SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning‌‌‌‌‌

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1)

2019-03-27

§ 61 Dnr NF 2019/00093-1.3.2

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan) för nämnden för personer med funktionsnedsättning

Beslut

Nämnden för personer med funktionsnedsättning godkänner revideringen av redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan) att gälla fr o m 1 januari 2019.

Ärendebeskrivning

Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) ska varje myndighet bland annat upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. En myndighet (nämnden) ska även fastställa hur handlingar ska hanteras och lagras samt vilken information som ska bevaras eller gallras. Inom Västerås stad uppfylls gällande lagstiftning och beslut om bevarande och gallring av information genom att nämnden fastställer en redovisningsplan (Redovisning av allmänna handlingar).

Redovisningsplanen ska redovisa faktiska förhållanden och återspegla förekomsten av handlingar i verksamheten. Detta innebär att upprättad plan med jämna mellanrum måste ses över för att hållas aktuell.

Den aktuella planen är från 2018 men i samband med att Västerås stad Vård och omsorg och Sociala nämndernas förvaltning tillsammans bildade en gemensam förvaltning, Vård och omsorgsförvaltningen, under Nämnden för personer med funktionsnedsättning var behovet stort att ta fram en ny plan för 2019.‌‌‌‌‌‌‌

I den nya planen har befintligt information aktualiserats men även nya processer har lagts till som tillhörde tidigare Västerås stad Vård och omsorg.‌‌‌

Yrkanden

Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut.‌

Kopia till‌

Stadsarkivet

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Datum

Diarienr

Sida

1 (1)

Vård och omsorgsförvaltningen Xxxxxx Xxxxxxxx

Epost: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx

2019-02-28

NF 2019/00093- 1.3.2

Kopia till

Stadsarkivet

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan) för nämnden för personer med funktionsnedsättning

Förslag till beslut

Nämnden för personer med funktionsnedsättning godkänner revideringen av redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan) att gälla fr o m 1 januari 2019.

Ärendebeskrivning

Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) ska varje myndighet bland annat upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. En myndighet (nämnden) ska även fastställa hur handlingar ska hanteras och lagras samt vilken information som ska bevaras eller gallras. Inom Västerås stad uppfylls gällande lagstiftning och beslut om bevarande och gallring av information genom att nämnden fastställer en redovisningsplan (Redovisning av allmänna handlingar).

Redovisningsplanen ska redovisa faktiska förhållanden och återspegla förekomsten av handlingar i verksamheten. Detta innebär att upprättad plan med jämna mellanrum måste ses över för att hållas aktuell.

Den aktuella planen är från 2018 men i samband med att Västerås stad Vård och omsorg och Sociala nämndernas förvaltning tillsammans bildade en gemensam förvaltning, Vård och omsorgsförvaltningen, under Nämnden för personer med funktionsnedsättning var behovet stort att ta fram en ny plan för 2019.

I den nya planen har befintligt information aktualiserats men även nya processer har lagts till som tillhörde tidigare Västerås stad Vård och omsorg.

TJÄNSTESKRIVELSE Sida

1 (2)

Vård- och omsorgsförvaltningen Xxxxxx Xxxxxxxx

Datum Diarienr

2019-02-28 NF 2019/00093-1.3.2

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan) för nämnden för personer med funktionsnedsättning

Allmänt

Enligt Arkivlagen (SFS 1990:782) skall varje myndighet bland annat upprätta en s k arkivbeskrivning. Syftet med denna är att genom att redovisa vilka handlingar som kan förekomma hos en myndighet, underlätta och möjliggöra för allmänheten att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Begreppet allmänna handlingar är mediaoberoende och gäller alltså bl a både pappershandlingar och digitala handlingar/upptagningar.

Inom Västerås Stad utgörs arkivbeskrivningen dels av en blankett där myndighetens organisation framgår och dels av en redovisning av myndighetens allmänna handlingar (redovisningsplan). Planen tar upp vilka rutiner och vilka handlingar som kan finnas och den skall följaktligen hållas aktuell och i möjligaste mån visa faktiska förhållanden. Planen anger dessutom om handlingar skall diarieföras eller ej, ger information om förvaring och vissa handlingstypers ev sekretess samt handlingarnas gallringsfrist. Redovisningsplanen är mediaoberoende och såväl digitala som pappersbaserade allmänna handlingar redovisas.

