统一社会信用代码：91460000721247396L
附件2
项目名称： |
档案整理及数字化加工服务项目 |
委 托 方： |
海南省金城安居投资集团有限公司 |
受 托 方： |
甲方（委托方）：海南省金城安居投资集团有限公司
统一社会信用代码：91460000721247396L
住所地：xxxxxx0x
法定代表人：xx
联系电话：00000000
乙方（受托方）：
统一社会信用代码：
住所地：
法定代表人：
联系电话：
甲方委托乙方对其文书档案资料进行规范性归档整理及数字化加工服务。双方经平等、自愿协商，就档案整理及数字化加工服务达成如下协议，以资共同遵守。
一、项目内容
乙方为甲方提供服务的内容：对2022-2023年度文书档案资料进行规范性归档整理及数字化加工服务。
二、整理时间
2022年度文书档案整理和数字化服务工作自签订服务合同之日起60日内完成服务工作并通过项目所有验收；2023年度文书档案整理和数字化服务工作在2024年6月30日前进场，自进场之日起60天内完成服务工作并通过项目验收，如出现不符合验收标准的批次档案成品，须在5天内完成返工工作。
服务标准和要求
（一）整理概要
1.乙方派驻人员必须遵守有关法律规章，维护档案的安全与完整。根据《国家档案局档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2017）、《国家档案局归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《国家档案局纸质档案数字化规范》（DA/T 31）等相关规范要求以及海南金城档案管理制度,并在甲方有关技术人员的技术指导与监督下，对甲方的文件材料进行规范性档案整理及数字化加工工作。
2.在档案整理过程中，乙方档案整理人员须按要求进行组件、分类、排列等，确保文件组件、分类、排列等符合要求；文件内不能存有会生锈的金属物。
3.归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
4.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制，不漏页，不重编。
5.纸质归档文件在右上角加盖归档章，做到清晰、端正，并按要求填写全宗号、年度、机构或问题、保管期限、件号、页数，填写不重复、不漏空。
6.归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等。
7.打印目录：乙方人员著录档案后，需按目录号、案卷号顺序打印归档文件目录。
（二）档案扫描
扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文件的扫描质量，采用彩色扫描，分辨率采用≧200dqi，格式采用PDF和JPG。
1.根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体扫描的处理工艺如下：
普通纸张：采用高速扫描仪进行连续高速扫描。
破损纸张：如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完成。
字迹较浅（如铅笔字）：彩色扫描应调节扫描亮度、对比度。
2.扫描图像必须完整、不偏斜、不能出现扫描的图片缺少页码或字迹不清晰等。清晰度且与原件一致，不得漏扫、多扫。
3.扫描完成每份材料后统一保存图片格式为PDF和JPG。
4.图像文字清晰，便于清楚阅读。
5.图像尺寸应以实际尺寸为准。
6.对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，数字图像整体的偏斜度不得超过0.5度，不得出现图像的部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象，如原始材料存在部分倾斜，以页面中标题纠正为准。
7.处理后的图像内容必须完整，与纸质档案一致，图像居中、整洁、美观。
8.最后成品图像的页数必须与材料页数一致。
9.材料必须按照分类编码原有顺序摆放，不可反方、倒放。
10.扫描时，材料必须摆放整齐，不可折边扫描，不可压边扫描。
11.图片看不清的时候，适当的调节亮度与对比度。
12.图象文件存储命名：第一层文件夹命名为全宗号-文件标识-年度-保管期限，第二层文件夹命名为4位数的件号，第三层文件夹命名需细分（草稿、公文处理单、正文等）。
13.数据挂接：将质检后的档案数据文件挂接到电子文件归档管理系统。
14.数据备份：将数字化成果含目录数据EXCEL一套、图像数据二套（一套jpg、一套pdf）备份到乙方提供的硬盘内。
（三）档案装盒上架等
