledaren via Akademins e-tjänst (Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring). Läs mer i bilaga 1.
6.3 Ansvariga projektledarens lönekostnader
Utgångspunkten är att Akademins finansiering för forskningsprojekt i första hand är avsedd för avlöning av heltidsanställda forskare inom projektet samt för övriga projektkostnader.
Den ansvariga projektledarens avlöningskostnader kan i enlighet med totalkostnadsmodellen inkluderas i de projektkostnader som ska finansieras. Lönen är avsedd för att den ansvariga ledaren ska leda projektet. En förutsättning för att lönekostnaderna kan faktureras är att detta finns nämnt i ansökans kostnadsberäkning och forskningsplan. Om inte annat nämns i finansieringsbeslutet bör kostnaderna proportioneras så att de i ett fyraårigt forskningsprojekt motsvarar högst 1,5 månader effektiv arbetstid per år.
Akademin kan dessutom bevilja högst ett års finansiering för avlöningen av en ansvarig ledare av ett akademiprojekt. Finansieringen beviljas endast av särskilt vägande forskningsrelaterade skäl (t.ex. arbete utomlands, återkomst från utlandet eller överflyttning till en annan forskningsorganisation eller ett företag i Finland). Avlöningen ska förbättra möjligheterna att genomföra akademiprojektet. Detta noteras i beslutsmeddelandets särskilda villkor.
Finansieringen för strategisk forskning kan användas för att betala lön till konsortiets ledare och koordinator under finansieringsperioden. Avlöningsfinansieringen får dock inte överlappa med övrig lön som betalas med Akademins finansiering.
6.4 De anställdas undervisningsmängd
Vi rekommenderar att de forskare som avlagt doktorsexamen och som fått finansiering från Akademin (inkl. bidrag för forskaranställning) utan separat ersättning undervisar eller handleder lärdomsprov med anknytning till forskningen så att den sammanlagda arbetstiden som de använder för undervisningen eller handledningen utgör 5 procent av den årliga arbetstiden (enligt kollektivavtalet). Undervisningen eller andra uppgifter utan direkt anknytning till forskarens egen forskning ska dock inte utgöra mer än 10 procent av den årliga arbetstiden.
Om akademifinansierade doktorander undervisar rekommenderar vi att undervisningen ska anknyta till forskningen och utgöra högst 5 procent av den årliga arbetstiden. Undervisandet får inte fördröja avhandlingen.
7. ANSKAFFNINGAR MED FINANSIERING FRÅN AKADEMIN
Finansieringsmottagaren är skyldig att kontrollera om det projekt som Akademin finansierar lyder under lagen om offentlig upphandling. Den ansvariga ledaren ska dessutom vid behov se till att eventuella upphandlingar konkurrensutsätts i enlighet med de förfaranden som nämns i lagen.
7.1 Hantering av anläggningstillgångar
Material, utrustning och litteratur som anskaffats med finansiering från Akademin ägs och förvaltas av forskningsplatsen. Parter kan sinsemellan komma överens om andra förfaranden i fråga om forskningsinfrastruktur. Denna överenskommelse ska göras skriftligt och meddelas till Akademin redan då finansieringen för infrastrukturen söks. I samprojekt mellan flera forskningsplatser ska parterna skriftligen komma överens om infrastrukturens användning, ägandeförhållanden och läge, också efter att finansieringsperioden har löpt ut.
Om finansieringsbeslutet också täcker anskaffning av utrustning kan denna finansiering behandlas som ett investeringsbidrag. Ett investeringsbidrag kan beviljas för anskaffning av materiella eller immateriella tillgångar.
Om finansieringen har beviljats för anskaffning eller grundläggande förbättring av anläggningstillgångar som används för ett visst ändamål får dessa tillgångar inte på ett bestående sätt användas för något annat ändamål än det som bestämts i statsunderstödsbeslutet. Ett investeringsbidrag som Akademin beviljat får inte användas för att finansiera leasingavtal. Likaså får inte ägande- eller besittningsrätten till tillgångar överlåtas till någon annan under den i statsunderstödsbeslutet angivna användningstiden.
7.2 Anskaffningsutgift som minskats med bidrag
Akademin förutsätter att bokföringsnämndens allmänna anvisning tillämpas på avskrivningar. I nämndens allmänna anvisning om avskrivningar enligt plan (16.10.2007) ges råd för hur ett investeringsbidrag ska bokföras. Enligt anvisningarna (kap. 2.5) bokförs ett investeringsbidrag som erhållits för anskaffning av en tillgång som hör till bestående aktiva i form av utgiftsöverföring som en minskning av anskaffningsutgiften. Basen för avskrivningarna utgörs då av anskaffningsutgiften minskad med det erhållna bidraget. I noterna till balansräkningens passiva sida uppges med iakttagande av väsentlighetsprincipen den totala anskaffningsutgiften för den aktuella tillgången, som hör till bestående aktiva, och den andel som har avdragits med investeringsbidraget.
