INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

ALLMÄNT

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Bildupphovsrätt i Sverige ek. för.

Bildupphovsrätt i Sverige ek. för. (org. nr 769610–3121) (”Bildupphovsrätt”, ”vi”, ”vår”, ”oss”) samlar in och behandlar dina personuppgifter när du kommer i kontakt med Bildupphovsrätt i något sammanhang, t.ex. om du är medlem hos oss eller kund till oss. Denna informationstext avseende behandling av personuppgifter (”Personuppgiftspolicyn”) anger hur Bildupphovsrätt samlar in dina personuppgifter och för vilka ändamål dina personuppgifter behandlas när du kommer i kontakt med Bildupphovsrätt.

Genomgående i denna Personuppgiftspolicy förekommer begreppet ”behandling”, vilket ska förstås som alla aktiviteter som inbegriper dina personuppgifter, t.ex. insamling, hantering, lagring, tillgång till, användning, överföring eller radering av dina personuppgifter. Begreppet ”personuppgift” omfattar all information rörande en identifierad eller identifierbar fysisk person.

De personuppgifter om dig som behandlas är dels de uppgifter som du själv lämnar till oss, dels de uppgifter vi själva upprättar, dels de uppgifter som vi inhämtar från annat håll, exempelvis vid eftersökning i allmänt tillgängliga källor, via offentliga register, försäkringsbolag eller Bildupphovsrätts utländska systerorganisationer. Vi behandlar endast sådana uppgifter som är nödvändiga för de ändamål som beskrivs i avsnitt 1–6 nedan.

ÄNDAMÅL, PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS OCH LAGLIG GRUND

1 DU SOM ÄR UPPHOVSPERSON ELLER PÅ ANNAT SÄTT RÄTTIGHETSHAVARE

1.1 Eftersökning av upphovspersoner och rättighetshavare

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter för att kunna identifiera dig som har rätt till ersättning av något slag. Eftersökning av rätt upphovsperson eller rättighetshavare innebär att flertalet allmänt tillgängliga källor används och olika personuppgifter om dig som eftersökt person kan samlas in.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • E-postadress • Personnummer • Adress • Telefonnummer • Nationalitet • Födelseplats • Födelse- och dödsår • Sysselsättning • Nationalitet • Annan information som kan hittas vid eftersökning	Rättslig skyldighet. Vi behandlar dina uppgifter med stöd av kravet på efterforskning av rättighetshavare enligt lagen (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt.
Lagringstid: Xxxx personuppgifter behandlas för detta ändamål till dess att rätt person har identifierats och maximalt tio (10) år efter att rätt person har identifierats för att kunna försvara eller göra gällande rättsliga anspråk, t.ex. för det fallet att ersättning har betalats ut till fel person.

1.2 Hantering av listor med eftersökta upphovspersoner och rättighetshavare

För att kunna identifiera upphovspersoner och rättighetshavare som har rätt till ersättning kan Bildupphovsrätt behandla dina personuppgifter genom att publicera uppgifter om dig som eftersökt person i en lista med eftersökta personer. Listan med eftersökta personer publiceras på Bildupphovsrätts hemsida.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • Pseudonym • Sysselsättning • Nationalitet • Födelse- och ev. dödsår	Rättslig skyldighet. Vi behandlar dina uppgifter med stöd av kravet på efterforskning av rättighetshavare enligt lagen (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt.
Lagringstid: Dina personuppgifter behandlas för detta ändamål till dess att den eftersökta personen har identifierats.

1.3 Mottagande och administration av ansökningar om individuell visningsersättning

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter när du ansöker hos oss om att få individuell visningsersättning utbetald och registrerar användning av relevanta verk. Vi gör i samband med detta en utvärdering av din ansökan.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • E-postadress • Adress • Sysselsättning • Personnummer • Pseudonym • Nationalitet • Upphovspersonens verk	Rättslig skyldighet. Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra rättsliga skyldigheter förordning (1996:1605) om individuell visningsersättning.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden som du ansöker om ersättning samt så länge som krävs för att uppfylla kraven på arkiveringsskyldighet med anledning av uppdrag enligt förordning (1996:1605) om individuell visningsersättning.

