Ägardirektiv för Film i Väst AB

Ägardirektiv Diarienummer: RS 2023-00183 Västra Götalandsregionen antaget av regionfullmäktige den 14 februari 2023, §7

Ägardirektiv för Film i Väst AB

Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning regionens styrsystem (A-delen) och därefter en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga bolagsstyrelser och en specifik del (C- delen) som beskriver bolagsspecifika direktiv.

A. Västra Götalandsregionens styrmodell

Västra Götalandsregionens samhällsuppdrag är att tillhandahålla en god hälso- och sjukvård (inkl. tandvård), bedriva regional utveckling, ansvara för den regionala kollektivtrafiken samt främja tillgång till kultur i Västra Götaland.

Västra Götalandsregionens verksamhet styrs av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen, bolagsordningar och ägardirektiv som regionfullmäktige fastställt.

Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar.

Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare, både förvaltningar och bolag. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar utifrån ett helhetsperspektiv och för att nämnder och styrelser bedriver sin verksamhet i enlighet med fastställda reglementen, bolagsordningar och ägardirektiv, har en verksamhet i balans och hushållar med tilldelade resurser. Ansvaret innefattar att säkerställa att utförarverksamheten efterlever fattade beslut om tillgänglighet, kvalitet och patientsäkerhet samt social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet.

Den operativa hälso- och sjukvårdsnämnden, miljö- och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden och infrastruktur- och kollektivtrafiknämnden är uppdragsgivare till för Västra Götalandsregionens utförare, både förvaltningar och bolag. Det innebär att man genom uppdrag finansierar och anger inriktningen för regionfinansierad verksamhet inom respektive ansvarsområde samt följer upp och utvärderar dessa. Arbete sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen.

Utförarnas styrelser ansvarar för drift, förvaltning och utveckling inom angivna ansvarsområden. Styrelsernas arbete sker enligt de måldokument och strategiska planer som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen samt utifrån uppdrag och resurser från miljö- och regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden och

infrastruktur- och kollektivtrafiknämnden. Styrelserna ansvarar för att bidra till en hållbar utveckling i Västra Götaland.

Utöver samhällsuppdragen ska stöd tillhandahållas till Västra Götalandsregionens verksamheter. Styrelsen för fastighet, stöd och service, styrelsen för logistik samt styrelsen för hälsan och stressmedicin ansvarar för ett effektivt resursutnyttjande inom sina respektive områden till stöd för och i nära samverkan med utförarverksamheten.

B. Generella bestämmelser för regionens helägda bolag

a) Ägarens ansvar

Aktiebolaget är en egen juridisk person. Ägaren - ytterst regionfullmäktige - behöver därför agera i andra former mot bolaget än hur man agerar mot förvaltningsorganisationen. Bolagets styrelse och VD är personligt ansvariga vid fullgörandet av sina uppdrag.

I kommunallagen fastställs de legala kraven på regionen som ägare av hel- och delägda bolag. Beträffande helägda bolag gäller att regionfullmäktige ska:

a) fastställa ändamålet med verksamheten

b) se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen

c) utse styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor

d) se till att det anges i bolagsordningen att regionfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten, som är av principiell natur eller annars av större vikt, fattas

e) se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare

Det åvilar Västra Götalandsregionen som ägare enligt aktiebolagslagen att bestämma bolagsordningens innehåll, behandla årsredovisningen vid årsstämman samt ta ställning i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD.

I kommunala bolag där regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande gäller offentlighetsprincipen och meddelarfriheten för anställda och uppdragstagare. Xxxxxxxx och VD i bolaget omfattas inte av meddelarfriheten.

Med rättsligt bestämmande inflytande avses att regionen genom aktieinnehav eller på annat sätt förfogar över mer än hälften av rösterna på bolagsstämman eller utser majoriteten av styrelseledamöterna i bolaget.

b) Former för ägarstyrning

Bolagsordning och ägardirektiv fastställs av regionfullmäktige och bildar utgångspunkt för ägarstyrningen av bolaget, varefter beslut tas på bolagsstämman. Av regionstyrelsen beslutade regiongemensamma riktlinjer ska i tillämpliga delar

även gälla som ägardirektiv för regionens bolag efter beslut på bolagsstämma. Det finns också aktieägaravtal för delägda bolag.

