Personuppgiftbiträdesavtal
Personuppgiftbiträdesavtal
med Kunskapscentrum Nordost
5
UN 2021.065
§ 34
Personuppgiftbiträdesavtal med Kunskapscentrum Nordost (UN 2021.065)
Beslut
Arbetsutskottet föreslår att:
Utbildningsnämnden beslutar att:
- godkänna personuppgiftbiträdesavtal med Kunskapscentrum Nordost.
- delegera till utbildningschef underteckna personuppgiftbiträdesavtalet.
- ge förvaltningen i uppdrag att i samband med nästa revidering av delegationsordningen utreda möjligheten att delegera rätten att fatta beslut om personuppgiftbiträdesavtal.
Ärendebeskrivning
Kunskapscentrum nordost (KCNO) är en samverkan mellan kommunerna Danderyd, Täby, Vallentuna, Vaxholm och Österåker. Parterna har per 2017-06-01 ingått ett kommunsamarbete gällande utbildningarna ”Svenska för invandrare” (SFI) samt ”Kommunal vuxenutbildning” (Vux).
Med detta personuppgiftsbiträdesavtal reglerar den personuppgiftsansvarige de behandlingar av personuppgifter som personuppgiftsbiträdet utför åt den personuppgiftsansvarige inom ramen för huvudavtalet. Personuppgiftavtalets syfte är att säkerställa den registrerades fri- och rättigheter vid behandlingen, i enlighet med vad stadgas i Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 (”Dataskyddsförordningen”), art. 28.3.
Yrkanden
Xxxx Xxxxx (L) yrkar bifall till förvaltningens förslag.
Xxxxx Xxxxxxxx (M) yrkar som tillägg att arbetsutskottet föreslår att utbildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att i samband med nästa revidering av delegationsordningen utreda möjligheten att delegera rätten att fatta beslut om personuppgiftbiträdesavtal.
Beslutsgång
Ordförande, Xxxx Xxxxx (L) föreslår att hon först ställer proposition på sitt eget yrkande och sedan på Xxxxx Xxxxxxxxx (M) tilläggsyrkande. Arbetsutskottet godkänner beslutsgången.
Ordförande, Xxxx Xxxxx (L), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar enligt det.
Ordförande, Xxxx Xxxxx (L), ställer proposition på Xxxxx Xxxxxxxxx (M) tilläggsyrkande och finner att arbetsutskottet beslutar enligt det.
Beslutsunderlag
Referensnummer för signaturer:
• Tjänsteskrivelse, 2021-08-19, Personuppgiftbiträdesavtal med Kunskapscentrum Nordost
• Personuppgiftbiträdesavtal med Kunskapscentrum Nordost
Referensnummer för signaturer:
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2021-08-19
DNR UN 2021.065
XXXXXX FROM SID 1/1
NÄMNDSEKRETERARE XXXXXX.XXXX@XXXXXXXXXX.XX
Tjänsteskrivelse
Personuppgiftbiträdesavtal med Kunskapscentrum Nordost
Förslag till beslut
Utbildningsnämnden beslutar att:
- godkänna personuppgiftbiträdesavtal med Kunskapscentrum Nordost.
- delegera till utbildningschef underteckna personuppgiftbiträdesavtalet.
Sammanfattning av ärendet
Kunskapscentrum nordost (KCNO) är en samverkan mellan kommunerna Danderyd, Täby, Vallentuna, Vaxholm och Österåker. Parterna har per 2017-06-01 ingått ett kommunsamarbete gällande utbildningarna ”Svenska för invandrare” (SFI) samt ”Kommunal vuxenutbildning” (Vux).
Med detta personuppgiftsbiträdesavtal reglerar den personuppgiftsansvarige de behandlingar av personuppgifter som personuppgiftsbiträdet utför åt den personuppgiftsansvarige inom ramen för huvudavtalet. Personuppgiftavtalets syfte är att säkerställa den registrerades fri- och rättigheter vid behandlingen, i enlighet med vad stadgas i Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 (”Dataskyddsförordningen”), art. 28.3.
Konsekvenser för barn
Förslaget till beslut berör inte barn/ungdomar. Att inhämta synpunkter gällande barn/ungdomsperspektivet bedöms inte vara relevant i detta sammanhang.
Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx From
Utbildningschef Nämndsekreterare
Expedieras till:
Kunskapscentrum Nordost
VALLENTUNA KOMMUN
186 86 VALLENTUNA
TFN 00-000 000 00 · FAX 00-000 000 00 XXXXXX@XXXXXXXXXX.XX
Dnr
Innehållsförteckning
1. PARTER, PARTERNAS STÄLLNING, KONTAKTUPPGIFTER OCH KONTAKTPERSONER... 2 2. DEFINITIONER 2
4. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OCH SPECIFIKATION 4
5. DEN PERSONUPPGIFTSANSVARIGES ANSVAR 4
6. PERSONUPPGIFTSBITRÄDETS ÅTAGANDEN 6
9. GRANSKNING, TILLSYN OCH REVISION 8
10. HANTERING AV RÄTTELSER OCH RADERING M.M. 8
11. PERSONUPPGIFTSINCIDENTER 9
13. LOKALISERING OCH ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE LAND 10
14. ANSVAR FÖR SKADA I SAMBAND MED BEHANDLING 10
15. LAGVAL OCH TVISTLÖSNING 11
16. PUB-AVTALETS TECKNANDE, AVTALSTID OCH UPPSÄGNING 11
17. ÄNDRINGAR OCH UPPSÄGNING MED OMEDELBAR VERKAN M.M 11
18. ÅTGÄRDER VID PUB-AVTALETS UPPHÖRANDE 11
19. MEDDELANDEN INOM RAMEN FÖR DETTA PUB-AVTAL OCH INSTRUKTIONER 12
21. ANSVAR FÖR UPPGIFTER OM PARTERNA OCH KONTAKTPERSONER SAMT KONTAKTUPPGIFTER 12
22. PARTERNAS UNDERTECKNANDEN AV PUB-AVTALET 13
Avtal enligt Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679, art. 28.31
1. PARTER, PARTERNAS STÄLLNING, KONTAKTUPPGIFTER OCH KONTAKTPERSONER
Personuppgiftsansvarig | Personuppgiftsbiträde |
Vallentuna kommun (part i samarbetet KCNO) | Täby kommun |
Organisationsnummer | Organisationsnummer |
212000-0027 | 212000-0118 |
Postadress | Postadress |
Box 29, 18721 Vallentuna | Täby kommun, 183 80 Täby |
Kontaktperson för administration av detta personuppgiftsbiträdesavtal | Kontaktperson för administration av detta personuppgiftsbiträdesavtal |
Namn: Xxx Xxxxxxxx E-post: xxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx Tfn: 08-58785329 | Namn: Xxxxx Xxxxxx E-post: xxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx Tfn: 0766439992 |
Kontaktperson för parternas samarbete om dataskydd | Kontaktperson för parternas samarbete om dataskydd |
Namn: Vallentuna kommuns dataskyddsombud E-post: xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx Tfn: | Namn: Täby kommuns dataskyddsombud E-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx |
2. DEFINITIONER
Utöver de begrepp som definieras i löptext, i detta personuppgiftsbiträdesavtal, ska dessa definitioner oavsett om de används i plural eller singular, i bestämd eller obestämd form, ha nedanstående innebörd när de anges med versal som begynnelsebokstav.
1 Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 föreskriver att det ska finnas ett skriftligt avtal om Personuppgiftsbiträdets Behandling av Personuppgifter för Den personuppgiftsansvariges räkning.
Behandling | En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande Personuppgifter eller uppsättningar av Personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. |
Dataskyddslagstiftning | Avser all integritets- och personuppgiftslagstiftning, samt all annan eventuell lagstiftning (inklusive förordningar och föreskrifter), som är tillämplig på den personuppgiftsbehandling som sker enligt detta PUB- avtal, inklusive nationell sådan lagstiftning och EU- lagstiftning. |
Personuppgiftsansvarig | Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamål och medlen för Behandlingen av Personuppgifter. |
Instruktion | De skriftliga instruktioner som närmare anger föremål, varaktighet, art och ändamål, typ av Personuppgifter samt kategorier av Registrerade och särskilda behov som omfattas av Behandlingen. |
Logg | Logg är resultatet av Loggning. |
Loggning | Loggning är ett kontinuerligt insamlande av uppgifter om den Behandling av Personuppgifter som utförs enligt detta PUB-avtal och som kan knytas till en enskild fysisk person. |
Personuppgiftsbiträde | Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som Behandlar Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning. |
Personuppgift | Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller online-identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. |
Personuppgiftsincident | En säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de Personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt Behandlats. |
Registrerad | Fysisk person vars Personuppgifter Behandlas. |
Tredje land | En stat som inte ingår i Europeiska unionen (EU) eller inte är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). |
Underbiträde | Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som i egenskap av underleverantör till Personuppgiftsbiträdet Behandlar Personuppgifter för Personuppgiftsansvariges räkning. |
3. BAKGRUND OCH SYFTE
3.1 Kunskapscentrum nordost (KCNO) är en samverkan mellan kommunerna Danderyd, Täby, Vallentuna, Vaxholm och Österåker. Parterna har per 2017-06-01 ingått ett kommunsamarbete gällande utbildningarna ”Svenska för invandrare” (SFI) samt ”Kommunal vuxenutbildning” (Vux).
