PERSONUPPGIFTSPOLICY
PERSONUPPGIFTSPOLICY
1. KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGAR OCH ÄNDAMÅL
1.1 Behandling vid utförande av uppdrag Xxxxx XxxXxx kan anta ett uppdrag måste en kontroll ske internt för att tillförsäkra att ingen intressekonflikt föreligger. Under uppdragsförhållandet sker personuppgifts- behandling med ändamålet att genomföra uppdrag och upprätthålla kontakt med berörda. Detta innebär även kontakt med domstolar, myndigheter, samarbetsparter i Sverige och utomlands, samt eventuella motparter och deras ombud. Därtill behandlas personuppgifter som led i administrativt arbete, inbegripet kontakter och fakturering.
1.2 Behandling i marknadsföringssyfte MarLaw genomför behandling av person- uppgifter i marknadsföringssyfte. Detta består i att marknadsföra evenemang, sända ut nyhetsbrev samt i kontakt med presumtiva klienter.
1.3 Behandling för intern kvalitetssäkring och affärsanalys
MarLaw sparar material internt i form av upprättade rutiner, korrespondens och anteckningar i syfte att sammanställa kunskaps- och referensmaterial. Därtill genomför MarLaw internt olika former av statistikföring och affärsanalyser för att följa upp och effektivisera verksamheten.
1.4 Behandling som MarLaw är skyldig att genomföra
Enligt lag utövar Advokatsamfundet tillsyn över all advokatverksamhet i Sverige. Det innebär att MarLaw är skyldig att till Advokatsamfundet redovisa samtliga uppgifter som krävs vid ett eventuellt
tillsynsärende och arkivera klientmaterial i tio år efter avslutat uppdrag. Därutöver har MarLaw en skyldighet att kunna redovisa vissa uppgifter till myndigheter, såsom Skatteverket och rättsvårdande myndigheter.
1.5 Övrig behandling vid externa kontakter Det är möjligt att nå MarLaw via mail, telefon och hemsida oavsett ärende. I och med kommunikationen med externa parter, exempelvis media, juridiska ombud arbetssökande, leverantörer och liknande, sker behandling av personuppgifter i och med kontakt med MarLaw.
2. RÄTTSLIGA GRUNDER FÖR BEHANDLINGEN
2.1 Behandling av nödvändighet för fullgörande av avtal med registrerad
All behandling av klients personuppgifter som vidtas för fullgörandet av klientuppdrag, sker med stöd av att behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtal med klienten. Detta gäller även vid extern kontakt med till exempel domstolar. Om MarLaw behöver behandla ytterligare personuppgifter inom ramen för klientuppdraget sker det i klientens berättigade intressen. I denna del gör MarLaw bedömningen att de registrerades intressen, grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, utan att behandling kan motiveras utifrån klientens berättigade intressen.
2.2 Behandling i marknadsföringssyfte, för kvalitetssäkring samt affärsanalys MarLaw har ett berättigat intresse av att bedriva marknadsföring, kvalitetssäkring och affärsutveckling. Vid behandling av
Advokatfirman MarLaw AB
Meeting Entrance: Xxxxxxxxxx 00, Xxxxxxxxx | Deliveries: Xxxxxxxxxxx 0X, Xxxxxxxxx | Mail: P.O. Box 3079 | SE-103 61 Stockholm, Sweden Phone x00 0 00 00 00 | Fax x00 0 000 00 00 | xxx.xxxxxx.xx | xxxx@xxxxxx.xx | Xxx.Xx. 556358-3508
personuppgifter i dessa syften gör MarLaw bedömningen att de registrerades intressen, grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre och kräver skydd av personuppgifterna, utan att XxxXxxx berättigade intressen enligt ovan kan motiveras utifrån en intresseavvägning. I denna del uppmärksammar MarLaw särskilt att ingen marknadsföring sker till privatpersoner.
2.3 Behandling för intern kvalitetssäkring och affärsanalys
Advokatverksamheten är särskilt reglerad i lag och Advokatsamfundet utövar tillsyn. Advokatsamfundets regelverk kräver att MarLaw utför arkivering och kontroll av intressekonflikter och behandling av personuppgifter i denna del är därmed nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Redovisning av uppgifter till myndigheter sker för att uppfylla de rättsliga förpliktelser som åligger MarLaw.
MarLaw kommer härutöver att behandla personuppgifter i information från leverantörer med den rättsliga grunden att avtalsrelationen med leverantören ska kunna fullföljas.
3. REGISTRERADES RÄTTIGHETER
3.1 Rätt att begära tillgång till personuppgifter under behandling Registrerade har rätt att kostnadsfritt begära tillgång till personuppgifter som behandlas av MarLaw. Om begäran sker vid upprepade tillfällen har MarLaw rätt att ta ut en skälig avgift för att administrera begäran.
Begäran kan med fördel skickas per post till Advokatfirman MarLaw AB, Box 3079, SE-103 61 Stockholm. MarLaw förbehåller sig rätten att vidta åtgärder för att säkerställa identiteten hos den som begär utdrag.
3.2 Övriga rättigheter
Registrerade har även rätt att begära rättning av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter och att begära en
överföring av personuppgifterna i ett allmänt använt maskinläsbart format (dataportabilitet), i syfte att överföra lämnade uppgifter till annan aktör. Vidare har registrerade rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter samt att begära radering.
3.3 Allmänna begränsningar till följd av advokatverksamhetens natur
Observera att begäran i enlighet med rättigheterna ovan endast kan tillgodoses i fall där regelverken för advokatverksamhet och tillämplig lag tillåter åtgärden. Detta innebär framförallt att en stor mängd information inte får lämnas ut på grund av advokatsekretess vilket följer av Rättegångsbalken samt Vägledande regler om god advokatsed.