1.装订：归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、 不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。
2.按要求制作备考表，备考表置于盒内文件之后，包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。
3.装盒：将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊，档案盒背脊填写全宗号、年度、保管期限、起止件号等信息。
4.质量抽检：甲方专职人员或档案主管部门进行档案查检，查检不合格的档案须重新按要求整理，直至达标为止。
5.移交：乙方项目经理向甲方移交档案资料，并协助甲方接收档案时核对件数、盒数，并检查每卷档案的封面、档案内容、装订质量等。所有档案经检查合格后，配合甲方将档案入库上架、排列等。
6.验收：乙方待整个工作完成后，向甲方提交验收申请，甲方应在接到乙方书面验收申请书后，组织有关专业人士对乙方的整个工作进行评估验收，并在5个工作日内给出相应的验收意见。
甲方验收时，抽检的比率不得低于50％。若乙方完成的文件整理错漏、文件分类错误、目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，则抽检标记为“不合格”。验收不合格的，乙方应无条件重新制作。因重新制作造成延误期限的责任由乙方承担。
当抽检合格率达到100％时，给予验收“通过”。合格率：抽检合格的文件数／抽检文件总数×100％。
7.售后服务：乙方提供的服务内容质保期为一年，即自该项目验收通过之日起计算。甲方在质保期内，发现乙方服务质量与本合同约定不符的，乙方应在收到甲方通知之日5个工作日内免费排除缺陷、修复错误。如乙方逾期履行或拒不履行质保义务，双方协商达成一致后，乙方应承担甲方委托第三方完成该项工作产生的费用。
四、整理价格明细表
序号 |
项目名称 |
单位 |
数量 |
单价 |
金额 |
品牌及说明 |
1 |
文书档案整理 （分类、鉴定、组件、排序、修整、编页、编号、装订、装盒等） |
件 |
6000 |
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2 |
文书类档案盒 |
盒 |
300 |
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3 |
档案数字化 （扫描、条目著录、数据备份等） |
页 |
90000 |
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4 |
打印目录、制作全宗说明 |
份 |
4 |
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5 |
数据挂接 |
件 |
6000 |
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6 |
其他 |
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小计 |
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项目税金 |
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总报价 |
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注：以上为2022-2023年度预估数量，结算以最终完成的实际数量为准，最终结算金额按实际完成数量×单价计算。
五、付款方式
1.本合同共分三次付款；
2.第一次付款：乙方工作人员进驻甲方指定工作地点并正式开始2022年度档案整理及数字化加工服务之日起，15个工作日内支付合同预估总价款的20%（大写： ，¥00.00元）到乙方账户，甲方付款前乙方应开具正式有效增值税专用发票给甲方；
3.第二次付款：乙方在完成2022年度档案整理及数字化加工服务内容后向甲方提出验收申请，甲方应在10个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。验收合格后，双方按照本项目完成整理及数字化的实际档案数量×单价进行结算，乙方应开具正式有效增值税专用发票给甲方，甲方在收到发票后15个工作日内按照结算价款向乙方支付服务费。
4.第三次付款：乙方在完成2023年度档案整理及数字化加工服务内容后向甲方提出验收申请，甲方应在10个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。验收合格后，双方按照本项目完成整理及数字化的实际档案数量×单价进行结算，乙方应开具正式有效增值税专用发票给甲方，甲方在收到发票后15个工作日内按照结算价款向乙方支付剩余服务费（结算价款扣除此前已支付的款项）。
