Användarvillkor – administratörer m.fl.
Användarvillkor – administratörer m.fl.
information till inläsning (datafiler). Med
Allmänt
Be My Compensation Management AB (”Mybenefit”) erbjuder, direkt eller via återförsäljare, en webbaserad förmånsportal till arbetsgivare (kundföretag) genom vilken arbetsgivaren kan visualisera och beskriva personalförmåner, personalinformation, nyheter och erbjudanden samt hjälpa medarbetare att beställa och utnyttja dessa. Arbetsgivaren bestämmer innehållet och omfattningen av förmåner och erbjudande till medarbetare och kan utnyttja externa leverantörer för tillhandahållandet av dessa.
Dessa användarvillkor gäller dig som har tillgång till förmånsportalen i egenskap av någon av de nedan angivna användarrollerna.
Om du även har tillgång till förmånsportalen såsom medarbetare hos en arbetsgivare och avseende dina personliga anställningsvillkor gäller särskilda användarvillkor för medarbetare.
Genom att använda förmånsportalen godkänner du, och åtar dig att följa, dessa användarvillkor och instruktioner meddelade av Mybenefit eller i förekommande fall av återförsäljare.
Kundföretaget, det vill säga företaget som ingår avtal med Mybenefit om att tillhandahålla förmånsportalen till sina medarbetare, utser en kundadministratör. Kundadministratören är kundföretagets representant och ytterst ansvarige för information och medarbetaruppgifter i förmånsportalen. Ramarna för kundadministratörens behörighet och befogenhet bestäms ytterst i avtalet mellan Kundföretaget och Mybenefit.
Kundadministratören kan lägga till och ändra innehåll så som texter, dokument, videos och liknande. Kundadministratören kan också lägga till kundinformation genom ett administrationsgränssnitt eller genom att skicka
kundinformation menas basdata rörande medarbetarna i förmånsportalen som exempelvis namn, organisationstillhörighet, förmånsuppgifter och liknande, och som är en förutsättning för att kunna tillhandahålla förmånsportalen.
Vidare kan kundadministratören, genom ett administrationsgränssnitt, lägga till och ändra parametrar och logisk funktionalitet i förmånsportalen. Exempel på sådant är att lägga till parametrar för färgkoder i syfte att anpassa förmånsportalen till organisationens grafiska profil, lägga till och tilldela filter som bestämmer vilket innehåll som olika typer av användare kan ta del av, samt lägga till, ta bort och aktivera olika sidor, puffar, moduler och funktioner i förmånsportalen.
Kundadministratören kan också se och administrera lönetransaktioner.
Kundadministratören kan delegera administratörsbehörigheter till andra personer hos kundföretaget. Dessa kan få samma eller mer begränsade behörigheter/befogenheter att handha systemet. Kundadministratören och kundföretaget är ansvarig för de åtgärder som utförs av dem som han utfärdat delegerad behörighet som om kundadministratören utfört åtgärderna själv.
Kundadministratörer kan också erhålla motsvarande behörighet/befogenhet som en leverantörsadministratör erhåller (se definition nedan) i syfte att kunna utnyttja funktionalitet såsom att skapa produkter och ta emot beställningar.
Kundadministratören ansvarar för att kundinformation och förmånsportalens innehåll och inställningar är uppdaterade. Vidare ansvarar kundadministratören för att delegerade administrationsbehörigheter tilldelas och avslutas korrekt.
Användarvillkor administratörer v2.docx 1 (3)
Leverantören, det vill säga företaget som ingår avtal med Mybenefit om att tillhandahålla varor och tjänster inom ramen för förmånsportalen, utser en leverantörsadministratör.
Leverantörsadministratören är leverantörens representant och ansvarig för information om leverantören och dess varor/tjänster i förmånsportalen. Ramarna för leverantörsadministratörens behörighet och befogenhet bestäms ytterst i avtalet mellan leverantören och Mybenefit.
Leverantörsadministratören kan lägga till och ändra innehåll så som texter, dokument, videos och liknande på sina sidor i förmånsportalen.
Leverantörsadministratören kan också lägga till information genom att skicka information till inläsning (datafiler). Med sådan information menas till exempel lönetransaktioner och saldouppgifter.
I administrationsgränssnittet kan leverantörsadministratören även lägga upp produkter för beställning samt hantera beställningar och anpassa portalen för sin grafiska profil.
Leverantörsadministratören kan dessutom delegera administratörsbehörigheter till andra personer hos leverantören. Dessa kan få samma eller mer begränsade behörigheter/befogenheter att handha systemet.
