BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT
Rejlers är ett svenskt publikt aktiebolag och regleras av svensk lagstiftning. Bolagets aktie av serie B är upptagen till handel på Nasdaq Stockholm, varför bolaget tillämpar Nasdaq Stockholms regelverk.
Rejlers bolagsstyrning regleras bland annat i aktiebolags lagen, den av aktieägarna beslutade bolagsordningen samt åtaganden som Rejlers ingått genom avtal såsom noterings avtalet med Nasdaq OMX. Av noteringsavtalet följer även att Rejlers sedan den 1 juli 2008 tillämpar Svensk kod för
BO L AG S S T Y RN I N G S R A P PO R T
bolagsstyrning. Därutöver har Rejlers att följa andra tillämpliga svenska och utländska lagar och regler. Rejlers bedömning är att bolaget följer de regler som anges i Svensk kod för bolags styrning (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxkod).
Aktieägare
Rejlers aktie av serie B är sedan den 18 december 2006 noterad på Nasdaq OMX, Nordiska listan vilket är en regle rad marknadsplats för aktiehandel. Aktien var dessförinnan noterad på Nordic Growth Market, NGM, sedan den 8 maj 2003. From 1 jan 2021 flyttades Rejlers upp till Nasdaqs Mid Capsegment där bolag med ett börsvärde mellan 150 MEUR och 1 000 MEUR ingår.
Det totala antalet aktier i bolaget uppgår till 20 381 849 aktier, varav 1 749 250 aktier av serie A och 18 632 599 aktier av serie
B. Antalet röster i Rejlers uppgår till totalt 36 125 099 röster. Aktiekapitalet uppgår till 40 763 698 kr. Aktier av serie A kan efter begäran från aktieägaren omvandlas till aktier av serie B. Det föreligger ingen begränsning av hur många röster en aktie ägare får avge på stämman. Aktier av serie A berättigar till 10 röster per aktie och aktier av serie B berättigar till 1 röst per aktie. Aktieägare med mer än 10 procent av rösterna är Xxxxx Xxxxxx.
Årsstämma
Bolagsstämman är Rejlers högsta beslutande organ där samtliga aktieägare har rätt att delta i besluten. Om en enskild aktieägare önskar få ett beslutsärende behandlat på stämman ska detta skriftligen anmälas till styrelsen senast sju veckor före årsstäm man. Kallelse ska i enlighet med bolagsordningen införas i Post och Inrikes tidningar samt på Rejlers webbplats. Information om att kallelse utfärdats ska ske genom annons i Dagens Nyheter.
38
Rejlers årsstämma avseende räkenskapsåret 2021 ägde rum den 21 april 2022, helt utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående. Aktieägare kunde före stämman enbart utöva sin rösträtt per post eller epost, enligt 20 och 22 §§ lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att under lätta genomförandet av bolag och föreningsstämmor med anledning av den då pågående pandemin. På stämman närva
ÅR S R ED O VI S N I N G 2 02 2
rade 24 aktieägare, dessa representerade 64,7 % av bolagets röster och 41,3 % av kapitalet. Protokollet från årsstämman finns tillgängligt på Bolagets webbplats, xxx.xxxxxxx.xxx/xx.
På stämman beslöts bland annat:
– Att i enlighet med styrelsens förslag, disponera Bolagets resultat såtillvida att av förfogade stående medel om
606 594 081 kronor, totalt 60 445 887 kronor utdelades till
aktieägarna, varav totalt 5 247 750 utdelades till innehavare av aktier av serie A och 55 198 137 kronor utdelades till innehavare av aktier av serie B och återstoden balanserades i ny räkning. Således beslutades en vinstutdelning om
3,00 kronor per aktie, oavsett serie. Som avstämningsdag för erhållandet av utdelning beslutades 25 april 2022.
– Att i enlighet med styrelsens förslag fastställa resultat räkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning.
– Att i enlighet med revisors förslag bevilja styrelsens ledamöter och vd ansvarsfrihet.
