Contract
宴会場利用規約
ホテルモントレ株式会社・ホテルモントレ沖縄 スパ&リゾートでは、宴会、会議、その他催し物(以下宴会等という)のご契約及び宴会場のご利用に関して以下のとおり定めております。
必ずご一読の上、予めご了承くださいますようお願い申し上げます。
1. 有料人数の最終確認
宴会等の最終打合せ後の出席人数の変更や料理などを用意する人数(以下、有料人数と称します)を、宴会等の開催日の 3 日前正午までにホテル担当係員までご連絡ください。それ以降の変更は、手配がすべて完了しておりますので、宴会等の開催日にご出席されたお客様の人数が有料人数より減少した場合でも、有料人数分の料金をご請求させていただきます。
2. 宴会時間と追加室料
宴会場等のご使用開始から終了までのご契約時間(以下、宴会時間と称します)を超過した場合は、所定の追加室料を頂戴いたします。但し、次の宴会場使用時間との関連で宴会時間の超過に応じられない場合もございますので、予めご了承ください。
3. 前払金
ホテルからご提示いたしましたお見積金額全額を宴会等の開催日の 14 日前あるいは契約に定められた期日までにホテル指定の金融機関にお振込みいただくか、現金にてお支払いください。
4. 当日のご精算
宴会等の終了後、飲物などの追加により前払金の金額を超過した場合は、宴会終了後に現金にてお支払いください。
5. 取消料
お客様のご都合により、すでにご契約をいただきました宴会等の取消しの場合は、取消時期により下記のとおり取消料を頂戴させていただきます。
宴会等のお申込み日より開催日の 91 日前までにお取り消しの場合 | 実費諸費用の請求 |
宴会等の開催日の 90 日前から 31 日前までにお取り消しの場合 | 宴会等の見積金額の 20%および実費諸費用の請求 |
宴会等の開催日の 30 日前から 15 日までにお取り消しの場合 | 宴会等の見積金額の 50%および実費諸費用の請求 |
宴会等の開催日の 14 日前から 3 日までにお取り消しの場合 | 宴会等の見積金額の 70%および実費諸費用の請求 |
宴会等の開催日の 2 日前から当日にお取り消しの場合 | 宴会等の見積金額の 100% |
※お取消日の設定は、各日の正午までとさせていただきます。
6. 装飾・余興などの手配
宴会等に係わる装飾・音響・照明・余興・レセプタント等につきましては、ホテルより指定業者に手配させていただきます。お客様がホテルの指定業者以外に直接依頼される場合には、宴会等を円滑に運営する為、事前にホテル担当係員へご連絡いただき、了承させていただいた後にご手配ください。
7. 直接ご依頼の業者に対する説明
ホテル了承のもとに、直接お客様が依頼した業者が行う宴会等に関する装飾・余興等の機器及び材料の搬入・搬出または看板などのサイズ、取り付け方法、場所などにつきましては、ホテルの美観・導線等を考慮し、一定のルールのもとに実施していただくように、ホテル側がその業者にご案内させていただきます。
8. 損害賠償
①お客様(お客様側全ての関係者を含みます)及びお客様が直接ご依頼された業者の方々は、ホテルの施設、什器備品の破損、損傷にご注意ください。 もし、施設、什器備品などに損害が発生した場合には、その修理、損害回復に関してホテルよりご指示申し上げますので、 それに合わせ速やかに修理を行うか又は損害賠償金をご負担くださいますようお願いいたします。
②宴会等お申込み時に定めたご清算日までにお支払い無き場合は、延滞金を申し受けます。
9. 解 約
宴会等に出席されるお客様(お客様側全ての関係者を含みます)が法令又は公序良俗に反する行為をなさる恐れがあると判断した場合、或いは他のお客様にご迷惑をおかけするとホテルが判断したとき、又はこの “宴会場利用規約”に違反された場合には、宴会等のお申込みをお断りするか、すでにご契約いただいた場合でも解約させていただくことがございます。また、これによりホテルが損害を被った場合は、相応のご負担をお願いいたします。
10. 禁止事項
次にあげる各項目につきましては禁止事項となっておりますので、ご遠慮くださるようお願い申し上げます。
①犬(補助犬は除く)、猫、小鳥、その他の愛玩動物、家畜の持ち込み
②発火又は引火性の物品の持ち込み
③悪臭を発するものの持ち込み
④賭博等風紀を乱す行為又はお客様のご迷惑になるような言動
⑤備え付け備品の移動
⑥使用目的以外の使用
⑦展示即売会に類する行為
⑧その他法令で禁じられている行為。
11. 暴力団及び暴力団員並びに公共の秩序に反する恐れのある利用
①「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律」(平成 4 年 3 月 1 日施行)による指定暴力団及び指定暴力団員等のホテルのご利用はご遠慮いただきます。 (ご予約後、あるいはご利用中にその事実が判明した場合には、その時点でご利用をお断りいたします。)
②反社会的団体及び反社会的団体員(暴力団、過激行動団体等及びその構成員)のホテルのご利用はご遠慮いただきます。( ご予約後、あるいはご利用中にその事実が判明した場合には、その時点でご利用をお断りいたします。)
