Anslutningsvillkor Mina Ombud

Anslutningsvillkor Mina Ombud

1 Bakgrund och syfte

Mina ombud är en infrastruktur för digitala fullmakter. Parts åtaganden inom Mina ombud regleras genom Anslutningsavtal och Regelverk.

1.1 Funktionalitet Mina ombud

Mina ombud tillhandahålls av Bolagsverket och har följande funktioner

a) skapa, granska och ta bort fullmakter,

b) skapa utkast till fullmakter,

c) lagra fullmakter,

d) söka och hämta fullmakter och

e) överföring av fullmakter till arkiv.

1.2 Ändringar och tillägg

1.2.1 Ändringar och tillägg i Regelverket

Bolagsverket beslutar om ändring av eller tillägg till Regelverket. I sådant beslut ska anges från vilken dag ändrade eller tillkommande regeldokument avses gälla och vilket versionsnummer regeldokumentet getts.

Ändrade och tillkommande regeldokument ska gälla först från och med 30 dagar efter det att Bolagsverket har publicerat de ändrade eller tillkommande regeldokumenten på Bolagsverkets webbplats xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx.

Bolagsverket kan ange att kortare tid ska tillämpas på grund av att ändringen eller tillägget uppenbart är av ringa betydelse eller på grund av allvarliga säkerhetsskäl, ny författningsreglering, beslut av domstol eller annan myndighet eller annat särskilt skäl.

Bolagsverket ska fortlöpande hålla berörda Parter informerade om planerade ändringar av och tillägg till Regelverket. Publicering av information sker på Bolagsverkets webbplats xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx.

1.2.2 Andra ändringar och tillägg

Bolagsverket kan även besluta om andra ändringar. Dessa ändringar avser tekniska förändringar av Infrastrukturen.

Ändringen ska gälla först från och med 30 dagar efter det att Bolagsverket har publicerat information om förändringen på Bolagsverkets webbplats xxx.xxxxxxxxx.xx.

Bolagsverket kan ange att kortare tid ska tillämpas på grund av att ändringen eller tillägget uppenbart är av ringa betydelse eller på grund av allvarliga säkerhetsskäl, ny författningsreglering, beslut av domstol eller annan myndighet eller annat särskilt skäl.

Bolagsverket ska fortlöpande hålla berörda Parter informerade om planerade ändringar av och tillägg till infrastrukturen. Publicering av information sker på Bolagsverkets webbplats xxx.xxxxxxxxx.xx.

1.3 Anslutna parter

Parter som kan ansluta till Mina ombud är offentliga aktörer, d.v.s. myndigheter, kommuner och regioner. Med offentlig aktör jämställs i Regelverket även följande organ

a) aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner eller regioner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande enligt 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), och

b) de organ som anges i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen beträffande den verksamhet som anges där.

2 Definitioner

I regelverket betyder:

Begrepp	Definition
Ansluten Part	En offentlig aktör som via avtal har anslutit sig till Infrastrukturen för digitala fullmakter.
Eget utrymme	Ett skyddat förvar som tillhandahålls elektroniskt endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för en enskilds räkning.
Firmatecknare	En eller flera personer som har befogenhet att företa rättshandlingar, vilka blir bindande för den juridiska person som firmateckningen avser.
Firmateckning	Vad styrelsen i ett företag har beslutat i frågan om hur firman ska tecknas – alltså av vilka, av hur många och i vilka kombinationer som firmatecknarna ska få skriva under för företaget.
Firmateckningstjänst	Teknisk bearbetning och hämtning av registrerad firmateckning. En tjänst som visar hur firman ska tecknas i en juridisk person.
Fullmakt	En elektronisk handling som medför rätt att företräda annan hos en ansluten part.
Fullmaktstjänst	Egna utrymmen hos ansluten part för att upprätta, lämna in och återkalla fullmakter.
Förmedlaren	Förmedlaren styr kommunikationen inom infrastrukturen.
Infrastrukturen	De tjänster och funktioner som omfattas av Regelverket med tillhörande bilagor.
Lagringsyta	Ett skyddat förvar som tillhandahålls elektroniskt endast som led i teknisk lagring för en ansluten parts räkning.
Lagringsytans tillhörande infrastruktur	Det som tillhandahålls för att möjliggöra kommunikation med lagringsytor och övrig samverkan med anslutna aktörer.
Xxxxxxxxx.xx	En nationell webbportal för digitala fullmakter.
Mina Sidor	Eget utrymme hos Bolagsverket för att visa utdelade och tilldelade fullmakter.