– Att i enlighet med valberedningens förslag fastställa arvode åt styrelsen och enligt godkänt räkning till revisorer.
– Att i enlighet med valberedningens förslag att styrelsen för tiden intill slutet av nästa årsstämma ska bestå fem (5) ordinarie ledamöter utan suppleanter.
– Att i enlighet med valberedningens förslag att styrelsen intill slutet av nästa årsstämma ska bestå av omval av Xxxxx
Xxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxx och Xxxxxxx Xxxxxx.
– Att i enlighet med valberedningens förslag intill slutet av nästa årsstämma välja revisionsbolaget Xxxxx & Xxxxx AB som bolagets revisorer.
– Att i enlighet med styrelsens förslag ändra bolagsordningen så att gränserna för antalet aktier och aktiekapitalet höjs samt att genomföra vissa ytterligare redaktionella ändringar av bolagsordningen.
– Att bemyndiga styrelsen att besluta om förvärv och över låtelse av egna aktier. Förvärv får ske av högst så många aktier av serie B att det egna innehavet vid var tid inte över stiger tio (10) procent av samtliga aktier i Bolaget samt att antal aktier av serie B som får överlåtas ska uppgå till högst tio (10) procent av det totala antalet aktier i Bolaget.
– Att bemyndiga styrelsen att besluta om nyemission av sammanlagt högst ett antal aktier av serie B motsvarande en utspädning om högst 10 procent.
– Samtliga beslut på årsstämman fattades av enhälligt eller av erforderlig majoritet.
Årsstämman 2023 avseende räkenskapsåret 2022 kommer att genomföras den 20 april 2023 i Stockholm.
Valberedning
Bolagsstämman antar riktlinjer för tillsättande av valberedningen. Valberedningen nominerar ledamöter till Rejlers styrelse som sedan föreslås för årsstämman. Valberedningens arbete inleds
med en utvärdering av sittande styrelse. I nomineringen av kommande styrelse tar valberedningen hänsyn till de poten tiella ledamöternas strategiska kompetens, utbildning och eventuellt annat styrelsearbete.
Valberedningen inhämtar även synpunkter från de större ägarna. På årsstämman lämnar valberedningen förslag på ersättning till styrelseledamöterna. Valberedningen lämnar även förslag på val av revisorer.
Valberedningen, som har att bereda ärenden inför 2023 års årsstämma, består av Xxxx Xxxxxxxx som representant för Xxxxx Xxxxxx, Xxxx Xxxxxx som representant för Xxx Xxxxxx och Xxxx Xxxxxxxxx som representant för Nordea Fonder. Valberedningen skall ta fram förslag till ordförande på stäm man, förslag till antal styrelseledamöter, förslag till arvode till
styrelseledamöter, förslag till styrelse, styrelseordförande, vice styrelseordförande, förslag till antal revisorer och val av revi sorer samt förslag till hur valberedningen skall utses inför års stämman 2024 jämte dess uppdrag. Som underlag för valbe redningens arbete har styrelsens ordförande och vd redogjort för styrelsens arbete under året. Vidare har en årlig utvärde ring av styrelsen genomförts på uppdrag av valberedningen.
39
Mångfald
Samtliga ledarmöters bidrag i styrelsen syftar till att vidmakt hålla och förbättra styrelsens effektivitet totalt sett. Vid val av styrelseledamöter eftersträvar Rejlers därför att styrelsen har tillräckligt expertis bl.a inom bolagets verksamhet, affärsområ den, marknader och utveckling. För att uppfylla detta efter strävas en bred fördelning av egenskaper och kompetenser.
Dessutom är mångfald, avseende bl.a ålder, kön, geografisk härkomst, utbildning och yrkesmässig bakgrund, viktiga omständigheter att beakta. Rejlers arbetar aktivt med att söka mångfald i styrelsen.
