AKDENİZ ELEKTRİK DAČITIM A.Ş GENEL MÜDÜRLÜČÜ
AKDENİZ ELEKTRİK DAČITIM A.Ş GENEL MÜDÜRLÜČÜ
SATIN ALMA VE SATIŞ İŞLEMLERİ PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ ve KAPSAM
Bu Prosedür; AKDENİZ Elektrik Dağıtım A.Ş. dağıtım faaliyeti kapsamında gerçekleştireceği yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık ve hizmet satışı işlerine esas yapılacak satın alma, satma ile ihale süreç ve işlemlerini kapsar.
Bu Prosedür AKDENİZ Elektrik Dağıtım AŞ’nin dağıtım faaliyeti kapsamında veya dağıtım faaliyeti ile birlikte yürüttüğü;
1.1. Elektrik, su, doğal gaz, toplantı organizasyonu, eğitim, konaklama, ulaşım, sağlık giderleri, reklam, bağımsız denetim hizmetleri, mali müşavirlik, tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları haricindeki sigorta alımları, araç takip sistemlerine yönelik alımlar, nakit tahsilatına yönelik hizmet alımları, kargo hizmeti alımları, hukuki danışmanlık ve avukatlık hizmet alımları, kamu kurumları ve üniversitelerden alınan hizmet ve danışmanlık alımları, veri ve ses hatları gibi telekomünikasyon hizmet alımları, araç bakım onarımları, periyodik sağlık muayenesi hizmet alımı, personel yemekleri ile ilgili hizmet ve malzeme alımları, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili malzeme alımlarını,
1.2. Ar-Ge projeleri kapsamında yapacağı alımları,
1.3. İktisadî ve teknik bütünlük dikkate alınarak 250.000 TL’nin altında maliyeti olan yapım, mal ve hizmet alımı işlerini, kapsamaz.
2. TANIMLAR
Açık İhale: Bütün isteklilerin teklif verebildiği ihale metodunu,
Aday: Kısa liste yeterliği için başvuran gerçek veya tüzel kişileri,
Alt Yüklenici/Taşeron: İşin bir kısmının veya tamamının gerçekleşmesinde yüklenici veya tedarikçinin dağıtım şirketi ile imzaladığı anlaşmadaki yükümlülüklerini üstlenen gerçek veya tüzel kişiyi,
Belli İstekliler Arasında İhale Usulü: Ön yeterlik ihalesi sonucunda ihaleyi gerçekleştiren elektrik dağıtım şirketi tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usulü,
Çerçeve Anlaşma: İhale dokümanında belirtmek ve mal alımı ve yapım işleri için en fazla iki yıl, hizmet alımları ve varlık satışları için en fazla dört yıl olmak kaydı ile elektrik dağıtım şirketi ile en az üç istekli arasında, belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların/satışların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen anlaşmayı,
Çerçeve Anlaşma Alım/Satış Sözleşmesi: Çerçeve anlaşmaların imzalanmasını müteakip çerçeve anlaşmalar kapsamında yapılacak her bir alım/satış öncesi çerçeve anlaşma imzalanan istekliler arasında toplanan teklifler sonucu alım/satış yapılmasına karar verilen istekli ile yapılan alım/satış sözleşmesini,
Xxxxxxxx Xxxxx İhale: Kısa listede bulunan, ihale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarını haiz tüm adayların davet edilmesi ile yapılan ihale metodunu,
Doğrudan Temin: Bu Prosedür de belirtilen kriterler çerçevesinde ilan ve yeterlik koşullarını arama zorunluluğu olmaksızın fiyat araştırması yapılıp teknik şartların ve fiyatın görüşülerek, sözleşme imzalanmak suretiyle doğrudan alımın yapıldığı usulü,
Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif: Fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, işin bütünlüğü, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenen teklifi,
Hizmet: Dağıtım faaliyeti kapsamında; arıza giderme, endeks okuma, kesme- bağlama, sayaç sökme-takma, ihbarname dağıtma, kaçak tarama, proje, hukuk, bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, tanıtım, basım ve yayın, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,
İhale: İhale yoluyla satın alma/satma kararı ile başlayıp bu Prosedür de yazılı esaslara uygun olarak mal veya hizmet alımları, yapım işleri ile varlık satışlarının, istekliler arasından seçilecek gerçek veya tüzel kişilerin üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanmasıyla tamamlanan iş ve işlemleri,
İhale Dökümanı: İstekliye verilecek olan ihale konusu mal veya hizmet alımları, yapım işleri ile varlık satışlarında isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile varsa yaptırılacak işin projesini de kapsayan özel teknik şartnameler, sözleşme taslağı ve benzeri yapılacak işi tevsik edici tüm bilgi ve belgeleri,
İhale Dosyası: İhtiyacın karşılanmasına yönelik talebin oluşturulmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen süre zarfındaki projesi varsa proje, yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale ilanı, ihale dokümanı, davetiyeler, zeyilnameler, adaylar tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları, sözleşme gibi yapılan iş ve işlemlerle, süreci tevsik edici tüm bilgi ve belgeleri ihtiva eden dosyayı,
İhale Komisyonu: İhalelerde teklif zarflarını incelemek, açmak, isteklilerin yeterliklerini değerlendirmek ve ihale yetkilisine sunmak üzere karar üretmekle görevli komisyonları,
İhale Yetkilisi: Şirketin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile yetki devri yapılmış görevlilerini,
İnternet Ana Sayfası: AKDENİZ Elektrik Dağıtım şirketinin resmî internet sitesinin ana sayfasını,
İstekli: Mal veya hizmet alımları, yapım işleri ile varlık satışlarının ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet yüklenicisi veya yapım yüklenicisini,
Kısa Liste: Xxxxx Xxxxx İhaleler için Şirketimizin belirlemiş ve yayımlamış olduğu yeterlik kriterleri çerçevesinde yapım, mal, hizmet alımları için oluşturulan, yüklenici/istekli listelerinden her birini,
Kurul: Enerji Piyasası Düzenleme Kurulunu, Kurum: Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunu,
Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,
Ön Yeterlilik İhalesi: Belli istekliler arasında ihale usulü kapsamında, fiyat teklifi davetiyesi gönderilecek isteklilerin belirlenmesine yönelik olarak, belirlenen yeterlik kriterleri çerçevesinde gerçekleştirilen yeterlik ihalesini, Sözleşme: Mal veya hizmet alımları, varlık satışı ile yapım işlerinde dağıtım şirketi ile yüklenici ve/veya tedarikçi arasında yapılan yazılı anlaşmayı, Teklif: Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde isteklinin dağıtım şirketine sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belgeleri,
Teknik Şartname: İşin teknik ayrıntıları ve şartları ile varsa projesini de kapsayan ihale dokümanını,
Tüfe: Türkiye İstatistik Kurumu tarafından belirlenen Tüketici Fiyat Endeksini,
Varlık Satışı: Gayrimenkul ve mütemmim cüzleri ile işletme altındaki şebeke varlıkları hariç olmak üzere, dağıtım lisansı kapsamındaki faaliyetlerin yürütülmesi için tesis edilmiş veya iktisap edilmiş varlıklar ile hurda varlıkların satışını,
Yapım: Elektrik piyasası mevzuatında tanımlı şebeke yatırımları kapsamında yapılacak elektrik tesisleri ile diğer yapım işlerini,
Yaklaşık Maliyet: Mal veya hizmet alımları, yapım işleri ile varlık satışları ihalesi yapılmadan önce elektrik dağıtım şirketi tarafından, fiyat araştırması ve/veya hesaplamalar yapılarak ihale edilen işin maliyetinin belirlenmesine yönelik hesaplar ve hesaplamalar sonucu ortaya çıkan bedeli,
Yerli İstekli: Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti mevzuatına göre kurulmuş tüzel kişilikleri,
Yerli Katkı Oranı: 13/9/2014 tarihli ve 29118 sayılı Resmî Gazete ‘de yayımlanan Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) ile belirlenen formülle hesaplanarak bulunan oranı,
Yerli Malı: Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) ile belirlenen kriterlere uygun mamulü,
Yerli Malı Belgesi: Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) uyarınca alınan, istekliler tarafından teklif edilen malın yerli malı olduğunu gösteren belgeyi, Yüklenici: İş üzerine kalan ve sözleşme imzalanan istekliyi, ifade eder.
