地委會文件2021／第 42a 號 (於11.6.2021 會議討論)
元朗民政事務處
租用社區會堂／ 社區中心設施指南和條件
(適用於朗屏社區會堂、天晴社區會堂、天耀社區中心、天瑞社區中心、天暉路社區會堂及元朗市東社區會堂)
(二零一七年十一月起生效)
地委會文件2021／第 42a 號 (於11.6.2021 會議討論)
1. 申請資格
申請租用元朗區社區會堂／ 社區中心場地及設施的資格如下：
(a) | 政府部門、公營機構； |
(b) | 地方團體( 必須於元朗區設有正式辦事處)， 當中包括： ⚫ 資助福利機構; ⚫ 資助教育機構、津貼學校和非牟利學校； ⚫ 慈善團體( 根據《稅務條例》( 第 112 章) 第 88 條獲豁免繳稅的團體); ⚫ 非牟利機構( 根據《社團條例》(第 151 章) 註冊的機構或根據《公司條例》( 第 622 章)成立為法團的機構， 而該機構的會章或組織章程 大綱規定當機構解散時， 成員不會分攤任何利潤或資產)； |
(c) | 政府認可的地方委員會／ 團體， 例如互助委員會、鄉事委員會、街坊福利 會、業主立案法團， 以及業主委員會等等； |
(d) | 元朗區議會／ 新界西立法會議員辦事處。 |
註( 1 )： | 使用場地／設施舉辦的活動必須符合公眾利益，不違反香港法例，也不包含商業目的。 |
註( 2 )： | 申請團體／ 機構獲得元朗民政事務處( 本處) 批出租借申請後， 如被發現不符合申請資格， 本處有權取消已批出的租借申請， 惟本處會盡早通知有關申請團體／ 機構， 而已 繳款項將不獲發還。 |
註( 3 )： | 本處對所有申請有最終決定權。 |
2. 申請及繳費手續
(a) | 申請團體／ 機構須因應租訂場地模式， 在第 3 部份所列明的申請期限內向本處遞交填妥的申請表格，並列明合辦機構／ 協辦機構(如有的話)、活動的目的和程序。有關各場地及設施的收費， 請參閱[ 附件 I] 的收費表。如申請團體／機構及合辦機構／ 協辦機構( 如有的話) 符合[ 附件 II] 所載的豁免收費條件，可同時提出有關申請。合資格申請豁免的團體／ 機構須向本處出示相關文件以 茲證明。 |
(b) | 申請表可向元朗民政事務處社區事務組( 地址： 元朗xxxx 000 x元朗民政 事務處大廈 5 樓 506 室) 索取，亦可在民政事務總署網頁 (xxx.xxx.xxx.xx)下載。 |
(c) | 所有申請團體／ 機構可親身遞交或郵寄申請表格正本往新界元朗xxxx 000 x元朗民政事務處大廈 5 樓 506 室元朗民政事務處社區事務組) 或將申請表格正本放入置於本處 4 樓門外的收集箱內。此外， 申請團體／ 機構亦可選擇以傳真方式遞交申請表格副本(傳真號碼： 3188 4027)，惟為確保各團體／機構所遞交的表格為真確副本， 凡以此方式遞交申請表格副本的團體／ 機構須於申請期限內將申請表格正本交予本處職員以作核對。 未能提供表格正本作核對的副本將不獲受理。 以傳真方式遞交申請表的方法， 適用於定期連續租用及非定期連續租用的首輪申請， 以及定期連續租用的第二輪申請。 申請表格須由團體／ 機構負責人(例如主席、會長、總幹事、校長等) 親筆簽署並附以 機構蓋章，方為有效。以蓋印代替簽署，或資料不全的申請表格， 概不受理。 |
(d) | 凡租訂多用途禮堂舉辦活動， 在租用時段內， 最低參加活動人數不得少於 10 人； 凡使用會議室／ 活動／ 會議室／ 小組會議室／ 舞台會議室或舉辦活動，在租用時段內， 最低參加活動人數不得少於 5 人。倘若不符合以上規定， 用 場團體／ 機構會被記分( 詳情請參閱下列( 5h)條)。 |
(e) | 申請結果將會盡快以書面通知申請團體／ 機構。 未經許可， 不得增加合辦機 構／ 協辦機構或更改申請表所列的合辦機構／ 協辦機構。 |
(f) | 申請獲批准後， 如須向申請團體／ 機構收取費用， 本處將會寄發繳費通知書 予申請團體／ 機構付款。 |
(g) | 申請團體／ 機構應盡早按繳費通知書所載方式付款。證明費用已收訖的繳費通知書會作為使用場地及設施的許可證， 申請團體／ 機構須在擬定活動開始之前， 向社區會堂／ 社區中心負責人員出示。 申請團體／ 機構切勿交付現金 予社區會堂／ 社區中心職員。 |
(h) | 申請團體／ 機構當場如未能出示證明費用已收訖的繳費通知書或豁免繳費批 准書， 即不得使用場地及設施。 |
(i) | 申請團體／ 機構如擬取消活動， 最遲須於活動舉行日期前七個工作天 給予通知。 若合符上述規定， 申請團體／ 機構日後可憑證明費用已收訖的繳費通知 書獲安排退回已繳款項。 |
(j) | 如申請團體／ 機構已租用的場地因緊急支援安排之故須預留供政府部門使用， 例如讓受颱風影響的市民棲身， 或當有關設施用作臨時避寒／ 避暑中心時供尋求庇護者使用等， 本處會盡早通知受影響的申請團體／ 機構。 申請團 體／ 機構亦可主動向本處職員查詢用場的最新情況， 以獲得最新訊息。 申請 團體／ 機構可憑證明費用已收訖的繳費通知書獲退回已繳款項。 |
(k) | 若租用團體／ 機構在使用社區會堂／ 社區中心設施時懸掛八號或以上颱風訊號， 有關設施將立即停止使用。 在上述警告訊號除下後兩小時內， 本區各社區會堂／ 社區中心將會重新開放。若懸掛黑色暴雨警告訊號， 團體／ 機構可 續留在社區會堂／ 社區中心( 禮堂被用作臨時收容中心時除外)。 |
(l) | 如申請團體／ 機構沒有依時到場， 而且沒有按上文(i) 項所規定給予通知， 已 繳款項概予沒收。 |
