KBS 4B SÖZLEŞMELİ PERSONEL UYGULAMA KILAVUZU
T.C. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü
KBS 4B SÖZLEŞMELİ PERSONEL UYGULAMA KILAVUZU
EYLÜL-2017
PERSONEL YAZILIMLARI DAİRESİ
SÖZLEŞMELİ PERSONEL MAAŞ BİLGİ GİRİŞİ MODÜLÜNE GENEL BAKIŞ
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 4 üncü maddesinin B bendine göre istihdam edilen personelin ücretinin hesaplanabilmesi amacıyla Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sisteminde (KBS) yer alan Kamu Personel Harcamaları Yönetim Modülü altında Sözleşmeli Personel İşlemleri uygulamaya konulmuştur. Veri girişi gerçekleştirebilmek amacıyla personel modülüne girildiğinde Sözleşmeli Personel İşlemleri Modülü görülecektir. Modül Ücret Bilgi Giriş İşlemleri, Ücret Raporları ve 14 Günlük Ücret İşlemleri olmak üzere 3 ana başlıktan oluşmaktadır.
Ücret Bilgi Giriş İşlemleri sözleşmeli personelin ücretinin hesaplanabilmesi amacıyla veri giriş, hesaplama ve bordro ekranlarının yer aldığı modüldür. Ücret Raporları modülü hesaplaması yapılan ücretlere ilişkin raporların oluşturulduğu modüldür. 14 Günlük Ücret İşlemleri modülü ise Xxxx ve Temmuz aylarındaki fark ücretleri için oluşturulmuştur.
MENÜ YAPISI
İçindekiler Tablosu
1.1 ÜCRET BİLGİ GİRİŞ EKRANI 6
1.5 ÜCRET ZAM ORANI GİRİŞ EKRANI 33
1.6 ÜCRET TERTİPLERİ GİRİŞ EKRANI 34
1.7 DÖNER SERMAYE İŞLEMLERİ 35
Kurum bilgileri otomatik olarak ekrana gelecektir. Bu alanda kullanıcıya ekran üzerinde değişiklik yapmasına izin verilmemiştir. Ancak Fonksiyonel Kod bilgileri Ücret Bilgi Giriş İşlemleri > Ücret Tertipleri Giriş Ekranından yapılacak veri girişi ile değiştirilebilecektir.
Kurum Adres Bilgileri: İletişimin sağlanabilmesi amacıyla kullanıcı tarafından veri girişi yapılan alandır. Otomatik ekrana getirilecek olup varsa değişiklik kullanıcı tarafından veri girişi yapılacaktır.
Not 1: Acil durumlarda kurumlarla iletişime geçebilmek için Telefon ve Faks bilgilerinin doğruluğunun kontrol edilmesi gerekmektedir.
Not 2: Adres Bilgileri alanına yazılan adres aynı zamanda XML dosyası oluşturur iken kullanılmaktadır.
Yetkililer: Ödeme emri ve eki belgeler üzerinde imza yetkisi bulunan personelin Ad, Xxxxx ve unvanlarının raporlarda görülmesi amacıyla veri girişi yapılan alandır. Değişiklik olması durumunda TC Kimlik No alanına ilgilinin TC kimlik numarasının yazılması yeterli olacaktır.
BİRİNCİ BÖLÜM
Sözleşmeli Personel İşlemleri > Ücret Bilgi Giriş İşlemleri > Ücret Bilgi Giriş Ekranı alanına tıklandığında aşağıdaki form ekrana gelecektir.
Yeni Kişi: Sistemde kayıtlı olmayan bir personelin sisteme kaydedilmesi için bu butona tıklanır.
Kişi Sorgula: Sistemde önceden kayıtlı olan bir personelin Personel Numarası, TC kimlik No, Adı, Soyadı ve Unvan Adı bilgilerinden birisinin yazılmak suretiyle ekrana getirilmesi için kullanılmaktadır.
Personel Listesi: İlgili harcama biriminde kayıtlı personelin tamamının listelendiği alandır. İşten Ayrılanlar Dahil: Yanında bulunan kutucuğa tıklanarak sorgulama yapıldığında işten ayrılma işlem kodlarında (Vefat, İstifa, Emeklilik…) bulunan personeller de ekrana getirilecektir.
Kişi Sorgula butonu ile ekrana getirilen personellerden biri seçilerek veya Yeni Kişi butonuna tıklanarak aşağıdaki form ekrana getirilir.
Kurum Bilgileri:
“Muhasebe Birim Kodu/Adı - Harcama Birimi - İşyeri Sicil No - Maaş Bütçe Tertip” alanları otomatik olarak ilgili harcama biriminin bilgileri olarak ekrana gelir ve bu alana müdahale edilemez.
Görev Yaptığı Kurum/Birim Adı alanı ise personelin görevini yürüttüğü birimdir, açılan listeden ilgili birim seçilir.
Personel Bilgileri:
İşlem Kodu zorunlu alandır.
4 ayrı kategoride işlem kodları belirlenmiştir. (İşe Başlama Durumları, İşten Ayrılma Durumları, Nakil İşlemleri ve Çalışan Personele İlişkin Durumlar)
İlk defa işe başlayan kişiyi kaydederken 11-Açıktan Atama, çalışan bir personeli sisteme kaydederken ise 51-Çalışan Personel işlem kodu seçilir. Daha sonra meydana gelen değişikliklerde ise (istifa, göreve iade ihraçtan dönüş vb.) kişi ilgili işlem koduna alınır. Gecikmeli Fark maaş işlemi (sözleşme veya ek ödeme de geçmişe yönelik değişiklik olması) ise yalnızca 52-Gecikmeli Fark Maaş işlem kodu seçildiğinde yapılabilecektir.
