RIKTLINJER
RIKTLINJER
För Nordic Project Trust Fund (”Nopef”) handläggning fastställda av Nopefs styrkommitté, godkända av Nordiska Ministerrådet och gällande från den 06/03/2023.
1. Verksamhet
Nopef administreras som en Trust Fund av Nordiska Miljöfinansieringsbolaget (NEFCO) under ett kontrakt mellan Nordiska Ministerrådet (NMR) och NEFCO.
Nopefs syfte är specifikt att stärka nordiska företags internationella konkurrenskraft genom att erbjuda finansiering i form av villkorslån till förstudier och förberedande affärsaktiviteter, som bidrar till att främja nordiska företags internationalisering och därmed jämförbar långsiktig internationell affärsverksamhet.
2. Behörighetskrav för beviljning av finansiering
2.1 Ansökande företag
Nopef kan bevilja finansiering för internationalisering till små och medelstora företag med en maximal omsättning om 50 miljoner euro och högst 249 anställda.
Finansiering beviljas till företag som har verksamhet i och är registrerade i ett av de fem nordiska länderna Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige, samt Åland, Färöarna och Grönland.
Finansiering beviljas till företag som har relevant branscherfarenhet, kommersiellt beprövade tjänster eller produkter samt tillräckliga ekonomiska och personalmässiga resurser för internationalisering.
2.2 Projektkriterier
Finansiering beviljas till projekt som gäller konkreta internationaliseringssatsningar, med rimliga möjligheter till en kommersiell realisering.
Finansiering beviljas till förstudier och förberedande aktiviteter som syftar till internationalisering.
Med internationalisering avses etablering av kommersiell verksamhet genom ett eget dotterbolag, joint venture, genomförande av ett företagsförvärv, eller en därmed jämförbar investering och etablering i projektlandet.
Med internationalisering avses även en investering i och implementering av en kommersiell demonstrationsanläggning- eller pilotinstallation för miljö- och klimatfrämjande lösningar på en internationell marknad,
Med internationalisering avses även marknadskartläggningar och förberedande studier på internationella marknader för projekt där ett nordiskt intresse föreligger.
Finansiering beviljas inte till generella marknadsundersökningar eller till sök av agent eller distributör i projektlandet, såvida detta inte är direkt kopplat till en förstudie avseende internationalisering.
Finansiering beviljas till projekt riktat mot internationalisering i länder utanför EU och EFTA.
Som huvudregel stöds inte ett internationaliseringsprojekt om det ansökande företaget redan är
etablerat i det tilltänkta projektlandet. Ifall förstudien syftar till en etablering av en verksamhet som inte är direkt relaterad till företagets nuvarande verksamhet eller etableringsform i projektlandet, kan undantag från denna regel göras, förutsatt att projektet i övrigt uppfyller dessa riktlinjer.
2.3 Nordisk nytta
Beviljning av finansiering till ett projekt förutsätter att nordisk nytta föreligger. Finansiering beviljas till projekt som vid realisering bidrar till en ökad nordisk kompetens och konkurrenskraft, samt en ökad aktivitet i form av arbetsplatser, omsättning och investeringar i Norden.
Det är även ett nordiskt mervärde när ett projekt bidrar till att manifestera och utveckla den nordiska samhörigheten, och då ett projekt har deltagande aktörer från två eller fler nordiska länder, samt då ett projekt har en positiv inverkan på jämställdhet i Norden och i projektlandet.
2.4 Xxxxx och hållbarhet
Nopef finansierar förstudier för projekt relaterade till miljö och hållbarhet. Förstudier som finansieras skall vid realisering ha förutsättningar att skapa direkta eller indirekta positiva miljöeffekter och en ökad miljömedvetenhet i Norden och i projektländerna.
Projektens miljönytta och -effekter utvärderas enligt XXXXX:s riktlinjer för miljö och hållbarhet (NEFCO Environmental and Sustainability Guidelines: tillgänglig på xxx.xxxxx.xxx) baserat på den information som företagen presenterar i sin ansökan.
2.5 Ekonomisk genomförbarhet och risk
Finansiering beviljas till projekt för internationalisering med rimliga och verifierbara ekonomiska förutsättningar till realisering enligt den plan och investeringsbudget som ingår i företagets ansökan. Förstudien skall bidra till ett slutligt beslut gällande planerad internationalisering.