5.开票信息及收款信息
（1）开票信息
开票名称：海南省金城安居投资集团有限公司
纳税人识别号：91460000721247396L
地址：xxxxxx0x
电话：00000000
开户行：工行海口银都支行
账号：2201001019200010089
（2）收款信息
收款单位名称：
开户行：
帐号：
6.任何一方如需改变上述账户，应提前十（10）日以书面通知另一方。如一方未按合同规定通知而使另一方遭受损失的，应予以赔偿。
六、甲方责任
1.甲方应积极协助解决乙方在整理档案过程中所遇到的问题，主动做好档案收集和档案缺失查找补充工作，确保项目进度。如因甲方材料准备不齐全造成的合同履行延期，合同期限相应顺延。
2.甲方负责向乙方介绍、解释整理概要、整理内容等相关工作的基本情况。
3.在档案整理过程中，甲方如有特殊整理要求，应提前明确告知乙方。如甲方的特殊整理要求可能会导致整理标准不符合相关规范的，免除乙方因遵循甲方的整理标准和方式整理档案而造成档案整理质量不符合要求的责任，由甲方承担。
4.如甲方要求乙方完成本合同约定的服务内容及服务标准以外的服务，给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付服务费用，具体需要双方协商一致后，签订补充合同另行约定。
5.甲方须在签订合同之日提供本项目需整理的档案纸质材料及档案整理所需的电脑硬盘、移动硬盘、办公耗材、办公家具和场地，如因甲方准备不齐全造成的合同履行延期，合同期限相应顺延。
七、乙方责任
1.乙方自行准备电脑、打印机、扫描仪等设备。
2.在约定期限内为甲方提供档案整理及数字化加工服务工作，按照档案管理的相关规定对档案进行专业的、规范的整理。
3.乙方负责对派驻人员进行保密教育和安全教育，遵守甲方规章制度，xx工作；甲方负责监督乙方工作人员的行为。
4.乙方派遣驻场人员不得利用工作之便进行任何非法或非本项目范围内的行为活动，如因损坏、丢失、涂改、抽换、伪造、倒卖档案等并造成重大经济损失的，依法追究有关法律责任。
5.工作场所内禁止吸烟,工作区域内不可放置易燃物品，不可点燃明火,确保原始档案的安全。
6.乙方不得将本合同服务项目转让、转包、分包或变相转让、转包、分包。
7.乙方须维持项目人员稳定性，不得无故变更，如需调整须征得甲方同意。
八、保密要求
1.本协议的内容及乙方在整理归档过程中接触的甲方的档案及相关内容均属保密信息，乙方及乙方工作人员不得以任何形式向第三方披露，也不得用于提供本协议约定服务以外的任何用途，不得利用保密信息为自己或他人谋取利益。
2.乙方对保密信息承担保密义务的期限自接触保密信息之日起，至涉密信息被公开之日止。乙方对本协议约定的涉密信息应当承担的保密义务不因本协议撤销、解除、终止等原因而停止履行。
九、合同变更和终止
合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合同内容的，应与另一方协商，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。
十、违约责任
在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约。违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以赔偿。
十一、争议解决
双方因合同所产生的纠纷，应当通过友好协商解决;协商不成的，向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。败诉方应承担由此所产生的一切费用，该费用包括但不仅限于公诉费、保全费、保全保险费、鉴定费、公告费、聘请律师的费用、调查取证费、差旅费、执行费及在执行过程中发生的一切费用等。
十二、其他
1.本协议经双方加盖公章或合同专用章、法定代表人或授权代表签字/盖章后生效。
2.本协议一式 肆份，甲方执贰份，乙方执贰份，并具有同等法律效力。
3.本协议受中华人民共和国法律管辖并依照相关法律进行解释。任何一方违反本协议的约定，违约方应根据本协议及相关法律法规之规定承担违约责任。
附件：1.保密协议
2.项目人员名单
甲 方（盖章）： 乙 方（盖章）：
法定代表人或签约代表人： 法定代表人或签约代表人：
签订时间： 签订时间：
附件1
保密协议
（档案整理保密协议）
甲方： 海南省金城安居投资集团有限公司
乙方：
鉴于 （以下简称乙方）为海南省金城安居投资集团有限公司(以下简称甲方)提供档案整理及数字化加工服务，为在项目实施期间保证纸质档案原件安全和项目实施完成以后因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项，经友好协商，达成如下条款，双方共同遵守：
