SIP（戦略的イノベーション創造プログラム）
委託研究契約事務処理説明書
SIP（戦略的イノベーション創造プログラム）
「国家レジリエンス（防災・減災）の強化」
（２０２１～２０２２年度・大学等用）
２０２２年６月
国立研究開発法人 防災科学技術研究所
目 | 次 | |
○別添１ 証拠書類一覧
○別添２ 研究活動における不正行為等への対応に関する規程
(平成３０年８月２３日／平成３１年３月２５日改正 防災科学技術研究所)
○別添３ 競争的研究費の適正な執行に関する指針
（平成１７年９月９日／令和３年１２月１７日改正 競争的研究費に関する関係府省連絡会申し合わせ）
○別添４ 研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）
（平成１９年２月１５日／令和３年２月１日改正 文部科学大臣決定）
○別添５ 研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン
（平成２６年８月２６日 文部科学大臣決定）
○別添６ 競争的研究費における各種事務手続き等に係る統一ルールについて
（令和３年３月５日 競争的研究費に関する関係府省連絡会申し合わせ）
［ 経理等の事務処理に関する様式 ］
○経理様式１ 委託研究実績報告書（兼）収支決算報告書
○経理様式２ 収支簿
○経理様式３-① 委託研究中止申請書
○経理様式３-② 変更届
○経理様式４ 返還連絡書
○経理様式５-① 裁量労働者xxxxx率申告書
○経理様式５-② 裁量労働者xxxxx率報告書
○経理様式６ 「委託研究実績報告書」および「収支簿」 事前チェックリスト
○参考様式１ 費目間流用申請書
○参考様式２ 研究倫理教育教材履修報告書
［ 知的財産管理に関する様式 ］
○知財様式１ 知的財産権出願通知書・知的財産権設定登録等通知書
○知財様式２ 知的財産権実施通知書
○知財様式３ 知的財産権移転承認申請書
○知財様式４ 専用実施xx設定・移転承認申請書
※経理様式２および参考様式については、必要事項が記載されていれば、任意様式でも可。
委託研究契約事務に関するお問い合わせ
委託研究契約事務に関するご質問などは、以下連絡先までお問い合わせください。
お問合せの際は必ず「契約番号」・「研究機関名」をお知らせ頂きますようお願いします。
１．本事務処理説明書の記載内容に関するお問い合せ【 共通事項 】国立研究開発法人 防災科学技術研究所 戦略的イノベーション推進室 E-mail : xxx_xxxxxxxXXxxxxx.xx.xx
（上記の”AT”を”＠”に置き換えてご利用ください。）
TEL 000-000-0000 FAX 000-000-0000
《お急ぎの場合を除き、極力電子メールでお願いします》
２．各種書類等の郵送先
委託研究契約に関する各種書類の送付先は以下の通りです。
【送付先住所】
x000-0000 xxxxxxxxxxxxx0xx
国立研究開発法人防災科学技術研究所 戦略的イノベーション推進室
３．返還金等の振込先口座
返還金等の振込先は以下の口座となります。
銀行・口座番号 ： 三井住友銀行 牛久支店 普通 ３９５４４８６口座名義 ： 国立研究開発法人 防災科学技術研究所
口座名義フリガナ： ｺｸﾘﾂｹﾝｷｭｳｶｲﾊﾂﾎｳｼﾞﾝ ﾎﾞｳｻｲｶｶﾞｸｷﾞｼﾞｭﾂｹﾝｷｭｳｼｮ
※必ず事前に、振込日を担当者あてメールでご一報ください。
Ⅰ．はじめに
・本説明書は、内閣府が実施する第２期ＳＩＰ（戦略的イノベーション創造プログラム）課題「国家レジリエンス（ 防災・減災） の強化」（以下「本事業」という。）において、管理法人である国立研究開発法人防災科学技術研究所（以下「防災科研」という。）が、本事業の推進のため委託先研究機関（以下「研究機関」という。）と締結する委託研究契約に必要な事務処理等について補足的に説明するものです。なお、防災科研から研究機関に対して委託される研究を以下、「本研究」といいます。
・研究機関においては、効果的・効率的な研究推進に向け、委託研究契約書及び本説明書に基づき、適正かつ柔軟な委託研究費の執行をお願いします。
Ⅱ．委託研究契約の概要
1.用語の解説
用 語 | 説 明 |
課題 | 第２期ＳＩＰ（戦略的イノベーション創造プログラム）において、内閣府が定めた重点課題（１３課題）。本説明書での課題は「国家レジリエンス （防災・減災）の強化」を指す。 |
研究開発課題 | 公募に対して提案・採択された研究テーマ名（「研究題目」との違いにご 注意ください） |
研究題目 | 研究開発課題のもとに委託研究契約単位に設定される研究内容の名称 |
研究チーム | 研究開発課題のために編成される機関横断的・時限的な研究組織 ※研究開発課題と一対一に対応 |
研究責任者 | 研究チームを代表し、研究開発課題全体の研究推進に責任を負う研究者 |
主たる共同研 究者 | 研究責任者を支援して共同で研究を実施する研究機関の研究代表者 |
研究担当者 | 委託研究を中心的に行う者として委託研究契約書に記載される者（研究責 任者、主たる共同研究者） |
研究者等 （研究参加者） | 研究担当者及び本研究に従事する研究員、技術員、研究補助員、学生等 ※研究者等は原則として、研究開発実施計画書様式 C-1 に「研究開発実施者」、もしくは様式 C-2 に「研究協力者」として登録する必要があるが、一時的（３ヶ月未満）な参加者については登録省略が可能。ただし、本研究に従事する者で、本研究の研究成果に係る論文の著者や発明者となる可能性がある場合や直接経費で「人件費・謝金」「旅費」等を支払う場合は、 一時的であっても登録が必要 |
契約担当者 | 委託研究契約の契約権限をもつ研究機関側の代表者 |
研究開発実施 計画書 | 研究チーム単位で作成され、防災科研の承認を得た研究開発課題の研究計画 |
契約番号 | 委託研究契約書に記載された番号 |
契約期間 | 委託研究契約書で定める契約期間 |
研究期間 | 研究開発実施計画書で定める研究開発課題の全研究期間 ※中間評価、ステージゲート評価等の結果により、期間が変更される場合あり |
事業年度 | 各年４月１日から翌年の３月３１日までの１年間 |
競争的研究費 | 大学、研究開発法人、民間企業等（以下、「研究機関」という。）において、府省等の公募により競争的に獲得される経費のうち、研究に係るもの。従来、競争的資金として整理されてきたものを含む。 ※参照：内閣府ＨＰ 競争的研究費制度 xxxxx://xxx0.xxx.xx.xx/xxxx/xxxxxxxxx/ |
競争的研究費 等 | 以下に掲げる研究資金の総称ア 競争的研究費 イ 競争的研究費以外で国の行政機関及び独立行政法人が直接配分する研究資金 ウ その他国の行政機関から予算が配分され又は措置され、独立行政法人 自ら又は他に配分され研究活動を行う研究資金 |
大学等 | 以下に掲げる研究機関の総称 ア 国立大学法人、公立大学、私立大学等の学校法人 イ 国公立研究機関、公設試験研究機関、独立行政法人等の公的研究機関ウ 公益法人等の公的性格を有する機関であって、防災科研が認めるもの |
企業等 | 民間企業等「大学等」以外の研究機関の総称 |
防災科研担当者 | 研究開発課題の推進に係る対応や支援等を行う防災科研側の担当者であり、研究担当者の連絡窓口となる者 |
2.委託研究契約について
1) 事務管理体制および財務状況等に関する調査・確認
・委託研究契約を締結する各研究機関に対し、契約締結前および契約期間中に事務管理体制および財務状況等についての調査・確認を行うことがあります。その結果、必要と認められた機関については防災科研が指定する支払方法となるほか、委託契約を見合わせる場合や、契約期間中であっても、委託研究費の縮減や研究停止、契約期間の短縮、契約解除等の措置を行うことがあります。
2) 契約の解除等
・防災科研の中長期目標期間終了時における事業評価により防災科研の解散や事業縮小が
求められる場合や、国における予算措置の状況に変化が生じる場合には、委託研究契約の特約事項に従って、契約期間中の契約解除や委託研究費縮減の措置を行うことがあります。
・研究開発課題の中間評価等の結果を踏まえて、委託研究費の増減や契約期間の変更、研究中止等の措置を行う場合があるほか、研究の継続が適切でないと防災科研が判断する場合には、契約期間中であっても、契約解除等の措置を行うことがあります。
3) 研究チームに参画する研究機関間の連携・権利義務の明確化
・本研究の適切な実施や研究成果の活用等に支障が生じないよう知的財産権の取扱いや秘密保持等に関して、委託研究契約に反しない範囲で参画機関との間で共同研究契約を締結するなど、必要な措置を講じてください。
〇 委託研究開発における知的財産マネジメントに関する運用ガイドライン（改訂版）
（平成２７年５月／令和３年５月改訂 経済産業省） xxxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxx_xxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxxx/ pdf/ipmanagementguideline_5.pdf
〇 産学官連携による共同研究強化のためのガイドライン
（平成２８年１１月３０日 イノベーション促進産学官対話会議） xxxxx://xxx.xxxx.xx.xx/x_xxxx/xxxxxx/00/00/__xxxXxxxx/xxxxxxxxxx/0000/00/ 26/1380114_02_1.pdf
4) 他機関に所属する研究者等や雇用関係のない学生が本研究に従事する場合の対応
・他機関に所属する研究者等や本研究に係る雇用関係のない学生を本研究に従事させる場合は、委託研究契約等で規定される事項（知的財産権の帰属、各種報告・申請義務、守秘義務等）が遵守されるよう同意書を得るなど適切に対応してください。
・特に本研究に係る雇用関係のない学生が研究参加者となる場合は、当該学生が発明者となり得ないことが明らかな場合を除き、本研究の実施の過程で当該学生が行った発明（考案等含む。）に係る知的財産権が研究機関に帰属するよう、あらかじめ当該学生と契約を締結する等の必要な措置を講じておく必要があります。また、知的財産権の承継の対価に関する条件等について、発明者となる学生に不利益が生じないよう配慮した対応を行うこととして下さい。
〇 大学等における職務発明等の取扱いについて
（平成２８年３月３１日 科学技術・学術審議会/産業連携・地域支援部会/大学等における産学官連携リスクマネジメント検討委員会） xxxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxxxxxxx/x_xxxx/xxxxxx/xxxxxxx/__xxxXxxxx/xxxxxxxxx e/2016/04/05/1369054_02.pdf
5) 国又は地方公共団体における委託研究契約の取扱い
・国又は地方公共団体が委託研究契約を締結するにあたっては、各種法令に則り事前に予算措置等の手続きが必要である場合、研究機関の責任において、委託研究契約開始までに当該手続きを確実に実施してください。万が一、契約締結後に必要な手続きの不履行が判明した場合は、委託研究契約の取消し・解除、委託研究費の全部または一部の返還等の措置を講じる場合があります。
6）複数年度契約と繰越制度について
・本事業では、委託研究費の効果的・効率的な使用および予算の無駄使いや不正の防止の観点から、複数年度契約および繰越制度を導入しています。研究機関においては、複数年度契約および繰越制度を有効に活用してください。（なお、研究機関の事務管理体制等により複数年度契約及び繰越が認められない場合があります。）
① 複数年度契約について
複数年度契約により主に以下の事項の実現を図っています。
・研究開発実施計画に基づくものであることを前提とした翌事業年度の委託研究費を財源とする年度跨りの調達等の契約（国際入札等で発注から納品まで期間を要する高額な研究機器の調達等）
・研究開発実施計画に基づくものであることを前提とした翌事業年度の委託研究費を財源とする研究者等に係雇用手続き（新規・継続）の早期対応
・委託研究契約に係る年度更新手続きの遅延により研究期間（契約期間）に空白期間が生じることの防止
・一定の要件を満たすことを条件とした翌事業年度への委託研究費の繰越
② 複数年度契約における年度更新手続き