Şirket: AKDENİZ Elektrik Dağıtım A.Ş
Ticari Kurul: Yönetim kurulu tarafından atanan satın alma temsilcilerdir. Bu Prosedür de geçen diğer kavram ve kısaltmalar, ilgili mevzuattaki anlam ve kapsama sahiptir.
3. TEMEL İLKELER
3.1. Tek bir sözleşmeye bağlanacak olan işlerin üst limit tutarı, her bir sözleşme yılı için uygulama dönemine ait ilk onaylı yatırım planında yer alan yıllık yatırım tavanının %10’unu aşamaz. Bu oran kapsamında hesaplanan tutarın 30.000.000 TL’nin altında olması halinde üst limit tutarı her bir sözleşme yılı için 30.000.000 TL olarak kabul edilir. Sözleşme süresi bir yıldan fazla olduğu durumda üst limit tutarı, her sözleşme yılı için uygulanması gereken üst limitlerin toplamı olarak uygulanır. Yabancı para birimi ile imzalanan sözleşmeler için, sözleşmenin imzalandığı tarihte geçerli olan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasınca ilan edilen döviz satış kuru baz alınır. Şebeke işletim sistemi yatırımları karakteristiğindeki işler için bu fıkrada belirtilen parasal üst limitler uygulanmaz.
3.2. İktisadî ve teknik bütünlüğü bulunan işler parçalara bölünerek ihale edilemez. Bu kapsamda, mal alımı, hizmet alımı, yapım işleri ve varlık satışları, bu Prosedür de yer alan parasal limitlerin altında kalmak ya da diğer hükümlerin uygulanmasından kaçınmak amacıyla kısımlara bölünemez.
3.3. Yapım işleri ile uzaktan izleme ve kontrol sistemi (SCADA), otomatik sayaç okuma sistemi (OSOS), coğrafi bilgi sistemi (CBS) işleri, bilgi sistemleri ve teknoloji işleri kapsamında yapılan hizmet alımları, proje yapımı, kamulaştırmaya esas harita-plan ve dosyalarının hazırlanması işleri, dağıtım tesisleri planlı bakım iş ve işlemleri hariç diğer işlerde yüklenici veya tedarikçi, alt yüklenici çalıştıramaz. Yapım işleri kapsamında teklif veren istekli işin bir kısmını veya tamamını alt yükleniciye verecek ise hangi işlerde alt yüklenici çalıştıracağını teklifinde belirtir. İhaleyi kazanan istekli, çalıştırabileceği yeterlikteki alt yüklenicileri dağıtım şirketine sunar.
3.4. İhale dokümanı ve sözleşmede belirtilmek kaydıyla yapılan tüm alımlar ve varlık satışları için ilave iş artışı veya eksilişi sözleşme bedelinin
%25’inden fazla olamaz.
3.5. Gayrimenkul kiralama ve kiraya verme işleri hariç olmak üzere, ihale sonucu imzalanan sözleşmeler ve çerçeve anlaşmaların süresi, yapım ve mal alımı işleri için iki yılı, varlık satışı ve hizmet alımı işleri için dört yılı aşamaz. Çerçeve anlaşmalar hariç bu fıkrada belirtilen sözleşme süreleri, elektrik dağıtım şirketi tarafından gerekçeleri ve sözleşmesinde belirtilmek kaydıyla en fazla bir yıl uzatılabilir. Hizmet alımları için sözleşme şartları değişmemek kaydıyla bu kapsamda yapılan süre uzatımlarında 3.4. fıkrada belirtilen %25 oranı uygulanmaz.
3.6. İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterler bütün istekliler için fırsat eşitliğini bozan ve rekabeti engelleyici hususlar içeremez.
3.7. Şirketimizce yapılan her bir ihale için, ayrı bir ihale dosyası
düzenlenir. İhale dosyaları elektronik olarak dijital ortamda ya da fiziki olarak muhafaza edilir.
3.8. 20.000 TL üzerindeki kapsam dışı alımlar liste halinde kayıt edilir ve söz konusu alımlarla ilgili evraklar ile birlikte, inceleme ve denetim esnasında istenilmesi halinde sunulmak üzere elektronik olarak dijital ortamda ya da fiziki olarak bir dosyada muhafaza edilir.
3.9. Bu Prosedür kapsamında yapılan anlaşma ve sözleşmeler devredilemez.
4. İHALE, SATIN ALMA VE SATIŞ USULLERİ
Şirketimizin Satın Alma ve Satış İşlemleri Uygulama Yönetmeliği çerçevesindeki yapım, mal ve hizmet alımı ile varlık satışı kapsamında yapılacak olan işler açık ihale, davetiye usulü ihale, doğrudan temin, belli istekliler arasında ihale ve kapsam dışı alım olmak üzere beş metod ile yapılır.
4.1. Açık İhale; Bütün isteklilerin teklif verebildiği, ihaleden en az yedi iş günü öncesinden ilan edilen usuldür. Tüm işlerde bu metot kullanılabilir. Tesis varlıklarının güvence altına alınması kapsamındaki sigorta poliçesi alımları, çerçeve anlaşma yapılmasına yönelik ihaleler ve varlık satışları açık ihale usulü ile yapılır.
4.2. Davetiye Usulü İhale; Kısa listede bulunan ihale edilen iş için belirlenen yeterlik şartlarını haiz tüm isteklilere ihaleden en az yedi iş günü öncesinden davet edilerek yapılan usuldür. Sözleşme bedeli 2.000.000 TL’ye kadar olan işler bu kapsamda ihale edilebilir. Kısa listede yer alan, yapılacak ihale için yeterlik şartlarını haiz isteklilerin sayısının üçten az olması halinde davetiye usulü ihale yöntemi kullanılamaz.
4.3. Doğrudan Temin İhale: İlan yapılmaksızın tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile dağıtım şirketinin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılarak;
4.3.1. İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel, tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi halinde,
4.3.2. Tek bir gerçek veya tüzel kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması durumunda,
4.3.3. Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonunun sağlanması için ihtiyaç duyulan yedek parça, malzeme veya hizmetin ilk alım yapılanın dışında başka gerçek veya tüzel kişiden temin edilememesi halinde,
4.3.4. Doğal afetler, salgın hastalıklar, can ve mal kaybı tehlikesi gibi ani ve
beklenmeyen veya elektrik dağıtım şirketleri tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine alımın yapılmasının zorunlu olması halinde,
4.3.5. Asansör, jeneratör, kombi, kazan, araç üstü tesisler gibi şebeke dışı periyodik bakım onarım hizmet alımları, akaryakıt alımları, gayrimenkul satın alma ve kiralama gibi mal ve hizmet alımları, gayrimenkul kiraya verme işleri, tefrişat malzemeleri alımları,
4.3.6. Sözleşmesine ve ilgili mevzuata uygun şekilde; herhangi bir sebeple yüklenicinin namı hesabına yaptırılması gereken işler ile fiziki gerçekleşmesi
%75 veya üzerinde olan; fesih veya tasfiye edilen işlerin tamamlatılmasına yönelik işler, doğrudan temin usulü ile ihale süreci beklenmeden görevlendirilecek kişiler tarafından, (a), (b) ve (c) bentlerinde belirtilen durumlar ile gayrimenkul satın alma ve kiralama gibi mal ve hizmet alımları, gayrimenkul kiraya verme işleri haricindeki alımlarda en az üç teklif almak sureti ile piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilir. Bu hususlara ilişkin gerekçeler ile ispatlayıcı tüm bilgi ve belgeler dosyasında muhafaza edilir.
