İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ BAHAR ŞENLİĞİ ŞARTNAME İSTANBUL 2016
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ
BAHAR ŞENLİĞİ
09-14 Mayıs 2016
ŞARTNAME
İSTANBUL 2016
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ BAHAR ŞENLİĞİ
(09-14 Mayıs 2016)
ŞARTNAMESİ
MADDE 1- TARAFLAR
1. Bu şartname, İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü (İstanbul Üniversitesi diye anılacaktır) ile FİRMA arasında olup FİRMA tarafından yürütülecek “00-00 Xxxxx 0000 Xxxxxxxx Üniversitesi Bahar Şenliği” isimli aktivitenin İstanbul Üniversitesi Avcılar kampüsünde gerçekleştirilmesi ile ilgili olarak düzenlenmiştir.
MADDE 2- AKTİVİTENİN TANIMI
1. “00-00 Xxxxx 0000 Xxxxxxxx Üniversitesi Bahar Şenliği” aktivitesi FİRMA tarafından, yiyecek, içecek ve sponsor firmaların oluşturacağı bütçe ile 09-14 Mayıs 2016 tarihleri arasında Avcılar kampüsünde sanatçıların katılımlarıyla yapılan “İstanbul Üniversitesi Bahar Şenliği” organizasyonunun gerçekleştirilmesidir.
MADDE 3- HİZMET SÜRESİ
Aktivite, 09-14 Mayıs 2016 tarihleri arasında Avcılar kampüsünde altı (6) gün süreyle yapılacaktır. Aktivite alanının hazırlığı altı (6) gün önceden başlayacak ve sabah aktivite başlamadan önce tamamlanacaktır.
MADDE 4- FİRMANIN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
1. FİRMA’ya tahsis edilecek alanda çevre temizliği ve düzenine azami dikkat edilecektir.
2. FİRMA, İstanbul Üniversitesi Bahar Şenliğinde her gün bir sanatçı olmak üzere şenlik boyunca ana sanatçı ve (çıkacak sanatçıya uygun alt gruplar, teklifte belirtilecektir) çıkaracaktır. FİRMA, üniversite ile yapılacak olan sözleşme tarihinden sonra sanatçıların müsait olma durumunda değişiklik olur ise, Üniversiteyle yapılacak görüşmeler sonucunda benzer kategorideki sanatçıların sahne almasını sağlayacaktır.
3. FİRMA Bahar Şenliği organizasyonuna dâhil ettiği stantların çalışanlarından sorumludur. Stantların yerleşim planı İstanbul Üniversitesi tarafından belirlenir. Stantlarda Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx 0000 / 0, Xxxxxxxx Üniversitesi Bahar Şenliği 2016 / 2 şeklinde stant sayısınca numaralandırma FİRMA tarafından gerçekleştirilmelidir. Stant çalışanları ve organizasyon görevlileri organizasyona zarar verecek hal ve davranışlar sergilemeleri durumunda derhal alandan çıkartılacak ve dava edilecektir. Dava sonunda alınacak tazminat miktarı üniversiteye ödenecektir. Firma stant kurulumunda yer altı ve yerüstü yapılar ile çevreye zarar verilmemesi için gerekli önlemleri almakla yükümlüdür.
4. Tütün mamulü ve alkollü içki piyasasına yönelik düzenleme yapma görev ve yetkisiyle 4733 sayılı kanuna ve 4250 sayılı İspirto ve İspirtolu İçkiler İnhisarı Kanununun ''Öğrenci yurtları, spor kulüpleri, her türlü öğretim ve eğitim kurumları, kahvehane, kıraathane, pastane, bezik ve briç salonlarında alkollü içkilerin satışı için ruhsat verilmez'' şeklinde düzenlenen 19/3 maddesinde zikredilen ''öğrenci yurtları'' ve ''her türlü eğitim ve öğretim kurumları'' kavramlarına bağlı olarak alkollü içecek ve tütün mamulleri satışı ve sunumu yapılmayacaktır.
5. FİRMA, alan (yemek, içecek, eğlence alanları ve sponsor stantları vb.), programda yer alan sanatçılara uygun sahne, kulis, ses ve ışık sistemlerinin kurulumundan sorumludur.