8. ÄNDRING I FINANSIERINGSBESLUT
Akademin måste på förhand godkänna alla väsentliga ändringar som görs i innehållet av dess finansieringsbeslut eller i medelsanvändningen. Akademin kan vid behov ändra på finansieringsbeslutet enligt ansökan.
Ändring i finansieringsbeslut söks av den ansvariga ledaren via Akademins e-tjänst (Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring). Ansökan ska innehålla tillräckliga motiveringar samt alla de uppgifter som anses nödvändiga för ärendet. Till ansökan ska bifogas alla väsentliga dokument. Läs mer om hur man ansöker om ändring i bilaga 1.
Ändringar som kräver Akademins godkännande är
1) ändring av det nya finansieringsbeslutets årliga belopp (se 3.1)
2) förlängning av finansieringsperiod
3) tilläggsbidrag (dvs. kompensation, beslut enligt tilläggskostnadsmodellen)
4) byte av forskningsplats
5) avstående från forskningsbidrag i sin helhet (då finansiering inte har använts)
6) avstående från forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår (då finansiering har använts)
7) byte av ansvarig ledare
8) ändring av beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentlig ändring i forskningsplan
9) ändring av finansieringsandelar hos delprojekt i konsortium (se 3.2)
10) ändring av finansieringsbeslutet om anställning som akademiforskare till samfinansierat beslut (se 6.1).
9. TILLSYN, AVBRYTANDE OCH ÅTERKRAV AV FINANSIERING
Akademin har rätt att följa och övervaka användningen av beviljad finansiering samt att verkställa inspektioner av mottagarens ekonomi och verksamhet om de är nödvändiga med tanke på tillsynen av medelsanvändningen. Akademin har även rätt att inspektera hur forskningen genomförs, hur bokföringen sköts och hur villkoren i finansieringsbeslutet följs.
Forskningsplatsen och den ansvariga ledaren är skyldiga att överlåta till inspektören alla nödvändiga bokförings- och andra handlingar och uppgifter samt att bistå i inspektionen. Både forskningsplatsen och den ansvariga ledaren ska också i övrigt på begäran ge Akademin uppgifter om forskningen och medelsanvändningen.
Den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bör utan dröjsmål meddela Akademin om sådana ändringar som påverkar användningen av bidraget, såsom övrig finansiering eller andra inkomster för att genomföra forskningsplanen. Om summan av övrig finansiering eller andra inkomster överstiger den som uppgetts i ansökans kostnadsberäkning kan Akademin förplikta forskningsplatsen att betala tillbaka den del av Akademins finansiering som överskottet motsvarar.
Om Akademins finansieringsandel är 100 procent och projektet får inkomster t.ex. på basis av immateriella rättigheter ska den del av inkomsterna som överstiger andelen på 100 procent betalas tillbaka till Akademin. Man kan också minska den från de godtagbara kostnaderna.
Akademin kan besluta att avbryta eller avsluta finansieringen eller bestämma att redan utbetalt bidrag eller en del av det ska återkrävas om det finns skäl att misstänka att den ansvariga ledaren eller forskningsplatsen har
• använt finansieringen för ett annat ändamål än vad den har beviljats för
• lämnat felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att inverka på erhållandet av finansieringen, dess belopp eller villkor
• i övrigt brutit mot bestämmelserna om medelsanvändning eller villkoren i finansieringsbeslutet.
Finansiering som beviljats av rådet för strategisk forskning kan avbrytas om projektet i fråga inte uppfyller de mål som ställts för det.
Mottagaren av ett statsunderstöd ska utan dröjsmål betala tillbaka ett bidrag eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Återbetalningen görs på Finlands Akademis bankkonto:
OP FÖRETAGSBANKEN ABP IBAN: XX00 0000 0000 0000 00 BIC: XXXXXXXX
SWIFT: OP CORPORATE BANK PLC HELSINKI FINLAND
Akademins beslutsnummer ska uppges i återbetalningen. Beloppet behöver inte återbetalas om det understiger 10 euro. Om återbetalning och återkrav av statsunderstöd föreskrivs i 5 kap. statsunderstödslagen.
Ränta på återbetalat och återkrävt understöd
10. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER
Till immateriella rättigheter räknas bl.a. upphovsrätt, patenträtt, varumärkesrätt, nyttighetsmodellrätt, mönsterrätt, firmanamnsrätt, skydd av integrerade kretsar och kretsmönster samt rätt till förädlade växter. Till sin uppbyggnad är immateriella rättigheter en ensamrätt på samma sätt som t.ex. äganderätten. De skyddar antingen kreativ verksamhet (t.ex. upphovsrätt och patent) eller kommersiella symboler (t.ex. varumärkes- och firmanamnsrätt).
Vi rekommenderar att finansieringsmottagaren skriftligen (och så snabbt som möjligt efter att finansieringsbeslutet har fattats) kommer överens med projektets parter om ägande- och nyttjanderätten till resultaten av det finansierade projektet. Dessutom ska parterna vid projektets start komma överens om ägande- och nyttjanderätten till det material som ska användas inom projektet. Under punkt 10.1 finns villkor för de projekt som innehåller företagssamarbete.
