ARKIVPLAN
ARKIVPLAN
01.03.2022
Dokumentansvarig Förbundsdirektör | Antaget av och datum Förbundsstyrelsen xx.xx.2022/§ xx | Datum för ikraftträdelse Ålands landskapsregering xx.xx.20xx, § ……………….. |
Dokumentnamn och diarienummer Arkivplan | Reviderad (datum och av vem) | Giltighetstid Tillsvidare, förvaringstider som fastställs enligt lag uppdateras i dokumentet på tjänstens vägnar. |
Innehållsförteckning
3
14
Löner, pensioner och andra ersättningar 19
02 EKONOMI, BESKATTNING OCH EGENDOMSFÖRVALTNING
21
25
04 INFORMATIONSHANTERING OCH KOMMUNIKATIONSTJÄNSTER
30
Bilaga 1 Tillämpningsanvisningar för arkivplaner
Bilaga 2 Handlingar som generellt kan gallras vid inaktualitet
Bilaga 3 Ålands landskapsregerings anvisningar 2013 samt landskapsförordning 2021 om arkivering av viss elektronisk information Bilaga 4 Varaktig förvaring av klienthandlingar
Föreliggande arkivplan har fastställts av Ålands landskapsregering den […] 202[x] genom beslut […].
Genom Policy för intern kontroll och riskhantering fastställs kommunalförbundets styrdokumentshierarki. Styrdokumentshierarkin är ett sätt att organisera och förenhetliga benämningen av dokument som upprättas internt inom förbundet eller som utgör grunderna för det juridiska bildandet av förbundet. Benämningarna i arkivplanen tar fasta på styrdokumentshierarkin vad gäller de internt upprättade dokumenten.
6 § arkivlagen (ÅFS 2004:13) föreskriver att varje arkivbildare ska ha en arkivplan av vilken åtminstone följande ska framgå:
1. förvaringstiderna för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av arkivbildarens verksamhet
2. förvaringssätten för ovan nämnda handlingar
3. vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall bevaras varaktigt
4. vilka arkivutrymmen som används för handlingar som skall förvaras varaktigt
5. vilka material och metoder som används för framställning av handlingar och för lagring av information och
6. vilka handlingar som kan utgallras ur arkivet.
Förvaringssätt (2), arkivutrymmen (4) samt materiel och metoder (5) framgår av Anmärkningar samt Organisering av arkivfunktionen. För materiel och metoder se även Bilaga 3 Ålands landskapsregerings anvisningar 2013 samt landskapsförordning 2021 om arkivering av viss elektronisk information.
Nedan fastställs förvaringstiderna för handlingar som inkommer och upprättas till följd av skötseln av kommunalförbundets verksamhet.
HANDLING | FÖRVARINGSTID | ANMÄRKNING |
Adressförteckningar | Gallras vid inaktualitet | |
Anvisningar, se Styrdokument | ||
Arbetsgrupper, se Projekt, kommittéer, Projekthandlingar (motsv.) | ||
Arbetsprocesser, se Rutiner | ||
Arkivförteckningar | Varaktigt | |
Arkivhandlingar, lånekvitton/beställningar | Gallras vid inaktualitet | |
Arkivplaner, se Styrdokument | ||
Arvoden och ersättningar - bestämmelser, t.ex. arvodestadgor - inlämnade underlag (för beräkning av ersättningar) | Se Styrdokument 6 år | Ex. ersättningar för förlorad inkomst och reseersättningar, dagtraktamenten. |
Avgifter och taxor -avgiftsbeslut av stämman, beslut om tillhörande regelverk (anvisningar, kriterier och dylikt) -ärenden om t.ex. befrielse från eller nedsättning avgift (ansökningar, underlag och beslut) | Se Styrdokument, Protokoll med bilagor Varaktigt | Kan ingå i Protokoll med bilagor. |
Avtal, förbindelser, kontrakt | Varaktigt | Ex. samarbetsavtal. Kan ingå i Protokoll med bilagor. |
Avtal, rutinmässiga | 2 år efter inaktualitet | Ex. mobilabonnemang |
Avtal (upphandlingsavtal, entreprenadkontrakt, ramavtal m.m.), se Upphandlingar | ||
Befolkningsregister | Gallras vid inaktualitet | Tillhandahålls (digitalt) av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata via Statens ämbetsverk och Ålands landskapsregering |
Beslutsprotokoll, se Protokoll med bilagor samt Tjänstemannabeslut | ||
Besvär, kommunal- och förvaltningsbesvär | Varaktigt/gallras, se anmärkning | Varaktigt/gallras – enligt ärendetypen besväret tillhör. |
Se även Rättegångshandlingar och Rättelseyrkanden. | ||
Bidrag och stöd -beslut om införande av bidrags- eller stödformen -bestämmelser/regelverk (anvisningar, kriterier) -ärenden (ansökningar, underlag, beslut) | Varaktigt Se Styrdokument Se 03 SOCIALVÅRD | Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Xxxx (inkommande och utgående) och dylikt | Varaktigt | Diarienummer antecknat på handlingen. |
Brukarråd, se Projekt, kommittéer, Projekthandlingar (motsv.) | ||
Brukarundersökningar, se Enkäter | ||
Checklistor, se Rutiner | ||
Delegeringsordningar, se Styrdokument | ||
Delgivningar, se Kungörelser | ||
Diarier | Varaktigt | F.n. (2022) fungerar postböckerna som diarium Bevaras oberoende av upplägg och format (IT- system, inbundna volymer, kortregister, postbok etc). Från IT-program görs årlig utskrift, om möjligt även en omgång sorterad enligt diarieschema alt. avsändare/motpart |
Diarieförda handlingar | Varaktigt | |
Direktiv | Varaktigt | Ex. direktiv för förbundets representanter vid externa organ. Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Distributionslistor | Gallras vid inaktualitet | |
Domstolsutslag, se Besvär respektive Rättegångshandlingar | ||
Enkäter, förbundets egna -frågor, svarssammanställningar -enkätsvar | Varaktigt Gallras vid inaktualitet | Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Enkäter, inkomna -som berör förbundets verksamhet, har föranlett beslut (eller motsvarande) -som ej berör förbundets verksamhet, ej föranlett beslut | Varaktigt Gallras vid inaktualitet | Kan ingå i Protokoll med bilagor. Ex. Ålands landskapsregerings enkäter vid utredningar. |
Flyktingfrågor, se 03 SOCIALVÅRD | ||
Fonder -stiftelseurkund (eller motsvarande) med ev. bilagor, stadga, ev. handlingar avs. avslutande -realisering av fondmedel -ekonomi och övrig administration | Se Styrdokument Varaktigt 10 år | Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Föredragningslistor, se Protokoll med bilagor | ||
Försäkringar -försäkringshandlingar (-avtal, -brev och dyl.) -anmälningar till försäkringsanstalt om olycksfall och övriga handlingar kring olycksfall | 2 år efter inaktualitet 50 år, dock minst skadeersättningens förpliktelsetid | Ex. Grupplivförsäkringar (enligt kollektivavtal), personal Olycksfallsförsäkringar (lagstadgade), personal Olycksfallsförsäkringar (lagstadgade), klienter Fastighetsförsäkringar S.k. kombinerade försäkringar (för inventarier, maskiner, mediciner mot brand, vatten/läckage, naturskada, inbrott, allrisk |
Förteckningar över protokoll och beslut | Varaktigt | Jfr Tjänstemannabeslut |
Förtroendevalda, matrikel/register över | Varaktigt | |
