EKONOMISKA REGLER OCH RUTINER FÖR TÄBY ORIENTERINGSKLUBB

EKONOMISKA REGLER OCH RUTINER FÖR TÄBY ORIENTERINGSKLUBB

Omarbetad version, gäller från 2014-06-10

1. Ekonomiska beslut

Styrelsen har enligt stadgarna det ekonomiska ansvaret för föreningens verksamhet. Alla beslut av ekonomisk art som inte är av rutinkaraktär fattas på styrelsemöte. För styrelsens och kommittéernas arbete och för övrig verksamhet gäller nedanstående ekonomiska regler och rutiner. Reglerna uppdateras årligen vid behov av styrelsen i samband med framtagande av ny årsbudget. Ekonomiska frågor av större dignitet avgörs på årsmöte.

2. Ekonomiskt ansvar för medlemmar

Alla aktiva medlemmar som är 16 år och äldre förutsätts medverka till att Täby OK långsiktigt bibehåller en god ekonomi. Däri ingår att i rimlig omfattning ställa upp för styrelse och kommittéuppdrag samt delta i jour- och serveringsservice i Skavlöten, Hagbystädningar samt övriga aktuella arrangemang. Premier enligt punkt 13 nedan betalas ut endast om ovanstående uppfylls.

3. Budget

Styrelsen upprättar budget för varje verksamhetsår. Budgeten fastställs av årsmötet. Kommittéerna lämnar underlag för budgetarbetet och har eget budgetansvar.

Budgetramar får inte överskridas utan styrelsens godkännande. Sammankallande i respektive kommitté har ansvar för godkännande, attest och kontering av fakturor. Se även punkt 11.

4. Medlemsavgifter

På årsmötet fastställs medlemsavgifterna för påföljande verksamhetsår. Styrelsen beslutar om tävlingslicens. Medlemsavgift ska alltid erläggas innan man anmäler sig till eller deltar i tävling för klubben. För medlemsavgifter gäller följande:

Ungdom är man t o m det år man fyller 16 och junior från 17 t o m det år man fyller

20. Passiv medlem/träningsmedlem avser de som inte tävlar alls, eller som tävlar för annan klubb. Träningsmedlemmar kan delta i av klubben arrangerade träningar, klubbtävlingar och läger, det senare i mån av plats. Med aktiv medlem avses de som tävlar för klubben. Med familj avses de som bor under samma adress, dock max två vuxna. Den som vill stödja klubben genom att vara supportermedlem får klubbens årsbok.

Detta ingår i medlemsavgiften

Aktivitet	Ungdomar/Aktiva/Familj	Passiv/träningsmedlem	Supportermedlem
Delta i klubbens träningar, 2-5 gånger per vecka	X	X
Delta i subventionerade läger	X
Startavgifter, se även nedan	X
Årlig rankingavgift	X
Årsboken Skogstoken	X	X	X

5. Startavgifter

Klubben bedriver verksamhet i orientering, skidorientering (skido), orienteringsskytte (oskytte) och mountainbikeorientering (mtbo).

För dessa grenar betalar klubben startavgift för aktiva medlemmar. Dock betalar klubben inte:

1. efteranmälningsavgift

2. startavgift vid ej start *

3. startavgift för vuxna medlemmar som ej erlagt tävlingslicens

4. startavgift för tävlingar utomlands

5. startavgift för flerdagarstävlingar under sommartid, dvs från midsommar och t o m oringenveckan

* vid SM-tävlingar med startavgift > 300 kr svarar klubben för hälften av startavgiften

6. Sportident - och Emitbrickor

Alla medlemmar som tävlar för klubben förväntas skaffa egen sportidentbricka, men klubben betalar brickhyra för alla aktiva vid tävlingar med EMIT-bricka samt vid stafetter. Klubben lånar ut SI-pinnar på Ungdomsserien och Nordcupen. Klubben ersätter inte glömd eller borttappad bricka.

7. Reseersättning - orientering

Vid stora tävlingar som xxx XX, såväl individuella som stafetter, samt större stafetter som xxx Xxxxxxx, och vid läger, kan klubben lämna reseersättning för aktiva medlemmars egen resekostnad enligt beslut i ol- eller ungdomskommitten. Om reseersättningen utgår i form av bilersättning, ska den alltid följa skatteverkets regler för skattefri milersättning, f.n 18.50 kronor/mil.

Täby gäller normalt som utgångspunkt vid fastställande av det antal mil som ersättningen ska utgå för. OL- eller ungdomskommittén kan besluta om undantag.