(m) | 如收費活動獲豁免繳費， 申請團體／ 機構須在活動完結後一個月內， 遞交自行核證的帳目報表( 載於[ 附件 VI])， 證明沒有從活動得到收益。 申請團體／機構獲豁免繳費而其後被發現不符合資格獲得豁免， 必須補付原獲豁免的費用。 申請團體／ 機構在提交自行核證的活動帳目報表時無須提交單據及證明文件。但由於本處會對獲豁免繳費的收費活動的帳目報表作抽樣查核， 申請 團體／ 機構必須保留有關活動的單據及證明文件 兩年 。本處日後如選擇有關的自行核證活動帳目報表作抽樣查核時， 申請團體／ 機構須提交有關單據及證明文件。 如申請人未能應民政事務處要求提交單據／ 證明文件， 須補付原 獲豁免的費用。 |
3. 遞交申請表的限期及批核準則
(a) 定期連續租用 ( 請填寫申請表格 A1 )
(i) 定期連續租用適用於星期一至六( 每月第一個星期五及公眾假期除外) 的任何時段。
(ii) 申請團體／ 機構欲租用本處轄下場地以舉辦定期連續舉行活動（ 例如每 星期一次的活動）， 可於下列限期內遞交申請：
租用場地日期 | 遞交申請限期 | |
x屏社區會堂、天耀社 區中心、天瑞社區中心 | 天晴社區會堂、天暉路社區 會堂、元朗市東社區會堂 | |
四月至六月 | 一月一日至七日 | 十二月一日至七日 |
七月至九月 | 四月一日至七日 | 三月一日至七日 |
十月至十二月 | 七月一日至七日 | 六月一日至七日 |
翌年一月至三月 | 十月一日至七日 | 九月一日至七日 |
(iii) 租用場地的時間每次不得超過兩個小時， 節數只限以下九節： ( 1 ) 上午七時至上午八時 ( 2 ) 上午八時至上午十時 ( 3 ) 上午十時至中午十二時 ( 4 ) 中午十二時至下午二時 ( 5 ) 下午二時至下午四時 ( 6 ) 下午四時至下午六時 ( 7 ) 下午六時至下午八時 ( 8 ) 下午八時至下午十時 ( 9 ) 下午十時至下午十一時 | ||
註： 第( 9 ) 節只適用於租用朗屏社區會堂及天耀社區中心場地。 | ||
(iv) 如本處於上述申請日期內收到超過一份擬在同一時段租用場地的申請，將以抽籤形式決定中籤團體／ 機構。 任何中籤團體／ 機構放棄使用場地或因違規而被取消使用場地，本處會於收到有關通知／ 申請後盡早更新可供租用時段資料， 並張貼於本處 5 樓告示板及本區 6 個社區會堂／ 社區中心， 以供參閱。有興趣申請餘下可租用時段的團體／ 機構須於本處公佈有關資料時同時公布的三個工作天期限內向本處遞交申請表， 遞交方法與上文第 2 (c) 條所述相同。倘若本處在期限內收到超過一份就相同場地及時段的申請，則會安排進行該等場地的第二輪抽籤，以分配場地。若第二輪抽籤的中籤團體／ 機構亦放棄使用場地， 本處會再更新相關資料， 並以先到先得的原則分配場地。 (v) 續租場地會被視作新的申請， 故此本處不能保證續租申請必獲批准。 (vi) 每個團體／ 機構可就本區 6 個社區會堂／ 中心遞交不多於 210 個時段的定期連續租用申請。如本處發現有團體／ 機構屆時遞交多於 210 個時段的申請， 該團體於該季遞交的所有定期連續租用申請將不獲受理。 | ||
(b) 非定期連續租用( 請填寫申請表格 A1 ) (i) 非定期連續租用適用於星期六、 日及公眾假期的任何時段。此外亦適用於每年十二月二十四日( 平安夜)及十二月三十一日( 除夕)。 (ii) 每月第一個星期五( 公眾假期除外) 的所有時段會預留作社福機構( 獲得社會福利署資助的機構)、或慈善機構( 根據《稅務條例》( 第 112 章)第 88條獲豁免繳稅的團體) 申請非定期連續租用，若該月第一個星期五為公眾假期， 則不會再於該月另覓星期五預留作社福機構及慈善機構申請非定期連續租用。 (iii) 申請團體／ 機構欲租用本處轄下場地以供舉行非定期連續活動（ 例如每 月一次的活動）， 可於下列限期內遞交申請： | ||
遞交申請限期 | ||
租用場地日期 | x屏社區會堂、天耀社區中 心、天瑞社區中心 | 天晴社區會堂、天暉路社區 會堂、元朗市東社區會堂 |
四月至六月 | 十二月一日至七日 | 十一月一日至七日 |
七月至九月 | 三月一日至七日 | 二月一日至七日 |
十月至十二月 | 六月一日至七日 | 五月一日至七日 |
翌年一月至三月 | 九月一日至七日 | 八月一日至七日 |
(iv) 如本處於上述申請日期內收到超過一份擬在同一時段租用場地的申請，將以抽籤決定中籤團體。 倘若中籤申請團體／ 機構取消租用時段或因違規而被取消使用場地， 本處會於收到有關通知／ 申請後盡早更新可供租用時段資料，並張貼於本處 5 樓告示板及本區 6 個社區會堂／ 社區中心，以供參閱。 有興趣申請餘下可租用時段的團體／ 機構可在本處公布的日期起遞交申請表， 本處會以先到先得的原則分配場地。 上文第 2( c) 條所 述的傳真遞交申請表方法並不適用於非定期連續租用的第二輪申請( 即先到先得申請)。 (v) 每個團體／ 機構可就本區 6 個社區會堂／ 中心遞交不多於 162 時段的非定期連續租用申請。如本處發現有團體／ 機構屆時遞交多於 162 個時段 的申請， 該團體於該季遞交的所有非定期連續租用申請將不獲受理。 | ||
(vi) 為使更多區內團體／ 機構有機會使用場地舉辦非定期連續活動， 每個團體／ 機構於每個月只可使用同一場地一次。
(vii) 本處對租用場地申請保留最終決定權。