・委託研究費は事業年度ごとに防災科研の承認により決定される研究開発実施計画書記載の金額によることから、複数年度契約では、２年度目の当該事業年度の委託研究費を変更契約において定めます。また同時に研究開発実施計画書記載の研究期間の範囲内で契約期間を 1 年ずつ延長します。（当事業の複数年度契約における契約開始時の契約期間は、原則として「２年度」が上限となります。）
・複数年度契約期間中に、法令の改正等により委託研究契約書条文を改定する必要がある場合は、変更契約において当該改定事項を約定することとします。
≪ 例：研究開始日 2018 年 10 月 1 日 ≫
〇 初年度（研究開始）：研究開始日から翌年度末日までの契約期間で締結
2018.10 2019.4 2020.3
1 年延長 |
〇 ２年目（年度更新）：期初（2019.4.1）に変更契約にて研究期間を 1 年間延長
2018.10 2019.4 (更新) 2020.3 2021.3
1 年延長 |
〇 ３年目（年度更新）：期初（2020.4.1）に変更契約にて研究期間を 1 年間延長
2018.10 2019.4 2020.4 (更新) 2021.4 2022.3
③ 委託研究費の繰越について
ⅰ）繰越の対象
・ 繰越の対象となるのは、以下の事由に該当するものです。
『当初予想し得なかったやむを得ない事由により研究開発実施計画記載事項に変更が生じたもので、かつ、研究目的の達成のために研究費を繰越して翌事業年度に実施する必要があるもの』
・ 事業年度末に判明する直接経費の執行残額（例：計画時には予想できない超過勤務費、消耗品費、消費税相当額等の見込み差額等）が発生する場合についても、翌事業年度に本研究の実施のために直接的に必要な経費として有効に使用できることを前提に当該直接経費の執行残額を繰越すことが可能です。
※ 上記に当てはまらない単なる予算の余剰・滞留は繰越の対象外となります。
ⅱ）判明時期に応じた繰越手続き
＜ 第３四半期までに判明した繰越 ＞：要事前相談
（1） 未契約繰越の場合：
原則として、変更契約を締結した上で一旦返還。繰越が認められる場合は、予算を翌事業年度に振替
（2） 契約済繰越の場合：
原則として、変更契約による返還を行うことなく、委託研究費を研究機関に存置したまま繰越可能
※ 第３四半期までに判明した繰越については、研究担当者から防災科研担当者へ事前に相談ください。
繰越が認められる場合は、上記（1）（2）いずれかの手続きを行います。
◯ 未契約繰越：
物品等調達の「契約締結」および「納品・検収」のいずれも翌事業年度となるもの
◯ 契約済繰越：
物品等調達の「契約締結」は当事業年度内に完了するが、「納品・検収」は翌事業年度となるもの
＜ 第４四半期に判明した繰越 ＞
(3) 原則として、変更契約による返還を行うことなく、委託研究費を研究機関に存置したまま繰越可能
※第４四半期に判明した繰越については、原則として、事前に理由等の報告を求めませんが、研究機関にて適切に判断の上、対応ください。
【判明時期に応じた繰越のイメージ】
第１四半期 | 第２四半期 | 第３四半期 | 第４四半期 | 翌年度 |
① | 未契約繰越：原則、翌年度へ予算を振替 （要事前相談 / 変更契約対象） | ③ | 原則、研究機関で繰越 （変更契約不要） | |
② | 契約済繰越：原則、研究機関で繰越 （要事前相談 / 変更契約不要） | |||
※ 判明時期にかかわらず、研究開発実施計画に大きな影響を及ぼすような繰越が生じる場合や研究資金の滞留が見込まれる場合は、研究担当者から防災科研担当者へ速やかに連絡ください。状況を勘案し、研究開発実施計画や予算の見直し等が必要となる場合があります。
※ 防災科研が繰越の見込みも含めた執行状況の調査を行う場合がありますので、ご協力をお願いします。その際、繰越の内容やその判明時期によっては、変更契約を締結した上で、一旦、防災科研へ委託研究費を返還し、翌事業年度の委託研究費（予算）に振替えることで対応する場合があります。これにより当事業年度内に研究費を必要とする他の研究題目への配分等による資金の有効活用が可能となるため、ご協力お願いします。
ⅲ）繰越額の報告について
・防災科研に返還せず研究機関に存置したまま繰越した額について、「経理様式１：委託研究実績報告書（兼）収支決算報告書」の当事業年度分繰越額にて報告してください。繰越に係る単独の報告書はありません。
・変更契約に基づき委託研究費を防災科研へ返還し、翌事業年度に予算振替えする場合は、
「経理様式１：委託研究実績報告書（兼）収支決算報告書」の当事業年度分繰越額への計上は不要です。
ⅳ) 繰越制度利用にあたっての留意事項
・間接経費の全部又は一部を執行している場合には、直接経費のみ繰越すことや、繰越を行う直接経費に相当する間接経費の一部のみを繰越すことも可能です。なお、直接経費に相当する間接経費の計算にあたっては、繰越する間接経費の端数処理を「１円未満切り上げ」とすることができます。
・直接経費のみ繰越した場合でも、後日、当該直接経費が返還となる場合には、相当する間接経費を加えて返還する必要があります。
・前事業年度からの繰越状況等を踏まえ、研究資金に滞留が見られる場合には、年度途中であっても当該事業年度の委託研究費の調整（減額）を行う場合があります。
・以下の場合に繰越は認められません。
・繰越の対象（③ⅰ）参照）に当てはまらないもの
・間接経費のみの繰越
・再繰越（一度繰越した委託研究費の翌々事業年度への繰越）
・契約期間が最終事業年度の繰越
3.委託研究契約に係る書類
1) 委託研究契約書
・研究開始にあたって、研究題目に関する研究機関と防災科研との約定を定めるものであり、xxを２部作成し防災科研及び研究機関で１通ずつ保管します。なお、契約書等における契約者は、研究機関の代表者又は代表者より権限を委譲された者とします。
2) 変更契約書
① 年度途中で委託研究費を変更する場合
・研究進捗状況等により、事業年度途中（以下「期中」という。）で委託研究費を変更する場合など原契約を変更する必要がある際は、変更契約書を取り交わすこととしています。
② 複数年度契約において事業年度２年度目の委託研究費等を定める場合（年度更新）
・複数年度契約においては、当該事業年度の委託研究費や契約期間等を変更契約にて約定します。
③ 評価等の結果により契約期間を変更する場合
・研究開発課題の評価等（中間評価、ステージゲート評価等）の結果により、契約期間の終了以降も研究開発を継続すべきと判断された場合、契約期間の延長についての変更契約書を取り交わすこととしております。また、評価等の結果により契約期間を短縮する場合も同様です。
④ 研究担当者が変更（交代）する場合
・防災科研に事前相談の上、変更契約書の締結が必要です。
⑤ その他
・研究開発実施計画に係る重大な変更が生じた場合で、防災科研が必要と認めた場合は変更契約書の締結が必要です。
3) 変更届
・委託研究契約書（原契約）の変更のうち、研究担当者の所属部署名・役職名の変更、契約者の住所・所属部署名・役職名の変更及び契約者の交代については、変更契約書を取り交わすことなく、変更届【経理様式３-②】の提出をもって、変更契約が締結されたものとみなします。
・変更届提出のタイミングによっては、当該変更内容が契約書（特に年度更新時の契約書）に反映されない場合があります。その場合であっても、本変更届の提出をもって契約書の内容が変更されたこととし、当該変更分について契約書の差し替えは行いませんので、ご了承ください。
※ 研究担当者の変更（交代）は、変更届ではなく変更契約書の締結が必要ですのでご注意ください。
4) 委託研究契約事務処理説明書
・本説明書です。毎事業年度、または、年度の途中で更新される場合があります。常に最新の事務処理説明書をご参照ください。
Ⅲ．委託研究費の執行について
1.委託研究費の執行にあたって
・ 研究機関は、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（平成１９年２月１５日／令和３年２月１日改正 文部科学大臣決定)【別添４】（以下「公的研究費の管理・監査のガイドライン」という。）に基づき、研究機関の責任において公的研究費の管理・監査の体制を整備した上で、委託研究費の適正な執行に努める必要があります。また、研究機関は公的研究費の管理・監査に係る体制整備等の実施状況を定期的に
文部科学省へ報告するとともに、体制整備等に関する各種調査に対応する義務があります。
・ 委託研究費は、国費を財源とすることから、その執行にあたっては、経済性・効率性・有効性・合規性・正確性に十分留意しつつ、その説明責任を果たせるよう適切な処理を行ってください。また、計画的な執行に努めることとし、研究期間終了時又は年度末における予算消化を目的とした調達等がないよう注意してください。
・ 委託研究を円滑かつ効果的・効率的に推進し、より成果をあげるため、執行の柔軟性にも配意をお願いします。
2.委託研究の予算費目
1)直接経費 ：本研究の実施に直接的に必要な経費であり、以下の４つの費目で構成
①物品費 ：研究用設備・備品・試作品、ソフトウェア（既製品）、書籍購入費、研究用試薬・材料・消耗品の購入費用
②旅 費 ：研究担当者および研究開発実施計画書記載の研究参加者等に係る旅費、招へい者に係る旅費
③人件費・謝金 ：本研究のために雇用する研究者等（研究担当者を除く。）の人件費、人材派遣、講演依頼xx等の経費
④その他 ：上記の他、本研究を実施するための経費
例）研究成果発表費用（論文投稿料、論文別刷費用、ＨＰ作成費用等）、会議費、運搬費、機器リース費用、機器修理費用、印刷費、外注費（ソフトウェア外注製作費、検査業務費、検査業務費用等）、ソフトウェアライセンス使用料、不課税取引等に係る消費税相当額等
2)間接経費 ：直接経費に対して一定比率で手当され、本研究の実施に伴う研究機関の管理等に必要な経費
※各費目の具体的な使途等については、後述の「Ⅲ．3.2)各予算費目の執行に係る指針」を 必ず確認して下さい。
3.直接経費について
1)直接経費の執行
・本研究の実施のために直接的に必要な経費が計上対象となります。
・研究機関は適正な委託研究費執行を証明する証拠書類を整備し、発生した経費の妥当性を自らの責任において客観的に説明する必要があります。
・特に物品等の調達にあたっては、経済性・効率性の観点から、競争原理（相見積・入札制度）の積極的な導入が求められます。
2)各予算費目の執行に係る指針
・ 委託研究費は、合目的性（本研究の目的・趣旨への適合性）に十分留意の上、原則として、各研究機関の規程に従って適切に支出・管理ください。ただし、本事業特有のルールを設けている事項については、本事務処理説明書に従って適正に執行してください。
・ 研究機関の規程に基づく執行であっても、当該委託研究費の財源が国費であることに照ら
して、防災科研が不適切と判断する場合は、全額もしくは一部を認めないことがあります。
・ 科学研究費補助金を受給している研究機関は、委託研究費の「使途」に関して本説明書等に記載のない事項について、各研究機関における科学研究費補助金の取扱いに準拠することで差し支えありません。
①物品費
・研究設備・機器等については、既存の状況を勘案し、必要性・妥当性を十分に検討した上で、必要不可欠なもののみを調達して下さい。
・特に高額な調達を行う場合は、参考見積を入手するなどして市場価格の把握を行 った上で、計画と実際の執行に大幅な金額の変動が生じないよう十分留意下さい。
・国立大学法人、独立行政法人等の政府関係機関は国際競争入札の対象となりますので高額な物品等の調達は納期等に十分留意の上行ってください。
※研究設備・機器の改造費および修理費について
法人税法上の「資本的支出」に該当する研究設備・機器の改造費については「物品費」に、「資本的支出」に該当しない修理費等については「その他」に計上してください。ただし、直接経費での支出が認められるのは、本研究に直接必要かつ不可欠な範囲に限られます。また、修理に関しては、通常の利用の範囲内において必要となった場合に限ることとし、使用者の過失が原因である場合には直接経費での計上は認められません。なお、防災科研所有の提供物品について改造を加える場合はその都度、事前に防災科研にご相談ください。
②旅費
ⅰ）旅費の算定基準
・各研究機関の旅費規程に準拠します。
ⅱ）旅費支出の対象となる事由
１）研究成果の発表
２）防災科研及び内閣府等本事業の関連機関が主催するミーティング、シンポジウム
３）研究チーム内のミーティング
