Revisionsrapport

2021-02-19

1 (15)

Revisionsrapport

Uppföljning av särskilda kontraktsvillkor avseende hållbara leveranskedjor

[Leverantör AB]
20XX-XX-XX

Uppgifter om det reviderade företaget
Reviderat företag
Kontaktperson
Adress
Företagets verksamhet
Övrig information	T.ex. om dokumenterade ledningssystem finns, om liknande revisioner genomförts i nutid…
Uppgifter om beställare och avtalspart
Beställare	Adda Inköpscentral AB
Kontaktperson
Avtalspart	Den upphandlande myndighet vars avtal följs upp
Avtal	Fullständigt avtalsnamn
Uppgifter om revisionen
Revision avser:	☐Kontroll av rutiner; dokumentation och genomförande
Metod för revision:	☐Självskattning ☐Skrivbordsrevision inkl. dokumentgranskning ☐Kontorsrevision inkl. dokumentgranskning & intervjuer ☐Xxxxx:
Datum för revision
Produkter för stickprov	Sammanfattningsnamn av produkter som granskas, tex ”Kontorsmaterial”. Detaljerad tabell ligger senare i dokumentet.
Revisor/er
Uppdragets syfte	Revisionen syftar till att beskriva hur det granskade företaget arbetar för att säkerställa att villkoren i avtalet efterlevs, i både den egna verksamheten och i leverantörskedjan. Detta sker genom att revisorn kontrollerar hur leverantören tillämpar kontraktsvillkoren i sitt arbete samt bakomliggande rutiner. Exempelvis hur leverantören arbetar med att identifiera och hantera risker för särskilda produkter på avtal.
Revisionskriterier	Villkoren, angivna i [upphandlande myndigheten(avtalsparten)] kontraktsvillkor: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna; ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182); FN:s barnkonvention, artikel 32; det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs; den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs; den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs; FN:s konvention mot korruption. För att bedöma leverantörers efterlevnad av villkoren, beaktar revisionen i enlighet med Upphandlingsmyndighetens Tillämpningsstöd för Arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner och villkor om hållbara leveranskedjor 1: Tillämpning av villkor (avseende utvalda produkter för stickprov). Bakomliggande rutiner för uppfyllelse av villkoren som beskrivs ovan (omfattande policyåtagande, vidareförmedling av åtagande, intern ansvarsfördelning, riskanalys, uppföljning och avvikelsehantering).

Sammanfattning av revisionen
Löptext (kort).
Antal avvikelser
Antal observationer
Antal förbättringsförslag
Förslag på åtgärd	☐Ingen åtgärd krävs ☐Åtgärdsplan upprättas och följs upp genom skrivbordsrevision ☐Åtgärdsplan upprättas och följs upp genom återrevision på plats ☐Fabriksrevision (stickprovskontroll hos tillverkare) ☐Annat:

EFTERLEVNAD KRAV, PER OMRÅDE		Leverantör uppfyller krav			Leverantör uppfyller ej krav	Observation
VILLKOR
1.	MÖJLIGGÖRANDE AV REVISIONER		☐	☐		☐
2.	POLICYÅTAGANDE		☐	☐		☐
3.	VIDAREFÖRMEDLING AV ÅTAGANDET		☐	☐		☐
4.	ANSVARSFÖRDELNING		☐	☐		☐
5.	RISKANALYS		☐	☐		☐
6.	UPPFÖLJNING		☐	☐		☐
7.	AVVIKELSEHANTERING		☐	☐		☐

Företagsbeskrivning

Ev. koncerntillhörighet, omsättning, antal anställda, geografisk placering, huvudsaklig verksamhet (t.ex. grossist, egen tillverkning), uppföljningens fokus.

Antal artiklar, antal kunder, kundkrets, fördelning av omsättning, vilka/antal artiklar avtalspart köpt in.

Antal leverantörer, (ev. hantering av leverantörer, kommer även nedan), hur viktiga olika leverantörer är (huvud/nyckelroll). (ev. fördelning av leverantörer per land/region).

UTVALDA STICKPROV

Följande produkter granskades vid revisionen.

Kod	Produktnummer	Produktnamn	Varumärkes-ägare	Tillverkare	Tillverknings-land
A	Kod eller liknande	Namn. Tex ”Xxxxxxxx XXXXX RB-7 blå”		Namn på varumärkes- ägare
B
C
D
E

INTERVJUADE PERSONER

Följande personer intervjuades vid revisionen.

Namn Titel/Roll

DOKUMENTGRANSKNING

Följande dokument granskades inför, under och efter revisionen.