(c) 元 x 區 資 助 教 育 機 構、津 貼 x x x x x x x x x x x x x x (x x x x x x x X0) (i) 申請的機構／ 學校需位於元朗。
(ii) 預留申請適用於星期一至五( 公眾假期及每月第一個星期五除外)。
(iii) 申請只適用於舉辦大型活動( 如畢業典禮及大型比賽活動等)。
(iv) 有關申請的參與人數必須超過 100 人。
(v) 活動的合辦機構／ 協辦機構必須為本區資助教育機構、津貼學校及非牟利學校。
(vi) 每個場地於同一星期內只會接受一個預留申請。
(vii) 元朗區資助教育機構、津貼學校及非牟利學校欲預留元朗民政處轄下場地以供舉行非定期連續活動大型活動， 可於下列限期內遞交申請﹕
租用場地日期 | 遞交申請限期 | |
x屏社區會堂、天耀社區中心、 天瑞社區中心 | 天晴社區會堂、天暉路社區會堂、 元朗市東社區會堂 | |
四月至六月 | 十一月一日至七日 | 十月一日至七日 |
七月至九月 | 二月一日至七日 | 一月一日至七日 |
十月至十二月 | 五月一日至七日 | 四月一日至七日 |
翌年一月至三月 | 八月一日至七日 | 七月一日至七日 |
(viii) 如本處於上述申請時段內收到超過一份擬在同一星期租用同一場地的合資格申請， 本處將以抽籤形式決定中籤教育機構／ 學校。有關結果會張貼於本處 5 樓告示板及本區 6 個社區會堂／ 社區中心， 以供參閱。倘若中籤申請團體／ 機構取消租用時段或因違規而被取消使用場地， 有關的用場將會由定期連續租用的中籤團體／ 機構使用。
(ix) 各教育機構／ 學校於同一曆年內只會獲預留場地一次， 其他場地申請請以定期連續租用申請或非定期連續租用形式申請( 填寫申請表格 A1)。
(x) 教育機構／ 學校獲預留場地後不得更改活動性質， 除更改時間及增減合辦機構／ 協辦機構外， 任何其他活動的更改均會被視作新申請。
4. 取消租用場地、更改活動性質及增減合辦／ 協辦團體／ 機構
(a) | 如需取消使用獲分配時段、更改已獲批准的活動內容或增減合辦／ 協辦團體／機構，申請團體／機構必須最遲於 活動舉行日期前七個工作天 以書面通知本 處。有關申請必須附有負責人親筆簽署及機構蓋章作實。 |
(b) | 申請團體／ 機構如欲更改已獲批准的活動內容， 需獲得本處批准方能進行活動。如果申請團體／ 機構在修訂活動後所需的活動時間少於原先獲批的活動時 間， 本處會把剩餘時段提供其他團體／ 機構申請租用， 已繳款項將不獲發還。 |
(c) | 若租用團體／ 機構在使用社區會堂／ 社區中心設施時懸掛八號或以上颱風訊號， 有關設施將立即停止使用。在上述警告訊號除下後兩小時內， 本區各社區會堂／ 社區中心將會重新開放。若懸掛黑色暴雨警告訊號， 團體／ 機構可續留在社區會堂／ 社區中心( 禮堂被用作臨時收容中心時除外)。申請團體／ 機構可 主動向本處職員查詢場地情況， 以獲得最新訊息。 |
5. 申請團體／ 機構須遵守的規則及條件
(a) | 為確保消防安全， 申請團體／ 機構須遵照下列規則及條件： (i) 戶內及戶外活動 • 租用的場所必須用作舉行指定的活動／ 項目。 |
• 不得更改所租場所的結構設計或間隔， 致令場所的負荷量超出指定限 度， 或對緊急逃生構成困難。 • 不得使用易燃的裝飾物。 • 如設置觀眾座椅， 須把座椅分組相扣， 每組不少於 4 張， 每行不多於 14 張。 • 電線須放置在適當地方， 以免對觀眾／ 參加者構成危險。 • 不得在舞台設置易燃的布景或裝飾物。 • 不得在場內掛設易燃的充氣氫氣球。 • 所有出口門均不得上鎖。 • 所有樓梯、出口及走廊均須保持暢通無阻，並有足夠照明。 (ii)戶外活動 • 如設舞台， 舞台必須搭建穩固， 並符合屋宇署／ 建築署所規定的安全標準。此外， 舞台須與其他建築物至少相距 6 米。 • 只可使用電力燈光設備作照明之用。 • 必須設置鐵馬， 分隔觀眾／ 參加者與表演區、廣播系統及燈光控制間。 • 在下列地點各設一個 9 公升裝水式／ 二氧化碳滅火筒： ⯎ 指揮站； ⯎ 主要出入口。 | |
(b) | 所辦活動必須按照申請團體／ 機構先前提交的程序進行。申請團體／ 機構須在活動進行期間， 維持場內秩序及紀律良好，並盡量避免產生過大聲浪， 影響其 他使用社區會堂／ 社區中心的人士。 |
(c) | 除非事先獲得本處許可， 申請團體／ 機構使用禮堂時， 不得張貼或懸掛海報、標語、橫額或肖像； 進行競投、募捐、售賣活動、收取金錢、物資等； 進食或容許除導盲犬外的動物進入社區會堂／ 社區中心，亦不得高呼口號或進行任何擾亂公共秩序的活動。 有關張貼宣傳印刷品的指引及申請手續， 請參閱[ 附件 VIII]。不得在地上灑粉末。不准吸煙、煮食及燃點火種或使用煙火。不可擅自 轉讓場地。 |
(d) | 申請團體／ 機構須為會場布置承擔責任， 例如座位等， 以及不得在牆壁、家具及其他設備打上釘子或加上難於清除的物料， 例如油漆或其他相類物料。場內 的設備、家具或構造物如有任何損壞， 申請團體／ 機構須負責賠償。 |
(e) | 申請團體／ 機構須在活動結束後把場地回復舊貌及清理場地。 |
(f) | 申請團體／ 機構可自備音響器材。如須於禮堂上演戲劇或舉行其他表演而需使用音響器材或燈光設備， 須於申請租用場地時一併提出申請及遞交使用音響器材／ 舞台射燈同意書( 見[ 附件 III])。如獲批准， 申請團體須提供有經驗技術員或操作員操作控制台， 並通知社區會堂／ 社區中心負責人員。申請團體／ 機構 須對活動引致的任何損壞負上全責。 |