Med detta Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtalet) reglerar den Personuppgiftsansvarige de behandlingar (Behandlingen) av Personuppgifter som Personuppgiftsbiträdet utför åt den Personuppgiftsansvarige inom ramen för Huvudavtalet. PUB-avtalets syfte är att säkerställa den Registrerades fri- och rättigheter vid Behandlingen, i enlighet med vad stadgas i Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 (”Dataskyddsförordningen”), art. 28.3.
3.2 PUB-avtalet ska anses utgöra ett självständigt avtal gällande de Behandlingar som utförs enligt Huvudavtalet.
3.3 För det fall något av det som stadgas i kap. 1, 16, 17, 18.2, 19 – 22 i PUB-avtalet regleras på annat sätt i Huvudavtalet ska Huvudavtalets reglering ha företräde.
3.4 PUB-avtalets information, i form av bestämmelser och andra uppgifter som påverkar PUB- avtalets tillämpning, samt PUB-avtalets hänvisningar till sådan information, t.ex. lagstiftning (inklusive förordningar och föreskrifter), avser vid var tid gällande sådan information.
4. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OCH SPECIFIKATION
4.1 Den Personuppgiftsansvarige utser härmed Personuppgiftsbiträdet att utföra Behandlingen för den Personuppgiftsansvariges räkning enligt vad som stadgas i detta PUB-avtal.
4.2 Den Personuppgiftsansvarige ska ge Instruktioner till Personuppgiftsbiträdet om hur det ska utföra Behandlingen.
4.3. Personuppgiftsbiträdet får endast utföra Behandlingen i enlighet med PUB-avtalet och vid var tid gällande Instruktioner.
5. DEN PERSONUPPGIFTSANSVARIGES ANSVAR
5.1 Den Personuppgiftsansvarige ansvarar för att det vid var tid finns laglig grund för Behandlingen och för att utforma korrekta Instruktioner så att Personuppgiftsbiträdet och Underbiträdet kan fullgöra sitt eller sina uppdrag enligt detta PUB-avtal och Huvudavtal i förekommande fall.
5.2 Den Personuppgiftsansvarige ska utan onödigt dröjsmål informera Personuppgiftsbiträdet om förändringar i Behandlingen vilka påverkar Personuppgiftsbiträdets skyldigheter enligt Dataskyddslagstiftningen.
5.3 Den Personuppgiftsansvarige ansvarar för att informera Registrerade om Behandlingen och för att tillvarata Registrerades rättigheter enligt Dataskyddslagstiftningen samt vidta varje annan åtgärd som åligger den Personuppgiftsansvarige enligt Dataskyddslagstiftningen.
6. PERSONUPPGIFTSBITRÄDETS ÅTAGANDEN
6.1 Personuppgiftsbiträdet förbinder sig att endast utföra Behandlingen i enlighet med PUB- avtalet och Instruktioner samt att följa Dataskyddslagstiftningen. Personuppgiftsbiträdet förbinder sig även att fortlöpande hålla sig informerad om gällande rätt på området.
6.2 Personuppgiftsbiträdet ska vidta åtgärder för att skydda Personuppgifterna mot alla slag av Behandlingar som inte är förenliga med PUB-avtalet, Instruktioner och Dataskyddslagstiftningen.
6.3 Personuppgiftsbiträdet åtar sig säkerställa att samtliga fysiska personer som arbetar under dess ledning följer PUB-avtalet och Instruktioner samt att de fysiska personerna informeras om relevant lagstiftning.
6.4 Personuppgiftsbiträdet ska på begäran från den Personuppgiftsansvarige bistå denne med att säkerställa att skyldigheterna enligt Dataskyddsförordningen, art. 32-36, fullgörs och svara på begäran om utövande av den Registrerades rättigheter i enlighet med Dataskyddsförordningen, kap. III, med beaktande av typen av Behandling och den information som Personuppgiftsbiträdet har att tillgå.
6.5 För det fall att Personuppgiftsbiträdet finner att Instruktioner är otydliga, i strid med Dataskyddslagstiftningen eller saknas och Personuppgiftsbiträdet bedömer att nya eller kompletterande Instruktioner är nödvändiga för att genomföra sina åtaganden ska Personuppgiftsbiträdet utan dröjsmål informera den Personuppgiftsansvarige, tillfälligt upphöra med Behandlingen och invänta nya Instruktioner.