４）直接経費により雇用される者の赴任旅費
５）外部専門家等の招へい
６）フィールドワーク（観測、試料採取、現地調査等）
７）その他研究実施上、必要な事由が発生した場合
ⅲ）旅費計上の対象となる者
１）研究担当者
２）研究開発実施計画書に記載の研究参加者
３）外部専門家等の招へい対象者
ⅳ）旅費計上に際しての留意事項
※ 旅費計上にあたっては、研究実施上必要かつ合理的な人数、期間となるよう適切に判断してください。
※ 学生への支出についても、研究開発実施計画書に記載された者であり、本研究の成果発表等、上記の旅費対象事由に該当する場合には、研究機関の規程に従って計上することが可能です。なお、教育目的のみでの支計上はできませんので、特に学部生等の取扱いについては、その必要性をより慎重に検討し、研究機関で適切にご判断ください。
③人件費・謝金
ⅰ）雇用の基準
・雇用は研究機関が自ら行い、当該人件費・謝金を委託研究費に計上してください。
・雇用契約に関わる諸条件は各研究機関の規程に準拠します。
ⅱ）直接経費での雇用対象
・本研究を実施遂行するために直接必要な研究員・技術員・研究補助員等で、研究開発実施計画書に研究参加者としての登録がある者
ただし、以下に該当する者の人件費は、直接経費より支出することができません。
・研究担当者
・国立大学法人、独立行政法人、学校法人等で運営費交付金や私学助成金等により国から人件費を措置されている者
ⅲ）兼業者の取扱いについて
・従事日誌等により従事日または従事時間を区分し、本研究に該当する部分の人件費を計上してください。（各種手当て・社会保険料等も適切に按分し計上すること。）
・なお、裁量労働制を適用している場合には、エフォート率による按分計上が可能です。
【裁量労働制適用者の兼業に関する事務手続きについて】
a)業務開始時
・業務管理者は、裁量労働制を適用した当該研究者等の業務内容及びエフォート率の設定を行い「裁量労働者xxxxx率申告書」（経理様式５-①）を作成し、当該業務開始時に人事責任者等へ提出してください。人事責任者は当該申告書を適切に保管してください。
・なお、申告したエフォート率の変更が必要となった場合には、「裁量労働者エフォート率申告書」（経理様式５-①）を再度作成してください。
・業務管理者は原則として研究担当者とし、業務実施状況を把握の上、適切に管理してください。
b)業務完了時
・業務管理者は当該研究者等の業務実施状況を踏まえ、「裁量労働者エフォート率報告書」（経理様式５-②）の作成を行い、毎事業年度終了時に人事責任者等へ提出してください。人事責任者は当該報告書に基づき、人件費計上額が適正であることを確認してください。
・また、当該報告書を収支簿に添付して防災科研へ提出してください。
c)留意事項
・研究機関は、業務成果の目標及び業務の方法に配慮しつつ、研究機関の規程に基づき、エフォート率の設定を適切に行ってください。
・研究機関の人事責任者等は当該研究者等に対し従事内容及びエフォート率を確実に通知してください。
・研究機関は、xxxxx率の実態が報告等と乖離の生じないよう適切に管理を行ってください。不正使用が判明した場合には、当該研究者等に支払われた人件費の全部又は一部を返還して頂きます。
・本項（③人件費・謝金）において用いられる“エフォート率”とは、雇用契約で定める全従事業務に占める当該事業の従事割合を意味します。
・裁量労働者エフォート率申告書（経理様式５－①）及び裁量労働者エフォート率報告書（経理様式５－②）と同等の様式の備えがある場合には、研究機関の様式で代替することが可能です。
ⅳ）雇用に関する留意事項
・雇用契約書・従事日誌等の雇用関係書類を整備し、本研究にかかる従事状況を適切に把握・管理してください。適切な人件費の執行を証明する証拠書類の整備状況やエフォート管理の実態について確認を求める場合があります。
・研究機関において定められている基準勤務時間内での研究実施を原則とし、超過勤務が必要となる場合であっても必要最小限となるよう留意してください。
・人件費には各種手当て、法定福利費を含むことができます。
・委託研究契約期間外の人件費は計上できません。
・学生を雇用する際は、学業に支障をきたさないよう配慮してください。
ⅴ）招待講演・専門的知識の提供に係る謝金について
・本研究の実施に伴い直接必要である場合に限り計上可能です。また、単価基準は研究機関の規程に準じて執行してください。
・招待講演等により外部専門家に謝金を支払う場合を想定しています。
・他の研究機関所属の者であっても、同一研究チームの研究参加者として参画している場合は、招待講演等謝金対象とすることはできません。
④その他
［１］会議費について
ⅰ）会議費に含まれるもの
・会場借料
・飲食費用（アルコール類を除く）
※対象となる会議については、以下ⅱ）をご参照ください。
・その他、会議に必要な費用
ⅱ）飲食費計上の対象となる会議
・本研究で得られた研究成果の発表等、本研究に直接的に関係する会議（ワークシ
ョップ、シンポジウムを含む）を主催する場合であり、かつ外部の研究者が参加する会合であることを要件とします。
・研究チーム内の研究参加者のみによる定例的な研究ミーティングは対象となりません。（他の研究機関所属の者であっても、同一研究チーム内の研究参加者は「外部の研究者」に含まれません。）
ⅲ）その他留意事項
・会議費の計上にあたっては、国費を財源とすることに鑑み、必要最小限、極力簡素なものとするようご留意ください。特に、飲食費の計上にあたっては国民の疑義を招くことのないよう、金額・参加者の妥当性を適切に判断してください。
・他の研究機関や学会等と共同で開催するような会合における会議費については、適切に分担して計上してください。
・学会等参加時に研究参加者が支払った懇親会費は直接経費計上の対象となりません。
［２］研究機関所有の研究設備・機器の使用料について
・本研究に直接使用する研究機関所有の研究設備・機器について、研究機関の規程等により合理的と認められる使用料が課されている場合は、当該経費を直接経費に計上することができます。
［３］研究設備・機器等の保守料について
・本研究に直接必要である研究設備・機器等の保守料であれば、研究機関所有の既存の研究設備・機器等であっても、直接経費から計上することができます。なお、本研究と他の研究等で共同利用する研究設備・機器等の保守料については、利用状況等を勘案した合理的根拠に基づき区分して負担する場合には、計上することが可能です。
［４］研究実施場所借上経費について
・本研究に直接必要であり、専ら使用される研究実施場所については、借上経費の計上が可能です。研究機関は、研究実施場所の必要性や借上経費の妥当性について適切に判断の上、計上してください。なお、対象となる施設が研究機関所有の場合、その使用料の算出にあたっては、利用規則等の規程に従う等、算出根拠を合理的に説明し得る方法により行ってください。
・研究実施場所借上経費の計上を行う場合には、経費の算出根拠を明らかにした証拠書類を整備し、収支簿に添付して提出してください（様式任意）。
［５］リース・レンタルについて
・設備等については、購入のほか、リースやレンタルも可能です。
・ただし、リース・レンタルを行う場合であっても、その契約にあたっては競争原理の導入が求められます。また、購入する場合に比して経済的であることが必要です。リース・レンタルを行うことにより、本研究で過度な負担を負うことは認められません。なお、研究担当者が移籍する際に本研究に支障が生じないことが
前提となります。
・リース・レンタルの予算費目は、「物品費」ではなく「その他」としてください。
［６］リース料・レンタル料、ソフトウェアライセンス・雑誌年間購読料等の計上範囲について
・上記費用を前納した場合でも、直接経費として計上できるのは、原則として既経過期間のみとなります。
［７］光熱水料について
・本研究に直接使用する実験棟、プラント、設備、装置等の運転等に要した光熱水料は、直接経費から計上することができますが、その額は専用のメーターに基づく計上を原則とします。なお、専用のメーターが装備されていない場合であっても、占有面積、使用時間等を勘案した合理的な積算根拠があり、その使用料を他の研究や業務と区別できる場合には、直接経費から計上することが可能です。
・事務スペース、共用スペースに係る光熱水料は本研究に直接使用しているとは言えないため、間接経費から計上してください。
・専用メーター以外の合理的積算根拠により計上している場合は、経費の算出根拠を明らかにした証拠書類を整備し、収支簿に添付して提出してください（様式任意）。
3)直接経費の費目間流用
・本研究の目的に合致することを前提に以下の条件・手続きのもと、直接経費の費目間流用が可能です。なお、直接経費と間接経費との間の流用は認められませんので、ご注意ください。
①防災科研の確認を必要としないで流用が可能な場合
・各費目における流用額が、当該事業年度における直接経費総額の５０％（この額が５
００万円に満たない場合は５００万円）を超えないとき
※上記の範囲内であっても、研究開発実施計画の大幅な変更［重要な研究項目の追加・削除、研究推進方法の大規模な軌道修正など］を伴う場合は、流用額の多寡、流用の有無にかかわらず、事前に防災科研の確認が必要です。
※委託研究契約書上の計上額が０円の費目についても、流用範囲内であれば使用可能です。
※防災科研担当者が研究担当者、研究機関に流用の内容を後日確認させていただく場合があります。
例）計画されている物品費の執行がほとんどなく、その大半が、外国旅費に流用されている場合等、研究開発実施計画書との整合性を確認すべきであると判断される場合
②防災科研が本研究の実施上必要であると確認した上で流用が可能な場合
・各費目における流用額が、当該事業年度における直接経費総額の５０％（この額が５
００万円に満たない場合は５００万円）を超えるとき
・費目間流用（各費目の執行見込額変更）の手順は以下のとおりです。
ⅰ）研究担当者が防災科研担当者に対して、電子メール等で費目間流用の内容及び理
由を連絡
【 参照：費目間流用申請書（参考様式１）】
ⅱ）防災科研が研究実施上必要であるかどうかを判断
ⅲ）防災科研担当者から研究担当者へ費目間流用の可否を通知
≪ケーススタディ≫
【ケース①】直接経費総額 20,000 千円、費目間流用額 13,000 千円
→ 事前確認要 [ 20,000×50％ > 5,000 → 原則 10,000 千円まで事前確認不要 ]
【ケース②】直接経費総額 20,000 千円、費目間流用額 6,000 千円
→ 事前確認不要 [ 20,000×50％ > 5,000 → 原則 10,000 千円まで事前確認不要 ]
【ケース③】直接経費総額 8,000 千円、費目間流用額 6,000 千円
→ 事前確認要 [ 8,000×50％ < 5,000 → 原則 5,000 千円まで事前確認不要 ]
【ケース④】直接経費総額 4,000 千円、費目間流用額 2,500 千円
→ 事前確認不要 [ 4,000×50％ < 5,000 → 原則 5,000 千円まで事前確認不要 ]
※ 事前確認不要となるケース②および④については、研究開発実施計画の大幅な変更がないことが前提となります。
4-1)旅費等の合算使用の取扱い
・本事業の直接経費と他の競争的研究費等の合算使用として認められる事例は、以下のとおりです。なお、この場合、防災科研の事前確認は不要です。
① 本事業と他の事業の用務を合わせて１回の出張を行う場合で、本事業と他の事業との間で経費を適切に区分できる場合。
② 消耗品（材料、試薬等）を購入する場合で、本事業と他の事業との間でその使用区分を明確にした上で、その区分に応じた経費を合算し、一括して消耗品を購入する場合。
4-2)使途に制限のない資金との合算使用（自己負担）について
・使途に制限のない資金（運営費交付金等の自己資金、寄付金等）を本研究の研究費として、直接経費と合算して使用すること（いわゆる自己負担）が可能です。なお、この場合、防災科研の事前確認は不要です。
・使途に制限のない資金との合算使用を行った場合は、委託研究実績報告書【経理様式１】および収支簿【経理様式２】の支出金額に当該経費も含めて記入してください。
・研究担当者が他機関へ移籍する際は、使途に制限のない資金との合算使用により購入された取得物品についても、後述の「Ⅲ．9.3)物品の移動等について」に沿って移籍先機関へ引き継いでください。
5)その他の直接経費に係る留意事項
