QUY TẮC TỐ TỤNG TRỌNG TÀI

PHỤ LỤC 7

QUY TẮC TỐ TỤNG TRỌNG TÀI

Các điều khoản chung

1. Trong phạm vi Mục A (Giải quyết tranh chấp giữa các Bên) của Chương 3 (Giải quyết tranh chấp) và Quy tắc Tố tụng Trọng tài (sau đây gọi là “các Quy tắc”):

(a) "cố vấn" là người được một Bên trả tiền để tư vấn hoặc hỗ trợ Bên đó liên quan đến tố tụng của hội đồng trọng tài;

(b) "hội đồng trọng tài " là một hội đồng được thành lập theo quy định tại Điều 3.7 (Thành lập hội đồng trọng tài);

(c) "trọng tài viên" là một thành viên của hội đồng trọng tài được thành lập theo Điều 3.7 (Thành lập hội đồng trọng tài);

(d) "trợ lý" là người mà, theo các điều khoản chỉ định trọng tài viên, thực hiện công việc nghiên cứu hoặc hỗ trợ cho trọng tài viên đó;

(e) “Bên nguyên đơn” là Bên yêu cầu thành lập hội đồng trọng tài theo quy định tại Điều

3.5 (Khởi kiện theo thủ tục trọng tài);

(f) “ngày” là ngày dương lịch;

(g) "Bên bị đơn" là Bên bị cáo buộc là vi phạm các quy định nêu tại Điều 3.2 (Xxxx xx);

(h) “quy trình tố tụng”, trừ khi được quy định khác, là quy trình tố tụng giải quyết tranh chấp của hội đồng trọng tài theo Mục A (Giải quyết tranh chấp giữa các bên) của Chương 3 (Giải quyết tranh chấp); và

(i) “đại diện của một Bên” là nhân viên hoặc bất kỳ người nào được một cơ quan hoặc tổ chức chính phủ hoặc bất kỳ tổ chức công nào của một Bên cử làm đại diện cho Bên đó trong một vụ tranh chấp theo quy định tại Hiệp định này.

2. Bên bị đơn sẽ đảm nhiệm các công việc hành chính hậu cần cho các phiên họp giải quyết tranh chấp, trừ khi các Bên có thoả thuận khác. Các bên sẽ cùng chịu các chi phí phát sinh cho việc tổ chức, bao gồm cả tiền thù lao và các khoản chi phí cho các trọng tài viên.

Thông báo

3. Mỗi Bên và hội đồng trọng tài sẽ gửi tất cả yêu cầu, thông báo, văn bản đệ trình hoặc tài liệu khác bằng thư điện tử tới Bên kia và gửi văn bản đệ trình và yêu cầu trong quy trình tố tụng trọng tài tới mỗi trọng tài viên. Hội đồng trọng tài cũng sẽ chuyển các tài liệu tới các Bên thông qua thư điện tử. Trừ khi được chứng minh khác, một thư điện tử sẽ được coi là được nhận vào ngày thư đó được gửi đi. Nếu bất kỳ tài liệu liên quan nào vượt quá dung lượng 10 megabyte, các tài liệu đó sẽ được gửi dưới định dạng điện tử cho Bên kia và, nếu phù hợp, tới mỗi trọng tài viên trong vòng hai ngày kể từ ngày gửi thư điện tử.

4. Bản sao của các tài liệu được gửi theo Quy tắc 3 sẽ được nộp cho Bên kia và, nếu phù hợp, cho mỗi trọng tài viên vào ngày gửi thư điện tử bằng fax, thư bảo đảm, chuyển phát nhanh, thư có xác nhận của người nhận hoặc bất kỳ phương tiện viễn thông nào khác mà có biên bản ghi nhận việc gửi các tài liệu trên.