6.6 För det fall att den Personuppgiftsansvarige förser Personuppgiftsbiträdet med nya eller ändrade Instruktioner ska Personuppgiftsbiträdet, utan onödigt dröjsmål från mottagandet, meddela den Personuppgiftsansvarige huruvida genomförandet av de nya Instruktionerna föranleder förändrade kostnader för Personuppgiftsbiträdet.
7. SÄKERHETSÅTGÄRDER
7.1 Personuppgiftsbiträdet ska vidta alla tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att förhindra Personuppgiftsincidenter, genom att säkerställa att Behandlingen uppfyller kraven i Dataskyddsförordningen och att den Registrerades rättigheter skyddas.
7.2 Personuppgiftsbiträdet ska fortlöpande säkerställa att den tekniska och organisatoriska säkerheten i samband med Behandlingen medför en lämplig nivå av konfidentialitet, integritet, tillgänglighet och motståndskraft.
7.3 Eventuella tillkommande eller ändrade krav på skyddsåtgärder från den Personuppgiftsansvarige, efter parternas tecknande av PUB-avtalet, ska betraktas som nya Instruktioner enligt PUB-avtalet.
7.4 Personuppgiftbiträdet ska genom behörighetskontrollsystem endast ge åtkomst till Personuppgifterna för sådana fysiska personer som arbetar under Personuppgiftsbiträdets ledning och som behöver åtkomsten för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
7.5 Personuppgiftsbiträdet åtar sig att kontinuerligt Logga åtkomst till Personuppgifterna enligt PUB-avtalet i den utsträckning det krävs enligt Instruktionen. Loggar får gallras först fem (5) år efter Loggningstillfället om inte annat anges i Instruktionen. Loggar ska omfattas av erforderliga skyddsåtgärder, i enlighet med Dataskyddslagstiftningen.
7.6 Personuppgiftsbiträdet ska systematiskt testa, undersöka och utvärdera effektiviteten hos de tekniska och organisatoriska åtgärder som ska säkerställa Behandlingens säkerhet.
8. SEKRETESS/TYSTNADSPLIKT
8.1 Personuppgiftsbiträdet och samtliga fysiska personer som arbetar under dess ledning ska vid Behandlingen iaktta såväl sekretess som tystnadsplikt motsvarande det som gäller för kommunens verksamheter enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).2 Personuppgifterna får inte nyttjas eller spridas för andra ändamål, vare sig direkt eller indirekt, såvida inte annat avtalats.
8.2. Personuppgiftsbiträdet ska tillse att samtliga fysiska personer som arbetar under dess ledning, vilka deltar i Behandlingen, är bundna av sekretessförbindelse/tystnadslöfte avseende Behandlingen. Detta krävs dock inte om dessa redan omfattas av en straffsanktionerad tystnadsplikt som följer av lag. Personuppgiftsbiträdet åtar sig även att tillse att det finns sekretessavtal som motsvarar det som anges i 8.1 med Underbiträdet samt sekretessförbindelser/tystnadslöften mellan Underbiträdet och samtliga fysiska personer som arbetar under dess ledning, vilka deltar i Behandlingen.
8.3 Personuppgiftsbiträdet ska skyndsamt underrätta den Personuppgiftsansvarige om eventuella kontakter med tillsynsmyndighet avseende Behandlingen. Personuppgiftsbiträdet har inte rätt att företräda den Personuppgiftsansvarige eller agera för den Personuppgiftsansvariges räkning gentemot tillsynsmyndigheter i frågor avseende Behandlingen.
8.4 Om den Registrerade, tillsynsmyndighet eller tredje man begär information från Personuppgiftsbiträdet vilken rör Behandlingen, ska Personuppgiftsbiträdet informera den Personuppgiftsansvarige om saken. Information om Behandlingen får inte lämnas till den Registrerade, tillsynsmyndighet eller tredje man utan skriftligt medgivande från den Personuppgiftsansvarige, såvida det inte framgår av tvingande lag att information ska lämnas. Personuppgiftsbiträdet ska bistå med förmedling av den informationen som omfattas av ett medgivande eller lagkrav.
2 Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) innehåller bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Bestämmelserna om sekretess innebär därmed förbud att röja uppgift, vare sig detta sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt (jfr 1 kap 1 § OSL).
9. GRANSKNING, TILLSYN OCH REVISION
9.1 Personuppgiftsbiträdet ska utan onödigt dröjsmål, på den Personuppgiftsansvariges begäran, tillhandahålla den information om tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som den Personuppgiftsansvarige behöver för att kunna fastställa att Personuppgiftsbiträdet uppfyller sina åtaganden enligt PUB-avtalet och Dataskyddsförordningen, art. 28.3 h.