3 Mina ombud

Mina ombud är en infrastruktur för digitala fullmakter. Infrastrukturen består av flera olika komponenter.

3. 1 xxxxxxxxx.xx

Bolagsverkets webbportal där allmän information om tjänsten finns presenterat. Från xxxxxxxxx.xx kan inloggning ske till fullmaktstjänsterna och Mina sidor.

3.2 Mina sidor

Mina sidor är en presentationstjänst med eget utrymme där det finns en översikt över tilldelade och utdelade fullmakter samt möjlighet att ta del av fullmakternas innehåll.

3.3 Fullmaktstjänst

Bolagsverket tillhandahåller en fullmaktstjänst per ansluten part. I fullmaktstjänsten tillhandahålls eget utrymme där det finns funktioner för att skapa, lämna in, återkalla eller återlämna fullmakter.

3.4 Lagringsyta

Bolagsverket tillhandahåller en lagringsyta per ansluten part för lagring av fullmakter och fullmaktsmallar. På lagringsytan finns funktionalitet för att hålla fullmakter och fullmaktsmallar ordnade på ett strukturerat sätt.

3.5 Lagringsytans tillhörande infrastruktur

Lagringsytans tillhörande infrastruktur inkluderar

a) en mottagningsfunktion för fullmakter som kontrollerar fullmaktens struktur och tekniskt validitet

b) funktionalitet för att överföra inaktuella fullmakter från lagringsyta till ansluten parts arkiv

c) API:er för digitala fullmakter

d) funktionalitet för kommunikation med externa tjänster.

3.6 Förmedlaren

Förmedlaren styr kommunikationen inom Mina ombud. Förmedlaren styr även kommunikationen med externa tjänster.

3.7 Externa tjänster

Avser tjänster som Xxxx ombud nyttjar för informationshämtning till lagringsytan och fullmaktstjänsten. Anslutningen till Xxxx ombud ger inte rätt till att nyttja externa tjänster. Ansluten part ansvarar för att det finns en gällande överenskommelse eller avtal med tillhandahållaren av de externa tjänsterna.

3.7.1 Sammansatta bastjänsten

Från sammansatta bastjänsten hämtas uppgift om i vilka företag och föreningar som inloggad person har ett engagemang i.

Den sammansatta bastjänsten tillhandahålls av Bolagsverket.

3.7.2 Firmateckningstjänst

Från firmateckningstjänsten hämtas uppgifter om firmateckning och firmatecknare för att presentera möjliga firmateckningsalternativ.

Firmateckningstjänsten tillhandahålls av Bolagsverket.

3.7.3 Navet

Från Navet hämtas uppgift om fullmaktshavarens fullständiga namn. Navet används även för kontroll av om fullmakthavaren är 18 år, har en sekretessmarkering i folkbokföringen och är vid liv.

Navet tillhandahålls av Skatteverket.

3.7.4 Digital post

Digital Post används för att skicka notifieringar om fullmakter till fullmaktsgivare och fullmaktshavare.

Digital post tillhandahålls av Myndigheten för digital förvaltning.

4 Ansvarsfördelning mellan Bolagsverket och ansluten part

Inom Mina ombud finns olika funktioner och därigenom även en ansvarsfördelning mellan Bolagsverket och ansluten part.