Vid forskningsplatser där lagen om rätt till uppfinningar vid högskolor tillämpas anses akademifinansierad forskning som avtalsforskning såsom avses i lagen. Enligt lagen har högskolor primär rätt till de
uppfinningar som tillkommit i forskning. Vid övriga forskningsplatser tillämpas lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar.
10.1 Samarbete med företag
Om ett akademifinansierat projekt omfattar samarbete med företag gäller ett av följande villkor:
• De resultat av samarbetet som inte ger upphov till immateriella rättigheter får spridas och eventuella immateriella rättigheter som är ett resultat av den verksamhet som forskningsorganisationer eller forskningsinfrastrukturer bedriver tillfaller helt och hållet dessa företag.
• Eventuella immateriella rättigheter som projektet ger upphov till och relaterade tillträdesrättigheter tilldelas de olika samarbetsparterna på ett sätt som korrekt motsvarar deras arbetsblock, bidrag och respektive intressen.
• Forskningsorganisationerna eller forskningsinfrastrukturerna får en ersättning som motsvarar marknadspriset för de immateriella rättigheter som är ett resultat av deras verksamhet och som förs över på de deltagande företagen. Det absoluta värdet på eventuella bidrag, såväl finansiella som icke-finansiella, från de deltagande företagen till kostnaderna för forskningsorganisationernas eller forskningsinfrastrukturernas verksamhet som resulterade i de berörda immateriella rättigheterna får dras av från den ersättningen.
Om ett akademifinansierat projekt omfattar samarbete med företag förutsätter vi att parterna skriftligen kommer överens om hur kostnaderna, riskerna och resultaten fördelas, hur resultaten sprids och hur de immateriella rättigheterna utnyttjas och delas. Överenskommelsen ska fastställas innan projektet inleds.
11. ANSVARSFULL VETENSKAP
11.1 Forskningsetik
Finlands Akademi förutsätter att man inom all akademifinansierad forskning följer Forskningsetiska
delegationens anvisningar ”God vetenskaplig praxis och handläggning av misstankar om avvikelse från den i Finland” (se xxx.xxxx.xx/xx). Därtill rekommenderar vi att forskare följer de europeiska riktlinjerna för forskningsetik (European Code of Conduct for Research Integrity), som utarbetats av sammanslutningen ALLEA (All European Academies).
Det primära ansvaret för att god vetenskaplig praxis följs faller på varje enskild forskare och forskargrupp, men också på forskningsenheternas chefer och ledningen för de organisationer som bedriver forskning. Utöver god vetenskaplig praxis ska både forskningssamfundet och de enskilda forskarna också följa gällande lagstiftning.
Om en ansvarig ledare eller forskare som beviljats finansiering från Akademin blir föremål för en utredning som gäller brott mot god vetenskaplig praxis förbinder sig forskningsplatsen att inlämna en slutrapport över utredningen till Akademins registratorskontor.
Enligt ett beslut av Akademins styrelse kan Akademin låta bli att behandla en ansökan om den sökande har funnits skyldig till oredlighet i forskningen under de senaste tre åren före utlysningen. Om information om oredlighet uppdagas medan finansieringsperioden pågår förlängs tidsfristen på tre år med den tid som kvarstår av finansieringsperioden. Om den sökande överklagar beslutet om oredligheten och hen får bifall på sitt överklagande kommer Akademin att behandla den sökandes nya ansökningar enligt normalt förfarande.
11.2 Publicering, data och öppen vetenskap
Resultaten av de projekt som finansieras av Akademin ska offentliggöras efter att projektet avslutats.
I vetenskapliga publikationer och forskningsdata som producerats med forsknings- eller infrastrukturfinansiering från Akademin ska alltid nämnas att forskningen har utförts med finansiering från Finlands Akademi. Också finansieringsbeslutets nummer ska nämnas.
Vi förutsätter att akademifinansierade projekt publicerar med open access, dvs. att de gör sina forskningsresultat fritt tillgängliga. Dessutom uppmanar vi att projekten gör sina forskningsdata och - metoder tillgängliga. Målet är att alla publikationer, data, material, metadata och metoder som forskningen producerar och utnyttjar görs tillgängliga för fortsatt bruk. Forskare ska främja öppen vetenskap med beaktande av forskningsetik och den rättsliga verksamhetsmiljön.
I publikationer som gjorts med finansiering av rådet för strategisk forskning ska alltid nämnas finansieringsbeslutets nummer samt att forskningen har utförts med finansiering från rådet för strategisk forskning vid Finlands Akademi.
11.2.1 Open access-publicering
Vi förutsätter att akademifinansierade forskare ser till att forskningsrön som tagits fram med Akademins finansiering görs fritt tillgängliga t.ex. genom parallellpublicering i fritt tillgängliga publikationsarkiv, lämpliga databaser eller via högklassiga open access-publikationskanaler. Kravet på tillgänglighet gäller särskilt artiklar med kollegial bedömning. Akademin rekommenderar alltså att forskare publicerar med grön eller gyllene open access.