11-Açıktan atama, 14- İstifadan Dönüş, 16-İhraçtan Dönüş, 22- İstifa, 23 Emeklilik, 24-İhraç, 26- Askere gitme işlem kodlarında ise kıst maaşa izin verilecektir.
İŞE BAŞLAMA DURUMLARI
11 – Açıktan Atama: Açıktan atama işlem kodu ile yeni ataması yapılan personelin veri girişi yapılır. Bu işlem kodu seçilerek kayıt işlemi tamamlandıktan sonra Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden ilgili için kıst güne karşılık gelen ücretinin hesaplanabilmesi için veri girişi yapılması gerekir. Açıktan atama ile ilk göreve başlayan sözleşmeli personelin ücreti takip eden ay kurumsal hesaplama ile peşin olarak ödenir.
Örneğin: 20/Eylül/2017 tarihinde açıktan atama ile göreve başlayan sözleşmeli personelin 20/Eylül – 14 Ekim dönemi ile 00 Xxxx 0000 – 00/Xxxxx/0000xxxxxxxx ait ücreti beraber hesaplanır ve ödemesi gerçekleştirilir.
12-İstifadan Dönüş: İstifadan Dönüş işlem kodu, daha önce veri girişi yapılıp maaş hesaplanan personelin istifadan sonra göreve başlaması durumunda seçilir. Bu işlem kodu ile kayıt işlemi tamamlandıktan sonra Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden ilgili için kıst gün veri girişi yapılır.
Not: Açıktan atama işlem kodu haricinde işe başlama durumlarında ilgiliye sadece kıst maaş hesaplama yaptırılabilecektir. Örneğin kurumsal hesaplama yapıldıktan sonra işe başlama durumları söz konusu ise ilgiliye ilgili ayın 15’inden sonra münferit hesaplama için izin verilecektir. 00-00-00-00-00 gibi tarihlerde işe başlama durumu söz konusu ise Kıst Maaş alanından giriş yapılarak (tam + kıst seçeneği seçilerek) veri girişi yapılı, 15’inden sonra işe başlama durumu ise kıst hesaplama seçilir ve ücreti hesaplanır.
16- İhraçtan Dönüş: İhraçtan dönen personelin kayıt işlemi yapılabilmesi için seçilen işlem kodudur. Bu işlem kodu seçilerek kayıt işlemi tamamlandıktan sonra Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden ilgili için kıst gün veri girişi yapılır.
İŞTEN AYRILMA DURUMLARI
21- Vefat: Vefat eden sözleşmeli personelin alındığı işlem kodudur.
22- İstifa: İstifa eden sözleşmeli personelin maaşının hesaplanabilmesi için seçilecek olan işlem kodudur. Bu işlem kodu seçilerek kayıt işlemi tamamlandıktan sonra Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden ilgili için kıst gün veri girişi yapılır.
23 – Emeklilik: Emekliliği gelmiş sözleşmeli personelin maaşının yapılabilmesi için seçilen işlem kodudur. Emekli olacak personel için kıst gün hesaplaması yapılacak ise Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden ilgili için kıst gün veri girişi yapılır.
24 – İhraç: İhraç olan personelin alması gereken ücret var ise bu işlem kodu seçilir ve kıst gün için Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden ilgili için kıst gün veri girişi yapılır.
26 – Askere Gitme: Askerlik hizmeti medeni ile görevi ile ilişiği kesilecek olan personel için bu işlem kodu seçilir. Bu işlem kodu seçilerek kayıt işlemi tamamlandıktan sonra Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden ilgili için kıst gün veri girişi yapılır.
27 – Gaiplik: Hakkında gaiplik kararı verilen sözleşmeli personelin ücretinin hesaplanması için seçilecek olan işlem kodudur. Bu işlem kodu seçilerek kayıt işlemi tamamlandıktan sonra Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden ilgili için kıst gün veri girişi yapılır.
NAKİL İŞLEMLERİ
31- Naklen Gelen: Nakil gelen butonu ile kuruma nakil alınan personelin bulunduğu işlem kodudur.
32- Naklen Giden: Başka bir kuruma nakil gidecek olan personel bu işlem koduna alınır.
ÇALIŞAN PERSONELE İLİŞKİN DURUMLAR
51- Çalışan Personel: Bu işlem kodu ücreti hesaplanan personelin verilerinde herhangi bir değişikliğin olmadığını gösterir. Güncelleme işlemi yapıldıktan sonra İşe Başlama Durumları için seçilen işlem kodları bu işlem koduna alınır.
52 – Gecikmeli Fark Maaş: Herhangi bir sebeple (sözleşmenin birime geç ulaşması, mahkeme kararı ….vb) sözleşme ücreti veya ek ödemesi değişen personelin geçmişe yönelik olarak oluşan farkının hesaplanabilmesi için bu işlem kodu seçilir ve Gecikmeli Fark/Kıst Maaş modülünden gerekli olan alanlar doldurulur.
Not: Halen çalışmakta olup KBS ye kayıt edilirken kişilerin işlem kodları 51-Çalışan Personel işlem koduna alınarak kayıt yapılması gerekmektedir.
İşlem kodu seçildikten sonra T.C. Kimlik No alanı doldurulur. T.C Kimlik No bilgisinin girilmesi zorunludur. Bu alanda sistemin kontrolü bulunmaktadır. Daha önce kaydedilmiş kişinin T.C Kimlik Numarası girilmeye çalışıldığında uyarı verecektir.
T.C Kimlik No alanı doldurulduğunda Ad-Soyad- Baba Adı – Doğum Tarihi- Yaşı ve Cinsiyet bilgileri otomatik olarak Mernisten getirilecektir. Bu alanlara müdahale edilemez.
Medeni Hal- İlk İşe Başlama Tarihi-Birimde İşe Başlama Tarihi- Hizmet Süresi Ay/Yıl- Fiili Hizmet Zammından Yararlanıp Yararlanılamayacağı bilgileri doldurulur. Bunlardan medeni hal ve ilk işe başlama tarihinin doldurulması zorunludur.