Förvaltningsstadgor, se Styrdokument | ||
Garantidepositioner | Under garantitiden | Returneras till banken efter garantitidens utgång |
Genmälen, se Rättegångshandlingar | ||
Grundavtal, se Avtal, förbindelser, kontrakt | ||
Gåvor, donationer, arv (dödsbon, testamenten) -gåvobrev och andra åtkomsthandlingar -bestämmelser -villkor -föreskrifter -motiveringar -utredningar -beredningsmaterial och utkast | Varaktigt Varaktigt Varaktigt Varaktigt Varaktigt Varaktigt Gallras vid inaktualitet | |
Handböcker, se Styrdokument | ||
Handlingar av kortvarig eller ringa betydelse - enligt BILAGA 2 | Gallras vid inaktualitet | |
Hållbarhet & miljö -redovisningen av mål och arbetet integreras i Budget och Bokslut |
Initiativ från invånare inom KSTs verksamhetsområde (medborgarinitiativ) | Varaktigt | Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Inkomna handlingar från kommuner, kommunalförbund, myndigheter, föreningar etc: -underlag för beslut, föranlett åtgärd, behövs för uppföljning -ej underlag för beslut, ej föranlett åtgärd, behövs ej heller för uppföljning/utvärdering | Varaktigt Gallras vid inaktualitet | Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Inköp, se Upphandlingar | ||
Integration, se 03 SOCIALVÅRD | ||
Intern kontroll, se 02 EKONOMI, BESKATTNING OCH EGENDOMSFÖRVALTNING | ||
IT -back up:er -användaravtal -elektroniska spår -information till personalen om t ex loggning -loggar -programvarulicenser -programmanualer (medföljande standardversioner) -systemdokumentation för egna (alt. på uppdrag utformade eller anpassade) applikationer och system -IT-säkerhetsplaner | 6 månader Gallras 2 år efter inaktualitet Gallras vid inaktualitet Varaktigt 6 månader Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Varaktigt Varaktigt | Ansvaret ligger på förbundet även då drift (motsv.) är outsourcad. Jfr Personuppgiftsbehandling |
Kallelser, se Protokoll med bilagor | ||
Kartläggningar, se Ärendeberedning | ||
Kommittéers handlingar, se Projekt, kommittéer, Projekthandlingar (motsv.) | ||
Kommunalbesvär, se Besvär | ||
Kontrakt, se Avtal, förbindelser, kontrakt respektive Upphandlingar | ||
Korrespondens, rutinmässig (av kortvarig eller ringa betydelse) | Gallras vid inaktualitet | Jfr Brev (inkommande och utgående) |
Kungörelser (delgivningar) -meddelanden om och handlingar från offentlig delgivning | 10 år | *Om avsändaren önskar meddelande och bilagor i retur sparas istället notering om delgivningen alternativt en kopia. |
-meddelanden och handlingar inkomna till kommunen för delgivning* -intyg/svar från medlemskommunerna (kommunalförbund) | 2 år 2 år | |
Kök -handlingar avs. förbrukning, planering av inköp etc -egenkontrollplaner/program med bilagor* -kostpolicy (motsv.) -matsedlar/menyer | Gallras vid inaktualitet 2 år Se Styrdokument Gallras vid inaktualitet | *Avser livsmedelshygieniska riskmoment, exempelvis: nedskrivna rutiner för bl.a. mottagning av varor, renlighetstest av ytor, olika kontroller, nedkylning och återuppvärmning av livsmedel och uppföljningsprotokoll från självövervakning samt säkerställande av att personal har friskintyg, salmonellaintyg och hygienpass (intyg i livsmedelshygienisk kompetens). |
Köpebrev och lagfarter | Varaktigt | |
Leasing, se Upphandlingar | ||
Licenser | Giltighetstiden + 2 år | |
Mottagningsbevis | Varaktigt | Xxxxxxxxx med brevkopian. |
Nyckel-, passerkorts- och kodkvittenser/förteckningar, ev. ansökningar/underlag | 2 år efter inaktualitet | Avser personal, men även i vissa fall klienter (t.ex. hyrestagare i KSTs fastigheter). |
Nycklar, passerkort och koder – regelverk för tillgång till | Varaktigt | Avser personal, men även i vissa fall klienter (t.ex. hyrestagare i KSTs fastigheter). |
Offerter, se Upphandlingar | ||
Personuppgiftsbehandling -anmälningar till tillsynsmyndigheten innan helt eller delvis automatiserad behandling genomförs (med kvittering) -ansökningar om information om ev. registrering med svar (även ev. intyg, ev. beslut från tillsynsmyndigheten) -begäran om rättelse av registeruppgifter med svar (även ev. intyg, ev. beslut från tillsynsmyndigheten) -dataskyddsombud, uppdragsavtal | Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Se Avtal, förbindelser, kontrakt |
-information till den registrerade vid insamlingstillfället alternativt om uppgifter från någon annan -personuppgiftspolicies -registerbeskrivningar -registerbiträden, databehandlingsavtal (med instruktion) -samtycken | Gallras vid inaktualitet Se Styrdokument Varaktigt Se Avtal, förbindelser, kontrakt Gallras 2 år efter inaktualitet | |
Planer, se Styrdokument | ||
Policies, se Styrdokument | ||
Postböcker | Varaktigt, se dock Anmärkning | Postböcker som används som diarium förvaras varaktigt, eventuella övriga postböcker Gallras vid inaktualitet |
Projekteringsgrupper, se Projekt, kommittéer, Projekthandlingar (motsv.) | ||
Program, se Styrdokument | ||
Protokoll med bilagor -förbundsstämma (inkl. ev. utskott), förbundsstyrelse -andra politiskt tillsatta organ -övriga, ex. ledningsgrupper, personalmöten | Varaktigt Varaktigt Xxxxxxx vid inaktualitet, se dock Anmärkning | Se även 01 PERSONALÄRENDEN, Arbetarskydd samt Samarbetsorgan Om t ex ledningsgrupp bemyndigats att fatta formella beslut bevaras deras protokoll (med underlag) varaktigt. |
Protokoll och övriga handlingar från kommittéer, projekteringsgrupper och dylikt samt arbetsgrupper, brukarråd, referensgrupper m fl se Projekt, kommittéer, Projekthandlingar (motsv.) | ||
Protokollsbilagor, se Protokoll med bilagor | ||
Protokollsutdrag | Gallras vid inaktualitet |
Publikationer, se 04 INFORMATIONSHANTERING OCH KOMMUNIKATIONSTJÄNSTER | ||
Ramavtal, se Upphandlingar | ||
Referensgrupper, se Projekt, kommittéer, Projekthandlingar (motsv.) | ||
Regler, se Styrdokument | ||
Remisser och remissvar/yttranden, se Utlåtanden och yttranden | ||
Riktlinjer, se Styrdokument | ||
Ritningar se Projekt, kommittéer, Projekthandlingar (motsv.) | ||
Rutiner | Gallras vid inaktualitet | Ex. rutinbeskrivningar, arbetsprocesser, checklistor, lathundar. |
Rättegångshandlingar, processer där förbundet är delaktigt, domstolsutslag, genmälen etc. | Varaktigt | Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Rättelseyrkande jämte motivering och beslut | Varaktigt | Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Röstsedlar från omröstning med slutna röstsedlar vid sammanträden | Gallras då valet (beslutet) vunnit laga kraft. | |
Servicenivåer, se Styrdokument | ||
Skrivelser, se Brev och Diarieförda handlingar samt Protokoll med bilagor | ||