Nr	Dokument	Kommentar
1	Namn på dokument/ alternativt samlingsnamn	Kommentar om dokumentets innehåll
2
3
4
5

REVISIONSRESULTAT

1. Villkoren

Nr.	Beskrivning/kommentar	Enligt krav	Avvikelse	Observation
1.	MÖJLIGGÖRANDE AV REVISIONER	☐	☐	☐
Leverantören ska möjliggöra för den upphandlande myndigheten att själv eller genom ombud utföra revisioner hos leverantören och/eller hos dess underleverantörer för att säkerställa att leverantören uppfyller sitt åtagande enligt punkt 1 och att Villkoren efterlevs. Leverantören ska i samband med revision tillhandahålla de uppgifter och den dokumentation som behövs för att kontrollera att Villkoren efterlevs.
Rutiner
Ange kortfattat vilka rutiner som finns för att uppfylla detta krav.
Revisorns bedömning
Motivera kortfattat bedömning av kravet, oavsett om kravet uppfylls eller inte.
Avvikelse
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera avvikelser i rutinen. Numrera och fyll i avvikelsen i åtgärdsplanen. Ta bort raden från tabellen om ingen avvikelse registrerats för detta krav.
Observation
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera observationer i rutinen. Numrera och fyll i observationen i åtgärdsplanen . Ta bort raden från tabellen om ingen observation registrerats för detta krav.
Förbättringsförslag
Ange kortfattat hur rutinen kan förbättras. Numrera förbättringsförslaget. Ta bort raden från tabellen om inget förbättringsförslag registrerats för detta krav.
Granskade dokument
Ange kortfattat vilka granskade dokument som är relevanta för detta rutinkrav. Hänvisa genom att antingen ange respektive dokuments namn eller nummer enligt dokumentgranskningstabellen ovan.
Nr.	Beskrivning/kommentar	Enligt krav	Avvikelse	Observation
2.	POLICYÅTAGANDE	☐	☐	☐
För att uppfylla rutinkrav 2 policyåtagande ska leverantören ha antagit en policy som: minst omfattar Villkoren, är fastställd på högsta nivå i företaget, är allmänt tillgänglig, till exempel på arbetsplatsen eller företagets webbplats.
Rutiner
Ange kortfattat vilka rutiner som finns för att uppfylla detta krav.
Revisorns bedömning
Motivera kortfattat bedömning av kravet, oavsett om kravet uppfylls eller inte.
Avvikelse
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera avvikelser i rutinen. Numrera och fyll i avvikelsen i åtgärdsplanen. Ta bort raden från tabellen om ingen avvikelse registrerats för detta rutinkrav.
Observation
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera observationer i rutinen. Numrera och fyll i observationen i åtgärdsplanen . Ta bort raden från tabellen om ingen observation registrerats för detta rutinkrav
Förbättringsförslag
Ange kortfattat hur rutinen kan förbättras. Numrera förbättringsförslaget. Ta bort raden från tabellen om inget förbättringsförslag registrerats för detta rutinkrav.
Granskade dokument
Ange kortfattat vilka granskade dokument som är relevanta för detta rutinkrav. Hänvisa genom att antingen ange respektive dokuments namn eller nummer enligt dokumentgranskningstabellen ovan.
Nr.	Beskrivning/kommentar	Enligt krav	Avvikelse	Observation
3.	VIDAREFÖRMEDLING AV ÅTAGANDET	☐	☐	☐
För att uppfylla rutinkrav 3 om vidareförmedling av åtagandet ska leverantören Delge åtagandet till anställda inom företaget, Skriftligen vidareförmedla åtagandet att respektera Villkoren till de leverantörer som den har kontraktsförhållande med (1:a ledet), Redogöra för hur den säkerställer att Villkoren vidareförmedlas från leverantörer som den har kontraktsförhållande med (1:a ledet), vidare i leveranskedjan.
Vidareförmedling av åtagandet, stickprov
Ange kortfattat hur leverantören tillämpar kravet i sin verksamhet utifrån resultat från stickprovskontroll. Hänvisa till varje stickprovsprodukt genom att ange respektive stickprovs bokstavskod enligt stickprovstabellen ovan.
Rutiner
Ange kortfattat vilka rutiner som finns för att uppfylla detta krav.
Revisorns bedömning
Motivera kortfattat bedömning av kravet, oavsett om kravet uppfylls eller inte.
Avvikelse
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera avvikelser i rutinen. Numrera och fyll i avvikelsen i åtgärdsplanen. Ta bort raden från tabellen om ingen avvikelse registrerats för detta rutinkrav.
Observation
