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华东师范大学文件

华师装备〔2022〕7 号

关于印发《华东师范大学设备采购合同管理实施细则（2022 年修订）》的通知

各单位：

为加强对学校设备采购合同的管理，完善内控制度，根据国家相关法律法规及《华东师范大学合同管理办法（2022 年修订）》，结合学校设备采购合同管理工作的实际情况，对原《华东师范大学设备采购合同管理实施细则（2018 年修订）》（华师实设〔2018〕 4 号）进行了修订调整。现予印发，请遵照执行。

特此通知。

华 东 师 范 大 学 2022 年 9 月 13 日

华东师范大学设备采购合同管理实施细则

（2022 年修订）

第一章 总 则

第一条 为规范学校设备采购行为，维护学校合法权益，根据

《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规和《华东师范大学合同管理办法（2022 年修订）》的规定，制定本实施细则。

第二条 本细则所称设备采购合同（以下简称“合同”），是指学校各单位（独立法人除外）为满足科研、教学或办公等需要，使用纳入学校财务统一管理与核算的资金采购仪器设备、家具、实验用品以及与之相关的测试、加工、维修、维护等服务时，以学校名义与其他自然人、法人或者其他组织订立的、明确双方民事权利义务关系的书面协议，包括国内采购合同和进口货物购销协议。

第三条 合同当事人订立、履行合同应当遵守法律法规和学校规章，尊重社会公德，遵循诚实信用、平等互利、协商一致的原则，不得扰乱社会经济秩序，不得损害社会公共利益。

第四条 本细则所指的金额均为人民币金额。所有进口采购项目和采购金额达到 5 万元及以上的国内采购项目，必须签订合同。5 万元以下的国内采购项目，由合同承办单位根据实际情况自行决定是否需要签订合同。

第五条 合同按照标的、性质、重要程度分为重大合同和一般合同。重大合同是指单体 300 万元及以上预算内重要设备、大宗物资采购、服务购买相关的合同。一般合同是指除重大合同以外的其他合同。

第六条 依法成立的合同，对合同当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。

第二章 合同的管理与职责

第七条 设备采购合同的全过程管理由实验室与装备处（以下简称“装备处”）和合同承办单位依各自权责进行管理。

第八条 经学校授权，装备处是设备采购合同的归口管理部门，负责相关合同的审核、签署与管理，参与重大合同的谈判、起草。

装备处采用合同管理系统对设备采购合同进行登记管理。根据实际需要，对国内采购合同与进口货物购销协议实行分类管理，并根据合同金额实行分级审批。

第九条 合同承办单位，是指经学校授权或根据实际需要申请，直接承办合同的所属单位。合同承办单位应指定专人为合同承办人，负责合同文本的洽谈、起草、订立、送审、履行、变更、终止、归档、保密管理、风险防控、纠纷处理等工作，对所签合同的真实性、可行性、合法性、合规性、合理性负责。合同承办人所在单位负责人、经费负责人应对合同的订立和履行尽到督办管理责任。

第十条 “华东师范大学合同专用章（设备）”是经学校批准刻制的业务合同专用章，由装备处指定专人负责保管使用，严格遵守《华东师范大学印章管理办法》使用和管理。

第三章 合同的订立

第十一条 订立合同前，合同承办单位应严格审查对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等，并应收集、保存相关资料。

第十二条 合同的内容一般应包括以下条款：

（一）当事人的名称或者姓名、联系方式；

（二）当事人的权利、义务；

（三）标的、数量、质量；

（四）价款或者报酬；

（五）支付方式：

1.采用一次性付款方式。待货到交货地点且验收合格后，在合同约定期限内一次付清。

2.采用分期付款方式。先预付款支付部分费用，预付款一般最高不超过 50%，验收合格后付尾款，并留一定比例的合同金额作为履约保证金。

3.进口采购通过委托的外贸公司付款，支付方式包括开具信用证和电汇。

（六）履行期限、地点和方式；

（七）售后服务；

（八）当事人协商一致的其他约定；

（九）违约责任；

（十）解决争议的方法：

国内采购合同发生争议，由双方协商或调解解决，协商或调解不成的，向对合同争议有管辖权的人民法院起诉;进口货物购销协议相关的争议，由双方友好协商解决，协商解决不成时，一般应通过仲裁方式解决。