③暴力、脅迫、恐喝、威圧的な不当要求及びこれに類する行為が認められる場合、直ちにホテルのご利用はご遠慮いただきます。また、かつて同様な行為をされた方についてもご遠慮いただきます。
④ホテルをご利用する方が心身衰弱、薬品、飲酒等による自己喪失等、ご自身の安全確保が困難であったり、他のお客様へ危険や恐怖感、不安感を及ぼす恐れがあると認められるときは、直ちにご利用をお断りいたします。
⑤上記 1~4 により、ホテルが損害を被った場合は、相応のご負担をお願いいたします。
以上、本規約に同意致します。
西 暦 年 月 日 ご 署 名 :
User Policy for Banquet Halls
Hotel Monterey Co., Ltd. (“Hotel Monterey Okinawa Spa & Resort”) has set out the following rules for service contracts for setting banquets, meetings or other types of events (each, “Banquet Event”) and the use of banquet halls. Please read and accept this user policy before applying for Banquet Services and the use of banquet halls.
1. Final Confirmation of a Number of Paying Users
Please inform the Hotel’s employee in charge of any changes in the number of attendees or the number of users for whom meals are to be prepared (“Paying Users”) by the noon of the 3rd day before the Banquet Event. Any changes after that time cannot be accepted since all preparations for the Banquet Event will already have been completed by then and even though the actual number of attendees for the Banquet. Event is less than the number of Paying Users, the Hotel shall charge guests for the number of Paying Users.
2.Banquet Time and Additional Fees
In case that the booked hours for the use of banquet halls (“Banquet Time”) are extended, the Hotel shall charge the guests a prescribed additional fee for the extended use of banquet halls. Please bear in mind, however, that the Hotel may not be able to extend the Banquet Time upon your request depending on the circumstances of other guests booking the use of banquet halls.
3.Advance Payment
Please make payments 14 days in advance of the Banquet Services for the full amount of the estimate provided by Hotel by cash or by a bank transfer to an account designated by the Hotel.
4.Payment on the day
In case when the total bill exceeds the amount of advance payment because of orders of additional drinks or other additional charges, please pay the difference to the Hotel by cash following the Banquet Event.
5.Cancellation Fees
In case of cancellation of a Banquet Event, the Hotel shall charge guests a cancellation fee depending on the timing of such cancellation as described below.