Stadgor, se Styrdokument | ||
Strategier, se Styrdokument | ||
Statistik -egenproducerad -inkommen utifrån | Varaktigt Varaktigt/Gallras, se Anmärkning | Kan ingå i Protokoll med bilagor Om ej underlag för beslut, ej föranlett åtgärd, ej heller behövs för uppföljning (av t.ex. xxxxx tjänster och motsv. service till klienterna/kommuninvånarna) kan den gallras vid inaktualitet |
Styrdokument | Varaktigt | Kan ingå i Protokoll med bilagor Ex. stadgor, mål, servicenivåer, delegeringsordningar, strategier, program, planer, |
policies, riktlinjer, regler, anvisningar, handböcker, visioner. Här ingår även kris- och krishanteringsplaner, räddnings- och utrymningsplaner och övriga säkerhetsplaner. | ||
Städrutiner | Se Anmärkning | Gallras vid inaktualitet, undantag: kriterier (motsv.) som ingår i upphandlingsunderlag och/eller avtal. |
Tjänster, köpta -beslut, principer -avtal med bilagor -rapporter/månadsredovisning (motsv.) -statistik m.m. över utförandet, för utvärdering av servicen till klienterna/kommuninvånarna | Se Protokoll med bilagor och Styrdokument Se Avtal, förbindelser, kontrakt 10 år Se Statistik | |
Tjänster, sålda -beslut, principer/regelverk -avtal med bilagor -ev. statistik m m | Se Protokoll med bilagor och Styrdokument Se Avtal, förbindelser, kontrakt Se Statistik | |
Tjänstemannabeslut (av förbundets tjänsteinnehavare) med bilagor | Varaktigt, se Anmärkning | Original/bestyrkt kopia. Varaktigt - om ej annat anges i något avsnitt nedan. Se särskilt 03 SOCIALVÅRD |
Tjänstemannabeslut, förteckningar över | Varaktigt | Kan ingå i Protokoll med bilagor |
Upphandlingar -anvisningar/direktiv (motsv.) -beräkningen av uppskattade värdet på upphandlingen -direkt köp, direktupphandling (dokumentation av) -annonser -förhands-, säsongmeddelanden -anbudsbegäran, anbudsförfrågan med ev. upphandlingsprogram/, -plan, ev. utskick, inbjudan att delta i anbudsförfarande -leverantörers begäran, ansökningar om deltagande, ev. urval | Varaktigt | Dokumentationen varierar mellan t.ex. varuupphandling, tjänsteupphandling, byggnadsentreprenad, beroende på om tröskelvärden för EU-upphandling uppnåtts o.s.v. Upphandlingar arkiveras som en helhet med allt material samlat. Kan ingå i Protokoll med bilagor |
-register över leverantörer eller byggnadsentreprenörer som uppfyller de allmänna registreringsvillkoren -utskick/utskickslista (riktat förfarande) -beställarens utredningsskyldighet, ev. inbegärda handlingar -anbud -öppningsprotokoll (motsv.) -anbudssammanställning -ev. förhandlingar, urval, tagande av referenser -utvärdering, val av anbud -upphandlingsavtal (-kontrakt, -koncession, ramavtal) med bilagor -information till övriga, meddelande i efterhand -ev. förlängningsavtal | ||
Utlåtanden och yttranden givna av KST (med begäran om yttrande, remiss) | Varaktigt | Kan ingå i Protokoll med bilagor alternativt Tjänstemannabeslut. |
Utredningar och utvärderingar | Varaktigt | Ex. verksamhetsutveckling; utvärderingar av olika organs arbete, av olika verksamheter, av samarbeten eller speciella satsningar Kan ingå i Protokoll med bilagor. |
Värdegrunder, se Styrdokument | ||
Åtgärdsplaner, se Styrdokument | ||
Ärendeberedning -beredningshandlingar, underlag, utredningar och dylikt som inte formellt ingår i ärendet* men tillför sakuppgift och är av betydelse för förståelsen av ärendet och dess beredning -bakgrundsmaterial, sekreterarens arbetsmaterial för respektive sammanträde | Varaktigt Gallras vid inaktualitet, dock så att beslutet vunnit laga kraft - eller ärendet annars formellt avslutats | *Ej diarieförda, ingår ej bland protokollsbilagorna. |
HANDLING | FÖRVARINGSTID | ANMÄRKNING |
EU-programhandlingar utom: -beslut (egna avs. ansökan) -projektregister -mellanrapporter -slutrapporter -utvärderingar | 10 år efter sista utbetalning räknat från programperiodens utgång Varaktigt Varaktigt Varaktigt Varaktigt Varaktigt | Kan ingå i Allmänt, Protokoll med bilagor Utskrift av datorförd sammanställning. |
Projekthandlingar (motsv.) Projekt är tidsbegränsade med beställare (projektägare), mål samt eventuell budget och personal). Projektledaren ansvarar för handlingar och att de organiseras så att gallring kan ske. | Tillämpas för arbetsgrupper, kommittéer, brukarråd, projekteringsgrupper, referensgrupper och dylikt. För ev. övriga projekthandlingar, se instruktioner för motsvarande handlingar i förbundets ordinarie verksamhet. | |
Avtal | Varaktigt | |
Bokföringshandlingar | Varaktigt/gallras enl. vad som anges i 02 EKONOMI, BESKATTNING OCH EGENDOMSFÖRVALTNING | |
Broschyrer (från utomstående) | Gallras vid inaktualitet | |
Brevväxling se Korrespondens (nedan) | ||
Budget | Varaktigt | |
Bokslut | Varaktigt | |
Cirkulär, författningstexter o dyl underlag | Gallras vid inaktualitet | |
EU-projekt (handlingar från) se EU- programhandlingar | ||
Deltagandehandlingar/inkomna handlingar från externa grupper där förbundet ej har sekreteraransvar | Xxxxxxx vid inaktualitet | |
Direktiv (eller motsv. beslut) | Varaktigt | Kan ingå i Allmänt, Protokoll med bilagor |
Ekonomi-/bokföringshandlingar | Varaktigt/gallras enl. vad som anges i 02 EKONOMI, BESKATTNING OCH EGENDOMSFÖRVALTNING | |
Förslag | Varaktigt | Jfr Rapporter, Slutrapporter |
Kommittérapporter | Varaktigt | Kan ingå i Allmänt, Protokoll med bilagor |
Kopior | Gallras vid inaktualitet | |
Korrespondens - rutinmässig (information; ”projektadministration”) - övrigt | Gallras vid inaktualitet Varaktigt | |
Personalhandlingar | Varaktigt/gallras enl. vad som anges i 01 PERSONALÄRENDEN | |
Protokoll/mötesanteckningar med bilagor | Varaktigt | |
Publikationer (egna), arkivexemplar av | Varaktigt | |
Rapporter | Varaktigt | Kan ingå i Allmänt, Protokoll med bilagor |
Ritningar -skissritningar -huvudritningar -detaljritningar (t ex VVS-, el-, målnings- och dräneringsritningar) -utkast | Varaktigt Varaktigt Gallras vid inaktualitet (1) Gallras vid inaktualitet (2) | (1) Detaljritningar förvaras så länge en fastighet finns kvar, är i förbundets besittning och nyare detaljritningar inte är uppgjorda (2) Avser preliminära utkast som ej har fastställts och som ej heller ingår i t ex kommittéers slutrapporter - jfr BILAGA 2, punkt 8. |
Sakkunnigutlåtanden (motsv.), inkomna | Varaktigt | |
Slutrapporter | Varaktigt | Kan ingå i Allmänt, Protokoll med bilagor |
Överexemplar | Gallras vid inaktualitet | |
Övriga handlingar som behövs för förståelsen av projektarbete och resultat | Varaktigt | |
Övriga handlingar/underlag som ej behövs för att förstå projektarbete och resultat | Gallras vid inaktualitet |
HANDLING | FÖRVARINGSTID | ANMÄRKNING |