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera observationer i rutinen. Numrera och fyll i observationen i åtgärdsplanen . Ta bort raden från tabellen om ingen observation registrerats för detta rutinkrav
Förbättringsförslag
Ange kortfattat hur rutinen kan förbättras. Numrera förbättringsförslaget. Ta bort raden från tabellen om inget förbättringsförslag registrerats för detta rutinkrav.
Granskade dokument
Ange kortfattat vilka granskade dokument som är relevanta för detta rutinkrav. Hänvisa genom att antingen ange respektive dokuments namn eller nummer enligt dokumentgranskningstabellen ovan.
Nr.	Beskrivning/kommentar	Enligt krav	Avvikelse	Observation
4.	ANSVARSFÖRDELNING	☐	☐	☐
För att uppfylla rutinkrav 4 om ansvarsfördelning ska leverantören: Ha utsett en eller flera personer på ledningsnivå som är ytterst ansvariga för frågor som rör Villkoren, Ha tydliggjort vad ansvaret innebär.
Rutiner
Ange kortfattat vilka rutiner som finns för att uppfylla detta krav.
Revisorns bedömning
Motivera kortfattat bedömning av kravet, oavsett om kravet uppfylls eller inte.
Avvikelse
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera avvikelser i rutinen. Numrera och fyll i avvikelsen i åtgärdsplanen. Ta bort raden från tabellen om ingen avvikelse registrerats för detta rutinkrav.
Observation
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera observationer i rutinen. Numrera och fyll i observationen i åtgärdsplanen . Ta bort raden från tabellen om ingen observation registrerats för detta rutinkrav
Förbättringsförslag
Ange kortfattat hur rutinen kan förbättras. Numrera förbättringsförslaget. Ta bort raden från tabellen om inget förbättringsförslag registrerats för detta rutinkrav.
Granskade dokument
Ange kortfattat vilka granskade dokument som är relevanta för detta rutinkrav. Hänvisa genom att antingen ange respektive dokuments namn eller nummer enligt dokumentgranskningstabellen ovan.
Nr.	Beskrivning/kommentar	Enligt krav	Avvikelse	Observation
5.	RISKANALYS	☐	☐	☐
För att uppfylla rutinkrav 5 om riskanalyser ska leverantören: Redogöra för de identifierade riskerna för de varor eller tjänster som omfattas av kontraktet, Kartlägga leveranskedjan med särskild hänsyn till högriskverksamheter, Redogöra för hur den identifierar aktuella och potentiella risker i leveranskedjan avseende Villkorens efterlevnad, Redogöra för hur den prioriterar sina risker utifrån allvarlighetsgrad.
Leverantörens riskanalys och riskbedömning, stickprov
Ange kortfattat hur leverantören tillämpar kravet i sin verksamhet utifrån resultat från stickprovskontroll. Hänvisa till varje stickprovsprodukt genom att ange respektive stickprovs bokstavskod enligt stickprovstabellen ovan.
Rutiner
Ange kortfattat vilka rutiner som finns för att uppfylla detta krav.
Revisorns bedömning
Motivera kortfattat bedömning av kravet, oavsett om kravet uppfylls eller inte.
Avvikelse
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera avvikelser i rutinen. Numrera och fyll i avvikelsen i åtgärdsplanen. Ta bort raden från tabellen om ingen avvikelse registrerats för detta rutinkrav.
Observation
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera observationer i rutinen. Numrera och fyll i observationen i åtgärdsplanen . Ta bort raden från tabellen om ingen observation registrerats för detta rutinkrav
Förbättringsförslag
Ange kortfattat hur rutinen kan förbättras. Numrera förbättringsförslaget. Ta bort raden från tabellen om inget förbättringsförslag registrerats för detta rutinkrav.
Granskade dokument
Ange kortfattat vilka granskade dokument som är relevanta för detta rutinkrav. Hänvisa genom att antingen ange respektive dokuments namn eller nummer enligt dokumentgranskningstabellen ovan.
Nr.	Beskrivning/kommentar	Enligt krav	Avvikelse	Observation
6.	UPPFÖLJNING	☐	☐	☐
För att uppfylla rutinkrav 6 om uppföljning ska leverantören: Redogöra för vilka aktiviteter som har vidtagits för att identifierade risker i den egna verksamheten och i leveranskedjan avseende de varor och tjänster som omfattas av kontraktet, Redogöra för hur systematisk uppföljning av att Villkoren efterlevs i den egna verksamheten och i leveranskedjan, exempelvis hur urvalet sker av vilka leverantörer och underleverantörer som följs upp med hänsyn till de identifierade riskerna.