Styrelse
Rejlers styrelse och styrelseordförande utses av bolagstäm man. Styrelsen fastställer Rejlers strategi och målsättning, utfärdar styrdokument, säkerställer en effektiv utvärdering av verksamheten och kontrollerar bolagets utveckling och finansiella situation. Styrelsen har under verksamhetsåret 2022 bestått av fem ledamöter, vilka presenteras närmare på sidan 36. Under verksamhetsåret 2022 avhöll styrelsen
13 protokollförda sammanträden, varav fyra var per capsulam protokoll för beslut om kallelse till årsstämma samt emissioner i samband med förvärv och lösen av konvertibelprogram.
Representanter från koncernledningen och annan lednings personal har under året regelbundet deltagit på styrelsemöten för att redogöra för frågor inom sina respektive områden.
Styrelsen ansvarar vidare för större förvärv och avyttringar av verksamheter, större investeringar samt tillsättning av koncernchef. Styrelsen fastställer också affärsplan och års bokslut samt övervakar vd:s arbete.
Till styrelsen har de fackliga organisationerna utsett Xxxxx Xxxxxx och Xxxx Xxxxxxxxxx som ledamöter samt Xxxxxx Xxxxxx som suppleant.
Xxxxx Xxxxxx valdes av årsstämman till styrelsens ordförande. Till vice ordförande valdes Xxx Xxxxxxxxxx. Revisionsutskottet består av Xxx Xxxxxxxxxx (ordf.), Xxxxxx Xxxxxxxx och Xxxxx Xxxxxx. Styrelsen har from 2022 utsett ett ersättningsutskott som består av Xxxxx Xxxxxx (ordf.), Xxxxxxx Xxxxxx och Xxxxxx Xxxxx.
VD Xxxxxx Xxxxxxxx ingår inte i styrelsen men deltar som föredragande på samtliga styrelsemöten. Vidare deltar koncernens CFO på samtliga styrelsemöten samt även andra tjänstemän från organisationen såsom föredragande i särskilda frågor.
Styrelsens arbetsordning
Styrelsen har inte fördelat några särskilda ansvarsområden mellan ledamöterna, utöver två utskott, ersättnings och revi sionsutskott. Utöver den ansvarsfördelning som allmänt gäller enligt aktiebolagslagen, bolagsordningen och Svensk kod för bolagsstyrning regleras styrelsens arbete av dess arbetsord ning, vilken bland annat stadgar att styrelsen ska:
– Utöver konstituerande sammanträde hålla minst fem ordinarie sammanträden
– Fastställa de övergripande målen för bolagets verksamhet och besluta om bolagets strategi
– Godkänna budget och motsvarande långsiktiga planer inklusive investeringsbudget
– Behandla och godkänna ärenden avseende anbud och projekt med större fastprisbelopp
– Besluta om köp och försäljning av fast egendom, aktier eller förvärv av annat bolags rörelse
– Utse ett revisionsutskott
ÅR S R ED O VI S N I N G 2 02 2
– Utse ett ersättningsutskott
– Avlämnar årsredovisning, förvaltningsberättelse och delårsrapporter
– Godkänna upptagande av lån
– Inleda processer eller uppgörelser av tvister av väsentlig betydelse
– Behandla andra frågor av väsentlig ekonomisk eller annan betydelse
BO L AG S S T Y RN I N G S R A P PO R T
Vid varje ordinarie styrelsesammanträde ska följande ärenden behandlas:
– En rapport om bolagets verksamhet inklusive finansförvaltning
– En rapport om extraordinära åtgärder eller händelser som vidtagits mellan styrelsens sammanträden
– En rapport om utvecklingen av pågående större projekt och förväntade affärshändelser
– En rapport om föreliggande eller potentiella tvister som kan ha betydande inverkan på bolagets verksamhet
S T Y R E L S E N S SA M M ANS ÄT T N I N G
Namn Funktion Oberoende Xxxxxx Xxxxxxx
Peter Rejler1) | Ordförande | Nej | 2010 | 13/13 |
Xxx Xxxxxxxxxx | Vice ordförande | Ja | 2010 | 13/13 |
Xxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxx | Ja | 2018 | 13/13 |
Xxxxxx Xxxxx | Ledamot | Ja | 2018 | 13/13 |
Martina Rejler2) | Ledamot | Ja | 2021 | 13/13 |
Xxxxx Xxxxxx | Arbetstagar representant | | 1998 | 13/13 |
Xxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxxxxxxxxx representant | | 2016 | 13/13 |
1) Beroende i förhållande till bolaget samt till större aktieägare.
