ÖVERENSKOMMELSE FÖR ATT MOTVERKA MUTOR OCH KORRUPTION
ÖVERENSKOMMELSE FÖR ATT MOTVERKA MUTOR OCH KORRUPTION
(ÖMK)
Mellan leverantörer och beställare inom den offentligt finansierade bygg- och fastighetssektorn.
BAKGRUND
Bygg- och fastighetssektorn omfattar en väsentlig del av den offentliga mark- naden.
Företrädare för branschorganisationer och privata bolag inom bygg- och fastig- hetssektorn samt offentliga beställare såsom kommuner och landsting har noterat ett behov av att förbättra det förebyggande arbetet när det handlar om etiska frågor.
De som arbetar inom kommuner, landsting och regioner – en del av det offentliga – arbetar på medborgarnas uppdrag och i deras intresse. En anställd eller förtroendevald inom det offentliga får aldrig missbruka sin ställning.
Demokrati, rättssäkerhet och effekti- vitet är grundläggande värden för all offentlig verksamhet och medborgarnas förtroende för det offentliga fordrar att de som verkar i denna inte låter sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i arbetet.
Såväl medlems- och branschorganisa- tioner såsom Sveriges Kommuner och
Landsting (SKL) samt kommuner, landsting och regioner, medlems- och branschorganisationer och f lertalet privata bygg- och fastighetsbolag har på eget initiativ tagit fram vägledningar, policys och interna riktlinjer. Dessa dokument, som avser agerande i för- hållande till kunder, leverantörer och andra samarbetspartners, finns för att säkerställa att agerande mellan aktörerna sker på ett etiskt, lagenligt och förtroendefullt sätt.
Ett gemensamt sätt att se på hur sam- verkan mellan leverantörer och beställare ska gå till är en viktig grund för ett sunt affärsklimat och för att förebygga mutor och korruption. Det skapar också en ram inom vilken berörda aktörer kan agera och mötas utan att riskera att överträda lagar eller hamna i situationer där osäker- het om vad som är tillåtet uppstår.
Genom att underteckna överenskom- melsen har respektive part åtagit sig att verka för att upprätthålla och följa över- enskommelsen.
3
SYFTE OCH MÅL
För att säkerställa att det finns ett gemen- samt synsätt för såväl beställare som entreprenörer/leverantörer inom bygg- och fastighetssektorn, har en arbets- grupp bestående av representanter från Byggherrarna, JM AB, NCC AB, Peab AB Skanska Sverige AB, SKL, Sveriges Byggindustrier, Veidekke Sverige AB med stöd av Institutet Mot Mutor (IMM) tagit fram denna överenskommelse.
Målsättningen med överenskommelsen är att ge praktisk hjälp för att göra rätt genom exempel och etisk vägledning för leverantörer och beställare inom den offentligt finansierade bygg- och fastig- hetssektorn.
Överenskommelsen har utformats för att möta omvärldens krav på ökad trans- parens och måttfullhet i affärsrelationer. Överenskommelsen reglerar hur berörda parter inom bygg- och fastighetssektorn ska agera, utifrån ett etiskt förhållnings- sätt och med fokus på affärsrelationen, då parterna ska mötas i olika sammanhang.
Ägare av dokumentet är parterna. Nya parter kan när som helst ansluta sig till överenskommelsen. En årlig översyn av överenskommelsen ska genomföras av de existerande parterna. Dessa ansvarar också för att uppdatera dokumentet med nya anslutande parter.
4
ÖVERENSKOMMELSENS OMFATTNING
Intentionen med överenskommelsen är att den ska kunna tillämpas av alla aktörer och medarbetare inom bygg- och fastighetssektorn, även av de som inte är parter i överenskommelsen.
Gällande lagstiftning, branschöver- skridande riktlinjer som IMM:s Näringslivslivskod och interna riktlinjer såsom policys och uppförandekoder t.ex.
för resor, representation, bisysslor inom respektive verksamhet, ska om de är utformade så att de är mer restriktiva än denna överenskommelse, gälla med företräde framför denna överens- kommelse.
