Contract

ПРАВИЛА ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ НА "АРХИТЕКТУРНО И СТРОИТЕЛНО БЮРО - ХЕЛВЕЦИЯ" ЕАД

I. ВЪВЕДЕНИЕ

"Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД очаква от своите служители и договорни партньори да спазват условията на договорите си лоялно, добросъвестно и в дух на сътрудничество. Поради тази причина "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД иска да създаде и насърчи корпоративна култура, белязана с честност и откритост, при която всеки, който има основателна причина да счита, че има вярна информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, станала му известна при или по повод изпълнение на трудовите му задължения, или в друг работен контекст, да има възможност да подава сигнали, без да се страхува от репресии и да е уверен, че ще получи справедливо отношение и неговите опасения ще бъдат разследвани подобаващо.

Настоящите правила се основават на изискванията, заложени в Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 година относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза и новоприетия Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

II. НАСТОЯЩИТЕ ПРАВИЛА ИМАТ ЗА ЦЕЛ

• да регламентират начина, по който сигнализиращите лица могат да подават сигнали;

• да създадaт информираност относно функцията за подаване на сигнали за нередности;

• да дадат възможност на ръководството да бъде информирано на ранен етап за нарушения и да предприема подходящи действия;

• да осигурят увереност на сигнализиращите лица за защитата на техните законни лични интереси при подаване на сигнал;

• да гарантират, че всички подадени сигнали съгласно настоящите правила ще останат строго поверителни.

III. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1. „Нарушения“ са действия или бездействия, които са:

а) незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3, или

б) противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3.

2. „Информация за нарушение“ е информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.

3. „Работен контекст“ са настоящи или минали работни дейности в публичния или в частния сектор, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия, ако подадат такава информация.

4. „Засегнато лице“ е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.

5. „Обратна информация“ е предоставянето на сигнализиращото лице на информация за действието, което е предвидено или е вече предприето като последващо действие, както и за основанията за въпросното последващо действие.

6. „Отхвърляне“ е действие или бездействие с цел изолиране на лицето, подало сигнал или публично оповестило информация за нарушение от професионалната среда.

7. „Лица, свързани със сигнализиращото лице“ са трети лица, които могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия в работен контекст, като колеги или роднини без ограничение в степените.

8. „Ответни действия“ са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи сигнализиращото лице.

9. „Последващи действия“ са всяко действие, предприето от лицето, приемащо сигнал, или от компетентен орган с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение, включително чрез действия като вътрешна анкета, разследване, наказателно преследване, действия за обезпечаване на средства или приключване на процедурата.

10. „Вътрешно подаване на сигнал“ е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на даден правен субект в частния или публичния сектор.

11. „Траен носител“ е всеки носител на информация, даващ възможност на дружеството да съхранява информация, който позволява лесното и използване в бъдеще за период, съответстващ на целите, за които е предназначена информацията, и който позволява непромененото възпроизвеждане на съхранената информация.

12. „Неприкосновеност на личния живот“ е всяко вмешателство в личното пространство по смисъла на Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 юли 2002 г. относно обработката на лични данни и защита на правото на неприкосновеност на личния живот в сектора на електронните комуникации (Директива за правото на неприкосновеност на личния живот и електронни комуникации) (ОВ, L 201/37 от 31 юли 2002 г.).

IV. ПРИЛОЖНО ПОЛЕ

Чл.1. (1) Настоящите правила се прилагат за сигнализиращи лица, подали сигнали за нарушения, станали им известни в качеството им на:

1. работници, служители или други лица, които полагат наемен труд;

2. лица, които полагат труд без трудово правоотношение и/или упражняват свободна професия и/или занаятчийска дейност, доброволци или стажанти;

4. едноличен собственик на капитала, акционери, членовете на управителни или контролни орган на търговското дружество, член на одитния комитет;

5. лица, които работят за юридическото лице, негови подизпълнители или доставчици;

6. кандидат за работа, участвал в конкурс или друга форма на подбор за постъпване на работа и получил в това качество информация за нарушение;

7. работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.

(2) Настоящите правила се прилагат и за всяко друго сигнализиращо лице, което подава сигнал за нарушение, станало му известно в работен контекст.