9.2 Personuppgiftsbiträdet åtar sig att minst en (1) gång om året granska säkerheten avseende Behandlingen genom en egenkontroll för att säkerställa att Behandlingen följer PUB-avtalet. Resultatet av sådan egenkontroll ska på begäran delges den Personuppgiftsansvarige.
9.3 Den Personuppgiftsansvarige äger rätt att, själv eller genom annan av denne utsedd tredje part (som inte får vara en konkurrent till Personuppgiftsbiträdet), följa upp att Personuppgiftsbiträdet uppfyller PUB-avtalets, Instruktionernas och Dataskyddslagstiftningens krav. Personuppgiftsbiträdet ska vid sådan granskning bistå den Personuppgiftsansvarige, eller den som utför granskningen i den Personuppgiftsansvariges ställe, med nödvändig assistans som exempelvis dokumentation, tillgång till lokaler, IT-system och andra tillgångar för att kunna granska Personuppgiftsbiträdets efterlevnad av PUB-avtalet, Instruktioner och Dataskyddslagstiftningen. Den Personuppgiftsansvarige ska säkerställa att personal som genomför granskningen är underkastade sekretess eller tystnadsplikt enligt lag eller avtal.
9.4 Personuppgiftsbiträdet äger alternativt till vad som stadgas i punkterna 9.2-9.3, rätt att erbjuda andra tillvägagångssätt för granskning av Behandlingen, exempelvis granskning genomförd av oberoende tredje part. Den Personuppgiftsansvarige ska i sådant fall äga rätt, men inte skyldighet, att tillämpa detta alternativa tillvägagångssätt för granskning. Vid sådan granskning ska Personuppgiftsbiträdet ge den Personuppgiftsansvarige eller en tredje part den assistans som behövs för utförandet av granskningen.
9.5 Personuppgiftbiträdet ska bereda tillsynsmyndighet, eller annan myndighet som har laglig rätt till det, möjlighet att göra tillsyn enligt myndighetens begäran i enlighet med vid var tid gällande lagstiftning, även om sådan tillsyn annars skulle stå i strid med bestämmelserna i PUB-avtalet.
9.6 Personuppgiftsbiträdet ska tillförsäkra den Personuppgiftsansvarige rättigheter gentemot Underbiträdet vilka motsvarar den Personuppgiftsansvariges samtliga rättigheter gentemot Personuppgiftsbiträdet enligt kap. 9 i PUB-avtalet.
10. HANTERING AV RÄTTELSER OCH RADERING M.M.
10.1 För det fall den Personuppgiftsansvarige begärt rättelse eller radering på grund av Personuppgiftsbiträdets felaktiga Behandling ska Personuppgiftsbiträdet vidta lämplig åtgärd utan onödigt dröjsmål, senast inom trettio (30) dagar, från det att Personuppgiftsbiträdet mottagit erforderlig information från den Personuppgiftsansvarige. När den Personuppgiftsansvarige begärt radering får Personuppgiftsbiträdet endast utföra Behandling av den aktuella personuppgiften som ett led i processen för radering.
10.2 Om tekniska och organisatoriska åtgärder (t.ex. uppgraderingar eller felsökningar) vidtas av Personuppgiftsbiträdet i Behandlingen, vilka kan väntas påverka Behandlingen, ska
Personuppgiftsbiträdet informera den Personuppgiftsansvarige skriftligt om detta i enlighet med vad stadgas om meddelanden i 19 kap. i PUB-avtalet. Informationen ska lämnas i god tid innan åtgärderna vidtas.
11. PERSONUPPGIFTSINCIDENTER
11.1 Personuppgiftsbiträdet ska ha förmåga att återställa tillgängligheten och tillgången till Personuppgifterna i rimlig tid vid en fysisk eller teknisk incident enligt Dataskyddsförordningen, art. 32.1 c.
11.2 Personuppgiftbiträdet åtar sig att med beaktande av Behandlingens art, och den information som Personuppgiftsbiträdet har att tillgå, bistå den Personuppgiftsansvarige med att fullgöra dennes skyldigheter vid en Personuppgiftsincident beträffande Behandlingen. Personuppgiftbiträdet ska på den Personuppgiftsansvariges begäran även bistå med att utreda misstankar om eventuell obehörigs Behandling och/eller åtkomst till Personuppgifterna.