4.4. Belli İstekliler Arasında Xxxxx Xxxxx; Ön yeterlik ihalesi sonucunda dağım şirketi tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği iki aşamalı ihale usulüdür. Bu ihale usulü yalnızca SCADA, OSOS, CBS gibi teknolojik ve siber güvenlik kapsamındaki alımlar için kullanılabilir.
Bu kapsamda;
4.4.1. Ön yeterlik ihaleleri, açık ihale usulüne uygun şekilde yapılır.
4.4.2. Bu Yönetmeliğe uygun olarak belirlenen ve ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirmesi yapılır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez. Yeterlikleri tespit edilen isteklilerin tamamı teklif vermeye davet edilir. Teklif vermeye davet edilmeyenlere davet edilmeme gerekçeleri, en geç ön yeterlik ihalesinin sonuçlanmasını müteakip iki iş gününe kadar yazılı olarak bildirilir.
4.4.3. Teklif değerlendirmelerinin fiyat dışında belirlenen unsurların da geçerli olacağı şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre değerlendirmelerde hangi bilgi veya belgelerin kullanılacağı ve etkisi, ihale dokümanında açıkça belirtilir.
4.4.4. Ekonomik açıdan en uygun fiyatın belirlenmesine yönelik olarak yapılacak ihaleye davet edilebilecek aday sayısının üçten az olması veya teklif veren istekli sayısının ikiden az olması halinde ihale iptal edilir.
4.4.5. Teklifin ikiden fazla olması halinde işin niteliğine göre rekabeti
engellemeyecek şekilde, bu Yönetmeliğe uygun olarak belirlenen ve ihale dokümanı ile davet mektubunda belirtilen değerlendirme kriterlerine göre tekliflerin değerlendirmesi yapılarak ihale sonuçlandırılır.
4.4.6. İhalenin ikinci aşamasında fiyat teklifi veren istekli sayısının ikiden az olması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle ön yeterliği tespit edilen bütün istekliler tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir.
4.4.7. Belli istekliler arasında ihale, ön yeterlik şartlarını haiz isteklilerin belirlenmesi ve ön yeterliği haiz tüm isteklilerin ihaleye davet edilmesi sonrasında, ihale yeterlik şartlarını haiz istekliler arasında yalnızca fiyat teklifleri üzerinden yapılır, ön yeterlik ihalesi aşaması haricinde yeterlik belgesi istenmez.
4.5. Çerçeve anlaşması bir ihale usulü olmayıp, ancak ihale dokümanında belirtmek ve mal alımı veya yapım işleri için en fazla iki yıl, varlık satışı ve hizmet alımları için en fazla dört yıl olmak kaydı ile veya daha kısa süreli belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların/satışların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen açık ihale sonucunda oluşan bir anlaşma niteliğindedir.
Bu kapsamda;
4.5.1. Çerçeve anlaşma, işin süresinin veya miktarının tamamlanması durumunda sona erer.
4.5.2. Çerçeve anlaşma ihalelerinde, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterli bulunan istekliler üçten az olmamak üzere belirlenir ve ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle sıralanarak listeye alınır. Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere bu Prosedürde belirtilen süre ve esaslar dâhilinde bildirilir. Çerçeve anlaşma ihalelerinde, anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde çerçeve anlaşma sona erer ve bu durum taraflara bildirilir.
4.5.3. İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini çerçeve anlaşmanın imzalandığı tarihten itibaren oniki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir.
4.5.4. Satın alma/satış öncesi çerçeve anlaşma imzalanan tüm isteklilerden alınan teklifler arasında en düşük teklif sahibi ile çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesi imzalanır. Çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri, çerçeve anlaşma bitiş tarihi ile sınırlıdır. Alınan tekliflerin ikiden az olması halinde çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesi imzalanamaz.
4.5.5. Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmesine esas teklif fiyatları, çerçeve anlaşma alım sözleşmeleri için isteklinin çerçeve anlaşmasına esas teklif fiyatlarını geçemez, çerçeve anlaşma satış sözleşmeleri için isteklinin çerçeve anlaşmasına esas teklif fiyatlarından düşük olamaz. Güncelleme yöntemi
ihale dokümanı ve çerçeve anlaşmasında belirtilmek kaydıyla çerçeve anlaşmasına esas fiyatlar güncellenebilir.
5. BİLDİRİMLER
Bu Prosedür kapsamında;
5.1. Üzerine sözleşme bırakılmayan tüm isteklilere, ihaleyi kazanan istekli adı ve sözleşme bedelini içeren ihale sonucu bildirimleri bu Prosedür de belirtilen süreler ve şartlar dâhilinde yapılır. Alım ihalelerinde teklif fiyatı, sözleşme imzalanacağı bildirilen isteklinin teklif fiyatından daha düşük olan, satış ihalelerinde teklif fiyatı, sözleşme imzalanacağı bildirilen isteklinin teklif fiyatından daha yüksek olan isteklilere gönderilen sonuç bildirimleri ile fiyat dışı unsurların geçerli olduğu ihalelerde, üzerine sözleşme bırakılmayan tüm isteklilere gönderilen ihale sonuç bildirimlerinde söz konusu istekli ya da isteklilerin sözleşme bırakılmama gerekçeleri de ihale sonuç bildiriminde yer alır.
5.2. Yapılan tüm bildirimlerin anlaşılır ve açık bir şekilde bu Prosedür de belirlenen usullerle yazılı olarak yapılır.
5.3. İhale dokümanında; itiraz süresi, bildirimlerin yapılması gereken süre, sözleşmeye davet süresi ve benzeri tüm asgari sürelerin her biri iki iş gününden, ilan süreleri yedi iş gününden az olamaz.
5.4. Aday, istekliler ve ihale dokümanı alanlara yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki yöntemlerden biri ile yapılır.
5.4.1. İmza karşılığı elden.
5.4.2. İadeli taahhütlü mektup.
5.4.3. Kayıtlı elektronik posta.
6. DÖKÜMANLAR
6.1. İşin yapılması talebinin oluşturulmasından ihalenin tamamlanmasına kadar geçen süre zarfındaki proje, yaklaşık maliyet, ihale ilanı, davetiyeler, zeyilnameler, teknik şartnameler, idari şartnameler, özel teknik şartnameler, ihale değerlendirme evrakları, ihale kararları ve ekleri, ihale tutanakları, ihale süreci ile ilgili açıklama ve gerekçe belgeleri, isteklilerin sunduğu tüm belgeler, itirazlar, şikâyetler ve bunlarla ilgili cevaplar, sözleşme taslağı ve sözleşme ile benzeri tüm bilgi ve belgeler ihale dosyasında muhafaza edilir. İhtiyaç duyulması halinde, gerekli güvenlik önlemlerinin alınması kaydıyla, ihale dokümanı dijital ortama aktarılabilir.
6.2. İhale dokümanları, ihale konusu işle ilgili tüm bilgileri içerecek şekilde isteklilere sunulur.