Anhållan om tjänstledighet med beslut | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt |
Anställningsavtal, arbetsavtal eller motsvarande | Varaktigt | Bevaras i personalakt |
Ansökningshandlingar till utlyst tjänst/befattning -den som anställs -övriga sökande -vikarier/tillfällig personal -intresseanmälningar, spontanansökningar | Varaktigt 2 år 2 år Gallras vid inaktualitet | Bevaras i personalakt |
Anhållan om sjukledighet, beslut och läkarintyg | Gallras vid inaktualitet | Datasekretessbestämmelserna ska beaktas |
Arbetarskydd -anmälan till myndighet -arbetarskyddskommission, protokoll med bilagor -arbetarskyddsärenden -krisberedskapsmanualer -nästan olycka -anmälningar (motsv.) -rutinmässig korrespondens och information -utredningar -valhandlingar -valresultat -verksamhetsplaner, -program | Mandatperioden Varaktigt Varaktigt Varaktigt Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Varaktigt Gallras vid inaktualitet Varaktigt Varaktigt | Förbundet har ett skilt samarbetsorgan |
Arbetsavtal, se Anställningsavtal | ||
Arbetsbeskrivningar, se Uppgiftsbeskrivningar | ||
Arbetsskadeutredningar | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt |
Befattningsbeskrivningar, se Uppgiftsbeskrivningar | ||
Behörighetsintyg | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt eller - om ”uppvisas” - antecknas detta i personalakten |
Bisyssla -anhållan/anmälan om, beslut | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt |
Disciplinära förfaranden | 2 år | Ex. varning, protokoll från höranden Obs även arbetsgivarens rehabiliteringsansvar (motsv.) vid tv ex missbruksproblematik |
Friskvård, handlingar att bevara -friskvårdsprogram (motsv.), beslut/regelverk, ev. avtal -statistik och/eller annan uppföljning | Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Statistik | |
Förordnanden (tjänstemän), se Anställningsavtal | ||
Företagshälsovård: -beslut, avtal -verksamhetsplaner -riskvärderingsanalys för arbetsplats, allmän redogörelse över hälsotillståndet, arbetsplatsutredningar, åtgärdsförslag -årsrapportering (skriftlig rapport) -utvärdering och uppföljning av kvalitet och effekter -rutinmässig information och avstämningar/ underhandsrapporter | Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Avtal, förbindelser, kontrakt Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument Varaktigt Varaktigt Varaktigt Gallras vid inaktualitet | |
Försäkringshandlingar, avtal m.m, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt | ||
Förtjänsttecken m.m. anhållan med motivering (och beslut) | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt Ex. Finlands kommunförbunds förtjänsttecken. Ordnar, medaljer och förtjänsttecken (Finlands Vita ros och Finlands Lejon). |
Handlingsplaner -personal generellt -individuella handlingsplaner, vård- och rehabiliteringsplaner | Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument Varaktigt | Ex. Handlingsplan mot trakasserier och osakligt bemötande, Handlingsprogram för uppföljning av sjukfrånvaro, Plan för förebyggande arbete mot alkohol och narkotika. Bevaras i personalakt |
Hälsointyg, se Läkarintyg |
Inrättande av tjänster och befattningar -beslut -uppgiftsbeskrivningar -anställningsbeslut -lönebeslut | Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll och bilagor | |
Introduktionsprogram (motsv.) med checklista | Gallras vid inaktualitet | |
Intyg över hälsotillstånd, se Läkarintyg | ||
Läkarintyg -arbetsskade- och rehabiliteringsutredningar -intyg över hälsotillstånd, nyanställda -regelbundet återkommande hälsoundersökningar/remisser till läkare -övriga | Varaktigt Gallras vid inaktualitet Varaktigt Xxxxxxx vid inaktualitet | Bevaras i personalakt Notering om uppvisande (motsv.) i personalakt Bevaras i personalakt |
Läroavtal/lärlingsutbildning, handlingar att bevara -beslut -avtal (inkl. ev. ändringar, personlig studieplan) -dokumentation av. handledning (förbundet har ansvarig handledare) | Varaktigt, se dock även Anmärkning | Handlingar avseende lön, ev. sysselsättningsstöd etc. ska kunna gallras (eller bevaras) enligt arkivplanen i övrigt, spec. 01 PERSONALÄRENDEN. Om handlingarna samlas i läroavtalsakter (motsv.) bevaras lämpligen akterna i sin helhet |
Lönetillägg, årsbundet och individuellt (uträkningar, beslut) | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt |
Medarbetarsamtal, anteckningar och handlingsplaner | Gallras vid inaktualitet | Förvaras hos förmannen till nästa medarbetarsamtal. |
Noteringar om uppvisade handlingar | Varaktigt | För vissa handlingar som tidigare har sparats t.ex. i personalakten, innebär nya regler krav på att de uppvisas. När behörighetsintyg, straffregisterutdrag och andra handlingar uppvisas görs istället en notering om detta. |
Närmaste anhörig, uppgift om (motsv.) | Gallras vid inaktualitet | |
Omplaceringsdokumentation | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt Även t.ex. indragningar, permitteringar, överföringar till annan uppgift |
Personalakter -arbetsskadeutredningar -ansökningshandlingar -anställningsbevis eller motsvarande -läkarintyg från regelbundet återkommande hälsoundersökningar/ remisser till läkare -lönetillägg, årsbundet och individuellt -omplaceringsdokumentation -pension, löneutredningar för (anställningsuppgifter, förhandsuträkningar, löne- och avbrottsuppgifter) -rehabiliteringsdokumentation -studieledigheter -tjänstledigheter -tjänstgöringsbetyg och -intyg -uppsägningsdokumentation | Varaktigt | |
Personalhandböcker, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Styrdokument | ||
Personalhandledning - externa/köpta tjänster av professionella handledare | Dokumentation av innehållet i handledningstjänsten bevaras Varaktigt | Jfr Personalutbildning: unikt kursmaterial. Professionaliseringen av omsorger och socialvård är med stor sannolikhet intressant för forskningen |
Personalmatriklar | Varaktigt | Oberoende av format, dvs. avser såväl IT- baserade matriklar/register som (äldre) kortregister eller annat |
Personalplaner, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument | ||
Personalpolicies, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument | ||
Personalpolitiska program, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument | ||
Personalregister | Xxxxxxx vid inaktualitet | Observera att löneuppgifter om varje anställd ska bevaras varaktigt (och sparas inte i personalregistret) |
Personalstrategier, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument |
Personalutbildning -unikt/egenproducerat kursmaterial -ej unikt kursmaterial, material från rutinmässiga, generella utbildningar (t.ex. IT, arbetarskydd, första hjälpen) -viss utbildning/fortbildning | Varaktigt Gallras vid inaktualitet Se Anmärkning | Intyg/betyg, ev. kursprogram bevaras varaktigt i personalakt |
Personkort, se Löner och pensioner, Lönekort | ||
Praktikdokumentation -studerande/praktikanter t.ex. i specialomsorgen -prao m.fl. | Varaktigt Xxxxxxx vid inaktualitet | Med omdömen (motsvarande) |
Principer, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument | Ex. principer för beviljande av tjänstledighet | |
Rehabiliteringsdokumentation | Varaktigt | Bevaras i personalakt |
Riskvärderingsanalys för arbetsplats, se Företagshälsovård | ||
Samarbetsorgan, - kommitté (mellan förbundet/arbetsgivaren och arbetstagarna) -protokoll och övriga handlingar | Varaktigt | |
Sjukintyg, se Läkarintyg | ||
Straffregisterutdrag | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt eller - om ”uppvisas” - antecknas detta i personalakt |
Tjänstgöringsbetyg och -intyg | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt |
Tystnadsplikt, förbindelse att iaktta | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt |
Uppgiftsbeskrivningar | Varaktigt | Kan vara del av 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor eller Tjänstemannabeslut |
Uppsägningsdokumentation | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt |
Ålands Kommunala avtalsdelegation, protokoll, kollektivavtal/avtalsböcker, cirkulär m.m. | Gallras vid inaktualitet | |
Verksamhet i sysselsättningssyfte, se 03 SOCIALVÅRD |
Löner, pensioner och andra ersättningar
HANDLING | FÖRVARINGSTID | ANMÄRKNING |
Anställnings-, arvodes och löneuppgifter, inkomna från externa enheter | Gallras vid inaktualitet | |
Arbetstidsplanering -arbetslistor -arbetsscheman, planeringsscheman | 5 år | Lönefordran max 5 år. För faktiskt arbetad, inrapporterad tid se Löneverifikationer |
Arbetstidsredovisning, se Löneverifikationer | ||
Avstämningar och provberäkningar för lön, av kortvarig betydelse | Gallras vid inaktualitet | |
Ersättningsansökningar samt beslut | 8 år | Ansökan om ersättning från FPA, örsäkringsbolag för sjuk- och olycksfallsärenden samt företagshälsovård. |
Kördagböcker, körjournaler | 6 år | |
Ledigheter (anhållan, ev. underlag och beslut): -moderskaps- m.fl. familjeledigheter* -semester, semester-penningledigheter -semesterlistor, -ordningar -sjukledigheter -sjukpenningledigheter, dag- och sjukpenningansökningar, avstämda dagpenningar -tjänstledigheter, arbetsledigheter -studieledigheter | Varaktigt* Giltighetstid + 2 år Giltighetstid + 2 år Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Varaktigt Varaktigt | *Ledigheter enligt Sjukförsäkringslagen (FFS 1224/2004): moderskapsledighet, faderskapsledighet, föräldraledighet/ föräldrapenningledighet, vårdledighet utan lön/partiell vårdledighet, tillfällig vårdledighet – beslut (motsv.) bevaras då dessa ledigheter påverkar pensionen Se även Läkarintyg. Bevaras i personalakt Bevaras i personalakt |
Lönekort | Varaktigt | Skrivs ut från lönesystemet. |
Lönelistor (lönekontrollistor) se Löneverifikationer | ||
Lönereglering, s.k. ”gropjustering” | 10 år | |
Lönespecifikationer | Varaktigt | Utskrift från lönesystemet |
Löneverifikationer -lönelistor -tidredovisningar -transaktionslistor | 15 år | Ex. arbetslistor, löneunderlag, krysslistor, arbetstimmar |
Löneutredningar för pension -anställningsuppgifter -förhandsuträkningar -löne- och avbrottsuppgifter | Varaktigt | Xxxxxxx i personalakt. |
Pensionsansökningar med bilagor | 2 år efter beslutet vunnit laga kraft | |
Pensionsbeslut mottagna för kännedom | 2 år | |
Pensionsdataregister -pensionsanmälan för anställda och förtroendevalda | Varaktigt | Skrivs ut från lönesystemet. |
Pensionsskyddscentralens beslut om ansvarsfördelning | 10 år | |
Pensionsuppgifter - arbetsgivarens och arbetstagarens pensionspremie och - avgift | 10 år | Utskrift från lönesystemet (bokförda löner, skatteredovisningar). Sammanställningen sparas månatligen samt året sammanställt. |
Reseersättningar | 6 år | |
Semesterpenning -omvandling av -kontrollista | 6 år | |
Skattekort | 2 år | |
Skatteredovisning -förskottsinnehållning | 10 år | |
Skatteredovisning -årsinkomstuppgifter | 10 år | Skrivs ut från lönesystemet. |
Statistik över löner 1.10, årsvis -oktoberstatistiken | Varaktigt | Skrivs ut från lönesystemet. |
Utmätningshandlingar, inkomna kopior | Gallras vid inaktualitet |
02 EKONOMI, BESKATTNING OCH EGENDOMSFÖRVALTNING
HANDLING | FÖRVARINGSTID | ANMÄRKNING |
Budget, inklusive ekonomiplan | Varaktigt | Även t.ex. tilläggsbudget Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor |
Budgetdirektiv | Varaktigt | Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor |
Budgetförslag | Varaktigt | Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor |
Budgetjämförelser -per resultatenhet -på lägsta nivå | Gallras vid inaktualitet | |
Budgetrapporter (budgetuppföljningar, budget- och skatteuppföljningar) | Varaktigt | Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor |
Budgetunderlag | Gallras vid inaktualitet |
HANDLING | FÖRVARINGSTID | ANMÄRKNING |
Aktiebrev, andelsbevis | Giltighetstid + 2 år | Depositions-, placerings-, värdepappers- och dividendhandlingar samt handlingar i anslutning till uppföljningen av dessa. |
Anläggningstillgångar, förteckning | 10 år | |
Avskrivningsplaner | Varaktigt | Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor |
Balansböcker, se Bokslut | ||
Balansspecifikationer, se Bokslutsspecifikationer | ||
Bankkontoutdrag | 10 år efter räkenskapsperiodens utgång | |
Bankmaterial (information) | Gallras vid inaktualitet | |
Bankrekvisitioner för lån, se Lån | ||
Betalningspåminnelser | 2 år efter betalning eller avskriven fordran | |
Bokföringsverifikat | 10 år, se dock även EU-understöd och -bidrag | |
Bokslut (balansböcker) | Varaktigt | |
Bokslutsspecifikationer (balansspecifikationer) | Varaktigt | |
Bokslutsspecifikationer, bilagor till | 10 år | |
Borgensförbindelser | Giltighetstid + 2 år | |
Dagböcker | 10 år | Datalistor/årlig utskrift ur ekonomisystemet. |
Deklarationer, egna | Varaktigt | |
Dispositionsplaner | Varaktigt | Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor |
Ekonomiplaner, se Budget | ||
EU-understöd och -bidrag | 10 år efter sista utbetalning räknat från programperiodens utgång | Jfr 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Projekt, kommittéer, EU-programhandlingar |
Faktureringsunderlag | 10 år | |
Fonder, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt. | ||