4. INHÄMTNING AV PERSONUPPGIFTER
Vid uppdrag lämnas uppgifter av klienten själv. I vissa fall inhämtas dock även kompletterande personuppgifter från offentliga eller privata register, så som exempelvis Bisnode och Bolagsverket. Xxxxxx ansvarar för personuppgifter fram tills överlämnande till MarLaw och därmed även för sådant överlämnande gentemot registrerade.
5. MOTTAGARE AV PERSONUPPGIFTER
5.1 Vid uppdragsförhållande
Beroende på uppdragets karaktär kan personuppgifter delas med andra mottagare såsom klienter, domstolar, myndigheter, motparter, ombud samt juridiska samarbetspartners. MarLaw använder även digitala verktyg för mailhantering och administration, vilka tillhandahålls av tredjepartsleverantörer som därmed också kan komma att ta emot personuppgifter.
5.2 Tredjepartsöverföring av personuppgifter
Vi delar dina personuppgifter med de IT- tjänster vi använder oss av för att kunna
tillhandahålla kontaktformulären samt det mailverktyg vi använder oss av. Vi kan också komma att dela personuppgifter hänförliga till räkenskapsuppgifter med tredje part då vi anlitar underleverantör för finansiella tjänster.
Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter vidare till tredje part för direktmarknadsföring.
När du kontaktar oss via telefon, e-post, lämnar kommentarer eller gillar inlägg på våra sociala medier mottar MarLaw eventuellt personuppgifter beroende på vad ditt inlägg/kommentar innehåller.
6. ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER UTANFÖR EU/EES
MarLaw kan i vissa fall överföra personuppgifter utanför EU/EES. Detta kan ske vid användning av digitala tredjepartstjänster, dess underleverantörer och i kontakt med utländska ombud, exempelvis vid registrering av varumärken internationellt. Det kan också ske när MarLaw använder sig av sociala medier.
Överföringen sker enligt dataskyddsförordningens regler för att upprätthålla lämplig skyddsnivå vid personuppgiftsbehandling. Detta innebär att det antingen föreligger ett beslut av EU- kommissionen om att tillräcklig skyddsnivå finns avseende landet ifråga eller att lämpliga skyddsåtgärder vidtagits på annat sätt. Sådana åtgärder kan vara att mottagande part i utlandet agerar under rättsligt bindande standardavtalsklausuler eller företagsbestämmelser.
I ett tredje land utanför EU/EES gäller inte EU:s dataskyddsförordning (GDPR) vilket kan innebära ökad riskexponering för dina personuppgifter bland annat vad avser möjligheterna för myndigheter i tredje land att få tillgång till personuppgifterna och dina möjligheter att utöva dina rättigheter som registrerad.
När MarLaw använder sig av tredjepartstjänster och sociala medier är ofta USA det tredjeland utanför EU/EES dit personuppgifterna överförs. Överföringen kan i dessa fall baseras på standardavtalsklausuler i avtalet med leverantören kompletteras med skyddsåtgärder.
7. AUTOMATISERADE BESLUT OCH PROFILERING
I behandling av personuppgifter utförd av MarLaw tillämpas inte process för automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering (automatisk behandling av personuppgifter för att bedöma personliga egenskaper hos registrerad).
8. LAGRINGSTIDER
MarLaw är enligt Advokatsamfundets regler skyldigt att i original eller kopia arkivera alla handlingar som inhämtats eller upprättats vid utförandet av uppdrag. Detta innebär att MarLaw behandlar alla uppgifter under uppdragets gång och att skyldighet att arkivera handlingarna under tio års tid därefter föreligger efter avslutat uppdrag.
Räkenskapsunderlag (som kan innehålla personuppgifter) måste sparas i sju år efter innevarande kalenderår enligt lag. Övriga uppgifter behandlas aldrig längre än vad som krävs för det specifika ändamålet.
Gällande behandling i syfte att bedriva marknadsföring där klientförhållande saknas, så raderas personuppgifter efter ett
(1) år räknat från senaste kontakten med MarLaw.
När det gäller personuppgifter som MarLaw erhåller från leverantörer behandlar vi personuppgifter så länge vi har ett aktivt avtalsförhållande. Vi går igenom våra uppgifter en gång varje år för att säkerställa att endast aktuella personuppgifter behandlas.
9. SÄRSKILDA KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER
MarLaw hanterar även så kallade särskilda kategorier av personuppgifter enligt dataskyddsförordningens artikel 9. Exempel på sådana särskilda kategorier av personuppgifter som kan vara aktuella för behandling är personuppgifter som rör fällande domar i brottmål, uppgifter om hälsa, medlemskap i fackföring eller uppgifter om religiös eller politisk
övertygelse. Även andra särskilda kategorier personuppgifter kan komma att behandlas. MarLaw behandlar endast sådana uppgifter om de tillförts MarLaw av den registrerade själv. XxxXxxx behandling av särskilda kategorier personuppgifter utförs uteslutande på den rättsliga grunden samtycke från den registrerade, för att tillvarata den registrerades grundläggande intressen eller försvara den registrerades rättsliga anspråk.
10. KLAGOMÅL
Registrerade har rätt att framföra klagomål om personuppgiftsbehandlingen och kan inge sådant till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) (xxx.xxx.xx, tel. 00 000 00 00).
Denna policy kan komma att ändras. Nuvarande policy antogs den 22 april 2021.