Общи условия на сертификационните схеми по Управление на горите ( Forest Management) и Проследяване на продукцията (Chain of custody)

Общи условия на сертификационните схеми по Управление на горите ( Forest Management) и Проследяване на продукцията (Chain of custody)

1. Задължения на сертифициращия орган и клиента

1.1 Задължения на сертифициращия орган

• Сертифициращият орган се задължава да обработва конфиденциално в съответствие с договорените правила за поверителност цялата информация относно компанията на клиента, до която му е предоставен достъп. Предоставянето на документи за органите по акредитация в рамките на мониторинга на сертифициращия орган, както и подробното отчитане и предоставяне на информация на арбитражния орган в случай на конфликт са изключени от това задължение.

• Сертифициращият орган извършва сертифициране и надзор съгласно правилата на TÜV NORD CERT. Изискванията на стандарта или стандарта за качество, посочени в офертата, и тези на националното законодателство, на което се основава акредитацията / създаването на сертифициращия орган / нотифицирания орган, формират основата на сертификата.

• Сертифициращият орган информира притежателите на сертификати за промените в процедурата по сертифициране, която директно засяга притежателите на сертификати.

• Сертифициращият орган поддържа списък на сертифицираните компании, в който също се посочва обхвата на сертификата. При поискване от заинтересовани трети страни, Сертифициращият орган следва да даде информация за сертифицираните компании.

• Жалбите на трети страни по отношение на системите за управление1 на клиенти, които са сертифицирани от сертифициращия орган на TÜV NORD CERT, се записват писмено, проверяват се и след това се разглеждат.

Сертифициращият орган записва писмено оплакванията и възраженията на клиента по отношение на процедурата по сертифициране, проверява фактите по случая и проучва оплакванията / възраженията. Ако не е постигнато споразумение между клиента и сертифициращия орган, се използва процедурата за подаване на жалби / възражения, публикувана в Интернет на TÜV NORD CERT (xxx.xxxx-xxxx-xxxx.xx).

1.2 Задължения на клиента

• Доколкото правилата за акредитация предвиждат за одит от 1 фаза, по време на договорения одит от 1 фаза клиентът предоставя всички документи, които са от значение за системата за управление в техния актуален вид (Ръководство, процедури, описания на процесите и други съответни документи, записи относно вътрешни одити и прегледи на ръководството, които са извършени). Одитът от 1 фаза се извършва в помещенията на клиента. В случай на всички останали процедури, съответните документи трябва да бъдат предоставени своевременно преди одита (приблизително 2 седмици).

1 Системите за управление включват PEFC COC, PEFC FM и FSC COC

A21F046bg 1 / 7 Rev. 02 / 08.19

• Ако това се изисква от съответния стандарт, клиентът извършва пълен вътрешен одит преди сертификационния одит, а също така и преди контролния годишен одит / ресертификационен одит (трябва да бъдат одитирани всички елементи на съответния стандарт и всички местоположения / производствени обекти на компанията и, ако е подходящо, разработените обекти, които са от значение за обхвата на сертификата), а също така извършва оценка на системата за управление.

• По време на одита клиентът позволява на одиторския екип да прегледа записите, свързани с обхвата на одита, и предоставя на екипа достъп до организационните звена на компанията, съответното оборудване, персонал и подизпълнители на клиента, които са засегнати.

• Той посочва лице за контакт от ръководството на компанията, което отговаря за извършването на одита. Това е най-общо представителят, назначен за съответната система на управление.

• Клиентът е длъжен незабавно да информира писмено сертифициращия орган за всички важни промени, които настъпват след издаване на сертификата или разширения или допълнения към сертификата (това засяга например промени, свързани с правната и организационна форма на компанията, икономическото положение или собствеността на компанията, организацията и ръководството (като ключови членове на персонала на ръководни длъжности, ръководители, специалисти или технически персонал от високо ниво и т.н.), адреса за контакт и местоположенията, промени в продуктите или производствените методи както и важни промени в системата за управление и процесите).

• Клиентът има задължението да записва всички възражения / оплаквания във връзка със системата за управление и нейната ефективност, заедно с коригиращите действия и техните резултати, да ги документира и да ги предостави на одитора по време на одита.

1.1.1. Клиентът предприема необходимите стъпки за изпълнение на изискванията за сертифициране, включително прилагане на подходящи промени в рамките на валидността на сертификата.

1.1.2 Клиентът има задължението да изпълнява продуктовите изисквания на сертифицирани продукти в текущото производство и спазва всички изисквания на сертификационната схема.