5. Tất cả các thông báo được gửi tới cho Bộ Công thương Việt Nam và các Tổng vụ Thương mại của Ủy ban Liên minh châu Âu.

6. Lỗi do ghi chép trong bất kỳ yêu cầu, thông báo, văn bản đệ trình hoặc tài liệu khác có liên quan đến quy trình tố tụng của hội đồng trọng tài có thể được sửa đổi bằng cách gửi một tài liệu mới có ghi rõ những thay đổi.

7. Nếu ngày cuối cùng để gửi các tài liệu rơi vào một ngày lễ chính thức hợp pháp của Việt Nam hoặc của Liên minh, các tài liệu được coi là nhận được vào ngày làm việc tiếp theo.

Khởi động tố tụng trọng tài

8. Nếu căn cứ vào Điều 3.7 (Thành lập hội đồng trọng tài) hoặc các Quy tắc 22, 23 và 49, một trọng tài viên được chọn bằng cách bốc thăm, việc bốc thăm phải được thực hiện vào thời điểm và tại địa điểm do Bên nguyên đơn quyết định và thông tin ngay lập tức cho Bên bị đơn. Bên bị đơn có thể có mặt trong quá trình bốc thăm, nếu muốn. Trong mọi trường hợp, việc bốc thăm phải được thực hiện với sự có mặt của một Bên hoặc các Bên.

9. Nếu theo Điều 3.7 (Thành lập hội đồng trọng tài) hoặc các Quy tắc 22, 23 và 49, một trọng tài viên được chọn bằng phương thức bốc thăm và có hai chủ tịch của Ủy ban, thì cả hai chủ tịch, hoặc những người được ủy quyền của họ, hoặc chỉ một chủ tịch trong trường hợp chủ tịch kia hoặc người được ủy quyền không đồng ý tham dự bốc thăm, sẽ thực hiện lựa chọn bằng phương thức bốc thăm.

10. Các Bên sẽ thông báo việc chỉ định cho các trọng tài viên được lựa chọn.

11. Một trọng tài viên đã được chỉ định theo các thủ tục tại Điều 3.7 (Thành lập hội đồng trọng tài) sẽ xác nhận với Ủy ban về việc trọng tài viên đó có thể thực hiện nhiệm vụ được hay không trong vòng năm ngày kể từ ngày trọng tài viên đó nhận được thông báo chỉ định.

12. Các khoản thù lao và chi phí phải trả cho các trọng tài viên cần phù hợp với tiêu chuẩn của WTO. Thù lao cho trợ lý của mỗi trọng tài viên không được vượt quá 50% thù lao của trọng tài đó.

13. Các Bên phải thông báo cho hội đồng trọng tài các điều khoản tham chiếu đã được thỏa thuận như được quy định tại Điều 3.6 (Điều khoản tham chiếu của hội đồng trọng tài) trong vòng ba ngày kể từ ngày các Bên đạt được thỏa thuận.

Đệ trình bằng văn bản

14. Bên nguyên đơn phải gửi văn bản đệ trình không muộn hơn 20 ngày sau ngày thành lập hội đồng trọng tài. Bên bị đơn sẽ gửi phản hồi bằng văn bản không muộn hơn 20 ngày sau ngày nhận được văn bản đệ trình của Bên nguyên đơn.

Hoạt động của hội đồng trọng tài

15. Chủ tịch hội đồng trọng tài sẽ chủ trì tất cả các cuộc họp của hội đồng trọng tài. Hội đồng trọng tài có thể giao cho chủ tịch hội đồng trọng tài quyền quyết định về hành chính và thủ tục.

16. Trừ khi có quy định khác trong Chương 3 (Giải quyết tranh chấp), hội đồng trọng tài có thể tiến hành các hoạt động của mình bằng bất kỳ phương tiện nào, bao gồm cả bằng điện thoại, fax hoặc kết nối máy tính.

17. Việc dự thảo bất kỳ phán quyết nào là trách nhiệm riêng của hội đồng trọng tài và không được ủy quyền cho bất kỳ bên nào khác.