2) Beroende i förhållande till större aktieägare.
Styrelseordförande utgör länken mellan Rejlers VD och övriga ledamöter.
Ordförande har till uppgift att leda styrelsens arbete och sörja för att styrelsen följer uppsatta lagar, regler och rekom mendationer. Utvärderingen av styrelsen sker fortlöpande dels avseende den totala sammansättningen dels avseende
enskilda ledamöter. Utvärderingen har under 2022 genomförts under ledning av valberedningen i form av en styrelseenkät.
Hela styrelsen har tagit del av enkäten och diskuterat utvärde ringen. Vid samma tillfälle skedde även styrelsens utvärdering av VD och bolagets ledning utan deras närvaro, men med närvaro av bolagets revisor. Bolagets revisor har deltagit på ett styrelsemöte i samband med årsbokslut. Bolagets delårs rapport för tredje kvartalet granskades översiktligt av bolagets revisor och rapporterades till styrelsens revisionsutskott.
Hållbarhet
För att klara de globala hållbarhetsutmaningarna behöver dagens samhälle en snabb omställning där infrastruktur, industrier och byggnader måste bli smartare och effektivare. Rejlers är delaktiga i och bidrar till denna omställning. Vi har ett affärsdrivet förhållningssätt till hållbarhet genom att våra lösningar stärker våra kunders konkurrenskraft och samtidigt framtidssäkrar deras verksamheter och våra samhällen.
Rejlers hållbarhetsramverk syftar till att bidra till FN:s Globala mål för hållbar utveckling genom uppsatta mål och aktiviteter och är integrerad i strategin för 2025 så väl som vår löpande verksamhet. Ramverket täcker in tre områden; People, Projects och Partners. Hållbarhetsramverket täcker in de områden där vi kan göra störst skillnad genom vår unika kompetens.
Styrning av vårt hållbarhetsarbete
BO L AG S S T Y RN I N G S R A P PO R T
Rejlers har from december 2022 utökat ledningsgruppen med en affärsdrivande hållbarhetschef, vars nyinrättade roll är att leda Rejlers strategiska arbete med att utveckla vårt håll barhetserbjudande samt att säkerställa att hållbarhetsmålen är en del av den övergripande företagsstrategin. Styrelsen och revisionsutskottet följer löpande utvecklingen avseende
upprättat ramverket och våra mål. Vårt hållbarhetsramverk ska säkerställa att alla funktioner och divisioner bidrar på bästa sätt till hållbarhetsarbetet. Nedbrutna, mätbara mål som syftar till att uppnå de övergripande målen ska finnas på alla nivåer
i organisationen. Rejlers ledare och HRavdelningar arbetar kontinuerligt med att medarbetarna ska utvecklas, trivas och bli utmanade i sitt arbete. Ledningen inom Rejlers ansvarar för och säkerställer att Rejlers fortsätter att utvecklas som en attraktiv arbetsgivare. I vår rekryteringsprocess fokuserar vi särskilt på att öka jämställdhet och mångfald i organisatio nen. Rejlers inköpsprocess ska säkerställa att leverantörer och partners följer och respekterar vår uppförandekod som en självklar miniminivå. Vårt hållbarhetsramverk och våra hållbarhetsmål är integrerade i vår kärnverksamhet och våra processer för att bidra såväl till vår egen utveckling som till våra kunders hållbarhetsresa.