İhale Dokümanları İçerikleri;
• İdari Şartname
• Teklif Mektubu
• Teknik Şartname
• Teknik Personel Taahhüdü
• Sözleşme Taslağı
• Makine Teçhizat Taahhüdü
• Geçici ve Kesin Teminat örneği
• İş ortaklığı Beyanı örneği
• Genel Şartname
• Referans Mektubu örneği
• İş Sağlığı ve Güvenliği sözleşmesi
• Bilanço Bilgileri Tablosu
• Kurumsal Bilgi Güvenliği Sözleşmesi
• Hizmet ve Muayene Kabul Şartnamesi
6.3. Teklifi etkileyecek her türlü husus ihale dokümanında belirtilir. İhale ilanı veya dokümanlarında bulunmayan herhangi bir husus ihale veya ihaleye konu işin bir parçası olamaz. Bu husus ek sözleşmeye de konu edilemez.
6.4. İhale dokümanlarında, Türkiye’de üretilen ürünlerin teklif edilmesini engelleyen düzenlemelere yer verilemez. İsteklilerin yalnızca ithal ürün ya da belirli bir yabancı ülkenin malını teklif etmesine yönelik düzenlemeler yapılamaz.
6.5. İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Teklif hazırlanmasını etkileyebilecek maddi, teknik hatalar veya eksikliklerin tespit edilmesi halinde, değişiklik gerektiren sebep ve zorunluluklar tutanak altına alınarak, zeyilnameyle dokümanda değişiklik yapılabilir.
Bu kapsamda;
6.5.1. Tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi, teknik hataların veya eksikliklerin tespit edilmesi ve ihale dokümanında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, ihale tarihine iki günden az süre kalmış olsa dahi gerekli düzeltme yapılır. Bu durumda ihale tarihi ertelenebilir veya ihale iptal edilebilir. Belirlenen maddi, teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi, ancak bu Prosedür hükümlerine göre düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.
6.5.2. İhale dokümanında yapılan değişiklikler, ihale ilanında belirtilen hususlarla ilgili olması halinde ilgili zeyilname 15.madde de belirtilen şartlara uygun şekilde ilan edilir.
6.5.3. İlan yoluyla yapılan zeyilnameler de dâhil olmak üzere, tüm
zeyilnameler ihale dokümanlarına eklenerek zeyilname tarihinden sonra ihale dokümanı alan isteklilere verilir, ihale dokümanını daha önce alan isteklilere ise en geç ihale tarihinden 48 saat öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde bu Prosedür de belirtilen bildirim usulleri çerçevesinde gönderilir.
6.5.4. Yalnızca yerli isteklilerin katılabileceğine yönelik düzenleme yapılan ihalelerde, yalnızca yerli isteklilerin katılabileceğine; yerli malı teklif eden yerli isteklilere avantaj sağlanan ihalelerde ise, yerli malı teklif edenler lehine tanınan fiyat avantajı oranı, fiyat avantajının nasıl uygulanacağı ve benzeri hususlara ihale ilanında ve ihale dokümanında yer verilir.
7. KISA LİSTE ADAYLARININ DEČERLENDİRİLMESİ
7.1. Kısa listeye başvuran adaylardan, ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak kısa liste ilanında belirtilmek kaydıyla işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenir. Şirketimizin tecrübelerinden faydalanılarak adayların referansları, teknik ve mali yeterlikleri de dikkate alınarak tedarikçiler, hizmet yüklenicileri veya yapım yüklenicileri arasından Şirketimiz internet ana sayfasında yayınlanan Genel Tedarikçi (Kısa Liste) Prosedürün de açıkça belirtilmiş olan objektif kriterlere göre tercih yapılarak şirketimiz tarafından ana ve alt kategorilerdeki kısa listeler oluşturulur.
7.2. Kısa listeye dâhil olmak üzere gelen başvuruların değerlendirilmesi ve kısa listelerin güncellenmesi amaçları ile kısa listeler yılda en az iki kez Genel Tedarikçi (Kısa Liste) de belirtilmiş olan tarihlerde şirketimiz tarafından değerlendirilir. Kısa listede yer alan isteklilerden, yeterliklerinin devam ettiğini yılda bir belgelendirmeleri istenir. Yeterliği devam etmeyen veya yenilemeyen istekliler kısa listelerden çıkartılır.
Şirketimiz Genel Tedarikçi (Kısa Liste) web sitemizde yayınlanmış olup, Tedarikçi Kategorileri ve başvuru kriterleri ile değerlendirme kriterleri belirlenmiştir.
7.3. İhaleye davet aşamasında yapılacak işe uygun kategoride yer alan tüm isteklilere davetiye gönderilir.
7.4. Şirketimizce kısa listelerin oluşturulması kapsamında hazırlanan her bir liste için ayrı bir kısa liste dosyası düzenlenir.
Kısa listeye başvuran adayların yeterli görülmemesi halinde; kısa liste adayına, yeterli görülmeme gerekçelerini içeren bildirimler, kısa listeden çıkartılanlara da kısa listeden çıkarılma gerekçelerini içeren bildirimler bu Prosedür de belirtilen süreler ve şartlar dâhilinde yapılır.
8. YERLİ İSTEKLİ VE YERLİ MALI AVANTAJI SAČLANAN İHALELER
8.1. Sözleşme bedeli 5.000.000 TL’nin altında olan tüm ihalelerde, yalnızca yerli isteklilerin katılabileceğine ilişkin düzenleme yapılabilir.
8.2. İsteklilerin, yerli istekli oldukları, teklif kapsamında sunduğu, Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, vergi levhası ve benzeri belgeler üzerinden değerlendirilir. Yerli istekli olunduğuna ilişkin ayrıca bir belge istenmez.
8.3. İhaleye yalnızca yerli isteklilerin katılması ve/veya yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı tanınmasına yönelik olarak;
8.3.1. İsteklilerce teklif edilen malın yerli malı olduğu, Yerli Malı Belgesi ile belgelendirilir. Yerli Malı Belgesi ve yerli katkı oranlarına ilişkin uygulamalar ve düzenlemelerde Yerli Malı Tebliği (SGM 2014/35) hükümleri esas alınır.
8.3.2. Ortak girişimlerin yerli istekli sayılabilmesi için bütün ortaklarının yerli istekli olması zorunludur.
8.3.3. Bu madde kapsamında yapılacak alımlara ilişkin; alım yapılacak ürünler, alım garantisi verilecek ürünler ve garanti süreleri, varsa ürün için uygulanacak asgari yerli katkı oranı, uygulanacak fiyat avantajı oranı, miktar, parasal limitler, alım yöntem ve kuralları, fiyat farkı, iş artışı, iş eksilişi ve benzeri şartlar ile sözleşmeye ilişkin hususlara yönelik bu Yönetmeliğe uygun olarak yapılan düzenlemelere ihale dokümanlarında yer verilir.
8.3.4. Yerli malı teklif eden yerli istekli lehine avantaj uygulanan ihalelerde, yerli malı olduğuna yönelik belgeleri sunmayan veya öngörülen yerli malı ve yerli istekli şartlarını sağlamayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılamaz, yalnızca avantajdan yararlandırılmaz.
9. İHALE SÜREÇLERİ
9.1. İhale Talebinin Oluşturulması: Talep sahibi birim tarafından hazırlanıp, bütçe tertibatına göre işletme bütçesi ise, işletme direktörü, Mali işler Direktörü ve Genel Müdür Onayı ve Yatırım projesinden yapılan bir talep, Yatırım direktörü ve Genel Müdür Onayı ardından talep işlemi tamamlamış olur. Talepler ERP programı üzerinden ya da yazılı olur şeklinde yapılır. ERP üzerinden onaylanan talepler ya da yazılı olurlar ihale dosyasında muhafaza edilir.
