Integritetsmeddelande
Integritetsmeddelande
Allmänt
I detta integritetsmeddelande anges hur Fortnox Lagerbolag AB samlar in, behandlar, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter.
Integritetsmeddelandet gäller för de personuppgifter som du delar med oss när du registrerar en beställning på vår hemsida samt när du kontaktar oss på något annat sätt, t.ex. med en fråga.
Integritetsmeddelandet beskriver också de rättigheter du har och hur du kan göra dem gällande. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har några frågor.
Personuppgiftsansvarig
Fortnox Lagerbolag AB, xxx.xx. 559309-2421, Box 427, 351 06 Växjö (”Fortnox Lagerbolag” eller ”vi”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
Dataskyddsombud
Vårt dataskyddsombud nås via e-post på xxx@xxxxxxx.xx alternativt postadress enligt nedan.
Dataskyddsombud Legalavdelningen,
Fortnox AB (publ), Box 427, 351 06 Växjö
Insamling och behandling av personuppgifter
Vilka personuppgifter vi samlar in och behandlar om dig beror på i vilken egenskap du har kontakt med oss. En mer detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorierna av personuppgifter, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, vad som anges nedan.
Kund/beställare
När du beställer tjänster samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson, och uppgifter om den som är köpare av de tjänster som beställs (Kund),. Vi kan komma att komplettera de uppgifter du anger med uppgifter vi hämtar från andra parters register bland annat bransch (SNI-kod och SNI- grupp), omsättning och antalet anställda. Vi kan också komma att lägga till mer information om dig som kund i eventuellt CRM-system, till exempel för att löpande kunna hantera köp/ beställningar av tjänst/produkt, ärenden avseende fakturering och återbetalning, signering av avtal/offerter (inkl. hantering via vid var tid tillämpliga e-signerings system), VAT-nr, om det finns en koppling till redovisningsbyrå/redovisningsansvarig och i så fall vilken. Därutöver kan vi även komma att hantera de uppgifter du anger för att ta fram och hantera statistik hänförligt till beställning/ar av tjänst/produkt, hantera åtgärder kopplade till merförsäljning av våra tjänster/produkter, exempelvis för att kunna följa upp och kontakta dig angående visat intresse för våra tjänster/produkter samt för att dela denna informationen med bolag inom Fortnox-koncernen samt samarbetspartners utanför
koncernen.
Styrelseledamot, andra företrädare och aktieägare
För de individer som anvisas som styrelseledamöter, annan företrädare eller aktieägare behandlas personnummer, för- och efternamn, adress samt e-postadress. Detta kan även omfatta närstående personer till dessa kategorier av registrerade.
Affärspartner, Återförsäljare och kontaktperson
Om du har ingått ett avtal med oss om löpande tillhandhållande av tjänster behandlar vi uppgifter om dig som affärspartner. Om du har ingått avtal med oss som företrädare för någon annan behandlar vi också kontaktuppgifter om dig som kontaktperson. Du kan även vara registrerad kontaktperson hos oss för din organisation. Om du ansöker om att bli återförsäljare till Fortnox Lagerbolag AB kommer vi även att behandla dina uppgifter för att kunna vidta en övergripande kontroll av ditt bolag. Vi kan även komma att behandla dina uppgifter för hantering av ärenden hänförliga till våra databaser för avtals- och dokumenthantering.
Användare av Fortnox Lagerbolag AB:s tjänster
När du gör en beställning på vår hemsida lämnar du information om namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Alla användare har användaruppgifter hos oss för att kunna använda/beställa våra tjänster/produkter. När du gör beställningen samlar vi in uppgifter om ditt beteendemönster, det vill säga vad du gör och hur du använder vår hemsida. Exempel på uppgifter som vi samlar in är hur du klickar dig runt mellan olika sidor och funktioner i programmet samt på vilket sätt du använder funktionerna. Vi kan även komma att använda de uppgifter du lämnar för att kunna följa upp och kontakta dig angående visat intresse för våra tjänster/produkter samt för att dela denna information med bolag inom Fortnox-koncernen.
Potentiell kund
Du blir en potentiell kund om du påbörjar en beställning av våra tjänster/produkter och inte fullföljer beställningen, samt om vi genom andra register anser att du är en potentiell kund som vi vill kontakta. Vid beställningen samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig som blir kund, samt kan information om innehållet du lagt till i din varukorg samlas in. Dessa uppgifter kan komma att kompletteras med uppgifter från externa register, exempelvis om vi har fått företagsuppgifter från dig kan vi vilja komplettera dessa med kontaktuppgifter till en person inom organisationen. Vi kan även komma att behandla dina uppgifter för att dela information om ditt visade intresse för en viss tjänst/produkt med bolag inom Fortnox- koncernen, för kontakt med dig angående sådant visat intresse samt för hantering av ärenden hänförliga till våra databaser för avtals- och dokumenthantering.
Kontaktar oss eller skickar in intresseanmälan
Har du en fråga, kontaktar oss gällande något annat ärende eller skickar in intresseanmälan kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, online-identifikationer och företagsuppgifter. Ärendet eller anmälan i sig kan innehålla personuppgifter som du valt att dela med oss. Får du nyhetsbrev eller information skickat till dig behandlar vi dina kontaktuppgifter och information om din organisation som exempelvis bransch och företagsnamn.