Denna överenskommelse gäller fr.o.m. 9 december 2015 tills vidare.
Xxx Xxxxxxx
VD, Sveriges Byggindustrier
Xxxxx Xxxxxxx
VD, Byggherrarna
Xxxx Xxxxx Ordförande, SKL
Undertecknad av;
Per-Xxxxxxx Xxxxxxx
VD, Veidekke Sverige AB
Xxxxx Xxxxxxxx
VD/koncernchef, JM AB
Xxxxx Xxxxxxxx
VD/koncernchef, NCC AB
Xxxxxx Xxxxxxxxx
VD/koncernchef, Peab AB
Xxxxxx Xxxxxxxx
VD, Skanska Sverige AB
5
INNEHÅLL
TERMER OCH BEGREPP 7
GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH RIKTLINJER 8
a. Följande grundläggande principer gäller 8
1. Professionalitet och seriositet 8
2. Transparens 8
3. Måttfullhet 8
4. Dokumentation 9
b. Följande riktlinjer gäller vid alla former
av affärsrelationer 10
1. Grundregel 10
2. Bisysslor 10
3. Förmåner 10
4. Xxxxxxxxxxx 00
5. Måltider 11
6. Partnering 11
7. Resor 11
8. Sponsring 11
9. Sponsring av idrott m.m 13
10. Upphandlingar 13
11. Utbildning/Mässor 13
12. Val av ort och lokal 13
HÄNVISNING TILL AKTUELLA LAGAR 14
HÄNVISNING TILL VÄGLEDANDE DOKUMENT 14
KONTAKTPERSONER 15
TERMER OCH BEGREPP
Aktörer
Kommuner, landsting, regioner, bolag, föreningar och alla andra former av juridiska personer samt anställda, uppdragstagare och konsulter.
Bisysslor
Varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet.
Bygg- och fastighetssektorn
Alla aktörer som bidrar till att byggnader och anläggningar på den svenska marknaden uppförs, ändras, repareras eller förvaltas.
Parter
De som undertecknar denna överens- kommelse för att motverka mutor och korruption.
Partnering
Partnering är en samverkansform i byggbranschen, där projektets aktörer löser ett uppdrag tillsammans i öppen dialog med gemensamt mål, organisation och ekonomi.
Representation
Representation är ett samlingsbegrepp för utgifter i relationen mellan parterna för att främja verksamheten.
Representation kan vara kostnader för luncher, middagar eller evenemang, ibland i kombination med presentartiklar.
Sponsring
Sponsring är en transaktion där ett bolag gör en betalning, kontant eller med något annat än betalningsmedel (t.ex. varor och tjänster), för att koppla det egna varu- märket till en aktivitet eller en annan organisation.
För denna betalning erhåller bolaget rättigheter och förmåner som t.ex. att få:
Använda sig av den sponsrade organisationens namn.
Omnämnande i annonser i samband med olika evenemang och i publikationer.
Användning av anläggningar, inklusive loger och säsongsbiljetter. Möjlighet marknadsföra bolagets namn, produkter och tjänster1.
1) Definitionen är baserad på dokumentet Partnering Against Corruption Initiative (PACI) från World Economic Forum.
7
GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH RIKTLINJER
a. Följande grundläggande principer gäller:
1. Professionalitet och seriositet Affärsrelationer inom bygg- och fastig- hetssektorn ska utgå ifrån och vara tyd- ligt kopplad till aktörernas verksamhet. Det ska alltså finnas en ömsesidig nytta.
För kommuner, landsting och regioner ska alla verksamheter och genomförda aktiviteter vara förenliga med den kom- munala kompetensen, vilket innebär att kommuner och landsting endast kan syssla med sådant av allmänt intresse som har anknytning till kommunens och landstingets område eller deras medlem- mar och som inte ska handhas enbart av staten, en annan kommun, ett annat landsting eller någon annan.
