ALLMÄNNA VILLKOR OCH ANVISNINGARFÖR FINANSIERING 2014–2015 1.12.2014 Dessa allmänna villkor för Finlands Akademis finansieringsbeslut tillämpas på utlysningar som genomförs 1.9.2014–31.8.2015 samt på beslut om dessa.Villkoren tillämpas dessutom på...
ALLMÄNNA VILLKOR OCH ANVISNINGAR FÖR FINANSIERING 2014–2015 |
1.12.2014 |
Dessa allmänna villkor för Finlands Akademis finansieringsbeslut tillämpas på utlysningar som genomförs 1.9.2014–31.8.2015 samt på beslut om dessa. Villkoren tillämpas dessutom på finansieringen av den andra treårsperioden för programmet för spets- forskningsenheter 2012–2017. |
Akademiprojekt, akademiprogram, anställning som och forskningsbidrag för akademiprofessor och aka- demiforskare, finansieringsprogrammet FiDiPro, program för spetsforskningsenheter, bidrag för utveckl- ingsforskning, mobilitet från och till Finland, anställning som forskardoktor, finansiering av forskningsinfra- struktur, finansiering för stärkande av universitetens profilering.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1.1 Tillämpningsområdet för villkoren och anvisningarna 3
1.2 Att ta emot och bekräfta finansieringen 3
2. HUR TOTALKOSTNADSMODELLEN TILLÄMPAS 4
3. ATT AVVIKA FRÅN FINANSIERINGSPLANEN 4
3.1 Om det beviljade bidraget avviker från det sökta 5
3.2 Om man vill ändra på årliga belopp 5
4.3 Att göra en begäran om utbetalning i e-tjänsten 6
5.3 Kostnader som täcks med Akademins finansiering 7
5.3.3 Kostnader för forskarmobilitet 8
5.3.4 Kostnader för en utländsk forskares besök till eller forskning i Finland 9
5.4 Internationell forskarmobilitet baserad på bilaterala avtal 9
6.1 Anställning som akademiprofessor och akademiforskare 10
6.2 Anställning som forskardoktor 10
6.3 Den ansvariga ledarens lönekostnader 11
6.4 De anställdas undervisningsmängd 11
7. ANSKAFFNINGAR MED FINANSIERING FRÅN AKADEMIN 11
7.2 Anskaffningsutgift som minskats med bidrag 12
8. ÄNDRING I FINANSIERINGSBESLUT 12
9. XXXXXXX, AVBRYTANDE OCH ÅTERKRAV AV FINANSIERING 13
10.IMMATERIELLA RÄTTIGHETER 14
11.MATERIALHANTERING OCH PUBLICERING 14
14.VISSA BESTÄMMELSER OM FINANSIERING 16
BILAGA 1: ÄNDRINGAR I FINANSIERINGSBESLUT 17
1. TILLÄMPNINGSOMRÅDE
1.1 Tillämpningsområdet för villkoren och anvisningarna
Detta dokument innehåller både villkor och anvisningar. De allmänna villkoren och anvisningarna för Fin- lands Akademis finansieringsbeslut tillämpas på utlysningar som genomförs mellan den 1 september 2014 och den 31 augusti 2015 samt på beslut om dessa utlysningar. Villkoren och anvisningarna tillämpas dessu- tom på finansieringen av den andra treårsperioden av programmet för spetsforskningsenheter 2012–2017. Villkoren och anvisningarna gäller följande bidragsformer och finansiering:
• akademiprojekt
• akademiprogram
• anställning som akademiprofessor
• forskningsbidrag för akademiprofessor
• anställning som akademiforskare
• forskningsbidrag för akademiforskare
• finansieringsprogrammet FiDiPro
• program för spetsforskningsenheter
• bidrag för utvecklingsforskningsprojekt
• forskarmobilitet (från och till Finland) baserad på bilaterala avtal
• anställning som forskardoktor
• finansiering av forskningsinfrastruktur
• stärkande av universitetens profilering.
Vid användning, utbetalning och övervakning av Akademins forskningsbidrag följs statsunderstödslagen (688/2001) samt dessa villkor och anvisningar. Dessutom följs de eventuella särskilda villkor som nämns i finansieringsbeslutet. Akademins finansiering beviljas för en viss tid.
De allmänna villkoren och anvisningarna gäller både den ansvariga ledaren av ett forskningsprojekt och forskningsplatsen.
Akademins finansieringsvillkor är desamma oberoende av om det är fråga om en statlig organisation eller en mottagare av ett statsunderstöd. Om finansieringen har koppling till företagsverksamhet följs EU:s be- stämmelser om begränsning av konkurrens och statliga stöd.
1.2 Att ta emot och bekräfta finansieringen
Den sökande får ett meddelande om finansieringsbeslutet per e-post. E-postadressen är den som den sö- kande har uppgett vid registrering i Akademins e-tjänst. I e-tjänsten kan den sökande se om ansökan fått bifall eller avslag samt läsa finansieringens villkor och anvisningar.
Akademins finansiering tas emot och förvaltas av den ansvariga ledarens forskningsplats. För att finansie- ringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och därefter forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen. Bekräftelsen görs i Akademins e-tjänst inom sex veckor från beslutsdagen, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets särskilda villkor. Bekräftelsen innebär att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen godkänner finansieringsbeslutets innehåll i sin helhet och förbinder sig till att följa de villkor som Akademin ställt för medelsanvändningen. Om en ansvarig ledare ansöker om ändring i kost- nadsberäkningen (se 3.1), måste ansökan om ändring göras före bekräftelsen om att finansieringen tas emot.
Förbindelserna av forskningsplatserna för spetsforskningsenheter lämnas in enligt en separat process.
En bekräftelse av att finansieringen tas emot behövs inte vid mobilitetsstipendier (mobilitet från och till Finland).
2. HUR TOTALKOSTNADSMODELLEN TILLÄMPAS
Vid beredningen av Akademins finansieringsbeslut, beslutsfattandet och verkställandet av besluten tilläm- pas huvudsakligen en totalkostnadsmodell. Eventuella undantag från denna tumregel nämns skilt vid varje bidragsform.
Akademins forskningsfinansiering är till sin natur samfinansierad verksamhet där alltid minst två parter svarar för kostnaderna för det projekt som finansieras. Då finansiering söks hos Akademin, förbinder sig universitet, forskningsinstitut och andra forskningsorganisationer vid den samfinansierade verksamheten genom att bidra till finansieringen med sin egen andel.