Gallring

Att gallra innebär förstörande av allmän handling. Enligt Arkivlagen får allmän handling förstöras under förutsättning att man beaktar att arkiven är en del av vårt kulturarv samt att de handlingar som dock bevaras tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, forskningens behov samt behovet av information för förvaltningen och vid rättsskipning. När det gäller digitala handlingar sker gallring då man till exempel vid konvertering eller överföring av data förlorar sökmöjligheter och data samt förlorar möjlighet att fastställa handlingar autenticitet och att göra viss sammanställning av data.

Gallring innebär i sig en inskränkning av offentlighetsprincipen och beslut därom skall därför fattas av varje ansvarig myndighet. En redovisningsplan, där ju gallringsfrister anges, gäller alltså inte förrän den antagits av respektive nämnd / styrelse.

Utarbetande av redovisningsplan

Redovisningsplanen skall alltså redovisa faktiska förhållanden och återspegla förekomsten av handlingar i verksamheten. Detta innebär att upprättad plan med jämna mellanrum måste ses över för att hållas aktuell.

Den aktuella planen är från 2018 men i samband med att Västerås stad Vård och omsorg och Sociala nämndernas förvaltning tillsammans bildade en gemensam förvaltning, Vård och omsorgsförvaltningen, under Nämnden för personer med funktionsnedsättning var behovet stort att ta fram en ny plan för 2019.

VÄSTERÅS STAD

Datum Diarienr Side

2019-02-28 NF 2019/00093-1.3.2 2 (2)

I den nya planen har befintligt information aktualiserats men även nya processer har lagts till som tillhörde tidigare Västerås stad Vård och omsorg.

Översynen har genomförts av Vård- och omsorgsförvaltning i samråd med Stadsarkivet.

Ett förslag till ny redovisningsplan föreligger således och de nya instruktionerna föreslås börja gälla från och med 2019-01-01.

2019-03-04

Dnr: NF 2019/00093-1.3.2

Redovisning av

allmänna handlingar

Vård- och omsorgsförvaltningen 721 87 Västerås

000-00 00 00 • xxx.xxxxxxxx.xx

Redovisningsplan för nämnden för personer med funktionsnedsättning

VÄSTERÅS STAD Redovisning av allmän handling 2019-03-04

Innehållsförteckning

Xxxxxx och förvaring av handlingar 1

Hantering och registrering av vissa handlingstyper 2

Beskrivning av allmänna handlingar/ arkivbeskrivning 3

SEKRETESS 5

GALLRAS 5

Verksamhetssystem och register 5

1. LEDNING 7

7. KULTUR, FRITID OCH TURISM 10

7.5 FÖRENINGSSTÖD OCH UTMÄRKELSER 10

8. VÅRD OCH OMSORG 11

8.0.1 Hantera styrdokument 12

8.0.2 Samverkan rörande vård och omsorg 13

8.0.3 Hantera anmälningar Xxx Xxxxx (SoL, LSS) 14

8.0.4 Hantera anmälningar Xxx Xxxxx (HSL) 15

8.0.5 Hantera övriga anmälningar 15

8.1.1 Handlägga avgifter och ersättningar 16

8.1.2 Hantera återkrav 17

8.1.3 Hantera ansökningar enligt Lagen om valfrihet (LOV) 17

8.1.4 Hantera ansvar och ersättning mellan kommuner 18

8.1.7 Utreda kontaktperson och stödfamilj 19

8.1.8 Tillhandahålla måltider. 19

8.5.1 Utreda och bedriva öppen omsorg 20

8.5.2 Utreda och anordna särskilt boende 22

8.5.3 Svara för särskilda insatser 25

BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG 26

INSATSER MED STÖD AV LSS 31

BEGÄRAN OM INDIVIDUELL PLAN 32

FÖRHANDSBESKED 33

8.5.4 Ge stöd till anhöriga 35

8.5.7 Hantering av personligt ombud 36

8.6.1 Bedriva hemsjukvård 36

8.6.2 Samordnad vårdplanering 38

Xxxxxx och förvaring av handlingar

Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos

▪ Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras).

▪ Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning.

▪ Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll).

För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat.

Förvaring av digitala handlingar sker hos

▪ I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i

▪ Lokal lagring på enhet på H: (”Mina dokument”) eller G: (”Gemensamt”).

▪ Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk).

För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person.

Gallringsfrister – hur länge ska handlingarna finnas kvar?

Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara:

Vid inaktualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov.

1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades.

Ej Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid.

Förvaring – systematiskt eller i diariet

Systematisk förvaring innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. Systematisk förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas.

Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet.

Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid inaktualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m

Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

Hantering och registrering av vissa handlingstyper

Avtal, överenskommelser och kontrakt etc

Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening.

Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet:

• Avtal som resultat av upphandling 2.6.1 Genomföra upphandling

• Samverkansavtal (fackligt) 2.4.1 Samverka och förhandla

• Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner 2.9.1 Hantera inventarier

• Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet 3.6.3 Inhyrning eller 3.6.4 Uthyrning

• Avtal vid extern samverkan 1.5.2 Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, 2.3.0 osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, 4.0.2 osv.

Projekt och utredningar

Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag).

Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild referenskod. Sådana projekt klassificeras t ex på 1.3.6 Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp.

Allmänt, övergripande, korrespondens etc

Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens.

Styrande dokument

För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klassreferens 1.3.2. T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc.

Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s 2.2.0 osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, 4.0.1 osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

Beskrivning av allmänna handlingar/ arkivbeskrivning

Upprättas enligt arkivlagen 6§ samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2

ORGANISATION

Myndighetens namn	Nämnden för personer med funktionsnedsättning	Tillkomstår 2002-11-01
Förvaltning – avdelningar	Vård och omsorgsförvaltningen
Uppgift	Nämnden för personer med funktionsnedsättning ansvarar enligt socialtjänstlagen för personer med funktionsnedsättning som inte fyllt 65 år samt personer oavsett ålder enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade. Nämnden medverkar också i samhällsplanering.
Kontaktperson/-er på förvaltningen (utses genom processledningsgruppen ÄDH)	Xxxxxx Xxxxxxxx, registrator

TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR

Huvudsakliga register, förteckningar och sökvägar	Kommungemensamt ärendehanteringssystem (Ciceron) samt de i redovisningsplanen angivna IT-system
Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar	Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida xxx.xxxxxxxx.xx
Sekretess och gallring	Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan.
Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när)	SCB, Socialstyrelsen, SKL
Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter	-

Beskrivning upprättad: 2019-01-01 Ev revidering:

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Verksamhetssystem och register							Hantering av information som förekommer i verksamhetssystem och register framgår av respektive handlingstyp
	Pulsen Combine							Socialregister, dokumentationsverktyg SoL, LSS
	Cosmic							Sammanhållen journalföring, införs successivt under 2019. Ersätter tidigare Procapita HSL. Förvaltas av Regionen. Hälso- och sjukvårdsjournal
	Cosmic Link							Samordnad utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Ersätter Prator. Infört november 2018. Förvaltas av Regionen
	Flexite – KC							Klagomål, synpunkter och e-förslag
	Flexite – Omsorg							Avvikelsehantering, fallskadeanmälan, Xxx Xxxxx, Xxx Xxxxx
	XXX för webben							Bostadsanpassning

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Ciceron							Diarie- och ärendehanteringssystem
	HSA							Hälso-och sjukvårdens adressregister för anställda inom Vård och omsorg
	SITHS							Identifieringslösning för stark autentisering
	NPÖ Nationell Patientöversikt							Tillhandahålls och ägs av Inera AB (SKL ägt bolag)
	Xxxxxx							Xxxxxxx för dosförpackade verktyg Tillhandahålls och ägs av Inera AB (SKL ägt bolag)
	Interbook Go							Nytt från 2018-11-01 Ersätter tidigare Booking. Utbetalningssystem. Förvaltas av KIFFN
	G: (”Gemensamt”)
	Secure mapp
	Mobil Omsorg							Rapportering om utförd tid och insats hos enskild

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Mobilus pro							Verktyg för att skapa träningsprogram till patienter. Används av arbetsterapeuter och fysioterapeuter inom Rehabenheten
1	LEDNING							För övriga handlingstyper inom verksamhetsområdet Ledning, se gemensam plan
1.3	LEDA OCH STYRA VERKSMHETEN
1.3.7	Offentlig dialog							Se Gemensam redovisningsplan
1.4	PLANERA OCH FÖLJA UPP VERKSAMHETEN
1.4.2	Uttag av statistik för avvikelser och fallrapporter		X	Xxxxxxx			Ej	Statistikuttag ur Flexite Omsorg görs årsvis
1.4.3	Myndighetsredovisning