1.1 EXEMPEL: Avtal ska endast vara kopplade till aktiviteter som faller inom ramen för avtalsparternas verksamhet med ömsesidig nytta.
1.2 EXEMPEL: Stor försiktighet ska iakttas vid beställning av privata arbeten från leverantörer där beställa- ren också använder sig av leverantören i arbetet.
2. Transparens
Samverkan inom bygg- och fastighets- sektorn ska vara öppen och transparent
8
samt i enlighet med denna överens- kommelse, aktuell lagstiftning, bransch- praxis och interna regler.
2.1 EXEMPEL: Vid lämnande av gåvor eller andra förmåner ska kravet på öppenhet uppfyllas genom att förmå- nen ska lämnas öppet till verksamhe- ten, vara förenlig med mottagarens policy, inte avvika från branschpraxis och i övrigt vara förenlig med den Näringslivskod som IMM förvaltar.
3. Måttfullhet
Arrangemang som på något sätt stöds eller arrangeras av någon i bygg- och fast- ighetssektorn ska genomsyras av mått- fullhet. Kravet på måttfullhet innebär att förmånen inte får framstå som beteende- påverkande på mottagaren eller deltaga- ren. Ett i sig måttfullt arrangemang kan ses som beteendepåverkande om det sker vid upprepade tillfällen.
Måttfullhet bedöms utifrån hela arrangemanget, en uppdelning av belopp på f lera delar bedöms utifrån den totala summan.
Förmåner som inte har ett direkt eko- nomiskt värde för mottagaren, men som har ett personligt värde, omfattas också,
t.ex. medlemskap i en exklusiv klubb eller en prestigefylld utmärkelse.
3.1 EXEMPEL: Det har i praxis setts som otillbörligt att en privat entrepre- nör bjuder en kommunal tjänsteman på lunch vid tio tillfällen och på café tre gånger under en tid om femton månader.
3.2 EXEMPEL: I samband med ett heldagsevenemang som de inbjudna aktörerna har nytta av i tjänsten, kan det vara tillåtet att bjuda på en enklare frukost, lunch eller middag, så länge den utgör en naturlig del i evene- manget och är förenlig med de inbjud- nas interna riktlinjer, inte avviker från
branschpraxis, samt inte avviker från IMM:s Näringslivskod.
4. Dokumentation
Alla former av affärsrelationer inom bygg- och fastighetssektorn ska doku- menteras där någon ersättning eller kost- nadstäckning förekommer, vare sig det gäller enskilda, grupper av medarbetare eller på verksamhetsnivå, t.ex. via avtal, beslut eller överenskommelser så att syftet med transaktionen/händelsen kan styrkas.
Relevant dokumentation som avtal, relaterade rapporter, fakturor med mera ska bevaras.
9
GRUNDLÄGGANDE PRINCIPER OCH RIKTLINJER
b. Följande riktlinjer gäller vid alla former av affärsrelationer:
1. Grundregel
Aktörer inom bygg- och fastighetssektorn ska inte erbjuda, begära, eller motta för- måner eller annan ersättning eller kräva åtgärder som strider mot denna överens- kommelse eller dess intentioner.
Stor försiktighet ska gälla om inslagen har en repetitiv karaktär, att bjuda på eller bli bjuden på en arbetslunch varje vecka är inte tillåtet.
En aktivitet som kan vara tillåten är när aktörer inom bygg- och fastighetssektorn anordnar välgörenhetsarrangemang av olika slag, t.ex. välgörenhetslopp, tillsam- mans med kända ideella arrangörer.
Restriktivitet ska gälla vid inbjudningar till en snävare krets av personer
t.ex. VIP-aktiviteter.
1.1 EXEMPEL: Aktiviteter som inte har en naturlig koppling till tjänsteutöv- ningen, såsom resor, idrotts- och kul- turevenemang, kryssningar och aktivi- teter med nöjesinslag på annan ort är inte tillåtna.