İlk İşe Başlama ve Birimde İşe Başlama Tarihleri doldurulurken kutucuğun yanındaki takvim simgesine tıklanarak tarih seçimi yapılacaktır. Birimde işe başlama tarihi ilk işe başlama tarihinden daha eski bir tarih olamaz.
Öğrenim Durumu alanında ok işaretine tıklanarak açılacak pencereden uygun olan
seçilir.
Kadro Bilgileri:
Bu alanda pozisyon unvan adı doldurulması zorunlu alandır. Pozisyon unvan adı kurum bazında oluşturulan referans cetvellerine göre gösterilecektir. Seçilen unvan adı doğrultusunda unvan kodu otomatik olarak ekrana gelecektir.
Diğer Bilgiler:
Bu alana Şahıs Sigorta Poliçesi tutarı girilir. Sistemde bu tutarın 1999 TL’den büyük olamayacağına ilişkin kontrol bulunmaktadır.
Xxxxxxx Xxxxxxx/Maaş Ödeme Dönemi:
Maaş Dönemi olarak 15 inde peşin ve 15 inde çalışarak seçenekleri belirlenmiştir. Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslara göre 4B Sözleşmeli Personeller maaşlarını 15 inde peşin olarak aldıkları için 15 inde peşin seçeneği seçilir.
Sigortalılık alanında yalnızca 5510 SK Tabi durumu yer alır. Bu alanda seçim yaptırılmaz.
GSSP/Bitiş Tarihi için Tabi ve Tabi Değil seçenekleri bulunur. 4B sözleşmeli personeller için bu alan kullanılmayacaktır. Otomatik olarak tabi değil seçeneği ekrana gelecektir.
İşsizlik Sigortası / Oranı alanında herhangi bir seçim yapılmayacaktır. Bu alanlar Tabi Değil ve 0 otomatik olarak ekranda gözükecektir. 4B için bu alanlar kullanılmayacaktır.
Kısa Vadeli Sigorta Kolları / Oran alanında öncelikle Tabi ve Tabi Değil seçeneklerinden uygun olan seçilir. Tabi seçilmesi durumunda oran olarak 0 - 1.5 - 2 – 2.5 seçenekleri belirlenmiştir. Otomatik olarak ekrana 2 gelecektir ancak farklı bir oran girilmesi gerekiyor ise bu oranlardan biri seçtirilecektir. Tabi değil seçilmesi durumunda oran seçimi yapılmayacaktır, oran seçimi yapılsa bile sistem bu oranı kaydetmeyecektir.
Kadro Kontrol:
Bu alan Devlet Personel Başkanlığından alınan veriler doğrultusunda otomatik dolacaktır. Burada Serbest Pozisyon - Dolu Pozisyon – Boş Pozisyon alanları yer alır ve bunlara müdahale edilemez.
Fonksiyonel Kod:
Fonksiyonel Kod alanında 4 haneli kurum fonksiyonel kodu yer alır. FKod Seçim alanında 2 seçenek belirlenmiştir. Kurumsal seçilmesi durumunda Fonksiyonel Kod alanı müdahaleye kapalı olacaktır. Kişisel seçilmesi durumunda Bütçe Tertipleri Girişinde yapılan tanımlamalarla sınırlı olarak Fonksiyonel Kod alanı değiştirilebilecektir.
Sicil No alanında 23 haneli işyeri sicil numarası yer alır. Sicil No Seçim alanından kurumsal seçilmesi halinde kuruma ait sicil numarası yer alacaktır. Bu durumda manuel müdahaleye izin verilmeyecektir. Kişisel seçilmesi durumunda ise Bütçe Tertipleri Girişinde tanımlanan sicil numaraları ile sınırlı olarak kişisel sicil numarası girilebilir. Kişisel veri girişi yapılmadan önce 4B Bütçe Tertipleri Giriş Ekranından ilgili tertibin tanımlanması gerekmektedir.
Banka Bilgileri:
Banka Adı ve Banka Şube Kodu kurumun anlaşmalı olduğu banka adı ve banka şube kodu olarak otomatik olarak ekrana getirilecektir.
Banka IBAN alanına kişinin IBAN numarası girilecektir.
Banka Hesap No girilen IBAN doğrultusunda otomatik olarak ekrana gelecektir. Bu alana müdahale edilmesi ve geçersiz bilgiler girilmesi durumunda sistem kayıt sırasında uyarı verecektir.
Matrah ve Güncelleme:
Eklenecek Vergi Matrahı alanı manuel doldurulacak alandır. Bu alana matraha dahil edilecek tutarlar veya çıkarılması gereken tutarlar girilecektir. Çıkarılacak tutarlar için tutarın önüne (-) işareti koyularak giriş yapılacaktır.
Toplam Vergi Matrahı, alanı kişi kaydedilip maaş hesaplaması yapıldıktan sonra yıl içinde kişinin vergi matrahlarının kümülatif tutarının yer aldığı alandır. Buraya müdahale edilemez.
İlk Sözleşme Tutarına manuel olarak sözleşme tutarı girilecektir. Gecikmeli Fark Maaş hesaplamasının yapılabilmesi için ilgili alanın doldurulması zorunludur.
En Son Güncelleme Tarihi, en son maaş hesaplanan tarihin otomatik getirildiği alandır.
Veri girişleri tamamlandıktan sonra KAYDET butonuna basılarak kayıt tamamlanır.
Kişi kaydedildikten sonra sistem tarafından Personel Numarası verilecektir.
1.1 NAKİL İŞLEMLERİ
a) Farklı Saymanlıklar Arası Xxxxx Xxxxxx
Personelin görevli olduğu saymanlıktan başka bir yere naklen atanması durumunda aşağıdaki işlemler yapılır.