①委託研究費執行に係る発注・検収について
・発注・検収業務について、当事者以外によるチェックが有効に機能するシステムを構築・運営するなど、公的研究費の管理・監査のガイドラインに則り、適切に行ってください。
②不課税取引等（不課税・非課税取引）に係る消費税相当額の取扱いについて
・委託研究契約は、消費税法上の「役務の提供」に該当するため、委託研究費の全額が消
費税および地方消費税（以下「消費税」）の課税対象となります。
・委託研究費を物品調達などの課税取引だけでなく、人件費や外国旅費などの不課税取引等に支出する場合、防災科研から受け取る消費税額と、各研究機関において支払う取引に含まれる消費税との差額が生じ、その差額に相当する消費税を各研究機関より納付することになります。
・このため、直接経費により執行された不課税取引等に係る消費税相当額について、直接経費に計上することができます。ただし、免税事業者である場合は、消費税相当額を計上することはできません。
・不課税取引等に係る消費税相当額を計上する際は、当該取引の予算費目に関係なく「その他」に計上してください。
・なお、個々の取引実態を反映しない一定割合による消費税相当額の計上は認められません。（例えば、直接経費全体に対して、消費税相当分として定率を計上する、課税取引が一部含まれる旅費総額に１０％を乗じるなど）
※不課税取引等として以下のような例があげられますが、課税区分判定については研究機関の取扱いに従ってください。特に基本給に通勤費を含めている場合等についての取扱いは、研究機関において顧問税理士等への確認により研究機関の責任において整理してください。
a．人件費（うち通勤手当を除く）
※通勤手当を税抜き（非課税）額で計上される場合は、その通勤手当も消費税相当額算出の対象となります。
b．外国旅費・外国人等招へい旅費（うち支度料や国内分の旅費を除く）
c．その他、国外で消費する経費（国外の学会出席の際、国外に参加費を支払う場合など。）
d．内部取引での調達
③ 直接経費の収支管理
・直接経費の収支を明らかにするために収支簿を作成し、『物品費、旅費、人件費・謝金、その他』の費目毎に収支管理を行っていただく必要があります。収支簿作成にあたっては、後述の「Ⅲ.8.証拠書類の管理について」をご参照ください。
④委託研究実施の過程で発生した収入の取扱いについて
・研究開発実施計画策定の時点で 、収入が発生すると見込まれる場合は、防災科研担当者に事前にご相談ください。委託研究の実施に伴い、当初の研究開発実施計画にない収入が発生した場合においても、防災科研に速やかにご相談ください。
・収入と支出を相殺して計上することはできません。
・証拠書類については保管・整備をお願いします。
⑤直接経費の支出方法について
・直接経費の支出（研究機関から納入業者等への支払）は、原則として、現金払いもしくは金融機関からの振込としてください。（手形取引、相殺決済、ファクタリングは認められません。）
⑥直接経費として計上できない経費
・本研究の目的及び趣旨に合致しないもの
・間接経費としての使用が適当と考えられるもの（通常の企業会計における一般管理費に該当するもの（管理部門人件費等）は間接経費に含まれます。）
・「学会年会費」、「資格取得に係る費用」等で研究機関や研究参加者の権利となるもの
・「敷金・保証金」等で予め戻入となることが予定されているもの
・委託研究費の精算等において使用が適正でないと防災科研が判断するもの
≪ 特許関連経費の取扱い ≫
本事業では、「特許関連経費（出願料、弁理士費用、関係旅費、手続き費用、翻訳費用等）」については、間接経費での計上を原則とします
4.間接経費について
1)間接経費の執行
・ 間接経費は、研究機関の責任において、計画的かつ適正に執行するとともに領収書等の証拠書類を整備し、また、それらを研究期間終了日の属する事業年度末の翌日から５年間適切に保管し、使途の透明性の確保に努めてください。
・ 本事業は、競争的研究費ではありません。そのため、「競争的研究費の間接経費の執行に係る共通指針（平成１３年４月２０日/令和３年１０月１日改正 競争的研究費に関する関係府省連絡会申し合わせ）」での扱いと異なりますのでご注意下さい。また同指針で指定されている「間接経費執行実績報告書」に本事業の間接経費を計上することはできません。
2)間接経費の算定・請求
・間接経費は原則として直接経費に対する１５％を上限（間接経費率）に措置されます。
・間接経費の算定（直接経費×間接経費率）にあたっての端数処理は「１円未満切り捨て」となります。
3)間接経費の主な使途
・本研究の実施に伴う研究機関の管理等に必要な経費のうち、以下のものを対象とします。以下の例示に記載があっても、本研究の管理等に関連がない経費への支出はできません。
間接経費の主な使途の例示
（１）管理部門に係る経費
（ア）管理施設・設備の整備、維持及び運営経費
（イ）管理事務の必要経費
備品購入費、消耗品費、機器借料、雑役務費、人件費、通信運搬費、謝金、国内外旅費、会議費、印刷費
など
（２）研究部門に係る経費
（ウ）共通的に使用される物品等に係る経費
備品購入費、消耗品費、機器借料、雑役務費、通信運搬費、謝金、国内外旅費、会議費、印刷費、新聞・雑誌代、光熱水費
（エ）当該研究の応用等による研究活動の推進に係る必要経費
研究者・研究支援者等の人件費、備品購入費、消耗品費、機器借料、雑役務費、通信運搬費、謝金、国内外旅費、会議費、印刷費、新聞・雑誌代、光熱水費
（オ）特許関連経費
（カ）研究棟の整備、維持及び運営経費
（キ）実験動物管理施設の整備、維持及び運営経費
（ク）研究者交流施設の整備、維持及び運営経費
（ケ）設備の整備、維持及び運営経費
（コ）ネットワークの整備、維持及び運営経費
（サ）大型計算機（スパコンを含む）の整備、維持及び運営経費
（シ）大型計算機棟の整備、維持及び運営経費など
（３）その他の関連する事業部門に係る経費
（ス）研究成果展開事業に係る経費
（セ）広報事業に係る経費など
4) 留意事項
① 間接経費の返還
・本研究の実施の結果、不用となる直接経費の残額が生じ、防災科研へ返還を行う場合 には、返還を行う直接経費に相当する間接経費を加えて防災科研へ返還してください。
（変更契約等に伴い直接経費が減額された場合の間接経費の精算・返還についても同様としてください。）
・直接経費を全額執行し、間接経費のみに残額が発生した場合は、当該残額を防災科研へ返還してください。
② 委託研究費の返還に係る間接経費の計算について
・返還対象となる直接経費に相当する間接経費の計算は以下のとおりです。
「返還すべき間接経費」＝「返還対象となる直接経費」×「間接経費率」
［※１円未満切り上げ］
③ 間接経費の報告等
・間接経費に係る収支簿および証拠書類を防災科研へ提出する必要はありませんが、使途の透明性の確保の観点から、適正な執行を証明する証拠書類を整備してください。
5.委託研究費の執行期限
各事業年度における委託研究費執行に係る契約、検収、支出の期限は下表のとおりです。
手続き | 当該事業年度末（３／ ３１）に契 約期間が終了もしくは年度更新となる委託研究契約 | 期中に契約期間が終了する委託研 究契約 |
物品調達・役務等の 契約 | 当該事業年度の３月３１日 | 契約期間終了日または研究中止日 |
物品調達・役務等の 検収 | 当該事業年度の３月３１日 | 契約期間終了日または研究中止日 |
業者等への支払い （支出） | 翌事業年度の５月３１日 | 委託研究実績報告書の提出期限 |
※ 委託研究契約が単年度契約の場合に年度を跨る調達等の契約を行うことは原則としてできません。（ただし、研究推進上の必要性から年度を跨ぐ調達等を希望する場合は、個別に防災科研にご相談ください。）
※ 人件費における事業主負担分や不課税取引等に係る消費税相当額等の研究機関留保分は、上記期限までに支払が完了していない場合でも、その支払金額が確定している場合に限り、当該人件費や取引が発生した事業年度での計上が可能です。
【 経費の年度区分の取扱いについての特例 】
① 国内及び外国旅費等、事業年度を跨る際に厳密な年度区分が困難になる経費について、研究機関の規程において支出した日の属する年度に支出計上することとしている場合には、研究機関の規程に従って処理することが可能です。
※事業年度を跨る支出であっても、年度区分が可能なものについては、原則として、計上する年度を区分してください。
② 事業年度末において支払額が確定しない社会保険料や光熱水料等について、研究機関の規程において翌事業年度に計上することとしている場合には、研究機関の規程に従って処理することが可能です。
※上記①及び②の処理は、研究期間が翌事業年度以降も継続することが研究開発実施計画書により確認できる場合に限ります。
6.委託研究費の防災科研から研究機関への支払いについて
1)支払いの方法
・原則として『分割払い』（四半期毎の４回）とします。
・ただし、以下のいずれかに該当する場合は、『一括払い』とすることが可能です。
① 当該事業年度における直接経費の額が２，０００万円以下の場合
② 第３四半期以降に契約が開始する場合
③ 変更契約に伴う追加払いの場合
④ 研究期間の最終年度にあたる場合
⑤ 防災科研が指定する場合
⑥ その他、特段の事由がある場合
・分割払いの取扱いについては、後述の「Ⅲ.7.委託研究費の分割払いについて」をご参照ください。
・委託研究契約締結前および契約期間中に行われる事務管理体制および財務状況等に係る調査・確認の結果によっては、防災科研指定の支払方法となるほか、契約を見合わせる場合や契約期間中であっても、委託研究費の縮減や研究停止、契約期間の短縮、契約解除等の措置を講じることがあります。なお、防災科研が指定する支払方法となった場合は、別途、防災科研より通知する事務要領に沿って、委託研究費の請求や精算等の手続きを行ってください。
2)委託研究費の請求について
・委託研究費の早期支払いにより、委託研究費の効率的かつ速やかな執行による研究の円滑な推進、また研究機関の資金繰りの軽減が図られると考えます。各研究機関においては、委託研究契約の早期締結、並びに請求書の速やかな発行等の事務処理をお願いします。
・研究機関が発行する請求書は研究担当者毎（委託研究契約単位）にご作成ください。なお、誤りなく速やかに処理するために、確認事項として請求書類に「当該事業年度の契約番号」を記載してください。
・委託研究費の請求は、速やかな支払いを可能とするため、「振込依頼書」や「納入通知書」でなく「請求書」でお願いします。
・納入通知書等で支払期限まで期日の猶予がない場合等には、別途個別に支払期限を調整させていただくことがあります。
3)銀行口座の取扱いについて
・防災科研の委託研究費を管理する銀行口座について、新規の口座を個別に設ける必要はありません。
・収支の記録は収支簿を作成の上、直接経費については研究担当者別（委託研究契約単位）に明確に区分してください。
・預金利息が発生した場合、防災科研へ報告および返還する必要はありません。
4)委託研究費の変更について
・本事業では、委託研究費の効率的・効果的な運用の観点から、随時、予算の見直しを行っております。従って、本研究の進捗状況に基づき、必要に応じて研究開発実施計画の見直しを行いますので、契約期間中であっても、委託研究費を増額または減額する場合があります。
・この場合、直接経費に対する一定比率で措置されている間接経費も、同時に増額または減額します。
・柔軟かつ効果的な研究推進のため、円滑な契約変更手続にご協力ください。
①委託研究費の増額変更に伴う追加額の支払い
・原則として一括で支払います。
・委託研究費の増額変更に係る契約変更手続き終了後、速やかに増額された委託研究費を請求してください。
②委託研究費の減額変更に伴う返還額の支払い
・委託研究費の減額変更に係る契約変更手続き終了後、速やかに減額された委託研究費
を一括払いで返還してください。
・分割払いの場合において、防災科研より委託研究費の支払いが全額完了する前に委託 研究費の減額が判明した場合は、委託研究費の減額変更に係る契約変更手続きと併せ、研究機関からの以後の請求額を減額するなどの調整をさせていただきます。
7.委託研究費の分割払いについて
1)分割額の決定方法
・各四半期の支払い額は、当該事業年度における委託研究費を均等４分割した額を原則としますが、以下の理由がある場合は、防災科研にて各期の支払い額を調整させていただきます。研究機関において調整が必要と認められる事由が発生する場合には、速やかに防災科研にご相談ください。