18. Trong trường hợp phát sinh thắc mắc về thủ tục tố tụng mà không được quy định tại Chương 3 (Giải quyết tranh chấp) và các phụ lục 7 (Quy tắc tố tụng), 8 (Quy tắc ứng xử của trọng tài viên và hòa giải viên) và 9 (Cơ chế hòa giải), hội đồng trọng tài sau khi tham vấn các Bên có thể ban hành một thủ tục thích hợp tương thích với các quy định đó.

19. Khi hội đồng trọng tài thấy rằng cần phải sửa đổi bất kỳ thời hạn tố tụng nào khác ngoài các thời hạn được quy định tại Mục A (Giải quyết tranh chấp giữa các Bên) của Chương 3 (Giải quyết tranh chấp) hoặc cần tiến hành bất kỳ điều chỉnh nào về thủ tục hay hành chính khác, hội đồng trọng tài sẽ thông báo bằng văn bản cho các Bên tranh chấp về lý do sửa đổi hoặc điều chỉnh và về thời hạn hoặc thời gian điều chỉnh cần thiết.

Thay thế trọng tài viên

20. Trong quy trình tố tụng trọng tài, nếu một trọng tài viên không còn khả năng tham gia, xin rút lui, hoặc phải được thay thế do không tuân thủ các yêu cầu của Phụ lục 8 (Quy tắc ứng xử của trọng tài viên và hòa giải viên), trọng tài viên thay thế sẽ được lựa chọn theo quy định tại Điều 3.7 (Thành lập hội đồng trọng tài) và các Quy tắc từ 8 đến 11.

21. Khi một Bên nhận thấy rằng một trọng tài viên không tuân thủ các yêu cầu của Phụ lục 8 (Quy tắc ứng xử của trọng tài viên và hòa giải viên) và vì lý do này cần phải thay thế, Bên đó phải thông báo cho Bên kia trong vòng 15 ngày kể từ thời điểm có bằng chứng về tình huống dẫn đến vi phạm nghiệm trọng Phụ lục 8 (Quy tắc ứng xử của trọng tài viên và hòa giải viên) của trọng tài viên.

22. Khi một Bên tranh chấp nhận thấy rằng một trọng tài viên không phải chủ tịch hội đồng trọng tài không tuân thủ các yêu cầu của Phụ lục 8 (Quy tắc ứng xử đối với trọng tài viên và hòa giải viên) và vì lý do này cần phải thay thế, các Bên sẽ tham vấn và, và nếu họ đồng ý thì chọn một trọng tài viên mới theo quy định tại Điều 3.7 (Thành lập hội đồng trọng tài) và các Quy tắc từ 8 đến 11.

Nếu các Bên không thể nhất trí về sự cần thiết phải thay thế một trọng tài viên, bất kỳ Bên nào cũng có thể yêu cầu đưa vấn đề này lên chủ tịch hội đồng trọng tài, người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.

Nếu, theo yêu cầu trên, chủ tịch hội đồng trọng tài phát hiện một trọng tài viên không tuân thủ yêu cầu của Phụ lục 8 (Quy tắc ứng xử của trọng tài viên và hòa giải viên) và vì lý do này cần phải thay thế, trọng tài viên mới được chọn phù hợp với Điều 15.7 (Thành lập hội đồng trọng tài) và các Quy tắc từ 8 đến 11.

23. Khi một Bên nhận thấy chủ tịch hội đồng trọng tài không tuân thủ các yêu cầu của Phụ lục 8 (Quy tắc ứng xử của trọng tài viên và hòa giải viên) và vì lý do này cần phải thay thế, các Bên sẽ tham vấn, và nếu họ đồng ý thì chọn một chủ tịch mới theo quy định tại Điều

3.7 (Thành lập hội đồng trọng tài) và các Quy tắc từ 8 đến 11.