6. Stantlarda, kumar oyunları ve yanıcı-patlayıcı oyun düzenekleri kurulamaz.
7. FİRMA, kurulan stantlardan 20 adedini kullanılmak üzere öğrenci kulüplerine ve İstanbul Üniversitesi tarafından uygun görülen, ticari faaliyette bulunmayacak kurumlara tahsis edecektir.
8. Firma, aktivite alanı için gerekli elektrik ve su donanımı sırasında kullanılacak kablo, tesisat vb. teknik malzemeleri ile konunun uzman teknisyenleri şenlik alanında hazır bulunduracaktır.
9. Elektrik kullanımı sırasında hasara yol açacak aşırı bir yüklenme olup olmadığı FİRMA tarafından görevlendirilen teknisyenler gerekli önlemleri almak üzere Üniversitenin görevlendirdiği teknik elemanlarla işbirliği içeresinde olacaktır.
10. Aktivite sırasındaki elektrik ve su sarfiyatı bedeli, İstanbul Üniversitesi Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından belirlenecek miktar üzerinden İstanbul Üniversitesi’nin belirleyeceği hesaba 13 Mayıs 2016’da teslim alınarak, en geç 16 Mayıs 2016 tarihine kadar yatırılacaktır.
11. Stant içi ve çevresinin temizliğinin sağlanması ve kontrolünden FİRMA sorumludur.
12. Katılımcı esnaf ve firmalara ait isim listesi ve iletişim bilgileri FİRMA tarafından İstanbul Üniversitesine Şenlik başlamadan önce teslim edilecektir.
13. FİRMA, aktivite alanında kurulacak stantlardaki ürünlerin satış bedelini piyasa koşullarının üzerinde olmamak kaydıyla gerçekleştirir, ücret tarifesi görülecek şekilde standa asılı olmalıdır.
14. FİRMA, şenlik açılış ve kapanışında 5 er dakikalık havai fişek gösterimi yapmak ve gerekli izinleri almakla yükümlüdür.
15. FİRMA, Şenlik programında yer alan sanatçılarla yaptığı sözleşmeleri (Sanatçının, İstanbul Üniversitesi Bahar Şenliğinde sahne alacağına dair yazılı beyanını içeren belgeleri) 21 Mart 2016 tarihine kadar Üniversiteye teslim etmek zorundadır, aksi durumda ÜNİVERSİTE tek taraflı olarak firma ile yapılan anlaşmayı iptal eder. Firma anlaşmanın iptali neticesinde doğacak tüm zararlardan (doğrudan ve dolaylı zararlardan ) sorumludur.
16. Yiyecek içecek stantlarında çalışan personel kişisel hijyen kurallarına uymalıdır. Bununla ilgili olarak, çalışan personelin portör muayeneleri yaptırılmış olmalı ve ilgili sağlık raporları ÖKM’ye iletilmelidir. Personelin kılık kıyafeti temiz olmalı, önlük, eldiven, kep veya bone giymesi sağlanmalıdır. Personelde el hijyenine dikkat edilmelidir. Tırnaklar kısa ve eller mutlak suretle temiz tutulmalı, gıdalara çıplak elle dokunulmamalıdır.
17. Satışa sunulan tüm yiyecek ve içecekler ile hammaddeler Türk Gıda Kodeksi Yönetmeliği’ne uygun olmalıdır.
18. Etli çiğ köfte, uykuluk, lenf yumrusu, tavuklu pilav ve midye dolma gibi riskli gıdalar ile komitenin sakıncalı bulduğu gıdaların satışı ve sunumu yapılmayacaktır, yaptırılmayacaktır. Bunun ihmalinden kaynaklanan gıda zehirlenmesi gerçekleşmesi durumunda FİRMA sorumlu olacaktır.
