Styrelsens för Loomis AB (publ) förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
Styrelsens för Loomis AB (publ) förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
Styrelsen för Loomis AB (publ) föreslår att årsstämman 2020 beslutar om följande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
1. Riktlinjernas tillämpningsområde
Dessa riktlinjer avser ersättning och andra anställningsvillkor för de personer som under den tid riktlinjerna gäller ingår i Loomis koncernledning, nedan kallade ”ledande befattningshavare”.
Vidare gäller riktlinjerna endast för avtal som ingås efter årsstämmans beslut samt för ändringar som görs i befintliga avtal efter årsstämman.
Om en styrelseledamot utför uppdrag för bolaget som inte är styrelseuppdrag, utgår kontant ersättning som ska vara marknadsmässig med hänsyn taget till uppdragets art och arbetsinsats. Sådan ersättning beslutas av styrelsen (eller av bolagsstämman om så följer av lag).
Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får vederbörliga anpassningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers övergripande ändamål så långt möjligt ska tillgodoses.
2. Grundläggande principer och ersättningsformer
Loomis övergripande affärsstrategi är att leda omvandlingen av kontanthantering i samhället. Ett led i uppfyllandet av strategin är att Loomis ska bevara och utveckla sitt sätt att arbeta genom att organisationen utvecklar och stimulerar nya förmågor och kompetenser. Det i sin tur förutsätter att Loomis kan attrahera och behålla kompetenta ledande befattningshavare. Av den anledningen arbetar Loomis utifrån grundprincipen att ersättningar och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare ska vara marknadsmässiga och konkurrenskraftiga, vilket möjliggörs genom dessa riktlinjer. Dessa riktlinjer förväntas således bidra till uppfyllandet av Loomis affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. Ytterligare information om Loomis affärsstrategi finns på Loomis hemsida xxx.xxxxxx.xxx.
Den totala ersättningen till ledande befattningshavare ska bestå av fast ersättning, rörlig ersättning, pension och övriga förmåner, vilket utvecklas under punkten 3 nedan.
Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om exempelvis aktie- och aktiekursrelaterade ersättningar.
Sedan 2010 har årsstämmorna i Loomis beslutat om ett återkommande aktierelaterat incitamentsprogram som omfattar ca 350 nyckelpersoner, däribland Loomis ledande befattningshavare. Utöver det återkommande incitamentsprogrammet har Loomis ett långsiktigt sparaktiebaserat incitamentsprogram för ledande befattningshavare och vissa nyckelpersoner som infördes genom beslut på extra bolagsstämma den 5 september 2018. Eftersom programmen har beslutats av bolagsstämman omfattas de inte av dessa riktlinjer. Av samma skäl omfattas inte heller det aktierelaterade incitamentsprogram som styrelsen föreslagit att årsstämman 2020 ska anta. De prestationskrav som används för att bedöma utfallet av ovannämnda program har en tydlig koppling till affärsstrategin och därmed till bolagets långsiktiga värdeskapande, inklusive dess hållbarhet. Prestationskraven innefattar för närvarande vinst per aktie (EPS), specifika resultatmål för olika resultatenheter samt individuella prestationsmål. Det långsiktiga aktiesparprogrammet uppställer vidare krav på egen investering och flerårig innehavstid. För mer information om ovannämnda program, innefattande de kriterier som utfallet är beroende av, se Loomis hemsida xxx.xxxxxx.xxx.
3. Principer för olika typer av ersättningar
Fast ersättning
Den fasta ersättningen för ledande befattningshavare i Loomis ska vara marknadsanpassad och konkurrenskraftig och ska baseras på den enskilde befattningshavarens ansvarsområde, befogenheter, kompetens och erfarenhet.
Rörlig ersättning
Utöver fast årslön ska ledande befattningshavare även kunna erhålla rörlig ersättning, vilken ska baseras på utfallet i förhållande till resultatmål och tillväxtmål inom det individuella ansvarsområdet (koncern, region eller dotterbolag). Rörlig ersättning kan även vara kopplad till individuella prestationsmål. All rörlig ersättning ska sammanfalla med aktieägarnas intressen, varigenom de förväntas bidra till Loomis affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet.
Rörlig ersättning ska för verkställande direktören och koncernchefen motsvara maximalt 85 procent av den sammanlagda fasta kontantlönen under mätperioden för kriterier för tilldelning av rörlig ersättning. För övriga personer i koncernledningen ska rörlig ersättning
maximalt motsvara 100 procent av den sammanlagda fasta kontantlönen under mätperioden för kriterier för tilldelning av rörlig ersättning.
Ersättningskommittén ska för styrelsen bereda, följa och utvärdera frågor rörande rörlig ersättning till ledande befattningshavare. Baserat på ersättningskommitténs arbete ska styrelsen inför varje mätperiod för uppfyllelse av kriterier för tilldelning av rörlig kontantersättning, som kan vara ett eller flera år, fastställa vilka kriterier som bedöms relevanta för den kommande mätperioden. När mätperioden har avslutats ska det fastställas i vilken utsträckning kriterierna uppfyllts. Ersättningskommittén ansvarar för bedömningen såvitt avser rörlig ersättning till verkställande direktören. Såvitt avser rörlig ersättning till övriga befattningshavare ansvarar verkställande direktören för bedömningen efter samråd med ersättningskommittén.
