Contract
Приложение №1 към Проект на Договор!
ТЕХНИЧЕСКИ СПЕЦИФИКАЦИИ
Избраният за изпълнител по настоящата публична покана следва да извърши следните дейности, явяващи се предмет на обществената поръчка, а именно:
I. Дейност 1: Извършване на функционален анализ чрез стриктно прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация
1. Описание на дейността:
Настоящата дейност е структурирана на база изискванията на Насоките за кандидатстване по процедура BG051PO002/14/1.1-08, като функционалният анализ по настоящия проект ще бъде извършен чрез прилагането на Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени от МДААР.
Извършването на функционалния анализ в НИПА си поставя за основна цел да изследва и оцени релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на администрацията на НИПА, както и да оптимизира структурата и работните процеси в Института.
Конкретните параметри на функционалния анализ на НИПА по проекта се предвижда да бъдат фокусирани върху анализиране на действащата в момента организационна структура на НИПА и анализ на изпълнението на отделните функции и организацията на работните процеси в Института, свързани с изпълнението на функциите.
Анализът ще се фокусира и към идентифицирането на евентуални дублирани или неефективно действащи функции в рамките на НИПА и установяването на усложнени функционални взаимовръзки между длъжностите в Института и неефективни работни процеси в него, както и с външни за НИПА организации.
Анализът на всеки един от процесите ще обхваща анализ на релевантността, анализ на ефективността и анализ на ефикасността.
При провеждането на функционален анализ ще бъдат дефинирани конкретни цели с оглед съществуващата структура на НИПА и свързаните процеси, идентифицираните проблемни области, търсените промени и въздействие.
За провеждането на анализа ще бъдат преминати основните етапи за провеждане на функционален анализ, които са описани в методологията и които включват:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ – В рамките на този етап ще бъде сформиран посредством избран външен изпълнител екип за извършване на функционалния анализ, който следва да дефинира заинтересованите страни, да уточни акцентите на анализа, да изготви и съгласува времеви график, да разпредели ролите и отговорностите между членовете на екипа, както и да осъществи необходимите комуникации. Акцентите на функционалния анализ ще бъдат насочени към релевантността на функциите и организационното структуриране на НИПА, ефективността и ефикасността на дейността на Института.
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ - В рамките на този етап ще бъдат извършени три групи взаимосвързани дейности:
- Анализ на текущото състояние на административната структура на НИПА по отношение на релевантността на функциите и организационното структуриране, на ефективността и на ефикасността от дейността, въз основа на който се формулират констатации и изводи за съответните силни и слаби страни. Детайлно и внимателно анализиране на функциите на НИПА, тяхното разпределение, ресурсното осигуряване, както по отношение на човешки и финансови, така и на материални ресурси, с цел изготвяне на предложения за промяна на съответните нормативни и вътрешни актове, както и предложения за оптимизация на структурата. Анализира се по отношение на ефективността създадената организация за изпълнението на целите и задачите, механизмите за координация при възлагане и контрол по изпълнение на целите, както и се анализира подходът за управление на рисковете за постигането на целите. Ще се анализира обезпечеността на дейността на НИПА с програми и/или стратегически документи със съответните цели. Във връзка с ефикасността на дейността на НИПА ще се анализират показателите, които структурата използва, за да измери резултатите от дейността си, както и направените разходи и съотношенията между резултати и разходи. По отношение на релевантността ще бъдат анализирани областите на политиката, за които отговаря НИПА, неговите правомощия и функции на длъжностите в Института. Ще се идентифицират евентуални дублиращи се функции и дейности, както и ще бъде извършен анализ на вертикалните и хоризонтални нива на разпределение на функциите в НИПА;
- Идентифициране на области за подобрение – Въз основа на направените констатации и изводи за сегашното състояние на административната
структура на НИПА по отношение на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността на дейността, се очертават основните области за подобрения (направления в управлението на административната структура) на изпълнението на функциите на Института. Идентифициране на области за подобрение въз основа на констатациите и изводи от анализа за текущото състояние, визията за бъдещото развитие на административната структура;