Cancellation notice given over 91 days prior to the Banquet Event. | The Hotel will charge for its actual expenses of the preparation for the Banquet Event (“Actual Expenses”) |
Cancellation notice given during the period between 90th and 31st day prior to the Banquet Event. | The Actual Expenses and 20% of the estimate given for the Banquet Event. |
Cancellation notice given during the period between 30th and 15th day prior to the Banquet Event. | The Actual Expenses and 50% of the estimate for Banquet Event. |
Cancellation notice given during the period between 14th and 3rd day prior to the Banquet Event. | The Actual Expenses and 70% of the estimate for Banquet Event. |
Cancellation notice given during the period between the 2nd day prior to and the day of the Banquet Event. | The Actual Expenses and 100% of the estimate for Banquet Event. |
6.Arrangements of Decorations and Entertainments
In order to arrange decorations, acoustic systems, entertainments, hostess or similar matters for the Banquet Event, the Hotel will directly contact designated vendors and arrange for such services. If you would like to request for such arrangements undesignated vendors directly and not through the Hotel, please inform the Hotel’s employee in charge and make such arrangements based on a prior approval by the Hotel to ensure that the Banquet Event proceeds smoothly.
7.Explanations for the Undesignated Vendors
The Hotel will explain to undesignated vendors requested directly by the guest and approved by the Hotel about the compliance with rules concerning bringing and removing of equipment and materials for decorations and entertainment, the size, placement methods and installation location for and of signboards for the Banquet Event to be arranged by such vendors.
8.Compensation for Damages
(1) The guests (including all accompanying persons) and the undesignated vendors requested by the guests must take reasonable care to prevent any damage to the facilities and the furnishings of the Hotel. If any of the facilities or the furnishings are damaged, the Hotel will instruct the guests responsible for causing the damages on how to handle repairs or compensation. Please follow the instructions issued by the Hotel and repair or pay the compensation for the damages accordingly.
(2) If the guests do not make payment by the due date which has been agreed upon the application for a Banquet Event, the guests shall be responsible for delinquency charges.
9.Termination
If the Hotel considers that any guest (including all persons concerned to the guests) attending the Banquet Event may commit an act in violation of the law or public morality, may cause trouble to other guests, or has violated this “User Policy for Banquet Halls,” the Hotel will have the right to reject the guest’s application for the Banquet Event or to terminate the contract for a Banquet Event even after the execution of such contracts. If the Hotel incurred any damage in connection with such termination, the guests shall be responsible to bear reasonable costs and expenses.
10.Prohibited Matters
Please refrain from engaging in the following prohibited acts:
(1) Bringing in dogs (not including helper dogs), cats, birds, other pets or livestock onto the Hotel’s premises,
(2) Bringing inflammable materials onto the Hotel’s premises,
(3) Bringing material with offensive odor onto the Hotel’s premises,
(4) Committing acts against public morals or engaging in behavior which bothers other guests,
(5) Moving furnishings of the Hotel,
(6) Using banquet halls other than for their intended use or purpose,
(7) Using banquet halls to stage an exhibition, to engage in sales or for other similar purposes, or
(8) Committing acts prohibited by law.
11.Use of Banquet Halls by an Organized Crime Group, a Member of an Organized Crime Group or a Way Contrary to Public Order
(1) The Hotel will not allow the use of banquet halls to an organized crime group or a member of an organized crime group designated under “Act on Prevention of Unjust Acts by Organized Crime Group Members” (Effective on March 1, 1992). In cases where the Hotel finds out that a guest constitutes or is a member of such a group after booking or during the use of the banquet halls by the guest, the Hotel will immediately disallow the use of its facilities by such a group or member.
(2) The Hotel will not allow the use of banquet halls to an anti-social group or a member of an anti-social group (boryokudan, radical action group or a member of such group). In cases that the Hotel finds out that a guest constitutes or is a member of such a group after booking or during the use of the banquet halls by the guest, the Hotel will immediately disallow the use of its facilities by such a group or member.
(3) The Hotel will immediately disallow the use of banquet halls to anyone who engages, or who in past has engaged in acts involving violence, threats, extortion, making illegal or undue demands, or other similar acts or actions.
(4) The Hotel shall immediately disallow the use of banquet halls to anyone who cannot ensure his own or her own safety, or who may produce in other guests a feeling of danger, fear or insecurity, including persons suffering from hyposthenia or being under the influence of drugs or alcohol.
(5) If the Hotel has suffered any damage because any of the provisions from (1) to (4) of this Article 11 became applicable to a guest, such guest must compensate the Hotel for such damage.
I hereinafter agree to these Terms of Us
Date: / / / Signature