Nếu các Bên không thể nhất trí về sự cần thiết phải thay thế chủ tịch hội đồng trọng tài, bất kỳ Bên nào cũng có thể yêu cầu đưa vấn đề lên một trong những thành viên còn lại trong danh sách các ứng viên chủ tịch hội đồng trọng tài được lập theo điểm 1(c) Điều 3.23 (Danh sách trọng tài viên). Thành viên này sẽ được lựa chọn bằng phương thức bốc thăm bởi chủ tịch Ủy ban Thương mại, hoặc người được chủ tịch ủy quyền. Quyết định của thành viên này về sự cần thiết phải thay thế chủ tịch hội đồng trọng tài là quyết định cuối cùng.

Nếu thành viên này quyết định rằng chủ tịch hội đồng trọng tài ban đầu không tuân thủ các yêu cầu của Phụ lục 8 (Quy tắc ứng xử của trọng tài viên và hòa giải viên) và vì lý do này cần phải thay thế, thành viên này sẽ lựa chọn một chủ tịch hội đồng trọng tài mới bằng cách bốc thăm trong số những cá nhân còn lại từ các danh sách ứng viên chủ tịch hội đồng trọng tài lập theo điểm 1(c) Điều 3.23 (Danh sách trọng tài viên). Việc lựa chọn chủ tịch hội đồng trọng tài mới sẽ được thực hiện trong vòng năm ngày kể từ ngày nộp hồ sơ hay từ ngày ra quyết định được quy định tại Quy tắc này.

24. Tố tụng hội đồng trọng tài sẽ tạm ngưng trong khoảng thời gian thực hiện các thủ tục quy định các Quy tắc từ 21 đến 23.

Phiên họp giải quyết tranh chấp

25. Chủ tịch hội đồng trọng tài sẽ ấn định ngày và thời gian tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp sau khi tham vấn với các Bên và các thành viên khác của hội đồng trọng tài. Chủ tịch hội đồng trọng tài sẽ thông báo bằng văn bản cho các Bên ngày và thời gian của phiên họp giải quyết tranh chấp. Thông tin này cũng sẽ được công bố công khai bởi Bên đảm nhiệm công việc hành chính hậu cần cho quy trình tố tụng, trừ khi phiên họp giải quyết tranh chấp là phiên họp kín. Trừ khi một Bên không đồng ý, hội đồng trọng tài có thể quyết định không triệu tập một phiên họp giải quyết tranh chấp.

26. Hội đồng trọng tài có thể triệu tập các phiên họp giải quyết tranh chấp bổ sung nếu các Bên đồng ý như vậy.

27. Tất cả các trọng tài viên phải có mặt trong suốt quá trình diễn ra các phiên họp giải quyết tranh chấp.

28. Các cá nhân dưới đây có thể tham dự phiên họp giải quyết tranh chấp, bất kể quy trình tố tụng được mở công khai hay không:

(a) đại diện của các Bên;

(b) cố vấn cho các Bên;

(c) chuyên gia;

(d) nhân viên hành chính, phiên dịch viên, biên dịch viên và thư ký tòa án; và

(e) trợ lý trọng tài viên.

29. Chỉ có các đại diện và các cố vấn của các Bên và các chuyên gia được quyền phát ngôn trước hội đồng trọng tài.

30. Không muộn hơn năm ngày trước ngày diễn ra phiên họp giải quyết tranh chấp, mỗi Bên phải cung cấp cho hội đồng trọng tài một danh sách tên của những người sẽ phát ngôn hoặc trình bày lập luận/phản biện tại phiên họp giải quyết tranh chấp thay mặt cho Bên đó và các đại diện hoặc tư vấn viên khác của Bên đó sẽ tham dự phiên họp giải quyết tranh chấp.