1.4 Mottagande och administration av ansökningar om individuell reprografiersättning

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter när du ansöker hos oss om att få individuell reprografiersättning utbetald. Vi gör i samband med detta en utvärdering av din ansökan.

Kategorier av personuppgifter Laglig grund
• Namn • E-postadress • Adress • Sysselsättning • Personnummer	Rättslig skyldighet. Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra vår rättsliga skyldighet att ansvara för

• Pseudonym • Nationalitet • Upphovspersonens verk	fördelningsuppdraget för individuell reprografiersättning.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden som du ansöker om ersättning samt i maximalt tio (10) år därefter för att kunna försvara och göra gällande rättsliga anspråk.

1.5 Hantering av utbetalning av ersättning till upphovspersoner

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter när vi ska fördela och betala ut någon form av ersättning till dig som är upphovsperson.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • Pseudonym • Adress • E-postadress • Telefonnummer • Sysselsättning • Personnummer • Nationalitet • Bankkontonummer • Upphovspersonens verk	Rättslig skyldighet. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd i den rättsliga skyldigheten att betala ut ersättning t.ex. enligt lagen (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt eller förordning (1996:1605) om individuell visningsersättning.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden som du är berättigad till ersättning samt så länge som det föreligger en lagstadgad preskriptionsfrist (beroende på typ av anspråk), vilket typiskt sett är tio (10) år från att det rättsliga anspråket uppstod eller rättslig skyldighet att spara uppgifterna, t.ex. bokföringsskyldigheter eller annan arkiveringsskyldighet.

1.6 Hantering av utbetalning av ersättning till rättighetshavare

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter när vi ska fördela och betala ut ersättning till dig som har ärvt rättigheter av en upphovsperson och därför har rätt till ersättning i egenskap av rättighetshavare.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • Adress • E-postadress • Telefonnummer • Personnummer • Nationalitet • Bankkontonummer	Rättslig skyldighet. Om du har ärvt rättigheter behandlar vi dina personuppgifter med stöd i den rättsliga skyldigheten att betala ut ersättning t.ex. enligt lagen (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt eller förordning (1996:1605) om individuell visningsersättning.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden som du är berättigad till ersättning samt så länge som det föreligger

en lagstadgad preskriptionsfrist (beroende på typ av anspråk), vilket typiskt sett är tio (10) år från att det rättsliga anspråket uppstod eller rättslig skyldighet att spara uppgifterna, t.ex. bokföringsskyldigheter eller annan arkiveringsskyldighet.

2 DU SOM MEDLEM HOS BILDUPPHOVSRÄTT

2.1 Administration av medlemsansökningar och medlemsavtal

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter när du ansöker om att bli medlem hos Bildupphovsrätt. Uppgifterna behandlas för att granska att du uppfyller våra medlemskrav och för att kunna ingå avtal med dig eller den organisation som du företräder.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • Pseudonym • Telefonnummer • Adress • E-postadress • Personnummer • Nationalitet • Bankkontonummer	Individmedlemmar
	Avtal. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna ingå och fullgöra avtalet med dig som individmedlem.
	Organisationsmedlemmar
	Berättigat intresse. Vi behandlar
	personuppgifter om dig som är
	kontaktperson hos en organisation med
	stöd av vårt berättigade intresse att kunna
	administrera medlemsansökan och
	medlemsavtal med organisationen som du
	företräder.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas fram till dess att en ansökning har beviljats genom att ett medlemsavtal har tecknats eller till dess att en medlemsansökan blivit avslagen. Uppgifterna kan komma att sparas längre för att kunna fastställa, försvara eller göra gällande rättsliga anspråk. Avtal sparas dock i maximalt tio (10) år för att kunna försvara eller göra gällande rättsliga anspråk.

2.2 Förvaltning av medlemsavtal

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter när du är medlem hos Bildupphovsrätt. Behandlingen kan t.ex. bestå av att upprätta ändringar i avtal och spara medlemsavtal.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • Pseudonym • Telefonnummer • Adress • E-postadress • Personnummer • Nationalitet	Individmedlemmar
	Avtal. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna förvalta medlemsavtalet med dig som individmedlem.
	Organisationsmedlemmar

• Bankkontonummer	Berättigat intresse. Vi behandlar dina personuppgifter om dig som kontaktperson till en organisationsmedlem med stöd av vårt berättigade intresse att kunna förvalta avtalet med organisationen som du företräder.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden som du är medlem hos Bildupphovsrätt samt så länge som det föreligger en lagstadgad preskriptionsfrist (beroende på typ av anspråk), vilket typiskt sett är tio (10) år från att det rättsliga anspråket uppstod.