19. Stantların temizliğine dikkat edilmelidir. Yiyeceklerin hazırlanması aşamasında kullanılan alet ve ekipmanlar düzenli olarak temizlenmelidir. Temizlikte kullanılan bez, sünger vb. malzemelerin hijyenine dikkat edilmeli, deterjanlar gıdalardan uzak bir yerde muhafaza edilmelidir. Pişirilmiş ürünler bekletilmemelidir. Et ve et benzeri ürünler kullanılarak hazırlanan yemekler yeterince pişirilerek servis edilmelidir. Stantlarda bulunan salata, turşu vb. malzemelerin üzerleri kapalı olmalıdır. Mayonez, krema, et vb. riskli gıdalar soğukta muhafaza edilmesi gerektiğinden buzdolabında saklanmalıdır. Stantlarda yiyeceklerin hazırlandığı tezgâhlar mutlak suretle temiz tutulmalı; sebze, meyve benzeri yiyeceklerin çöpleri uzaklaştırılmalıdır. Yiyecek ve içeceklerin hazırlanmasında ve servisinde kullanılan kaplar, alüminyum gibi insan sağlığını olumsuz yönde etkileyen malzemelerden mamül olmamalıdır.
20. Satışa sunulan gıdalarla ilgili şüpheli durumlar söz konusu olduğunda ya da Komite tarafından gerek görüldüğünde gıda örnekleri alınarak İstanbul Üniversitesi Veteriner Fakültesi, Besin Hijyeni ve Teknolojisi Anabilim Dalında analiz ettirilir. Analiz ücretleri Firma tarafından İstanbul Üniversitesi Veteriner Fakültesi Döner Sermayesine yatırılır.
21. 00-00 Xxxxx 0000 Xxxxxxxx Üniversitesi Bahar Şenliği’nde mesai saatleri dışında sahada çalışmak üzere görevlendirilecek personelin (100 kişi) akşam yemeği FİRMA tarafından karşılanacaktır.
22. FİRMA 09-14 Mayıs 2016 tarihleri arasında gerçekleşecek bahar şenliğinin hazırlık süreci dâhil olmak üzere video ve fotoğraf çekimlerini yaparak her günün sonunda organizasyonun üniversite yetkilisine (ÖKM müdürü) teslim edecektir. Şenlik sonunda tanıtım CD’si olarak bu kayıtları teslim edecektir.
23. FİRMA 15 Mayıs 2016 tarihi itibariyle şenlik alanındaki tüm kurulum, teçhizat, donanım ve diğer araç gereçlerini kampüs dışına çıkararak, alanı boşaltmakla yükümlüdür.
24. FİRMA hava muhalefeti, doğal afetler gibi mücbir sebeplerden kaynaklı etkinlik iptallerinden doğan mağduriyetlerin tanzimi için hak talep edemez.
MADDE 5 - İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ’NİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
1. 09-14 Mayıs 2016 tarihlerindeki şenlik alanının güvenliği İstanbul Üniversitesi tarafından sağlanacaktır (stant ve stant içi malzemelerin güvenliği ile sahne güvenliği firma sorumluluğundadır).
2. İstanbul Üniversitesi aktivite alanına, 4. maddede belirtilen esaslar çerçevesinde yeterli elektrik ve su verilmesini ve bunun için gerekli teknik donanımın tesis edilmesini sağlayacaktır (Gerekli kablo ve malzeme FİRMA tarafından temin edilecektir).
3. İstanbul Üniversitesi 09-14 Mayıs 2016 tarihleri arasında Avcılar Kampüsündeki Bahar Şenliği kapsamında gerçekleşecek olan yiyecek içecek tanıtım stantları ve eğlence alanlarını vb. kurulum ve satış işlemlerinin yürütülmesini 4. Maddedeki yükümlülüklerin karşılığı olarak FİRMA’ya verir.
4. İstanbul Üniversitesi stantlarda, temizlik ve gıda kalitesi bakımından denetimde bulunur; stant ve faaliyet alanlarında piyasa koşulları üzerinde satış yapılmamasını denetler. Satış yapılan gıda stantlarında uygunsuzluk tespit edilmesi halinde gerekli önlemleri almak ve yaptırım yetkisi Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx’xxxxxx.
0. Xxxxxxxx Üniversitesi şenlik alanında katılımcıların ve ziyaretçilerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere ilkyardım hizmetlerini sağlayacak sağlık görevlisi ve ambulans bulunduracaktır.
6. FİRMA’nın 04-09 Mayıs 2014 tarihleri arasında Avcılar kampüsündeki Bahar Şenliği kapsamında düzenleyeceği konserler haricinde yapılacak olan etkinlikler (öğrenci etkinlikleri, belediye etkinlikleri gibi) konusunda İstanbul Üniversitesi yetkilidir.