Forsedlar | Gallras vid inaktualitet |
Fullmakter, betalningsförbindelse | Gallras 10 år efter inaktualitet | |
Fullmakter; godkännande av fakturor, dispositionsrätt över bankkonton | Gallras 10 år efter inaktualitet | |
Försäkringshandlingar, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt | ||
Huvudböcker | Varaktigt | Årlig utskrift ur ekonomisystemet |
Indrivnings- och utsökningsåtgärder | 10 år efter den sista betalningen eller efter att skulden avskrivits | |
Intern kontroll -internkontrollplaner, riktlinjer t ex Policy för intern kontroll och riskhantering -riskanalyser -uppföljningsrapporter -underlag hos samordnare för intern kontroll eller andra | Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument Gallras vid inaktualitet Varaktigt Gallras vid inaktualitet | Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor |
Inventarieförteckningar | 10 år | |
Investeringsplaner | Varaktigt | Kan ingå i Budget |
Kassaavstämningar | 10 år | |
Kassaböcker | 10 år | |
Kontoavstämningar | 10 år | Se även EU-understöd och -bidrag |
Kontoplaner | Varaktigt | |
Kontoutdrag, från bank | 10 år efter räkenskapsperiodens utgång | |
Kostnads- och prisindexinformation | Gallras vid inaktualitet | |
Landskapsandelar, beslut | 10 år efter sista utbetalning | |
Leverantörsreskontra, se Reskontra | ||
Likviditetsförvaltningshandlingar med placeringsbeslut | 10 år | |
Lån -beslut -rekvisitioner -handlingar som gäller lång- och kortfristig upptagning och återbetalning av lån | Varaktigt Giltighetstid + 2 år Giltighetstid + 2 år | Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor |
-låneavtal -låneböcker -betalningsförbindelser -förteckningar -utredningar -kalkyler | Giltighetstid + 2 år Giltighetstid + 2 år Giltighetstid + 2 år Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet | |
Löner se 01 PERSONALÄRENDEN, Löner och pensioner | ||
Markinlösen -beslut -köpebrev -gåvobrev -värderingar av mark | Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Protokoll med bilagor Varaktigt Varaktigt 10 år | |
Momsredovisning | 10 år | |
Reskontra | 10 år | |
Revisionsberättelser, | Varaktigt | |
Revisionsmeddelanden, -PM | Varaktigt | |
Revisionsprotokoll | Varaktigt | |
Skuldsedlar/skuldebrev | Giltighetstiden + 2 år | |
Upphandling, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN. | ||
Verifikat | 10 år | |
Verksamhetsberättelser, se Bokslut | ||
Verksamhetsplaner, se Budget |
Klienthandling är en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas eller avlyssnas med tekniskt hjälpmedel, ävensom upptagning för automatisk databehandling när myndigheten kan överföra upptagningen till läsbar form som innehåller klientuppgifter om en klient eller någon annan enskild och som ansluter sig till socialvård som ordnas av myndigheter eller privata.
Klientuppgift en personuppgift som har erhållits inom socialvården och som har antecknats eller som enligt LL (2020:26) om klienthandlingar inom socialvården ska antecknas i en klienthandling inom socialvården.
Personuppgift är varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.
3 § 1 mom. 6-7 p. LL (2020:26) om klienthandlingar inom socialvården, Offentlighetslag (2021:79) för Åland, artikel 4 p. 1 i EU:s dataskyddsförordning samt Landskapslag (2019:9) om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen.
Avseende förvaring Varaktigt av klienthandlingar se Bilaga 4.
HANDLING | FÖRVARINGSTID | ANMÄRKNING |
Administration och allmän förvaltning, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN | ||
Adoption -adoptionsrådgivning, klienthandlingar -adoptionsärenden, klienthandlingar -information och anvisningar | Varaktigt Varaktigt Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN och 07 KOMMUNIKATION OCH INFORMATIONSHANTERING | Köptjänst från Rädda Barnen på Åland r.f. |
Avtal, individrelaterade (rutinmässiga) | Gallras 2 år efter inaktualitet | Ex. köp av tjänster för enskilda klienter, hyresavtal inom specialomsorgen Jfr Klienthandlingar |
Avtal, generella se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Avtal, förbindelser, kontrakt | Ex. ramavtal för köp av tjänster | |
Barnatillsyningsmannaärenden se Faderskapsärenden, Underhållsbidragsärenden samt Ärenden om vårdnad, boende och umgängesrätt | ||
Barnskydd -klienthandlingar -stödfamiljer/stödpersoner, handlingar avs. | Varaktigt Varaktigt/gallras, se Anmärkning | Handlingar avs. arvoden och kostnadsersättningar för stödfamiljer/stödpersoner gallras enligt 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN eller 02 EKONOMI, BESKATTNING OCH EGENDOMSFÖRVALTNING |
Faderskapsärenden -klienthandlingar | Varaktigt | |
Familjehem -avtal -utbildning (lagstadgad) -handledning och stöd -ledighet -utredning och godkännande (motsv.) av familj -arvode och kostnadsersättning | Avtal samt dokumentation av t ex utbildning (lagstadgad) och handledning och stöd bevaras liksom utredning och godkännande (motsv.) av familj Varaktigt Handlingar avs. t ex arvoden och kostnadsersättningar samt ledigheter gallras enligt 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN eller 02 EKONOMI, BESKATTNING OCH EGENDOMSFÖRVALTNING | |
Familjerådgivning, se Rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor | ||
Flyktingmottagning, se Integration | ||
Färdtjänst -klienthandlingar | Varaktigt | Omfattar färdtjänst vid gravt funktionshinder (handikappservice), se Service enligt socialvårdslagen för service som stöder rörligheten. |
Förebyggande arbete -klienthandlingar -övriga handlingar -sociala medier | se Service enligt socialvårdslagen se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN se 04 KOMMUNIKATION OCH INFORMATIONSHANTERING | Ex. Fältarbete (fältarna) |
Handikappservice -klienthandlingar | Varaktigt |
Hemservice -klienthandlingar | Varaktigt | |
Hot och våld, kris och säkerhet - handlingsplaner m.m. | Se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Styrdokument | Även t ex checklista för säkerhetsrutiner vid besök |
Integration, främjande av -klienthandlingar | Varaktigt | Observera att beslut om mottagande av flyktingar fattas av enskilda kommuner. Dokument i anslutning till detta och service som kommunerna ger (ex. barnomsorg, grundskola och äldreomsorg) uppgörs och förvaras i respektive mottagarkommun. |
Medling i familjefrågor | Varaktigt | Medling i familjefrågor sker med stöd av äktenskapslagen. Ingår inte i de tjänster som köps av Folkhälsan gällande Rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor. |
Missbrukarvård -klienthandlingar | Varaktigt | Inkluderar både öppenvårdstjänster som produceras internt och tjänster på behandlingshem som köps av externa parter. |