2.1 Finansieringsandel
Då totalkostnadsmodellen tillämpas är Akademins finansieringsandel vanligen högst 70 procent av ett pro- jekts totalkostnader. Akademins finansieringsandel uppges (i procent) i beslutsmeddelandet under Beräk- ningsgrunder > Projektets finansiering > Akademins finansiering.
Finansieringsandelen tillämpas lika på projektets alla kostnader, dvs. på både direkta och indirekta kostna- der. Projektets omkostnader är indirekta kostnader (se 5.3.2). Akademins finansieringsandel är densamma för alla begäran om utbetalning samt för varje år under hela finansieringsperioden.
2.2 Vissa undantagsfall
Totalkostnadsmodellen tillämpas inte på kostnadsberäkningen av akademiprofessorers och akademiforska- res löner. I dessa fall tillämpas modellen för tilläggskostnader och en omkostnadsandel på 12,5 procent.
Trots detta tillämpas totalkostnadsmodellen även i dessa fall om personen i fråga har beviljats finansiering för forskningskostnader i anslutning till anställningen.
Totalkostnadsmodellen tillämpas inte heller på mobilitetsstipendier (dvs. mobilitet till och från Finland) eller på eventuella beslut om fortsatt och tilläggsfinansiering för finansieringsbeslut som gjorts enligt mo- dellen för tilläggskostnader.
Man kan också avvika från totalkostnadsmodellen i samfinansierade internationella utlysningar där finan- siärerna tillsammans har beslutat om principerna för forskningsprojektens finansiering och ekonomiförvalt- ning.
3. ATT AVVIKA FRÅN FINANSIERINGSPLANEN
I Akademins finansieringsbeslut kan förutom den totala finansieringssumman också uppges projektets år- liga belopp och utgiftsslag. Om den ansvariga ledaren ansöker om ändring i kostnadsberäkningen ska han eller hon lämna in denna ansökan i Akademins e-tjänst under Xxxx ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring > Ändra kostnadsberäkning. Ansökan ska innehålla motiveringar och en ny kostnadsberäkning. Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som Akademin har beviljat projektet. Akademins finansieringsandel kan vara högst 70 procent, om inte annat nämns i utlysningskungörelsen. En ansökan om
ändring i kostnadsberäkningen ska göras inom sex veckor från beslutsdagen, om inte annat nämns i beslu- tets särskilda villkor.
3.1 Om det beviljade bidraget avviker från det sökta
Om den finansiering som Akademin beviljar avviker 10 procent eller mera från den sökta finansieringen, och den ansvariga ledaren och forskningsplatsen därför inte kan godkänna beslutets beräkningsgrunder, kan man ansöka om en ny kostnadsberäkning för projektet.
3.2 Om man vill ändra på årliga belopp
Denna punkt gäller inte finansieringen av utvecklingsforskning.
Den årliga avvikelsen från det årliga belopp som meddelas i beslutet får vara högst 15 procent. Kostnadsbe- räkningens utgiftsslag är riktgivande och det är tillåtet att avvika från dem, men endast om det stöder ge- nomförandet av forskningsplanen. Vid avsevärda avvikelser är det skäl att kontakta föredragande för beslu- tet.
Om den ansvariga projektledaren inte kan förbinda sig vid den indelning i årliga belopp som ingår i Akade- mins finansieringsbeslut (med beaktande av glidningen på 15 procent) ska han eller hon framföra ett för- slag på nya årliga belopp.
4. UTBETALNING AV MEDEL
För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen (se 1.2).
Akademin har ett utbetalningsförfarande som grundar sig på fakturering. Förfarandet gäller alla forsknings- platser som får finansiering av Akademin. Det är forskningsplatsen som svarar för förskott och begäran om utbetalning. Forskningsplatsens ekonomi ska följa principerna om god förvaltning.
Vi tar emot begäran om förskott och utbetalning i elektronisk form som nätfakturor. En begäran om för- skott eller utbetalning kan också göras via e-tjänsten.
Från ett ekonomiskt perspektiv leds en spetsforskningsenhet som en enda helhet. Enhetsdirektörens forsk- ningsplats ska lämna in en gemensam begäran om utbetalning per varje utbetalningsperiod.
4.1 Förskott
På mobilitetsstipendier, infrastrukturfinansiering och finansiering för stärkande av universitetens profilering utbetalas inte förskott.
Finländska universitet och yrkeshögskolor kan ansöka om förskott från Akademin. Förskottet betalas en gång och det motsvarar 10 procent av Akademins finansieringsandel. Minimibeloppet för förskottet är 7 500 euro.
Förskottet söks och betalas ut alltid det år då forskningsprojektet inleds. För projekt som inletts i början av året kan förskott sökas för perioden 1.1–31.12 senast den 20 februari. För projekt som inletts i mitten av året kan förskott sökas senast den 20 november, och då ska startdatumen för utbetalningsperioden och
finansieringsperioden vara desamma. Om ett projekt inleds t.ex. den 1 april ska perioden för begäran om förskott således anges som 1.4–31.12.
Förskotten för avslutande projekt ska lämnas tillbaka till Akademin före den sista begäran om utbetalning. Då lämnar man in en kreditfaktura för förskottsbetalningen eller markerar det betalade förskottet som en intäkt för projektet. Krediteringsperioden ska överensstämma med perioden för den ursprungliga begäran om förskottsbetalning. Akademin rekommenderar att förskottet jämnas ut då projektet slutförts. Som typ av faktura i e-tjänsten väljs kreditfaktura för förskottsbetalning.
4.2 Begäran om utbetalning
För forskningsprojekt lämnas begäran om utbetalning in till Akademin för perioderna januari–april, maj– augusti och september–december. De lämnas in som nätfakturor eller via Akademins e-tjänst senast den 20 maj, den 20 september och den 20 januari eller senast följande vardag. Akademins finansieringsandel är densamma i varje begäran och för varje år under hela finansieringsperioden.
Rapporteringen i samband med begäran om utbetalning utgår från arbetstidsredovisningen och projektbok- föringen, som i sin tur bygger på affärsbokföring. Dessutom ska de kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader som bokförs för projekten härledas ur samfundets kostnadsberäkning. För de kalkylerade utgiftsposterna ska forskningsplatsen årligen lämna in en separat rapport till Akademins registratorskontor. Rapporten ska bygga på samfundets bokslut.
Om finansieringsmottagaren inte tillförlitligt kan räkna eller av någon annan orsak inte uppvisar en koeffici- ent som härletts ur bokföringen, godkänner Akademin en koefficient för lönebikostnader som är högst 50 procent av lönerna för effektiv arbetstid inom projektet.