7. İstanbul Üniversitesi 09-14 Mayıs 2016 tarihleri arasında Avcılar Kampüsündeki Bahar Şenliği kapsamında alanın günlük temizlik ve güvenliğini sağlamakla yükümlüdür.
8. İstanbul Üniversitesi etkinliğin Üniversite içinde ve dışında duyurusunu ve reklamını yapma konusunda FİRMA ile işbirliği içerisinde olacaktır.
9. İstanbul Üniversitesi FİRMA’nın alana aldığı katılımcı firmalarla yapılan stant sözleşmesindeki sorumlulukları yerine getirdiği müddetçe katılımcı firmanın sözleşmesini feshedemez.
MADDE 6- GENEL HÜKÜMLER
FİRMA 09-14 Mayıs 2016 tarihleri arasında Avcılar Kampüsünde gerçekleşecek olan Bahar Şenliği organizasyonu için katılımcı firmalarla sponsorluk anlaşması yapmaya yetkili tek kuruluş olacaktır.
“00-00 Xxxxx 0000 Xxxxxxxx Üniversitesi Bahar Şenliği” aktivitesini yapmak üzere başvuracak Firmalarda benzer faaliyetleri gerçekleştirdiğini gösteren deneyim şartı ve referanslar aranacaktır.
FİRMA, şenlik süresince yapılacak olan her türlü etkinlik ve ürün satışı ile ilgili Şenlik komitesinin her türlü uyarılarına uymak zorundadır. Sahne ve etkinliklerin kurulacağı alanlar, şenlik komitesinin uygun göreceği yerlerde olacaktır.
Öğrenciler yanlarında bir misafir getirebilirler.
Başvuran firmalar arasından bu şartname koşullarını en iyi yerine getirecek olan FİRMA, Şenlik Organizasyonu Komitesi tarafından belirlenip ilan edilecektir.
“00-00 Xxxxx 0000 Xxxxxxxx Üniversitesi Bahar Şenliği” aktivitesi 12.00-00.00 saatleri arasında gerçekleştirilecektir. Sesli etkinlikler ve sound-check saat 17.00’dan sonra yapılacaktır.
FİRMA, şenlikler süresince yerine getirmesi gereken yükümlüklerden doğacak her türlü kusur ve noksanlıklar ile meydana gelecek hasar ve zararları karşılamakla yükümlüdür.
FİRMA, şenlik alanı olarak belirlenen yerlere kurulacak aktivite alanlarını, anlaşacağı sponsorlara hangi ücretle kullandıracağını planlayarak toplam miktarı teklifinde belirtecektir. Bu miktar, eleme kriterleri arasında değerlendirilecektir.
İstanbul Üniversitesi Bahar Şenliği organizasyonunu yapacak firma rektörxxx tarafından yetkilendirilmiş komite tarafından belirlenecektir.
FİRMA tarafından teminat bedeli olarak 75.000 TL (Yetmiş beş bin Türk Lirası) İstanbul Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Halk Bankası Beyazıt Şubesi TR 300001200982000006200266 Iban numaralı hesabına 21 Mart 2016 tarihine kadar yatırılmış olmalıdır. FİRMA’nın maddi konulardaki yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda (sanatçı ücretinin ödenmemesi, elektrik ve su sarfiyat bedelinin ödenmemesi vb.) gerekli miktar İstanbul Üniversitesi tarafından kullanılacaktır. Teminat bedeli olarak yatırılan paranın kullanılmaması durumunda FİRMA’ya iadesi (kullanılmışsa, kalan kısmının iadesi) 17 Mayıs 2016 tarihinde gerçekleşecektir. FİRMA’nın işi gerçekleştirdiğinin ÖKM müdürü tarafından onaylandığını gösteren belge ile müracaatının ardından belirlediği hesaba yatırılarak iade işlemi tamamlanacaktır.
MADDE 7- YÜRÜRLÜK
1. 7 sayfa ve 7 maddeden ibaret bu şartname xxxxxx, imza ve teati edilmiştir. Anlaşmazlık durumunda İstanbul Mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.