VERIFIKAT
VERIFIKAT
I och med att avtal signeras behandlar Region Gävleborg dina personuppgifter i form av för- och efternamn samt personnummer. Avtal och kvitto för signering kommer att registreras i Region Gävleborgs datoriserade diarie- och ärendehanteringssystem. Ett diarium är en allmän offentlig handling som allmänheten, enligt tryckfrihetsförordningen, i vissa fall har rätt att ta del av. Här kan du läsa mer om hur Region Gävleborg behandlar dina personuppgifter: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxx/
Signeringskvitto får inte, av Region Gävleborg eller annan organisation, publiceras publikt.
Underskrifter | ||
Namn | Personnummer | Tidpunkt |
XXXX XXXXXXXX | 000000000000 | 2022-10-26 08:38:37 |
Signerat dokument
Filnamn
Delegationsbeslut - gallring av handlingar rörande ekonomi och upphandling.pdf
Filstorlek
623.22 kb
Checksumma
5954E061A73402E946DEA22CD57D049E62F69EE8273D979BFBC5FA4984746901
Detta verifikat är utfärdat av ChamberSign Sverige AB. Det är en bekräftelse på att ovanstående dokument är signerat med en juridiskt hållbar signatur.
Läs mer om juridiskt hållbara signaturer på xxxxx.xx.
Du har tillgång till originalet om du öppnar detta dokument i Adobe Reader eller annat program som hanterar pdf:er och stöder bilagor. Då kan du kontrollera att checksumman för originalet stämmer med den checksumma som anges i verifikationen.
ChamberSign Sverige AB | Xxxxxxxxx 00 x 000 00 Xxxxxxxxx | Telefon: 00-00 00 00 | xxxx@xxxxx.xx | xxx.xxxxx.xx
Enhet för informationsförvalning
Delegationsbeslut Diarienr: FHRG 2022/31 1(2)
Enhetschef för EFI1 beslut på delegation - gallring av handlingar som rör ekonomi och upphandling
Enligt delegation beslutad av företagshälsovårdsnämnden delegationsordning 2022-09-30, beslutad av företagshälsovårdsnämnden 2022-09-30, §30 FHRG 2022/25 med stöd av punkt 5.1 Gallring av allmän handling beslutas:
1. handlingar som inkommer och upprättas inom regionens verksamhet som rör ekonomi och upphandling ska kunna gallras i enlighet med bifogade bilagor med tidigare diarienummer RS 2016/1859 med följande ändringar:
Den kortaste bevarandetiden för räkenskapsinformation som tidigare var satt till 10 år kortas ned till 7 år, så att gallringsfristen överensstämmer med den som regleras i bokföringslagen (1999:1078).
De medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara läsbara, varaktiga och lätt åtkomliga under den tid som informationen ska bevaras.
Observera att beslutet även gäller handlingar inom följande områden:
Hantering av vissa styrdokument och rutiner
Administration av EU-projektmedel
Handlingar som rör utlämnande av allmän handling Beslutet gäller handlingar som tillkommit från 2006 och framåt. Beslutet gäller från och med 2022-10-26.
Sammanfattning av ärendet
För att det fortsatta arbetet med att upprätthålla aktuella gallrings- och bevarandeplaner ska kunna bedrivas löpande, har tidigare nämndbeslut rörande gallring av allmänna handlingar som uppkommer i regionstyrelsens verksamhet om upphandling och ekonomisk redovisning (Dnr RS 2016/1859) upphävts.
Ett nytt gallringsbeslut behöver fattas för att handlingar inom upphandling och ekonomisk redovisning inom Region Gävleborg ska kunna gallras.
Bilagor
Protokollsutdrag med beslut om gallring av allmänna handlingar som uppkommer i regionstyrelsens verksamhet om upphandling och ekonomisk redovisning (RS § 76 2017.)