Om finansieringsmottagaren inte tillförlitligt kan räkna eller av någon annan orsak inte uppvisar en koeffici- ent som härletts ur bokföringen, godkänner Akademin en koefficient för omkostnader som är högst 20 pro- cent av det totala beloppet av lönerna för effektiv arbetstid inom projektet och lönebikostnaderna.
De koefficienter för lönebikostnader och omkostnadsandelen som godkänts i finansieringsbeslutet gäller under hela finansieringsperioden. På finansieringsbeslut som fattats enligt modellen för tilläggskostnader tillämpas den 12,5 procents omkostnadsandel som ingår i besluten.
Akademin ber utfallsuppgifter för de olika kostnadsslagen för projekt enligt totalkostnadsmodellen både från projektets start och för perioden i fråga. Därtill ska motsvarande uppgifter ges beträffande Akademins finansieringsandel. Akademins finansieringsandel räknas ut enligt det procenttal som anges i beslutet.
En begäran om utbetalning innehåller också en rapport om årsverken.
4.3 Att göra en begäran om utbetalning i e-tjänsten
Att skicka en begäran om utbetalning som en nätfaktura ur forskningsplatsens eget faktureringssystem lämpar sig endast för sådana organisationer som har t.ex. fler än tio finansierade projekt.
Via Akademins e-tjänst kan man också göra enskilda nätfakturor som innehåller en redovisning och en spe- cifikation över årsverken. Detta lämpar sig bäst för de organisationer som har 1–5 finansierade projekt.
Logga in på e-tjänsten via xxx.xxx.xx/xx > Logga in på e-tjänsten (gå till Utbetalning). Registratorskontoret kan på begäran ge forskningsplatsen faktureringsrättigheter.
Om forskningsplatsen inte tidigare har fått finansiering från Akademin ska den kontakta Akademins eko- nomienhet för att få mer information.
5. ANVÄNDNING AV MEDEL
5.1 Allmänna principer
Akademins forskningsfinansiering får användas endast för det ändamål som anges i beslutet. Finansie- ringsmottagaren måste också följa de särskilda villkor som eventuellt nämns i beslutet.
Finansieringen beviljas som ett totalbelopp som inte får överskridas. Finansieringen kan bara användas för att täcka kostnader som uppkommit under finansieringsperioden. Den ansvariga ledaren och forsknings- platsen ansvarar för att finansieringen används enligt beslutet, enligt dessa allmänna villkor och anvisningar samt enligt andra föreskrifter och bestämmelser (se kapitel 14).
Vid finansieringen av spetsforskningsenheter, forskningsinfrastruktur och utvecklingsforskning kan Akade- mins finansiering under vissa förutsättningar överföras till en annan forskningsplats. Det är den ansvariga ledarens forskningsplats som tar emot Akademins finansiering. Finansieringen kan överföras till de forsk- ningsplatser som uppges i ansökan, om inte annat nämns i finansieringsbeslutet. Enligt 7 § i statsunder- stödslagen ska den ansvariga ledarens forskningsplats ingå ett avtal med de övriga akademifinansierade forskningsplatserna om understödets användning, övervakning och villkor. Den ansvariga ledarens forsk- ningsplats ansvarar för medelsansvändningen till det fulla beloppet, även om en del av finansieringen skulle ha flyttats till en annan forskningsplats.
5.2 Projektets basresurser
Akademin finansierar ett forskningsprojekt endast om forskningsplatsen åtar sig att svara för projektets basresurser. Dessa beror på den forskning som ska genomföras, men vanligen är det fråga om samma bas- resurser som institutionens övriga forskare har till sitt förfogande: arbets- och laboratorielokaler, apparatur (inkl. datorutrustning) samt telekommunikations-, telefon-, post-, kopierings- och bibliotekstjänster.
5.3 Kostnader som täcks med Akademins finansiering
Med Akademins finansiering kan man täcka både ett projekts direkta (t.ex. löner) och indirekta (t.ex. kost- nader för utrymmen) kostnader. Samtliga kostnader täcks med samma procentandel, som nämns i beslutet.
Akademins forskningsbidrag får användas inom ramen för forskningsplanen för att täcka
• löner och arvoden samt lönebikostnader (se 5.3.1)
• omkostnader (se 5.3.2)
• resekostnader
• mobilitetskostnader (se 5.3.3)
• nationellt och internationellt samarbete
• kostnader för utrustning
• kostnader för att ordna seminarier
• kostnader för publiceringsverksamhet, särskilt publiceringsavgifter för open access-publicering via den s.k. gyllene vägen
• kostnader för en utländsk forskares besök till eller forskning i Finland (se 5.3.4).
Om Akademin kräver en revisionsrapport på projektet kan också revisionskostnaderna godkännas som pro- jektkostnader, även om de uppkommer efter finansieringsperiodens slut.
Också mervärdesskatten betalas ur det beviljade bidraget. En förutsättning är att mervärdesskatten kvar- står som en slutlig kostnad för understödsmottagaren och att mottagaren inte kan avdra den i sin bokfö- ring. Om mervärdesskatten inte kvarstår som en slutlig kostnad, kan den inte heller inkluderas i kostnader- na av ett forskningsprojekt som Akademin finansierar. Det är inte tillåtet att använda Akademins finansie- ring för att överkompensera bidragsmottagaren genom att betala kostnader som inte kvarstår som slutliga kostnader för mottagaren.
Lönebikostnaderna allokeras till projektet med hjälp av en koefficient för lönebikostnader. Vanligen är den en procentandel av de direkta löner som allokeras till projektet. Kostnader som täcks med koefficienten för lönebikostnader är åtminstone
• löner för frånvaro med lön
• semesterpenning
• socialskyddsavgifter
• pensionsavgifter
• olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringspremier
• övriga motsvarande arbetsgivaravgifter samt återbäringar av dessa.
I koefficienten för lönebikostnader kan också ingå andra personalkostnader (t.ex. företagshälsovård), såtill- vida de inte har inkluderats i omkostnaderna.
Omkostnader är sådana projektkostnader som inte allokeras direkt till projektet, utan allokeringen görs indirekt, utgående från forskningsplatsens fördelningsgrunder i enlighet med matchningsprincipen. Då pro- jektets kostnader indelas i direkta och indirekta kostnader ska man följa de principer som allmänt används vid forskningsplatsen.
Omkostnaderna allokeras till projektet med hjälp av en omkostnadskoefficient. Vanligen är den en procent- andel av den totala summan av lönebikostnader och löner för effektiv arbetstid inom projektet.