Ägaren har såväl en operativ som strategisk roll. Till den operativa rollen hör den löpande dialogen mellan bolaget och ägaren och de förväntningar på bolaget som uttrycks i bolagsordning och ägardirektiv. Av denna kravställande roll följer behovet av uppföljning i form av skriftliga rapporter och särskilda uppföljningsmöten. Ägaren har ett ansvar att bidra med råd utifrån kompetens som finns inom Västra Götalandsregionens organisation.

Den strategiska ägarrollen avser ansvaret att långsiktigt ge bolaget goda utvecklingsmöjligheter. En grundläggande ambition är att ge bolagen förutsättningar som sträcker sig över en flerårig tidsperiod och stor tydlighet i vilka regler som gäller.

Bolagsstämman är ett forum för formell ägarstyrning, men ska också ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag.

c) Ägaren tar ställning till ny eller förändrad verksamhet i bolaget.

Bolaget ska bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning till att beslut tas i bolaget som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Exempel på sådana beslut är:

a) ändring av bolagsordning

b) förvärv eller försäljning av aktier eller andelar i annat företag

c) ändring av aktiekapital

d) fusion av företag

e) förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag

f) ingående av borgensåtagande

g) ägarstyrda investeringar av större vikt

h) andra investeringar som innebär ny inriktning för bolaget

i) andra åtgärder som innebär ny inriktning för bolaget

j) geografisk omlokalisering av verksamhet

Analogt har ägaren skyldighet att anmäla till bolagen förestående väsentliga förändringar som påverkar bolagets verksamhet.

d) Ägaren och bolaget ska upprätthålla en kontinuerlig dialog

Utöver fortlöpande skriftlig information är en regelbunden dialog mellan ägare och bolag nödvändig. Regionstyrelsen ansvarar för att regelbundna träffar med bolagsledning/styrelse genomförs. Därutöver sker på tjänstemannasidan gemensamma genomgångar samt dialoger med bolagets verkställande ledning.

e) Styrelsens ansvar

Bolagets styrelse svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten.

Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning, samverka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och styrande dokument.

Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar.

Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens riktlinjer och rutiner.

Styrelsen ska fullgöra rapporteringsskyldighet enligt adekvat speciallag. Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll.

Styrelsen ska samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamhet i egen regi.

Styrelsen ska anta en VD-instruktion samt en instruktion för hur information om bolagets ekonomiska ställning och utveckling ska rapporteras till styrelsen.

Styrelsen ska varje mandatperiod fastställa en arbetsordning för styrelsearbetet.

f) Revision

För revision av bolaget utses auktoriserade revisorer och lekmannarevisorer vars uppdrag beskrivs i aktiebolagslagen. Dessa lämnar revisionsberättelse till årsstämman med förslag till beslut i ansvarsfrihetsfrågan.

De auktoriserade revisorerna upphandlas av Västra Götalandsregionens revisorskollegium, som lämnar förslag på vem som ska utses.

Lekmannarevisorer och suppleanter utses bland de som valts till revisorskollegiet. Uppgiften är att bedöma om bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Lekmannarevisorerna redogör för sin granskning i en granskningsrapport, som läggs fram på årsstämman.

Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport uttala sig om bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som anges i bolagsordningen och i ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.

Om lekmannarevisorerna inom sin granskning finner att bolaget brister i de avseenden som tas upp i föregående stycke ska lekmannarevisorerna snarast uppmärksamma ägaren på detta.

Lekmanna- och auktoriserad revisor har ett gemensamt uppdrag i att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig.

Kostnaden för auktoriserade- och arvode till lekmannarevisorer åligger bolaget. Kostnaden för biträde åt lekmannarevisorer finansieras av revisorskollegiet i Västra Götalandsregionen.

g) Regionfullmäktiges budgetbeslut

Bolaget ska utan ytterligare ägardirektiv följa den inriktning och genomföra de mål och uppdrag som framgår av regionfullmäktiges beslut om budget och flerårsplaner.

h) Principer för verksamhets- och ekonomistyrning

Bolaget omfattas av Västra Götalandsregionens principer för verksamhets- och ekonomistyrning.

Bolaget omfattas därmed av Västra Götalandsregionens koncernkontosystem och av dess likviditetsplanering. Bolaget ska följa Västra Götalandsregionens finanspolicy och därtill hörande riktlinjer.

Bolagets möjlighet att disponera obeskattade reserver följer samma regelverk som övriga verksamheter inom regionen. Ansökan om disposition av obeskattade reserver sker till regionstyrelsen i samband med fastställande av budget och i undantagsfall i samband med uppkomna behov under året.