Genomförd uppföljning av efterlevnad, stickprov
Ange kortfattat hur leverantören tillämpar kravet i sin verksamhet utifrån resultat från stickprovskontroll. Hänvisa till varje stickprovsprodukt genom att ange respektive stickprovs bokstavskod enligt stickprovstabellen ovan.
Rutiner
Ange kortfattat vilka rutiner som finns för att uppfylla detta krav.
Revisorns bedömning
Motivera kortfattat bedömning av kravet, oavsett om kravet uppfylls eller inte.
Avvikelse
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera avvikelser i rutinen. Numrera och fyll i avvikelsen i åtgärdsplanen. Ta bort raden från tabellen om ingen avvikelse registrerats för detta rutinkrav.
Observation
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera observationer i rutinen. Numrera och fyll i observationen i åtgärdsplanen . Ta bort raden från tabellen om ingen observation registrerats för detta rutinkrav
Förbättringsförslag
Ange kortfattat hur rutinen kan förbättras. Numrera förbättringsförslaget. Ta bort raden från tabellen om inget förbättringsförslag registrerats för detta rutinkrav.
Granskade dokument
Ange kortfattat vilka granskade dokument som är relevanta för detta rutinkrav. Hänvisa genom att antingen ange respektive dokuments namn eller nummer enligt dokumentgranskningstabellen ovan.
Nr.	Beskrivning/kommentar	Enligt krav	Avvikelse	Observation
7.	AVVIKELSEHANTERING	☐	☐	☐
För att uppfylla rutinkrav 7 om avvikelsehantering ska leverantören: Redogöra för om några avvikelser avseende Villkorens efterlevnad har inträffat under avtalsperioden avseende de varor eller tjänster som omfattas av avtalet, och i så fall redogöra för hur dessa avvikelser har hanterats, Redogöra för hur systematisk avvikelsehantering sker i den egna verksamheten och i leveranskedjan med hänsyn till avvikelsens art och allvarlighetsgrad
Leverantörens hantering av avvikelser, stickprov
Ange kortfattat hur leverantören tillämpar kravet i sin verksamhet utifrån resultat från stickprovskontroll. Hänvisa till varje stickprovsprodukt genom att ange respektive stickprovs bokstavskod enligt stickprovstabellen ovan.
Rutiner
Ange kortfattat vilka rutiner som finns för att uppfylla detta krav.
Revisorns bedömning
Motivera kortfattat bedömning av kravet, oavsett om kravet uppfylls eller inte.
Avvikelse
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera avvikelser i rutinen. Numrera och fyll i avvikelsen i åtgärdsplanen. Ta bort raden från tabellen om ingen avvikelse registrerats för detta rutinkrav.
Observation
Ange kortfattat vad som utgör en eller flera observationer i rutinen. Numrera och fyll i observationen i åtgärdsplanen . Ta bort raden från tabellen om ingen observation registrerats för detta rutinkrav
Förbättringsförslag
Ange kortfattat hur rutinen kan förbättras. Numrera förbättringsförslaget. Ta bort raden från tabellen om inget förbättringsförslag registrerats för detta rutinkrav.
Granskade dokument
Ange kortfattat vilka granskade dokument som är relevanta för detta rutinkrav. Hänvisa genom att antingen ange respektive dokuments namn eller nummer enligt dokumentgranskningstabellen ovan.

REVISIONSUTLÅTANDE

Ort och datum:

Ort, DATUM

Revisors namnteckning:

Namnförtydligande:

Åtgärdsplan [LEVERANTÖR AB]

Datum: (när åtgärdsplan är satt)

För revision genomförd den:

Nr	Avvikelse/Observation Fylls i av revisor	Krav Fylls i av revisor	Förslag på åtgärd Fylls i av leverantör	Tidsram Fylls i av leverantör	Ansvarig Fylls i av leverantör	Godkännande av åtgärd Fylls i av revisor/ beställare
1	Ange större/mindre avvikelse, samt beskrivning av denna.	Hänvisning rutinkrav	Hur leverantören avser åtgärda avvikelsen. För att avvikelsen ska åtgärdas på ett hållbart sätt måste grundorsaken identifieras.	När avvikelsen senast ska vara åtgärdad	Den person hos leverantören som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd.
2	Ange observation, samt beskrivning av denna.	Hänvisning rutinkrav

1 Se tillämpningsstöd xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/

Adda Inköpscentral AB	xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx
				5.21.06