4.1 Bolagsverkets ansvar

Bolagsverket ansvarar för

a) utformning, utveckling, drift och teknisk support

b) utformning och utveckling av fullmaktstjänsten med användargränssnitt

c) riskhantering för Mina ombud och kontinuitetsplanering

d) webbportalen xxxxxxxxx.xx

e) mina sidor

f) förmedlaren

g) tekniskt ansvar för lagringsyta och tillhörande infrastruktur

h) tekniskt ansvar för fullmaktstjänsten

i) att lägga in fullmaktsmallar i tjänsten.

4.2 Ansluten parts ansvar

Ansluten part ansvarar för

a) att behörig personal agerar i Mina ombud för ansluten parts räkning

b) den information som finns på lagringsytan

c) att tillhandahålla fullmaktsmallar

d) att innehåll i fullmaktsmallar är korrekt

e) att inaktuella fullmakter överförs från lagringsytan till ansluten parts eget arkiv

f) utlämnade av allmänna handlingar från lagringsytan

g) all kontakt med enskilda rörande ärenden vid den egna myndigheten

h) informationen i fullmaktstjänsten

i) vid begäran lämna ut information till Xxxx xxxxx

j) att utföra en informationsklassning och eventuell konsekvensbedömning av personuppgifterna som lagras i lagringsytan

k) att ha gällande överenskommelser eller avtal med tillhandahållare av externa tjänster i avsnitt 3.7.

4.3 Incidenter

Om Ansluten part upptäcker missbruk av funktioner med anknytning till Xxxx ombud ska ansluten part snarast möjligt informera Bolagsverket och vidta lämpliga åtgärder. Ansluten part ska

lämna information till Bolagsverket om inträffade incidenter och i övrigt i skälig omfattning medverka vid utredning av incidenter.

För att bibehålla en hög säkerhet och kvalitet vid hantering av Xxxx ombud har Bolagsverket rätt att utarbeta närmare regler för rapportering av säkerhetsrelaterade händelser och övriga störningar. För införande av sådana regler tillämpas 1.2.1.

5 Sekretess, tystnadsplikt m.m.

5.1 Bolagsverkets personal

Bolagsverkets personal ska inte ha tillgång till uppgifter som förmedlas eller lagras på lagringsyta eller eget utrymme. Några särskilt betrodda personer måste ha teknisk tillgång för att kunna rätta tekniskt fel i system, åtgärda brister i informationssäkerheten eller vidta andra extraordinära åtgärder.

Den personal som ska ge support och som ansvarar för drift av Xxxx ombud ska omfattas av tystnadsplikt.

Om ansluten parts uppgifter på grund av brott, misstag eller av annat liknande skäl blir allmänna hos Bolagsverket, ska uppgifterna raderas utan dröjsmål i enlighet med ett av Bolagsverkets meddelat gallringsbeslut, såvida detta inte strider mot lag eller författning.

6 Personuppgiftsbehandling

Bolagsverket är personuppgiftsansvarig för xxxxxxxxx.xx och Mina sidor.

Ansluten part är personuppgiftsansvarig för all personuppgiftsbehandling som sker på lagringsyta med tillhörande infrastruktur, fullmaktstjänsten och för den kommunikation som sker via förmedlaren. Bolagsverket är i dessa delar personuppgiftsbiträde.

Den personuppgiftsbehandling som Bolagsverket utför åt ansluten part regleras särskilt genom personuppgiftsbiträdesavtal, se bilaga B.

7 Immateriella rättigheter

Anslutning till Xxxx ombud ska inte anses medföra att någon immateriell rättighet överlåts, överförs eller upplåts från en Part till en annan.

8 Ansvarsbegränsning, skadestånd m.m.

Part ansvarar för skada som denne genom försummelse eller avtalsbrott orsakar den andra parten, med de begränsningar som anges i detta avsnitt.

Parternas skadeståndsansvar är begränsat till ansvar för direkt skada som denne vållar annan Part genom vårdslöshet. Part ansvarar inte för indirekt skada eller förlust, den andra partens eventuella ersättningsskyldighet gentemot tredje man eller för skador som tredje man orsakat.