Grön open access innebär parallellpublicering, dvs. att man förutom att publicera sin forskningsartikel i en vetenskaplig tidskrift även publicerar artikeln i ett fritt tillgängligt elektroniskt arkiv. Enligt internationell praxis tillåter Akademin en karenstid på högst sex månader för publikationerna, förutom inom humaniora och samhällsvetenskaper, där karenstiden är högst tolv månader2.
2 European Commission background note on open access to publications and data in Horizon 2020
Gyllene open access innebär att vetenskapliga artiklar publiceras i rena open access-tidskrifter som är fritt tillgängliga på webben. Då är det utgivaren som svarar för att göra artiklarna tillgängliga omedelbart. Ofta betyder det att utgivaren tar ut en publiceringsavgift. Avgiften kan täckas med projektets finansiering.
Hybrid open access innebär en kombination av prenumerationsbaserad och avgiftsfri publicering. Författaren betalar då en publiceringsavgift för att göra artikeln fritt tillgänglig omedelbart vid publicering. Tidskriften är i alla andra avseenden en traditionell prenumerationsbaserad tidskrift. Förläggaren inkasserar då intäkter från både författare och läsare. Hybridpublicering är bara en tillfällig lösning under en övergångsperiod innan en helt öppen publicering införs. Publiceringsavgifter enligt hybrid open access kan också de täckas med den finansiering som Akademin beviljat.
Under de kommande åren kommer Akademin att tätt följa hur open access-publicering och dess kostnader utvecklas. Vi uppdaterar våra riktlinjer allteftersom förfaringssätten och publiceringspraxis utvecklas.
11.2.2 Öppna data
Forskningsdata som tagits fram inom akademifinansierade forskningsprojekt och med Akademins infrastrukturfinansiering ska göras fritt tillgängliga så snabbt som möjligt efter att forskningsresultaten publicerats. Detta förutsätter att forskningsplatser ser till att forskarna får all nödvändig handledning och tillgång till lagringsinfrastruktur.
Tillgängligheten kan definieras skilt enligt en skala från fritt tillgängligt för alla till hemligstämplat. Den som publicerar data ska försäkra sig om att publiceringen inte bryter mot lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, dataskyddslagar eller upphovsrättslagen. Då materialet öppnas ska också licenserna vara i ordning.
De ansvariga ledarna för akademifinansierade projekt ska spara projektmaterialet i och göra det tillgängligt via nationella eller internationella arkiv eller lagringstjänster som är viktiga inom området i fråga. Om du inte kan göra forskningsmaterialet tillgängligt för fortsatt bruk, måste du ändå lagra materialets metadata i en nationell eller internationell söktjänst.
De utgifter som hänför sig till lagring och tillgängliggörande av forskningsdata anses höra till värdorganisationens omkostnader, men de kan också på goda grunder godkännas som forskningskostnader som täcks med Akademins finansiering (se 5.3).
Läs mer om open access-publicering, öppna data, arkiv och lagringstjänster på webben: Öppen vetenskap.
11.3 Beaktande av principerna för hållbar utveckling
Finlands Akademi förutsätter att akademifinansierade projekt beaktar principerna för hållbar utveckling som en del av god vetenskaplig praxis.
12. RAPPORTERING
Rapporteringsskyldigheten gäller alla finansieringsbeslut som fattas av Finlands Akademi. Den vetenskapliga forskningsrapporten lämnas in av projektets ansvariga ledare. Uppföljningen av medelsanvändningen sker via Akademins elektroniska informationssystem. Dessa uppgifter kopplas sedan ihop för att möjliggöra jämförelser mellan medelsanvändningen och forskningens resultat. Om rapporteringen av finansieringen för att stärka universitetens profilering och finansieringen för strategisk forskning ges skilda anvisningar.
12.1 Vetenskaplig forskningsrapport
Projektets ansvariga ledare ska bereda och lämna in till Akademin en forskningsrapport senast den 1 juni året efter finansieringsperiodens utgång. Om Akademins finansiering söks medan den i beslutet nämnda finansieringsperioden pågår eller efter att perioden gått ut men dock innan forskningsrapporten lämnats in ska den sökande bifoga till sin nya ansökan en progressrapport för varje beslut om vilket ännu inte rapporterats. En progressrapport ersätter inte forskningsrapporten. Om rapportering ges anvisningar på webben under Rapportering. Vissa bidragsformer har särskilda rapporteringsanvisningar förutom de allmänna rapporteringsanvisningarna. En vetenskaplig forskningsrapport är i princip ett offentligt dokument
Konsortiets ansvariga ledare lämnar in den vetenskapliga rapporten på hela konsortiets vägnar efter att samtliga delprojekts finansieringsperioder har avslutats.
12.2 Revisionsberättelse
Om Akademins totala finansieringsbelopp som anges i finansieringsbeslutet för ett akademiprogramsprojekt (enskilt beslut eller konsortium sammanlagt) överstiger 1 000 000 euro ska den ansvariga projektledaren lämna till Akademin en revisionsberättelse över medelsanvändningen inom projektet. För finansieringsbeslut om forskningsinfrastruktur ska forskningsplatsen och den ansvariga ledaren tillsammans inlämna till Akademin en revisionsberättelse om medelsanvändningen inom projektet.