De kostnader som täcks med omkostnadskoefficienten är bl.a. kostnader för administrativa tjänster, stöd- berättigande avskrivningar av maskiner och utrustning samt kostnader för utrymmen (såtillvida de inte behandlas som direkta kostnader enligt allmänna beräkningsprinciper).
5.3.3 Kostnader för forskarmobilitet
I Akademins beslut (bl.a. om akademiprojekt och forskaranställningar) kan ingå en mobilitetsersättning. Ersättningen nämns i beslutet under ”Övriga kostnader”. Resekostnaderna finns under ”Resekostnader”. Mobilitetsersättningen kan täcka de extra kostnader som uppkommer av forskarens arbete utomlands. Eftersom ersättningen betalas enligt gällande praxis vid forskningsplatsen ska mottagaren kontakta forsk- ningsplatsens personal- och ekonomiförvaltning. Mobilitetsersättningens storlek räknas på följande sätt:
• en forskare utan underhållsberättigade barn eller andra underhållsberättigade: 1 050 €/mån.
• en forskare med underhållsberättigade barn eller andra underhållsberättigade: 1 500 €/mån.
Mobilitetsersättningen, som betalas inom ramen för ett forskningsprojekt, är en skattebelagd ersättning som är oberoende av mållandet eller den period som forskaren vistas utomlands. Personalbikostnaderna innehålls från ersättningen.
Om forskningsplatsen betalar mobilitetsersättningen som ett stipendium måste forskningsplatsen innan stipendiebeslutet fattas kontakta skatteförvaltningen för att ta reda på vilka skattepåföljder stipendiet kan ge upphov till. Akademin ansvarar inte för de skattepåföljder som betalningen av ett stipendium medför. Både stipendiaten och den som beviljar stipendiet är skyldiga att omedelbart meddela Lantbruksföretagar- nas pensionsanstalt LPA om stipendiet (se xxx.xxxx.xx). Stipendiaten är skyldig att själv ordna försäkrings- skydd enligt lagen.
5.3.4 Kostnader för en utländsk forskares besök till eller forskning i Finland
För kortvariga forskningsbesök av icke-EU-baserade forskare är det rekommenderade stipendiet (inkl. er- sättning för logi) 80–186 euro/dygn. Detta inkluderar ett personligt stipendium på 39 euro och högst 147 euro ersättning för logi).
Stipendier för icke-EU-baserade forskares forskningsarbete i Finland kan täcka en period på högst ett år. Stipendiets storlek (inkl. ersättning för logi) för besök som varar längre än en månad räknas ut enligt föl- jande modell:
• magister (eller motsvarande nivå) 1 600–1 800 euro/mån.
• doktor (eller motsvarande nivå) 1 800–2 500 euro/mån.
• professor 2 500–4 100 euro/mån.
Stipendiatens skyldighet att ordna sitt eget pensions-, olycksfalls- och livförsäkringsskydd har tagits i beak- tande i stipendiebeloppet.
5.4 Internationell forskarmobilitet baserad på bilaterala avtal
De stipendier som beviljas för mobilitet från och till Finland baserar sig på Akademins bilaterala avtal. Sti- pendierna kan utnyttjas vid arbete utomlands, forskarutbildning och utländska forskares arbete i Finland.
Totalkostnadsmodellen tillämpas inte på Akademins stipendier för mobilitet från och till Finland. Stipendiet får användas endast för det ändamål som nämns i finansieringsbeslutet.
I finansieringen för mobilitet till Finland ingår ett personligt stipendium till forskaren i fråga.
I ett stipendium som beviljats för mobilitet från Finland ingår ett månatligt stipendium. Det beviljade sti- pendiet kan också täcka resekostnader. Resekostnaderna för medföljande familjemedlemmar kan inklude- ras i beslutet om de nämnts i ansökan och om forskarens och hans/hennes familj vistas utomlands i minst sex månader. Det beviljade stipendiet täcker inte flyttningskostnader.
Akademins mobilitetsstipendier är huvudsakligen skattefria. Både stipendiaten och den som beviljar sti- pendiet är skyldiga att meddela Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA om stipendiet (se xxx.xxxx.xx). Stipendiaten är skyldig att själv ordna försäkringsskydd enligt lagen. Stipendiaten ska dessu- tom själv kontrollera visumvillkoren till mållandet och ansöka om visum.
Akademin betalar ut stipendier på skriftlig begäran på mottagarens bankkonto i Finland den 15 varje må- nad. Begynnelsedatumet (den 15 varje månad) för utbetalningen av de månatliga raterna ska uppges i be- gäran om utbetalning. Också personbeteckningen ska uppges.
Begäran görs med Akademins blankett som finns på webben på xxx.xxx.xx/xx > Finansiering & stöd > Me- delsanvändning > Blanketter. Begäran om utbetalning ska skickas underskriven till Akademin per post sen- ast en månad före den första utbetalningsdagen.
Vid mobilitet till Finland och vid samfinansieringen med DAAD (Deutscher Akademischer Austausch Dienst) betalas finansieringen till forskningsplatsen enligt den begäran om utbetalning som lämnats in till Akade- min.
6. ATT ANSTÄLLA PERSONAL
Den personal som avlönas med Akademins forskningsbidrag ska stå i anställningsförhållande till forsknings- platsen. Det rekommenderas att anställningsförhållandet ska pågå minst under hela finansieringsperioden, om inte någon särskild orsak i anslutning till genomförandet av forskningsplanen förutsätter ett kortare anställningsförhållande.
Avlöningen av och de övriga anställningsvillkoren för den personal som anställs med finansiering från Aka- demin ska följa de tjänste- och arbetskollektivavtal som gäller vid forskningsplatsen samt övriga bestäm- melser om villkoren för anställningsförhållandet.
6.1 Anställning som akademiprofessor och akademiforskare
Då Akademin beviljar finansiering för anställning som akademiprofessor eller akademiforskare bör forsk- ningsplatsen använda bidraget för att tillsätta posten i fråga. Forskningsplatsen ska anställa akademiprofes- sorn eller akademiforskaren minst för finansieringsperioden.
På kostnadsberäkningen av akademiprofessorers och akademiforskares löner tillämpas modellen för till- äggskostnader och en omkostnadsandel på 12,5 procent. I ansökningar som görs enligt tilläggskostnadsmo- dellen räknar e-tjänsten omkostnaderna utöver de övriga kostnaderna till 14,29 procent, i vilket fall beslu- tet innehåller en omkostnadsandel på 12,5 procent.
I finansieringsbesluten ingår lönebikostnader på 28 procent. Akademin ansvarar inte för eventuella andra kostnader som är specifika för arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska dock se till att lönens relativa konkurrens- kraft upprätthålls.