Dokumenthanteringsplan Ekonomi och Inköp – Underlag för gallringsbeslut (RS 2016/1859)
1 Enhet för informationsförvaltning
Xxxx Xxxxxxxx
2(2)
Protokoll
Mötesdatum
Regionstyrelse 2017-03-07
Plats och tid Regionkontoret kl. 10:15-12:10
Beslutande ledamöter Xxx Xxxxxxxx (S) (ordförande)
Xxxxx Xxxxxx (S) (vice ordförande) Xxxxxx Xxxxxxxx (M) (2:e vice ordförande) Xxxxx-Xxxxxx Xxxxxxxx (S)
Xxx Xxxxxxxxxx (S) Xxxxx Xxxxxxxxxx (S) Xxxxx Xxxxxxx (MP) Xxx Xxxxxxx (V)
Xxxx Xxxxxxx (SVG) Xxxxxx Xxxxxxxx (L) Xxxxxxx Xxxxx (KD) Xxxxxxx Xxxxxxxx (SD)
Xxxx-Xxxxx Xxxxxx (C) ersätter Xxxxxx-Xxxxx Xxxxx (C)
Ej tjänstgörande ersättare Xxxxx Xxxxxxxxxx (S)
Xxxxxx Xxxxxxxxx (S) Xxxxxx Xxxxxxx (S) Xxxxx Xxxxxxxxxx (S) Xxxxxx Xxxxxxxxx (MP) Xxxxx Xxxxx (V)
Xxxxx Xxxxx (M) Xxxxx Xxxxxxxx (M)
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx (M) Xxxxxx Xxxxxxxx (SVG)
Övriga närvarande Xxxxx Xxxxxxxxxx (Regiondirektör)
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx (Kanslidirektör)
Underskrifter
Sekreterare .................................................
Xxx-Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Ordförande ................................................ ……………………………………….
Xxx Xxxxxxxx
Justerande ................................................ ……………………………………….
Xxxxxx Xxxxxxxx
ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.
Organ Regionstyrelse
Sammanträdesdatum 2017-03-07
Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet
Diariet
Datum för anslags nedtagande
Underskrift
.................................................
Xxx-Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Page 1 of 4
MÖTESPROTOKOLL
Blad 2
Mötesdatum
Regionstyrelse 2017-03-07
Xxx-Xxxxxxxx Xxxxxxxx (Nämndsekreterare) Xxxxxx Xxxxxxxx (S) (Politisk sekreterare) Xxx-Xxxxx Xxxxxx (C) (Politisk sekreterare) Xxxx Xxxxxxxx (V) (Politisk sekreterare) Xxxxx Xxxx (M) (Politisk sekreterare)
Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxx (V)
Xxx Xxxxxxxx (Kommunikationsdirektör)
Utses att justera Xxxxxx Xxxxxxxx
Justeringens plats och tid Protokollet omfattar §76
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Page 2 of 4
MÖTESPROTOKOLL
Blad 3
Mötesdatum
Regionstyrelse 2017-03-07
§76
Förslag till beslut om gallring av allmänna handlingar som uppkommer i regionstyrelsens verksamhet om upphandling och ekonomisk redovisning (RS 2016/1859)
Beslut
Regionstyrelsen beslutar
1. Gallringsbeslut om upphandling och ekonomisk redovisning antas.
2. Beslutet gäller handlingar som tillkommit från år 2006 och framåt.
3. Befintligt gallringsbeslut om upphandling och ekonomisk redovisning (M19 XL2000/402) upphör att gälla.
Sammanfattning
Av 10 § arkivlagen (1990:782) framgår att allmän handling får gallras under förutsättning att gallringen inte påverkar allmänhetens möjlighet till insyn i myndighetens verksamhet och att handlingen inte behövs för förvaltning och rättsskipningen eller för forskningsändamål. Gallring innebär i det här fallet att handlingar förstörs eller att uppgifter som ingår i upptagningar utplånas.
Landstingsstyrelsen beslutade 2001 om gallring av handlingar inom bl a upphandling och ekonomisk redovisning (M19 XL2000/402). Till följd av nya arbetssätt och ett utökat tekniskt stöd i verksamheten finns behov att anpassa gallringsbeslutet efter de förutsättningar som gäller nu. Därför har ett nytt förslag till beslut om gallring av dessa handlingar tagits fram.