⮚ Personelin Nakil Olmadan Önce Ücretini Aldığı Harcama Birimi Tarafından Yapılacak İşlemler:
İlgili personel Ücret Bilgi Giriş ekranında 32-Naklen Giden işlem koduna alınarak Xxxxxx Xxxxxx ile kaydedilir. Naklen Giden işlem koduna alınan kişi personel sorgulama yapıldıktan sonra personel listesinde mavi renkte gösterilir.
⮚ Nakil Alacak Harcama Birimi Tarafından Yapılacak İşlemler:
Naklen Gelen butonuna tıklandığında aşağıdaki nakil ekran açılacaktır. Bu ekranda Kişi No veya T.C.K.N bilgilerinden biri doldurularak ARA butonu ile arama yapılır. Nakil alınacak personelin yanındaki kutucuk tıklanarak Nakil Al butonu ile nakil alma işlemi tamamlanır.
Nakil alınan personelin banka bilgileri doldurulması, kesinti bilgilerinin kontrol edilmesi gerekmektedir.
Nakil alma işleminden sonra kişinin işlem kodu 31- Naklen Gelen olarak sistemde gözükür. Ayın 15 inde yapılan güncelleme işlemi ile kişi otomatik olarak 52- Çalışan Personel olarak değişir.
b) Aynı Saymanlık İçerisinde Personel Xxxxx Xxxxxx
Aynı saymanlık içerisinde personel nakli yapılmak istendiğinde MUHASEBE YETKİLİSİ ilgili personeli 4B Personel kurum Değiştirme İşlemleri menüsünden yapabilecektir.
Personel Numarası, TC Kimlik No, Ad ve Soyad bilgileri ile nakil yapılmak istenen kişinin bilgileri sorgulanır. Sorgulama sonucu ekrana gelen kişi seçilerek yeni Kurumsal Kod Bilgileri girilir ve Personel Kurum Bilgilerini Kaydet butonuna basılır.
Muhasebe Birim Kodu /Adı ve Harcama Birimi kayıt yapılan kişinin bulunduğu ilgili muhasebe birimi ve harcama birimi olarak otomatik ekrana gelecektir. TCKN/Personel No, Ad/Soyad ve Hizmet Sınıfı/ Unvan bilgileri bilgi giriş ekranında girilen bilgilerden gelecektir. Hizmet Sınıfı bilgisi yer almayacak sadece unvan yer alacaktır. Bu alanlara müdahale edilemeyecektir.
SEÇ butonuna tıklandığında açılan sayfada kişinin unvanına ait ek ödeme oranı görüntülenecektir. Ek ödeme oranları kıdem süresi ve pozisyon unvanına göre değiştiğinden bilgi girişi sayfasında girilen kıdem süresi ve unvana göre buradaki ek ödeme oranı değişecektir.
İlgili satırdaki kutucuğa tıklandıktan sonra seç butonuna basılarak ek ödeme maaş unsurlarına eklenecektir.
Yeni kayıt ekle butonu tıklandığında ekrana gelen kutucukta 3 maaş unsuru yer alacaktır.
⮚ 37 Ek Ödeme
⮚ 50-Sözleşme Ücreti
⮚ 55-Önceki Yıl Döner Sermaye Katkı Payı Toplamı
Ek ödeme yukarıda belirtildiği gibi seç butonu ile seçilecek ve bu alt ekranda seçilen oran gösterilecektir.
Sözleşme Ücreti maktu tutar olarak girilecektir.
Önceki Yıl Döner Sermaye Katkı Payı Toplamı maktu tutar alanına giriş yapılacaktır.
Bu alana girilen tutar ek ödeme mahsup edilerek hesaplama yapılacaktır.
Toplu Sözleşme İkramiyesi 375 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin değişik 4 üncü maddesi(Değişik: 13/2/2011-6111/118 md.) ile 25/6/2001 tarihli ve 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları Kanunu hükümleri uyarınca kamu görevlileri sendikalarına üye olup, aylık veya ücretinden üyelik ödentisi kesilen kamu görevlilerine xxxx, nisan, temmuz ve ekim aylarında aylık veya ücretleri ile birlikte 750* aylık katsayı tutarı kadar ödenir. Bu tutar 2017 yılının ilk 6 ayı 72.08 TL olarak maktu tutar alanında gösterilecektir. Xxxx, Nisan, Temmuz ve Ekim aylarında Ücretinden sendika kesintisi yapılan sözleşmeli personele sistem otomatik olarak ücretine Toplu Sözleşme İkramiyesini verecektir. Bu nedenle maaş unsurları alanından seçim yaptırılmaz.
Kaydet butonu ile veri girişleri kaydedilecektir. Sistem birden fazla aynı maaş unsurunun kaydedilmesine izin vermeyecektir.
Kayıt Sil butonu ile seçilen maaş unsurları silinebilecektir.
Sözleşme ücretinde değişiklik olması durumunda kişiye geçmişe yönelik olarak fark ödeme durumu söz konusu olmadığında bu alandan veri değişikliği yapılabilecektir. Ancak Geçmişe yönelik olarak fark ödemesi gereken durum söz konusu ise Gecikmeli Fark Maaş menüsünden veri girişi yapılması gerekir. Böylece kişi için geçmişten gelen fark ödenecek ayrıca güncelleme ile birlikte maaş unsurlarında yeni tazminat ve sözleşme ücreti değiştirilmiş olacaktır.
Örnek: 3.500.00TL sözleşme ücreti olan bir programcının 01/Ağustos/2017 tarihinden geçerli olan 4.000.00TL sözleşme ücreti değişikliği olmuştur ve kişinin 15/Ekim/2017 maaşı yapılacaktır. Bu durumda Gecikmeli fark Maaş menüsünden yeni ücreti ve geçerli olduğu tarih bilgisi girilecek kişiye 500.00TL fark ücreti ile birlikte Ekim ayı maaşı hesaplanacak ayrıca maaş unsurlarında yer alan 3.500.00TL sözleşme ücreti güncelleme ile birlikte 4.000.00TL ye yükseltilecektir.
