Upphandlingsföreskrift (UF)Linfärjetrafik Ängö-Norrboda 2016-2020 Avtal över tröskelvärdet - öppen upphandling 2016-02-10
Upphandlingsföreskrift (UF) Linfärjetrafik Ängö-Norrboda 2016-2020 |
Avtal över tröskelvärdet - öppen upphandling |
2016-02-10 |
Dnr: ÅLR2016/688
Innehåll
3
1.1 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition 3
1.2 Beskrivning av uppdraget 3
1.7 Kontaktperson under anbudstiden 4
1.8 Planerad tidplan för upphandlingen 4
2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD
5
2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 6
2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 6
2.6 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan 6
2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 7
2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 7
2.10 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 7
2.13 Hänvisningar till standarder 8
3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV)
8
3.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 8
3.4 Ekonomisk och finansiell situation 9
3.5 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer 10
3.8 Övertagande av rörelse och ansvar för befintlig personal Fel! Bokmärket är inte definierat.
2(11)
1 Allmänt om upphandlingen
1.1 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition
Detta dokument är indelat i tre avsnitt:
1. Allmänt om upphandlingen
2. Regler för upphandling och anbud
3. Krav på anbudsgivaren (kvalificeringskrav)
Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor:
1. Anbudsförfrågan, 2016-02-10
2. Upphandlingsföreskrift (UF), 2016-02-10(Detta dokument)
3. Anbudsformulär, 2016-02-10
4. Avtal Linfärjetrafik Ängö-Norrboda 2016-2020
5. Ruttkarta Ängö-Norrboda
6. Beställarens checklista vid trafikstörningar
7. Beställarens kundservicepolicy
8. Statistik, antalet passagerare och fordon 2000-2015
9. Mall för redovisning av antalet passagerare och fordon
10. Mall maskinrapport
11. Information om linfärja F106
12. Befintligt kollektivavtal (i huvuddrag) för personalen
13. Stålritning linfärja F106
14. GA-Plan linfärja F106
15. Översiktskarta över Ängö-Norrboda
16. Karta över Ängö och Norrboda färjfästen
17. Försäkringsbrev Kasko och P&I 2016 för linfärja F106
Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag.
1.2 Beskrivning av uppdraget
Entreprenören ska bedriva linfärjetrafik mellan Ängö-Norrboda i Vårdö respektive Lumparland kommun på Åland. Entreprenören skall under avtalstiden trafikera enligt de av Beställaren fastställda villkoren. Entreprenaden utgör en driftsentreprenad, där Beställaren tillhandahåller en linfärja (F106) och Entreprenören ansvarar för bemanningen, det löpande underhållet ombord och driftskostnaderna (förutom bränslekostnader). Bränslekostnaderna kan emellertid i ett senare skede under avtalstiden och med skärskillda villkor samt ömsesidig överenskommelse överföras till Entreprenören (Se klausul 1.2.6.10 i avtalet).
Entreprenören och Entreprenörens personal har under avtalstiden en hyresfri tillgång till en färjestuga.
Under avtalstiden innehar Entreprenören det fulla redaransvaret för trafiken.
Beställaren uppbär ingen avgift för Ängö och Norrboda färjfästena. Entreprenören har även en avgiftsfri tillgång till el vid färjfästena. Entreprenören bekostar och ansvarar själv för all avfallshantering hänförlig till entreprenaden samt för införskaffande och tömning av det vatten som behövs för att utföra entreprenaden. Entreprenören ansvarar för och bekostar även oljehantering.
Entreprenören skall iaktta en god passagerarservice och följa beställarens servicepolicy. Eventuella klagomål skall diskuteras och åtgärdas tillsammans med Beställaren. Regelbundna och av Beställaren
styrda avtalsmöten avtalsparterna emellan utgör grunden för bästa möjliga uppföljning och efterlevandet av avtalet.
Anbudsgivaren uppmanas att bekanta sig på plats med linfärjetrafiken, farleden, rutten och linfärjan.
1.3 Avtalsperiod
Se ”Avtal linfärjetrafik Ängö-Norrboda 2016-2020”.
1.4 Upphandlingens värde
Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 209 000 euro för tjänster.
1.5 Annonsering
Upphandlingen annonseras 11.02.2016 på webbplatsen HILMA (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/). Upphandlingen och tillhörande anbudshandlingar annonseras även på Ålands landskapsregerings hemsida (xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.xxx).
1.6 Upphandlande enhet
Upphandlande myndighet är Ålands Landskapsregering, Infrastrukturavdelningen, FO-nummer 0145076-7 Box 1060 (Xxxxxxxxxxx 00), XX-00000 XXXXXXXXX.
1.6.1 Organisation
Ålands landkspasregering, infrastrukturavdelningen, trafikbyrån är upphandlande enhet. Nedan beskrivs infrastrukturavdelningens organisation.