2. Bisysslor
Aktörer och medarbetare ska inte ha bisysslor som skulle kunna ge upphov till en intressekonflikt. Aktörer och medar-
betares privata eller externa aktiviteter ska inte påverka eller ge intryck av att påverka någon i dennes agerande.
3. Förmåner
Förmåner får aldrig erbjudas för att finansiera sociala aktiviteter.
Förmåner ska inte ges till interna akti- viteter eller ordinarie verksamhet hos andra aktörer inom kommuner, landsting och regioner.
Förmåner till personer som arbetar med myndighetsutövning, offentlig upp- handling eller i pågående avtalsförhållan- den är otillåtna.
Även rabatter och medlemskap i fören- ingar kan vara otillåtna förmåner.
Måttfulla gåvor kan förekomma i undantagsfall i samband med pension och högtidsdagar.
3.1 EXEMPEL: Bidrag som lämnas för att mottagaren ska kunna ha en kick- off eller teambuilding är inte tillåtet. Det är inte heller tillåtet att ge anställda hos mottagaren presenter, inte heller sådant som de kan ha nytta av i arbetet, t.ex. skyddshjälmar.
3.2 EXEMPEL: Talarpresenter kan läm- nas om dessa är av obetydligt värde.
10
3.3 EXEMPEL: Så kallade giveaways, enklare gåvor med företagets logga, som delas ut i samband med olika typer av arrangemang kan vara tillåtna om dessa är av obetydligt värde.
4. Medföljande
Endast deltagare i arrangemang får bjudas in. Medföljande som inte har med arrangemanget att göra förutom att de har en social relation med deltagare, får inte delta.
4.1 EXEMPEL: Att i en inbjudan till ett arrangemang presentera ett specifikt program för medföljande med t.ex. kulturella eller sociala inslag berättigar inte till deltagande för medföljande.
5. Måltider
Vid sammankomster arrangerade av eller i samarbete med verksamheter inom bygg- och fastighetssektorn får erbjudas måttfull måltid i anslutning till samman- komsten.
5.1 EXEMPEL: Om övervägande del av tiden ägnas åt aktivitet som har en naturlig koppling till tjänsteutövningen och det som erbjuds är måttfullt, samt arrangemanget är öppet och förenligt med mottagarens och givarens policy kan det vara tillåtet att äta enklare mål- tid t.ex. frukost, lunch eller middag.
6. Partnering
I samverkansprojekt ska de regler som gäller för beställaren vid extern represen- tation även gälla för interna aktiviteter t.ex. team-building aktiviteter.
Om parterna har interna riktlinjer är det de strängaste riktlinjerna som ska till- lämpas i samverkansprojektet.
7. Resor
Kostnad för resor och logi ska betalas av respektive aktör och får inte erbjudas eller begäras av enskilda deltagare.
I samband med studiebesök och liknande aktiviteter får dock gemensam transport inom närområdet med buss, taxi eller dylika fordon till begränsad kostnad bekostas av en part.
7.1 EXEMPEL: Vid enstaka tillfälle i samband med studiebesöksdag är det tillåtet att privat företag bekostar färd- medel, för kortare lokala transporter, för kommunal personal för att se på pågående gemensamma projekt.
8. Sponsring
Sponsring av aktivitet som arrangeras av kommuner, landsting och regioner inklu- sive deras hel- eller delägda bolag, får endast täcka faktiska, dokumenterade, skäliga och direkta kostnader som är nöd- vändiga för att de yrkesmässiga delarna av en aktivitet ska kunna genomföras.
Sponsring bygger på en affärsmässig relation och frivillighet från båda parter. Sponsring av kommuner, landsting och regioners ordinarie verksamhet och interna aktiviteter får inte förekomma t.ex. planeringskonferenser eller personalfester. Inte heller får sådan sponsring begäras eller erbjudas.