(g) | 本處職員有權隨時進入申請團體／ 機構所租用社區會堂／ 社區中心的任何地方， 並可因應當時的情況， 就申請團體／ 機構繼續使用場地， 增訂條件。如申請團體／ 機構不遵守該等條件， 本處職員可隨時終止其使用權， 以及要求所有 人離開場地。 |
(h) | 申請團體／ 機構須嚴格遵守本指南、規則和條件， 否則會被記分。每宗違規事項都會被記分以及獨立計算， 不論違規事項是否屬同一活動。每宗違規事項所記的分數按嚴重程度計算， “輕微違規” 記 3 分、“嚴重違規”記 5 分， 以及“非常嚴重違規”記 10 分。申請團體／ 機構在 12 個月內累計被記滿 10 分或以上， 即會被禁止於下兩個季度在本區預訂社區會堂／ 社區中心及以合辦機構／ 協辦機構名義使用社區會堂／ 社區中心設施， 或視乎違規情況， 即時被撤銷已批准租用社區會堂／ 社區中心設施。記分制度詳情載於[ 附件 IV]， 計算記分的示例則載於[ 附件 V]。本處會向被發現違規的團體／ 機構發出警告信， 而該團體／機構可在信件發出日起兩星期內提出書面申述， 交予本處考慮。如經本處考慮 後認為申述有理， 相關記分將予取消。 |
(i) | 如果申請團體／ 機構需要冷氣供應， 可於遞交預訂場地申請表時一併申請， 並按照規定繳付費用。如果申請團體／ 機構屬於使用場地可豁免收費的機構， 本處會按照特定條件免費供應冷氣。 根據機電工程署的指引， 夏季期間供應冷氣，溫度只可定為攝氏 25.5 度。假如場地空氣流通欠佳，應調校空氣調節系統， 向場地提供鮮風。 |
(j) | 民政事務總署已與香港作曲家及作詞家協會有限公司、香港音像版權有限公司和香港音像聯盟有限公司就在社區會堂／ 社區中心表演由該三家機構控制或管理的版權文學作品和音樂作品、播放或放映錄音製品、音樂錄像和xx OK錄像製品簽訂特許協議。申請團體／ 機構如在社區會堂／ 社區中心表演、播放及／ 或放映的版權作品由該三家版權特許機構控制或管理， 而其表演、播放及 ／ 或放映該等作品並非相關特許協議所豁除， 申請團體／ 機構無須另行向上述機構申請特許。豁除事項載於[附件 IX]。申請團體／ 機構不得妨礙、阻礙或阻止上述機構為着行使相關特許協議所訂進入場地的權利( 如有) 而進入申請團體 ／ 機構使用的社區會堂／ 社區中心的任何地方。 |
(k) | (i) 除第 5 (j)條另有規定外， 申請團體／ 機構不得在社區會堂／ 社區中心或其任何部分使用(不論屬表演、放映或播放或其他方式)任何版權作品 ( 包括但不限於歌詞、音樂、戲劇、預錄音樂、音樂錄像、xx OK 錄像及影片)，除非申請團體／ 機構已自行支付費用及開支以取得並備存有關版權擁有人所 規定或必要的一切所需批准、許可證或牌照。 (ii) 在使用社區會堂／ 社區中心期間， 申請團體／ 機構不得及須確保其獲授權使用 者不會進行或作出任何侵犯任何人知識產權或任何其他權利的表演或作為。 |
(l) | 就第 5 條而言，“ 知識產權” 指專利、商標、服務商標、商用名稱、設計產權、版權、網域名稱、數據庫產權、專門技能產權、新發明、設計或程序及其他知識產權，不論有關知識產權屬已知或日後產生 (不論屬任何性質及在任何地點產生)，以及在個別情況下，有關知識產權是否已註冊，包括要求獲授任何該等權 利的申請 |
(m) | 申請團體／ 機構如表演、播放及／ 或放映任何音樂版權作品， 須填寫香港作曲家及作詞家協會有限公司的節目報表， 並於最後一次表演的日期起計 30 天內把填妥的報表交回該協會。有關節目報表可於本區各個社區會堂／ 社區中心接 待處索取。 |
(n) | 申請團體／ 機構以及其成員、合伙人、僱員、承辦商、代理人及持牌人( 下稱申請人的「有關連人士」)， 不論是否應邀者， 在使用或身處社區會堂／ 社區中心期間， 概須自行承擔風險。政府或其任何僱員、代理人或承辦商， 均無須為下列任何事項或就下列任何事項負上任何法律責任： (i) 不論何種原因(不論是否因為政府及其任何僱員、代理人或其他人士的任何作為、不作為、失責或疏忽) 導致申請團體／ 機構或其任何有關連人士的任何財產有所損失或損壞； 或 (ii) 申請團體／機構或其任何有關連人士受傷或死亡(除非該等傷亡是由政府或其任何僱員或代理人疏忽所致)； 而上述事情均由於申請團體／ 機構或其任何有關連人士使用社區會堂／ 社區中心而直接或間接引起的， 或源於或關於申請團體／ 機構或其任何有關連人士 使用社區會堂／社區中心而直接或間接引起的。 |
(o) | 申請團體／ 機構須就下列事項對政府作出彌償， 並全面而有效地持續作出彌償： |
(i) 任何及所有共同或個別向政府威脅作出、提出或成立的申索( 不論是否全部或部分成功、妥協、和解、撤回或中止)、訴訟、調查、索求、法律程序或 判決( 下稱“ 申索”)； | |
(ii) 政府因任何申索或就任何申索須支付或招致的任何及所有關於法律責任的 費用、損失賠償、損害賠償、訟費、收費或開支( 包括所有法律費用及其他 判給費用、訟費、付款、收費或開支)； |
而上述事情均由於申請團體／ 機構或其任何有關連人士使用社區會堂／ 社區 中心而直接或間接引起的， 或源於或關於申請團體／ 機構或其任何有關連人士使用社區會堂／ 社區中心而直接或間接引起的， 包括上文第 5(n) 條所提述的任何損失、損壞、受傷或死亡(除非該等傷亡是由政府或其任何僱員或代理人疏忽 所致) ， 以及任何人的知識產權或任何其他權利遭侵犯。 | |