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Insatser enligt LSS till Socialstyrelsen Årsvis (oktober)	X		Pulsen Combine		OSL 25:8	1 år	Individuppgifter: Insamling av personnummerbaserade uppgifter om insatser enligt 9 § punkterna 2–10 LSS. Filöverföring till Socialstyrelsen
	Insatser enligt socialtjänstlagen till äldre och personer med funktionsnedsättning till Socialstyrelsen Månadsvis	X		Pulsen Combine		OSL 25:8	1 år	Individuppgifter: Insamling av personnummerbaserade uppgifter om insatser enligt socialtjänstlagen till äldre och personer med funktionsnedsättning. Filöverföring till Socialstyrelsen.
	Insatser enligt socialtjänstlagen till äldre och personer med funktionsnedsättning till Socialstyrelsen Årsvis (november)	X		Pulsen Combine			1 år	Mängduppgifter: Insamling av mängduppgifter om insatser enligt socialtjänstlagen till äldre och personer med funktionsnedsättning. Filöverföring till Socialstyrelsen.
	Kommunala hälso- och sjukvårdsinsatser till Socialstyrelsen Halvårsvis Månadsvis från mars 2019 (preliminärt)	X		Procapita HSL/ Cosmic		OSL 25:8	1 år	Individuppgifter: Insamling av personnummerbaserade uppgifter om kommunal hälso- och sjukvård enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Filöverföring till Socialstyrelsen.

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
1.6	TILLSYN OCH REVISION
1.6.2	Tillsyn från tillsynsmyndighet
1.6.2	Tillsyn från nämnden		X	Xxxxxxx			Ej	Nämnden initierar. För externa tillsyn, se gemensam plan
2	VERKSAMHETSSTÖD
2.3	SYSTEMFÖRVALTNING
2.3.1	Bedriva systemförvaltning
	Behörighetsansökan system (Pulsen Combine, Procapita HSL, Cosmic, Cosmic Link, HSA och SITHS- kort)	X		Secure mapp			Vid inakt	Behörigheter gallras när programmet stängs ner. Hanteras av systemförvaltaren.

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
2.7	Xxxx och säkerhet
2.7.4	Hantera informationssäkerhet
2.7.4	Protokoll för loggkontroll i IT-system, på den enskildes begäran		X	Xxxxxxx			Ej
	Systematiskt uttagna loggprotokoll	X		Se kommen tar	X		10 år	Förvaras hos enhetschef inom respektive verksamhet (ex system Pulsen, Cosmic, Procapita)
7	KULTUR, FRITID OCH TURISM
7.5	FÖRENINGSSTÖD OCH UTMÄRKELSER
7.5.2	Hantera föreningsstöd
7.5.2	Ansökan om godkännande som bidragsberättigad förening		X	Xxxxxxx			Ej
7.5.2	Beslut om bidragsberättigad förening		X	Xxxxxxx			Ej

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
7.5.2	Ansökan om projektbidrag		X	Xxxxxxx			Ej
7.5.2	Ansökan om verksamhetsstöd		X	Ciceron			Ej
7.5.2	Beslut om projektbidrag		X	Xxxxxxx			Ej
7.5.2.	Beslut om verksamhetsstöd		X	Ciceron			Ej
7.5.2	Redovisning av beviljat projektbidrag/ verksamhetsstöd		X	Xxxxxxx			Ej
	Utbetalning av beviljade bidrag	X		Interboo k Go			Ej
8	VÅRD OCH OMSORG
8.0	LEDA OCH STYRA VÅRD OCH OMSORG

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
8.0.1	Hantera styrdokument
	Uppdrag att fullgöra viss ledningsuppgift enligt HSL	X		Personal akt			Ej	Sjuksköterskas personalakt
8.0.1	Enhetens lokala instruktion för läkemedelshantering		X	Ciceron			Ej
	Förbrukningsjournal narkotika – Underlag för oberoende kvalitetsgranskning av läkemedelshantering	X			X		1 år	Förbrukningsjournal och kopia på beställningsblankett sparas ett år från sista notering. Tillhör ej patientjournalen. Förvaras på enheten.
	Förbrukningsjournal narkotika med avvikelser	X			X		10 år	Förbrukningsjournal med avvikelse och kopia på beställningsblankett sparas tio år från sista notering. Förvarar på enheten.
	Förteckning över signaturer för social dokumentation	X			X		5 år	Upprättas årligen. Tidigare upprättade förteckningar gallras 5 år efter förteckningens upprättande. Förteckningen ska förvaras på enhet.

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Förteckning över signaturer för patientjournal	X			X		10 år	Upprättas årligen. Tidigare upprättade förteckningar gallras 10 år efter förteckningens upprättande. Förteckningen ska förvaras på enhet.
8.0.2	Samverkan rörande vård och omsorg							Gemensam Hjälpmedelsnämnd Patientnämnd
8.0.2	Avtal		X	Ciceron			Ej	Region Västmanland och kommuner För övriga handlingar under inköp, se gemensam plan.
	MISTEL							Testbädd för innovationer inom vård och omsorg. Projekt från 2013-09-01, permanent verksamhet från 2017-01-01
	Kontaktformulär	X			X	OSL 19:1	5 år
	Mötesanteckningar med innovatörer	X		Secure mapp		OSL 19:1	5 år
8.0.2	Avtal		X	Xxxxxxx			Ej	Avtal om tjänsterna som MISTEL erbjuder