1.1.2 KESİNTİ BİLGİ GİRİŞİ
Personel Bilgileri alanında X.X Xxxxxx No, Personel No, Adı, Xxxxxx, Hizmet Sınıfı, Unvanı ve Kadro Derecesi alanları yer alır. Bu alanlar bilgi giriş ekranında girilen bilgilerden gelir ve bunlara müdahale edilemez.
Yeni Kayıt Ekle butonu ile satır açılacak ve bu satırda kesinti adları yer alacaktır. Bu listeden kesinti adı seçilecektir.
İlksan, Gümrük Fazla Çalışma merkezden yüklenecektir. İcra, Kişi Borcu ve Nafaka borcu gibi dosyalı kesintilerinin yapılabilmesi için say2000 sisteminden den dosya açılması gerekmektedir. Kesinti ekranına giriş yapıldığında ilgili için açılmış dosyalı kesinti var ise ekranda görünecek ve kesinti yapılmak istenen dosya işaretlenerek kesinti ekle butonu ile üst ekrana alınacaktır.
Girilen kesinti bilgileri Kaydet butonu ile kaydedilecek, Kayıt Sil butonu ile seçilen satırdaki kesinti bilgisi silinecektir.
Not: Kefalet kesintisi yapılan 4B li personeller için mali sorumluk zammı ödenmeyecektir.
1.1.3 AİLE DURUM BİLGİ
Personel Bilgileri alanında X.X Xxxxxx No, Personel No, Adı, Xxxxxx, Hizmet Sınıfı, Unvanı ve Kadro Derecesi alanları yer alır. Bu alanlar bilgi giriş ekranında girilen bilgilerden gelir ve bunlara müdahale edilemez.
Mernisten Getir butonu ile kişinin Merniste kayıtlı kendisi, eş, çocuk bilgileri ekrana getirilecektir.
Yeni Kayıt Ekle butonu ile Mernis bilgilerinden gelmeyen eş ve çocuk bilgilerini girebilecektir. T.C Kimlik No alanına gerçek bir kişinin T.C kimlik numarasının girilmesiyle ad, soyad, cinsiyet, medeni hali, doğum tarihi, doğum yeri bilgileri otomatik ekrana gelecektir. Yakınlık alanından eş, çocuk, kendisi, babası, annesi, kardeşi seçeneklerinden uygun olan seçilecektir.
Yakınlık durumu çocuk ve kardeş hariç diğer seçenekler için yalnızca bir kez seçilebilecektir.
Evli çocuk için asgari geçim indirimi, engellilik indirimi ve çocuk yardımından yararlandırılmayacaktır.
Eşlerden yalnızca biri çocuk yardımı alabilecektir.
Xxxxxxx eş ile evlilik yapılması durumunda, yabancı eşin bilgileri mernisten gelmeyecektir. Bu durumda yabancı eşin adı, soyadı, doğum tarihi, cinsiyeti ve doğum yeri bilgileri memurun TC kimlik numarası ile birlikte merkeze çağrı açılacaktır. Geçici TC kimlik numarası sistemden oluşturulacaktır. Yabancı eş için verilen geçici TC kimlik numarasının silinebilmesi için merkeze çağrı açılması gerekecektir.
Eş yardımı, çocuk yardımı, asgari geçim indirimi, engellilik indirimi alanlarında yararlanıyor ve yararlanmıyor olarak 2 seçenek yer alır. Bunlardan uygun olan seçilir.
Girilen bilgiler doğrultusunda aile yardımından yararlanan 6 yaşından büyük çocuk sayısı, aile yardımından yararlanan 6 yaşından küçük çocuk sayısı, asgari geçim indiriminden yararlanan çocuk sayısı ve engellilik vergi indirim katı ekranın alt kısmında gösterilecektir.
Kaydet butonu ile yapılan değişiklikler kaydedilecektir.
Değişiklikleri kaydetmeden yenile butonuna basıldığında değişiklik yapılmadan önceki haline getirecektir.
1.1.4 GECİKMELİ FARK/KIST MAAŞ
Gecikmeli Fark/Kıst Maaş menüsü 2 farklı amaç için kullanıma hazırlanmıştır.
a) Gecikmeli Fark Maaş:
Herhangi bir sebepten dolayı (geçmiş aylardan gelen sözleşme ve ek ödeme değişikliği, mahkeme kararı…) sözleşmeli personelin geçmişe yönelik olarak sözleşme ve ek ödeme oranlarında artış olması durumunda farklarının hesaplanabilmesi için kullanılır.
Çalışan personelin gecikmeli fark maaşını hesaplayabilmek için işlem kodu 52- Gecikmeli Fark Maaş işlem koduna alınır ve ilgili modüle giriş yapılır.
Personel bilgileri ve kurum bilgileri ekrana getirilir, bu alanda değişiklik yapmaya sistem izin vermemektedir. Geçmiş işlemler menüsünde ise daha önce yapılan değişikliklerin kullanıcının bilgisine sunulmak için tutulan arşivi gösterir.
İşlem Tür: Maaş Fark Ekranı olarak gelir herhangi bir değişiklik yapılamaz. Hesaplamaya Esas Yıl: Hangi yıl için hesaplama yapılacak ise o yılın bilgisi girilir.
Hesaplamaya Esas Ay: Gecikmeli fark maaşın hangi ay hesaplaması ile birlikte ödenecek ise o ayın bilgisi girilir.
Örneğin: 1 Ağustos tarihinden geçerli olarak sözleşme veya ek ödemesi değişecek olan personelin fark hesaplaması ekim ayı bordrosu ile birlikte ödenecek ise Ekim ayı seçilir.