3 DU SOM ÄR KUND ELLER LICENSTAGARE

3.1 Administration och förvaltning av kund- och licensavtal

Bildupphovsrätt behandlar personuppgifter om dig som kund eller licenstagare för att kunna ingå avtal och förvalta avtalet, exempelvis gällande särskilda tillstånd eller enkellicens.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • E-postadress • Telefonnummer • Personnummer (om du som kund eller licenstagare är privatperson eller bedriver enskild firma)	Privatperson eller enskild firma
	Avtal. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna förvalta licens- eller kundavtalet med dig som privatperson eller om du driver enskild firma.
	Organisationer
	Berättigat intresse. Vi behandlar
	personuppgifter om dig som är
	kontaktperson hos en organisation med
	stöd av vårt berättigade intresse att kunna
	administrera och förvalta licens- eller
	kundavtalet med organisationen som du
	företräder.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden som du är kund eller licenstagare hos Bildupphovsrätt samt i maximalt tio (10) år efter avslutat avtalsförhållande för att kunna försvara eller göra gällande rättsliga anspråk.

3.2 Hantera inkomna rapporter och redovisningar från kunder och licenstagare

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter om du är kund eller licenstagare hos oss och skickar in information om t.ex. användningen av ett visst verk. Uppgifterna om dig behandlas för att Bildupphovsrätt ska kunna betala ut rätt ersättning till rätt person med anledning av användningen av verken.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • E-postadress • Telefonnummer • Personnummer (om du som kund eller licenstagare är privatperson eller bedriver enskild firma)	Berättigat intresse. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse att administrera och hantera våra kunders rapporter och redovisningar.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden som du är kund hos Bildupphovsrätt samt i maximalt tio (10) år efter det att utbetalning till upphovspersonen eller rättighetshavaren.

3.3 Administration av ärendeförteckning

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter när du är kund eller licenstagare hos oss för att kunna administrera en ärendeförteckning. Om du är en potentiell kund eller licenstagare genom att ha initierat en kundkontakt som ännu inte fastställts genom avtal finns du också med i ärendeförteckningen.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
• Namn • E-postadress • Telefonnummer • Personnummer (om du som kund eller licenstagare är privatperson eller bedriver enskild firma)	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna ha kännedom om och överblick över våra kunder.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden som du är kund eller licenstagare hos Bildupphovsrätt och om du är en potentiell kund eller licenstagare sparas uppgifterna i ärendeförteckningen i maximalt ett (1) år efter avslutad kontakt utan att avtal slutits.

4 MARKNADSFÖRING AV BILDUPPHOVSRÄTTS VERKSAMHET

4.1 Informationsutskick från Bildupphovsrätt

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter i samband med att vi gör informationsutskick eller övriga nyhetsutskick med relevant information. Du kan motta dessa utskick till följd av att du själv samtyckt till att motta utskicken. Bildupphovsrätt kan även lägga till kontaktpersoner till organisationer som mottagare till utskicken på eget initiativ, exempelvis om du är kontaktperson till ett auktionshus och det finns information som är relevant för auktionshuset i utskicken.

Kategorier av personuppgifter Laglig grund
• Namn • E-postadress	Samtycke. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke

• Adress	till att motta informationsutskick från Bildupphovsrätt.
	Undantag för kunder som läggs till som mottagare på Bildupphovsrätts initiativ
	Berättigat intresse. Det förekommer att Bildupphovsrätt lägger till mottagare (kontaktpersoner hos organisationer som inte är privatpersoner) på eget initiativ. Personuppgifterna behandlas då för att vi ska kunna tillgodose vårt berättigade intresse att tillhandahålla relevant information till dig. I samband med varje utskick som görs finns det möjlighet att avregistrera dig från framtida utskick.
Lagringstid: Dina personuppgifter kommer att behandlas för detta ändamål så länge du fortsätter att samtycka till utskicken alternativt tills du motsätter dig behandlingen genom att avregistrera dig från utskicken.