Revisionsskyldigheten gäller även alla finansieringsbeslut om motfinansiering till forskningsplatser för EU- projekt, finansiering för strategisk forskning och stärkande av universitetens profilering, oberoende av finansieringsbeloppet.
Revisionsberättelsen ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre månader från finansieringsperiodens slut.
Revisionsberättelsen kan vid behov begäras skilt. Akademin kan dessutom låta göra en stickprovsrevision av projekt i enlighet med Akademins årliga revisionsplan.
13. BESTÄMMELSER OM AKADEMINS FINANSIERING
Vid användning, utbetalning och tillsyn av forskningsbidrag följs bl.a.
• statsunderstödslagen
• lagen och förordningen om statsbudgeten
• lagen och förordningen om offentlig upphandling
• statsbudgeten och bestämmelserna om dess tillämpning
• övriga allmänna stadganden och bestämmelser om användning om statliga medel.
Vid forskningsplatsen följs forskningsplatsens interna regler, bestämmelser och anvisningar såvida de inte strider mot de villkor som ställts av Akademin.
BILAGA 1: Så här ansöker du om ändring i finansieringsbeslut
(1) Att ändra det nya beslutets årliga belopp
Beskrivning | Man kan ansöka om en ändring av årliga belopp om den ansvariga ledaren inte kan godkänna beslutets årsbeloppsindelning. Ändringen måste vara signifikant. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Motivera ändringen i fritextfältet. 2) Fyll i den ändrade kostnadsberäkningen på sidan Ny kostnadsberäkning. |
Bilagor till ansökan | - |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut som fattats enligt totalkostnadsmodellen samt i beslut om mobilitetsstipendier. De årliga beloppen kan inte ändras när det gäller finansiering för att stärka universitetens profilering. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring kan göras innan emottagandet av finansieringen godkänns inom sex veckor efter beslutet, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets särskilda villkor. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som Akademin beviljat projektet. Kostnadsberäkningens utgiftsslag är riktgivande och man kan avvika från dem endast om det stöder genomförandet av forskningsplanen. Vid avsevärda avvikelser är det skäl att kontakta föredragande för beslutet. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(2) Att förlänga finansieringsperioden
Beskrivning | Man kan ansöka om en förlängning av finansieringsperioden p.g.a. en forskares moderskaps-, faderskaps-, föräldra- eller vårdledighet, värnplikt eller civiltjänst. Finansieringsperioden kan också förlängas p.g.a. andra särskilda skäl, t.ex. långvarig sjukdom. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Motivera ändringen i fritextfältet. 2) Fyll i den nya finansieringsperiodens sista dag på sidan Ny kostnadsberäkning. Kom ihåg att uppdatera kostnaderna så att de |
motsvarar den nya perioden. Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp eller den finansieringsandel som Akademin beviljat projektet. | |
Bilagor till ansökan | 1) Beslut om befrielse från arbete Bifoga till ansökan en kopia av arbetsgivarens beslut om befrielse från arbete eller något annat arbetsgivarintyg över frånvaron. Av intyget måste framgå frånvarons tidpunkt. |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i alla finansieringsbeslut (om inte annat nämns i beslutets särskilda villkor). Finansieringsperioden kan inte förlängas när det gäller finansiering för att stärka universitetens profilering. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras senast två månader före finansieringsperiodens slut. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Nej |
OBS! | En förutsättning är att en vikarie inte har utsetts för forskaren och att forskaren återvänder till projektet under samma finansieringsbeslut. Vårdledighet (också partiell vårdledighet) berättigar till en förlängning på högst ett år per barn. En förlängning av finansieringsperioden hos delprojekt i ett konsortium kan påverka konsortiets rapporteringstidpunkt. Att man låter bli att använda ett beviljat bidrag utgör inte grund för en förlängning av finansieringsperioden. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(3) Att ansöka om tilläggsbidrag (dvs. kompensation)
Beskrivning | Man kan ansöka om tilläggsbidrag för ett projekt p.g.a. en forskares moderskapsledighet eller långvarig sjukdom. Tilläggsbidraget är avsett för att anställa en vikarie. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Motivera ändringen i fritextfältet. 2) Fyll i ansökan om tilläggsbidrag på sidan Kostnadsberäkning. Finansieringsperioden kan inledas tidigast den dag som ansökan om ändring lämnats in och avslutas senast den 31 december det år då beslutet om ändringen fattats. |
Bilagor till ansökan | 1) Löneintyg Bifoga till ansökan en kopia av arbetsgivarens löneintyg varav framgår de extra projektkostnader som uppkommit p.g.a. moderskapsledigheten eller sjukdomen. |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut som fattats enligt tilläggskostnadsmodellen (t.ex. bidrag för anställning om akademiprofessor, bidrag för anställning som akademiforskare). |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras senast två månader före finansieringsperiodens slut. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Om man ansöker om en förlängning av finansieringsperioden för en forskaranställning, måste det göras med en separat ansökan innan ansökan om tilläggsbidrag. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(4) Att byta forskningsplats