Anställningarna som akademiprofessor och akademiforskare är avsedda endast för forskning på heltid och därmed sammanhörande verksamhet. I arbetsuppgifterna ingår undervisning inom forskarens eget om- råde. Undervisandet och andra uppgifter som inte direkt sammanhänger med forskarens egen forskning får inte fördröja själva forskningen. Undervisningen och handledningen av lärdomsprov ges utan separat er- sättning, motsvarande 5 procent av den årliga arbetstiden. Sammanlagt får högst 10 procent av den årliga arbetstiden användas för undervisning.
Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats anställning som akademiprofessor eller akademiforskare inte fortsätter i sin anställning. Personen ska också då avstå från finansieringen. Den an- svariga ledaren ska i detta fall lämna in en ansökan om ändring via Akademins e-tjänst (Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring). Läs mer i bilaga 1.
6.2 Anställning som forskardoktor
En anställning som forskardoktor är avsedd för forskning på heltid och forskardoktorn ska under hela finan- sieringsperioden stå i anställningsförhållande till sin forskningsplats. En forskardoktors uppgift är att bed- riva forskning enligt framförd forskningsplan. Därtill rekommenderar Akademin att forskardoktorer handle- der lärdomsprov och ger undervisning i anslutning till sitt eget forskningsområde.
Bidraget täcker forskardoktorns avlöningskostnader, vilka bestäms enligt forskningsplatsens lönesystem. Bidraget är alltså avsett för forskardoktorns lön i 36 månader.
En forskardoktor kan även beviljas finansiering för forsknings- och mobilitetskostnader.
Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats anställning som forskardoktor inte kan fortsätta i sin anställning, t.ex. för att han eller hon byter arbetsuppgift. Personen ska också då avstå från finansieringen. Den ansvariga ledaren ska i detta fall lämna in en ansökan om ändring via Akademins e- tjänst (Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring). Läs mer i bilaga 1.
6.3 Den ansvariga ledarens lönekostnader
Utgångspunkten är att Akademins finansiering för forskningsprojekt i första hand är avsedd för avlöning av heltidsanställda forskare inom projektet samt för övriga projektkostnader.
Den ansvariga projektledarens avlöningskostnader kan i enlighet med totalkostnadsmodellen inkluderas i de projektkostnader som ska finansieras. En förutsättning är att detta finns nämnt i ansökans kostnadsbe- räkning och forskningsplan. Om inte annat nämns i finansieringsbeslutet bör kostnaderna proportioneras så att de i ett fyraårigt forskningsprojekt ungefär motsvarar 1,5 månader effektiv arbetstid per år. Xxxxxxxxxxxx om den ansvariga ledarens avlöning kan även tillämpas på Akademins tidigare och fortfarande giltiga beslut enligt totalkostnadsmodellen fr.o.m. bokföringsåret 2011.
Akademin kan dessutom bevilja högst ett års finansiering för avlöningen av en ansvarig ledare av ett aka- demiprojekt. Finansieringen beviljas endast av särskilt vägande forskningsrelaterade skäl (t.ex. arbete ut- omlands, återkomst från utlandet eller överflyttning till en annan forskningsorganisation eller ett företag i Finland). Avlöningen ska förbättra möjligheterna att genomföra akademiprojektet. Detta måste noteras i beslutsmeddelandets särskilda villkor.
6.4 De anställdas undervisningsmängd
Vi rekommenderar att disputerade forskare som fått finansiering från Akademin utan separat ersättning undervisar eller handleder lärdomsprov med anknytning till forskningen så att den sammanlagda arbetsti- den som de använder för undervisningen eller handledningen utgör 5 procent av den årliga arbetstiden (enligt kollektivavtalet). Undervisningen eller andra uppgifter som inte har direkt koppling till forskarens egen forskning ska dock inte utgöra mer än 10 procent av den årliga arbetstiden.
Om akademifinansierade doktorander undervisar rekommenderar vi ytterligare att undervisningen ska anknyta till forskningen och utgöra högst 5 procent av den årliga arbetstiden. Undervisandet får inte förd- röja avhandlingen.
7. ANSKAFFNINGAR MED FINANSIERING FRÅN AKADEMIN
Finansieringsmottagaren är skyldig att kontrollera om det projekt som Akademin finansierar lyder under lagen om offentlig upphandling och se till att eventuella upphandlingar konkurrensutsätts i enlighet med de förfaranden som nämns i lagen.
7.1 Anläggningstillgångar
Material, utrustning och litteratur som anskaffats med finansiering från Akademin ägs och förvaltas av forskningsplatsen. Parterna kan sinsemellan komma överens om andra förfaranden i fråga om forskningsin- frastruktur. Denna överenskommelse ska göras skriftligt och meddelas till Akademin redan då finansiering- en för infrastrukturen söks.
I samprojekt mellan flera forskningsplatser ska parterna skriftligen komma överens om infrastrukturens användning, ägandeförhållanden och läge, också efter att finansieringsperioden har löpt ut.
Om finansieringen har beviljats för anskaffning eller grundläggande förbättring av anläggningstillgångar som används för ett visst ändamål, får dessa tillgångar inte på ett bestående sätt användas för något annat ändamål än det som bestämts i statsunderstödsbeslutet. Likaså får inte ägande- eller besittningsrätten till tillgångarna överlåtas till någon annan under den i statsunderstödsbeslutet angivna användningstiden.
7.2 Anskaffningsutgift som minskats med bidrag
Akademin förutsätter att bokföringsnämndens allmänna anvisning tillämpas på avskrivningar. I nämndens allmänna anvisning om avskrivningar enligt plan (16.10.2007) ges råd för hur ett investeringsbidrag ska bokföras.
Enligt anvisningarna (kapitel 2.5) bokförs ett investeringsbidrag som erhållits för anskaffning av en tillgång som hör till bestående aktiva i form av utgiftsöverföring som en minskning av anskaffningsutgiften.
Basen för avskrivningarna utgörs då av anskaffningsutgiften minskad med det erhållna bidraget. I noterna till balansräkningens passiva sida uppges med iakttagande av väsentlighetsprincipen den totala anskaff- ningsutgiften för den aktuella tillgången, som hör till bestående aktiva, och den andel som har avdragits med investeringsbidraget.
8. ÄNDRING I FINANSIERINGSBESLUT
Akademin måste på förhand godkänna alla väsentliga ändringar som görs i innehållet av dess finansierings- beslut eller i medelsanvändningen. Akademin kan vid behov ändra på finansieringsbeslutet enligt ansökan.
Ansökan om ändring i finansieringsbeslut görs av den ansvariga ledaren via Akademins e-tjänst (Mina an- sökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring).