1.7 Kontaktperson under anbudstiden
Namn: Upphandlare Xxx-Xxxx X. Xxxxxxxxxx x000 00 00 000
E-post: xxx-xxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
1.8 Planerad tidplan för upphandlingen
2016 | Aktivitet |
11.02.2016 | Annonsering av upphandlingen |
10.03.2016 kl 16:00 | Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 14 dagar innan anbudstiden går ut |
17.03.2016 kl 16:00 | Sista dag för svar, tidsfrist 7 dagar innan anbudstiden går ut |
24.03.2016 kl 16:00 | Sista dag att lämna anbud |
Vecka 13 (2016) | Utvärdering |
Vecka 13 (2016) | Tilldelningsbesked - Delgivning av val av Entreprenör |
Vecka 17 (2016) | Avtalstecknande - Väntetid på 21 dagar + 7 om delgivningen sker per post. |
Vecka 15.05.2016 | Start av linfärjetrafik Ängö-Norrboda |
Kontinuerligt | Uppföljning av avtalet |
2 Regler för upphandling och anbud
2.1 Upphandlingsform
Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 209 000 euro för tjänster. I enlighet med 1 § 2 mom. landskapslag (1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 348/2007) på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande.
Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.
2.2 Inlämning av anbud
Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 24.03.2016 finsk tid kl. 16:00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak.
Anbud som skickas med post ska sändas i slutet kuvert till:
Ålands landskapsregering Box 1060
AX-22111 MARIEHAMN
eller lämna in till
Ålands Landskapsregering Registratorskontoret Xxxxxxxxxxx 00, Xxxxxxxxx
Kuvertet bör märkas med texten ” Anbud - Linfärjetrafik Ängö-Norrboda 2016-2020 ”.
Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst tre (3) månader efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt tills processen är slut och domstolens beslut är verkställt.
2.3 Formkrav på anbud
På anbud ställs följande formkrav:
• Anbudet ska lämnas skriftligt i anbudsformuläret (bilaga 3) i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.
• Anbudets språk ska vara svenska. Bilagor på engelska eller finska godkänns under förutsättning att en kort översättning till svenska finns som tydligt visar på att uppgiften uppfyller kraven.
Ifyllnad av Svarsbilagor (anbudsformulär) etc.:
• Bifogat anbudsformulär ska användas för att besvara förfrågningsunderlaget. Fältet för redogörelse i anbudsformuläret fylls i för respektive krav för att beskriva hur kravet tillgodoses.
• Svaren kan också skrivas i separata dokument som bifogas anbudet med tydlig hänvisning till respektive krav.
• Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar.
Förekommer i denna Upphandlingsföreskrift och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i Upphandlingsföreskriften före bilagorna.
Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade.
Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning.
2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud)
Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras.
2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter
Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i bilaga 3 Anbudsformulär.
2.6 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan
Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se kapitel 1.7
För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande upphandlingen på: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.xxx
Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen.
Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den
upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas.
Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas i god tid och bör ställas minst fjorton (14) dagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast sju (7) dagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbuds- tiden är bindande för både den upphandlande myndigheten och anbudsgivare.
2.7 Ersättning för anbud
Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte.
2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut)
Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per post i enlighet med leverantörens uppgifter i anbudsformuläret, se rubrik 2.5. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen.
2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal
Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 21 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna delges per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar.
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten.
2.10 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs.
Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna.
2.11 Bedömning av anbud
Anbudsutvärderingen sker i tre steg:
1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning, enligt kapitel 3.
2. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" uppfyllts.
3. Utvärdering (tilldelning av kontrakt), där anbuden utvärderas enligt utvärderingskriterierna, kapitel 2.12.
En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg.
2.12 Utvärdering av anbud
2.12.1 Lägsta pris
Det anbud som har det lägsta fasta priset per kalendermånad multiplicerat med antalet avtalsmånader kommer att antas. Jämförelsen av anbud görs utgående från totalkostnaden för avtalstiden inklusive optionstiden.
2.13 Hänvisningar till standarder
Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig”.
3 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav)
3.1 Språk
Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor ska upprättas på svenska. All kommunikation med beställaren skall ske på svenska. Entreprenören och Entreprenörens hela personal ska utföra alla de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan inklusive kundservicepolicyn på svenska.
Alla anvisningar, skyltning om säkerhetsutrustning samt övrig information till passagerarna ombord på färjan skall finnas och kunna ges på svenska.
Brytande av ovanstående språkkrav är ett väsentligt kontraktsbrott som ger beställaren rätt till förtids uppsägning av avtalet. För att avgöra om ett väsentligt kontraktsbrott föreligger har Beställaren rätt att kräva intyg av vilket framgår att Entreprenören eller dess anställda som utför tjänsten uppfyller minst nivå B1 i svenska enligt den europeiska referensramen CEFR (eller motsvarande).