9.2. Yaklaşık Maliyet Hazırlanması: Talep sahibi birim tarafından mal, hizmet, yapım ve satış işleri için yayınlanmış birim fiyat kitaplarından alınan birim fiyatları, Geçmiş yıllara ait oluşan fiyatların güncellenmesi, piyasa araştırması yapılarak ve geçmiş tecrübelere dayanılarak oluşturulan maliyet, ya da Şirket tarafından yapılan özel birim fiyatlarla hesaplanarak oluşturulan yaklaşık maliyettir. ERP programı üzerinden açılan taleplerde ambar ortalama fiyatları da yaklaşık maliyet olarak kabul edilir.
9.3. İhale Komisyonu: Şirketimizce belirlenen en az 3 kişiden oluşturulur.
9.4. İhale Komisyonunun çalışma şekli; ihale tarih ve saatinde toplanan komisyon ihale tekliflerini, tekliflerin değerlendirilmesi maddesinde anlatıldığı şekilde değerlendirmesi sonucu karar alarak, ihale kararı Genel Müdür onayına sunulur.
9.5. Komisyonun Karar Alma Şekli: İhale Komisyonu oy birliği ile karar alır.
9.6. İhale Komisyonu kararında;
- İşin adı,
- İhale grup no,
- İhale tarihi,
- İhale Karar tarihi,
- İhaleye katılan isteklilerin adları veya ticaret unvanları ile teklif edilen bedelleri,
- Tekliflerin değerlendirme/karşılaştırma tabloları,
- Fiyat dışı unsurların geçerli olduğu ihalelerde puanlama tabloları,
- Teklifi geçerli kabul edilmeyen/elenen istekli varsa, geçersiz teklifler ve bu tekliflere yönelik geçersiz sayılmaları ile ilgili gerekçe, açıklama ve tevsik edici bilgi ve belgeler,
- Açık eksiltme ve artırmaya ilişkin iş ve işlemlere yönelik tutanaklar ve benzeri belgeler,
- Karara ilişkin tüm detayları da içerecek şekilde gerekçeli karar ve açıklamaları ve sonuç metni,
- İhale komisyonu isim, unvan ve imzaları,
9.7. İhale yolu İle Alım/Satım Kararının Onayı: Şirketimiz tarafından yapılan ihalelerde, ihale kararı satın alma komisyonu tarafından, oy birliği ile alınan karar, Genel Müdüre onaya sunulur. Genel Müdür tarafından ihale onaylanır veya gerekçesi belirtilerek ihale iptal edilir.
10. İHALEYE KATILMA ŞARTLARI VE İSTENEN BELGELER
10.1. İhaleye katılacak isteklilerden; ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklere ilişkin kriterler ihale dokümanında belirtilerek işin tekniğine uygun olarak bilgi ve belge istenir.
a) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi;
1) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da ilgili meslek odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,
2) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu
yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,
b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri, Vekâleten ihaleye katılma halinde vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi, Vekaleten ihaleye katılma halinde vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi;
2) Tüzel kişi olması halinde, pay durumu, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler,
Kamu İhalelerinden Yasaklı olunmadığına ilişkin belge;
10.2. Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:
İhale İlan Metninde ve İhale Dokümanında istenilmesi halinde, istenilen oranlarında belirtilmesi şartıyla ihalelere katılacak isteklilerden, istenilebilecek mali yeterlik belgeleri:
A) Teminat istenmesi durumunda; İşin durumuna göre Geçici ve Kesin Teminat oranı ve Teminat süresi İhale Dokümanında belirtilir .
B) Banka Referans Mektubu, Banka Referans Mektubu yıllık sözleşme bedelinin %200 ‘ünden fazla olmayacak şekilde ihale dökümanında belirlenir.
C) İhalenin yapıldığı yıldan önceki yıla veya son iki yıla ait serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce ve/veya bağımsız denetim denetim yapmaya yetkili kuruluşlarca ilgili mevzuata uygun olarak kaşelenmiş ve imzalanmış yıl sonu bilançosu veya bilançonun gerekli görülen bölümleri yoksa bunlara eşdeğer belgeler,
10.3 İş hacmini gösteren belgeler :
İş hacmini gösteren belgeler : Yıllık sözleşme bedelinin %200 ‘ünden fazla olmayacak şekilde ihale dökümanında belirlenir.
10.4. Mesleki ve teknik yeterliliğine ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler;
İş Deneyim Belgesi:
Teklif sahibi teklifle birlikte benzer işlere ait, tek sözleşmeye dayalı İş Deneyim Belgesi sunacaktır. İş deneyim belgesinin tutarı, Teklif Sahibi tarafından teklif edilen bedelin % 150’inden fazla, %50’sinden az
olmayacaktır. Kamu Kurumları tarafından hazırlanan İş Deneyim Belgesi, Özel Sektörde iş yapmış olan İstekliler İş Deneyim Belgesi yerine, Sözleşme ve Kesin Kabul Tutanağı ile sözleşme kapsamında kesilen faturaların SMM veya YMM onaylı suretlerini sunacaklardır.
Benzer İşler: İhale konusu iş ile ilgili benzer iş tanımı rekabeti engellemeyecek şekilde genel anlamda yapılır ayrıca en az 3 örnek belirtmek ve muadili ifadesi kullanılmak kaydıyla marka belirtilebilir.
Personel durumuna ilişkin belgeler
Teklif verilen işe ilişkin Teknik Personel Taahhütnamesi verilecektir.
Xxxxxx Xxxxxxxx Taahhütnamesi
Teklif verilen işe ilişkin Xxxxxx ve Teçhizat Taahhütnamesi verilecektir
10.5. Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda belirtilmiştir.
- Tedavüldeki Türk Parası.
- Bankalar Tarafından verilen teminat mektupları
a. İlgili mevzuatına göre Türkiye’de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontr garantisi üzerine Türkiye’de faaliyette bulunan bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir.
b. Teminat mektubu verilmesi halinde, bu mektubun kapsam ve şeklinin AKDENİZ EDAŞ tarafından belirlenen esaslara ve standart formlara uygun olması gerekir. Bu esaslara ve standart formlara aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez.
c. İhale dokümanında belirtilmesi kaydıyla Teminat olarak Teminat Senedi alınabilir. Her ne suretle olursa olsun, AKDENİZ EDAŞ tarafından alınan teminatlar üçüncü kişiler tarafından haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.
Geçici ve Kesin Teminat oranları ihale dokümanlarında belirtilir.
10.6. Dağıtım şirketlerinin yapacağı ihalelere, kamu kurum ve kuruluşları tarafından yasaklı olarak belirlenen veya mahkeme kararıyla kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan veya örgütlü suçlardan veyahut kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçundan dolayı hükümlü bulunan gerçek ve tüzel kişiler katılamazlar.
10.7. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif fiyatı veya teklif fiyatının yanı sıra, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak puanlama yöntemi ile belirlenebilir.
Bu kapsamda;
10.7.1. Fiyat dışındaki unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları ile hesaplama yöntemi ve bu unsurlara ilişkin değerlendirmenin puanlama yöntemi ile yapılabilmesi için teklif sahibi tarafından sunulacak belge veya numunenin, ihale dokümanlarında açıkça ifade edilir.
10.7.2. Teklif değerlendirmelerinin fiyat dışında belirlenen unsurlar da geçerli olacak şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale konusu işin tekniğine göre ikinci fıkrada belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin değerlendirmede kullanılacağı ve puan değerleri, ihale dokümanında belirtilir.
10.7.3. Fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak puanlama yöntemi ile en uygun teklifin belirlendiği ihalelerde, ihale komisyonunca; fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplamaya ilişkin işlemlerin gerekçelerinin yer aldığı açıklama belgesi düzenlenir.