Ansökan ska innehålla tillräckliga motiveringar samt alla uppgifter som anses nödvändiga för ärendet.
Ändring i ärenden som gäller finansiering kan endast sökas under den tid finansieringen är i kraft. Till ansö- kan ska bifogas alla väsentliga dokument. Läs mer om hur man ansöker om ändring i bilaga 1.
Väsentliga ändringar som kräver Akademins godkännande är
1) ändring i kostnadsberäkning och/eller årliga belopp (se 3.1 och 3.2)
2) förlängning av finansieringsperiod
3) tilläggsbidrag (dvs. kompensation, beslut enligt tilläggskostnadsmodellen)
4) byte av forskningsplats
5) avstående från forskningsbidrag i sin helhet (då finansiering inte har använts)
6) avstående från forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår (då finansiering har använts)
7) byte av ansvarig ledare
8) ändring av beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentlig ändring i forskningsplanen.
9. TILLSYN, AVBRYTANDE OCH ÅTERKRAV AV FINANSIERING
Akademin har rätt att följa och övervaka användningen av beviljad finansiering samt att verkställa inspekt- ioner av mottagarens ekonomi och verksamhet om de är nödvändiga med tanke på tillsynen av medelsan- vändningen. Akademin har även rätt att inspektera hur forskningen genomförs, hur bokföringen sköts och hur villkoren i finansieringsbeslutet följs.
Forskningsplatsen och den ansvariga ledaren är skyldiga att överlåta till inspektören alla nödvändiga bokfö- rings- och andra handlingar och uppgifter samt att bistå i inspektionen. Både forskningsplatsen och den ansvariga ledaren ska också i övrigt på begäran ge Akademin uppgifter om forskningen och medelsanvänd- ningen.
Den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bör utan dröjsmål meddela Akademin om sådana ändringar som påverkar användningen av bidraget, såsom övrig finansiering eller andra inkomster för genomförande av forskningsplanen. Om summan av övrig finansiering eller andra inkomster överstiger den som uppgetts i kostnadsberäkningen i den inlämnade ansökan kan Akademin förplikta forskningsplatsen att betala tillbaka den del av Akademins finansiering som överskottet motsvarar.
Akademin kan besluta att avbryta eller avsluta finansieringen eller bestämma att redan utbetalt bidrag eller en del av det ska återkrävas om det finns skäl att misstänka att den ansvariga ledaren eller forskningsplat- sen har
• använt finansieringen för ett annat ändamål än vad den har beviljats för
• lämnat felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att in- verka på erhållandet av finansieringen, dess belopp eller villkor
• i övrigt brutit mot bestämmelserna om medelsanvändning eller villkoren i finansieringsbeslutet.
Mottagaren av ett statsunderstöd ska utan dröjsmål betala tillbaka ett bidrag eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Återbetalningen görs på Finlands Akademis bankkonto:
POHJOLA BANK ABP
IBAN: XX00 0000 0000 0000 00 BIC: XXXXXXXX
SWIFT: POHJOLA BANK PLC HELSINKI FINLAND
Akademins beslutsnummer ska uppges i återbetalningen. Beloppet behöver inte återbetalas om det under- stiger 10 euro.
Om återbetalning och återkrav av statsunderstöd föreskrivs i 5 kap. statsunderstödslagen.
Ränta på återbetalat och återkrävt understöd
I enlighet med 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) måste mottagaren av ett statsunderstöd från den dag understödet betalas betala en årlig ränta på det belopp som återbetalas eller återkrävs. Räntan är tre pro- centenheter högre än den i 3 § 2 mom. avsedda räntan.
Om understödet inte betalats tillbaka vid den förfallodag som Akademin angett måste mottagaren betala årlig dröjsmålsränta enligt 4 § i räntelagen.
Den årliga referens- och dröjsmålsräntan finns på Finlands banks webbplats xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xx.
10. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER
Till immateriella rättigheter räknas bl.a. upphovsrätt, patenträtt, varumärkesrätt, nyttighetsmodellrätt, mönsterrätt, firmanamnsrätt, skydd av integrerade kretsar och kretsmönster samt rätt till förädlade växter. Till sin uppbyggnad är immateriella rättigheter en ensamrätt på samma sätt som t.ex. äganderätten. De skyddar antingen kreativ verksamhet (t.ex. upphovsrätt och patent) eller kommersiella symboler (t.ex. va- rumärkes- och firmanamnsrätt).
Akademin rekommenderar att finansieringsmottagaren skriftligen (och så snabbt som möjligt efter att finansieringsbeslutet har fattats) kommer överens med projektets parter om ägande- och nyttjanderätten till resultaten av det finansierade projektet. Dessutom ska parterna vid projektets start komma överens om ägande- och nyttjanderätten till det material som ska användas inom projektet.
Vid forskningsplatser där lagen om rätt till uppfinningar vid högskolor tillämpas anses akademifinansierad forskning som avtalsforskning såsom avses i lagen. Enligt lagen har högskolor primär rätt till de uppfinning- ar som tillkommit i forskning. Vid övriga forskningsplatser tillämpas lagen om rätt till arbetstagares uppfin- ningar.
11. MATERIALHANTERING OCH PUBLICERING
Akademifinansierade forskningsprojekt (inkl. infrastrukturfinansiering) ska i sina vetenskapliga publikation- er alltid nämna att forskningen har utförts med finansiering från Finlands Akademi.
Vi rekommenderar att akademifinansierade projekt låter förvara sitt forskningsmaterial och gör det till- gängligt via öppna dataarkiv.
Vi rekommenderar vidare att alla akademifinansierade forskare utreder möjligheten att långtidslagra sitt forskningsmaterial. Materialet ska förvaras i och göras tillgängligt via viktiga nationella eller internationella arkiv, såsom
• Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD)
• språkresurskonsortiet FIN-CLARIN
• CSC:s lagringstjänst IDA och dess metadatakatalog KATA samt publiceringsplattformen AVAA
• CERNs Zenodo-arkiv.
Materialet överlåts så snabbt som möjligt efter att Akademins finansiering upphört.
I fråga om publicering rekommenderar vi att forskare sparar sina publikationer och parallella kopior av dem i fritt tillgängliga (open access), högklassiga publikationsarkiv som tillhandahålls eller rekommenderas av forskningsplatsen. Hybrida publiceringsformer rekommenderas inte.
Läs mer om open access-publicering och tillgängliga forskningsdata i anvisningarna ”Open access- publicering och fri tillgänglighet till forskningsmaterial” på vår webbplats.