- Формулиране на предложения за подобрения – Формулиране на конкретни възможности, насочени към подобряване на изпълнението на функциите, организационното структуриране, ефективността, ефикасността и икономичността. Конкретни предложения по отношение: промяна на организационната структура; отпадане, допълване или преформулиране на функции. За направените предложения за функционално и организационно развитие, подобряване на релевантността, ефективността и ефикасността на функциите на НИПА, които следва, в случай на необходимост, да бъдат отразени в съответните нормативни и вътрешни актове на НИПА, ще се изготвят и съответните предложения на промяна или разработване на нови актове.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ – цели се идентифицираните области и предложенията за подобрения да бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост, ресурси, които са необходими, за да се изпълняват очакваните резултати. Определят се областите и предложенията с най- голям приоритет, към които следва да се насочи вниманието от гледна точка на тяхната значимост, ресурсите, които са необходими. Изготвя се план за действие, в който се откроява кой ще отговаря за изпълнението на дадената препоръка, какво ще бъде направено, за да се осъществи препоръката, как и кога ще бъде извършено всяко действие в плана за действие. Изготвя се проект на доклада за извършения функционален анализ, който се обсъжда с представители на НИПА. Въз основа на преглед и оценка на резултатите от проведеното обсъждане, се изготвя окончателният вариант на доклада за проведения функционален анализ на НИПА, плана на действие, включително инструменти и измерими показатели за провеждане на мониторинг на изпълнението и преглед на напредъка;
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението – Основните препоръки за подобрение, идентифицирани в резултат на проведения функционален анализ ще бъдат включени в оперативния план на НИПА, като по този начин ще се осигури редовно наблюдение и преглед на напредъка по изпълнението му. Изготвяне на доклади на определен период от време по изпълнението на плана за действие, които се предоставят на ръководителя на структурата. Посредством интегрирането на плана за действие от извършения
функционален анализ в регулярната система за управление на изпълнението на НИПА, ще се осигури събиране на едно място на процеса на планирането на дейностите, изготвяне на бюджета и отговорностите на структурата на НИПА, свързани с взимането на решения и осъществяването на контрол.
2. Обосновка на дейността
Извършването на функционален анализ на Националния институт за помирение и арбитраж ще очертае необходимите препоръки за предприемането на действия за подобряване изпълнението на дейността на института. провеждането на обективни, безпристрастни и конфиденциални процедури по посредничество и арбитраж при уреждане на колективни трудови спорове. В тази връзка ще се подобри и структурата на организацията като се конкретизират задълженията и отговорностите и се премахнат дублиращи се функции, в случай че има такива. Извършването на функционален анализ е необходимо и за идентифициране на начините за намаляване на разходите, свързани с дейността на НИПА. В последна сметка ще се подобри ефективността и ефикасността на дейността на НИПА, от което ще се възползват, както вътрешните за организацията, така и външните заинтересовани страни.
3. Очаквани резултати
✓ Проведен функционален анализ на Националния институт за помирение и арбитраж;
✓ Формулиране на предложения за елиминиране на евентуални дублиращи се функции и премахване на нетипични функции и дейности;
✓ Изготвени препоръки за функционално развитие и промяна на нормативни и вътрешни правила и документи, както и външни за организацията актове консултирани със служителите на НИПА;
✓ Изготвен план за действие за изпълнение на предложените мерки, включително инструменти и измерими показатели за провеждане на мониторинг на изпълнението и преглед на напредъка;
✓ Изготвен доклад за резултатите от дейността.
Задълженията на Изпълнителя по повод дейността се считат за изпълнени с предаване на всички изготвени документи, предмет на дейността в един електронен и два хартиени варианта и подписване на Приемо- предавателен протокол.
II. Дейност 2: Разработване на предложения за промени във вътрешните актове за дейността и организацията на работата на Национален институт за помирение и арбитраж, както и релевантни нормативни и стратегически документи
1. Описание на дейността
Дейността се планира да стартира след одобрението на Доклада от извършването на функционалния анализ по предходната дейност и е пряко следствие от резултатите на анализа.