Beviljning av finansiering förutsätter att det ansökande företaget tar ekonomisk risk med egna medel genom projektet och den planerade internationaliseringen. Till ansökan bifogas en investerings- och finansieringsplan där både företagets egenfinansiering och projektets totalfinansiering tydligt framgår.
Förstudiemedel beviljas inte för marknadsföring, försäljning, forskning och utveckling, inköp av utrustning och maskiner, eller för företagets normala operativa verksamhet.
Ett enskilt företag kan beviljas finansiering för endast ett projekt per gång och ha endast ett aktivt projekt löpande. Efter avslutat projekt och godkänd slutrapportering kan företaget beviljas finansiering för ett nytt projekt som i övrigt uppfyller dessa riktlinjer.
3. Ansökan
En ansökan om finansiering skall ske genom en av NEFCO utarbetad ansökningsblankett omfattande följande:
• Upplysningar om ansökande företag och dess ägarstruktur
• Företagets senaste reviderade bokslut
• Upplysningar om eventuella deltagande företag
• Beskrivning av den planerade internationaliseringen
• Investeringsbudget och finansieringsplan för internationaliseringen
• Förstudieplan med tidtabell och målsättningar
• Detaljerad förstudiebudget
• Upplysningar om nordisk nytta
• Upplysningar om miljö och hållbarhet i projektet
4. Beviljning av finansiering
Inom ramen för de medel som är ställda till NEFCO:s förfogande för Nopefs verksamhet, beviljas finansiering i form av räntefria villkorslån och stöd för internationalisering.
En ansökan tas till behandling då all information under punkt 3 mottagits av NEFCO. NEFCO bedömer på basis av kriterier under punkt 2.1 respektive 2.2. om det ansökande företaget och projektet uppfyller kriterierna för att kunna beviljas finansiering.
Ansökande företag skall genomgå en integritets granskning (due diligence) och godkännas i enlighet med NEFCO:s compliance regelverk som publicerat på xxx.xxxxx.xxx. Den ansvarige handläggaren sammanställer en skriftlig värdering av projektets positiva och negativa aspekter samt ett förslag till beslut på basis av uppgifterna i en registrerad ansökan. Nopefs kreditkommitté fattar beslut om beviljning av finansiering i enlighet med dessa riktlinjer.
NEFCO kan bevilja finansiering som motsvarar högst 50 % av godkända kostnader, dock inte mer än 50 000 € till ett enskilt bolag för ett projekt.
5. Ansökan om ändring
Företag vars ansökning har avslagits kan återkomma med en ny ansökan för behandling i Nopefs kreditkommitté ifall projektets förutsättningar eller innehåll förändrats i avsevärd grad.
Ett ansökande företag har även rätt att ansöka om ändring i enlighet med Annex 1 i fall företaget inte är tillfreds med beslutet. En skriftlig ansökan om ändring skickas till NEFCO som därefter meddelar företaget att ansökningen om ändring mottagits.
Ansökningen om ändring remitteras till styrkommittén för prövning och slutligt beslut. De beslut som fattas av Xxxxxx styrkommitté gällande ansökning om ändring är slutgiltiga och ansökande företag kan inte yrka på ändring av givna beslut.
6. Rapportering och utbetalning
Företag som beviljas finansiering av Nopef skall om inte annat avtalas rapportera om projektets status. Ur rapporteringen skall projektets status framgå, rapporten skall återspegla de punkter som tagits fram i ansökan.
Vid utebliven rapportering har NEFCO rätt att säga upp avtalet för den beviljande finansieringen och kräva tillbaka utbetalda medel.
Vid utbetalning skall företaget framlägga en kostnadsredovisning som kontrollerats av auktoriserad eller godkänd revisor. I normala fall skall företagets egen revisor användas. I särskilda undantagsfall kan beslut om utbetalning fattas på basen av en kostnadsredovisning som kontrollerats och attesterats av företagets ordinarie redovisningsansvarige förutsatt att tillräcklig bestyrkande dokumentation tillhandahållits NEFCO.
Upp till 50 % av den beviljade finansieringen kan betalas ut innan slutrapportering för projektet har mottagits.
Om projektet realiseras kan den återstående delen av den beviljade finansieringen betalas ut.
7. Projektavslutning
7.1 Avslutning av projekt
Projekt som beviljas finansiering skall i regel slutföras inom 3 år från tidpunkten av beviljningen. Om särskilda skäl föreligger kan förlängning godkännas.