3.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer
Anbud kan lämnas av en leverantör.
En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet.
Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör.
3.3 Uteslutningsgrunder
Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 § lagen (FFS 348/2007) om offentlig upphandling1 föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt.
Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 § lagen (FFS 348/2007) om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även underleverantörer.
1 xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000
Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer:
• är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen,
• är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1:a punkten,
• genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning,
• i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av den upphandlande enheten,
• har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller
• har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 eller försummat att lämna de uppgifter som krävs.
Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet enligt 53-54 §§ lagen (FFS 348/2007) om offentlig upphandling.
3.4 Ekonomisk och finansiell situation
Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med den upphandlande enheten.
Anbudsgivaren ska antingen uppnå minst riskklass 3 (på en 5-gradig skala),alternativt A (där AAA är det bästa), eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut.
1. Anbudsgivaren ska bifoga ett intyg, uppgjort av kreditmarknadsinstitut, över klassificering. Intyget får vara högst tre (3) månader gammalt, räknat från sista dagen att lämna anbud.
2. Eller, om en anbudsgivare saknar klassificering eller har lägre kreditklass än ovan, görs en individuell bedömning för eventuellt godkännande. För att möjliggöra en sådan bedömning, ska till anbudet bifogas en sådan utredning att det kan anses klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar:
a) Garanti från moderbolag eller annan där det klart och tydligt framgår att garanten eller moderbolaget träder i anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullfölja sina förpliktelser mot den upphandlande enheten. Med förpliktelser avses både finansiellt ansvar och förpliktelse att fullfölja det egentliga åtagandet i avtalet. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten.
b) Företag, även nystartade företag och under bildning varande (UBV), ska redovisa sin ekonomiska och finansiella situation för att visa att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell styrka att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis utgörs av bankgaranti på 40 000 euro och senaste bokslut eller revisorsintyg i det fall inget bokslut ännu har upprättats. Bankgarantin ska ställas senast vid ev. avtalstecknande. Anbudsgivaren ska i anbudet visa att den kommer att få bankgarantin.
Ytterligare ska UBV företag kunna pålitligt bevisa av en ackrediterad revisor eller motsvarande genom årsbudgetberäkningar (2016-2020) att de har en tillräcklig och
trovärdig ekonomisk styrka att fullgöra uppdraget under avtalstiden. I detta fall skall även bifogas en övertygande verksamhetsberättelse som också intygas av en ackrediterad revisor eller motsvarande av hela avtalstiden inklusive optionstiden.
Den anbudsgivare som vinner upphandlingen och som Beställaren avser att teckna avtal med ska innan avtalets tecknande redovisa att de uppfyller samtliga krav enligt lagen om beställarens utredningsskyldighet vid anlitande av utomstående arbetskraft (FFS 1233/2006).
Intyg och utredningar ovan får inte vara äldre än 3 månader från sista dag att lämna in anbud.
3.5 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Anbudsgivaren ska ha teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer för att fullfölja uppdraget. Anbudsgivare med underleverantörer får redogöra för sina sammanlagda tillbudsstående resurser avseende teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer. Därför ska nedan uppräknade redogörelser lämnas.
Anbudsgivaren ska lämna två (2) referenser. Referenserna ska avse liknande uppdrag som denna upphandling avser och som är utförda under de senaste tre (3) åren räknat från sista anbudsdag eller pågående. För nystartade företag (UBV) som saknar referenser, ska referenser istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande.
Anbudsgivaren ska lämna redogörelse om referensens namn, uppdragets tidsperiod, omfattning och innehåll, kontaktperson och kontaktuppgifter. Referenterna kontaktas efter sista anbudsdag för att bekräfta uppdragen.
3.6 Miljöarbete
Anbudsgivaren ska ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. En beskrivning av miljöarbetet skall av anbudsgivaren bifogas i anbudet.
3.7 Kvalitetsarbete
Anbudsgivaren ska ha ett aktivt arbete för kvalitetssäkringsåtgärder. En beskrivning av kvalitetssäkringsåtgärderna skall av anbudsgivaren bifogas i anbudet.
3.8 Övertagande av rörelse och ansvar över befintlig personal
Entreprenören skall i samband med upphandlingen beakta sina skyldigheter, enligt 1 kap. 10 § i arbetsavtalslagen 55/2001, gentemot befintlig personal. Enligt dessa bestämmelser vid överlåtelse av rörelse övergår de rättigheter och skyldigheter samt till dem anslutna anställningsförmåner, som arbetsgivaren har med anledning av de anställningsförhållanden som gäller vid tiden för överlåtelsen på rörelsens nya ägare eller innehavare. Dokument 13 beskriver nu gällande kollektivavtal i huvuddrag som är i kraft till 31.1.2017.