11.3 Vid Personuppgiftsincidenter, vilka Personuppgiftbiträdet fått vetskap om, ska Personuppgiftsbiträdet utan onödigt dröjsmål skriftligen underrätta den Personuppgiftsansvarige om händelsen. Personuppgiftsbiträdet ska med beaktande av typen av Behandling och den information som Personuppgiftsbiträdet har att tillgå tillhandahålla den Personuppgiftsansvarige en skriftlig beskrivning av Personuppgiftsincidenten.
Beskrivningen ska redogöra för:
1. Personuppgiftsincidentens art och, om möjligt, de kategorier och antalet Registrerade som berörs samt kategorier och antalet personuppgiftsposter som berörs,
2. de sannolika konsekvenserna av Personuppgiftsincidenten, och
3. åtgärder som har vidtagits eller föreslagits samt åtgärder för att mildra Personuppgiftincidentens potentiella negativa effekter.
11.4 Om det inte är möjligt för Personuppgiftsbiträdet att tillhandahålla hela beskrivningen samtidigt, enligt punkt 11.3 i PUB-avtalet, får beskrivningen tillhandahållas i omgångar utan onödigt ytterligare dröjsmål.
12. UNDERBITRÄDE
12.1 Personuppgiftsbiträdet ansvarar fullt ut för Underbiträdets Behandling gentemot den Personuppgiftsansvarige.
12.2 Personuppgiftsbiträdet äger rätt att anlita ett nytt underbiträde. När Personuppgiftsbiträdet avser att anlita ett nytt underbiträde ska Personuppgiftsbiträdet säkerställa underbiträdets kapacitet och förmåga att uppfylla sina skyldigheter enligt Dataskyddslagstiftningen. Personuppgiftsbiträdet ska skriftligen meddela den Personuppgiftsansvarige om
1. underbiträdets namn, organisationsnummer och säte (adress och land),
2. vilken typ av uppgifter och kategorier av Registrerade som behandlas, och
3. var Personuppgifterna ska behandlas.
12.3 Personuppgiftsbiträdet äger rätt att upphöra med att anlita Underbiträdet. När Personuppgiftsbiträdet upphör med att anlita Underbiträdet ska Personuppgiftsbiträdet
skriftligen meddela den Personuppgiftsansvarige om att det upphör med att anlita Underbiträdet.
12.4 Personuppgiftsbiträdet åtar sig att teckna ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal med det nya underbiträdet och säkerställa att det nya underbiträdet åläggs samma skyldigheter som Personuppgiftsbiträdet åläggs enligt detta PUB-avtal.
12.5 Personuppgiftsbiträdet ska på den Personuppgiftsansvariges begäran översända en kopia av det personuppgiftsbiträdesavtal som Personuppgiftsbiträdet tecknat med Underbiträdet.
12.6 Den Personuppgiftsansvarige äger inom 30 dagar rätt att invända mot Personuppgiftsbiträdets anlitande av ett nytt underbiträde och att, med anledning av sådan invändning, säga upp detta PUB-avtal att upphöra i enlighet med vad stadgas i PUB-avtalet, punkt 17.4.
13. LOKALISERING OCH ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE LAND
13.1 Personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att Personuppgifterna hanteras och lagras inom EU/EES av en fysisk eller juridisk person som är etablerad inom EU/EES, om inte PUB- avtalets parter kommer överens om något annat.
13.2 Personuppgiftsbiträdet äger endast rätt att överföra Personuppgifter till Tredje land för Behandling (t.ex. service, support, underhåll, utveckling, drift eller liknande hantering) om den Personuppgiftsansvarige på förhand skriftligen godkänt sådan överföring och utfärdat Instruktioner för detta ändamål.
13.3 Överföring till Tredje land för Behandling enligt PUB-avtalet, punkt 13.2, får endast ske om den är förenlig med Dataskyddslagstiftningen och uppfyller de krav på Behandlingen vilka ställs i PUB-avtalet och Instruktioner.
14. ANSVAR FÖR SKADA I SAMBAND MED BEHANDLING
14.1 Vid ersättning för skada i samband med Behandling som, genom fastställd dom eller förlikning, ska utgå till den Registrerade på grund av överträdelse av bestämmelse i PUB- avtalet, Instruktioner och/eller tillämplig bestämmelse i Dataskyddslagstiftningen ska art. 82 i Dataskyddsförordningen tillämpas.
14.2 Sanktionsavgifter enligt Dataskyddsförordningen, art. 83, eller Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning 6 kap. 2 § ska bäras av den av PUB-avtalets parter som påförts en sådan avgift.