Förslag till beslut
Regionstyrelsen beslutar
1. Gallringsbeslut om upphandling och ekonomisk redovisning antas.
2. Beslutet gäller handlingar som tillkommit från år 2006 och framåt.
3. Befintligt gallringsbeslut om upphandling och ekonomisk redovisning (M19 XL2000/402) upphör att gälla.
Beslutsunderlag
• Dokumenthanteringsplan Ekonomi och Inköp - Gallringsbeslut - tjänsteskrivelse
• Underlag för gallringsbeslut PDF
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Page 3 of 4
MÖTESPROTOKOLL
Mötesdatum
Regionstyrelse 2017-03-07
Blad 4
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Page 4 of 4
Verksamhetsom råde | Processgrupp | Process | Underprocess | Handling: | Bevaras/ gallras | Anmärkning |
1.2 Leda | ||||||
1.0 Ledning av centralledningsf unktion | ||||||
1.1 Ledning | ||||||
1.1.0 Leda | ||||||
1.1.1 Fullmäktige | ||||||
1.1.2 Styrelse | ||||||
1.1.3 X-nämnd | ||||||
1.1.4 Leda verksamheten | ||||||
1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet | ||||||
1.1.4.3 Utveckla verksamheten | ||||||
1.1.4.4 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete | ||||||
1.1.4.5 Tillhandahålla juridisk expertis | ||||||
1.1.4.6 Tillhandahålla juridisk utbildning och information | ||||||
1.1.5 Myndighetsredov isning | ||||||
1.1.6 Omvärld | ||||||
1.1.6.0 Leda, styra, organisera |
Direktiv samt anvisning för gåvor, representation och resor | Xxxxxxx | |||||
Xxxxx för gåvor, representation och resor | 2 år | |||||
1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt | ||||||
1.1.6.5 Driva gemensamma projekt | ||||||
1.1.6.6 Administrera EU- projektmedel | ||||||
1.1.6.6.1 Sammanställa och återrapportera projektunderlag | ||||||
Tidrapporter för att rekvirera projektmedel | Bevaras | Samtliga handlingar ingår i ett ärende | ||||
Underlag från kommunerna | Bevaras | |||||
Återrapportering till finansiär - blankett från finansiär - digitalt projektrum - fakturaunderlag | Bevaras | |||||
Attesterad ansökan om utbetalning | Bevaras | |||||
Beslut om utbetalning | Bevaras | |||||
1.1.6.6.2 Hantera utbetalning till kommuner | ||||||
Rekvisitioner från kommuner | Bevaras | |||||
Kopia utanordningar / Utbetalningar | Bevaras |
1.1.6.7 Administrera övriga projektmedel | ||||||
1.1.6.7.1 Sammanställa och återrapportera projektunderlag | ||||||
Tidrapporter för att rekvirera projektmedel | Bevaras | Samtliga handlingar ingår i ett ärende | ||||
Underlag från kommunerna | Bevaras | |||||
Återrapportering till finansiär - blankett från finansiär - digitalt projektrum - fakturaunderlag | Bevaras | |||||
Attesterad ansökan om utbetalning | Bevaras | |||||
Beslut om utbetalning | Bevaras | |||||
1.1.6.7.2 Hantera utbetalning till kommuner | ||||||
Rekvisitioner från kommuner | Bevaras | |||||
Kopia utanordningar / Utbetalningar | 5 år | |||||
1.2 Styrning | ||||||
1.2.2 Hantering av styrdoku-ment från fullmäktige och | ||||||
1.2.4 Mål- och resursplanering | ||||||
1.2.4.0 Leda - Styra - Organisera | ||||||
Avgiftshandbok fullmäktiges beslutade taxor och avgifter | Bevaras |
Investeringsplan 3 år | 3 år | |||||