Ay bilgisi de seçildikten sonra menünün işlem gerçekleştirilecek olan ekranı kullanıcının kullanımı için açılır.
Mevcut durumda kişinin maaş unsurları menüsünden girilen sözleşme tutarı ve ek ödeme ekrana getirilir. Kayıt Ekle butonuna tıklandığında maaş unsuru alanı açılır ve veri girişi yapılmak istenen sözleşme ücreti veya ek ödeme seçeneği girilir.
37- Ek ödeme tazminatında geçmişe yönelik fark ödenecek ise oran ve tarih kısmı açık hale gelir.
37-Ek Ödeme Tazminatı 65 olan personelin 01/Ağustos/2017 tarihinden geçerli olan 70 puan girişi yapılır ve sistem geçmişe yönelik olarak kaç ay ve gün için hesaplama yapılacak ise Bilgi ekranında gösterilir. Ekranda gösterildiği üzere kişi için 2 ay 14 günlük süre için 5 puanlık fark hesaplaması yapılacaktır.
Not: Farklı tarihlerden geçerli olarak kişinin sözleşme veya ek ödemesinde değşiklik söz konusu ise farklı tarihler seçilerek veri girişi yapılabilir.
Örnek üzerinden devam eder isek ilgilinin 25/Ağustos/2017 tarihinden geçerli olarak sözleşme ücretinde değişiklik olması durumunda veri girişi aşağıdaki şekilde olacaktır.
Hatalı veri girişi yapıldığında Terfi Sil butonu ile veri girişleri silinebilecektir.
1.1.5 DİL TAZMİNATI
Personel Bilgileri alanında X.X Xxxxxx No, Personel No, Adı, Xxxxxx, Hizmet Sınıfı, Unvanı ve Kadro Derecesi alanları yer alır. Bu alanlar bilgi giriş ekranında girilen bilgilerden gelir ve bunlara müdahale edilemez.
Yeni Kayıt Ekle butonu ile satır açılacak, bu satırda yabancı dil adı listelenecektir.
Bu ekranda Kurumlarınca Yararlanılıp Yararlanılmadığı, Seviye, Gösterge, Sınav Tarihi, Sınav Geçerlilik Tarihi, Geçerlilik Bitiş Tarihi, Kurumlarınca Sürekli Yararlanılıp Yararlanılmadığı alanları bulunur.
Sözleşmeli personele maaşın dışında ayrıca dil tazminatı ödenmediğinden bu ekran bilgi amaçlıdır. Bu nedenle “Kurumlarınca Yararlanılıp Yararlanılmadığı ve Kurumlarınca Sürekli Yararlanılıp Yararlanılmadığı” alanları otomatik olarak “yararlanılmıyor” olarak ekrana gelecektir.
Seviye alanı DA-DB-DC seçenekleri bulunacak ve bunlardan biri seçtirilecektir. Seviye seçildikten sonra o seviyeye ilişkin gösterge otomatik ekrana gelecektir.
Sınav tarihi ve sınav geçerlilik tarihi olarak kutucuğun yanındaki takvim işaretinden tarih seçimi yapılacaktır. Burada sistemde sınav geçerlilik tarihinin sınav tarihinden daha eski bir tarih olamayacağına ilişkin kontrol yer alacaktır. Daha eski bir tarih girilmesi durumunda ise uyarı verilecektir.
Bilgiler Xxxxxx butonu ile kaydedildikten sonra Geçerlilik Bitiş Tarihi otomatik olarak Sınav Geçerlilik Tarihinden 5 yıl sonrasını gösterecektir. Geçerlilik süresi dolduktan sonra yani her 5 yılda bir seviye bir alt seviyeye otomatik olarak düşecektir.
Yeni Kayıt Ekle butonu ile birden fazla dil eklenebilecektir.
Ekrandan Sil butonu girilen yabancı dil bilgisini silecektir.
1.1.6 SAĞLIK RAPORU
Bu ekran mutemetlerin sağlık raporlarını takip edebilmeleri ve SGK tarafından raporlu günler için 2 günden fazlası için ödenen İş Görememezlik Ödeneğinin İlgilinin ücretinden düşülebilmesi için kullanılacak olan modüldür. 06/06/1978 tarih ve 7/15754 No’lu Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esasların 10. Maddesinde “Hastalık sebebiyle, Sosyal Sigortalar Kurumunca ödenen geçici iş göremezlik tazminatı ilgilinin ücretinden düşülür” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm gereğince Sağlık raporu ekranında yer alan İş Görememezlik Ödeneği alanına SGK tarafından ödenen tutar girişi yapılacak ve bu tutar Kesinti Bilgi Girişi ekranında 230- Diğer Kesintiler (Çeşitli Gel. Alınacak) kesinti kodunda görülecek ve ilgilinin ücretinden düşülecektir.
Personel Bilgileri alanında Muhasebe Birim Kodu/Adı, Harcama Birimi, X.X Xxxxxx No, Personel No, Adı, Xxxxxx, Hizmet Sınıfı, Unvanı alanları yer alır. Bu alanlar bilgi giriş ekranında girilen bilgilerden otomatik olarak ekrana gelir ve bunlara müdahale edilemez.
Yeni kayıt ekle butonu ile yeni bir satır açılacaktır. Rapor türü olarak 2 seçenek bulunacak, bunlardan ilki aile hekiminden alınan rapor, diğeri ise hastaneden alınan rapordur. Rapor türü seçildikten sonra sırasıyla Raporun Verildiği Yer → Başlangıç Tarihi → Bitiş Tarihi bilgileri doldurulmalıdır.
Rapor türü aile hekiminden alınan rapor seçildiğinde en fazla 10 gün rapor girilebilmesine izin vermektedir.