31. Hội đồng trọng tài sẽ tiến hành phiên họp giải quyết tranh chấp theo cách thức như sau, để đảm bảo rằng Bên nguyên đơn và Bên bị đơn có đủ thời gian như nhau để:

Xxxxx bày lập luận

(a) trình bày lập luận của Bên nguyên đơn;

(b) trình bày lập luận của Bên bị đơn.

Phản biện lập luận

(a) trả lời của Bên nguyên đơn;

(b) phản biện của Bên bị đơn.

32. Hội đồng trọng tài có thể đặt câu hỏi cho các Bên hoặc các chuyên gia tại bất kỳ thời điểm nào trong phiên họp giải quyết tranh chấp.

33. Hội đồng trọng tài sẽ chuẩn bị và gửi đi một biên bản ghi chép các ý kiến phát biểu tại mỗi phiên họp giải quyết tranh chấp sớm nhất có thể đến các Bên. Các Bên có thể góp ý vào biên bản và hội đồng trọng tài có thể xem xét các góp ý này.

34. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày kể từ ngày diễn ra phiên họp giải quyết tranh chấp, mỗi Bên có thể gửi một văn bản đệ trình bổ sung về các vấn đề phát sinh trong phiên họp.

Các câu hỏi bằng văn bản

35. Vào bất kỳ thời điểm nào trong quy trình tố tụng, hội đồng trọng tài cũng có thể đưa ra các câu hỏi bằng văn bản cho một hoặc cả hai Bên. Mỗi Bên sẽ nhận được một bản sao của tất cả các câu hỏi từ hội đồng trọng tài.

36. Một Bên phải gửi bản sao văn bản trả lời các câu hỏi của hội đồng trọng tài tới Bên kia. Mỗi Bên đều có cơ hội để đóng góp ý kiến bằng văn bản trả lời của Bên kia trong vòng năm ngày kể từ ngày nhận được văn bản trả lời đó.

Bảo mật thông tin

37 Mỗi Bên và các cố vấn của mình có trách nhiệm giữ bí mật những thông tin do Bên kia cung cấp cho hội đồng trọng tài mà Bên đó đã xác định là thông tin mật. Khi một Bên gửi một văn bản đệ trình mật cho hội đồng trọng tài thì theo yêu cầu của Bên kia, Bên đó cũng phải cung cấp một bản tóm tắt không bí mật những thông tin trong bản đệ trình của nó có thể công bố công khai không muộn hơn 15 ngày kể từ ngày yêu cầu hoặc đệ trình, tùy thuộc vào ngày nào đến sau, và một bản giải thích lý do tại sao thông tin không công khai là thông tin mật. Các Quy tắc này không ngăn cản một Bên công khai các quan điểm của mình Bên đó ở chừng mực mà, khi dẫn chiếu đến thông tin do Bên kia cung cấp, việc công khai đó sẽ không tiết lộ bất cứ thông tin nào đã được Bên kia xác định là thông tin mật. Hội đồng trọng tài sẽ họp kín khi văn bản đệ trình và tranh luận của một Bên có chứa thông tin mật. Các Bên và cố vấn của các Bên phải bảo mật các phiên họp giải quyết tranh chấp của hội đồng trọng tài khi đó là các phiên họp kín.

Tiếp xúc riêng

38. Hội đồng trọng tài sẽ không tiếp xúc hoặc trao đổi với một Bên nếu Bên kia vắng mặt.

39. Trọng tài viên không được phép thảo luận bất kỳ nội dung nào của quy trình tố tụng với một Bên hoặc cả hai Bên nếu vắng mặt các trọng tài viên khác.

Đệ trình tự nguyện

40. Trừ khi các Bên có thoả thuận khác trong vòng ba ngày kể từ ngày thành lập hội đồng trọng tài, hội đồng trọng tài có thể tiếp nhận văn bản đệ trình tự nguyện từ thể nhân hay pháp nhân được thành lập trên lãnh thổ của một Bên và độc lập với chính phủ của các Bên, với điều kiện các văn bản này được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày thành lập hội đồng trọng tài, phải ngắn gọn và không dài quá 15 trang đã được giãn dòng đôi, và có liên quan trực tiếp đến các vấn đề thực tế hoặc vấn đề pháp lý mà hội đồng trọng tài đang xem xét.