Besökare på hemsidan
Beträffande användning av cookies på xxxxxxx.xx, se här.
Övrigt
Vi kan även hämta personuppgifter om dig från externa parter, exempelvis från informations, - leverantörs och kreditupplysningsföretag i syfte att kunna uppfylla de legala krav vi har som företag, till exempel kraven om god kundkännedom enligt penningtvättslagstiftningen.
Ändamål och grund för behandling
Vi behandlar dina personuppgifter för olika ändamål beroende på i vilken egenskap du är i kontakt med oss.
Om du är kontakt med oss i egenskap av användare behandlar vi dina personuppgifter i syfte att administrera din beställning, rikta relevanta erbjudanden till dig från oss eller någon av våra samarbetspartners och den lagliga grunden för vår behandling är att kunna fullgöra vårt avtal med dig och/eller en intresseavvägning.
Vid övrig kontakt med oss, t.ex. vid en fråga eller annan kontakt via e-post och samtal, behandlar vi dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig och besvara din fråga i syfte att fullgöra vårt avtal med dig och/eller med stöd av en intresseavvägning.
Vi använder information för statistiska ändamål, för utveckling och förbättring av våra tjänster och support, för att informera om Fortnox och Fortnox´s övriga erbjudanden och skicka riktade och relevanta erbjudanden till dig, där uppgifterna behövs för att kunna göra utskicket, identifiera och anpassa innehållet. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring.
Vi behöver också behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt lag, annan författning eller myndighetsbeslut. Det kan till exempel vara:
● för att uppfylla kraven enligt bokföringslagstiftningen (7 år)
● för att uppfylla kraven enligt penningtvättslagstiftningen (5 eller i vissa fall 10 år),
● för att, om nödvändigt, kunna rapportera till Skatteverket, Polismyndigheten, Kronofogdemyndigheten, Finansinspektionen och andra svenska myndigheter.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för respektive ändamål som anges i detta integritetsmeddelande. Vi kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att uppfylla krav enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en rättslig process . Inkommande samtal till bolaget samt relevanta avdelningar i bolaget, kan komma att spelas in och lagras i 2 år; grundat i intresseavvägning (6.1(f) GDPR) för att möta syften och utveckla interna områden i bolaget i Sverige.
Vem delar vi dina personuppgifter med?
Vid registreringsärenden delar vi dina personuppgifter med relevant myndighet, såsom Bolagsverket och Skatteverket samt eventuell vald bank. Beställning av bankkonto i samband med bolags beställningen medför att vi delar personuppgifter med vald bank.
Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom Fortnox- koncernen och samarbetspartners för de syften som beskrivs i detta integritetsmeddelande, som att hantera ditt ärende, för att hantera fakturering (skapa, skicka och driva in fakturor) för marknadsföring eller för att kontakta dig. Vidare lämnas personuppgifter ut till underleverantörer, till exempel systemleverantörer, som Fortnox Lagerbolag anlitar för att utföra en tjänst. Sådan underleverantör är personuppgiftsbiträde till Fortnox Lagerbolag.
Personuppgifter kan även komma att delas med tredje part, exempelvis för att kunna erbjuda företagsförsäkringar eller andra produkter som kan vara av intresse för nystartat bolag, samt i samband med bedömningar och kontroller för att motverka bedrägerier, penningtvätt, finansiering av terrorism och annat missbruk.
Vi är skyldiga enligt lag att lämna ut uppgifter, t.ex. till Polismyndighet, Finansinspektionen och Skatteverket för att uppfylla rättsliga krav eller i syfte att motverka penningtvätt, och finansiering av terrorism eller missbruk av våra tjänster. För att utreda misstankar om bedrägerier, penningtvätt, finansiering av terrorism och annat missbruk kan dina personuppgifter komma att överlämnas till annan part som vi har ett avtal om samarbete med.
Var behandlar vi personuppgifter?
Vi behandlar huvudsakligen dina personuppgifter i datasystem inom EU/EES. Om personuppgifter överförs till, eller åtkomst möjliggörs från, plats utanför EU/EES ska vi säkerställa att det finns en laglig grund för överföringen enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, till exempel EU-kommissionens modellklausuler. Underleverantörer är skyldiga enligt avtal med oss att följa och säkerställa att stöd finns för deras behandling i tredje land.
Dina rättigheter
Du som registrerad har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har under vissa förutsättningar en rätt ”att bli bortglömd”, dvs. att få de personuppgifter vi har om dig raderade. Vi har dock rätt att neka radering i vissa situationer exempelvis om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat. Du har, under vissa förutsättningar, rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas för vissa angivna ändamål. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, invända mot automatiskt beslutsfattande, profilering, direktmarknadsföring och lämna klagomål om behandlingen till Integritetsskyddsmyndigheten, men önskar att du lämnar klagomål till oss först.
Ändringar i integritetsmeddelandet
Vi förbehåller oss rätten att ändra denna informationstext från tid till annan för att återspegla ändrade lagkrav eller vår behandling. Eventuella ändringar kommer att läggas ut på denna webbplats, så att du har möjlighet att granska integritetsmeddelandet vid var beställning.
Kontaktuppgifter
Om du har frågor om innehållet i integritetsmeddelandet eller om du vill komma i kontakt med oss angående vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via xxx@xxxxxxx.xx.
Senast uppdaterad: 2023-11-02