12. FORSKNINGSETIK
Forskningsplatsen förbinder sig att meddela Akademins registratorskontor om en ansvarig ledare eller fors- kare som beviljats finansiering från Akademin blir föremål för en utredning som gäller brott mot god veten- skaplig praxis.
13. RAPPORTERING
Rapporteringsskyldigheten gäller varje finansieringsbeslut som fattas av Finlands Akademi. Den vetenskap- liga forskningsrapporten lämnas in av projektets ansvariga ledare. Uppföljningen av medelsanvändningen sker via Akademins elektroniska informationssystem. Dessa uppgifter kopplas sedan ihop för att möjliggöra jämförelser mellan medelsanvändningen och forskningens resultat. Vid finansieringen för stärkande av universitetens profilering utnämner Akademin en uppföljningsgrupp med uppdrag att följa hur profile- ringsåtgärderna genomförs.
13.1 Forskningsrapport
Projektets ansvariga ledare ska bereda och lämna in till Akademin en forskningsrapport senast den 1 juni efter finansieringsperiodens utgång. I fråga om ett projekt som fått bidrag för utvecklingsforskning ska den ansvariga ledaren efter finansieringsperiodens slut dessutom lämna in till utrikesministeriet en kopia av de publikationer som producerats med finansiering från Akademin. Särskilda anvisningar om rapportering finns på webben på xxx.xxx.xx/xx > Finansiering & stöd > Rapportering.
Spetsforskningsenheter rapporterar om sin verksamhet en gång om året. Läs mer på webben på xxx.xxx.xx/xx > Finansiering & stöd > Rapportering.
13.2 Revisionsberättelse
Om Akademins totala finansieringsbelopp som anges i finansieringsbeslutet för ett akademiprogramspro- jekt, ett FiDiPro-projekt eller en spetsforskningsenhet överstiger 1 000 000 euro, ska den ansvariga projekt- ledaren lämna till Akademin en revisionsberättelse över medelsanvändningen inom projektet. Revisionsbe- rättelsen lämnas in då finansieringen för akademiprogrammet upphör eller efter det tredje och sjätte året av finansieringen för spetsforskningsenheten.
I fråga om finansieringsbeslut om forskningsinfrastruktur ska forskningsplatsen och den ansvariga ledaren tillsammans lämna till Akademin en revisionsberättelse om medelsanvändningen inom projektet. Revis- ionsberättelsen lämnas in då finansieringen för infrastrukturen upphör.
Revisionsskyldigheten gäller även alla finansieringsbeslut om stärkande av universitetens profilering, obe- roende av finansieringsbeloppet.
Revisionsberättelsen ska lämnas in inom tre veckor från finansieringsperiodens slut. Revisionsberättelsen kan vid behov begäras skilt.
14. VISSA BESTÄMMELSER OM FINANSIERING
Vid användning, utbetalning och tillsyn av forskningsbidrag följs bl.a.
• statsunderstödslagen
• lagen och förordningen om statsbudgeten
• lagen och förordningen om offentlig upphandling
• statsbudgeten och bestämmelserna om dess tillämpning
• övriga allmänna stadganden och bestämmelser om användning om statliga medel.
Vid forskningsplatsen följs forskningsplatsens interna regler, bestämmelser och anvisningar såvida de inte strider mot de villkor som ställts av Akademin.
BILAGA 1: ÄNDRINGAR I FINANSIERINGSBESLUT
(1) Att ändra kostnadsberäkningen och/eller årliga belopp
Beskrivning | 1) Man kan ansöka om en ändring i kostnadsberäkningen om Akademins finansieringsandel skiljer sig med minst 10 procent från den sökta finan- sieringen. 2) Man kan ansöka om en ändring av årliga belopp om den ansvariga leda- ren inte kan godkänna beslutets årsbeloppsindelning, med beaktande av glidningen på 15 procent. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Motivera ändringen i fritextfältet. 2) Fyll i den ändrade kostnadsberäkningen på sidan Ny kostnadsberäkning. |
Nödvändiga bilagor | - |
I vilka fall är denna ändring möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut som fattats enligt totalkostnadsmodellen samt i beslut om mobilitetsstipendier. Det går inte att ändra på årliga belopp i beslut om finansiering av utvecklingsforskning. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring kan göras inom sex veckor efter beslutet, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets särskilda villkor. |
Behöver man ett elektroniskt god- kännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som Akademin beviljat projektet. Akademins finansieringsandel kan vara högst 70 procent, om inte annat nämns i utlysningstexten. Kostnadsberäkningens utgiftsslag är riktgivande och man kan avvika från dem endast om det stöder genomförandet av forskningsplanen. Vid avsevärda avvikelser är det skäl att kontakta föredragande för beslutet. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvalt- ningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också läm- nas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(2) Att förlänga finansieringsperioden
Beskrivning | Man kan ansöka om en förlängning av finansieringsperioden p.g.a. en forska- res moderskaps-, faderskaps-, föräldra- eller vårdledighet, värnplikt eller civiltjänst. Finansieringsperioden kan också förlängas p.g.a. andra särskilda skäl, t.ex. långvarig sjukdom. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Motivera ändringen i fritextfältet. 2) Fyll i den nya finansieringsperiodens sista dag på sidan Ny kostnadsbe- |
räkning. Kom ihåg att uppdatera kostnaderna så att de motsvarar den nya perioden. Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp eller den finansieringsandel som Akademin beviljat projektet. | |
Nödvändiga bilagor | 1) Beslut om befrielse från arbete Bifoga till ansökan en kopia av arbetsgivarens beslut om befrielse från arbete eller något annat intyg över frånvaron. Av intyget måste framgå frånvarons tidpunkt. |
I vilka fall är denna ändring möjlig? | Ändringen är möjlig i alla finansieringsbeslut. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras senast två månader före finansieringspe- riodens slut. |
Behöver man ett elektroniskt god- kännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Nej |
OBS! | En förutsättning är att en vikarie inte har utsetts för forskaren och att forska- ren återvänder till projektet under samma finansieringsbeslut. Vårdledighet (också partiell vårdledighet) berättigar till en förlängning på högst ett år per barn. Att man låter bli att använda ett beviljat bidrag utgör inte grund för en för- längning av finansieringsperioden. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvalt- ningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också läm- nas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(3) Att ansöka om tilläggsbidrag (dvs. kompensation)
Beskrivning | Man kan ansöka om tilläggsbidrag för ett projekt p.g.a. en forskares moder- skapsledighet eller långvarig sjukdom. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Motivera ändringen i fritextfältet. 2) Fyll i ansökan om tilläggsbidrag på sidan Kostnadsberäkning. Finansie- ringsperioden ska motsvara den resterande finansieringsperioden. |
Nödvändiga bilagor | 1) Löneintyg Bifoga till ansökan en kopia av löneintyget varav framgår de extra projekt- kostnader som uppkommit p.g.a. moderskapsledigheten eller sjukdomen. |
I vilka fall är denna ändring möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut som fattats enligt tilläggskostnadsmodellen (t.ex. anställning om akademiprofessor, anställning som akademiforskare) |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras senast två månader före finansieringspe- riodens slut. |