Investeringsdirektiv | Bevaras | |||||
Regionstyrelsens budget och planeringsförutsättningar inkl bilagor | Bevaras | |||||
Budgetanvisning -rutin med bilagor | 1 år | |||||
1.2.4.1 Hantera 1 årig mål - och resursplan | ||||||
1.2.4.1.1 Ta fram budget för regionen | ||||||
Nämndens årsplan, mål och budget | Bevaras | I respektive nämnds diarium | ||||
Regionstyrelsens förslag till budget | Bevaras | |||||
Fullmäktiges antagna budget 1 år och ekonomisk plan för följande 2 år | Bevaras | |||||
1.2.4.1.2 Besluta om investeringar | ||||||
Investeringar i maskiner och inventarier undet 50 prisbasbelopp Dokumentation = blanketten Investeringsbegäran | Bevaras | |||||
Investeringar i maskiner och inventarier fr.o.m. 50 prisbasbelopp Dokumentation = blanketten Investeringsbegäran + beslut av RD eller BRD | Bevaras | |||||
Investeringar i byggnader under 50 prisbasbelopp | Bevaras | Tjänstemannabeslut |
Investeringar i byggnader fr.o.m. 50 prisbasbelopp | Bevaras | Politiskt beslut | ||||
1.2.4.1.3 Fördela budgetramar och ta fram budget till nämnd | ||||||
Nämndens fördelning av budgetramar samt investeringsbudget | Bevaras | I respektive nämnds diarium | ||||
Förvaltningens/divisionens fördelning av budgetramar | Bevaras | I respektive nämnds diarium | ||||
Förvaltningens/divisionens specifika budgetanvisning | Bevaras | I respektive nämnds diarium | ||||
Förvaltningens/divisionens detaljbudget | 5 år | |||||
Bemanningsplan | 3 år | |||||
Produktionsplan | 3 år | |||||
1.2.4.1.4 Hantera tilläggsbudget | ||||||
Nämndens ansökan med underlag om tilläggsanslag | Bevaras | I respektive nämnds diarium | ||||
Styrelsens förslag om tiläggsanslag till RF | Bevaras | |||||
Regionfullmäktigesbeslut om tilläggsbudget/- anslag | Bevaras | |||||
1.2.4.2 Följa upp mål och resurser | ||||||
1.2.4.2.0 Upprätta styrdokument | ||||||
Prognosprocessen - rutin Region Gävleborg | Bevaras |
Bokslutanvisning delår och årsbokslut | Bevaras | Inkluderar anvisning för prognos | ||||
Inventeringsrutin lager årsbokslut | Bevaras | |||||
Anvisning för nämndernas redovisning av medelsförvaltning | Bevaras | |||||
1.2.4.2.1 Följa upp delår | ||||||
Delårsrapport inkl prognos | Bevaras | |||||
Bemaningsprognos | 3 år | |||||
Produktionsprognos | 3 år | |||||
Ekonomiprognos | Bevaras | Dokumenteras och behandlas politiskt i delårsrapport | ||||
1.2.4.2.2 Följa upp årsvis | ||||||
Årsredovisning | Bevaras | |||||
Nämndernas redovisning av medelsförvaltning | Bevaras | I resp nämnds diarium |
Bokslut inklusive Resultaträkning Balansräkning Investeringsredovisning Driftredovisning Kassaflödesanalys Nothänvisningar Borgensåtaganden Pensionsmedelsförvaltning Dokumentation specifika bokslutsposter Bokslutsbilagor, balanskontoavstämningar | Bevaras | Ingår i årsredovisning | ||||
Bokslutsbilagor, balanskontoavstämningar | 10 år | Ingår i kontoavstäming bokslut | ||||
Förrådsinventering | 10 år | Ingår i kontoavstäming bokslut | ||||
1.2.4.2 Hantera flerårig mål- och resursplan | 3-årig investeringsplan se 1.2.4.0 2-årig ekonomiplanering se 1.2.4.1.1 | |||||