14.3 Om endera part får kännedom om omständighet som kan leda till skada för motparten ska parten omedelbart informera motparten om förhållandet och aktivt arbeta tillsammans med motparten för att förhindra och minimera sådan skada.
14.4 Oaktat vad sägs i Huvudavtalet gäller detta PUB-avtal, punkter 14.1 och 14.2, före andra regler om fördelning mellan Parterna av krav sinsemellan såvitt avser Behandlingen.
15. LAGVAL OCH TVISTLÖSNING
15.1 För detta avtal gäller svensk rätt. Eventuell tolkning eller tvist i anledning av PUB-avtalet, som parterna inte kan lösa på egen hand, ska avgöras av svensk allmän domstol i den domkrets Vallentuna kommun har sin hemvist.
15.2 Personuppgiftsbiträdet får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.
16. PUB-AVTALETS TECKNANDE, AVTALSTID OCH UPPSÄGNING
16.1 PUB-avtalet gäller från och med den tidpunkt PUB-avtalet undertecknats av båda parter och tillsvidare. PUB-avtalet upphör av gälla samtidigt som huvudavtalet upphör att gälla. Parterna äger ömsesidig rätt att säga upp PUB-avtalet att upphöra med nittio (90) dagars varsel.
17. ÄNDRINGAR OCH UPPSÄGNING MED OMEDELBAR VERKAN M.M.
17.1 Endera part i PUB-avtalet äger rätt att påkalla omförhandling av PUB-avtalet om motpartens ägarförhållanden ändras väsentligt eller om tillämplig lagstiftning, eller tolkningen av den, ändras på ett för Behandlingen avgörande sätt. Påkallande av omförhandling enligt första meningen innebär inte att PUB-avtalet till någon del upphör att gälla utan endast att en omförhandling om PUB-avtalet ska påbörjas.
17.2 Tillägg till, och ändringar i, PUB-avtalet ska vara skriftliga och undertecknade av båda parter.
17.3 När någon av parterna får kännedom om att motparten agerar i strid med PUB-avtalet, Instruktioner och/eller Dataskyddslagstiftningen, ska parten utan dröjsmål meddela motparten om agerandet. Därefter äger parten rätt att med omedelbar verkan upphöra att utföra sina förpliktelser enligt PUB-avtalet till den tidpunkt motparten förklarat att agerandet upphört och förklaringen accepterats av den part som påtalat agerandet.
17.4 Om den Personuppgiftsansvarige invänder mot Personuppgiftsbiträdets anlitande av ett nytt underbiträde, enligt detta PUB-avtal, punkt 12.6, har den Personuppgiftsansvarige rätt att säga upp PUB-avtalet att upphöra med omedelbar verkan. Om Personuppgiftsbiträdet Behandlar Personuppgifterna efter den tidpunkt som anges i punkt 18.2 gäller vad stadgas i punkter 18.3-18.4.
18. ÅTGÄRDER VID PUB-AVTALETS UPPHÖRANDE
18.1 Vid uppsägning av PUB-avtalet ska den Personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål begära att Personuppgiftsbiträdet överlämnar samtliga Personuppgifter till den Personuppgiftsansvarige eller raderar dem, enligt dennes önskemål. Om Personuppgifterna överlämnas ska det ske i ett öppet och standardiserat format. Med samtliga Personuppgifter
avses alla Personuppgifter vilka har omfattats av Behandlingen samt annan tillhörande information såsom Loggar, Instruktioner, systemlösningar, beskrivningar och andra handlingar som Personuppgiftsbiträdet erhållit genom informationsutbyte enligt PUB-avtalet.
18.2 Överlämning och radering enligt PUB-avtalet, punkt 18.1, ska vara utförda senast trettio
(30) dagar räknat från den tidpunkt uppsägning gjorts enligt detta PUB-avtal, punkt 16.1
18.3 Behandling som utförs av Personuppgiftsbiträdet efter den tidpunkt som stadgas i punkt
18.2 är att betrakta som en otillåten Behandling.
18.4 Bestämmelser om sekretess/tystnadsplikt i 8 kap. PUB-avtalet ska fortsätta gälla även om PUB-avtalet i övrigt upphör av gälla.
19. MEDDELANDEN INOM RAMEN FÖR DETTA PUB-AVTAL OCH INSTRUKTIONER
19.1 Meddelanden om PUB-avtalet och dess administration inklusive uppsägning ska skickas till respektive parts kontaktperson för PUB-avtalet.
19.2 Meddelanden om parternas samarbete om dataskydd, gällande Behandlingen, ska skickas till respektive parts kontaktperson för parternas samarbete om dataskydd.
