Vd-instruktion 2016
Vd-instruktion 2016
Denna vd-instruktion har senast antagits av styrelserna i Strängnäs Fastighets AB och Strängnäs Bostads AB i mars 2016.
En översyn av instruktionen skall ske årligen, och antas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde för respektive kalenderår, eller när styrelsen finner översynen påkallad.
1. Grundläggande förutsättningar enligt aktiebolagslagen (ABL)
”Den verkställande direktören skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Den verkställande direktören får dessutom utan styrelsens bemyndigande vidta åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet är av ovanlig beskaffenhet eller stor betydelse, om styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet. I sådana fall skall styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärden.
Styrelsen ska ”… fortlöpande bedöma bolagets och, om bolaget är moderbolag i en koncern, koncernens ekonomiska situation. Styrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning enligt första stycket ska samlas in och rapporteras till styrelsen.”
Den verkställande direktören skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring skall fullgöras i överensstämmelse med lag och för att medelsförvaltningen skall skötas på ett betryggande sätt” (ABL 8 kap. 25 §)
2. Styrelsens riktlinjer och anvisningar
Styrelsen meddelar med denna instruktion riktlinjer och anvisningar för den verkställande direktören (vd) för utövande av den löpande förvaltningen samt vd-uppgifter för styrelsearbetet i övrigt.
Styrelsen fastställer för varje år en budgetram för resp. resultatenhet. Inom denna har vd beslutanderätt om annat inte framgår av punkt 1 till 4 nedan.
3. Underställningsskyldighet
Nedan anges de ärenden som vd skall underställa styrelsen för beslut:
1. Beslut om investeringar inom Strängnäs Bostads AB överstigande 25 basbelopp som ej ingår i beslutad investeringsbudget skall underställas styrelsen för beslut.
2. Investeringar som totalfinansieras genom avtal med Strängnäs kommun och följer ramavtalet underställs styrelsen.
3. Investeringar inom Strängnäs Fastighets AB överstigande 25 basbelopp som inte finansieras genom avtal med Strängnäs kommun eller följer ramavtalet skall underställas styrelsen för beslut.
4. Beslut om finansieringsåtgärder och pantsättningar, avtal med banker och andra kreditgivare, lämnande av lån, garantier, pant och borgen beslutas av vd enligt delegation. Styrelsen underrättas via finansrapport vid varje styrelsemöte.
5. Beslut om köp och försäljning av fast egendom.
6. Beslut om bildande, förvärv eller avyttrande av dotterbolag och förvärv eller avyttrande av aktier eller andelar i andra företag.
7. Beslut om att förvalta bolagets likvida medel på annat sätt än vad som framgår av bolagets finanspolicy.
8. Beslut om väsentliga ändringar i bolagets försäkringsskydd.
9. Beslut om ingående eller uppsägning av för bolagets verksamhet väsentliga eller ovanliga avtal.
10. Beslut om inledande av processer, hyrestvister undantagna. Innan undertecknande av rättegångsfullmakt för sådana processer skall styrelsebeslut finnas. Beslut om förlikning eller andra uppgörelser i sådana processer.
11. Beslut om ändringar i redovisningssystem, som styrelsen har som underlag för kontroll och uppföljning av verksamheten.
12. Beslut i andra frågor som kan ha väsentlig ekonomisk eller annan betydelse för bolagets verksamhet.
13. Beslut som tagits av vd, enär styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet, skall rapporteras till styrelsen vid närmast följande styrelsesammanträde. Detsamma gäller för rapporteringsskyldigheten enligt ovan.
4. Vd´s deltagande i styrelsearbetet
• Det åligger vd att inför styrelsesammanträden sammanställa relevant informations- och beslutsunderlag, lämna förslag till dagordning till styrelsens ordförande samt ombesörja att sammanträdesprotokoll delges styrelseledamöter och suppleanter.
• Vd, eller i enskilt ärende annan person som fått delegation av vd, skall vara föredragande vid styrelsesammanträden och därvid lämna motiverade förslag till beslut.
• Det åligger vd att förse styrelsens ledamöter med den information som behövs för fullgörande av styrelsens ansvar att följa bolagets verksamhet och utveckling.
5. Rapportinstruktion
Vd skall vid ordinarie styrelsesammanträde framlägga ekonomiska och finansiella rapporter enligt följande:
1. Uthyrningsrapport vid varje sammanträde (endast SBAB)
2. Resultatrapport per resultatenhet vid varje sammanträde,
3. Halvårsrapport/delårsbokslut – en gång per år,
4. Finansrapporter i enlighet med gällande Finanspolicy
5. Nyckeltalsredovisning en gång per år,
6. Femårsprognos en gång per år
Vid varje års sista styrelsesammanträde skall vd framlägga förslag till resultat-, underhålls- och investeringsbudget för närmaste räkenskapsår.
Förslag till årsredovisning för föregående räkenskapsår skall av vd presenteras senast mars månad året efter utgången av det räkenskapsår årsredovisningen avser.