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
8.0.2	Samtycke till att vara tesperson i ett enskilt innovationsärende		X	Xxxxxxx	X		Ej	Diarieförs tillsammans med avtalen
8.0.2	Rapport efter avslutad tjänst		X	Xxxxxxx			Ej	Rapport till innovatör efter avslutad tjänst
	Xxxxxxxx till att bli tillfrågad om att vara testperson	X		Secure mapp		OSL 25:1		Avser även att personens adressuppgifter finns med i ett register
	Marknadsföringsmaterial/trycksaker	X			X		Se not.	Se 2.8.6. i den gemensamma planen
8.0.3	Hantera anmälningar Xxx Xxxxx (SoL, LSS)
8.0.3	Rapport		X	Ciceron		OSL 26:1	Ej
8.0.3	Utredning		X	Xxxxxxx		OSL 26:1	Ej	Eventuellt tillhörande bilagor
8.0.3	Aktanteckningar		X	Ciceron		OSL 26:1	Ej
8.0.3	Bilagor		X	Ciceron		OSL 26:1	Ej

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
8.0.3	Beslut från XXX		X	Xxxxxxx		OSL 26:1	Ej
8.0.4	Hantera anmälningar Lex Maria (HSL)
8.0.4	Rapport		X	Ciceron		OSL 25:1	Ej
8.0.4	Utredning		X	Xxxxxxx		OSL 25:1	Ej	Eventuellt tillhörande bilagor
8.0.4	Anmälan till XXX		X	Xxxxxxx		OSL 25:1	Ej
8.0.4	Aktanteckningar		X	Ciceron		OSL 25:1	Ej
8.0.4	Beslut från XXX		X	Xxxxxxx		OSL 25:1	Ej
8.0.5	Hantera övriga anmälningar		X
8.0.5	Avvikelser till och från Region Västmanland		X	Ciceron		OSL 26:1	Ej

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
8.1	GEMENSAM VERKSAMHET- VÅRD OCH OMSORG
8.1.1	Handlägga avgifter och ersättningar
	Fakturaunderlag	X			X	OSL 26:1	10 år
	Beräkning	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	10 år
	Beslut	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	10 år
	Avgiftsunderlag	X			X	OSL 26:1	10 år
	Datalistor, avgifter	X			X	OSL 26:1	Vid inakt
8.1.1	Överklagan		X	Xxxxxxx		OSL 26:1	Ej
8.1.1	Dom		X	Ciceron		OSL 26:1	Ej
8.1.1	Habiliteringsersättning		X	Xxxxxxx			Ej

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Tolkrekvisitioner	X			X		Vid inakt
8.1.2	Hantera återkrav		X	Xxxxxxx		OSL 26:1	Ej	Avskrivning skuld
8.1.3	Hantera ansökningar enligt Lagen om valfrihet (LOV)							Personlig assistans ickevalsalternativ Daglig verksamhet Kvalificerad tillsyn av övervakad karaktär Boendestöd Avlösar- och ledsagarservice
8.1.3	Ansökan		X	Xxxxxxx			Ej
8.1.3	Avtal		X	Ciceron	X		Ej
8.1.3	Uppsägning av avtal		X	Xxxxxxx			Ej
8.1.3	Beslut om godkännande av uppsägning av avtal		X	Xxxxxxx			Ej

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
8.1.4	Hantera ansvar och ersättning mellan kommuner							Enligt SoL
8.1.4	ANNAN KOMMUN ANSÖKER
	Ansökan om överflytt		X	Xxxxxxx		OSL 26:1	Ej
	Utredning		X	Xxxxxxx		OSL 26:1	Ej
	Beslut		X	Xxxxxxx		OSL 26:1	Ej
	HEMKOMMUNEN ANSÖKER
	Ansökan om överflytt	X		Pulsen combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1
	Utredning	X		Pulsen combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1
	Beslut från annan kommun	X		Pulsen combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Prövning till XXX	X		Pulsen combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1
8.1.7	Utreda kontaktperson och stödfamilj							Utreda kontaktperson och stödfamilj (SoL och LSS) enligt SoL
	Intresseanmälan/bedömning	X		Pulsen combine	X		Vid inakt
	Utredning	X		Pulsen combine			Ej
	Löpande dokumentation	X		Pulsen combine			Ej
	Avtal	X		Pulsen combine	X		Ej
	Kvartalsberättelse	X		Pulsen combine			Ej
8.1.8	TILLHANDHÅLLA MÅLTIDER