Internkontroll
I dagsläget är styrelsens bedömning att bolagets storlek och komplexitet ej motiverar en särskild internrevisionsenhet,
utan ekonomifunktionen sköter löpande uppföljning och driver förbättringsprojekt inom ekonomisk styrning och kontroll, vilket styrelsen finner tillfredsställande. Internt genomförs uppföljning av uppdragsverksamheten, uppföljning av utfall och eventuellt behov av förändrade rutiner.
Revisionsutskott
40
Styrelsen utsåg i samband med det konstituerande styrelse mötet efter årsstämman 2022 ett revisionsutskott som utgörs av Xxx Xxxxxxxxxx (ordf), Xxxxxx Xxxxxxxx och Xxxxx Xxxxxx. Revisionsutskottet har under året haft åtta möten. Föredragande i utskottet är bolagets finanschef.
ÅR S R ED O VI S N I N G 2 02 2
Revisionsutskottet har till huvuduppgift att säkerställa att fastlagda principer för den finansiella rapporteringen och interna kontrollen efterlevs. Revisionsutskottet bevakar även företagets löpande riskhantering, fastställer kompletterande instruktioner till revisorerna för revisionsinsatsen, bevakar att lagar, förordningar, noteringsavtal och Svensk kod för bolags styrning följs.
Revisionsutskottet ser också till att andra uppdrag, förutom revision, som utförs av bolagets revisorer ligger inom ramen för fastställd policy. Revisionsutskottet har under året genom arbetat styrdokument och policyer. I tillägg bevakar revisions utskottet bland annat ändringar av redovisningsregler som kan få inverkan på bolagets finansiella rapportering och den externa finansiella informationsgivningen samt utvärderar årligen behovet av en internrevisionsfunktion.
Ersättningsutskott
Styrelsen utsåg i samband med det konstituerande styrelse mötet efter årsstämman 2022 ett ersättningsutskott som utgörs av Xxxxx Xxxxxx (ordf), Xxxxxxx Xxxxxx och Xxxxxx Xxxxx. Ersättningsutskottet har under året haft tre möten. Utskottet bereder bland annat ersättnings och anställningsfrågor för främst VD och i viss mån för övriga ledande befattnings havare baserat på de riktlinjer som årsstämman fastslagit.
Ersättningsutskottet företräds av styrelsens ordförande vid förhandlingar med VD.
Ersättningar
På årsstämman 2020 beslöts det om riktlinjer för ersättning till vd och ledande befattningshavare enligt ändrat regelverk. Riktlinjerna följer nya EUdirektiv samt utökade krav enligt Svensk kod för bolagsstyrning. Riktlinjerna omfattar ledande befattningshavare samt eventuell ersättning till styrelseleda möter utöver styrelsearvode. Riktlinjerna för ersättningar till ledande befattningshavare ska främja bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. Formerna för ersättning är fast och rörlig ersättning, vilka ska vara konkurrenskraftiga och rörlig lön ska kopplas till ett eller flera förutbestämda och mätbara kriterier. Riktlinjerna omfattar även övriga villkor som
pension, övriga förmåner samt uppsägning från den anställdes och bolagets sida. Styrelsen får besluta att frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det. Xxxxxxxxxxxx omprövas på årsstämma vart fjärde år och på årsstämman 2022 presenterade styrelsen, enligt regelverket, årlig rapport över utbetald och innestående ersättning till den verkställande direktören och styrelseledamöter som omfattas av riktlinjerna. För fullständiga riktlinjer se sidorna 33–34 i Förvaltningsberättelsen.
Ersättningen till styrelsen fastställdes på årsstämman till 700 000 kronor till styrelsens ordförande, 400 000 till vice ordförande och 300 000 kronor vardera till övriga ledamöter som inte är anställda i Rejlers. Därutöver avsätts totalt
330 000 kronor för utskottsarbete. Ersättningarna är oföränd rade jämfört med föregående år. Se not 8 i årsredovisningen för styrelsens ersättningar.