1.3 Organisering | ||||||
1.3.1 Organisera | ||||||
1.3.2 Samordnad beställning av verksamhetsstöd | ||||||
1.3.2.0 Leda - Styra - Organisera | ||||||
1.3.2.1 Beställa och följa upp verksamhets-stöd | ||||||
1.4 Demokrati och insyn | ||||||
1.4.0 Leda - Styra - Organisera | ||||||
1.4.1 Hantera allmänna handlingar | ||||||
1.4.1.0 Leda - Styra - Organisera | ||||||
1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar | ||||||
Utlämnande, begäran samt expedierade handlingar | Vid inaktualitet | |||||
Begäran om skriftligt avslags- /sekretessbeslut | Bevaras | |||||
Kopia på handlingar som maskats/ej lämnats ut | Bevaras | Skriftligt sekretessbeslut, Överklagan av sekretessbeslut, Yttrande i ärende sekretessbeslut, Dom sekretessbeslut | ||||
Skriftligt avslagsbeslut | Bevaras | |||||
Överprövnings handlingar | Bevaras | Ansökan om överprövning, rättegångsfullmakt, yttrande i överprövningsärende, dom överprövning | ||||
2.4 Ekonomi | ||||||
2.4.1 Redovisning |
2.4.1.0 Leda - Styra - Organisera | ||||||
Ekonomimodell kodsträng | Bevaras | |||||
Kontoplan | Bevaras | Ingår i ekonomimodell | ||||
Direktiv samt anvisning för attest och utbetalning | Bevaras | |||||
Anmälan om attestant (blankett) | 10 år | Efter upphört åtagandet | ||||
Anmälan om granskningsattestant inköp (blankett) | 10 år | Efter upphört åtagandet | ||||
Behörighet bankkonto | 10 år | Efter upphört åtagandet | ||||
2.4.1.1 Hantera kundfakturor | ||||||
2.4.1.1.1 Fakturera | ||||||
Faktureringsunderlag från försystem filer | 2 år | |||||
Manuella faktureringsunderlag | 2 år | |||||
Manuella faktureringsunderlag med bilaga | 10 år | |||||
Kundfaktura | 10 år | |||||
Kundreskontra | Bevaras |
2.4.1.1.2 Kreditera/ reversera | ||||||
Underlag för kreditering/reversering från försystem filer | 2 år | |||||
Underlag för kreditering/reversering manuellt | 2 år | |||||
Underlag för kreditering/reversering grundade på frikortsregister/ felaktighet i Agresso | 2 år | |||||
2.4.1.1.3 Hantera bestridan | ||||||
Fakturafrågor inklusive bestridanden via telefon. | 2 år, efter löst ärende. | Tjänsteanteckning i Agresso rensas när Agresso rensas, | ||||
Tjänsteanteckningar, utanför Agresso gällande inkommande samtal. | 2 år, efter löst ärende. | |||||
Fakturafrågor inklusive bestridanden via mail. | 2 år, efter löst ärende. | Tjänsteanteckning i Agresso rensas när Agresso rensas, | ||||
Fakturafrågor inklusive bestridanden via brev. | 2 år, efter löst ärende. | Tjänsteanteckning i Agresso rensas när Agresso rensas, | ||||
Bestridanden olösta eller av tvistkarraktär oavsett hur det kommer in. | 2 år, efter löst ärende. | Tjänsteanteckning i Agresso rensas när Agresso rensas, | ||||
2.4.1.1.4 Skriva ner fodran |
Beslut från myndigheter, bouppteckningar, tingsrättsärenden eller jurister. | 2 år | Tjänsteanteckning i Agresso med hänvisning till D-nr rensas när Xxxxxxx rensas, | ||||
Rapport från inkassobolag dödsfall , preskribering | 2 år | Tjänsteanteckning i Agresso rensas när Agresso rensas, | ||||
2.4.1.1.5 Följa upp betalning | ||||||