① 研究機関または研究担当者からの求めがあり、研究題目の内容や研究実施上の観点から必要であると防災科研が判断した場合
② 防災科研の資金調達及び支払能力の範囲を超えている場合
③ その他、防災科研が必要と判断する場合
2)留意事項
・委託研究契約の締結（もしくは年度更新）時に研究機関へ通知する事務連絡に基づき各期の委託研究費を請求してください。
8.証拠書類の管理について
1)作成・管理をしていただく経理等関係書類
①収支簿（経理様式２）
・直接経費の収支を明らかにするため、収支簿を作成し、期日までに防災科研へ提出する必要があります。
②適正に執行されたことを証明する書類（証拠書類）
・経理等関係書類の様式について、特に定めはありませんが、研究機関内の意志決定から契約・検収・支払いまでの過程が確認できる一連の証票類を証拠書類として整備・保管し、国の会計検査や防災科研による経理調査等の際に支障のないように対応してください。
・国の会計検査等では、事実に基づく証拠書類により、発生した経費の適正性・妥当性を客観的に説明することが求められます。証拠書類の整備にあたっては以下の点にもご留意ください。
○人件費について、適切に出退勤管理、従事管理が行われているか。
○旅費について、出張日程と出勤簿・従事日誌に不整合が無いか。
○都度納入される消耗品等について、単品納品書(※)により納入の事実が確認できるか。
※単品納品書：納品の都度発行される納品書
・経理等関係書類の整備に関する研究機関の規程が無い場合などは、【別添１．証拠書類一覧】に準じて整備してください。
・証拠書類は収支簿とともに研究期間終了日の属する事業年度末の翌日から５年間適切に保管してください。
2)収支簿の記載方法について
・収支簿の記載は、１行１伝票としてください。（１行１品でも可です。）
・収支簿の『入出金年月日欄』は、委託研究費の入金年月日や物品等の調達等に係る支払年月日を日付順に記載してください。（契約年月日、納入検収年月日ではありません。）
・防災科研からの受入金額は、入金の都度、収支簿の収入欄に記載してください。
・前事業年度の委託研究費を研究機関に存置したまま繰越した場合は、「前事業年度分」
「当事業年度分」それぞれに対応する収支簿を作成してください。
・収支簿の『摘要欄』には調達等の内容について、研究実施計画書様式B-2に記載の内容との関係（対応）が確認できるよう以下事項を記載してください。
ⅰ）物品費：品名、数量、使途
ⅱ）旅費 ：旅行者名、旅行内容（打合せ・会議名など）、用務地、旅行期間
ⅲ）人件費・謝金：従事者名、従事期間（○月分など）
ⅳ）その他：上記に準じ、調達等の内容が判る件名（品名）、数量など。学会参加費等についてはその会合の名称や日程
3)収支簿の摘要欄における省略記載について
① 物品費：品名・数量の省略について
・多数の消耗品等を一括で調達した場合には、主なものの品名のみを記載することで、その他を省略することができます。［例：○○試薬○mg 他］
・消耗品等の品名・数量を省略記載する場合であっても、納品時にその調達の内容及び数量を適切に把握し、確認する必要があります。
・具体的な品名等の記載を行わず「消耗品」と記載することは認められません。
・上記にかかわらず、「１品（もしくは１式）の金額が５０万円以上」の物品等がある場合は、当該５０万円以上の物品等について収支簿上に全て記載、もしくは、内訳が確認できる納品書等を添付してください。
② 旅費：用務地、旅行期間の省略について
・近距離の出張等で宿泊を要しないものは、「用務地」、「旅行期間」を省略して記載することができます。
・上記の場合でも、「旅行者名」、「旅行内容」は、必ず記載してください。
③ 人件費・謝金：省略不可の取扱いについて
・人件費・謝金の支払対象者が複数いる場合は、各対象者への支払金額がわかるように記載してください。
4)留意事項
・上述の収支簿（経理様式２）は、科学研究費補助金収支簿の記載項目とほぼ同様です。研究機関で科学研究費補助金に係るシステムや帳簿の様式が備えてあれば、防災科研の収支簿についても科学研究費補助金と同じシステムを使用して差し支えありません。
・防災科研へ提出された収支簿において、上述の省略記載がなされている場合には、内訳明細、不明点等を防災科研が照会することがあります。
9.物品等の取扱いについて
1)物品の種類と所有権の帰属
①取得物品
・研究機関が本研究のために直接経費により取得した物品等の所有権は研究機関に帰属します。
・取得物品には、直接経費により調達された消耗品などを含む物品等が全て含まれます。
②提供物品
・本研究の実施上の必要のために研究機関の使用が認められる防災科研所有の物品等のうち取得物品以外のものとなります。
2)物品の管理
①取得物品
・研究機関の物品管理規程等のルール及び「競争的研究費における各種事務手続き等に係る統一ルールについて」（令和３年３月５日 競争的研究費に関する関係府省連絡会申し合わせ）【別添６】に沿って管理する必要があります。
・原則として、耐用年数１年以上かつ取得価格５０万円以上を資産、耐用年数１年以上かつ取得価格１０万円以上を備品として適切に管理してください。
② 提供物品
・研究機関は研究期間中、提供物品を無償で使用することができます。研究機関および研究担当者は、提供物品（消耗品扱いとなる物品なども含む）を善良なる管理者の注意をもって適正に管理してください。
・提供物品の使用にあたっては、防災科研の物品管理規程に基づく、無償貸付の手続きが必要となります。使用を希望する際には別途ご連絡ください。
・提供物品に有形固定資産を含む委託研究契約については、毎年度、有形固定資産の一覧表を防災科研が作成の上、研究機関に電子データを送付しますので、内容をご確認ください。
・防災科研所有物品の確認等のため防災科研職員が研究機関に赴くことがありますので協力願います。
3)物品の移動等について
①取得物品
・研究担当者が移籍等により所属研究機関を変更し、次の所属研究機関においても、引き続き本研究を実施する場合には、取得物品を無償譲渡により次の所属研究機関に引き継いでください。
・規程等により、無償譲渡が困難な場合には、防災科研にご相談ください。
※国立大学法人から民間企業に研究担当者が移籍した場合などで、内部規程等により無償譲渡ができない場合には、一旦、物品を研究機関から防災科研へ無償譲渡して、防災科研と次の所属研究機関との話し合いにより、「提供物品として無償貸与する」等の方法で物品を引き継ぐこととします。
・移籍後も本研究の実施に支障のないよう必要な措置を講ずることができる場合で、かつ、研究担当者の同意がある場合は、研究機関に存置したままとすることができます。
・当該物品が建物据付のため原状回復に多額の費用がかかる等の理由により、次の所属研
究機関への物品の引き継ぎが困難・不経済である場合には、研究機関、研究担当者と防災科研が協議の上、物品の引き渡しを行わない場合があります。
[留意事項]
・本事業の目的達成のため、以下の理由・趣旨により取得物品を研究担当者が移籍等した次の所属研究機関に引き継ぐこととしていますので、ご理解・ご協力をお願いします。
ⅰ）本研究の推進のために購入した物品等である。
ⅱ）引き続き同一研究担当者が使用することで、円滑で効率的な研究実施が可能となる。
ⅲ）防災科研には、与えられた研究期間内で研究担当者が滞りなく研究実施できる環境を整備する責任がある。
ⅳ）研究担当者の移籍の都度、高額な研究機器等の購入を行うことは不経済である。
②提供物品
・研究担当者が移籍等により所属研究機関を変更し、次の所属研究機関においても引き続き本研究を推進する場合には、移動元所属研究機関と防災科研の提供物品貸付を終了し、移動先所属研究機関と防災科研で新たに貸付手続きを行うこととなりますので、ご協力をお願いします。
10.研究機関における管理監査体制、不正行為等への対応について
1) 公的研究費の管理・監査の体制整備等について
・研究機関は、本研究の実施にあたり、その原資が国費であることを十分認識するとともに、関係する法令等を遵守し、本研究を適正かつ効率的に実施するよう努めなければなりません。特に不正行為等［*１］を未然に防止する措置を講じることが求められます。
・ 具体的には、「公的研究費の管理・監査のガイドライン」【別添４】および「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」（平成２６年８月２６日 文部科学大臣決定）【別添５】（以下「不正行為への対応等に関するガイドライン」という。）に基づき、研究機関の責任において公的研究費の管理・監査の体制を整備した上で、委託研究費の適正な執行に努めるとともに、コンプライアンス教育も含めた不正行為等への対策を講じる必要があります。
［*1］「不正行為等」とは、以下に掲げる「不正行為」、「不正使用」及び「不正受給」を総称していいます。
ア「不正行為」とは、研究活動において行われた故意又は研究者としてわきまえるべき基本的な注意義務を著しく怠ったことによる、投稿論文など発表された研究成果の中に示されたデータや調査結果等の捏造、改ざん及び盗用
イ「不正使用」とは、研究活動における虚偽の請求に基づく競争的研究費等の使用、競争的研究費等の他の目的又は用途への使用、その他法令、若しくは応募要件又は契約等に違反した競争的研究費等の使用
ウ「不正受給」とは、偽りその他不正の手段により研究活動の対象課題として採択されること
2)「体制整備等自己評価チェックリスト」および「研究不正行為チェックリスト」について
・ 研究機関は公的研究費の管理・監査に係る体制整備等の実施状況等を「体制整備等自己
評価チェックリスト」および「『不正行為への対応等に関するガイドライン』に基づく取組状況に係るチェックリスト」（以下、後者を「研究不正行為チェックリスト」という。）により定期的に文部科学省へ報告するとともに体制整備等に関する各種調査に対応する義務があります。
・ 新規採択により本事業を開始する研究機関及び新たに研究チームに参加する研究機関は原則として、研究開始（委託研究契約締結日）までに上記２種類のチェックリスト（以下、
「両チェックリスト」という。）を府省共通研究開発管理システム（e-Rad）を用いて文部科学省へ提出してください。なお、「体制整備等自己評価チェックリスト」と「研究不正行為チェックリスト」は e-Rad を使用する点では同一ですが、提出する宛先が異なり、両チェックリストの提出が必要となりますので注意してください。
・ 他事業の応募等により、その有効期限が当該事業年度も含まれる両チェックリストを既に提出している場合は、委託研究契約締結に際して、新たに提出する必要はありませんが、
「体制整備等自己評価チェックリスト」は公的研究費の管理・監査のガイドラインにおいて年１回程度の提出が求められておりますので、翌事業年度以降も継続して事業を実施する研究機関は、改めてその提出が必要となります。また「研究不正行為チェックリスト」の定期報告も含め、e-Rad に登録された「事務代表者」宛てのメール連絡および文部科学省のＨＰにより両チェックリストの提出に関する周知が行われる予定ですので、最新情報を確認の上、ご作成ください。
・ チェックリストの提出にあたっては、研究機関においてe-Rad の利用可能な環境が整っていることが必須となりますので、e-Rad への登録を行っていない研究機関にあっては、早急に手続きをお願いします（登録には通常２週間程度を要します）。手続きの詳細は、以下のe-Rad 所属研究機関向けページの「研究機関の登録申請の方法」をご覧ください。
〇e-Rad「研究機関の登録申請の方法」
xxxxx://xxx.x-xxx.xx.xx/xxxxx/xxxxx.xxxx
※ チェックリストの提出依頼に加えて、ガイドラインに関する説明会・研修会の開催案内等も文部科学省より電子メールで送付されますので、e-Rad に「事務代表者」のメールアドレスを確実に登録してください。
＜ 提出方法の詳細等＞
提出先および提出方法の詳細等 | |
体制整備等自己評価チェックリスト | 文部科学省科学技術・学術政策局 研究環境課 競争的研究費調整室 |
研究不正行為 チェックリスト | 文部科学省 科学技術・学術政策局 研究環境課 研究xx推進室 |
e-Rad への研究機関の 登録 e-Rad の操作方法 | 府省共通研究開発管理システム（e-Rad）ヘルプデスク 電 話： 0000-000-000 受付時間： 9:00～18:00（平日） （土曜日、日曜日、国民の祝日及び年末年始（12 月 29 日～1 月 3 日）を除く。） |