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
8.1.8	Livsmedelskontroll		X	Xxxxxxx			Ej	Utförs av representant från Xxxxx och hälsa, prov på mat, arbetsbänkar och redskap
8.5	INSATSER FÖR ÄLDRE OCH PERSONER MED FUNKTIONSNEDSÄTTNING
8.5.1	Utreda och bedriva öppen omsorg							Trygghetslarm, hemtjänst
8.5.1	Uppdrag utförare		X	Xxxxxxx			Ej	Gäller enskilda utförare och Skultuna kommundelsförvaltning
8.5.1	Uppdragsbeskrivning egen regi		X	Xxxxxxx			Ej	Tidigare utförare Styrelsen för Västerås stad Vård och Omsorg
8.5.1	Information om leverantör		X	Xxxxxxx			Ej	Skickas ut till enskilda och leverantör vid förändringar.
	MYNDIGHETSUTÖVNING							För utförarprocessen, Skultuna kommundelsnämnd
	Ansökan om bistånd enligt SoL	X		Pulsen Combine	X	OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Beslutsunderlag	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Beslut	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Insatsplan	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Samordnad individuell plan (SIP)	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Löpande journalföring	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Överklagan	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2) För hantering av överklagan se gemensam plan, undantag individärenden där det läggs i akten och diarieförs inte.
	Korrespondens av betydelse	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Som tillför ärendet
	UTFÖRARE – EGEN REGIN							Tidigare Styrelse för Vård och omsorg

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Genomförandeplan	X		Pulsen Combine / Mobil omsorg			5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Journalanteckningar			Pulsen Combine / Mobil omsorg			5 år/se no	Urvalsbevarande enligt 1)
	Korrespondens av betydelse med enskild/närstående/ställföreträdare/ ombud			Pulsen Combine / Mobil omsorg	X		5 år/se no	Urvalsbevarande enligt 1)
8.5.2	Utreda och anordna särskilt boende							Gruppbostad, korttidsboende, servicebostad
8.5.2	Uppdrag utförare		X	Xxxxxxx			Ej	Gäller enskilda utförare och Skultuna kommundelsförvaltning

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
8.5.2	Uppdragsbeskrivning egen regi		X	Xxxxxxx			Ej	Tidigare utförare Styrelsen för Västerås stad Vård och Omsorg
8.5.2	Information om leverantör		X	Xxxxxxx			Ej	Skickas ut till enskilda och leverantör vid förändringar.
8.5.2	Protokollsutdrag-Bostäder		X	Xxxxxxx			Ej	Vid ombyggnation, nämnden initierar. För övriga handlingstyper, se 3.6. Byggnader, lokaler och anläggningar.
	MYNDIGHETSUTÖVNING							För utförarprocessen, se Skultuna kommundelsnämnd
	Ansökan om bistånd enligt SoL	X		Pulsen Combine	X	OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Beslutsunderlag	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Beslut	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Insatsplan	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Samordnad individuell plan (SIP)	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Löpande journalföring	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2)
	Överklagan	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2) För hantering av överklagan se gemensam plan, undantag individärenden där det läggs i akten och diarieförs inte.
	Korrespondens av betydelse	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) och 2) Som tillför ärendet
	Utlåtanden	X		Pulsen Combine	X	OSL 26:1	Vid inakt	t. ex från läkare, psykolog, arbetsterapeut
	Protokollsutdrag från NF	X		Pulsen Combine	X	OSL 26:1	Vid inakt
	UTFÖRARE – EGEN REGIN							Tidigare Styrelsen för Västerås stad Vård och Omsorg
	Genomförandeplaner	X		Pulsen Combine / Mobil omsorg	X

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Levnadsberättelser	X			Pärm			Urvalsbevarande enligt 1)
	Journalanteckningar	X		Pulsen Combine / Mobil omsorg			5 år/se no	Urvalsbevarande enligt 1)
	Korrespondens av betydelse med enskild/närstående/ställföreträdare / ombud	X		Pulsen Combine / Mobil omsorg			5 år/se no	Urvalsbevarande enligt 1)
	Nyckelkvittenser	X			Pärm		1 år	Enskildes kvittens av nyckel till särskild bostad. Gallras ett år efter avslutningsåret. Förvaras på enhet
	Ekonomisk redovisning – enskilde				Pärm	OSL 26:1	10 år	Gallras tio år efter upprättande. Förvaras på enhet
8.5.3	Svara för särskilda insatser