(p) | 如源於申請團體／ 機構或其任何有關連人士疏忽， 而引致政府或其任何僱員、代理人或承辦商的任何財產有所損失或損壞， 或政府任何僱員、代理人或承辦商受傷或死亡， 申請團體／ 機構須向政府作出彌償， 並全面而有效地持續作出 彌償。 |
(q) | 就第 5(n) 條、第 5(o)條及第 5(p)條而言，“疏忽”的涵義與《管制免責條款條例》 (第 71 章)第 2( 1) 條給予該詞的涵義相同。 |
(r) | 在不影響前述規定的一般性原則下， 民政事務處有權就本規則及條件作出詮釋及例外規定。申請團體／ 機構如不遵守或履行本文所載的任何規則及條件， 本處可取消申請團體／ 機構租訂社區會堂／ 社區中心或終止申請團體／ 機構使 用社區會堂／ 社區中心的權利。 |
(s) | 社區會堂／ 社區中心的核准使用時段完結並不損害本文所載任何可予遵守或履行的規則及條件， 即使核准使用時段完結亦然( 包括但不限於第 5( o) 條及第 5(p) 條)， 而有關規則及條件須留存， 並繼續對申請人具約束力， 以及仍然具有 十足效力及作用。 |
6. 場地開放時間及可容納人數
社區會堂／ 社區中心 | 場地 | 可容納人數 | 開放時間 |
x屏社區會堂 | 禮堂 | 350 | 天晴社區會堂、天瑞社區中心、 天暉路社區會堂及元朗市東社區會堂： 星期一至星期六：上午 7 時至晚上 10 時星期日及公眾假期： 不定時開放 朗屏社區會堂及天耀社區中心： 星期一至星期六：上午 7 時至晚上 10 時+ + 可按要求延長至晚上 11 時 星期日及公眾假期：不定時開放 |
會議室 | 30 | ||
天晴社區會堂 | 禮堂 | 450 | |
活動／ 會議室 | 40 | ||
小組會議室 | 15 | ||
天耀社區中心 | 禮堂 | 450 | |
會議室 | 50 | ||
天瑞社區中心 | 禮堂 | 350 | |
會議室 | 30 | ||
天暉路社區會堂 | 禮堂 | 450 | |
會議室 | 30 | ||
舞台會議室 | 20 | ||
元朗市東社區會堂 | 禮堂 | 450 | |
會議室 | 30 |
7. 可供借用的設備
如欲申請借用社區會堂／ 社區中心的設備， 請於遞交場地租用申請表格時一併申請。本區各社區會堂／ 社區中心內可供借用的設備及其數量詳見[ 附件 VII]。另亦歡迎申請團體／ 機構使用壁報板張貼宣傳印刷品， 詳情可參閱《在社區會堂／ 社區中心張貼宣傳印刷品的指引及申請手續》 [附件 VIII]。
8. 展示設施使用情況的資料
為方便市民了解場地設施的使用情況及舉辦活動的資料， 本處會在社區會堂／ 社區中心內展示為期一個月的場地租訂情況， 並提供每星期租用場地機構的名稱、舉辦活動的名稱、活動聯絡人的姓名及聯絡電話等資料。
9. 查詢
電話：0000 0000，傳真：2474 7261
檔號：YL 121/5/03元朗民政事務處 二零一七年十一月
民政事務總署 元朗民政事務處
2017 年 11 月修訂版
[附件 I]
朗屏社區會堂／天晴社區會堂／天耀社區中心／天瑞社區中心／天暉路社區會堂／元朗市東社區會堂租場收費表
（二零一七年十一月更新）
場 地 | 費 用 | 說 明 | |
禮堂 | 每小時收費 90 元 | 租用場地的團體／機構需自備擴音系統及自聘技術員操縱燈光控制板，並需自行安排座位。 如需使用舞台燈光，應在申請場地表格內註明（收費見左列）。 椅子可免費借用，但須在申請場地表格內列明數量。 | |
以下可選擇項目的附加費︰ | |||
空氣調節 | 每小時收費 | ||
x屏社區會堂 | 116 元 | ||
天晴社區會堂 | 140 x | ||
xx社區中心 | 140 元 | ||
天瑞社區中心 | 89 x | ||
xx路社區會堂 | 160 元 | ||
元朗市東社區會堂 | 140 元 | ||
燈光控制設備 | 18 元 | ||
化妝室 | 男化妝室與女化妝室的每小時收費均為 6.5 元。 如需使用空氣調節，男化妝室與女化妝室均會每小時另收 7 元。 | 如需使用化妝室，應在申請場地表格內註明（收費見左列）。 | |
會議室 | 每小時 44 元；如需使用空氣調節， 每小時需另收 10 元。 | 供應枱、椅子及白板。 | |
活動／會議室小組會議室／舞台會議室 | 每小時 48 元；如需使用空氣調節， 每小時需另收 11 元。 | 供應枱、椅子及白板。 | |
2017 年 11 月修訂版
[附件 II]
元朗民政事務處
x屏社區會堂／天晴社區會堂／天耀社區中心／天瑞社區中心／天暉路社區會堂場地／元朗市東社區會堂豁免收費準則
1. 政府部門可免費使用有關設施。
2. 屬下列類別的機構，如使用有關設施，以舉辦非牟利社區活動，可獲完全豁免收費：
(i) 資助福利機構；
(ii) 資助教育機構、津貼學校及非牟利學校；
(iii) 立法會議員辦事處和區議員辦事處；
(iv) 根據《稅務條例》(第 112 章) 第 88 條獲豁免繳稅的慈善團體或慈善信託；
(v) 符合下列條件的非牟利機構：
◼ 根據《社團條例》(第 151 章)註冊的機構；或
◼ 根據《公司條例》(第 622 章)成立為法團的機構，
而該等機構的會章或組織章程大綱明確規定當機構解散時，成員不會分攤任何利潤或資產。
(vi) 政府認可的地方委員會，例如青年活動委員會、分區撲滅罪行委員會、互助委員會、鄉事委員會、街坊福利會、業主立案發團、業主委員會等。
3. 立法會和區議會的候選人如申請在提名結束後至選舉日期間，使用有關設施以進行選舉會議，則可獲完全豁免收費。