41. Văn bản đệ trình sẽ cung cấp thông tin chi tiết về chủ thể đưa ra bản đệ trình, dù là thể nhân hay pháp nhân, bao gồm thông tin về quốc tịch hoặc nơi thành lập, tính chất hoạt động, tình trạng pháp lý, mục tiêu chung và các nguồn tài chính, và xác định bản chất lợi ích liên quan của chủ thể đó trong quy trình tố tụng trọng tài. Văn bản đệ trình phải được soạn thảo theo các ngôn ngữ do các Bên lựa chọn theo các Quy tắc 39 và 40.

42. Hội đồng trọng tài phải liệt kê trong phán quyết của mình tất cả các văn bản đệ trình mà hội đồng trọng tài đã nhận được phù hợp với các Quy tắc 41 và 42. Hội đồng trọng tài không có nghĩa vụ phải phản hồi trong phán quyết của mình các lập luận trong các bản đệ trình. Mọi ý kiến đệ trình sẽ được gửi cho các Bên tham gia ý kiến. Các ý kiến đóng góp của các Bên sẽ được gửi trong vòng 10 ngày và cũng sẽ được hội đồng trọng tài xem xét.

Trường hợp khẩn cấp

43. Trong trường hợp khẩn cấp nêu tại Mục A (Giải quyết tranh chấp giữa các Bên) của Chương 3 (Giải quyết tranh chấp), sau khi tham vấn các Bên, hội đồng trọng tài sẽ điều chỉnh thời hạn quy định trong quy tắc tố tụng trọng tài này, nếu phù hợp, và thông báo cho các Bên về các điều chỉnh đó.

Phiên dịch và biên dịch

44. Trong quá trình tham vấn nêu tại Điều 3.3 (Tham vấn), và không muộn hơn ngày mà phiên họp được tổ chức theo khoản 2 Điều 3.8 (Giải quyết tranh chấp), các Bên nỗ lực để thỏa thuận một ngôn ngữ làm việc chung cho quy trình tố tụng trước hội đồng trọng tài.

45. Nếu các Bên không thể đạt được thoả thuận về một ngôn ngữ làm việc chung, mỗi Bên sẽ nộp văn bản đệ trình của mình bằng một trong các ngôn ngữ làm việc của WTO do Bên đó lựa chọn.

46. Các phán quyết của hội đồng trọng tài sẽ được đưa ra bằng ngôn ngữ hoặc các ngôn ngữ do các Bên lựa chọn.

47. Bất kỳ Bên nào cũng có thể đóng góp ý kiến về tính chính xác của bản dịch của một tài liệu được soạn thảo phù hợp với các Quy tắc này.

48. Bất kỳ chi phí nào phát sinh cho việc dịch thuật một phán quyết trọng tài sẽ do các Bên đồng chi trả.

Các thủ tục khác

49. Các Quy tắc này cũng áp dụng đối với quy trình tố tụng theo Điều 3.3 (Tham vấn),

3.13 (Khoảng thời gian hợp lý của việc tuân thủ), 3.14 (Rà soát các biện pháp đã thực hiện để tuân thủ báo cáo cuối cùng), 3.15 (Biện pháp khắc phục tạm thời trong trường hợp không tuân thủ) và 3.16 (Rà soát biện pháp đã thực hiện để tuân thủ sau khi thông qua các biện pháp khắc phục tạm thời đối với việc không tuân thủ). Trong trường hợp này, các thời hạn đưa ra trong các Quy tắc này sẽ được điều chỉnh phù hợp với thời hạn đặc biệt được quy định cho việc thông qua một phán quyết của hội đồng trọng tài trong các thủ tục khác đó.