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
8.5.3.	Uppdrag mötesplatser		X	Xxxxxxx			Ej
8.5.3	Uppdragsbeskrivning egen regi		X	Xxxxxxx			Ej	Tidigare utförare Styrelsen för Västerås stad Vård och Omsorg
	UTFÖRARE – EGEN REGIN							Tidigare Styrelsen för Västerås stad Vård och Omsorg
	Program för respektive mötesplats	X			X		Vid inakt
	BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG							För hantering av handlingar tillkomna under 2011-2017, se separat gallringsbeslut.
8.5.3	Uppföljning		X	Xxxxxxx			Ej	För övriga handlingstyper, se 1.4.2. Verksamhetsuppföljning.
	Ärenden med delegationsbeslut
	Ansökan	X			X	OSL 26:12	10 år
	Intyg	X			X	OSL 26:12	10 år	På funktionsnedsättning, utfärdad av sakkunnig.

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Fullmakt	X			X		10 år	Fullmakt att handläggare får anlita entreprenör. Fullmakt på ombud för sökande
	Registerutdrag ställföreträdare/god man	X			X		10 år
	Bygghandlingar	X			X		10 år	Ritningar, offerter, bygglov
	Informationsbrev till parter	X		BAB för webben	X		10 år
	Ägarmedgivande	X			X		10 år	Från fastighetsägare
	Bilder	X			X		10 år	Ev. bilder som handläggare tagit vid hembesök
	Löpande journalföring	X		BAB för webben	X	OSL 26:12	10 år
	Beslut	X		BAB för webben	X	OSL 26:12	Ej	Besluten sparas pga ansökan om återställningsbidrag
	Utanordning	X			X		10 år	Underlag för utbetalningar i de ärenden där sökande själv kontrakterat entreprenör

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Fakturakopia	X			X		10 år
	Överklagan							För hantering av överklagan se gemensam plan, undantag individärenden där det läggs i akten och diarieförs inte.
	Beslut/Dom	X			X		10 år
	Statistik – beslut	X		BAB för webben	X		Ej	Månadsvis.
	Statistik – åldersintervall (från 0-64 år)	X		BAB för webben	X		Ej	Fördelade på funktionsnedsättning och kön
	Ärenden med nämndbeslut
	Ansökan	X			X	OSL 26:12	Ej
	Intyg	X			X	OSL 26:12	Ej	På funktionsnedsättning utfärdad av sakkunnig.

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Fullmakt	X			X		Ej	Fullmakt att handläggare får anlita entreprenör. Fullmakt på ombud för sökande
	Registerutdrag ställföreträdare/god man	X			X		Ej
	Bygghandlingar	X			X		Ej	Ritningar, offerter, bygglov
	Informationsbrev till parter	X		BAB för webben	X		Ej
	Ägarmedgivande	X			X		Ej	Från fastighetsägare
	Bilder	X			X		Ej	Ev bilder som handläggare tagit vid hembesök
	Löpande journalföring	X		BAB för webben	X		10 år
	Utredning	X		BAB för webben	X	OSL 26:12	Ej
	Beslut	X			X		Ej

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Protokollsutdrag (Nämndbeslut)	X			X		Ej	Beslut tas av Nämnden för personer med funktionsnedsättning
	Utanordning	X			X		Ej	Underlag för utbetalningar i de ärenden där sökande själv kontrakterat entreprenör
	Fakturakopia	X			X		Ej
	Överklagan	X			X		Ej	För hantering av överklagan se gemensam plan, undantag individärenden där det läggs i akten och diarieförs inte.
	Beslut/Dom	X			X		EJ
	Statistik - beslut	X		BAB för webben	X		Ej	Månadsvis.
	Statistik – åldersintervall (från 0-64 år)	X		BAB för webben	X		Ej	Fördelade på funktionsnedsättning och kön
	Återställningsbidrag							För bostadsrättsföreningar och hyresvärdar

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Ansökan	X		BAB för webben	X		10 år
	Beslut	X		BAB för webben	X		EJ
	Utanordning	X			X		10 år
	Faktura	X			X		10 år
	Statistik - beslut	X		BAB för webben	X		Ej	Månadsvis.
	INSATSER MED STÖD AV LSS							Enligt LSS 9 §. Undantag Råd och stöd
	MYNDIGHETSUTÖVNING
	Begäran om insatser enligt LSS	X		Pulsen Combine	X	OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Beslutsunderlag	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Beslut	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Yttrande	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Individuell plan, skillnad med 10 §	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Samordnad individuell plan (SIP)	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Löpande dokumentation	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) Journalanteckningar
	Överklagan	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) För hantering av överklagan se gemensam plan, undantag individärenden där det läggs i akten och diarieförs inte.
	Beslut/Dom	X			X	OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	BEGÄRAN OM INDIVIDUELL PLAN							Vid beviljad LSS-insats (LSS 10§)