Påminnelse kundfaktura fil | 10 år | |||||
Inkasso kundfaktura fil | 10 år | |||||
Rapport från inkassobolag om betalning fil | 2 år | |||||
Rapport til inkassobolag om gjorda inbetalningar fil | 2 år | |||||
Bankrapport om inbetalningar fil OCR inbetalningar | 2 år | |||||
Kontoutdrag OCR bank | 10 år | |||||
Bankrapport inbetalningar manuella | 10 år | |||||
Kontoutdrag manuella bank | 10 år | |||||
Betalningsfil till bank | 2 år | |||||
Rapport över skickad fil till bank | 2 år | |||||
Återrapportering leverantörsbetalningar | 2 år | |||||
2.4.1.2 Hantera leverantörsfakturor | ||||||
Leverantörsfakturor papper | 10 år | Sekretessfakturor i egen kartong |
Manuellt registerade leverantörsfakturor | 10 år | |||||
Leverantörsfakturor papper hos skaningföretag | 10 år | Sekretessfakturor i egen kartong | ||||
Skannade filer från skaningföretag | 10 år | |||||
Leverantörsfakturor via mail PDF | 10 år | |||||
Elektroniska leverantörfakturor fil | 10 år | |||||
Inköpsfakturor (e-handel) | 10 år | Stäm av arkiveringstiden hos Visma | ||||
Påminnelser/krav från leverantör | 2 år | |||||
Utredning och bestridande av inkasso krav/räntefaktura | 2 år | |||||
Skuld hos kronofogden | Bevaras | |||||
Leverantörsregister | 10 år | Under ständig bearbetning. Körning 4g/år för att spärra inaktiva leverantörer | ||||
Leverantörsreskontra | Bevaras | |||||
2.4.1.3 Redovisa inkomstskatt och moms | ||||||
2.4.1.3.1 Redovisa moms |
Skattedeklaration moms, Ludvika moms, periodisk sammanställning | 10 år | |||||
Förfrågningar, yttranden till från skatteverket | Bevaras | |||||
Redovisa arbetsgivaravgifter | ||||||
2.4.1.4 Bokföra och redovisa | ||||||
2.4.1.4.1 Bokföra | ||||||
Verifikat över huvudbokstransaktioner | 10 år | |||||
Reverseringar | 10 år | |||||
Verifikat för fördelning (trigger) | 10 år | |||||
Filer från försystem som genererar bokföringsverifikat | 10 år | |||||
Anläggingsreskontra | 10 år | Under ständig bearbetning. Årshändelserna bevaras i Bokslut | ||||
Grundbok | Bevaras | |||||
Huvudbok | Bevaras | |||||
2.4.1.4.2 Stämma av konto | ||||||
Månadsavstämning av balansräkning | Vid inaktualitet | När bokslut upprättats |
Delårsavstämning av balansräkning | Vid inaktualitet | Ingår i delårsbokslut | ||||
Helårsavstämning av balansräkning | 10 år | Ingår i hellårsbokslut | ||||
2.4.1.5 Administrera ekonomisystmet | ||||||
Beställning av nya koddelar i Agresso | Vid inaktualitet | |||||
Beställning av nya triggrar | Vid inaktualitet | |||||
2.4.2 Finansförvaltning | ||||||
2.4.2.0 Leda - Styra - Organisera | ||||||
2.4.2.0.1 Upprätta styrande dokument | ||||||
Direktiv för finansförvaltning | Bevaras | |||||
Direktiv för förvaltning av pensionsfond | Bevaras | |||||
2.4.2.0.2 Följa upp likviditeten | ||||||
Likviditetsprognos helår | 1 år | Tills bokslut är gjort |
Likvidetsprognos delår | 1 år | Tills bokslut ärgjort | ||||
Likviditetsprognos månad | 1 år | Tills bokslut ärgjort | ||||
2.4.2.1 Hantera upplåning | ||||||
Beslut om upplåning | Bevaras | |||||
Låneavtal | Bevaras | |||||
Ratingbetyg | Bevaras | |||||