5 FULLGÖRA RÄTTSLIGA SKYLDIGHETER

Bildupphovsrätt behandlar dina personuppgifter för att Bildupphovsrätt ska kunna fullgöra sina rättsliga skyldigheter såsom t.ex. lagringsskyldighet enligt bokföringslagen, arkiveringsskyldigheter eller skyldigheter som följer av lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar och lagen (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
Samtliga personuppgifter som beskrivs ovan i avsnitt 1–6 och som kan vara av relevans för den aktuella rättsliga skyldigheten.	Rättslig skyldighet. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det krävs för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter.
Lagringstid: Dina personuppgifter kommer att behandlas för detta ändamål så länge som vi har en rättslig skyldighet att behandla dem. Enligt bokföringslagen har vi exempelvis en skyldighet att spara dina personuppgifter fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

6 FASTSTÄLLA, GÖRA GÄLLANDE ELLER FÖRSVARA RÄTTSLIGA ANSPRÅK

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter om det krävs för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, t.ex. inom ramen för en rättstvist.

Kategorier av personuppgifter Laglig grund

Samtliga personuppgifter som beskrivs ovan i avsnitt 1–6 och som kan vara av relevans för det rättsliga anspråket.	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Lagringstid: Dina personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer att behandlas under tiden för det rättsliga anspråkets handläggning samt så länge som det föreligger en lagstadgad preskriptionsfrist (beroende på typ av anspråk), vilket typiskt sett är tio (10) år från att det rättsliga anspråket uppstod.

7 UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

När det är nödvändigt kan dina personuppgifter komma att delas med andra. Mottagaren av dina personuppgifter kan vara personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för sin behandling av dina personuppgifter.

7.1 Personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter för Bildupphovsrätts räkning

För att kunna fullgöra de ändamål för behandlingen av dina personuppgifter som anges i avsnitt 1–6 ovan kommer Bildupphovsrätt att dela personuppgifter med tjänsteleverantörer och andra aktörer som behandlar dina personuppgifter för Bildupphovsrätts räkning i egenskap av personuppgiftsbiträden. Sådana personuppgiftsbiträden kan vara t.ex. leverantörer av IT-system. Bildupphovsrätt ingår avtal med personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de endast behandlar dina personuppgifter i enlighet med de instruktioner och ändamål som förmedlas av Bildupphovsrätt.

7.2 Utlämnande av personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga

Ändamål	Kategorier av mottagare	Laglig grund
Säkerställa att rätt	• Systerorganisationer till Bildupphovsrätt	Avtal.
upphovsperson eller		Utlämnandet av dina
rättighetshavare får		personuppgifter är
ersättning.		nödvändigt för att vi ska
		kunna fullgöra våra
Se mer rörande detta och		skyldigheter enligt
vilka uppgifter som omfattas		medlemsavtalen då
i avsnitt 1 ovan.		systerorganisationerna
		hanterar Bildupphovsrätts
		medlemmars rättigheter
		utomlands. Dina
		personuppgifter kan komma
		att delas för att den
		relevanta
		systerorganisationen som
		ska hantera utbetalningar till
		dig, eller om
		Bildupphovsrätt mottar

		utbetalningar från systerorganisationer som ska delas ut till relevant upphovsperson eller rättighetshavare.
För att fastställa, göra	• Domstolar • Myndigheter (t.ex. polismyndigheten) • Externa rådgivare • Försäkringsbolag • Motparter	Berättigat intresse.
gällande och försvara		Utlämnandet är nödvändigt
rättsliga anspråk.		för att vi ska kunna
		tillgodose vårt berättigade
Se mer rörande detta och		intresse av att kunna
vilka uppgifter som omfattas		fastställa, göra gällande
i avsnitt 6 ovan.		eller försvara rättsliga
		anspråk.
Fullgöra rättsliga	• Tillsynsmyndigheter • Systerorganisationer till Bildupphovsrätt	Rättslig skyldighet.
skyldigheter.		Utlämnandet av dina
		personuppgifter är
Se mer rörande detta och		nödvändigt för att vi ska
vilka uppgifter som omfattas		kunna fullgöra våra rättsliga
i avsnitt 5 ovan.		skyldigheter.
Extern kommunikation, t.ex. marknadsföring eller nyheter rörande Bildupphovsrätts verksamhet.	• Sociala medier, t.ex. LinkedIn	Berättigat intresse. Utlämnandet sker för att vi ska kunna tillgodose vårt berättigade intresse av att marknadsföra och informera om vår verksamhet.