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Begäran	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Upprättande individuell plan	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Löpande journalföring	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	FÖRHANDSBESKED							Från sökande till annan kommun (LSS 16§)
	Begäran om insatser enligt LSS	X		Pulsen Combine	X	OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Beslutsunderlag	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Beslut	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Yttrande	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Individuell plan, skillnad med 10 §	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Samordnad individuell plan (SIP)	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Löpande dokumentation	X		Pulsen Combine		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) Journalanteckningar
	Överklagan	X		Pulsen Combine	X	OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1) För hantering av överklagan se gemensam plan, undantag individärenden där det läggs i akten och diarieförs inte.
	Beslut/Dom	X			X	OSL 26:1	5 år/se not
	UTFÖRARE – EGEN REGIN							Tidigare Styrelsen för Västerås stad Vård och omsorg

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Genomförandeplaner	X		Pulsen Combine / Mobil omsorg		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Levnadsberättelser	X		Pulsen Combine	X	OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Journalanteckningar	X		Pulsen Combine / Mobil omsorg		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
	Korrespondens av betydelse med den enskilde/närstående/ställningsföreträd are/ombud	X		Pulsen Combine / Mobil omsorg		OSL 26:1	5 år/se not	Urvalsbevarande enligt 1)
8.5.4	Ge stöd till anhöriga
8.5.4	Uppdragsbeskrivning		X	Xxxxxxx			Ej	Tidigare Styrelsen för Västerås stad Vård och omsorg

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Kontaktformulär med information om den enskilde	X			X		Vid inakt.
	Statistiksammanställning	X		G-mapp				Visar antalet besökare per år och hur de upplevt stödet
	Marknadsföringsmaterial/trycksaker	X			X		Se not.	Sparas i en pärm, se 2.8.6.
8.5.7	Hantering av personligt ombud							Ändrad klassref från 8.2.5 till 8.5.7
8.5.7	Uppdragsbeskrivning		X	Xxxxxxx			Ej	Tidigare Styrelsen för Västerås stad Vård och omsorg
8.5.7	Ansökan om statsbidrag		X	Xxxxxxx			Ej	Länsstyrelsen
8.5.7	Beslut om statsbidrag		X	Xxxxxxx			Ej
8.5.7	Redovisning av statsbidrag		X	Xxxxxxx			Ej
8.6	Hemsjukvård
8.6.1	Bedriva hemsjukvård							På utförarsidan (process) finns det både en digital- och en pappersjournal. Se Skultuna kommundelsnämnd

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
								För personer med ofullständiga personuppgifter och skyddad identitet finns pappersjournal, för hantering, se intern rutin. Cosmic införs successivt under 2019, som ersätter Procapita HSL.
	Hälsohistoria	X		Procapita HSL/Cos mic	X	OSL 25:1	Ej
	Insatser/åtgärder	X		Procapita HSL/Cos mic	X	OSL 25:1	Ej
	Vårddiagnos	X		Procapita HSL	X	OSL 25:1	Ej
	Planerade och bedömda insatser av hemsjukvård	X		Procapita HSL	X	OSL 25:1	Ej
	Vårdplanering	X		Procapita HSL	X	OSL 25:1	Ej
	Beställningsblankett hemsjukvård	X			X		1 år	Från Hälso-och sjukvårdsenheterna

Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Nämnden för personer med funktionsnedsättning

2019-01-01

Klass- referens	Process, handlingsslag/handlingstyp	Systematisk förvaring	Diarie - föres	Lagring		SEKRETESS	GALLRAS	Övriga bestämmelser och kommentarer
				Digitalt	Papper
	Överrapportering till kommunal hemsjukvård	X			X		1 år	Från vårdcentral och specialistmottagning Kortidsenheterna (rehab)
	Fakturahantering, kopior	X			X		2 år
8.6.2	Samordnad vårdplanering
	Samordnad planerad utskrivning	X		Cosmic Link		OSL 25:1	10 år	Samordnad planerad utskrivning Gallras 10 år efter sista anteckning
	Systemdokumentation Cosmic Link	X			X			Bevaras på Regionarkivet
	Systemloggar	X		Cosmic Link			10 år	Systemansvarig Region Västmanland
	Behörighetsblankett/ansökan	X		Cosmic Link				Bevaras så länge systemet är i drift
	Medgivande från patient	X		Cosmic Link				Ingår i systemet