В рамките на дейността ще бъдат разработени конкретните проекти за промяна във вътрешните нормативни актове за дейността и организацията на работата на Национален институт за помирение и арбитраж, както и релевантни външни нормативни и стратегически документи. Предвижда се промяна в Правилника за устройството и дейността на НИПА, утвърден от министъра на труда и социалната политика (чл.4а, ал.2 от Закона за уреждане на колективните трудови спорове).
Изготвените предложения ще бъдат представени за обсъждане на всички заинтересовани страни и представители на целевата група по проекта, като в рамките на дейността ще се сформира работна и консултативна група, включваща експерти от НИПА.
В зависимост от резултатите от извършения функционален анализ, ще бъдат разработени и въведени Стратегия за организационно развитие, Механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на структурата на НИПА, Индикатори и система за измерване и управление на изпълнението, както и при необходимост наръчници, методики и инструкции.
2. Обосновка на дейността
Изпълнението на настоящата дейност е продължение на Дейност 1 и е в пряка връзка с постигане на основната и специфичните цели на проекта, които отговарят на основната цел на подприоритет 1.1. на ОПАК, а именно „Подобряване на ефективността на държавната администрация чрез стимулиране на организационното развитие на административните структури” и специфичните цели на настоящата процедура.
Дейността е необходима, за да се изготвят конкретни предложения за привеждане в съответствие с извършения функционален анализ функциониращите и прилагани вътрешни нормативни актове на НИПА, както и релевантни външни нормативни актове и стратегически документи. Разработването на промени в
релевантните документи ще допринесе за въвеждане на ефективни методи за управление на Националния институт за помирение и арбитраж.
3.Очаквани резултати
✓ Изготвени систематизирани проекти за конкретни промени или създаване на някои нови допълнения в съществуващата вътрешна нормативна база, както и релевантни на дейността на НИПА външни нормативни и стратегически документи, ако е необходимо;
✓ Актуализиран Правилник за устройството и дейността на НИПА;
✓ Изготвена стратегия за организационно развитие;
✓ Въведен механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на административната структура;
✓ Разработени индикатори и система за измерване и управление на изпълнението;
✓ Разработени и въведени наръчници, методики и инструкции;
✓ Създадена работна и консултативна група с включени експерти от НИПА за подготвяне на конкретни проекти за промяна на вътрешни актове на НИПА, както и външни нормативни актове и стратегически документи, ако е необходимо.
Задълженията на Изпълнителя по повод дейността се считат за изпълнени с предаване на всички изготвени документи, предмет на дейността в един електронен и два хартиени варианта и подписване на Приемо- предавателен протокол.
III. Дейност 3: Оптимизация на структурата и преразпределяне на функциите и дейностите на администрацията на Национален институт за помирение и арбитраж
1. Описание на дейността
Дейността се планира да стартира след одобрението на Доклада от извършването на функционалния анализ по Дейност 1 и е пряко следствие от резултатите на анализа. Ще се осъществят действия за изпълнение на препоръките и плана за организационното структуриране на администрацията, за подобряване на ефективността от дейността на администрацията, за подобряване на ефикасността и икономичността, както и за подобряване на работните процеси.
В рамките на настоящата дейност ще бъдат актуализирани и функционалните характеристики в съответствие с поетите препоръки и план за оптимизация. Ще се сформира работна и консултативна група, включваща експерти от НИПА.
2. Обосновка на дейността
Изпълнението на настоящата дейност е в пряка връзка с повишаването на ефективността и оптимизацията на работата на Националния институт за помирение и арбитраж чрез избягване на евентуални дублиращи се функции и дейности и с постигане на основната и специфичните цели на настоящия проект и на ОП „Административен капацитет”.
Оптимизирането на организационната структура и преразпределянето на функции и дейности са мерки за превенция и механизми за бъдещо преодоляване на установените посредством функционалния анализ слабости в администрацията на Националния институт за помирение и арбитраж.
3. Очаквани резултати
✓ Изготвяне на систематизиран проект за оптимизация на структурата и преразпределяне на функциите и дейностите на администрацията на Националния институт за помирение и арбитраж;
✓ Актуализиран Правилник за устройството и дейността на НИПА в частта, отнасяща се до структурата на института;
✓ Извършени промени в организационната структура и функционалните характеристики в Националния институт за помирение и арбитраж;
✓ Създадена работна и консултативна група с включени експерти от НИПА за подготвяне на конкретни проекти за промяна на организационната структура и функционалните характеристики в НИПА.