4. 元朗民政事務處有權就是否豁免收費作最後決定。
[附件 III]
使用音響器材/舞台射燈同意書
本人 *先生／女士是 (團體
/學校名稱)的負責人，於 (舉辦日期)租用
*社區會堂／社區中心的多用途禮堂舉辦
(活動名稱)，時間由*上午／下午 時至*上午／下午 時。其間，本團體/學校
必需使用音響器材／舞台射燈。現同意自行派員負責操作音響器材／舞台射燈設備控制板。如在操作期間發生意外，亦會自行負責。若有關音響／照明設備因人為錯誤而招致損毁，本人願意賠償所用損失。
申請人姓名︰
申請人簽署︰
申請人職位︰
團體/學校印鑑︰
日 期︰
*請刪去不適用者
附註︰本表格所載的資料，將用於核對和記錄用途。
[ 附件 IV]
違規記分制度架構
項目 | 違反規則和條件的事項 | 違規嚴重程度 | 所記分數 |
1 | 參加人數未達最低規定。 | 輕微違規 | 3 |
2 | 遲到 15 分鐘或以上。 | ||
3 | 輕微行為不當或違規， 例如在場地造成滋擾、 在地板灑上粉末、 沒有清理場地和把場地回復原狀、 沒有事先獲得民政事務處批准懸掛橫額、張貼海報或 標語、進食等。 | ||
4 | 未能在活動舉行日期 7 個工作天前給予通知而取消使用獲配時段。 | ||
5 | 未能在活動舉行日期 7 個工作天前提出申請要求更改活動性質或增加／ 更改合辦機構／ 協辦機構。 | ||
6 | 未能出示租用社區會堂／ 社區中心設施的批准信。 | ||
7 | 沒有依時交還場地。 | ||
8 | 參加人數超過社區會堂／ 社區中心的最高人數限制。 | 嚴重違規 | 5 |
9 | 沒有在獲豁免繳費的收費活動完成後一個月內提交 活動後帳目報表， 或未能應要求提交單據／ 證明文件。 | ||
10 | 沒有到場使用設施。 | ||
11 | 沒有事先取得民政事務處批准而更改活動性質或增加/ 更改合資格的合辦／ 協辦機構。 | ||
12 | 令設施永久損壞， 例如導致廣播系統和硬件需更換。租用機構需繳付更換設備的費用。 | 非常嚴重違規 | 10 (或視乎情況即時撤銷使用設施的批准) |
13 | 嚴重行為不當和違規， 例如吸煙、煮食、 燃點火種或使用煙火。 | ||
14 | 把獲分配時段轉讓予另一機構。 | ||
15 | 活動收費， 與原本聲稱為非收費活動不符。 | ||
16 | 沒有事先取得民政事務處批准而進行競投、募捐、售賣活動。 | ||
17 | 增加不合資格的合辦／ 協辦機構。 |
[ 附件 V]
計算違規記分示例
假設團體／ 機構可租訂社區會堂／ 社區中心設施，而租訂申請是按季處理，以及用抽籤方式分配時段， 而擬於 2016 年第四季租用設施的申請者， 可於 2016年第二季結束前提交申請。抽籤在 2016 年第三季季初進行， 中籤的申請者會收到書面通知。
例子 A
記分 | 3 | 5 | 3 |
違規日期 | 2015 年 6 月 1 日 | 2016 年 1 月 10 日 | 2016 年 6 月 5 日 |
總累記分數 | 3 | 8 | 8 |
在 2016 年 6 月 5 日， 12 個月內累記分數只有 8 分， 因為 2015 年 6 月 1 日所記的 3 分在 2016 年 6 月 1 日已經撤銷。 | |||
例子 B | |||
記分 | 3 | 5 | 3 |
違規日期 | 2015 年 6 月 1 日 | 2016 年 1 月 10 日 | 2016 年 5 月 28 日 |
總累記分數 | 3 | 8 | 11 |
在 2016 年 5 月 28 日， 12 個月內累計共記 11 分， 被禁止在下兩個季度租訂社區會堂／ 社區中心設施( 即 2016 年第四季及 2017 年第一季) ，而 3 宗違規事項被記的 11 分已悉數扣除。假設該機構在 2016 年第二季餘下時間及第三季有其他租訂獲批，除非另有指示，否則仍可使用已獲分配的節數，直至 2016 年第三季為止。在 2016 年 5 月 28 日後出現的違反規則和條件事項， 會重新累計分數。 | |||
例子 C | ||||
記分 | 3 | 5 | 3 | 10 |
違規日期 | 2015 年 6 月 1 日 | 2016 年 1 月 10 日 | 2016 年 5 月 28 日 | 2016 年 6 月 30 日 |
總累記分 數 | 3 | 8 | 11 | 10 |
在例子 B 的情況後， 該機構在 2016 年 6 月 30 日因違規被記 10 分， 因此在首次被禁止租訂設施兩個季度之後， 會再被禁止租訂設施兩季， 亦即該機構被禁止租訂設施為期共 12 個月。 | ||||
假如租用機構在同一活動有兩宗或以上違規事項，會先計算記分較多的一宗，餘下一宗違規事項所記較少的分數將會順延計算。詳情說明如下：
例子 D
記分 | 3 | 3 | 3 5 | 5 3 |
違規日期 | 2015 年 6 月 1 日 | 2016 年 1 月 10 日 | 2016 年 5 月 28 日 | 2017 年 4 月 3 日 |
總累記分數 | 3 | 6 | 11+3 (3 分順延計算) | 11 |