Moderskapsunderstöd -ansökan, beslut om beviljande, beslut om avslag/återtagen ansökan | 2 år efter förmånens upphörande | Jfr Riksarkivets beslut del 5 s. 20 (1990). |
Närståendevård -avtal med en vård- och serviceplan för den vårdbehövande (om vården samt om social- och hälsovårdstjänster och tjänster som ska tillhandahållas under närståendevårdarens ledighet) -vårdarvode (storleken på arvodet bestäms enligt hur bindande vården är) -ledighet, pensions- och olycksfallsförsäkring, socialservice för vårdaren, handlingar om | Varaktigt | |
Personundersökning av minderåriga | Varaktigt | Jfr Riksarkivets beslut del 5 sid 9 (1990) |
Privat socialservice -anmälningar om privat socialservice (med bilagor) | Varaktigt Gallras vid inaktualitet | Kan ingå i 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Protokoll med bilagor. |
-register över godkända privata producenter av socialservice | ||
Register över socialvårdsärenden enligt § 21 i Landskapslag (2020:26) om klienthandlingar inom socialvården, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Allmänt, Postböcker | ||
Rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor (familjerådgivning) -klienthandlingar | Varaktigt | Köptjänst från Folkhälsan på Åland. |
Service enligt socialvårdslagen | Varaktigt | Om inte annat framgår av föreliggande arkivplan gällande specifik service. |
Social kreditgivning | Varaktigt | |
Skyddat arbete, ansökningar och beslut | Varaktigt | |
Skyddshem, se Service enligt socialvårdslagen | ||
Specialomsorger om utvecklingsstörda -klienthandlingar samt ärenden om avlastning, psykosocialt stöd o. dyl. till familjen | Varaktigt | Tidigare Ålands omsorgsförbund k.f. Se även Södra Ålands högstadiedistrikt k.f. för Träningsundervisningen |
Stödjande av sysselsättningen av arbetslösa -klienthandlingar | Varaktigt | Ex. verksamhet i sysselsättningssyfte i enlighet med 70 § socialvårdslagen. |
Stödjande av sysselsättningen av personer med funktionsnedsättning -klienthandlingar | Varaktigt | Ex. arbetsverksamhet för personer med funktionsnedsättning i enlighet med 71 § socialvårdslagen. |
Stödpersoner/stödfamiljer (exkl. Barnskydd) -t ex anvisningar/riktad information, arvoden och kostnadsersättningar, avtal, kursdeltagande, stödsamtal | Gallras enligt 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN samt 02 EKONOMI, BESKATTNING OCH EGENDOMSFÖRVALTNING | Se även Barnskydd |
Tillbud, olycksfall, medicinavvikelser | Se Anmärkning | Om felmedicinering etc noteras i klienthandlingarna kan dessa gallras vid inaktualitet |
Tryggande av vårdnad om barn och umgängesrätt | Varaktigt | |
Underhållsbidrag, fastställande av för barn -klienthandlingar t.ex. utredning med underlag samt avtal fastställt av förbundet eller av domstol | Varaktigt |
Underhållsbidrag, fastställande av för make | Varaktigt | |
Utkomststöd -klienthandlingar | Varaktigt | |
Övervakning av villkorligt dömda -personer utsedda, handlingar avs. | Varaktig |
04 INFORMATIONSHANTERING OCH KOMMUNIKATIONSTJÄNSTER
HANDLING | FÖRVARINGSTID | ANMÄRKNING |
Annonser/annonsmanus | Gallras vid inaktualitet | |
E-tjänster -startsida och struktur -data som produceras direkt i e- tjänstplattformen -handlingar som inkommer | Om teknisk lösning saknas för digital arkivering skrivs startsidan samt strukturen ut inför varje större förändring. Om datan inte är gallringsbar enligt föreliggande arkivplan, skrivs datan ut för förvaring. Hanteras enligt angiven förvaringstid för handlingen i föreliggande plan. | |
Fotografier, filmer och andra inspelningar och upptagningar, egenproducerat eller beställningsarbeten | Gallras vid inaktualitet/ Varaktigt, se anmärkning | Ett urval som bedöms spegla kommunalförbundet och dess verksamheter. |
Grafisk profil, se 00 FÖRVALTNINGSÄRENDEN, Styrdokument | ||
Information, inkommen -handlingar som ej varit underlag för beslut/åtgärd | Xxxxxxx vid inaktualitet | Utöver t.ex. cirkulär, tidningar, inbjudningar, reklam och produktblad, även för kännedom inkomna handlingar som budget, bokslut, föredragningslistor, kallelser, protokoll, statistik, verksamhetsberättelser och dylikt. |
Informationsmaterial och dylikt, egenproducerat/beställningsarbeten | Varaktigt, utkast gallras dock vid inaktualitet. | Ett arkivexemplar sparas (t.ex. affischer, broschyrer, faktablad, filmer, foldrar, infoblad, kartor, presentationer av förbundet /verksamheter, publikationer o.s.v.). |
Intranät - startsida och struktur | Om teknisk lösning saknas för digital arkivering skrivs startsidan samt strukturen ut inför varje större förändring. |
- data som produceras direkt i intranätet - handlingar som inkommer | Om datan inte är gallringsbar enligt föreliggande arkivplan, skrivs datan ut för förvaring. Hanteras enligt angiven förvaringstid för handlingen i föreliggande plan. | Ex. om intranätet används för personalens inrapportering. |
Sociala medier, kommunalförbundets verksamheter på t.ex. Facebook, Instagram, LinkedIn, Snapchat och Twitter -startsida och struktur -tillfällig information -handlingar som inkommer | Om teknisk lösning saknas för digital arkivering skrivs startsidan samt strukturen ut inför varje större förändring. Om datan inte är gallringsbar enligt föreliggande arkivplan, skrivs datan ut för förvaring. Hanteras enligt angiven förvaringstid för handlingen i föreliggande plan. | Observera att klienter ska uppmanas att använda e-tjänster för inlämnande av handlingar. |
Telefonkatalog, intern | Gallras vid inaktualitet | |
Tidningsurklippssamlingar | Varaktigt, se anmärkning | Om daterade och källan är angiven. |
Webbplats -startsida och struktur -tillfällig information | Om teknisk lösning saknas för digital arkivering skrivs startsidan/strukturen ut en gång om året och inför varje större förändring. Gallras löpande under förutsättning att dokument som tillgängliggörs via webbplatsen bevaras enligt angiven förvaringstid för handlingen i föreliggande plan. |
Bilaga 1
Tillämpningsanvisningar för arkivplaner
Varaktigt avser även äldre, inaktuella versioner av handlingar.
Gallringsfristerna avser alltid huvudexemplar (original, arkivexemplar). Övriga exemplar ”ute i verksamheten” samt kopior ska normalt kunna gallras ”vid inaktualitet” d v s då de ej längre behövs för arbetet och då de minimitider som följer av regelverken rörande exempelvis besvär, EU- projekt, bokföringsmaterial, försäkringsfrågor, garantitider, revision har beaktats.
Handlingarna/informationen bevaras alternativt gallras oberoende av format (digitalt, papper eller något annat).