19.3 Meddelanden inom ramen för PUB-avtalet och Instruktioner ska skickas skriftligt. Ett meddelande ska anses ha kommit fram till mottagaren senast en (1) arbetsdag efter att meddelandet har skickats.
20. KONTAKTPERSONER
20.1 Parterna ska utse var sin kontaktperson för PUB-avtalet.
20.2 Parterna ska utse var sin kontaktperson för parternas samarbete om dataskydd.
21. ANSVAR FÖR UPPGIFTER OM PARTERNA OCH KONTAKTPERSONER SAMT KONTAKTUPPGIFTER
21.1 Varje part ansvarar för att de uppgifter som anges i 1 kap. i PUB-avtalet alltid är aktuella. Ändring av uppgifter i 1 kap. ska meddelas skriftligt enligt punkt 19.1 i PUB-avtalet.
22. PARTERNAS UNDERTECKNANDEN AV PUB-AVTALET
22.1 Detta PUB-avtal tillhandahålls antingen i digitalt format för elektroniskt tecknande eller i pappersformat för tecknande med penna. Om PUB-avtalet tillhandahålls i digitalt format utgår punkter 22.2-22.3.
22.2 Den Personuppgiftsansvariges undertecknande av PUB-avtalet Ort Datum
……………………………………………………………………………………………………….
Undertecknande
……………………………………………………………………………………………………….
Namnförtydligande
22.3 Personuppgiftsbiträdets undertecknande av PUB-avtalet Ort Datum
……………………………………………………………………………………………………….
Undertecknande
……………………………………………………………………………………………………….
Namnförtydligande
22.4 Undertecknande för Vallentuna kommun sker i enlighet med det uppdrag som gavs av utbildningsnämnden i samband med att personuppgiftbiträdesavtalet godkändes av nämnden.
Undertecknande för Täby kommun sker i enlighet med Gymnasie- och näringslivsnämndens delegationsordning punkt 11.10.
23 Bilagor: Personuppgiftsansvariges Instruktion för Behandling av Personuppgifter
Bilaga 1 - Personuppgiftsansvariges Instruktion för Behandling av Personuppgifter
Utöver vad som redan framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet ska Personuppgiftsbiträdet även följa nedanstående Instruktion:
1. Ändamål, föremålet och arten |
Personuppgiftsbiträdet kommer att behandla Personuppgifter för ändamålet att tillhandahålla tjänsterna SFI samt handlägga antagning till Vux i enlighet med upprättat samarbetsavtal (Huvudavtalet). Identifierade personuppgiftsbiträdessituationer inom aktuellt avtalsförhållande listas nedan. • Ta emot ansökan från eleven.3 |
2. Behandlingen omfattar följande typer av Personuppgifter |
De Personuppgifter som omfattas är: • Namn • Personnummer • Studerande-id • Kontaktuppgifter (adress, mobilnummer, e-postadress etc.) • Betyg/omdömen/intyg |
3. Behandlingen omfattar kategorier av Registrerade |
De kategorier av registrerade som omfattas är: • Vuxenutbildningens elever för vilka Vallentuna kommun är hemkommun • Anställda/konsulter hos Täby Kommun |
4. Ange särskilda hanteringskrav vad gäller Behandling av Personuppgifter som utförs av Personuppgiftsbiträdet/biträdena |
Inga särskilda krav ställs utöver vad som stadgas i detta PUB-avtal och Huvudavtalet (auktorisationsavtalet). |
5. Ange särskilda tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder vad gäller Behandling av Personuppgifter som utförs av Personuppgiftsbiträdet/biträdena |
Personuppgiftsbiträdet ska tillse att Kommunen har korrekt information gällande behörigheter och ska anmäla eventuella förändringar gällande behörigheter när/om sådana sker. Förändringar i behörigheter meddelas till den funktion hos respektive Kommun som administrerar systembehörigheter. |
6. Ange särskilda krav på Loggning vad gäller Behandling av Personuppgifter samt vilka som ska ha tillgång till dem |
3 Anmälan görs idag via webb-gränssnitt direkt i verksamhetssystemet (Alvis).
Inte aktuellt. |
7. Lokalisering och överföring av Personuppgifter till Tredje land |
Inte aktuellt. |
8. Övriga Instruktioner angående Behandling av Personuppgifter som utförs av biträdet/biträdena |
I det fall underbiträde anlitas ska sedvanlig separat bilaga upprättas om detta. Upprättad bilaga ska sedan bifogas PUB-avtalet. I övrigt förekommer inga övriga instruktioner utöver vad som redan stadgas i detta PUB- avtal och Huvudavtalet (samarbetsavtalet). |