3) 研究倫理教育の履修義務
・ 研究上の不正行為を未然に防止するため、研究機関は研究者等に対し、研究倫理教育に関するプログラムの履修義務を周知徹底し、研究者等の研究倫理教育教材の履修完了について、報告してください。
【 参照：研究倫理教育教材履修報告書（参考様式２）】
・ 防災科研は、当該研究者等が防災科研の督促にもかかわらず履修義務を果たさない場合、委託研究費の全部又は一部の執行停止を研究機関に指示します。この場合、研究機関は、指示に従って委託研究費の執行を停止し、指示があるまで委託研究費の執行を再開することはできません。
なお、研究における役割等により履修が不要と認められる研究者等については、履修が免除される場合があります。
4) 公的研究費の管理条件付与および間接経費削減等の措置
・ 公的研究費の管理・監査および研究活動の不正行為への対応等に係る体制整備等の報告・調査等において、その体制整備に不備があると判断された、または、不正の認定を受けた研究機関については、「公的研究費の管理・監査のガイドライン」および「不正行為への対応等に関するガイドライン」に則り、改善事項およびその履行期限を示した管理条件が付与されます。その上で管理条件の履行が認められない場合は、当該研究機関に対する競争的研究費のうち、文部科学省及び文部科学省所管の独立行政法人から配分される間接経費の削減（段階に応じ最大15％）、競争的研究費配分の停止などの措置が講じられることとなります。
5）不正行為等の報告および調査
・ 研究機関に対して不正行為等に係る告発（報道や会計検査院等の外部機関からの指摘も含む。）を受け付けた場合又は自らの調査により不正行為等が判明した場合（以下「告発等」という。）は、予備調査を行うものとし、不正使用又は不正受給にあっては「公的研究費の管理・監査のガイドライン」に則り、告発等の受付から３０日以内に、また、不正行為にあっては「不正行為への対応等に関するガイドライン」に則り、研究機関があらかじめ定めた期間内（告発等の受付から３０日以内を目安）に、告発等の合理性を確認し本調査の要否について書面により防災科研に報告してください。
・ 本調査が必要と判断された場合は、調査委員会を設置し、調査方針、調査対象及び方法等について防災科研と協議しなければなりません。
・ 研究機関は、本調査が行われる場合、あらかじめ定められた期間内（不正使用又は不正受給にあっては告発等の受付から１６０日を目安に最長２１０日以内、不正行為にあっては本調査の開始後１５０日以内を目安）に調査結果（不正行為等に関与した者がかかわる競争的研究費等に係る不正行為等を含む。）、不正発生要因、監査・監督の状況、研究機関が行った決定及び再発防止計画等を含む最終報告書を書面により防災科研に提出してください。
・ 研究機関は調査により、競争的研究費等（研究終了分を含む。）において研究者等による不正行為等の関与を認定した場合（不正行為等の事実を確認した場合も含む。）は、調査過程であっても、速やかに防災科研に報告しなければなりません。また、調査に支障が
ある等正当な事由がある場合を除き、防災科研の求めに応じて、当該事案に係る資料の提出又は閲覧、現地調査に応じなければなりません。
・ 研究機関は、最終報告書を上記の提出期限までに提出することができないときは、本調査の進捗状況及び中間報告を含む調査報告書、並びに報告遅延に係る合理的な事由及び最終報告書の提出期限等に係る書面を上記の提出期限まで防災科研に提出し承認を受けなければなりません。
・ 最終報告書の提出期限を遅延した場合、又は、防災科研が報告遅延の合理的な事由を認めない場合は、間接経費の一定割合削減等の措置を行います。
・ 不正行為等が行われた疑いがあると防災科研が判断した場合、又は、研究機関から本研究以外の競争的研究費等にける研究者等による不正行為等への関与が認定された旨の報告があった場合は、委託研究費の使用停止の措置を行う場合があります。
・ 報告書に盛り込むべき事項については、「公的研究費の管理・監査のガイドライン」および「不正行為への対応等に関するガイドライン」をご参照ください。
6) 不正行為等に対する措置
・ 不正行為等を行った研究者等（共謀した研究者等を含む）や善管注意義務に違反した研究者等［*2］に対して、本事業を含む防災科研の全ての事業について、「研究活動における不正行為等への対応に関する規程」（平成３０年８月２３日／平成３１年３月２５日改正 防災科学技術研究所）【別添２】に基づき、「申請及び参加［*3］」の制限、申請課題の不採択の措置を行うとともに、不正の内容に応じて研究の全部又は一部の中止、委託研究費の全部又は一部の返還等の処分等の措置を取ることがあります。
・ 防災科研が所管するものを除く競争的研究費等において不正行為等を理由として処分を受けた研究者等に対して、当該処分の決定日に遡って、前記の処分を行う場合があります。
・ 不正行為等が行われた場合、不正行為等の内容を他の競争的研究費担当者（国、独立行政法人等）に対して情報提供を行います。その結果、他の競争的研究費において申請及び参加が制限される場合があります。
・ 本研究において、不正行為等を行った研究者等や、善管注意義務に違反した研究者等に対して、「申請及び参加」の制限の措置を行う場合、当該不正事案の概要（研究者氏名、制度名、所属機関、研究年度、不正の内容、講じられた措置の内容等）について、原則公表することとします。また、「公的研究費の管理・監査のガイドライン」および「不正行為への対応等に関するガイドライン」においては、調査の結果、不正行為等を認定した場合、研究機関は速やかに調査結果を公表することとされていますので、各研究機関において適切に対応してください。
・ 「競争的研究費の適正な執行に関する指針」（平成１７年９月９日／令和３年１２月１
７日改正 競争的研究費に関する関係府省連絡会申し合わせ）【別添３】に準拠した防災科研における申請等資格制限は、下表のとおりです。
［*2］「善管注意義務に違反した研究者等」とは、不正行為等に関与したとまでは認定されなかったものの、善良な管理者の注意をもって事業を行うべき義務に違反した研究者等のことを指します。
［*3］「申請及び参加」とは、新規課題の提案、応募、申請を行うこと、また共同研究者等として新たに研究に参加すること、進行中の研究課題（継続課題）へ研究代表者または共同研究者等として参加することを指します。
【不正行為の場合の申請等資格制限】
不正行為への関与による区分 | 不正行為の程度 | 相当と認められ る期間 | |||
不正行為に関与した者 | １ | 研究の当初から不正行為を行うことを意図していた場合など、特に悪質 な者 | １０年 | ||
２ | 不正行為があった研究に係る論文等の著者 | 当該論文等の責任を負う著者（監修責任者、代表執筆者又はこれらのものと同等の責任を負う ものと認定された もの） | 当該分野の研究の進展への影響や社会的影響が大きく、又は行為の悪質性が高いと判断され るもの | ５～７年 | |
当該分野の研究の進展への影響や社会的影響が小さく、又は行為の悪質性が低いと判断され るもの | ３～５年 | ||||
上記以外の著者 | ２～３年 | ||||
３ 者 | １及び２を除く不正行為に関与した | ２～３年 | |||
不正行為に関与していないものの、不正行為のあった研究に係る論文等の責任を負う著者（監修責任者、代表執筆者又はこれらの者と同等の責任を負うと認定された者） | 当該分野の研究の進展への影響や社会的影響が大きく、又は行為の悪質性が高いと判断され るもの | ２～３年 | |||
当該分野の研究の進展への影響や社会的影響が小さく、又は行為の悪質性が低いと判断され るもの | １～２年 | ||||
【不正使用及び不正受給の申請等資格制限】
不正使用及び不正受給への 関与による区分 | 研究費等の不正使用の程度 | 相当と認められ る期間 | |
不正使用を行った研究者及びそれに共謀 した研究者 | 1. 個人の利益を得るための私的流用 | １０年 | |
2. 1 以 外 | ① 社会への影響が大きく、行 為の悪質性も高いと判断され | ５年 | |
※１ | るもの | ||
② ①及び③以外のもの | ２～４年 | ||
③ 社会への影響が小さく、行為の悪質性も低いと判断され るもの | １年 | ||
偽りその他不正な手段により競争的研究費を受給した研究者及びそれに共謀した 研究者 | － | ５年 | |
不正使用に関与していないが善管注意義務に違反して使用を行った研究者 ※２ | － | 善管注意義務を 有する研究者の 義務違反の程度 に応じ、 上限２ 年、下限１年 | |
以下の場合は、応募制限を科さず、厳重注意を通知します。
※１において、社会への影響が小さく、行為の悪質性も低いと判断され、かつ不正使用額が少額な場合
※２において、社会への影響が小さく、行為の悪質性も低いと判断された場合
11.各種報告書の提出について
次に掲げる報告書等を期限内に防災科研へ提出してください。
様式 | 報告書等の名称 | 提出ファ イル形式 | 提出期限等 |
経理様式１ | 委託研究実績報告 書（兼）収支決算報告書 | Excel 及び | 毎事業年度終了後、翌事業年度の５月３１日まで。ただし、最終事業年度について契約期間終了日が当事業年度の３月末日以外の場合は、契約期間終了後６１日以内で防災科研が指定する日まで(委託研究中止申請書による契約解除の 場合は３０日以内) |
経理様式２ | 収支簿 （その他必要書類含む） | Excel 及び | |
経理様式３-① | 委託研究中止申請書 | 中止事由判明次第速やかに （ただし、当該事業年度末をもって中止となる課題は３月２５日まで） | |
経理様式３-② | 変更届 | 変更事由判明次第速やかに | |
経理様式４ | 返還連絡書 | 当事業年度の３月１０日まで | |
経理様式５-① | 裁量労働者エフォート率申告書 | 業務管理者が雇用決定後及びエフォート率変更時に速やかに作成し、研究機関の人事責任者へ提出。人事責任者は適切に保管すること |
経理様式５-② | 裁量労働者エフォート率報告書 | 収支簿（経理様式２）に添付して提出 | |
経理様式６ | 「委託研究実績報告書」および「収支簿」事前チェッ クリスト | 各研究機関は「委託研究実績報告書」及び「収支簿」の提出にあたって、必ず、本チェックリストにより記載内容の確認を行うこと。 収支簿（経理様式２）に添付して提出 | |
参考様式１ | 費目間流用申請書 | 直接経費の費目間流用制限の額を超える場合は、事前に研究担当者が防災科研担当者に提出 | |
参考様式２ | 研究倫理教育教材履修報告書 | 各研究機関は事業に参画する研究者等に対し、研究倫理教育に関するプログラムの履修義務を周知徹底し、履修完了について、報告 |
※報告書等の提出先につきましては、巻頭の「委託研究契約事務に関するお問合せ・書類提出先」をご参照ください。
※上記の各提出期限が休日の場合は前営業日を期限とします。
■報告書の作成に当たっては、必ず、最新の様式をご使用ください。（ただし、経理様式２、参考様式については、必要事項が全て記載されていることを前提に任意様式とすることが可能です。）
■研究実施内容の報告について
本研究の実施内容および成果については、防災科研が指定する様式により事業年度毎に報告する必要があります。報告書の様式及び報告期限は以下のとおりです。
報告様式 | 防災科研指定様式 |
報告期限 | 翌事業年度の５月３１日まで(*) |
(*)休日の場合は前営業日を期限とします。
【報告書作成及び提出にあたっての注意事項】
・ 報告書は 防災科研担当者からの指示に沿って、研究責任者単位もしくは研究担当者単位で作成の上、研究責任者もしくは研究担当者から防災科研担当者へ直接提出してください。
・ 防災科研による進捗状況の把握のため研究実施状況や成果について、期中、あるいは、上記報告期限の前に別途報告を求める場合があります。
※防災科研では、「競争的研究費における各種事務手続き等に係る統一ルールについて」（令和
３年３月５日 競争的研究費に関する関係府省連絡会申し合わせ）【別添６】を踏まえ、年度末一杯まで研究の実施が可能となるよう委託研究実績報告書等の提出期限を設定しております。研究機関においては、年度末まで研究期間が確保できるよう必要な体制の整備に努めてください。