2.4.2.2 Hantera utlån | ||||||
Beslut om utlåning | Bevaras | |||||
Låneavtal | Bevaras | |||||
2.4.2.3 Hantera krav och fordringar | ||||||
2.4.2.4 Hantera kommunal borgen | ||||||
Beslut om borgen inkl borgens- förbindelse, säkerheter, förskring etc | Bevaras | |||||
2.4.2.5 Hantera kontantkassor |
2.4.2.6 Placera medel | ||||||
2.4.2.6.1 Placera pensionsfonder | ||||||
Avtal med underlag för beslut | Bevaras | |||||
Köp/säljnota | Original ingår i bokföringsmaterial | |||||
Valutaväxling | Original ingår i bokföringsmaterial | |||||
Kontoutdrag från förvaltare | Vid inaktualitet | När månadsrapporten inkommit | ||||
Månadsrapport för uppföljning av direktiv | 1 år | |||||
2.4.2.6.1 Placera likvida medel | ||||||
Avtal med underlag för beslut | Xxxxxxx | |||||
Xxx/säljnota | Original ingår i bokföringsmaterial | |||||
Kontoutdrag från förvaltare | Vid inaktualitet | När månadsrapporten inkommit | ||||
2.4.3 Hantera bidrag | ||||||
2.4.3.0 Leda - Styra - Organisera |
2.4.3.1 Hantera statsbidrag | ||||||
2.4.3.2 Hantera EU- bidrag | ||||||
2.4.3.3 Hantera övriga bidrag | ||||||
2.4.4 Stiftelser och fonder | ||||||
2.4.4.0Leda - Styra - Organisera | ||||||
2.4.4.1 Hantera stiftelser | ||||||
2.4.4.1.0 Leda, styra, organisera | ||||||
Regelverk utbet, stadgar | Bevaras | |||||
Urkund, testamente | Xxxxxxx | |||||
Xxxxxxxxxx, uttagsrätt. | 10 år | Efter upphörd giltighet | ||||
Beslut om firmatecknare | 10 år | Efter upphörd giltighet |
Uttagsrätt | 10 år | Efter upphörd giltighet | ||||
Ansökningar till samt beslut från länsstyrelsen om permutation eller avslut av stiftelse. | Bevaras | |||||
Handlingar till och från myndigheter. | Bevaras | |||||
2.4.4.1.1 Hantera utdelning/utbetalning | ||||||
Ansökningar samt beslut om medel | 10 år | |||||
2.4.4.1.2 Redovisa ekonomi | ||||||
Underlag, kvitton | 10 år | |||||
Underlag bankavgifter och övriga kostnader. | 10 år | |||||
Årsbesked, kopior på deklarationer | 10 år | |||||
Årsredovisningar | Bevaras | |||||
Underlag för revision | 10 år | |||||
Revisionsberättelse | Bevaras |
2.5 Inköp | ||||||
2.5.0 Ledning | ||||||
2.5.1 Inköp | ||||||
2.5.1.0 Leda - Styra - Organisera | ||||||
Inköps policy | Bevaras | |||||
Inköpsdirketiv | Bevaras | |||||
Direktupphandlingsdirektiv | Xxxxxxx | |||||
Xxxxxxx och riktlinjer inköpsprocesser | Vid inaktualitet | Underständig bearbetning | ||||
2.5.1.1 Upphandla | ||||||
Uppdragsblankett/investeringsbe | Bevaras | |||||
Fullmakt | Bevaras | |||||
Protokoll MBL-förhandling | Bevaras | |||||
Annons | Bevaras | |||||
Förfrågningsunderlag | Bevaras | FFU på 20-30 sidor skrivs ut och skickas till Diariet, i övrigt hänvisas det till Tendsign Exporteras ur Tendsign till | ||||
Frågor och svar | Bevaras | |||||
Öppningsprotokoll | Bevaras | I öppningsprotokollet finns alla inkomna anbud angivna. | ||||
Komplettering av anbud | Bevaras | Exporteras ur Tendsign till diariet | ||||
Antagna anbud | Bevaras | Exporteras ur Tendsign till diariet |
Ej antagna anbud | 4 år | Antagna och icke antagna anbud framgår av tilldelningsbeslut och upphandlingsprotokoll. | ||||