Beskrivning | Man kan ansöka om att byta forskningsplats om forskningens ansvariga ledare flyttar till en annan forskningsplats medan finansieringsperioden pågår. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Välj om finansiering använts vid den ursprungliga forskningsplatsen (ja/nej). 2) Motivera ändringen i fritextfältet. 3) Fyll i de kostnader som förverkligats vid den ursprungliga forskningsplatsen på sidan Förverkligade kostnader. 4) Uppskatta även de kostnader som ska faktureras för den sista utbetalningsperioden. 5) Fyll i kostnadsberäkningen för den finansiering som flyttas till den nya forskningsplatsen på sidan Ny kostnadsberäkning. I övre hörnet av blanketten finns en tryckknapp med vilken du kan kopiera de resterande kostnaderna. Den totala summan av de förverkligade kostnaderna och den nya kostnadsberäkningen för inte överskrida Akademins finansiering som nämns i det ursprungliga beslutet. Räknaren måste visa andelen som 0, annars kan man inte lämna in ansökan. |
Koefficienterna för omkostnader och lönebikostnader kan uppdateras enligt den nya forskningsplatsen. Om den nya forskningsplatsens koefficienter är lägre än de som nämns i beslutet och om koefficienterna inte har ändrats måste forskningsplatsen ändå begära utbetalning från Akademin enligt de lägre koefficienterna. Den ansvariga ledaren måste kolla med den nya forskningsplatsen att finansieringen räcker för att genomföra forskningsplanen vid den nya forskningsplatsen. | |
Bilagor till ansökan | 1) Den ursprungliga forskningsplatsens samtycke Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med den ursprungliga forskningsplatsens samtycke till bytet. 2) Den nya forskningsplatsens förbindelse Bifoga också ett fritt formulerat brev där den nya forskningsplatsens förbinder sig till att förvalta projektet, till finansieringen och till att följa Akademins villkor för medelsanvändningen. |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut förutom i de som gäller finansiering för att stärka universitetens profilering. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden börjar och medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Nej (den ursprungliga forskningsplatsen) Ja (den nya forskningsplatsen) |
OBS! | Att byta institution eller motsvarande vid ett och samma universitet räknas inte som ett byte av forskningsplats. Ett sådant byte är ett internt arrangemang vid forskningsplatsen. Bytet av institution ska meddelas till Akademins registratorskontor. Akademin uppdaterar uppgiften i e-tjänsten som en teknisk korrigering. Kostnadskoefficienterna ändras inte fastän den nya institutionen inom forskningsplatsen skulle ha andra koefficienter än den ursprungliga institutionen. Om den nya institutionens koefficienter är lägre än de som nämns i beslutet måste forskningsplatsen ändå begära utbetalning från Akademin enligt de lägre koefficienterna som överensstämmer med forskningsplatsens bokföring. Bytet av forskningsplats kan inte göras i mitten av en utbetalningsperiod om finansiering har använts. Bytet ska planeras till början av nästa utbetalningsperiod. Det kan alltså göras fr.o.m. januari, maj eller september. Ansökan om ändring kan dock inlämnas också tidigare. Beslutet om att byta forskningsplats fattas efteråt först efter att den ursprungliga forskningsplatsens sista begäran om utbetalning gällande finansieringsbeslutet har lämnats in till Akademin och betalats. Förskott räknas inte som medelsanvändning, eftersom förskott för ett avslutande projekt betalas tillbaka till Akademin. Kontakta Akademin om du behöver mer information. |
Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. | |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(5) Att avstå från forskningsbidraget i sin helhet
Beskrivning | Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag (inkl. lön vid forskaranställning) i sin helhet om man inte vill ta emot finansieringen eller om man vill avstå från finansieringen innan den börjar. Vänligen meddela Akademin omedelbart. |
Anvisningar för e-tjänsten | Motivera ändringen i fritextfältet. |
Bilagor till ansökan | - |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras före finansieringsperioden börjar och under beslutsåret. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Nej |
OBS! | Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. Förskott räknas inte som medelsanvändning, eftersom förskott för ett avslutande projekt betalas tillbaka till Akademin. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(6) Att avstå från forskningsbidraget medan finansieringsperioden pågår
Beskrivning | Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår. Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats bidrag för forskaranställning inte fortsätter i sin anställning (t.ex. för att hen byter arbetsuppgift). Personen ska då också avstå från finansieringen. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Motivera ändringen i fritextfältet. |
2) Fyll i den nya finansieringsperiodens sista dag på sidan Förverkligade kostnader. Fyll i de kostnader som förverkligats. Uppskatta även de kostnader som ska faktureras för den sista utbetalningsperioden. | |
Bilagor till ansökan | 1) Utredning över förverkligade kostnader Bifoga till ansökan ekonomiförvaltningens utredning över projektets förverkligade kostnader. |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Nej |