第十三条 订立合同时，合同文本可参照行业管理部门制订的示范文本或装备处制订的合同示范文本。对涉及权利义务关系的条款可以根据实际情况进行适当修改。

第四章 合同的审批与签署

第十四条 所有经装备处签订的国内采购合同和所有进口货物购销协议，必须按以下规定履行审批手续：

（一）合同承办单位首先在设备与实验室管理平台合同管理系统中登记，报请装备处审批。合同承办人可根据实际情况选择线上审批或现场审批。

（二）合同承办单位提交纸质合同文本到装备处，重大合同还需提供《合同审批表》、可行性论证、风险评估、专家意见、会议纪要等与合同事项相关的其他支撑材料。

合同承办人需对合同内容签字确认，并对合同具体条款负责。其中，标的金额在 10 万元（含）-30 万元之间的，需随合同提交

《华东师范大学仪器设备采购记录表》；标的金额大于 30 万元

（含）的，需提交《合同签署确认书》和招投标与政府采购办公室提供的《中标通知书》。

最终提交的合同文本需经合同相对方法定代表人或委托代理人签字或签章，并加盖合同相对方公章或合同专用章。

（三）装备处根据合同金额实行分级审批：

1．标的金额在 10 万元以下的国内采购合同和进口货物购销协议，由合同审核岗岗位人员审批；

2．标的金额在 10 万元（含）-30 万元的国内采购合同和进口货物购销协议，由合同审核岗岗位人员初审后报分管副处长（或业务主管）审批；

3．标的金额在 30 万元（含）以上的国内采购合同和进口货物购销协议，由合同审核岗岗位人员初审、分管副处长（或业务主管）审核后报处长审批。

（四）重大合同需要依次提交装备处审核、相关部门（单位）会审、法律事务室会审、分管校领导审批，还须提交校长办公会或党委常委会审定。

第十五条 向海外供应商直接采购的，需对海外报价单履行审批手续，由合同承办单位签字、加盖单位公章后，送交装备处办理审批和盖章手续。

第十六条 进口采购在履行完上述程序之后，由装备处与经遴选的外贸公司签订进口委托代理协议，委托外贸公司为华东师范大学代理相关进口事宜。进口委托代理协议加盖装备处处长签名章和“华东师范大学合同专用章（设备）”。

外贸公司根据进口委托代理协议和进口货物购销协议，与中标或选定厂商签订进口合同。

第十七条 合同审批程序完成后，如需对合同条款进行实质性修改，须按流程重新提交审批。

第十八条 校长是学校的法定代表人，也是学校合同的法定签署人。校长以书面形式授权装备处处长在其职责范围内代表学校签署设备采购合同。

国内采购合同或进口货物购销协议经审批通过后，由装备处处长签署（签字或签章）并加盖“华东师范大学合同专用章（设备）”。纸质合同一般一式四份，其中一份由装备处存档。

第五章 合同的履行与变更

第十九条 合同的履行单位应依法履行合同，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

第二十条 合同条款中列明支付方式，合同承办人应根据合同条款执行合同付款计划。合同付款计划原则上不得更改，如因特殊原因确需调整，合同承办单位需出具情况说明，经合同承办人或经费负责人签字并、加盖公章后，并由装备处和财务处审核同意后方可办理付款流程。

第二十一条 如需变更或解除合同，应经双方协商一致，出具书面函件，提交装备处备案后按协商内容进行变更或解除。法律法规规定变更或解除合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定。

第二十二条 合同生效后，如质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照法律法规规定或合同有关条款、交易习惯确定。

第二十三条 经装备处审核批准后，可以签订补充合同，补充合同内容仅限于产品数量增减，产品的规格型号、配置性能及技术参数等必须与原合同或投标文件一致，且补充合同的金额不得超过原合同金额的百分之十。

第二十四条 重大合同变更须经过学校审批。

第二十五条 合同承办人是合同履行的具体负责人，须注意防范合同履行过程中的法律风险。项目立项与预算归口管理部门、装备处负责监督合同的履行，财务部门负责审核、执行合同款项的支付。

第二十六条 合同履行过程中出现争议等问题的，合同承办单位应积极与对方协商解决。协商不成的，或发现可能严重影响合同履行的情况，应及时报告，必要时通过法律途径解决。

第六章 合同的归档

第二十七条 国内采购合同由合同承办单位和装备处分别存档。装备处按照网上登记顺序进行编号，上传合同彩色扫描件至网上合同管理系统。

第二十八条 进口货物购销协议由装备处按照进口合同号和外贸公司进行分类存档，重要的过程性资料要一并保存。金额在 30 万元及以上的进口合同按年度送学校档案馆归档。

第二十九条 装备处负责做好合同及其相关资料的保密工作，合同原件编号登记，指定专人保管，一般不得外借。

第七章 合同的责任

第三十条 未经授权擅自订立合同的，依照学校有关规定追究责任人的责任；造成损害的，追究民事赔偿责任；涉嫌犯罪的，依法移送有关机关处理。

第三十一条 订立、履行合同过程中渎职或失职的，依照学校有关规定追究责任人的责任；造成损害的，追究民事赔偿责任；涉嫌犯罪的，依法移送有关机关处理。

第三十二条 泄露合同秘密或学校商业秘密的，依照学校有关规定追究责任人的责任；造成损害的，追究民事赔偿责任；涉嫌犯罪的，依法移送有关机关处理。

第八章 附 则

第三十三条 本细则由装备处负责解释，未尽事宜按照《华东师范大学合同管理办法（2022 年修订）》有关规定执行。

第三十四条 本细则自 2022 年 10 月 1 日起施行。原《华东师范大学设备采购合同管理实施细则（2018 年修订）》（华师实设〔2018〕4 号）同时废止。

华东师范大学学校办公室 2022 年 9 月 19 日印发