Contract

上海海事大学

采购综合管理系统租赁需求

一、项目背景

为使采购管理更加规范、科学、高效，学校拟租用一套成熟的采购综合管理系统，实现以下预期目标：

1.建立全校统一、采管分离的采购综合管理信息平台，为教职工提供一站式采购便利服务，提升采购体验；

2.建设协议采购、快速采购、招标采购等多种采购模式，在公开、公平、公正的前提下优化采购流程，提高采购效率；

3.强化校内外、部处间及处内各科室的业务衔接协作，实现数据共建共治共享，提高采购数据集成化水平，提升工作效率；

4.建立供应商库、专家库、采购代理库，规范并加强对采购参与方的管理；完善数据统计分析，助力采购流程优化，提高采购决策科学化水平；

5.建立采购风险预警机制、项目评价机制，提升学校xx风险监控管控水平。

二、产品功能要求

投标产品应实现从采购计划申报到项目验收的采购全过程管理，实现对采购各参与方的评价和管理，具有强大的数据统计分析功能和图形化展示功能，成熟的采购风险预警机制，以及规范的数据接口以满足学校各类信息系统的数据对接与交互要求。投标产品应包括但不限于以下功能：

1.采购计划申报

采购人可在系统中提交年度采购计划，填写立项依据、计划采购内容、经费来源、预算金额、是否属于进口产品、是否单一来源采购等。经过相关部门审核，采购计划生效。

采购人可以查询本人填写的采购计划数据，部门领导可查询本部门的所有采购计划，管理部门可查询全校采购计划，查询结果可统计数量、金额，可导出EXCEL。

可查看采购计划实施节点：采购申请、采购执行、合同签订、验收，统计各部门的采购计划完成率。

2.采购申请

采购人在系统中提交采购申请。采购管理部门按照学校采购管理制度设置采购申请的采购组织形式、采购方式，按相应的形式组织采购。政府电子集市采购的由专人到政府电子集市下单采购，协议采购的由采购人联系协议供应商直接下单，学校集中采购可由学校采购部门组织采购，零星采购的一般由采购人自行组织。

3.进口管理

进口产品确定好成交商后，需要办理进口免税的，进口工作人员可设置代理公司，记录进口各个阶段的进展情况，包括签订合同、办理海关免税申请表、到货验收、支付尾款、资料归档等，可记录各个阶段的重要信息，包括代理协议号、海关免表号、报关单号等，可上传各个阶段的相关材料。可设置各个阶段的完成时间，便于跟踪进口业务的办理进度。

支持系统随机分配代理公司，也可手动指定代理公司，系统保留代理公司的设置记录。

提供代理公司入口，代理公司可查看所负责项目的申购信息，录入进口相关资料。

申请人可查询自己申请项目的进展情况，部门领导可查询本部门项目的进展情况，主管部门可以查看全校项目的进展情况。

4.招标采购

采购管理部门创建招标项目（创建分类包含但不限于公开招标、邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价、单一来源等），根据项目金额确定自行组织采购或委托采购代理公司组织采购。委托代理公司组织招标的项目，可设置代理公司，支持随机抽取或指定代理公司。

代理公司可查看分配给本公司的项目，可查看到项目申请审批阶段的相关信息。可由代理公司上传招标文件初稿，提交后由采购人、采购管理部门确认。

可由代理公司记录招标各个阶段的进展情况，包括招标文件确认、发布招标公告、接收投标商报名、组建评标委员会、开标、评标、发布结果公告、发送成交通知书等，可上传各个阶段的相关材料，评标后可录入中标商、中标价。

支持按模板生成采购公告、成交公告等。

采购人可查询自己申请项目的进展情况，部门领导可查询本部门项目的进展情况，采购管理部门可以查看全校项目的进展情况。

5.协议采购

可设置协议采购内容目录，目录可分两级，如第一级为货物、服务、工程。

可把某个供应商设置为某类商品的协议供应商，设置协议起始日期、结束日期。

采购人可看到有哪些协议采购目录，选择某个目录后填写采购申请单，系统自动设置采购方式为协议采购。审批通过后可直接从该目录的协议供应商名单里选择一家作为成交商。

6.快速采购

对学校自行组织的采购项目可采用快速采购方式进行采购。采购项目立项审批后，直接在校园网上发布需求，供应商网上响应，供应商资质审查、项目评审由系统智能评分或由专家网上评审。通过全程线上流程，既保证采购效率，又可以实现全程监督。