10.8. Teklif zarfları, ilanda belirtilen tarih ve saate kadar yazılı ve imzalı olarak şirketimiz Satın alma birimine sunulur. İhale dokümanında belirtilen saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve ihale dokumanı açılmaksızın iade edilir.
10.9. Yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanan ihalelerde;
10.9.1. Malzemeli olarak ihale edilen yapım işleri ve mal alımı ihalelerinde yerli malı teklif eden yerli istekli lehine %10 oranında fiyat avantajı uygulanması zorunludur.
10.9.2. Yazılım, donanım ve bunların mütemmim cüzü niteliğindeki ürünleri içeren hizmet alımı ihalelerinde yerli malı teklif eden yerli istekli lehine %15 oranında fiyat avantajı uygulanması zorunludur.
10.9.3. İthal ürün teklif eden isteklilere mal tesliminden önce ön ödeme yapılmasına imkân tanınması durumunda, yerli malı teklif eden yerli isteklilere de avans ödemesi yapılmasına yönelik ihale dokümanlarında düzenleme yapılır.
11. TEKLİFLERİN ALINMASI VE İHALE OTURUMLARI
11.1. Açık ihale ve davetiye usulü ihalelerde teklifler, kapalı zarf yöntemi ile alınır. Açık ihalelerde, isteklilerin sunması gereken bilgi ve belgeleri içeren yeterlik zarfı ile fiyat teklifini içeren fiyat teklif zarfı aynı zarfın içerisinde Satın alma birimine sunulur. Tekliflerin kapalı zarf ile alınması durumunda, her bir zarf üstünde isteklinin adı ve/veya unvanı, imzası, iletişim adresleri, telefonu, hangi ihale için teklif verildiği yer alır. Zarf üzerinde isteklinin teklif tutarına ilişkin herhangi bir bilgiye yer verilemez.
11.2. Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmeleri için alınan teklifler hariç, e- posta ile ihale teklifi alınamaz.
11.3. Teklifler ihale ilanında belirtilen yer ve son teklif verme tarih ve saatinde, isteyen isteklilerin de katılabileceği oturumda tutanakla açılır. Teklifler, ihale ilanında belirtilen zamandan önce açılamaz.
11.4. Alım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra açık eksiltme, satış ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra ise açık arttırma yapılır. Bu hususa ihale dokümanında yer verilir.
11.5. Yapılacak olan ihalelerde, gelen tekliflerin üçten az olması durumunda ihale iptal edilebilir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum ihale komisyonunca hazırlanan bir tutanakla tespit altına alınır ve yenilenen ihale, 15 inci madde hükümlerine uygun olarak ilan edilir. Tekrar edilen ihalede bu maddede belirtilen teklif sayısı şartı aranmaz. Bu hususlara ihale dokümanında yer verilir.
11.6. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu ve ihaleye katılan isteklilerin listesi tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Öncelikle ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeleri içeren yeterlik zarfı açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir, bu isteklilerin fiyat teklif zarfları açılmaz. Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır; ara verilmeden ikinci oturuma geçilir. İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur. İkinci ihale oturumunda, ilk tekliflerin açılması sonrasında, alım ihalelerinde en yüksek, satım ihalelerinde en düşük teklifi veren istekli ihaleden elenerek, nihai tekliflerin oluşturulacağı açık eksiltme/açık arttırma/pazarlık işlemleri aşamasına katılamamasına yönelik idari şartname de düzenleme yapılması halinde, elenen istekli oturumdan çıkartılır. Kalan isteklilerle, nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık, satış ihalelerinde açık arttırma ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek teklif fiyatları ile pazarlık aşamasındaki ara verilmeksizin yapılan etaplarda oluşan nihai teklif fiyatları tutanak altına alınarak oturum sonlandırılır. Belli istekliler arasındaki ihale usulü ile yapılan ihalelerde ise, ön yeterlik ihalesi aşaması tamamlandıktan sonra, yeterlik alan istekliler arasında yapılacak ikinci aşama ihale, ikinci oturumdan başlanarak sonuçlandırılır.
11.7. İhale komisyonunca ihtiyaç duyulması halinde, teknik ve mali değerlendirmeler sonucunda yeterli bulunan firmaların tümü ile ikinci oturumda verdikleri nihai teklif fiyatları üzerinden alım ihalelerinde açık eksiltme ve/veya pazarlığın, satış ihalelerinde açık arttırma ve/veya pazarlığın yapılacağı üçüncü bir oturum düzenlenebilir. Bu oturumda oluşan nihai teklif fiyatları, alım ihaleleri için ikinci oturumda oluşan nihai teklif fiyatlarının üzerinde, satış ihalelerinde ikinci oturumda oluşan nihai teklif fiyatlarının altında olamaz. Üçüncü oturumda oluşan nihai teklif fiyatları tutanak altına
alınarak oturum sonlandırılır ve ihale sonuçlandırılır.
11.8. Yaklaşık maliyeti 2.000.000 TL ve üzerindeki ihalelerin birinci, ikinci ve gerçekleşmesi durumunda üçüncü oturumları, görüntü ve sesler anlaşılır olacak şekilde en az bir video kamera ile kaydedilir. Söz konusu video kayıtları, yetkili merciler tarafından istenildiğinde sunulmak üzere ihale dosyasında muhafaza edilir.
11.9. İhalelerin birinci, ikinci ve üçüncü oturumları, isteklilerin elektronik olarak uzaktan erişimle katılabileceği canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilebilir. Bu kapsamda;
11.9.1. İhalelerin birinci ve ikinci oturumları elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilecekse söz konusu oturumlara uzaktan erişim için gerekli bilgiler ihale dosyası alan tüm isteklilere bu Prosedür de belirtilen bildirim esasları çerçevesinde ihale saatinden en geç 24 saat öncesine kadar bildirilir.
11.9.2. Üçüncü oturumun elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilmesine karar verilmesi halinde, söz konusu oturuma uzaktan erişim için gerekli bilgiler oturuma katılmaya hak kazanan tüm isteklilere bu Prosedür de belirtilen bildirim esasları çerçevesinde ihale saatinden en geç 24 saat öncesine kadar bildirilir.
11.9.3. Elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilecek ihale oturumları, görüntü ve sesler anlaşılır olacak şekilde kaydedilir. Söz konusu görüntü kayıtları, yetkili mercilerce istenildiğinde sunulmak üzere ihale dosyasında muhafaza edilir.
12. TEKLİFLERİN DEČERLENDİRİLMESİ
12.1. Bu Prosedür kapsamında yapılacak ihalelerin değerlendirilmesi en az üç kişiden oluşan komisyon marifetiyle yapılır. İhale komisyonunca alınan kararlar, gerekçeler ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkanı ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır. Komisyon kararının elektronik olarak imzalanması halinde, ihale komisyonu
12.2. başkanının imza tarihi ihale kararı tarihi olarak kabul edilir.
12.3. İhale oturumları sonrasında, ihale komisyonu; ihale kararına yönelik olarak, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi tespit etmek için yeterlikler ile teklif fiyatının yanı sıra işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi unsurları da değerlendirmek, ihtiyaç duyması halinde, teklif fiyatını etkilemeyecek hususlarda isteklilerden açıklamalar istemek, ihtisas birimlerine teknik ve/veya mali değerlendirme raporları hazırlatmak sureti ile ihaleyi sonuçlandırmak üzere ihale komisyonunca belirlenen yer ve zamanda ayrıca toplanır.