(3) Настоящите правила се прилагат и за:

1. лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал;

2. лица, които са свързани със сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия поради сигнализирането;

3. юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.

Чл. 2. (1) Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешен канал по смисъла на тези правила има право на защита, при условие че:

1. е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 3;

2. е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на тези правила.

Чл.3. (1) Тези правила се прилагат по отношение на сигнали за:

1. нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения актове на Европейския съюз в областта на:

а) обществените поръчки;

б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;

в) безопасността и съответствието на продуктите; г) безопасността на транспорта;

д) опазването на околната среда;

е) радиационната защита и ядрената безопасност;

ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях; з) общественото здраве;

и) защитата на потребителите;

к) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни; л) сигурността на мрежите и информационните системи;

2. нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз;

3. нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;

4. нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;

5. извършено престъпление от общ характер, за което лице по чл. 1 е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.

(2) Тези правила се прилагат и по отношение на сигнали за нарушения на българското законодателство в областта на:

1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;

2. трудовото законодателство;

3. законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

(3) Настоящите правила не се прилагат за сигнали за нарушения:

1. на правилата за възлагане на обществени поръчки в областта на отбраната и националната сигурност, когато те попадат в обхвата на чл. 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз;

2. на защитата на класифицирана информация по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Закона за защита на класифицираната информация;

3. които са станали известни на лица, упражняващи правна професия и за които съществува задължение по закон за опазване на професионална тайна;

4. на поверителността на здравната информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето;

5. на тайната на съдебното съвещание;

6. на правилата на наказателното производство.

(4) Защита по тези правила се предоставя на сигнализиращо лице от момента на подаването на сигнал.

Чл. 4. Производства по настоящите правила не се образуват по:

1. анонимни сигнали;

2. сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

V. СЛУЖИТЕЛИ, ОТГОВАРЯЩИ ЗА РАЗГЛЕЖДАНЕТО НА СИГНАЛИ

Чл.5. (1) "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД определя един или повече служители, които отговарят за разглеждането на сигнали.

(2) "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД може да възлага функциите по приемане и регистриране на сигнали за нарушения и на друго физическо или юридическо лице извън своята структура, при спазване изискванията на Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, както и може да използва канал за вътрешно подаване на сигнали, създаден от икономическата група, към която принадлежи.

VI. ВЪТРЕШЕН КАНАЛ ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл.6. (1) За целите на писмено подаване на сигнали "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД създава специална електронна поща. Дружеството гарантира, че създаденият канал отговаря на следните изисквания:

1. управлява се по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица до тази информация;

2. дава възможност за съхранение на записана на траен носител информация за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания.

(2) Сигнали могат да се подават и устно. Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефон, а по искане на сигнализиращото лице - чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок.

VII. ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл. 7. (1) Сигнализиращите лица подават сигнал до служителите/лицата, отговарящи за разглеждането на сигнали, писмено чрез следната електронна поща, или устно. Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефон, а по искане на сигнализиращото лице - чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок.

(2) За регистрирането на сигнали дружеството използва формуляри по образец, утвърден от Комисия за защита на лични данни, който съдържа най-малко следните данни:

1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

4. дата на подаване на сигнала;

5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

(3) Писменият сигнал се подава от подателя чрез попълване на формуляр по ал. 2. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от служителите/лицата, отговарящи за разглеждането на сигнали, които предлагат на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна.

(4) Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.

(5) Ако сигналът не отговаря на изискванията по ал. 1, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.