12.委託研究費の返還について
・事業年度毎の委託研究費の精算に先立ち、必ず事前に執行状況を確認することとし、不用な
委託研究費の執行残額が生じる場合等には、当事業年度の３月１０日までに返還連絡書【経理様式４】を提出の上、当該執行残額（相当する間接経費を含む）を３月３１日までに防災科研へ返還してください。また、この場合、変更契約に伴う返還ではないため、防災科研から研究機関への請求書は発行しませんので、返還連絡書の提出後、期日までに防災科研へ返還を行ってください。
・返還連絡書の提出期限までに１ 円単位までの返還額の確定が難しい場合は、一旦、１０万円以上１０万円単位で確実に不用となる直接経費に相当する間接経費を加えた額を返還連絡書で報告、返還することとし、１０万円未満の返還額については、委託研究実績報告書【経理様式１】で報告の上、後日、防災科研が発行する精算額通知書に基づき返還することが可能です。
・返還連絡書による委託研究費の返還にあたっては、当該直接経費に相当する間接経費を加えた額を巻頭記載の指定口座に振込んでください。その際の当該振込に係る手数料は研究機関でご負担ください。なお、間接経費の端数計算については、前述の「Ⅲ.4. 4)②委託研究費の返還に係る間接経費の計算について」をご参照ください。
・原則として、第３四半期までに委託研究費の不用が判明する場合には、変更契約を締結し返還を行うこととなりますので、速やかに防災科研までご連絡ください。この場合、返還連絡書は不要です。
※執行状況を定期的に把握し、必要に応じて繰越制度を活用の上、委託研究費の効果的・効率的な使用に努めてください。なお、繰越制度が適用されない契約、繰越の対象とならない事由、契約期間の最終事業年度については、無理に使い切ることなく返還してください。
13.委託研究費の精算について
1)委託研究費の精算方法
・防災科研は研究機関より提出された書類（委託研究実績報告書、研究実施報告書、収支簿等）による書面調査または実地調査により、経費の執行に係る適正な履行を確認し、「委託研究費の精算」を行います。具体的には、合目的性（当該事業年度の研究開発実施計画書を基に、委託研究費が本研究の目的・趣旨に適合するものに執行されていること）及び適正性（研究機関の経理規程等に沿って、委託研究費が適正に支出・管理されていること）を確認します。この際、返還が必要と認められるものがある場合には、研究機関あてに「精算額通知書」を送付し、返還を求めます。
・書面調査では、提出された書類の記載内容等について、防災科研から電話や電子メール等で照会することがありますので協力願います。
・書面調査、実地調査等において、事務管理体制や委託研究費の執行に問題を認める場合、防災科研は研究機関に対して改善要請を行います。なお、その後も改善策を実行していないなど、問題が解消されないと判断する場合、委託研究費の使用の停止、研究の停止、契約解除等の措置を講じる場合があります。
2) 直接経費計上が不適切と見なされる事例
以下の事例は合目的性・適正性の観点より直接経費での計上が認められません。直接経費の支出にあたっては、以下事例を参考にその妥当性を適切に判断してください。
⚫ 共用的な生活関連備品（電子ジャーポット、掃除機など）の計上
⚫ 自己啓発のための書籍（英会話本など）・備品等の調達
⚫ 本研究との関係性が不明瞭な出張旅費
⚫ 本研究との関連が不明瞭な複数人での海外出張
⚫ 出勤簿と出張内容が不整合である人件費・旅費の計上
⚫ 本研究との関連性が不明瞭な人件費の計上
⚫ 必要性の不明確な書籍の大量購入
⚫ 内容が不明な学会参加費やシンポジウム参加費の計上
⚫ 積算根拠が不明な光熱水費の計上
⚫ 支出日が不明、あるいは支払先が不明瞭な支出
⚫ 原因・内容の不明確な振替処理等
⚫ 研究部門で使用するものであっても 4.3)間接経費の主な使途の例示に該当する事務消耗品等
⚫ 当該年度に計画に必要のない量の調達
⚫ 予算消化、端数調整を前提とした消耗品等の調達
14.委託研究の中止について
1)委託研究の中止の手続き
・研究機関において本研究を中止すべき事由が発生した場合には、委託研究中止申請書【経理様式３-①】により、速やかにその旨を申請してください。
2)研究担当者の移籍に伴う研究中止
・研究担当者が他機関へ移籍、退職等する場合には、委託研究中止申請書【経理様式３-①】により、委託研究契約の中止手続きを行う必要があります。
・研究担当者が他機関へ移籍する場合の物品の移動については、前述の「Ⅲ.9.3)物品の移動等について」をご参照ください。
※研究担当者が他機関へ移籍等する場合、プログラムディレクターの承認を得ることができ、当該研究開発が支障なく継続できるという条件を満たす限りにおいて、研究担当者が異動先の機関で研究開発を継続することも、研究担当者を変更して、同一機関で引き続き研究開発を継続することも可能です。異動が発生する場合は、防災科研に事前に連絡を行ってください。
3)各種報告書の提出
・委託研究の中止の手続きを行った際には、委託研究実績報告書等の各種報告書を所定の期限までに必ず提出してください。
15.再委託について
1)再委託の可否
・研究機関は、原則として本研究を第三者に再委託することはできません。
※研究機関においてやむを得ない事情がある場合には事前に防災科研へご相談ください。防災科研は研究機関が作成する当該再委託に関する実施計画書の確認を行い、本研究の実施上特に必要であると判断した場合には、本研究の一部について第三者への再委託を承認する場合があります。
・研究開発要素を含まない検査業務等の請負業務については、研究開発実施計画書に基づくも
のであることを前提に、特に防災科研への申請手続きを経ることなく、直接経費により執行することが可能です。
2)留意事項
・再委託を行う場合の再委託先の行為については、委託先研究機関の行為とみなされます。再 委託が認められた場合には、再委託に係る予算執行、計画変更、各種報告、精算等の業務遂 行について、研究機関の責任において適正に対応する必要がありますので留意してください。
16.その他
1)法令等の遵守について
・研究構想を実施するにあたって、相手方の同意・協力を必要とする研究、個人情報の取扱いの配慮を必要とする研究など法令等に基づく手続きが必要な研究が含まれている場合には、研究機関内外の委員会の承認を得る等必要な手続きを行ってください。
・関係法令・指針等に違反し、研究を実施した場合には、当該法令に基づく処分・罰則の対象となるほか、研究停止や契約解除、採択の取り消し等を行う場合があります。
・研究開発実施計画上、相手方の同意・協力や社会的コンセンサスを必要とする研究又は調査を含む場合には、人権及び利益の保護の取扱いについて、適切な対応を行ってください。
2) 安全保障貿易管理について（海外への技術漏洩への対処）
・研究機関では多くの最先端技術が研究されており、特に大学では国際化によって留学生や外国人研究者が増加する等、先端技術や研究用資材・機材等が流出し、大量破壊兵器等の開発・製造等に悪用される危険性が高まってきています。そのため、研究機関が本研究を含む各種研究活動を行うにあたっては、軍事的に転用されるおそれのある研究成果等が、大量破壊兵器の開発者やテロリスト集団など、懸念活動を行うおそれのある者に渡らないよう、研究機関による組織的な対応が求められます。
・日本では、外国為替及び外国貿易法（昭和２４年法律第２２８号）（以下「外為法」という。）に基づき輸出規制※が行われています。したがって、外為法で規制されている貨物や技術を輸出（提供）しようとする場合は、原則として、経済産業大臣の許可を受ける必要があります。外為法をはじめ、国の法令・指針・通達等を遵守してください。関係法令・指針等に違反し、研究を実施した場合には、法令上の処分・罰則に加えて、研究費の配分の停止や、研究費の配分決定を取り消すことがあります。
（※）現在、我が国の安全保障輸出管理制度は、国際合意等に基づき、主に①炭素繊維や数値制御工作機械などある一定以上のスペック・機能を持つ貨物（技術）を輸出（提供）しようとする場合に、原則として、経済産業大臣の許可が必要となる制度（リスト規制）と②リスト規制に該当しない貨物（技術）の貨物（技術）を輸出（提供）しようとする場合で、一定の要件（用途要件・需要者要件又はインフォーム要件）を満たした場合に、経済産業大臣の許可を必要とする制度（キャッチオール規制）の２つから成り立っています。
・物の輸出だけではなく技術提供も外為法の規制対象となります。リスト規制技術を非居住者に提供する場合や、外国において提供する場合には、その提供に際して事前の許可が必要です。技術提供には、設計図・仕様書・マニュアル・試料・試作品などの技術情報を、紙・メール・ＣＤ・ＤＶＤ・ＵＳＢメモリなどの記憶媒体で提供することはもちろんのこと、技術
指導や技能訓練などを通じた作業知識の提供やセミナーでの技術支援なども含まれます。外国からの留学生の受入れや、共同研究等の活動の中にも、外為法の規制対象となり得る技術のやりとりが多く含まれる場合があります。
・経済産業省等のＨＰで安全保障貿易管理の詳細が公開されています。詳しくは以下をご参照ください。
○ 経済産業省：安全保障貿易管理（全般）
xxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxxxx/xxxx/
○経済産業省：安全保障貿易管理ハンドブック
xxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxxxx/xxxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxx.xxx
○ 一般財団法人安全保障貿易情報センター
xxxx://xxx.xxxxxx.xx.xx/xxxxx.xxxx
○ 安全保障貿易に係る機微技術管理ガイダンス(大学・研究機関用) xxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxxxx/xxxx/xxx_xxxxxxxx/xxxxxx/x00xxxxxx/x00xxxxxx_ jishukanri03.pdf
3)成果有体物の取扱いについて
・本研究により創作または取得された成果有体物については、研究機関内の規程に基づき適切に管理するとともに、第三者への提供を行う場合には、円滑な活用に留意しつつ、有体物移転契約（MTA：MaterialTransfer Agreement）の締結等、必要な措置を講じてください。
・成果有体物とは、以下に該当する学術的・財産的価値その他の価値のある有体物（論文、講演その他の著作物等に関するものを除く）
(ⅰ)研究開発の際に創作又は取得されたものであって研究開発の目的を達成したことを示すもの
(ⅱ)研究開発の際に創作又は取得されたものであって(ⅰ)を得るために利用されるもの
(ⅲ)（ⅰ）又は(ⅱ)を創作又は取得するに際して派生して創作又は取得されたもの
4)安全衛生管理および事故発生時の報告について
・安全衛生管理につきましては、研究機関にて、管理体制および内部規則を整備の上、労働安全衛生法等の安全関係法令の遵守および事故防止に努めてください。
・本研究に起因して事故および当該事故に伴う研究者等の負傷等が発生した場合は、速やかに防災科研に対して書面にて報告してください。
Ⅳ．知的財産権の管理について
1.研究成果に係る知的財産権の基本的な考え方
・研究成果に係る知的財産権は、委託研究契約書に定める事項が遵守されることを前提に研究機関に帰属することとなります。
・研究機関は、当該知的財産権の保全（適時の研究成果把握、知的財産権の掘り起こし、権利承継有無の決定及び権利承継する場合の出願等の権利化手続き）に努めてください。
・研究機関による権利承継の有無にかかわらず、権利保全について十分な対応をお願いします。
・権利保全が十分なされない恐れのある場合(例：公知予定日が迫っているにもかかわらず、研究機関による権利承継の有無について発明者に通知されない場合等)、防災科研は発明者等の
同意を得た上で、研究機関に代わって権利保全（出願の準備等）を行うことがあります。
※知的財産権の出願や移転等に関して、委託研究契約書および本説明書に規定する防災科研への事前申請や各種通知が期限内に実施されるよう研究機関内において、ルールや体制を整備するなどして、漏れや遅延が発生することのないように徹底してください。