12.4. İhaleyi alan yüklenicinin teklif bedelini de içeren ihale sonucu, ihaleye
teklif veren tüm isteklilerin kayıtlı e-posta adreslerine en geç ihale kararının onay tarihinden sonraki iki iş günü içerisinde gönderilir.
12.5. Teklif cetvelindeki iş kalemlerinin tamamı yerli malı olmayan yerli malı teklif eden yerli istekliler ile yerli olmayan isteklilerin; nihai tekliflerinin sıralanmasına esas teklif bedelleri aşağıdaki formül uyarınca hesaplanır:
YO=1-YB/TB
Yerli olmayan istekliler için YO=1 olarak kabul edilir. AUTB=TB+YOxYAxTB
AUTB: Yalnızca fiyat sıralamasına esas, sözleşmeye esas olmayan avantaj uygulanmış teklif bedelini,
YO: Yerli malı olmayan ürün oranını,
YB: İsteklinin teklif cetvelinde yer alan yerli malı ürünlerine ilişkin toplam tutarı,
YA: İhale ilanı ve ihale dokümanında belirtilen yerli ürün avantaj oranını, TB: Açık eksiltme, açık artırma veya pazarlık aşamasından sonra oluşan isteklinin nihai toplam teklif bedelini,
12.6. Fiyat dışında belirlenen unsurların da geçerli olacağı şekilde puanlama yöntemi ile yapılacak ihalelerde, ihale ilanı ve ihale dokümanında belirtilen yerli ürün avantaj oranı fiyat dışı unsurlar için uygulanmaz.
13. SATIŞ İHALESİ
13.1. Satış ihaleleri Açık İhale usulü ile bu Prosedür de ki hükümlere göre yapılır. Alınan teklifler sonucunda açık artırma/pazarlık yapılarak ihale sonuçlandırılır.
13.2. Varlık satışların da Tehlikeli ve tehlikesiz atıkların birlikte ihale edilmesi halinde, asgari olarak tehlikeli ve tehlikesiz atıklar için ayrı ayrı kısmi teklif verilebilecek şekilde gerekli düzenlemeler ihale dokümanında yapılır.
13.3. Varlık satışı ihalelerinde, yalnızca elektrik dağıtım şirketlerinden alınan iş deneyim belgelerinin kabul edilmesi şartı konulmaz.
13.4. Varlık satışı ihalelerinde, ihale konusu işin yapımında kullanılacak araç ve gereçlerin isteklilerin öz malı olması tek şart olarak istenemez. Yeterlik şartları ve şartnameler, söz konusu araç ve gereçlerin kiralama yolu ile de karşılanabileceği şekilde düzenlenir.
13.5. Varlık satışı ihalelerinde satışa konu malzemeye ilişkin olmayan yeterlik şartları konulmaz, sertifika ve benzeri belgeler talep edilemez.
14. YAYINLAR VE DEČERLENDİRME
14.1. Şirketimiz Satınalma ve Satış İşlemleri uygulama Yönetmeliği internet ana sayfamızda erişim sınırlaması olmaksızın kolaylıkla ulaşılacak şekilde
süresiz olarak yayımlanır.
14.2. Kapsam dışı alımlar hariç, yapılacak tüm satın alma-satma ve ihale işlemleri, metodu ile birlikte 15. inci maddeye uygun olarak yayımlanır.
14.3. Şirketimiz Kısa Liste değerlendirme dönemlerini içeren Genel Tedarikçi (Kısa Liste) internet ana sayfamızda erişim sınırlaması olmaksızın kolaylıkla ulaşılacak şekilde süresiz ve güncel olarak yayımlanır.
14.4. Kapsam dışı alımlar hariç tüm alım ve satımlarda, ihaleyi kazanan istekli isimleri ve sözleşme bedeli bilgileri erişim sınırı olmaksızın Şirketimiz internet ana sayfasından ulaşılacak şekilde süresiz yayımlanır.
15. İLANLAR
15.1. Şirketimizin ihale ve satın alma-satma işleri için gerekli olan ilanlar için yedi iş günü, ilan niteliğinde olan zeyilname gibi hazırlık gerektiren bilgi ve belgeleri, işin tekniğine uygun olarak istekli veya adayların gerekli hazırlıkları yapabilmeleri için en az iki iş günü önce Basın İlan Kurumunun ilan portalın da ve ihale tarihine kadar kalmak üzere şirketimizin internet ana sayfasında yayımlanır. Şirketimiz internet ana sayfasında yayımlanan ilanları Basın İlan Kurumunun ilan portalında yer alan ilanlar ile birlikte ihale dosyasında muhafaza edilir. İlan niteliğinde olmayan zeyilnamelerin şirketin internet sayfasında yayınlanması yeterlidir.
15.2. İlanlar açık ve net olarak, istekli veya aday olmak isteyenlerin ihaleye veya kısa liste başvurularına ilişkin bilgilere erişimi engellenmez.
15.3. İhale veya ön yeterlik ilanında, yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı, uygulanacak ise oranı belirtilir.
15.4. İhale tarihinden önce ihalenin iptal edilmesi halinde ihalenin iptal edildiği, ihale dokümanı alan isteklilere bu Prosedür de belirlenen usullerle bildirilir. Ayrıca ihale ilanın yayımlandığı yayın organında ihalenin iptal edildiği duyurulur.
16. İHALELERE İLİŞKİN BAŞVURU İTİRAZ VE ŞİKAYETLER;
İhaleden önce İhale İlanı veya İhale Dokümanına yapılacak itirazlar, İhale tarihine 2 ( iki ) iş günü kalıncaya kadar yapılır. 2 ( İki ) iş gününden sonra yapılacak itirazlar dikkate alınmaz. Yapılan itirazlar sonucu İhale Dokümanında değişiklik gerekmesi halinde Zeyilname ile İlan ve bildirimler yapılır.
• İhaleye İtiraz ve şikâyetler;
İhale ilanının yayınlanmasına müteakip ihale dokümanlarına yapılacak itirazlar ihale ilan tarihinden itibaren 2 (iki) iş günü içerisinde kayıtlı
elektronik posta, elden ya da iadeli taahhütlü posta ile şirkete bildirilir. Bu süre içerisinde verilmeyen itiraz, şikâyet ve başvurular değerlendirmeye alınmaz. İtirazın haklı görülmesi halinde dokümanda zeyilname ile değişiklik yapılır. Bu değişiklik dosya alan tüm isteklilere bildirilir. İhaleye hazırlık için ek süre ihtiyacı ortaya çıkması halinde, ihale süreci 7 iş gününe kadar ertelenebilir. Zeyilname ile düzeltilmeyecek hataların bulunması durumunda ihalenin iptal edilmesine karar verilir ve Basın Xxxx Xxxxxx aracılığı ile ilan edilerek isteklilere bildirilir.
. İhale sonrası ihale sonucuna yapılan itiraz ve şikâyetler;
İstekliler, ihale sonucu bildiriminin tebliğ tarihinden itibaren 2 (iki) iş günü içerisinde itirazlarını kayıtlı elektronik posta, elden ya da iadeli taahhütlü posta ile şirkete bildirilir. Bu süre içerisinde verilmeyen itiraz, şikâyet ve başvurular değerlendirmeye alınmaz
İhalelerde itiraz süresi 2 iş günü olup, bildirimlerin yapılması gereken süre 2 iş günü ve sözleşmeye davet süresi 2 iş gününden az olmamak üzere ihale dokümanında belirtilecektir. Buna göre;
İhale sonucunda yapılan itiraz ve şikâyetler, ihale ile ilgili şikâyet başvuruları, şirketimizce, ilgisine göre Talep sahibi Birim Direktörlüğü, İhale Komisyonu ve Hukuk Direktörlüğü tarafından oluşturulacak komisyonca, Raportörlüğü Satına Alma Direktörlüğünce yürütülerek 5 (beş) iş günü içerisinde cevaplandırılarak sonuçlandırılır.