VD och koncernledning
Verkställande direktör, VD utses av styrelsen och har som uppdrag att sköta den löpande förvaltningen i bolaget enligt de riktlinjer och anvisningar som uppställs i lag, bolagsordningen och den interna arbetsinstruktionen. Till den löpande förvalt ningen hör alla åtgärder som inte med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet är av osedvanlig beskaffen het eller stor betydelse eller uttryckligen har definierats såsom under styrelsens ansvar.
Xxxxxx Xxxxxxxx började som VD och koncernchef på Rejlers den 22 februari 2018. VD leder koncernledningens arbete och fattar beslut i samråd med övriga ledningsmedlemmar.
Koncernledningen har regelbundna möten under året under VD:s ledning. Mellan dessa möten har bolaget löpande
avstämning gällande status för respektive verksamhet. Under 2019 har vision, strategi och finansiella mål fastställts vilka
är vägledande för styrning och den löpande uppföljningen. Utifrån dessa har respektive segment en beslutad årlig affärsplan. VD skriver månatligen VDrapport till styrelsen där uppföljningen är fokuserad på tillväxt, lönsamhet, förvärv, kostnadskontroll samt kassaflöde.
41
Koncernledningen har bestått av verkställande direktör, finanschef, landscheferna för Sverige, Finland och Norge samt kommunikationschef, totalt sex stycken ledamöter. Från och med december 2022 utökades ledningsgruppen med en nyinrättad roll, hållbarhetschef för koncernen. Information om VD och koncernledningens medlemmar, ålder, utbildning och
aktieinnehav framgår av avsnittet Ledningsgruppen på sidan 37.
Revision
I bolagsstämmans uppgifter ingår att välja revisor. På stämman 2022 beslutades om omval av revisionsbolaget Ernst & Xxxxx för en tid om ett år med Xxx Xxxxxxxx som huvudansvarig revisor. Till årsstämman 2023 föreslår valberedningen, efter rekommendation från Revisionsutskottet, omval av revisions bolaget Ernst & Xxxxx.
Ernst & Xxxxx har reviderat flertalet av Rejlers aktiva bolag i Sverige, Finland och Norge som varit helägda av Rejlers under 2022.
Revisorn arbetar utifrån en revisionsplan och rapporterar sina iakttagelser till revisionsutskottet löpande under året. Rapportering till styrelsen sker i samband med att årsbokslutet upprättas. I samband med revisionen görs också en genom gång av interna rutiner och kontrollsystem.
Utöver revisionsgranskningen har Ernst & Xxxxx även anli tats för andra uppdrag. Detta har bland annat avsett diverse redovisningsfrågor och extra granskning av förvärv. Samtliga uppdrag ligger inom ramen för av revisionsutskottet fastlagd policy. Ersättningen till bolagets revisorer för år 2022 framgår av årsredovisningen, not 9.
Finansiell rapportering och information
Bolaget hanterar offentliggöranden enligt marknadsmissbruks förordning, samt ger marknaden löpande information om före tagets utveckling och finansiella ställning. Information lämnas regelbundet i form av:
– Delårsrapporter
– Årsredovisning
– Pressmeddelanden om nyheter och händelser som väsentligt kan påverka företagets värdering och framtidsutsikter. Rejlers policy är att offentlig göra order som är av strategiskt värde
– Presentationer för finansanalytiker, investerare och media
– Rejlers webbplats – xxx.xxxxxxx.xx – där information enligt ovan hålls tillgänglig
Styrelsens beskrivning av det interna kontrollsystemet samt riskhantering Kontrollmiljö
Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen. Kontrollmiljön skapar den kultur som Rejlers verkar utifrån och definierar styrdokument, normer och riktlinjer för verksamhet ens agerande. Kontrollmiljön består av policyer, dokumente rade riktlinjer, manualer och instruktioner som kommunicerats ut i hela organisationen.
Kvalitetssystemet kompletteras av en serie dokumenterade direktiv, som inkluderar bland annat en ekonomihandbok, innehållande riktlinjer för redovisning och finansiell hantering, samt en informationspolicy.