在 2016 年 5 月 28 日， 機構在同一活動被發現有兩宗不同的違規事項， 而違規記分較多的一宗為 5 分， 因此先計算該 5 分， 而另一違規事項被記的 3 分將會順延計算。這 5 分加上先前於 2016 年 1 月 10 日累記的 6 分， 累計共 11 分，該機構會被禁止在其後兩個季度租訂社區會堂／ 社區中心設施 (即 2016 年第四季及 2017 年第一季)，而因 3 宗違規事項被記的 11 分將會悉數被扣除。2016 年 5 月 28 日同一活動的另一宗違規事項被記的 3 分， 會順延計算。2017 年 4 月 3 日再發現兩宗違規事項。在計及 2016 年 5 月 28 日順延計算的 3 分， 加上 2017 年 4 月 3 日被記的 8 分， 12 個月內累記共 11 分， 新的兩宗違規事項均已計算， 該機構因而再被禁止租訂設施。 | ||||
[附件 VI]
致 ：元朗民政事務處
獲豁免租用社區會堂／社區中心設施租金
帳目報表
A 部 : 基本資料
社區會堂／ 中 | 心名稱: | ||
租用設施: | 活動名稱： | ||
申請機構： | |||
活動日期： | 活動時段： | ||
參加人數︰ |
B 部 : 收支結算(截 至 )
( I) | 收入總額 | (詳見 C 部) | 元 |
( II) | 開支總額 | (詳見 D 部) | 元 |
(III) | 收支結算 | [(II)-(I)] | 元 |
C 部 : 收入項目詳情
項目 | 數目/數量 | 單價(元) | 收入總額(元) |
例 1 ︰ 參 加 者 / 觀 眾 收 費 | |||
例 2 ︰ X 公 司 贊 助 | |||
1. | |||
2. | |||
3. | |||
4. | |||
5. | |||
總額︰ | |||
D 部 : 支 出項目詳情
項目 | 開支總額(元) |
1. | |
2. | |
3. | |
4. | |
5. | |
總額： |
E 部 ： 由申請機構的獲授權人所作的證明
1.本人謹此證實上述資料正確無誤，而 C 部已詳列所有收入來源(包括所獲贊助和捐贈)，並無任何遺漏。
2.申請機構及合辦／協辦機構(如有)
□ | 均沒有從活動中賺取利潤。 |
□ | 從活動中有賺取利潤，並同意向政府繳付應付設施租金。 |
簽 署 ：
姓 名 ：
職 位 ：
機構名稱 ：
申請機構的正式印鑑 日 期 ：
附 註:
1. 此帳目報表只適用於獲豁免繳費的收費活動。
2. 如獲豁免繳費，申請機構須在活動完結後一個月內，向本處提交帳目報表。
3. 申請機構在提交帳目報表時無須提交單據及證明文件。但由於元朗民政事務處會對獲豁免繳費的收費活動的帳目報表作抽樣查核，申請機構必須保留有關單據及證明文件兩年。元朗民政事務處日後如選擇有關活動作抽樣查核時，申請機構須提交有關單據及證明文件。
4. 在這份表格所提供的個人資料會用作核對豁免繳費的申請。收集的資料可能會為此目的而披露予有關方面。如欲更改或查閱在本表格提供的個人資料，可以書面向[元朗民政事務處的公開資料主任提出，地址:元朗青山公路 269 號元朗民政事務處大廈 5 樓 505 室]。
[附件 VII]
元朗區社區會堂／ 社區中心傢具／ 器材列表
(截至 2017 年 11 月)
傢俱 / 器材 | x屏社區會堂 | 天瑞社區中心 | 天耀社區中心 | |||
禮堂 | 會議室 | 禮堂 | 會議室 | 禮堂 | 會議室 | |
摺枱 | 14 張 | 4 張 | 23 張 | 6 張 | 21 張 | 8 張 |
疊椅 | 341 張 | 20 張 | 378 張 | 30 張 | 484 張 | 50 張 |
展板 | 10 塊 | 10 塊 | 13 塊 | |||
舞台橫額吊杆 | 1 支 | / | 1 支 | / | 1 支 | / |
羽毛球架及網 | 1 套 | / | 1 套 | / | 2 套 | / |
乒乓球枱及網 | 4 套 | / | 2 套 | / | 3 套 | / |
白板 | / | 1 塊 | / | 1 塊 | 1 塊 | 1 塊 |
音響系統 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 |
有線咪 | 3 支 | 1 支 | 3 支 | 1 支 | 5 支 | 1 支 |
無線咪 | 2 支 | 2 支 | 2 支 | 2 支 | 2 支 | 2 支 |
座枱式咪架 | 1 個 | / | 2 個 | / | / | 1 個 |
座地式咪架 | 3 個 | 1 個 | 3 個 | / | 4 個 | 2 個 |
投影機及投影幕 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 |
LCD 顯示屏 | / | 1 個 | / | 1 個 | / | 1 個 |
譜架 | 3 個 | / | 8 個 | / | 23 個 | 2 個 |
軟墊 | 6 塊 | / | 19 塊 | / | 30 塊 | / |
鋼琴 | 1 座 | / | 1 座 | / | 1 座 | / |
傢俱 / 器材 | 天晴社區會堂 | 天暉路社區會堂 | 元朗市東社區會堂 | |||||
禮堂 | 活動會議室 | 小組會議室 | 禮堂 | 會議室 | 舞台會議室 | 禮堂 | 會議室 | |
摺枱 | 19 張 | 6 張 | 3 張 | 13 張 | 3 張 | 3 張 | 38 張 | 2 張 |
疊椅 | 396 張 | 40 張 | 15 張 | 404 張 | 30 張 | 20 張 | 432 張 | 30 張 |
展板 | 8 塊 | 18 塊 | 20 塊 | |||||
舞台橫額吊杆 | 1 支 | / | / | 1 支 | / | / | 2 支 | / |