Provuppställningsavtal | Bevaras | |||||
Avbrytande av upphandling | Bevaras | |||||
Tilldelningsbeslut | Bevaras | |||||
Upphandlingsprotokoll | Bevaras | |||||
Begäran sekretess | Bevaras | |||||
Avtal | Bevaras | |||||
PUB-avtal | Bevaras | Personuppgiftsbiträdesavtal som skall undertecknas av firmatecknare | ||||
2.5.1.2 Direktupphandla | ||||||
Uppdragsblankett/investeringsbe gäran | Bevaras | |||||
Fullmakt | Bevaras | |||||
Beslutshandling | Bevaras | |||||
Dokumentation direktupphandling | Bevaras | |||||
Förhandsannons | Bevaras | |||||
Inbjudan till förhandling | Bevaras | |||||
Offert | Bevaras | |||||
Sekretessförbindelse | Bevaras | |||||
Avtal/beställning | Bevaras | |||||
2.5.1.3 Avropa genom förnyad konkurensutsättnin g | ||||||
Uppdragsblankett/investeringsbe gäran | Bevaras | |||||
Fullmakt | Bevaras |
Avropsförfrågan | Bevaras | Skrivs ut ur Tendsign till diariet om det omfattar 20-30 sidor annars enbart i Tendsign, som FFU | ||||
Frågor och svar | Xxxxxxx | Xxxxxx ut ur Tendsign och skickas till Diariet annars i Tendsign. Beror på om det ex. är via SKL, som har blanketter för manuell hantering eller ej. | ||||
Antagna anbud | Bevaras | Exporteras ur Tendsign till diariet | ||||
Ej antagna anbud | 4 år | Antagna och icke antagna anbud framgår av tilldelningsbeslut och upphandlingsprotokoll. | ||||
Öppningsprotokoll | Bevaras | |||||
Komplettering av anbud | Xxxxxxx | Xxxxxx ut ur Tendsign och skickas till Diariet annars i Tendsign. Beror på om det ex. är via SKL, som har blanketter för manuell hantering eller ej. | ||||
Avbrytande av avrop | Xxxxxxx | |||||
Xxxxxxxxxxxxxxxxxx | Bevaras | |||||
Upphandlingsprotokoll | Bevaras | |||||
Avtal | Bevaras | |||||
2.5.1.4 Förvalta avtal | ||||||
Korrespondens med avtalsleverantör | Bevaras | |||||
Protokoll | Bevaras | |||||
Prisjustering/nyprislista | Xxxxxxx |
Xxxxxxx/ändring | Bevaras | |||||
Förlängning | Bevaras | |||||
Uppsägning/hävning | Bevaras | |||||
Beslutshandling | Bevaras | |||||
3.13 Reginal hälso- och sjukvård | ||||||
3.13.0 3 Hantera arvgifter och ersättningar | ||||||
3.13.0.3.0 Upprätta styrande dokumnet | ||||||
Patientsavgiftshandbok. | Xxxxxxx | |||||
Xxxxxxxxxxxxxxxxxx | Bevaras | |||||
3.13.0.3.1 Hantera frikort sjukvård | ||||||
Förbindelse om förköp av frikort sjukvård | 2 år | Scannas in | ||||
Inkomna underlag för utredning av frikort sjukvård post/mail | 2 år | Papper gallras efter scanning | ||||
Registrer över frikort sjukvård | 10 år | |||||
Frikort sjukvård | 10 år | Patientadministrativtsystem | ||||
3.13.0.3.2 Hantera sjukresor | ||||||
Förbindelse om förköp | 2 år | Scannas in |
Inkommande reseräkning med kvitton från patient, komplettering samt beslut | 10 år | |||||
Frikort sjukresor | 10 år | |||||
Frikort sjukresor | 10 år | Kundregister för resebeställning taxi | ||||
3.13.0.3.3 Hantera kostnadsersättning för eu-vård | ||||||
Ansökan om yttrande från försäkringskassan om kostnadsersättning Bedömning/Yttrande till försäkringskassan Meddelande om beslut från försäkringskassan | Bevaras | |||||