Handlingar som saknas i arkivplanen får ej gallras, utan detta kräver separat kompletterande beslut eller en uppdatering av arkivplanen med åtföljande beslut samt, i bägge fall, även fastställande av Ålands landskapsregering.
Bilaga 2
Handlingar som generellt kan gallras vid inaktualitet
1. Hjälpförteckningar och register av tillfällig karaktär, vilka har sammanställts enbart i syfte att underlätta kansliarbetet och vilka inte behöver förvaras varaktigt såsom register över ärenden eller handlingar som skall bevaras varaktigt.
2. Förfrågningar om och brev för påskyndande av behandlingen av ärenden, beställningar av handlingar (kopior), utdrag och intyg samt övriga motsvarande förfrågningar, meddelanden eller förslag som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet sedan förfrågningarna har besvarats, beställningarna har expedierats eller ärendena slutbehandlats.
3. Kopior och dubbletter för internt bruk, under förutsättning att originalet eller det dubbelexemplar som kan betraktas som huvudexemplar förvaras hos myndigheten så länge som ifrågavarande handling ska förvaras enligt arkivplanen.
4. Kopior, utdrag, dubbletter och tryckalster som anlänt endast för kännedom.
5. Mottagna meddelanden och delgivningar, vilkas innehåll har förts in i förteckningar över motsvarande ärenden samt mottagna berättelser, utredningar och statistiska sammanställningar, vilkas sakliga innehåll i oförändrad form och utan integration med andra uppgifter har tagits in i
6. officiella publikationer eller i handlingar som skall förvaras varaktigt, likaså handlingar vilkas sakliga innehåll till väsentliga delar är tillgängligt i andra handlingar som förvaras varaktigt i myndighetens arkiv.
7. Tillfälliga minnesanteckningar och preliminära utkast, korrektur, broschyrer, tidskrifter, lösa nummer ur cirkulärserier och författningssamlingar och annat s k biblioteksmaterial samt överflödiga gamla blanketter.
8. Hjälpkartor och med dem jämförbara kartor och ritningar, dubblettexemplar av ritningar samt sådana utkast till ritningar vilka inte har behandlats i beslutsfattande organ.
Not. Anpassad version av ”Handlingar som gallras ut enligt prövning”, rekommendation från Finlands kommunförbund, utg. ifrån Riksarkivets beslut om utgallring av kommunala handlingar del 1/1989
Bilaga 3 Ålands landskapsregerings anvisningar 2013 samt landskapsförordning 2021 om arkivering av viss elektronisk information
Ålands landskapsregerings beslut 30.8.2013
Generella anvisningar för varaktig förvaring i samband med uppgörande av kommunala arkivplaner
ÅLR 2013/7037 57 U3
Med hänvisning till 3 § Arkivlag (2004:13) för landskapet Åland om landskapsregeringens övervakning och ledning av arkivväsendet i landskapet beslöts om följande anvisningar
• Arkivverkets allmänna beslut om varaktig förvaring av kommunala handlingar ska följas i samband med uppdatering av arkivplanen
• Utskrifter för långsiktigt bevarande, det vill säga bevarande som överstiger tio år, som görs från datasystem ska utformas i samråd med arkivansvarig
• Information i elektronisk form som är avsedd att förvaras varaktigt skrivs ut på papper eller mikrofilm för varaktig arkivering
• För de handlingar som ska förvaras varaktigt eller med en gallringsfrist på 50 år eller längre ska Arkivverkets Förteckning om arkivbeständiga material och metoder eller annan av Arkivverket godkänd certifiering följas.
Landskapsförordning (2021:155) om arkivering av elektronisk information som ska förvaras mer än tio år och varaktigt
Vissa handlingar vilka ska förvaras längre tid än 10 år kan med särskilt tillstånd från Ålands landskapsarkiv, enligt landskapsförordning (2021:155) om arkivering av elektronisk information som ska förvaras mer än tio år och varaktigt, förvaras i elektroniskt format.
Varaktig förvaring av klienthandlingar Bilaga 4
Utdrag ur Landskapslag (2020:26) om klienthandlingar inom socialvården
24 §. Förvaring av klientuppgifter
Klienthandlingar ska förvaras i socialvårdens personregister enligt de förvaringstider som framgår ur bilagan till den här lagen.
Förvaring av klienthandlingar för arkivändamål av allmänt intresse sker i enlighet med vad som föreskrivs i arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland.
Bilaga:
Serviceuppgift inom socialvården | Förvaringstid |
Adoptionsrådgivning | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse, men för avbrutna adoptionsärenden är förvaringstiden 40 år efter beslutet om att avbryta adoptionsrådgivningen. |
Äldreservice | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Utredning av faderskap | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. |
Rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse, men om klientskapet inte fortsätter efter behovsutredningen är förvaringstiden 30 år efter avslutad utredning. |
Specialomsorger om utvecklingsstörda | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Serviceuppgift inom socialvården | Förvaringstid |
Hemservice | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Främjande av integration | Alla klienthandlingar förvaras varaktigt. |
Fastställande av underhållsbidrag för barn | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. |
Tryggande av vårdnad om barn och umgängesrätt | Alla klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. |
Barnskydd | Barnskyddsanmälningar förvaras 30 år. Alla övriga klienthandlingar förvaras 120 år efter barnets födelse. Beslut, planer och klientrapporter förvaras varaktigt. |
Stöd för närståendevård | Klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Medling i familjefrågor | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Fastställande av underhållsbidrag för make | Alla fastställda underhållsavtal förvaras varaktigt. Övriga klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad behandling av ärendet. |
Missbrukarvård | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Klientombudsmannaverksamheten | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad behandling av ärendet. |
Serviceuppgift inom socialvården | Förvaringstid |
Service enligt socialvårdslagen | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Social kreditgivning | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service. |
Utkomststöd | Alla klienthandlingar förvaras 12 år efter avslutad service. |
Stödjande av sysselsättningen av arbetslösa | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Handikappservice | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Stödjande av sysselsättningen av personer med funktionsnedsättning | Alla klienthandlingar förvaras 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död. |
Lagen anger minimitider för klienthandlingarnas förvaring (jfr Lagförslag nr 20/2018-2019). Den anger också att beslut om vad som kallas förvaring för arkivändamål av allmänt intresse sker i enlighet med vad som föreskrivs i arkivlagen, vilket innebär att det slutliga beslutet om långsiktigt bevarande alternativt gallring nu regleras i arkivplanen för Kommunernas socialtjänst k. f.
Det finns anledning att tro att forskningen kommer att intressera sig för socialvårdens arkivmaterial (inkl. äldreomsorgen). Hur har intentionerna förverkligats när det gäller omhändertagandet av de som inte alltid själva förmår skaffa sig den trygghet som behövs för ett människovärdigt liv och den rätt alla har till oundgänglig försörjning och omsorg. (Det allmänna förpliktigas också att tillförsäkra befolkningen tillräcklig socialvård.) Finland, dvs. exklusive Åland, har redan som utgångspunkt ett bevarande av alla handlingar från socialvården med undantag för verifikationerna. Även exempelvis Sverige har sedan decennier tillbaka tryggat forskningens tillgång till det som där kallas socialtjänstens personakter (eller socialakter).