Vid samåkning till vanliga tävlingar, såväl individuelle som stafetter, rekommenderar klubben en ersättning med 5 kr per mil och person till bilföraren.

8. Subvention vid klubbresor till tävlingar - orientering

Vid av klubben arrangerade resor och eventuell logi i samband med större tävlingar, såväl individuella som stafetter, kan klubben subventionera kostnaderna för resa och logi för aktiva medlemmar enligt ol- eller ungdomskommitténs beslut. Passiv medlem betalar fullt pris. Den som är ansvarig för resan gör en redovisning av kostnaderna och vad medlemmarna ska betala till klubben och informerar föreningens kassör om detta.

9. Subvention vid klubbläger - orientering

Vid av klubben arrangerade läger, kan klubben subventionera kostnaderna för resa och logi för aktiva medlemmar enligt beslut i ol- eller ungdomskommittén.

Lägeravgifter skall av medlem alltid inbetalas före lägerstart. Passiv medlem betalar fullt pris. Vid återbud efter det datum som lägeransvarig satt som gräns skall ej avbokningsbara avgifter betalas till klubben. Detta gäller även om lägret subventionerats. Den som är ansvarig gör en redovisning av kostnaderna och vad medlemmarna ska betala till klubben samt meddelar detta till föreningens kassör och sammankallande i ansvarig kommitté.

10. Skido, o-skytte och mtbo

Eventuell ersättning för resor, läger eller andra utlägg för skido, o-skytte och mtbo beslutas av ol-kommitten.

11. Ersättning/Utlägg/Fakturor

Klubben ersätter utlägg endast om dessa är redovisade enligt klubbens utläggsmall (finns på hemsidan). Dessutom ska utläggen redovisas inom en månad och förses med kvitto i original. Utlägget ska attesteras av sammankallande i aktuell kommitté eller av styrelseledamot. Man får inte attestera egna eller familjemedlemmars utlägg. Vid beställningar mot fakturor som skickas till klubben, måste kassören meddelas.

12. Ersättning vid egna arrangemang

Som regel utgår ingen ersättning vid egna arrangemang. Vid större ol-tävling kan dock bensinkostnad ersättas mot kvitto, konterat och attesterat av kommittéansvarig eller tävlingsledare.

13. Premiesystem

Styrelsen skall varje år i samband med budgetarbetet, besluta om regler för premiesystem efter förslag från ol-kommittén. I premiesystemet regleras bla vad klubben erbjuder och vilka krav som ställs. Styrelsen kan ändra regler för premiesystemet under året, om ekonomin så kräver, dock ska ingångna individuella avtal så långt som möjligt respekteras.

14. Utbildning

Klubben kan betala kursavgifter samt i förekommande fall även kost och logi. Dessa kostnader bör normalt finnas med i respektive kommittés budget.

15. Klubbdräkt

Klubben subventionerar klubbdräkten till aktiva medlemmar enligt av styrelsen beslutad prislista. Aktuell klubbdräkt skall alltid bäras av klubbens medlemmar vid alla tävlingar där medlemmar representerar klubben. Undantag kan göras vid speciella omständigheter som t ex väder. Aktuell klubbjacka skall även alltid bäras vid prisutdelningar. Styrelsen beslutar efter samråd med ol-kommittéen, vilken klubbdräkt som är aktuell. Gamla klubbdräkter reas ut och kan användas vid träning.

16. Privata sponsordekaler på klubbdräkt

Medlemmar kan efter beslut i styrelsen ha sponsordekaler från privata sponsorer på klubbdräkten om följande regler följs:

• Dekalen sätts på en särskild, av styrelsen årligen beslutad, plats på klubbdräkt eller överdragsdräkt. Resten ska vara tillgängligt för klubb- respektive förbundssponsring.

• Styrelsen beslutar om ett minimipris för den privata sponsringen, f n 5 000 kr.

• Privata sponsorer får inte konkurrera med klubbens sponsorer.

• Klubbens reklam har alltid företräde framför den privata. Styrelsen kan bara ta beslut om privata sponsorer för ett år i taget.

• Riksidrottsförbundets regler måste följas.

• Klubben ska skriva på de privata avtalen för att säkerställa att ovanstående regler följs.

17. Arvode till förtroendevalda

Arvode till förtroendevalda lämnas inte, men undantag kan göras för arvode till kassör.

18. Jour- och serveringsverksamhet

Ersättning för jour- eller serveringsarbete lämnas inte, undantag görs för ungdomar som arbetar i serveringen sommartid.