İhaleye yapılan itirazlar yetkili kişilerce imzalanmış olarak ve ekinde imza sirküleri ve vekâletname ile birlikte şirketimiz kep adresi, posta adresi ya da elden verilmesi gerekir. İmzasız, yetkili kişilerce imzalanmayan, mail ile yapılan itirazlar dikkate alınmaz
Yapılan itiraz ve şikâyetler komisyon tarafından uygun görülmeyip, İhale Komisyon kararında bir değişiklik yapılmadıysa, İtirazı ve şikâyeti yapana, alınan red kararı iki iş günü içerisinde bildirilerek, ihale sürecine kaldığı yerden devam edilir.
Yapılan itiraz ve şikâyetin uygun görülmesi halinde, İhale Komisyonu kararı revize edilerek, iptal edilmesi durumunda veya değiştirilmesi durumunda yeni ihale sonucu tüm isteklilere bildirilerek ihale sürecine devam edilir.
17. İHALE İLAN FORMATI, SÖZLEŞME FORMATI VE TEKNİK VE İDARİ ŞARTNAME FORMATLARI
17.1. İHALE İLANI FORMATI;
17.1.1. İşin Adı
17.1.2. Şirket Adres Bilgileri
17.1.2.1. Şirketin Adresi:
17.1.2.2. Tel No:
17.1.2.3. Yetkili Personel e-posta:
17.1.2.4. Yetkili Personel Tel No:
17.1.2.5. Kayıtlı Elektronik Posta:
17.1.3. İhalenin yapılacağı yer, tarih, saat
17.1.4. İhale Dokümanının Alınabileceği/ Görüleceği Yer:
17.1.5. İşin süresi
17.1.6. Yerli Malı Teklif Eden Yerli İstekli Lehine Fiyat Avantajı Uygulanması
17.1.7. Yeterlilik Kriterleri
17.1.8. Tekliflerin veriliş şekli
17.2. SÖZLEŞME FORMATI;
17.2.1. Sözleşme Tarafları
17.2.2. Taraflara İlişkin Bilgiler
17.2.3. İşin Adı, Yapılma Yeri, Niteliği, Türü, Miktarı ve kapsamı
17.2.4. Sözleşmenin Dili
17.2.5. Tanımlar
17.2.6. Sözleşmenin Türü, Xxxxxx ve Masraflar
17.2.7. Sözleşmenin Ekleri
17.2.8. İşe Başlama ve Bitirme Tarihi ve Gecikme Halinde Alınacak Cezalar
17.2.9. Teminata İlişkin Hükümler
17.2.10. Faturalandırma ve Ödeme
17.2.11. İş Programı(Yapım)
17.2.12. Fiyat Farkı (Yapım ve Hizmet)
17.2.13. Alt Yüklenici Çalıştırılması(Yapım)
17.2.14. Sözleşme Devredilemez
17.2.15. İşin ve İş Yerinin Korunması ve Sigortalanması
17.2.16. Süre Uzatımı Verilebilecek Haller ve Şartları
17.2.17. Mücbir Sebep
17.2.18. Teslim, Muayene ve Kabul İşlemlerine İlişkin Şartlar
17.2.19. Yapı Denetimi ve Sorumluluğuna İlişkin Şartlar (Yapım)
17.2.20. Yüklenicinin/ Alt Yüklenicinin/ Teknik Sorumluluğuna İlişkin Şartları
17.2.21. Sözleşmede Değişiklik Yapılma Şartları
17.2.22. Taahhüdün Yerine Getirilmemesi
17.2.23. Sözleşmenin Feshine İlişkin Şartlar
17.2.24. Sözleşme Kapsamında Yaptırılabilecek İlave İşler,
17.2.25. Yüklenicinin Sözleşme Konusu İş İle İlgili Çalıştıracağı Personeller
17.2.26. Sözleşmede Bulunmayan İşler ile Özel Pozlara Ait Birim Fiyat Tespiti
17.2.27. İş Kalemi Miktarlarının Değişmesi
17.2.28. İşin Devamı Sırasında Kesin Hesapların Yapılması
17.2.29. Diğer Hususlar
17.2.30. Anlaşmazlıkların Çözümü
17.2.31. Yürürlük
17.3. TEKNİK ŞARTNAME FORMATI
17.3.1. Konu ve Tanımlar
17.3.2. Genel Hükümler, İşin Kapsamı
17.3.3. Malzeme Teknik Özellikleri
17.3.4. Garanti Süresi Bakım ve Destek
17.3.5. Fiyata dahil unsurlar
17.3.6. Eğitim ve Dokümantasyon
17.3.7. Birim fiyat tarifleri ( Elektrik Tesis İhaleleri)
17.3.8. Personel, Araç, Gereç Malzeme Kriterleri
17.4. İDARİ ŞARTNAME FORMATI;
17.4.1. İşin Adı
17.4.2. Şirket Adres Bilgileri
17.4.3. İhalenin yapılacağı yer, tarih, saat
17.4.4. İşin süresi
17.4.5. Dosya Temin Sekli
17.4.6. İhale Dokümanı ve Kapsamı
17.4.7. İhaleye Katılamayacak olanlar
17.4.8. Yeterlilik Kriterleri
17.4.9. Belgelerin sunuluş Şekli
17.4.10. İhalede yerli istekli ve fiyat avantajı olup olmayacağının düzenlenmesi
17.4.11. İhale dışı bırakılma nedenleri
17.4.12. Teklif Hazırlama Giderleri
17.4.13. İşin yapılacağı Yerin Görülmesi
17.4.14. İhale Dokümanında Açıklama Yapılması
17.4.15. İhale Dokümanında Değişiklik Yapılması
17.4.16. İhale Saatinden Önce İhalenin İptal edilmesi
17.4.17. İş Ortaklığı
17.4.18. Alt Yüklenici Çalıştırılıp, çalıştırılamayacağı
17.4.19. Teklif ve Sözleşme Türü
17.4.20. Teklifin Dili
17.4.21. Teklif ve Ödemelerde Geçerli Para Birimi
17.4.22. Tekliflerin Sunulma Şekli
17.4.23. Teklif Mektubu Şekil ve İçeriği
17.4.24. Tekliflerin Geçerlilik süresi
17.4.25. Teklif Fiyatına Dâhil olan masraflar
17.4.26. Geçici Teminat
17.4.27. Tekliflerin alınması ve Açılması
17.4.28. Bütün Tekliflerin Reddedilmesi ve ihalenin iptali
17.4.29. Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklifin Belirlenmesi
17.4.30. İhalenin Karara Bağlanması
17.4.31. İhale Kararının Bildirilmesi
17.4.32. Sözleşmeye Davet
17.4.33. Kesin Teminat
17.4.34. Sözleşme Yapılmasında İsteklinin Görev ve Sorumluluğu
17.4.35. Sözleşme Devredilemez
18. PARASAL LİMİTLERİN GÜNCELLENMESİ
Bu Prosedür de yer alan parasal limitler 2020 yılı Haziran ayı fiyatlarına göredir ve her bir yıl için ilgili yılın Haziran ayı TÜFE endeksine göre aşağıdaki formül uyarınca güncellenir:
MLt = MLt-1xTÜFEt-1,6/TÜFEt-2,6
MLt : t yılına ilişkin limit (TL), MLt-1 : t-1 yılına ilişkin limit (TL),
TÜFEt-1,6 : Bir önceki yılın Haziran ayı TÜFE endeksini, TÜFEt-2,6 : İki önceki yılın Haziran ayı TÜFE endeksini, ifade eder.