Leverantörsadministratören ansvarar för att information och förmånsportalens innehåll och inställningar avseende leverantören och dess varor/tjänster är uppdaterade. Vidare ansvarar leverantörsadministratören för att delegerade administrationsbehörigheter tilldelas och avslutas korrekt.
Återförsäljaren, det vill säga företaget som ingår avtal med Mybenefit om att distribuera förmånsportalen till kundföretaget, kan utse applikationskonsulter. Ramarna för applikationskonsultens behörighet och befogenhet bestäms i avtalet mellan leverantören och Mybenefit.
Applikationskonsulten ansvarar för de konfigurationer som krävs för respektive kundföretag, utöver de konfigurationer som respektive kund- eller leverantörsadministratör gör själv. Detta innebär följande arbetsuppgifter och ansvar.
• Ansvara för den tekniska lanseringen av Förmånsportalen till Kund, samt för teknisk support.
• Sätta struktur för innehåll i Kunders Förmånsportal som exempelvis: sidor, puffar, moduler, mätare och menyer.
• Sköta datahantering som exempelvis filimport, parametersättning, sätta upp import- och exportintegrationer. Exempel på integrationer är användarfiler och lönespecifikationer.
• Hjälpa till att anpassa förmånsportalen för Kundens organisation som exempelvis: bolagsstruktur, grafisk profil, filter, användarfunktioner och Kundadministratör.
• Göra inställningar som exempelvis: språkhantering, lanseringsmejl och datarensning av användare.
• Administrera transaktioner som exempelvis beställningar och intresseanmälningar och transaktioner för återrapportering till lön.
• Utbilda Kundadministratörer.
• Felsökning och utredning vid fel.
• Utbilda kund- och leverantörsadministratörer i handhavande.
Oavsett i vilken av de ovan nämnda användarroller som du använder Förmånsportalen är det inte tillåtet att använda Förmånsportalen:
• på ett sätt som är förbjuden enligt lag, förordning, myndighets befallning eller påbud,
• för att kränka andras rättigheter,
• för att försöka få otillåten åtkomst till eller störa tjänst, enhet, data, konto eller nätverk,
• för att skicka skräppost eller distribuera skadlig programvara,
• på ett sätt som kan skada onlinetjänsten eller försämra någon annans användning av den,
• på något sätt eller i någon situation där fel på onlinetjänsten kan leda till dödsfall, allvarlig personskada eller allvarlig fysisk skada eller miljöskada, eller
• på ett sätt som innebär att du i övrigt överskrider den behörighet och de befogenheter som Mybenefit via din uppdragsgivare har givit dig.
Om du inte följer dessa bestämmelser kan det leda till såväl att det företag du representerar blir ersättningsskyldig i enlighet med ingångna avtal som att du personligen blir avstängd som användare av Förmånsportalen tills vidare.
För mer information om personuppgifter hänvisar vi till ”Behandling av personuppgifter i förmånsportalen - användare” [xxxxx://xxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxx av personuppgifter i förmånsportalen - användare v04.pdf] samt ”Behandling av personuppgifter i förmånsportalen – admin” [xxxxx://xxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxx av personuppgifter i förmånsportalen_admin_v3.pdf]
För mer information om säkerhet hänvisar vi till ”Säkerhetsföreskrifter” [xxxxx://xxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx]
MyBenefit har reglerat behörighet och befogenhet avseende samtliga användarroller i avtal med respektive kundföretag, leverantör och återförsäljare. Dessa aktörer är ansvariga för att deras administratörer och andra representanter vid var tid följer dessa ingångna avtal. Dessa användarvillkor är underordnade respektive tillämpligt avtal och kan aldrig åberopas till stöd för åtgärder som vidtas i strid med nämnda avtal.
Medarbetare som har frågor om förmåner- eller erbjudanden som tillhandahålls av externa leverantörer ska kontakta respektive leverantör för support. Om medarberare har frågor om användaruppgifter, texter och förmåner eller
sammanställningar ska denne kontakta sin arbetsgivare. Om en medarbetare har tekniska problem med inloggning ska denne vända sig till Mybenefit.
En kundadministratör som har tillgång till förmånsportalen via en återförsäljare ska vända sig till denne och dess applikationskonsult för hjälp.
En kundadministratör som har tillgång till förmånsportalen utan återförsäljare ska vända sig till Mybenefit för hjälp.
En leverantörsadministratör som har tekniska problem eller behöver hjälp med handhavande ska vända sig till sin återförsäljare eller Mybenefit.