一、双方确认：在项目实施期间，因工作需要接触到甲方的档案以及电子文件等，乙方必须保守机密，不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的措施，协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。
二、项目实施期间，乙方必须遵守甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度，履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处，乙方亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要、合理的措施，维护其于项目实施期间 接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案相关材料，以保证其机密性。
三、乙方承诺：未经甲方同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员)知悉属于甲方或者虽属于第三方的秘密。乙方承诺有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务，也不得在项目实施期间必要的工作之外使用这些秘密信息。
四、双方同意，乙方在项目完成后仍对其在为甲方档案整理期间接触、或因接触而知悉的属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案信息秘密和其他与档案整理加工相关的信息，承担如同任职期间一样的保密义务和不得以任何方式泄露的义务。乙方在项目完成后承担保密义务的期限为无限期保密，直至甲方宣布档案公开或者档案信息实际上已经公开；乙方同意就项目完成后所承担的保密义务，甲方不再向乙方支付任何保密费用。
五、乙方承诺，在为甲方实施纸质档案整理加工期间，不得擅自使用任何属于他人的技术秘密或其他商业秘密信息，亦不得擅自实施可能侵犯他人知识产权的行为。若乙方违反上述承诺而导致甲方遭受第三方的侵仅指控时，乙方应当承担甲方为应诉而支付的一切费用；甲方因此而承担侵权赔偿责任的，有权向乙方追偿。上述应诉费用和侵权赔偿可以从乙方的项目款中扣除。
六、乙方在项目实施期间，按照甲方的明确要求或者为了完成甲方明确交付的具体工作任务必然导致侵犯他人知识产权的，若甲方遭受第三方的侵权指控，应诉费用和侵权赔偿不得由乙方承担或部分承担。
七、乙方因项目实施工作上的需要所持有或保管的一切记录着甲方档案信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的载体，均归甲方所有，而无论这些秘密信息有无任何价值。若记录着秘密信息的载体是由乙方自备的，则视为乙方已同意将这些载体物的所有权有偿转让给甲方。甲方应当在乙方返还这些载体时，给予乙方相当于载体本身价值的经济补偿。
八、乙方应当于项目实施完成时，或者于甲方提出请求时，返还全部属于甲方的财物，包括记载着甲方秘密信息的一切载体。但当记录着秘密信息的载体是由乙方自备的，且秘密信息可以从载体上消除或复制出来时，可以由甲方将秘密信息复制到甲方享有所有权的其他载体上，并把原载体上的秘密信息消除。此种情况乙方无须将载体返还，甲方也无须给予乙方经济补偿。
九、本协议所提及的档案秘密信息，包括但不限于：档案、档案中记载的人名、档案中记载的事件、纸质档案本身、其它载体的档案、档案目录、档案电子原文、档案机读目录、档案的封皮、加工过程中的数据库、加工档案整理记录、加工档案整理报告、档案检验报告、项目备忘录、技术文档、相关的函电等。
十、因本合同而引起的纠纷，如果协商解决不成，任何一方均有权提起诉讼。双方同意，选择甲方住所地的、符合级别管辖规定的人民法院作为双方合同纠纷的第一审管辖法院。约定不影响甲方请求知识产权管理部门对侵权行为进行行政处理。乙方的违约行为给甲方造成损失的，乙方应当赔偿甲方的损失。违约金不能代替赔偿损失，但可以从损失额中抵扣。
十一、本合同自双方签字并盖章完成之日起生效。
十二、本合同如与双方以前的口头或书面协议有抵触，以本合同为准。本合同的修改必须采用双方同意的书面形式。
十三、双方确认，在签署本合同前已仔细审阅过合同的内容，并完全了解合同各条款的法律含义。
甲方： 海南省金城安居投资 乙方：
集团有限公司
法定代表人或授权代表（签字）： 法定代表人或授权代表（签字）：
年 月 日 年 月 日
附件2
项目人员名单
序号 |
姓名 |
年龄 |
执业资格 |
职称 |
工作年限 |
拟在本项目中担任工作内容 |
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