OBS! | Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. Förskott räknas inte som medelsanvändning, eftersom förskott för ett avslutande projekt betalas tillbaka till Akademin. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(7) Att byta ansvarig ledare
Beskrivning | Man kan ansöka om att byta projektets ansvariga ledare av exceptionella och motiverade skäl. |
Anvisningar för e-tjänsten | Motivera ändringen i fritextfältet. |
Bilagor till ansökan | 1) Motiveringsbrev som undertecknats av den tidigare och den nya ansvariga ledaren samt forskningsplatsens samtycke Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med motiveringar för bytet, undertecknade av den tidigare och den nya ansvariga ledaren, samt forskningsplatsens samtycke till bytet. 2) Publikationsförteckning och meritförteckning för den nya ansvariga ledaren Xxxxxx en publikationsförteckning och en meritförteckning för den nya ansvariga ledaren. |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut förutom de som gäller finansiering av personlig lön. Ändringen är således inte möjlig i bidrag för anställningar som akademiprofessor, akademiforskare eller forskardoktor, bidrag för klinisk forskare och inte heller i personliga stipendier. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Den nya ansvariga ledaren måste ha registrerat sig i Akademins e-tjänst. Om den ansvariga ledaren tar ledigt från sitt jobb, men ändå fortsätter att leda projektet, måste ledaren komma överens med forskningsplatsen om en ställföreträdare. Akademins registratorskontor måste få ett dokument som visar vem ställföreträdaren är och hur projektet kommer att förvaltas. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(8) Att ändra beslutsvillkor eller användningsändamål, att väsentligt ändra forsknings- eller verksamhetsplanen
Beskrivning | 1) Beslutsvillkoren eller användningsändamålet kan ändras endast av särskilda skäl. 2) Forsknings- eller verksamhetsplanen kan ändras endast av särskilda skäl om det är fråga om en väsentlig ändring. |
Anvisningar för e-tjänsten | Motivera ändringen i fritextfältet. |
Bilagor till ansökan | Xxxxxxx i enskilda fall |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden börjar och medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.
(9) Att ändra finansieringsandelar hos delprojekt i ett konsortium
Beskrivning | Man kan ansöka om att ändra de inbördes finansieringsandelarna hos delprojekt i ett konsortium. Konsortiets sammanlagda finansiering får inte ändras. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Fyll i konsortieparternas nya finansieringsandelar (Akademins andel) 2) Motivera ändringen i fritextfältet. 3) På fliken Ny kostnadsberäkning ska du ändra varje konsortieparts kostnadsberäkning (som gjorts enligt utgiftsslag) efter ändringsförslaget. Räknaren måste visa andelen som 0, annars kan man inte lämna in ansökan. |
Bilagor till ansökan | 1) Xxxxxxxx av den ansvariga ledaren och forskningsplatsen för det delprojekt som avstår från finansiering. Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med den ursprungliga forskningsplatsens och den ansvariga ledarens samtycke till ändringen. 2) Förbindelse av forskningsplatsen för det delprojekt som mottar finansiering Bifoga också ett fritt formulerat brev där forskningsplatsens förbinder sig till att förvalta projektet, till finansieringen och till att följa Akademins villkor för medelsanvändningen. |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i finansieringsbeslut gällande akademiprogram, forskningsinfrastrukturer och rådet för strategisk forsknings program. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden börjar och medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Ändringsbeslutet kan inte fattas i mitten av en utbetalningsperiod om finansiering har använts. Ansökan ska tajmas till början av nästa utbetalningsperiod: 1.1–30.4, 1.5–31.8 eller 1.9–31.12. Ändringen är alltså möjlig fr.o.m. den 1 januari, den 1 maj eller den 1 september. Beslutet om att ändra på finansieringsandelarna fattas efteråt först efter att den ursprungliga forskningsplatsens begäran om utbetalning (för pågående utbetalningsperiod) gällande finansieringsbeslutet har lämnats in till Akademin och betalats. Förskott räknas inte som medelsanvändning, eftersom förskott för ett avslutande projekt betalas tillbaka till Akademin. Kontakta Akademin om du behöver mer information. |
Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. | |
Ansökan om ändring lämnas in av konsortiets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst med delprojektledarens/- ledarnas och forskningsplatsens/-platsernas samtycke. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(10) Att ändra finansieringsbeslutet om anställning som akademiforskare till samfinansierat beslut
Beskrivning | En akademiforskares lön kan också samfinansieras då det är ändamålsenligt med tanke på forskarens karriär. I så fall bör minst 70 procent av den finansiering som Akademin beviljat (se ovan) användas för forskarens lön; resten av lönen kan finansieras från andra källor. Högst 30 procent av lönen kan finansieras genom andra källor. För de forskare som fått finansiering från europeiska forskningsrådet ERC är motsvarande andel 50 procent. En förutsättning är att lönedelen från övriga källor har anvisats till forskningsuppdrag eller övriga uppdrag som stöder forskarkarriären, t.ex. att forskaren har fast tjänst (tenure track) vid universitetet. De frigjorda medlen kan användas för övriga forskningskostnader, som ska motiveras skilt. |