(6) Всеки сигнал се проверява по отношение на неговата достоверност. Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на тези правила или Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, както и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

VIII. ВЪТРЕШНА ПРОВЕРКА. ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ

Чл. 8. Служителите/лицата, отговарящи за разглеждането на сигнали, са длъжни да:

1. получават сигналите и потвърждават получаването им в срок от 7 дни след получаването;

2. гарантират, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприемат нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;

3. поддържат връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изискват допълнителни сведения от него и от трети лица;

4. предоставят обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не

по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала;

5. предоставят на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган, а когато е уместно

- към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;

6. документират устни сигнали;

7. поддържат регистър на подадените сигнали;

8. изслушат лицето, срещу което е подаден сигналът, или да приемат писмените му обяснения и да съберат и оценят посочените от него доказателства;

9. предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и да му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;

10. предоставят възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;

11. в случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени:

а) организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта могат да изискват съдействието на други лица или звена в структурата на "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД;

б) предлагат на управляващите на "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД да предприемат конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;

в) насочват сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права; г) препращат сигнала на Комисията за защита на лични данни при необходимост от предприемане

на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителите/лицата, отговарящи за разглеждането на сигнала, насочват лицето към едновременно сигнализиране на Комисията за защита на лични данни.

Чл. 9. (1) "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД:

1. въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на служителите/лицата, отговарящи за разглеждането на сигнала, предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;

2. приоритизира по предварително определени критерии и правила разглеждането на постъпилите множество сигнали за по-тежки нарушения;

3. прекратява проверката:

а) когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по тези правила и по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;

б) по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;

в) когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата;

4. изготвя индивидуален доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

(2) В случаите, когато проверката е прекратена на основание ал. 1, т. 3, букви "а" и "б", сигнализиращото лице може да подаде сигнал до Комисията за защита на лични данни.

IX. ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 10. (1) "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД предприема съответни мерки за защита на информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения, и за защита на самоличността на сигнализиращите лица, като осигурява достъп до информацията единствено на служителите/лицата, на които тези данни са необходими за изпълняване на служебните им задължения.

(2) Предаването на данни и позоваването на обстоятелства от "Архитектурно и Строително Бюро

- Хелвеция" ЕАД не може да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създаде предположение за неговата самоличност.

(3) Алинеи 1 и 2 се прилагат и за защита на самоличността на засегнатите лица.

(4) Разкриването на самоличността или информацията по ал. 1 се допуска само при изрично писмено съгласие на сигнализиращото лице.

(5) Независимо от предвиденото в ал. 1 самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност, може да бъде разкрита само когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.

(6) В случаите по ал. 5, преди разкриването на самоличността или на информацията по ал. 1, "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД уведомява сигнализиращото лице за необходимостта от разкриването им. Уведомлението е писмено и се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.

(7) Служителите/лицата, които получават информация за нарушение, която включва търговски тайни, са длъжни да не използват или разкриват търговски тайни за целите, които надхвърлят необходимото за предприемане на последващи действия.

Чл. 11. (1) Всяко обработване на лични данни, извършено по силата на тези правила и Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.

(2) Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

X. ЗАБРАНА ЗА ОТВЕТНИ ДЕЙСТВИЯ СПРЯМО ЛИЦАТА, КОИТО СА ПОДАЛИ СИГНАЛ ИЛИ ПУБЛИЧНО СА ОПОВЕСТИЛИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЕ

Чл. 12. (1) "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД гарантира, че срещу лицата, посочени в чл. 1 няма да се прилагат ответни действия под всяка форма, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:

1. временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;

2. понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;

3. изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;

4. отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя;

5. отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;

6. прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;

7. принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;

8. пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;

9. отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;

10. предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;

11. вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;

12. включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);

13. предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик;

14. прекратяване на лиценз или разрешение;

15. насочване на лицето към извършване на медицински преглед.

XI. ПУБЛИКУВАНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ПО НАСТОЯЩИТЕ ПРАВИЛА

Чл.13. (1) "Архитектурно и Строително Бюро - Хелвеция" ЕАД публикува на своя уебсайт най- малко следната информация:

1. данни за длъжностното/ ите лица по чл.5 от настоящите правила;

2. данните за вътрешния канал за подаване на сигнали;

3. условията и реда за подаване на сигнали.

(2) Информацията по ал.1 се предоставя и на видно място в офисите и работните помещения.

XII. ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Настоящите правила за вътрешно подаване на сигнали на "Архитектурно и Строително Бюро

- Хелвеция" ЕАД са приети с решение на Съвета на директорите от 11.12.2023 г. и влизат в сила от датата на тяхното приемане.