快速采购流程包括：项目发布、供应商响应、资质审核及智能评分、用户初选、一审审核、专家评审、发布成交信息。支持按模板生成采购公告、成交公告等。供应商需注册审核通过后才可参与项目。项目需求可拆分成资质要求、技术参数、商务要求等指标，并为每个指标设置分数。供应商需逐个指标响应，并提供佐证材料。系统根据指标计算各投标商的总分及排名，也支持建立专家组，由专家对各投标商进行评分。

发布项目时可设置默认公告时间，不足3家时延期几天等参数。供应商投标时必须对投标资料进行加密存储，以确保公平公正。项目到截止时间后先进行资质审核，审核通过后系统进行智能评分，对供应商进行排名。采购人可查看各家供应商的投标信息，顺位选择中标供应商。采购人选择的中标商不是排名第一的中标商时则进入专家评审，采购管理部门组建项目评审组，支持随机抽取或指定专家，专家可登录系统对每个供应商的投标资料进行评审。以项目评审组确定的中标供应商为主。中标后可发布成交公告，生成中标通知书。

7.合同管理

采购人上传合同初稿，录入合同相关信息，相关部门审核通过后方可签署。采购人上传双方签字盖章版合同归档。

管理部门等可查询所有合同，各部门领导可查询本部门的所有合同，采购人可查询本人提交的所有合同。

8.验收管理

采购人录入验收信息，并可上传验收结果材料。

9.招标代理库

建立招标代理库，包括单位名称、联系人、联系电话等。支持随机抽取代理公司或手动指定代理单位。用户可对招标代理进行评价，可查看招标代理的评价得分。

10.供应商库

建立供应商库，提供供应商注册入口。供应商可用统一社会信用代码注册，填写单位名称、地址、网站、经营范围等信息，上传营业执照、法人代表身份证等材料，提交后由管理部门审核。审核后发送短信通知告知审核结果。审核不通过的可根据审核意见修改后重新提交审核。

管理部门可查询供应商库，查询结果导出到EXCEL。用户可对供应商进行评价，可查看供应商的评价得分。支持建立供应商黑白名单。

11.专家库

专家分为校内专家、校外专家。校内专家统一身份认证后填写专家自荐表，校外专家手机号注册账号后创建账号，再填写专家自荐表。管理人员可查看专家提交的材料，审核通过后加入专家库，审核不通过时可发短信通知申请人，申请人修改后重新提交。现有的专家可一次性导入系统。专家登录系统后可维护自己的个人信息，包括电话、邮件等，专家基本信息审核过后本人不允许修改，需管理员才可以修改。专家可完善个人资料，如电话、邮箱等。

12.评价管理

可对招标代理单位、进口代理单位、供应商分别设置相应的评价指标，可设置多个指标，对每个指标进行打分。对于供应商，可设置商品质量、服务质量、按期交货等评价指标，对于代理公司，可设置服务态度、响应速度、专业水平等评价指标。

招标项目结束后还可对招标代理公司按指标打分；进口项目结束后可对进口代理公司按指标打分，采购项目完成后可对成交商按指标打分。评分时可输入评价意见。

查看供应商、代理公司信息时可查看评价综合得分，查看用户的评价记录。

13.统计分析

可以根据采购组织形式、采购方式、代理公司、成交商、采购承办人、采购部门、采购人等统计采购项目数量、预算金额，统计结果用饼图、环形图、柱形图、折线图、曲线图、条形图等形式展示，也能同时看到对应的统计数据值，统计数据可导出到EXCEL。点击统计数据，可查看对应的原始单据，可进行年度同比或月度环比增长分析。

可查看流程各个节点的用时，以分析哪些流程节点占用时间较多，影响采购进度。可统计各个部门的情况，也可以统计全校平均情况。

可以按各种条件查询项目，统计项目的预算金额、成交金额、节约经费，分析各种情况下的经费节约情况。

14.采购驾驶舱

以驾驶舱方式在统一页面直观展示采购系统的各类数据，包括在线用户数，各类采购申请按天或按月的采购量，各种采购方式的占比，采购流程各阶段的占比，各部门采购量统计，各电商平台按月采购量统计，电商商品采购情况，电子集市按月采购量统计，电子集市商品采购情况，非电商采购成交商排名，各招标代理公司业务量统计，各进口代理公司业务量统计，专家库统计，各种采购方式采购周期统计等。页面上的图表支持饼图、环形图、柱形图、折线图、曲线图、条形图、雷达图、速度表等。