Задълженията на Изпълнителя по повод дейността се считат за изпълнени с предаване на всички изготвени документи, предмет на дейността в един електронен и два хартиени варианта и подписване на Приемо- предавателен протокол.
Всички информационни, рекламни материали и публикации следва да съдържат задължителните реквизити на Програмата, ЕС и на настоящия проект: флага на ЕС и думите „Европейски съюз”, логото и слогана на ОПАК
– „ОПАК. Експерти в действие”, логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората” и името на проекта.
Във всички подходящи документи по проекта следва да бъде включено изречението „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.”
Участникът следва да приложи, към своето Предложение за изпълнение на поръчката - Приложение №7 и "Обяснителна записка", включваща предложенията му, свързани с организацията и методологията за изпълнение на дейностите, предмет на публичната покана и управлението на риска.
Приложената от участника "Обяснителна записка" не подлежи на оценка, съгласно Методиката за оценка на офертите и следва да съдържа минимум:
I. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДОЛОГИЯ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА
1. Описание на дейностите и услугите, които участникът следва да извърши в изпълнение на поръчката, с посочена последователност и взаимосвързаност между отделните дейности и поддейности, като участникът следва да опише както подготвителните дейности при възлагане на договора, така и дейностите по отчитане на същия. Участникът следва да предложи методика, технология за изпълнение и очакваните резултати от изпълнение на дейностите предмет на поръчката, в това число:
- описание на всички видове поддейности според вида на задачите, необходими за изпълнение на конкретната дейност, съгласно изискванията на техническата спецификация, с посочване на тяхната последователност и взаимосвързаност.
- предложена методика за изпълнение на всички посочени дейности, с изброяване на очакваните резултати от изпълнението на дейността и с посочване как ще бъдат постигнати същите. Описаният от участника метод на работа следва да бъде логически обоснован и вътрешно непротиворечив.
- описание и разпределение на наличния човешки и технически ресурс за изпълнение на всяка една предвидена дейност, като ясно и подробно се дефинират задачите и отговорностите на отделните експерти и обезпечаването на съответната дейност с необходимия технически ресурс. Описание на вътрешните организационни връзки, вътрешноекипна координация и начин за разпределение на задачите. Участникът следва да разпише и начина на координация на експертите ангажирани с изпълнението на поръчката и Възложителя.
2. Мерки за контрол върху качеството на изпълнение:
- разписани мерки за контрол върху качеството на изпълнение на всяка една дейност, като всяка мярка следва да бъде съпроводена с посочване на:
- конкретни експерти ангажирани с изпълнението й;
- очаквани резултати върху качеството за изпълнение на всяка една дейност;
II. УПРАВЛЕНИЕ НА РИСКА
Обяснение на потенциалните предпоставки (допускания) и рискове, които могат да възникнат и да окажат влияние върху изпълнението на договора – следва да се определят начин/и за преодоляване на рисковете или за тяхното минимизиране. Разглеждат се предложенията на участниците за управление на следните дефинирани от възложителя рискове, които могат да възникнат при изпълнението на договора:
Възложителят идентифицира следните рискове, които биха могли да окажат влияние на изпълнението на договора:
• забавяне изпълнението на проекта:
- забавяне в подготовката и/или изпълнението на конкретна дейност;
- забавяне на доставката и изпълнението на външните дейности;
- промяна в нормативната уредба по време на изпълнение на договора.
• технически рискове свързани с:
- пропуски в заданието или в проекта;
- проблеми с комуникацията с възложителя и/или оперативната програма;
- проблеми, свързани с фактическата невъзможност на отделни експерти да изпълняват задължението си по време на изпълнението на договора;
Предложението на участниците в процедурата за възлагане на обществената поръчка следва да съдържа, за всеки един от посочените рискове:
- Обхват и степен на въздействие на риска върху изпълнението на обществената поръчка;
- Мерки за недопускане проявлението на риска;
- Мерки за преодоляване на последиците при настъпване на риска