羽毛球架及網 | 2 套 | / | / | 2 套 | / | / | 2 套 | / |
乒乓球枱及網 | 4 套 | / | / | 4 套 | / | / | 4 套 | / |
白板 | / | 1 塊 | 1 塊 | 1 塊 | 1 塊 | 1 塊 | 1 塊 | 1 塊 |
音響系統 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | / | 1 套 | 1 套 |
有線咪 | 3 支 | 1 支 | 1 支 | 3 支 | 2 支 | / | 6 支 | 4 支 |
無線咪 | 2 支 | 2 支 | 2 支 | 2 支 | 2 支 | / | 2 支 | 4 支 |
無線咪(掛耳式) | / | 3 支 | / | / | / | / | ||
無線咪(夾咪) | / | 3 支 | / | / | 2 支 | / | ||
座枱式咪架 | 2 個 | / | / | / | 4 個 | 1 個 | ||
座地式咪架 | 7 個 | / | / | 3 個 | 1 個 | / | 11 支 | 4 支 |
投影機及投影幕 | 1 套 | 1 套 | / | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 | 1 套 |
LCD 顯示屏 | / | 1 個 | 1 個 | / | 1 個 | / | / | 1 個 |
民政事務總署 元朗民政事務處
[附件 VIII]
朗屏社區會堂／天晴社區會堂／天耀社區中心／天瑞社區中心／天暉路社區會堂場地／元朗市東社區會堂張貼宣傳印刷品的指引及申請手續 (2017 年 11 月更新)
1. 申請資格
任何獲批准在元朗民政事務處(「本處」) 轄下社區會堂/社區中心舉行的非定期連 續活動 ，均合資格在本處轄下社區會堂／ 社區中心指定的佈告版張貼宣傳印刷品。
2. 遞交張貼申請的方法
活動舉行前
(1) 申請人可於遞交租用場地申請表格時，一併提交有關宣傳印刷品供本處審批。若租用申請獲得批准，經審批的宣傳印刷品會在活動舉行前最多七天內， 於本處轄下的社區會堂／ 社區中心張貼； 或
(2) 申請人可於租用場地申請獲得批准後， 活動舉行前最少十個工作天將有關宣傳印刷品送交本處。 經審批的宣傳印刷品會在活動舉行前最多七天內， 於本處轄下的社區會堂／ 社區中心張貼。
遞交宣傳印刷品地址為「元朗青山公路 269 號元朗民政事務處大廈 5 樓 506 室」。活動舉行當日
申請人可於活動舉行當日將有關宣傳印刷品交予活動舉行的社區會堂／ 社區中心的當值職員， 由當值職員依據本指引的規定， 決定是否予以張貼。
3. 有關宣傳印刷品的規定
擬張貼的宣傳印刷品必須符合以下規定：
(一) 面積不得超過 59. 4cm x 42 cm ( A2 size)；
(二) 有關活動名稱、性質、主辦及合辦機構／ 協辦機構資料須與場地租用申請表上的資料相符， 否則有關宣傳品將不被張貼 ；
(三) 不得就同一項活動張貼多於一張宣傳印刷品；
(四) 不得載有任何與舉辦活動無關的資訊；
(五) 不得載有任何詳情待定、失實或帶有誤導成份的資訊；
(六) 不得載有任何意識不良、色情、暴力或殘忍的內容或設計；
(七) 不得帶有xx政治立場或宗教傾向；
(八) 不得帶有任何商業成份；
(九) 由香煙或烈酒商贊助活動的宣傳印刷品概不接受； 及 (十) 元朗民政事務處擁有張貼宣傳印刷品的最終決定權。
[附件 IX]
民政事務總署已就在社區會堂／ 社區中心表演有版權的文學作品和音樂作品、播放或放映錄音製品、音樂錄像和xx OK 錄像製品，與香港作曲家及作詞家協會有限公司、香港音像版權有限公司和香港音像聯盟有限公司簽訂特許協議。申請人如在社區會堂
／ 社區中心表演、 播放及／ 或放映的版權作品由該三家版權特許機構控制或管理， 而其表演、播放及／ 或放映該等作品並非相關特許協議所豁除， 申請人無須另行向上述機構申請特許。有關的豁除事項節錄如下。
除外條款 / 不包括的權利 / 權利保留香港作曲家及作詞家協會 – 除外條款
x牌照合約不得擴展為或包括以下授權：
(a) 任何於螢光幕牆的影像音樂播放；
(b) 使演出作品能在持牌場所地域之外被聽見/看見的權利；
(c) 複製任何本協會之曲目；
(d) 有關任何涉及聲音或影像紀錄之版權。
香港音像版權有限公司 – 不包括的權利
(a) 此牌照協議並不授權持牌人作任何可能侵犯錄音製品、音樂錄像及╱或xx OK 錄像製品之任何版權之行為。
(b) 此牌照協議並不伸延至授權等錄音製品、音樂錄像及╱或xx OK 錄像製品進行複製、重新混音、複錄或輯錄。
(c) 此牌照協議並不准許持牌人使用未經授權之錄音製品、音樂錄像及╱或xx OK 錄像製品。
(d) 此牌照協議明確地不包括非本公司管理之錄音製品、音樂錄像及╱或xx OK 錄像製品。
香港音像聯盟 – 權利保留
(a) 香港音像聯盟及/或其會員在此xx保留所有未經明確許可予持牌人的有關其擁有或控制的作品及權利。
(b) 本條文所載任何條款，均不得解釋為授權持牌人進行以下行為:
(i) 將作品包括在廣播內、或以複製、製作複製品、重新混音、複錄、輯錄或以其他方式處理作品, 或作任何其他可能構成侵犯作品版權的行為；或
(ii) 公開播放任何未經授權複製的作品。
(c) 持牌人明確承諾並保證將不會進行上述第 b 段所列的行為。
(d) 香港音像聯盟及其會員在此xx保留所有追討未經授權或侵犯其知識產權的行為的權利及補救。