7.2 Efterskänkning av medel
Om projektet realiseras d.v.s. leder fram till en internationalisering som definierat under punkt 2.2., kan finansieringen efterskänkas till sitt fulla belopp men högst till den del det har utnyttjats.
Om projektet avbryts i förtid, eller inte leder till en internationalisering enligt plan, kan högst hälften av den beviljade finansieringen efterskänkas.
7.3 Återbetalning av medel
NEFCO kan kräva återbetalning av de utbetalda medlen om låntagaren brutit mot avtalet.
8. Offentlighet
I fråga om offentlighet av institutionens handlingar skall NEFCO:s bestämmelser tillämpas. (NEFCO Public Information Policy är tillgänglig på xxx.xxxxx.xxx).
9. Rätt att ta del av handling
Vid anhållan om att ta del av en handling, skall NEFCO konsultera den berörda låntagaren i ärendet. NEFCO kan i enlighet med sitt regelverk dela med sig relevant information om ansökande företag/låntagaren har gett sitt medgivande därtill.
10. Arbetsinstruktioner för Nopefs styrkommitté
10.1 Tillsättning och ansvar
Nopefs styrkommitté tillsätts av och är ansvarig inför Nordiska Ministerrådet. Styrkommittén ansvarar för strategiska frågor samt utveckling av riktlinjer för fonden, utifrån de syften/målsättningar för fonden som Nordiska Ministerrådet angivit i avtalet mellan Nordiska Ministerrådet och NEFCO.
10.2 Sammansättning
Vid utnämning av en styrkommittéledamot skall risken för jäv undvikas. En styrkommittéledamot får inte delta i behandlingen av frågor, om styrkommittéledamoten har ett personligt intresse i ärendet eller om ledamoten kan komma att inneha en dubbel roll. Alla styrkommittéledamöter är skyldiga att själva uppmärksamma eventuella jävssituationer.
Styrkommittén består av 5 ordinarie ledamöter, varav 1 från varje nordiskt land. Därutöver kan länderna utse personliga suppleanter för de ordinarie ledamöterna. Den personliga suppleanten deltar i styrkommittémötet vid förfall för den ordinarie ledamoten.
Jämställdhet mellan könen skall eftersträvas vid utseende av styrkommitté.
NEFCO:s verkställande direktör och övrig personal deltar i styrkommittémötena utan rösträtt. Representanter för Ministerrådssekretariatet kan vara representerade på styrkommitténs möten. Representanter för NEFCO eller Ministerrådet deltar inte i styrkommitténs beslut.
Styrkommittéarvode fastställs i den ordning Nordiska Ministerrådet bestämmer. Styrkommitténs möteskostnader belastar fonden.
10.3 Arbetsformer
Styrkommittén utser inom sig ordförande och vice ordförande. Ordförandeskapet skall rotera mellan länderna. En ordförandeperiod kan uppgå till högst två år och en styrkommittéledamot kan vara ordförande högst två perioder i följd. Xxxxx av ordförande och vice ordförande skall meddelas Nordiska Ministerrådets sekretariat.
Styrkommittén är beslutför när fyra nordiska länder är representerade. Varje ledamot har en röst. Xxxxxxx äger rätt att lägga ner sin rost. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Styrkommittén sammanträder när ordföranden så bestämmer eller när minst två styrkommittémedlemmar eller NEFCO:s verkställande direktör begär det.
Det skall föras protokoll från styrkommittémötena. Protokollet skickas till Nordiska Ministerrådets sekretariat för kännedom.
NEFCO:s verkställande direktör eller avdelningsdirektör med ansvar för Nopef är normalt styrkommitténs föredragande och sekreterare. Denne har vidare ansvaret för beredning av de ärenden som föreläggs styrkommittén och verkställigheten av styrkommitténs beslut.
Styrkommittén kan träffa närmare bestämmelser om utförandet av sitt uppdrag.
10.4 Beslutsformer
Styrkommittén kan fatta beslut i tre olika former:
a) Vid ordinarie möte
b) Vid telefon- eller videomöte
c) Genom skriftlig procedur
Styrkommittén kan delegera beslutanderätten i ärenden som inte är av principiell eller av större betydelse till ordföranden, NEFCO:s verkställande direktör eller avdelningsdirektör med ansvar för Nopef.