Parts skadeståndsansvar per skadetillfälle är begränsat till ansvar för skada uppgående till ett belopp som maximalt motsvarar 10 prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken (2010:110). Begränsningarna som anges här ska inte gälla om uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger.

Part ska skriftligen framställa ersättningsanspråk senast sex (6) månader efter det att denne uppmärksammat att grund för krav föreligger för att inte förlora sin rätt till talan rörande sådant anspråk.

8.1 Befrielsegrund

Var part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra sina förpliktelser enligt Anslutningsavtalet och Regelverket om underlåtenheten beror på omständighet som ligger utanför parts kontroll och som parten inte kunde eller skäligen borde ha förutsett vid tidpunkten för avtalets ingående, t.ex. krig, eldsvåda, översvämning, avbrott i allmänna kommunikationer, avbrott i den allmänna energiförsörjningen eller därmed jämställd omständighet.

Part som önskar åberopa omständighet enligt ovan ska omedelbart och senast inom 10 arbetsdagar underrätta den andra parten när det finns risk att viss förpliktelse inte kan infrias eller bli fördröjd därav. Underlåtelse att lämna sådant meddelande i tid medför skyldighet att ersätta den skada som hade kunnat undvikas om meddelande lämnats i tid.

Part som till befrielse åberopar omständigheter enligt ovan ska vidta alla rimliga ansträngningar för att begränsa följderna och skadan av att avtalet inte kan fullgöras såsom avtalats.

8.2 Ansvar för skada i samband med personuppgiftsbehandling

Frågan om skadestånd och sanktionsavgift i samband med personuppgiftsbehandling regleras särskilt genom personuppgiftsbiträdesavtal, se bilaga B.

9 Begräsning av åtkomst till Infrastrukturen Mina ombud

Om ansluten part skadar eller riskerar att skada förtroendet för Mina ombud, exempelvis genom att ansluten part vid upprepade tillfällen eller i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Anslutningsavtalet och Regelverket, har Bolagsverket rätt att stänga av eller begränsa ansluten parts åtkomst.

Ansluten part ska snarast möjligt skriftligen underrättas om begränsningen. En begränsning av ansluten parts åtkomst till Xxxx ombud får inte fortgå under längre tid än vad som är försvarligt med hänsyn till omständigheterna.

10 Upphörande av avtal

Bolagsverket har rätt att med omedelbar verkan säga upp Anslutningsavtalet om den ansluta parten

a) i väsentlig mån eller vid upprepade tillfällen brister i förpliktelse enligt Anslutningsavtalet eller Regelverket och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig uppmaning från Bolagsverket,

b) lämnat oriktiga uppgifter vid anslutning till Mina ombud och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse för att avtal tecknats med ansluten parten eller

c) lämnar instruktioner för personuppgiftsbehandling som inte kan förenas med infrastrukturens utformning eller enhetliga användning.

Ansluten part har rätt att med omedelbar verkan säga upp Anslutningsavtalet om Bolagsverket behandlar personuppgifter i strid med bilaga B.

Bolagsverket har rätt att, med iakttagande av minst sex månaders uppsägningstid,

säga upp Anslutningsavtal om Xxxx ombud ska avvecklas eller förändras i en omfattning eller på ett sätt som enligt Bolagsverkets bedömning inte lämpligen kan hanteras enligt 1.2.

Bolagsverket eller ansluten part har rätt att, med iakttagande av minst 30 dagars

uppsägningstid, när som helst säga upp Anslutningsavtalet. Uppsägning ska ske skriftligen och på det sätt som det anges i anslutningsavtalet.

11 Meddelanden och kontakter

Meddelanden som enligt Regelverket ska tillställas parterna i skriftlig form ska skickas till den postadress eller e-postadress som angivits i anslutningsavtal eller senare meddelats till Bolagsverket.

Med meddelanden avses inte sådan information om ändringar som avses i 1.2.1 och 1.2.2.