Kaydet butonuna tıklandığında İşlem Yapan T.C, İşlem Yapılan Tarih ve Durum
otomatik olarak işlem yapan kişinin bilgilerine ve işlem yapılan tarihe göre ekrana gelir. Onaylı bordrolar için silme işlemi yapılamaz.
1.1.7 İSTİSNA
Personel Bilgileri alanında Muhasebe Birim Kodu/Adı, Harcama Birimi, X.X Xxxxxx No, Personel No, Adı, Soyadı bilgileri yer alır ve bu alana müdahale edilemez.
İstisna ekranında unsur olarak yalnızca ek ödeme girilebilmektedir.
Mevcut durum tazminat puanı ve oran mavi renk ile, yeni girilecek alan yeşil renk ile gösterilmektedir.
Yeşil alandaki oran, gerekçe ve bitiş tarihi seçildikten sonra kaydet butonuna basıldığında giriş yapan kişinin TCKN bilgisi ve giriş yapıla tarih otomatik ekrana gelmektedir.
Seçilen ek ödeme oranı yan ödeme cetvellerindeki oranlara uygun girilmeli, uygun giriş yapılmadığında uyarı ekrana getirilmelidir, uygun giriş yapılmadığında sistem kayıt gerçekleştirmeyecektir.
Gerekçe alanına en az 10 karakter olacak şekilde giriş yapılmalıdır.
Geçmiş Verileri Görüntüle butonuna basıldığında aşağıdaki ekran açılacaktır. Burada istisna sayfasında yapılan tüm değişiklikler görüntülenecektir. Mavi alan değişmeden önceki durumu yeşil alan ise değişiklikten sonraki durumu gösterecektir.
1.1.8 ÖĞRENİM DURUMU
Personel Bilgileri alanında X.X Xxxxxx No, Personel No, Adı, Xxxxxx, Hizmet Sınıfı, Unvanı ve Öğrenim Durumu alanları yer alır. Bu alanlar bilgi giriş ekranında girilen bilgilerden gelir ve bunlara müdahale edilemez.
Öğrenim Durumu sayfasına ilk girişte personelin öğrenim bilgisi otomatik olarak görüntülenebilmektedir. Ancak kaydetme işleminin yapılabilmesi için YÖKSIS’DEN GETİR butonunu kullanarak güncelleme işleminin yapılması gerekmektedir.
YÖKSİS’DEN GETİR butonu ile güncel öğrenim durumu ekrana getirilip Kaydet butonu ile kayıt gerçekleştirilen. Bu durumda Bilgi Giriş ekranındaki öğrenim durumu alanı da güncellenmiş olacaktır.
1.3
Hesaplama yapabilmek için ay/yıl bilgisi ve hesaplama türü seçilmesi gerekmektedir. Hesaplama Türü olarak;
⮚ Kurumsal Maaş Hesabı seçildiğinde işlem kodu işe başlama durumlarından biri seçilip kıst maaş alanına giriş yapılanlar ile çalışan personel işlem kodundakilerin maaşı hesaplanır.
⮚ Münferit Maaş Hesabı seçildiğinde Personel numarası girilir ve personelin ad, soyad ve kurum kodu otomatik olarak ekrana getirilerek ilgili kişiye münferit maaş hesaplanır.
Ayrıca, personel seç butonu ile de ilgili personel seçilebilecektir. Personel seç butonu ile açılan pencerede ilgili harcama biriminde yer alan tüm personeller listelenecektir.
Listeden seçim yapılıp ekran kapatıldığında seçilen personel bilgisi hesaplama ekranında gözükecek ve hesaplama yapılabilecektir.
Hesaplama işlemleri için sırasıyla şu işlemler yapılacaktır:
MAAŞ HESAPLA → BORDRO İCMAL → ÖDEME EMRİ BELGESİ → MUHASEBE BİRİMİNE GÖNDER
Yapılan işleme göre aşağıdaki bordro durumları oluşacaktır.
BORDRO DURUMLARI | |
Hesaplandı | Maaşın hesaplandığını gösterir. |
Ödeme Emri Oluşturuldu | Maaşın hesaplanıp, ödeme emri belgesinin oluşturulduğunu gösterir. |
Muhasebe Birimine Gönderildi | Hesaplanan, ödeme emri belgesi oluşturulan bordronun, muhasebe birimine gönderildiğini gösterir. |
Muhasebe Kaydı Yapıldı | Muhasebe birimine gönderilen bordronun, saymanlık tarafından muhasebeleştiğini gösterir. |
Kişi sorgula butonu ile ilgili harcama biriminde ücret hesaplaması yapılan tüm personeller listelenir veya Personel Numarası, T.C Kimlik No, Ad Soyad bilgilerinden biri girilerek kişisel bazda sorgulama işlemi yapılır.
Bordrosu görüntülenecek personel seçildiğinde aşağıdaki bordro listesi açılacaktır.
Bordro listesinde personelin ilgili harcama biriminde oluşturulan tüm bordroları (Tam, kıst, 14 günlük) görüntülenir. Görüntülenmek istenilen bordroya tıklandığında kişinin bordrosu açılır.
1.5 ÜCRET ZAM ORANI GİRİŞ EKRANI
Bu ekranda yıllık uygulanan zam oranı ve maktu zammın toplu olarak uygulanması için kullanılır.
Zam Oranı İşlemleri alanı için 2 seçenek yer almaktadır.
1) Zam Oranı (%): Bu alana oran girilecek ve girilen oran tüm personele uygulanacaktır. Girilen oran kadar sözleşme ücreti artırılacaktır.
2) Maktu Tutar: Bu alana maktu tutar yazılacak ve tüm personelin sözleşme ücreti buraya girilen maktu tutar kadar artırılacaktır.
Alt ekranda ilgili harcama biriminde yer alan tüm personeller listelenir. Burada Personel kişi No, T.C.K.N, Personelin Adı, Personelin Soyadı, Sözleşme Ücreti ve Yeni Sözleşme Ücreti gösterilmektedir. Yeni Sözleşme Ücreti zam uygulanmış halidir.