I bolagets detaljbudget ska tydligt framgå hur bolaget beaktat regionfullmäktiges beslut om budget, flerårsplan och mål.

i) Former för rapportering och uppföljning

Bolaget ska lämna budget, verksamhetsplan, månads- och delårsrapport samt årsredovisning i enlighet med regionstyrelsens riktlinjer och rutiner.

Bolagets årsredovisning ska tillsammans med revisionsberättelserna inrapporteras till Västra Götalandsregionen i enlighet med regionstyrelsens riktlinjer och rutiner. Det ska ske innan årsredovisningen behandlas av årsstämman.

Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats utifrån vad som angivits i bolagsordning och ägardirektiv, regionfullmäktiges budget samt av uppdragsgivaren fastställda uppdrag. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för regionstyrelsens uppsikt och beslut.

Bolaget ska tillse att samtliga dagordningar, protokoll och handlingar till styrelsen sammanträden ska finnas tillgängliga på bolagets hemsida. Detta gäller dock endast om det kan ske utan hinder av författningsreglerad sekretess eller gällande personuppgiftslagstiftning.

j) Investeringar

Bolagen ska bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt (se även punkt c ovan) Löpande investeringar under året finansieras genom egna medel eller på annat sätt som regionfullmäktige beslutar.

Bolaget ska även samråda med berörd beställare/uppdragsgivare om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna.

k) Personalfrågor

Bolaget ska följa de policyer och, så långt det är möjligt, de riktlinjer som gäller i Västra Götalandsregionen. Bolaget tecknar kollektivavtal avseende löne- och anställningsvillkor, trygghetsförsäkringar och pensionsvillkor med respektive facklig organisation. Syftet är att verksamheten ska skapa samspel med branschen i övrigt och fungera effektivt.

En arbetstagare i Västra Götalandsregionen som vid verksamhetsövergång enligt 6 b § lagen om anställningsskydd blir anställd i ett bolag ägt av regionen, ska kunna tillgodoräkna sig all tid i regionen. Detta gäller i olika sammanhang där anställningstiden har betydelse.

Bolagets styrelse ska samråda med Västra Götalandsregionens ledning (regiondirektören) i frågor som rör VD-skapet i bolaget såsom anställningsprocess och anställningsvillkor samt avveckling av uppdraget.

l) Effektivt nyttjande av resurser

Bolaget ska så långt det är möjligt nyttja det gemensamma utbud av tjänster (fastighets-, service-, IS/IT-, inköps- och företagshälsovårdstjänster) som tillhandahålls internt av regionens styrelser och nämnder.

Bolagets behov av sådana tjänster ska påverka utbudet enligt samma villkor och regler som förvaltningar inom Västra Götalandsregionen. Bolaget ska ansluta sig till och nyttja av Västra Götalandsregionen upphandlade försäkringar.

Bolaget ska också nyttja den rådgivning utifrån kompetens som finns inom regionorganisationen.

Bolaget ska så långt det är möjligt delta i upphandlingar som genomförs av regionstyrelsen och använda av regionstyrelsen upphandlade avtal.

m) Varumärken och grafisk profil

Bolaget ska aktivt medverka i det koncerngemensamma arbetet med Västra Götalandsregionens varumärken. Bolagets grafiska profil ska följa Västra Götalandsregionens koncerngemensamma grafiska profil beslutad av regionfullmäktige med de tillämpningar och undantag som beslutas i särskild ordning.

n) Representation

Bolaget ska årligen fastställa regler för representation, som ska följa Västra Götalandsregionens policy för representation, och i tillämpliga delar, de riktlinjer som regionstyrelsen fastställt.

C. Bolagsspecifikt direktiv

Film i Väst ska samproducera film och dramaserier med hög konstnärlig kvalitet och publik potential som utmärker sig på den nationella och internationella arenan och som får en betydande global distribution och spridning.

Bolaget ska upprätthålla och utveckla sin nationella och internationella position som en ledande aktör inom filmproduktion och ge internationell lyskraft till Västra Götaland.

Bolagets samproduktioner ska sammantaget nå och angå invånarna i Västra Götaland oavsett ålder, kön och/eller social bakgrund.

Bolaget ska underhålla och utveckla Västra Götalands kreativa potential och infrastruktur samt stärka kompetensen inom branschen. Bolaget ska identifiera utvecklingsområden genom samarbete med relevanta branscher.

Bolaget ska bedriva verksamheten i enlighet med uppdrag från kulturnämnden.