Vid förfrågan om sponsring ska ett fullständigt underlag för aktiviteten finnas som beslutsunderlag, där bland annat ovan nämnda kostnader preciseras, samt rätten att följa upp att sponsrade medel använts till det som förfrågats.
Sponsring ska ske öppet och transparent.
11
12
8.1 EXEMPEL: Otillåten sponsring avser fallet att en part inom ramen för ett avtal kräver sponsring eller spons- ringen inte regleras i avtalet.
8.2 EXEMPEL: Tillåten sponsring kan avse föredragshållare, lokal, måttfulla måltider i anslutning till aktivitet eller kostnad för material som används under aktiviteten.
9. Sponsring av idrott m.m. Försiktighet ska iakttas om anställda har privata intressen i organisationer,
t.ex. idrottsföreningar, som part i avtal kan komma att sponsra.
9.1 EXEMPEL: Beställare ska inte efterfråga att leverantör eller potentiell leverantör sponsrar någon typ av privata intressen, t.ex. sociala eller kulturella arrangemang.
10. Upphandlingar
Vid pågående upphandling är det särskilt viktigt att aktörerna inom bygg- och fastighetssektorn upprätthåller ett oberoende förhållningssätt gentemot varandra och i enlighet med de regler som finns i lagstiftningen.
11. Utbildning/Mässor
Inom bygg- och fastighetssektorn får endast erbjudas sammankomster som har en koppling till de inbjudnas egna verksamhetsområde.
11.1 EXEMPEL: Erbjudande om delta- gande på kurs i engelska med bygg- inriktning som skickas till tekniska nämnden i kommunen, trots att alla anbud till kommunen ska inlämnas på svenska, är inte lämpligt.
11.2 EXEMPEL: Erbjudande om delta- gande på mässa för hantering av risk för översvämning i havsnära områden för en inlandskommun utan sjönära läge är inte lämpligt.
12. Val av ort och lokal
Val av ort och lokal för arrangemang bör väljas utifrån syftet med arrangemanget. Fritidsorter under säsong och platser som är kända för sin exklusivitet är inte lämp- liga och bör undvikas. Samma gäller för orter där större internationella evene- mang pågår samtidigt eller i anslutning till arrangemanget.
12.1 EXEMPEL: Erbjudande om delta- gande i kurs förlagd till värdstad för ett pågående OS- eller VM-arrangemang är inte lämpligt om kursen kan hållas utifrån samma förutsättningar på annan ort.
13
HÄNVISNING TILL AKTUELLA LAGAR
Brottsbalken (SFS 1962:700)
Kommunallag (1991:900)
Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)
HÄNVISNING TILL VÄGLEDANDE DOKUMENT
Om mutor och jäv – en vägledning för offentligt anställda
Etiska riktlinjer för föreningen Byggherrarna
Uppförandekod för medlemsföretag i Sveriges Byggindustrier
Samhällsbyggnadssektorns Etiska Regler
Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet
14
KONTAKTPERSONER
SKL
Xxx Xxxx Xxxxxxx, Förbundsjurist
xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx Xxxxxxx Xxxxxxx, Handläggare xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Byggherrarna
Xxxxx Xxxxxxx, VD
Sveriges Byggindustrier
Xxxx Xxxxxxx, Chefsjurist
xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
JM AB
Xxxxx Xxxxxxx, Chefsjurist
NCC AB
Xxxxxx Xxxxxxxxx, Group Compliance Officer xxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx
Peab AB
Xxxxx Xxxxxxxx, Chefsjurist
Skanska Sverige AB Xxxxxx Xxxxxxxx, Chefsjurist xxxxxx.x.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Veidekke Sverige AB
Xxxxxxxxx Xxxxx, Advokat och Partner på Moll Wendén Advokatbyrå xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx
15
FOTO: SHUTTERSTOCK • FORM: LEDESIGN • 2015 / 11