7.3 Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Bildupphovsrätt använder i viss utsträckning tjänsteleverantörer som tillhandahåller sina tjänster i länder utanför EU/EES eller har kontakt med utländska systerorganisationer i samband med utförandet av Bildupphovsrätts uppdrag. Det innebär att dina personuppgifter kan behandlas i ett land utanför EU/EES. Bildupphovsrätt har säkerställt att det finns lagligt stöd för sådan överföring genom att ingå EU-kommissionens standardavtalsklausuler med och i förekommande fall har även kompletterande tekniska och organisatoriska åtgärder vidtagits för att ytterligare skydda de personuppgifter som är föremål för överföringen.

Mottagare	Land utanför EU/EES där behandling kan ske	Lagligt stöd
Google Ireland Limited	USA. Lagring sker dock uteslutande inom EU.	Adekvansbeslut
Microsoft Corporation	USA. Lagring sker dock inom EU.	Adekvansbeslut

Systerorganisationer	Kan vara vilket land som	Det lagliga stödet varierar
	helst inom eller utanför	beroende på i vilket land som
	EU/EES där det finns	systerorganisationen finns. Vill
	organisationer med	du få mer detaljerad
	motsvarande uppdrag som	information om en specifik
	Bildupphovsrätt har i	systerorganisation, vänligen
	Sverige.	kontakta oss.

8 DINA RÄTTIGHETER

Du har ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Nedan listas samtliga de rättigheter som är aktuella för dig. Du kan när som helst inkomma med en begäran att utöva dessa rättigheter genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som framgår nedan.

• Rätt att invända mot behandling. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas med stöd av vårt berättigade intresse. I så fall måste Bildupphovsrätt antingen bevisa att det finns avgörande berättigade skäl för att fortsätta behandlingen, som överväger dina intressen, eller sluta med behandlingen. Du kan alltid kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som har gjorts.

• Rätt att få tillgång. Du kan när som helst begära en gratis kopia av dina personuppgifter och information om hur dessa har inhämtats, används, delas m.m.

• Rätt att radera uppgifter. Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om dessa inte längre är nödvändiga för syftet som uppgifterna samlades in för, eller om det saknas laglig grund för att behandla uppgifterna.

• Rätt att rätta uppgifter. Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktiga eller icke-kompletta uppgifter om dig själv.

• Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills oriktiga uppgifter har rättats eller en invändning från dig har utretts.

• Rätt att återkalla samtycke. Om du har lämnat ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke.

• Rätt till dataportabilitet. När vi har samlat in uppgifter direkt från dig och den lagliga grunden för behandlingen är avtal eller samtycke, har du rätt att begära att få ut dina personuppgifter på ett vanligt förekommande maskinläsbart format, samt har rätt att begära att dessa uppgifter flyttas till en annan personuppgiftsansvarig.

• Rätt att klaga. Om du inte är nöjd med behandlingen av dina personuppgifter har du alltid rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet i Sverige avseende personuppgiftshantering och dataskydd.

När vi tar emot en begäran om utövande av en rättighet kommer vi att utreda din begäran och bedöma om förutsättningarna är uppfyllda för att tillmötesgå begäran. Vi kommer via e-post meddela dig om vi

(i) behöver kompletterande information, (ii) om din begäran avslås (och varför), eller (iii) tillmötesgår din begäran.

9 KONTAKT

Bildupphovsrätt är personuppgiftsansvarig för behandlingarna som beskrivs i denna Personuppgiftspolicy. För att utöva någon av de rättigheter som följer ovan eller om du har några frågor

rörande behandlingen av dina personuppgifter, ber vi dig att skicka e-postmeddelande till xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx så får du hjälp att hantera din förfrågan.