⮚ Zam oranı ve Maktu tutar aynı anda uygulanamaz.
⮚ Zam oranı girildiğinde zam oranı uygula butonuna, maktu tutar girildiğinde maktu tutar uygula butonuna basılması gerekmektedir. Aksi takdirde artış gerçekleştirilemez.
Temizle butonu işlem kaydedilmeden önce yapılan değişiklikleri silerek, değişiklik yapılmadan önceki haline getirmektedir.
Kaydet butonu ile yapılan zam oran/ tutarı kaydedilerek, sözleşme ücreti artırılacaktır.
1.6 ÜCRET TERTİPLERİ GİRİŞ EKRANI
Bütçe tertipleri giriş ekranında bütçe tertibi ve kurum sicil no tanımlaması yapılacaktır. Bu ekranda tanımlanan kodlar doğrultusunda maaş bilgi giriş ekranında Fonksiyonel Kod ve Sicil No kişisel seçilerek bu ekranda tanımlanan FKod ve Sicil No girilebilecektir. Bu ekranda tanımlananlar dışında maaş bilgi girişinde Fkod ve sicil no için giriş yapılamayacaktır.
Kurum Bilgileri alanında Muhasebe Birim Kodu- Muhasebe Birim Adı otomatik olarak ilgili kurum bazında otomatik yer alacaktır. Harcama Birim adı alanında ilgili muhasebe biriminde yer alan tüm harcama birimleri yer alacak ve buradan seçim yapılacaktır. Seçilen harcama birimine göre harcama birim kodu otomatik ekrana gelecektir.
Üst ekran bütçe tertipleri için, alt ekran ise kurum sicil numarası girişi için ayrılmıştır. Her iki ekranda da Yeni Kayıt Ekle butonu ile yeni bir satır açılarak, girilecek bilgilerin
Kurumsal ya da Bireysel olma durumu seçilmelidir. Ekranda ki kırmızı alanlar müdahaleye kapalı, sarı alanlar ise giriş yapılması gereken yerleri göstermektedir.
xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxx-xxxxxxxx?xxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxx- kilavuzu-v2&id=178478
İKİNCİ BÖLÜM
ÜCRET RAPORLARI
Rapor alınmak istenilen Ay/Yıl Bilgisi ve Hesaplama Türü seçilir. Seçilen bu bilgilere göre ilgili harcama biriminde oluşturulan bordrolar listelenmektedir.
Rapor adı alanından alınmak istenilen rapor seçilmeli, daha sonra Rapor Türü
alanından alınmak istenilen format seçilerek rapor görüntülenebilir.
Rapor alınabilmesi için hangi bordroya ilişkin rapor alınacak ise o bordronun seçilmiş olması gerekmektedir.
Raporların sol üst köşesinde Onaylı/Onaysız durumu bulunmaktadır. Onaylı bordrolar ÖEB’ ye eklenmek için, onaysız bordrolar ise kontrol amaçlıdır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
BİRLEŞTİRİLMİŞ HARCAMA BİRİMLERİNDE YAPILACAK İŞLEMLER
Birleştirilmiş birimlerin maaş işlemleri, üzerinde birleştirilen birimin maaş mutemetlerince yürütüldüğünden ( MEB Taşra Birimleri için 285/290 birim kodlarında birleştirilmektedir) birleştirilen birimlerin mutemetleri aşağıdaki ekran üzerinden işlemlerini gerçekleştirecektir.
Mutemet hangi birimin maaşlarında güncelleme yapacak ise öncelikle Kurum Değiştir ekranından Kurum 4 Düzey alanından Kurumsal Kodun ilk dört düzeyini seçecektir.
Kurum 4 Düzey seçildikten sonra Kurum 5 Düzey kutucuğundan bilgilerinde değişiklik yapılacak birim seçilmelidir.
Seçim yapıldıktan sonra Kuruma Geçiş Yap butonu ile seçilen birimdeki personel bilgilerine ulaşılacaktır.
Hesaplama işlemleri için ise birleştirilen üst birim bilgileri seçilerek Kuruma Geçiş Yap butonuna tıklanmalı daha sonra Ücret Hesaplama Ekranına gidilerek hesaplama işlemleri tamamlanmalıdır.
Hesaplama işlemleri daha önceki bölümlerde anlatıldığı şekilde yapılmaktadır.
Kredi Yurtlar kurumunda Yapılacak İşlemler
Kredi Yurtlar Kurumu hesaplama işlemleri 150 birim kodunda hesaplama yaptıktan sonra ödeme emri ve icmali alabileceklerdir. Ayrıca yurtlar bazında rapor alınmak istendiğinde ilgili yurdun ekranına giriş yapılacak ve raporlar bölümünden yurt yurt raporları alabileceklerdir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
MUHASEBE BİRİMLERİ TARAFINDAN YAPILACAK İŞLEMLER
4.1 4B MAAŞ MUHASEBELEŞTİRME İŞLEMLERİ
Harcama birimi tarafından Ücret Hesaplama Ekranından hesaplama yapılarak Muhasebeye Gönder işlemi yapıldıktan sonra, muhasebe birimince Bordro İcmal ve Ödeme Emri Belgesi alınarak gerekli kontroller yapılır.
Yapılan kontrol sonucunda hata tespit edilmişse, harcama birimi tarafından gerekli düzeltmelerin yapılabilmesi için İADE ET butonu ile bordro harcama birimine iade edilir. Harcama birimi tarafından iade edilen bordro üzerinde gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra tekrar hesaplama yapılabilmektedir.
Yapılan kontroller sonucunda hata tespit edilmedi ise, MUHASEBELEŞTİR butonu ile KBS maaş hesaplama süreci tamamlanır.