Anvisningar för e-tjänsten | Som typ av ändring ska du välja ”Att ändra beslutsvillkor eller användningsändamål, att väsentligt ändra forsknings- eller verksamhetsplanen”. Motivera ändringen i fritextfältet. |
Bilagor till ansökan | Bilagor då en akademiforskare ansöker om att ändra finansieringen av sin årslön: 1) Xxxxx formulerat motiveringsbrev Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev där du kort beskriver samfinansieringens form (t.ex. beskriv tenure track-uppgiften, dess tid och dess procentandel). Finansieringen från andra källor får utgöra högst 30 procent per år. För de forskare som fått finansiering från europeiska forskningsrådet ERC är motsvarande andel 50 procent. Du ska dessutom beskriva hur samfinansieringen främjar din forskarkarriär och stöder din anställning som akademiforskare. 2) Intyg över övrig finansiering Bifoga till ansökan ett intyg varav framgår den övriga finansieringen (t.ex. beslutsmeddelande, arbetsavtal, övrigt fritt formulerat intyg). |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i de finansieringsbeslut som gäller bidrag för anställning som akademiforskare. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden börjar och medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | 1) Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. 2) Du måste motivera till vad de medel som frigörs ska användas. Den andel som frigörs från avlöningskostnaderna kan inte användas för att täcka de kostnader som redan finansierats med bidragsbeslutet om akademiforskarens forskningskostnader. De frigjorda medlen kan användas för övriga kostnader, som ska stödja genomförandet av den ursprungliga forskningsplanen. Dvs. de kan användas för en del av forskningen som inte annars kunde genomföras då akademiforskaren är deltidsanställd i andra uppgifter. 3) Delfinansieringen måste komma från andra källor än från den finansiering som Akademin beviljat. 4) Samfinansieringen kan inte godkännas om en akademiforskare har under finansieringsperioden fått en professur som gäller tillsvidare eller någon annan högre forskningspost vid en forskningsorganisation. 5) Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. | |
(11) Att ändra finansieringsbeslutet om anställning som akademiprofessor till samfinansierat beslut
Beskrivning | En akademiprofessors lön kan också samfinansieras då det är ändamålsenligt med tanke på forskningen. För akademiprofessorns lön kan användas 0–100 procent av den finansiering som Akademin beviljat. Lönen kan finansieras delvis eller helt genom andra källor, beroende på procentandelen. De frigjorda medlen kan användas för övriga forskningskostnader, som ska motiveras skilt. |
Anvisningar för e-tjänsten | Som typ av ändring ska du välja ”Att ändra beslutsvillkor eller användningsändamål, att väsentligt ändra forsknings- eller verksamhetsplanen”. Motivera ändringen i fritextfältet. |
Bilagor till ansökan | Bilagor då en akademiprofessor ansöker om att ändra finansieringen av sin årslön: 1) Xxxxx formulerat motiveringsbrev |
Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev där du kort beskriver samfinansieringens form, tid och procentandel. Andelen av finansiering från andra källor har inte begränsats. Xxxxxxx även hur samfinansieringen främjar din forskning och stöder din anställning som akademiprofessor. 2) Intyg över övrig finansiering Bifoga till ansökan ett intyg varav framgår den övriga finansieringen (t.ex. beslutsmeddelande, arbetsavtal, övrigt fritt formulerat intyg). | |
I vilka fall är ändringen möjlig? | Ändringen är möjlig i beslut om bidrag för anställning som akademiprofessor. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden börjar och medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. Du måste motivera till vad de medel som frigörs ska användas. Den andel som frigörs från avlöningskostnaderna kan inte användas för att täcka de kostnader som redan finansierats med bidragsbeslutet om akademiprofessorns forskningskostnader. De frigjorda medlen kan användas för övriga kostnader, som ska stödja genomförandet av den ursprungliga forskningsplanen. Dvs. de kan användas för en del av forskningen som inte annars kunde genomföras då akademiprofessorn är deltidsanställd i andra uppgifter. 3) Delfinansieringen måste komma från andra källor än från den finansiering som Akademin beviljat. 4) Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. | |
Om detta dokument
Dessa villkor och anvisningar grundar sig på dokumentet om grunderna för Finlands Akademis finansieringsbeslut, som godkänns av Akademins styrelse. Den senaste versionen av grunderna godkändes den 18 april 2018. Dokumentet med beslutsgrunderna finns på webben (på finska). Dessa allmänna villkor för Akademins finansieringsbeslut tillämpas på utlysningar som genomförs 1.9.2018–31.8.2019 samt på beslut om dessa.
De allmänna villkoren och anvisningarna bereds av en särskild arbetsgrupp vid Akademin som ansvarar för forskarservicen. Xxxxxx Xxxxxxx, överdirektör för forskning, godkände den finskspråkiga texten den 13 juni 2018.
Så kontaktar du oss
Postadress PB 131, 00531 Helsingfors
Besöksadress Hagnäskajen 6
Telefon (växel) 0000 000 000
Fax 0000 000 000
Registratorskontoret, telefon 0000 000 000
Registratorskontoret, öppettider kl. 8.00–16.15
Mer information om finansieringsbeslut Den kontaktperson som nämns i beslutsmeddelandet, e-
postadress xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx
Frågor, respons Frågelådan Fråga och tyck till på webben