Behöver man ett elektroniskt god- kännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Om man ansöker om en förlängning av finansieringsperioden för en forskar- anställning, måste det göras innan ansökan om tilläggsbidrag. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvalt- ningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också läm- nas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(4) Att byta forskningsplats
Beskrivning | Man kan ansöka om att byta forskningsplats om forskningens ansvariga le- dare flyttar till en annan forskningsplats medan finansieringsperioden pågår. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Välj om finansiering använts vid den ursprungliga forskningsplatsen (ja/nej). 2) Motivera ändringen i fritextfältet. 3) Fyll i de kostnader som förverkligats vid den ursprungliga forskningsplat- sen på sidan Förverkligade kostnader. Uppskatta även de kostnader som ska faktureras för den sista utbetalningsperioden. 4) Fyll i kostnadsberäkningen för den finansiering som flyttas till den nya forskningsplatsen på sidan Ny kostnadsberäkning. På samma gång kan du uppdatera koefficienterna för omkostnader och lönebikostnader så att de motsvarar koefficienterna vid den nya forskningsplatsen. Den ansva- riga ledaren måste kolla med den nya forskningsplatsen att finansiering- en räcker för att genomföra forskningsplanen vid den nya forskningsplat- sen. |
Nödvändiga bilagor | 1) Den ursprungliga forskningsplatsens samtycke 2) Den nya forskningsplatsens förbindelse Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med den ursprungliga forsknings- platsens samtycke till bytet. Också bifoga ett fritt formulerat brev där den nya forskningsplatsens förbinder sig till att förvalta projektet, till finansieringen och till att följa Akademins villkor för medelsanvändningen. |
I vilka fall är denna ändring möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras efter beslutet innan finansieringsperioden börjar och medan finanseringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt god- kännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Nej (den ursprungliga forskningsplatsen) Ja (den nya forskningsplatsen) |
OBS! | Att byta institution eller motsvarande vid ett universitet räknas inte som ett byte av forskningsplats. Bytet av forskningsplats kan inte göras i mitten av en utbetalningsperiod om finansiering har använts. Bytet ska planeras till början av nästa utbetalnings- period. Det kan alltså göras fr.o.m. januari, maj eller september. Beslutet om att byta forskningsplats fattas först efter att den ursprungliga forskningsplatsens sista begäran om utbetalning gällande finansieringsbeslu- tet har lämnats in till Akademin och betalats. Kontakta Akademin om du behöver mer information. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvalt- ningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också läm- nas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(5) Att avstå från forskningsbidraget i sin helhet
Beskrivning | Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag i sin helhet om man inte vill ta emot finansieringen eller om man vill avstå från finansieringen innan den börjar. |
Anvisningar för e-tjänsten | Motivera ändringen i fritextfältet. |
Nödvändiga bilagor | - |
I vilka fall är denna ändring möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras före finansieringsperioden börjar och under beslutsåret. |
Behöver man ett elektroniskt god- kännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Nej |
OBS! | Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvalt- ningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också läm- nas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(6) Att avstå från forskningsbidraget medan finansieringsperioden pågår
Beskrivning | Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag medan finansierings- perioden pågår. |
Anvisningar för e-tjänsten | 1) Motivera ändringen i fritextfältet. |
2) Fyll i den nya finansieringsperiodens sista dag på sidan Förverkligade kostnader. Fyll i de kostnader som förverkligats. Uppskatta även de kost- nader som ska faktureras för den sista utbetalningsperioden. | |
Nödvändiga bilagor | Utredning över förverkligade kostnader Bifoga till ansökan ekonomiförvaltningens utredning över projektets förverk- ligade kostnader. |
I vilka fall är denna ändring möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt god- kännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Nej |
OBS! | Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats en forskar- anställning inte kan fortsätta i sin anställning, t.ex. för att personen byter arbetsuppgift. Personen ska också då avstå från finansieringen. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvalt- ningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också läm- nas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(7) Att byta ansvarig ledare
Beskrivning | Man kan ansöka om att byta projektets ansvariga ledare av exceptionella och motiverade skäl. |
Anvisningar för e-tjänsten | Motivera ändringen i fritextfältet. |
Nödvändiga bilagor | 1) Motiveringsbrev som undertecknats av den tidigare och den nya ansva- riga ledaren samt forskningsplatsens samtycke 2) Publikationsförteckning och meritförteckning för den nya ansvariga leda- xxx Xxxxxx till ansökan ett fritt formulerat brev med motiveringar för bytet, un- dertecknade av den tidigare och den nya ansvariga ledaren, samt forsknings- platsens samtycke till bytet. Xxxxx bifoga en publikationsförteckning och en meritförteckning för den nya ansvariga ledaren. |
I vilka fall är denna ändring möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut förutom de som gäller finansiering av person- lig lön. Ändringen är således inte möjlig i anställningar som akademiprofessor, akademiforskare eller forskardoktor. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt god- kännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Om den ansvariga ledaren tar ledigt från sitt jobb, men ändå fortsätter att leda projektet, måste ledaren komma överens med forskningsplatsen om en ställföreträdare. Akademin måste få ett dokument som visar hur detta sköts och vem ställföreträdaren är. Den nya ansvariga ledaren måste ha registrerat sig i Akademins e-tjänst. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvalt- ningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också läm- nas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |
(8) Att ändra beslutsvillkor eller användningsändamål, att väsentligt ändra forskningsplanen
Beskrivning | 1) Beslutsvillkoren eller användningsändamålet kan ändras endast av sär- skilda skäl. 2) Forskningsplanen kan ändras endast av särskilda skäl om det är fråga om en väsentlig ändring. |
Anvisningar för e-tjänsten | Motivera ändringen i fritextfältet. |
Nödvändiga bilagor | Bilagorna bestäms från fall till fall. |
I vilka fall är denna ändring möjlig? | Ändringen är möjlig i alla beslut. |
När ska man söka? | Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår. |
Behöver man ett elektroniskt god- kännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? | Ja |
OBS! | Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvalt- ningslagen eller andra föreskrifter. |
Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också läm- nas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. | |