Rejlers upprätthåller ett kvalitetssystem som inkluderar ruti ner, instruktioner och mallar för relevanta processer. Rejlers arbetar fortlöpande med att utveckla och förbättra kvalitet och processer för att uppfylla de krav kunder, leverantörer och anställda förväntar sig av ett konsultbolag.
Organisationsstrukturen är transparent med definierade roller och ansvar som kommuniceras via dokumenterade arbetsinstruktioner för styrelsen, utskott, VD samt till chefer inom koncernen.
ÅR S R ED O VI S N I N G 2 02 2
Arbetsordningen för styrelsen och instruktion för VD finns för varje bolag i gruppen och bygger på samma principer som för Rejlers AB. I respektive bolag finns en styrelse vars uppgift är att löpande säkerställa att övergripande riktlinjer och policyer följs samt att löpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Respektive styrelse har till sitt förfogande en VD som i de större dotterföretagen även har en ledningsgrupp.
BO L AG S S T Y RN I N G S R A P PO R T
Rejlers har i respektive land en organisation där varje lokal enhet har stor självständighet. Chefer på alla nivåer har tydligt delegerat ansvar och befogenheter att utveckla sina verksam heter efter lokala förutsättningar och kundens behov.
Regelbundna utvärderingar genomförs i organisationen på såväl funktion som avdelningsnivå för att säkerställa relevant kunskap avseende finansiell rapportering inom organisationen. Syftet är att med rimlig säkerhet kunna garantera att Rejlers kort siktiga och långsiktiga mål uppnås. Syftet med riskhanteringen och internkontrollen i samband med finansiell rapportering är att med rimlig säkerhet kunna garantera att den externa finansiella rapporteringen är tillförlitlig i fråga om delårsrapportering, års rapportering och årsredovisning, och säkerställa att den externa finansiella rapporteringen upprättas enligt lagar, gällande redovisningsnormer och andra krav på börsnoterade företag.
Information och kommunikation
De viktigaste styrdokumenten avseende den finansiella rap porteringen uppdateras kontinuerligt och kommuniceras till relevanta medarbetare via bolagets intranät, informationsbrev, regelbundna möten etc. Informationskanaler är etablerade för att så effektivt som möjligt kommunicera till berörda medar betare inom organisationen. Rejlers har även informations policyer avseende såväl intern som extern kommunikation.
Kontrollaktiviteter
Kontrollstrukturen har utformats för att hantera de risker som styrelsen och företagsledningen anser är betydande för den operativa verksamheten, efterlevnaden av lagar och
regelverk samt för den finansiella rapporteringen. Definierade beslutsprocedurer, inklusive attestinstruktioner är etablerade för till exempel investeringar och tecknande av avtal. Där så är lämpligt har automatiska kontroller speciellt relaterade till den finansiella rapporteringen etablerats. Flertalet kontroll aktiviteter är integrerade i företagets nyckelprocesser, såsom orderbokning, intäktsredovisning, investeringar, leverantör skontrakt och inköp. Rejlers har en begränsad del av uppdra gen till fast pris. Dessa hanteras enligt särskild beslutsordning
och färdigställandegraden följs upp månadsvis. ITstrukturen är utformad för att hantera potentiella risker i hela verksamheten. Särskilda kontroller finns i ITsystem relaterade till de processer som påverkar den finansiella rapporteringen.
Varje chef har ansvaret för att säkerställa adekvat intern kontroll i respektive enhet och ansvarar för att enheterna följer koncernens direktiv för finansiell rapportering. För att säker ställa att koncernens rutiner och direktiv för finansiell rap portering efterlevs genomför koncernens CFO årligen interna kontroller. Styrelsen anser att Rejlers signifikanta riskområden täcks av granskningarna och kontrollerna som genomförs.
I dagsläget ser styrelsen därför inget behov av att inrätta en separat funktion för internrevision.