可根据需要设计多个场景，包括采购系统全貌、电商平台、电子集市、快速采购、招标采购、重点项目跟踪等，每个场景显示相应的统计数据，可在多个场景间进行切换。

15.风险提示

采购项目审批中发现项目有采购风险时可以打风险标签，如采购程序倒置、项目拆分等，招标采购、快速采购时，发现项目有关联交易、围标串标、虚假材料等情况时，也可以给项目打上风险标签。

用户自行采购的项目提交时，可对项目按一定规则进行判断是否存在项目拆分的风险，发现有风险时给采购管理部门进行风险提示。

可对项目风险进行图表分析，查看风险分布情况。

15.系统管理

系统管理员可设置用户的权限，维护基础数据，包括校区、部门、数据字典等。

提供流程配置功能，可对系统里的各项业务配置审批流程。

提供消息提醒功能，可集成邮件系统、短信平台、微信公众号，发送邮件、短信、微信通知。

提供系统公告功能，管理员可发布系统功能。

提供在线用户、系统日志功能，便于管理员查看系统运行情况。

数据库每天自动备份，保障系统数据安全。

三、产品性能要求

1.稳健性和快速性

（1）支持大于500人并发用户，满足全校教职工的正常使用；

（2）保证7×24小时运行，软件更新、加载时不影响正常业务；

（3）简单页面操作响应速度小于1秒；平均延时小于3秒，最大延时不超过30秒；

（4）支持负载均衡、可扩展性。

2.兼容性

（1）能够最大限度地保证学校现有各种计算机软、硬件资源的可用性和连续性，以及学校未来应用的发展；

（2）客户端支持IE10以上、Chrome、Firefox、Safari、Opera等主流浏览器；支持PC端及移动端；

（3）应用服务终端支持各种主流应用服务终端；包括Tomcat、BEA Weblogic、IBM Webphere等；

（4）服务终端操作系统支持各种主流操作系统平台，如Windows、Linux、Unix等。

3.安全性

具备严格的等级访问及授权机制；对于认定的关键及敏感数据，只有经过授权的合法用户才能使用访问及修改，并具有完备的日志及审核功能；具有完备的数据备份与灾难恢复机制及策略；具有完整的安全机制，保证系统能够抵抗内部和外部的黑客性质的攻击。

4.易用性

系统界面应尽量直观、xx，用户可以通过主流的浏览器和常见移动终端访问。流程服务的设计和部署要清晰、友好、易用和一致。

5.标准化原则

本项目应符合国家、行业发布的标准和规范，使系统的通信环境、软件环境相互间依赖减至最小，使其各自发挥自身优势。同时，平台与第三方系统的对接也应遵循标准化原则，采用统一的数据和应用集成接口。

四、服务要求

1.自合同签订日起2个月内完成产品本地化部署及调试。产品部署应最大限度符合学校采购管理规定和采购操作流程，实现预期管理目标。

2.学校自建有部分采购流程，包括采购计划申报、委托采购申请、招投标流程管理、合同审核申请、验收备案等，投标产品应开放数据接口，经调试后与流程数据无缝对接，并负责做好原流程数据的导入和归集；

3.集成学校统一身份认证，校内教职工用统一身份认证账号登录系统，教职工基本信息与学校公共数据库保持同步。

4.系统试运行1个月，无重大缺陷、无重大故障可进行正式验收。

5.为保证在规定时间内保质保量地完成项目实施目标，要求投标人组建完整的项目管理团队，配置足够的人员组织实施本项目。投标人指定一名资深高级项目经理负责本次项目的具体实施。

6.投标人的项目经理及主要参与人员都应具有信息系统建设的工作经历和经验，全程负责本项目。参与本项目的技术人员须具有相关行业知识及业务经验，能够与用户进行良好的沟通，掌握各专项技术领域的相关基础知识。

7.为使本项目顺利建成并发挥预期作用，在项目建设中，应制定培训目标及详细的培训计划，负责系统应用人员的培训工作。

8.售后要求

在租赁期内，应免费提供技术支持和升级服务等。

（1）电话及现场技术服务：投标人应在租赁期内免费提供7×24小时的电话服务，并提供技术支持人员的名单和联系方式，保证甲方可以随时找到相应的技术人员。故障报修的响应时间应小于2小时，如电话无法解决所提出的维修要求，必须在报修24小时内派工程师到达现场，并保证在报修后48小时内恢复系统的正常运行。免费提供每季度一次的巡检服务。