2.研究機関所属の研究者等（研究機関発明者）の持分に係る知的財産権の取扱い
1)知的財産権の帰属
・「産業技術力強化法第１７条」及び「コンテンツの創造、保護及び活用の促進に関する法律第２５条」により、本研究の研究成果に係る知的財産権について、防災科研は、原則として、委託研究契約書に定める事項が遵守されることを前提に研究機関から譲り受けないものとします。
参考
産業技術力強化法(抜粋)
（国が委託した研究及び開発の成果等に係る特許xxの取扱い）
第十xx xは、技術に関する研究開発活動を活性化し、及びその成果を事業活動において効率的に活用することを促進するため、国が委託した技術に関する研究及び開発又は国が請け負わせたソフトウェアの開発の成果（以下この条において「特定研究開発等成果」という。）に係る特許権その他の政令で定める権利（以下この条において「特許xx」という。）について、次の各号のいずれにも該当する場合には、その特許xxを受託者又は請負者（以下この条において「受託者等」という。）から譲り受けないことができる。
一 特定研究開発等成果が得られた場合には、遅滞なく、国にその旨を報告することを受託者等が約すること。
二 国が公共の利益のために特に必要があるとしてその理由を明らかにして求める場合には、無償で当該特許xxを利用する権利を国に許諾することを受託者等が約すること。
三 当該特許xxを相当期間活用していないと認められ、かつ、当該特許xxを相当期間活用していないことについて正当な理由が認められない場合において、国が当該特許xxの活用を促進するために特に必要があるとしてその理由を明らかにして求めるときは、当該特許xxを利用する権利を第三者に許諾することを受託者等が約すること。
四 当該特許xxの移転又は当該特許xxを利用する権利であって政令で定めるものの設定若しくは移転の承諾をしようとするときは、合併又は分割により移転する場合及び当該特許xxの活用に支障を及ぼすおそれがない場合として政令で定める場合を除き、あらかじめ国の承認を受けることを受託者等が約すること。
2 前項の規定は、国が資金を提供して他の法人に技術に関する研究及び開発を行わせ、かつ、当該法人がその研究及び開発の全部又は一部を委託する場合における当該法人と当該研究及び開発の受託者との関係及び国が資金を提供して他の法人にソフトウェアの開発を行わせ、かつ、当該法人がその開発の全部又は一部を他の者に請け負わせる場合における当該法人と当該開発の請負者との関係に準用する。
3 前項の法人は、同項において準用する第一項第二号又は第三号の許諾を求めようとするときは、国の要請に応じて行うものとする。
※本委託研究契約では、同条第一項中の「特定開発研究等成果」については「発明等」、「国」については「防災科研」（但し、同項第二号については「国又は防災科研」）とそれぞれ読み替えます。
2)研究機関が知的財産権を承継しない場合の取扱い
・研究機関が発明者から承継しない知的財産権の一部又は全部を防災科研が承継し、出願・申請する場合があります。
3.研究機関に帰属した（防災科研との共有でない）知的財産権について
1)防災科研への事前申請が必要な場合
・以下の場合には、研究機関は所定の様式により予め申請を行い、防災科研の承認を受ける必要があります。
なお、以下に記載のある「専用実施xxの設定等」とは、第三者への専用実施xxの設定又はその移転を指します。
申請条件 | 通知書・書類の様式 | 書類提出期限 |
移転を行うとき | 知的財産権移転承認申請書 （知財様式３） | 移転前 |
第三者への実施許諾・専用実施xxの設定等を行うとき | 専用実施xx設定・移転承認申請書 （知財様式４） | 設定・移転承諾前 |
※ 第三者に移転又は専用実施xxの設定等を行う場合の注意点
・本事業では、産業技術力強化法第１７条第１項第４号の規定にかかわらず、合併又は分割により移転等を行う場合も知財様式３または４により事前申請が必要となります。
・研究機関の責任において、委託研究契約書に規定する遵守事項等の適用に支障を与えないことを第三者に約させる必要があります。
特に第三者に移転する場合は、第１１条から第１６条の規定（産業技術力強化法第
１７条等）を遵守することを当該第三者に約させる必要があります。
また、当該第三者が移転を受けたxx的財産権をさらに別の第三者に移転するときも同様の措置（産業技術力強化法第１７条等）が講じられるよう約させる必要がありますのでご対応ください。
・事前申請を行った場合においても、移転又は専用実施xxの設定等を行った後に防災科研への通知が必要です。
※ 第三者と共有する知的財産権を研究機関が放棄する場合の取扱い
・第三者と共有する知的財産権を研究機関が放棄することにより、当該第三者に研究機関の持分が移転することとなる場合は、「放棄」ではなく「移転」の取扱いとしますので、「移転」と同様の事前申請および通知を行ってください。
2)防災科研への通知が必要な場合
・以下の場合には、研究機関は所定の様式により提出期限までに必ず防災科研に通知して
ください。放棄については事前の通知が必要ですので、ご留意ください。
通知事由 | 様式 | 提出期限 |
出願又は申請を行ったとき (*1) | 知的財産権出願通知書 （知財様式１） | 出願・申請の日から ６０日以内 |
知財登録・ 移転を行ったとき (*2) | 知的財産権設定登録等通知書 （知財様式１） | 登録・移転の日から ６０日以内 |
知的財産権設定登録等通知書 （知財様式１） | 法的期限の３０日前まで | |
自己実施・第三者への実施許諾・専用実施xxの設定等を行 ったとき | 知的財産権実施通知書 （知財様式２） | 当該実施等をした日から ６０日以内 |
(*1)海外出願・優先権による出願を含む。（ＰＣＴ出願の場合、ＰＣＴ出願時および各国移行時に通知が必要）共同出願の場合は、出願人毎に提出してください。
(*2)第三者への移転または専用実施xxの設定等を行う場合は、原則として事前申請が必要。（上記 1）参照）
(*3)「登録料もしくは年金の不納」、「出願審査請求の未請求」、「取下げ」などにより自らの意思で知的財産権を放棄する場合は、当該放棄に係る法的期限の３０日前までに防災科研へ通知してください。防災科研が有用性等を審査の上、承継し、必要な手続きを行う場合があります。なお、以下事由については、速やかに防災科研へ通知されることを前提に事後の通知とすることができるものとします。
「拒絶承服」、「異議承服」、「無効承服」、「却下」、「消滅」
3)出願書類への記載事項
・国内の特許出願、実用新案登録出願、意匠登録出願を行う場合は、当該出願書類の「(【代理人】)」の欄の次に「【国等の委託研究の成果に係る記載事項】」の欄を設けて、「〇〇年度、国立研究開発法人防災科学技術研究所、戦略的イノベーション創造プログラム（ＳＩ Ｐ）「国家レジリエンス（防災・減災）の強化」委託研究、産業技術力強化法第１７条の適用を受ける特許出願」と記載してください。なお、ＰＣＴ国際出願の願書には記載不要ですが、ＰＣＴの国内移行時は国内移行書面（日本）に同様にご記載ください。
4.共有に係る知的財産権の取扱い
・防災科研及び研究機関が知的財産権の共有持分権者となる場合、当該知的財産権の出願に先立ち、防災科研所定の共同出願契約書を基礎に協議の上、締結するものとします。
・知的財産権の出願・維持等に係わる一切の費用は、原則としてその持分に応じて負担するものとします。
5.防災科研との委託研究契約終了後の知的財産権の報告義務について
本研究の研究成果に係る知的財産権について、防災科研との契約期間が終了した後にも本章
「Ⅳ.知的財産権の管理について」に記載されている産業技術力強化法第１７条に関連した防災科研への通知や申請といった報告義務は継続されます。研究機関にて適切な管理と報告体制
の整備をお願いします。
Ⅴ．研究成果の公表について
本事業で得られた研究成果は、「Ⅳ．知的財産権の管理について」における適切な権利化を行った上で、積極的に外部への発表をお願いします。
1.プレス発表、学会発表、論文投稿、展示会出展等について
・有力論文誌へのアクセプトなど重要な研究成果が出た場合、更なる実用化推進に向けた新たな研究開発アライアンスが決まった場合、研究成果の商品化が決まった場合など、社会的にインパクトのある成果が生まれた場合や大きな反響が予想される学会発表や展示会出展等を行なう場合には、防災科研担当者まで事前にご連絡ください。
・研究開発課題（研究チーム）内で情報管理の取り決めを別途設けている場合は、その取り決めに従い手続きをした上で、防災科研担当者にご連絡ください。防災科研として本事業の趣旨や時期などを考慮し、内閣府と調整したうえで、プレス発表を検討します。なお、研究開発課題（研究チーム）内での情報管理の取り決めは、防災科研との委託研究契約の規定に反しない範囲とする必要があります。また、取り決めの無い場合においても研究責任者との情報の共有をお願いします。
・研究機関等で本事業に関連したプレス発表を行う場合も、内閣府に事前に連絡が必要になります。プレス発表が決まりましたら、可能な限り早めに（最低でも５営業日前に）防災科研担当者にご連絡ください。防災科研より内閣府に連絡します。
※研究機関における本事業に係るイベント開催時に後援・共催等での防災科研の名義を使用する場合には、所定の手続きが必要となりますので、防災科研担当者へ事前にご相談ください。また、防災科研や SIP のロゴマークの使用を希望される場合にも、事前に防災科研担当者に相談してください。
2.公表時の謝辞について
・公表の際には、謝辞に本事業によるものをご記入ください。以下に文案を示します。
（和文例）
本研究（の一部）は、内閣府総合科学技術・イノベーション会議の戦略的イノベーション創造プログラム（SIP)「国家レジリエンス（防災・減災）の強化」（管理法人：国立研究開発法人防災科学技術研究所）によって実施されました。
（英文例）
This work was supported by Council for Science, Technology and Innovation(CSTI), Cross-ministerial Strategic Innovation Promotion Program (SIP), Enhancement of National Resilience against Natural Disasters (Funding agency: National Research Institute for Earth Science and Disaster Resilience).
3.マスメディア等の取材による公表について
・マスメディア等（テレビ、新聞、雑誌、インターネット等）の取材を受ける場合は、速やかに防災科研担当者にご連絡ください。（可能な限り事前にご連絡ください）
・取材の際は、本事業の活動であることを明示してください。（取材後は防災科研担当者にご報
告ください）
※取材を受ける際には、知的財産権の確保等に支障がないようご注意ください。
4.国民との科学・技術対話の推進について
・「国民との科学・技術対話」の推進について（基本的取組方針）（平成２２年６月１９日科学技術政策担当大臣及び総合科学技術会議有識者議員決定）において、「研究活動の内容や成果を社会・国民に対して分かりやすく説明する、xxへの希望を抱かせる心の通った双方向コミュニケーション活動」を「国民との科学・技術対話」と位置づけており、1 件あたり年間３，
０００万円以上の公的研究費の配分を受ける場合には、「国民との科学・技術対話」への積極的な取組みが求められています。これらの観点から、科学・技術に対する国民の理解と支持を得るため、研究成果に関しての市民講座、シンポジウム及びインターネット上での研究成果の継続的配信等、国民との科学・技術対話に積極的に取り組むようお願いします。詳しくは、以下資料をご参照ください。
○ 「国民との科学・技術対話」の推進について
xxxxx://xxx0.xxx.xx.xx/xxxx/xxxxxx/00000000xxxxx.xxx
5.内閣府、防災科研広報への協力
・本事業のアウトリーチ活動の一環として、防災科研や関係府省が主体となり展示会等（イノベーションジャパン等）への出展を行う際には、成果展示のご協力をお願いすることがあります。このほか、防災科研広報誌である防災科研ニュースや成果集への記事掲載など、防災科研が行う広報活動へのご協力をお願いすることがあります。