Bedömningar avseende huruvida finansiella mål har uppnåtts ska baseras på fastställt finansiellt underlag för aktuell period.
Rörlig ersättning kan utbetalas efter avslutad mätperiod eller vara föremål för uppskjuten utbetalning. Styrelsen ska ha möjlighet att enligt lag eller avtal och med de begränsningar som må följa därav helt eller delvis återkräva rörlig ersättning som exempelvis utbetalats på felaktiga grunder.
Pension
Pensionsrätt för ledande befattningshavare ska gälla från tidigast 65 års ålder, och ska, i den utsträckning befattningshavarna inte omfattas av pensionsförmåner enligt kollektivavtal (ITP- plan), utgå enligt avgiftsbestämd pensionsplan motsvarande högst 30 procent av den fasta årslönen. För ledande befattningshavare som inte omfattas av kollektivavtal (ITP-plan) ska rörlig ersättning inte vara pensionsgrundande.
Övriga förmåner
Övriga förmåner, till exempel tjänstebil, livförsäkring, extra sjukförsäkring eller företagshälsovård, ska kunna utgå i den utsträckning detta bedöms vara marknadsmässigt på den aktuella marknaden för respektive ledande befattningshavare. Premier och andra kostnader i anledning av sådana förmåner får sammanlagt uppgå till högst 10 procent av den fasta kontantlönen. Vidare ska bostadsförmån kunna utgå i enlighet med bolagets policys.
Kostnaderna för bostadsförmån får sammanlagt uppgå till högst 25 procent av den fasta kontantlönen. Premier och andra kostnader för övriga förmåner samt bostadsförmån får dock sammanlagt uppgå till högst 30 procent av den fasta kontantlönen.
4. Villkor vid uppsägning
Ledande befattningshavare ska vara anställda tills vidare. Vid uppsägning från bolagets sida ska uppsägningstiden för samtliga ledande befattningshavare vara högst 12 månader med rätt till
avgångsvederlag efter uppsägningstidens slut motsvarande högst 100 procent av den fasta lönen i maximalt 12 månader. För egna uppsägningar ska en uppsägningstid om högst 6 månader gälla, utan rätt till avgångsvederlag.
Därutöver kan ersättning för eventuellt åtagande om konkurrensbegränsning utgå. Sådan ersättning ska kompensera för eventuellt inkomstbortfall och ska endast utgå i den utsträckning som den tidigare befattningshavaren saknar rätt till avgångsvederlag. Ersättningen ska uppgå till högst 60 procent av månadsinkomsten vid tidpunkten för uppsägningen och utgå under den tid som åtagandet om konkurrensbegränsning gäller, vilket ska vara högst 12 månader efter anställningens upphörande.
5. Styrelsens beredning av och beslutsfattande i samband med ärenden som gäller löner och andra ersättningar för ledande befattningshavare
Den inom styrelsen utsedda ersättningskommittén bereder frågor rörande löner och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare, vilket inkluderar beredning av styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Kommittén har ingen egen beslutsbefogenhet utan presenterar sitt förslag inför styrelsens beslutsfattande. Beslut om ersättningar till verkställande direktören och koncernchefen fattas av styrelsen i dess helhet. För övriga ledande befattningshavare fattas beslut om ersättningar av verkställande direktören/koncernchefen efter samråd med ersättningskommittén.
Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman.
6. Lön och anställningsvillkor för anställda
Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa. Utvecklingen av avståndet mellan de ledande befattningshavarnas ersättning och övriga anställdas ersättning kommer att redovisas i ersättningsrapporten.
7. Frångående av riktlinjerna
Styrelsen ska ha rätt att frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningskommitténs uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilken beredning innefattar beslut om avsteg från riktlinjerna.
8. Övergångsbestämmelser tillämpliga för årsstämman 2020
I not 11, Personal, årsredovisningen för 2019, redovisas den totala ersättningen till ledande befattningshavare under 2019, inklusive tidigare ingångna åtaganden vilka ännu inte har förfallit till betalning.
Styrelsen har beslutat att godkänna ingåendet av ett konsultavtal med ett av styrelseledamoten Xxxxx Xxxxxxxx helägt bolag avseende tillhandahållandet av konsulttjänster av Xxxxx Xxxxxxxx inom ramen för Loomis Strategy Execution Team (”SET”). Eftersom de riktlinjer som beslutades vid årsstämman 2019 inte uttryckligen tar höjd för att bolaget ska kunna ersätta styrelseledamöter utöver ordinarie styrelsearvode har styrelsen godkänt avtalet med stöd i styrelsens möjlighet att frångå riktlinjerna i enskilda fall där styrelsen bedömer att det finns särskilda skäl som motiverar det. Styrelsen anser att Xxxxx Xxxxxxxxx omfattande och unika erfarenhet av investeringar inom fintech-sektorn i kombination med Loomis behov av ytterligare senior expertis vid utvärdering av eventuella förvärvsobjekt inom fintech-sektorn utgör särskilda
skäl som motiverar frångåendet av riktlinjerna. Styrelsen bedömer att den ersättning som utgår är marknadsmässig med hänsyn taget till uppdragets art och arbetsinsats.
Stockholm i april 2020
Styrelsen
Loomis AB (publ)