（2）软件升级服务：投标人正常条件下保证系统正常稳定运行的系统扩充、版本更新升级及功能更新服务。

（3）如因招标方业务需要需对产品部分功能、性能进行调整，投标方应保证完全配合做适应性调整。

五、支付及其他

1.产品部署完成试运行一月，无重大缺陷、无重大故障可进行正式验收。验收合格支付全额费用。

2. 本项目一次招标，三年有效，合同一年度一签。每年度服务期满前，招标方就中标人提供的产品功能、性能、服务质量等进行综合考核。考核合格，在租赁费用维持不变的条件下，可续签下一年度合同。

3.产品租赁如满3年，中标人应承诺授予招标方无限期产品免费使用权。中标人需做好产品后续升级及技术支持，招标方支付合理费用。

六、评分办法

本项目采用“综合评分法”评标，总分为100分。

序号	分值	评分因素	主/客观分	评分标准
1	20	投标报价	客观分	价格分采用低价优先法计算，即满足比选文件要求且投标报价价格最低的为评标基准价，其价格分为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分=（评标基准价／投标报价）×报价权重（20%）×100。
2	10	企业履约能力	客观分	投标单位具有在有效期内软件企业证书、质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书、信息安全管理证书、xx技术企业证书、AAA级资信用等级证书，每提供一个得1分，最高5分。 提供租赁产品的软件著作权登记证书得5分。 （注：提供复印件加盖投标单位公章，原件备查）
3	10	业绩水平	客观分	近5年（2019年至今）具有采购管理系统的软件开发服务或租赁服务案例，每有一个案例的加2分，加至10分止。 需提供案例的合同复印件（至少包含首页、合同标的、盖章页等能够说明合同内容的信息），并加盖供应商公章。
4	30	产品设计	主观分	产品总体设计方案，包含：产品设计思路、产品功能、架构设计、数据流程设计、本地化调试部署、系统间关系、系统安全设计、兼容性设计等内容，满足项目总体要求等进行综合评审： 1、思路清晰，全面、合理，方案有针对性，符合项目要求的得20-30分； 2、思路较清晰，方案较合理的得10-20分； 3、方案基本可行的得0-10分； 4、未提供的或方案不可行的得0分。
5	15	实施方案	主观分	1、产品安装部署实施方案，实施方案内容全面、完整、有针对性得4-5分；实施方案基本合理得2-3分；实施方案不合理得0-1分； 2、项目实施的详细进度计划与项目管理措施，进度计划及各项管理措施具有较强的针对性和可操作性得4-5分；进度计划及各项管理措施针对性和可操作性一般得2-3分；进度计划及各项管理措施针对性和可操作性欠缺得0-1分； 3、人员配置情况,项目组人员配备充足合理、项目负责人和专业技术人员具有与项目吻合的专业背景及工作经验并能较好地胜任本项目，得4-5分；项目组人员配备基本满足项目要求、项目负责人和专业技术人员具有与项目相关的专业背景及工作经验，但存在部分不足与缺陷，得2-3分；项目组人员配备有缺失、项目负责人和专业技术人员专业背景及工作经验与项目关联度不大，预计难以胜任本项目，得0-1分。
6	5	验收保障	主观分	根据投标单位所提供的验收方案、验收缺陷处置是否符合校方的权益进行评审： 1、验收体系完善，验收方案具有针对性和可操作性，违约赔偿详尽得4-5分； 2、验收体系基本可行，验收方案较为合理，针对性和可操作性一般，违约承诺较为详尽者得2-3分； 3、验收方案一般，针对性和可操作性较有欠缺，缺少违约承诺得1分； 4、未提供或方案不合理的得0分。
7	10	售后运维方案	主观分	租赁期间的运维服务方案：根据各投标单位针对本项目提供的技术及服务支撑，服务力量、服务响应时间、故障解决能力，应急处理能力，产品功能的调整、产品的升级更新等进行评审： 1、方案完整全面、保证措施健全、有针对性，得7-10分； 2、方案较全面、保证措施较健全、具有一定针对性，得4-6分； 3、方案基本全面、保证措施基本健全，针对性一般，得1-3分。 4、未提供或方案不合理的得0分。

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