• За да се избегнат ситуации на конфликт между сертифициращия орган и консултaнт или консултантска компания, клиентът информира сертифициращия орган за консултантските услуги в областта на системите за управление, използвани преди или след подписване на договора. Това задължение за информиране включва също организации, които са извършили

„вътрешно обучение“ или вътрешни одити на системата за управление.

• В рамките на поддържането на акредитацията, уведомяването, одобрението и т.н., клиентът заявява, че ще разреши извършването на евентуален одит на неговата компания в присъствие на представители на акредитиращия орган и ще позволи достъп до съответните файлове.

• Клиентът има право да отхвърли определените от сертифициращия орган одитори. Ако не се постигне съгласие, след като са направени 3 предложения, договорът се разваля по взаимно съгласие.

• Ако се използва процедурата за комбинирано сертифициране на системи за управление, клиентът се задължава да изпълни всички условия, свързани с комбинираното сертифициране на системите за управление, и незабавно да уведоми сертифициращия орган в случай на неизпълнение.

В детайли тези условия са следните:

- определяне, създаване и поддръжка на системата за управление, която се прилага по еднакъв начин за всички клонове / производствени обекти. Важните документирани процедури трябва също да се прилагат по еднакъв начин.

- наблюдение на цялата система за управление под централния надзор на представител на ръководството, базиран в централния офис на дружеството. Този представител на ръководството има право да издава задължителни инструкции за всички клонове / производствени обекти.

- правила, които установяват, че определени области на компанията работят централизирано за всички области, напр. разработване на продукти и процеси, поръчки, човешки ресурси и т.н.

- извършване на вътрешен одит във всички производствени обекти / клонове на компанията преди сертификационния одит.

- подписване на споразумение между клиента и сертифициращия орган, което е в сила и се отнася за всички клонове / производствени обекти на компанията.

1.3 Разпоредби относно здравето и безопасността на работното място

1.3.1 Договорености, които трябва да бъдат предприети от клиента

• Преди извършване на договорните услуги, клиентът трябва да предостави информация относно рискове, опасностите и стресови моменти, които биха могли да произхождат от работната среда във фабриката на клиента или в помещенията на клиента. Тази информация включва информация относно опасните вещества в тестовите мостри. Клиентът предоставя информация относно това дали и ако е подходящо, в каква степен са необходими оценки на риска и опасността за поръчаните дейности.

• Клиентът трябва да има достатъчно договорености за оказване на първа помощ,

предупреждаване и спасяване и посочва контакти и отговорности в това отношение.

• Клиентът гарантира, че служителите на TÜV NORD CERT извършват работа само когато са придружени от служител на клиента.

• Клиентът предоставя на служителите на сертифициращия орган инструкции въз основа на оценка (и) на риска и опасността и инструкции за работа и експлоатация. Инструкцията включва съобщаване на аварийни телефонни номера и пунктове за събиране в случай на опасност, както и описание на функционирането и безопасността на всяко оборудване, което ще се използва при такива обстоятелства.

• Клиентът предоставя безплатно всички необходими лични предпазни средства, които може да са необходими и които не са предоставени безплатно от сертифициращия орган (каска, предпазни ботуши или обувки, слушалки за ушите и предпазни очила).

1.3.2 Сертифициращ орган

Служителят на сертифициращия орган може да предприема работа само ако обстоятелствата и работната среда са безопасни. Служителят има право да откаже да извърши работата при наличие на неприемливи опасности / рискове / стресове.

2. Валидност и права на използване на тестовия знак и сертификата

• Валидността на сертификата започва с датата на издаване на сертификата. Срокът на сертификата зависи от конкретния стандарт, на който се основава одитът, но не може да надвишава максимум 5 години. Това предполага, че въз основа на датата на сертификационния одит, в компанията се извършват редовни контрлни одити съгласно специфичните правила за акредитация или стандарти за сертифициране с положителен резултат. В някои обосновани случаи може да се наложи и контролен одитен в кратки срокове. Сертифициращият орган може да вземе решение относно необходимостта от такъв одит. Същите предпоставки важат и за използването на тестовия знак.

• Обхватът на сертификата е посочен на немски или на английски език. Прехвърлянето на други езици се осигурява добросъвестно. В случай на съмнение или противоречие е задължителна само германската или английската версия на сертификата.

• Одобрението за използване на тестовия знак важи само за областта на фирмата на клиента, която е сертифицирана. Не е разрешено използването на тестовия знак за дейности, които са извън обхвата на сертификата.

• Тестовият знак може да се използва само във формата, предоставена от TÜV NORD CERT или собственика на търговската марка. Знакът трябва да бъде лесен за четене и ясно видим. Клиентът не е упълномощен да променя сертификата и / или тестовия знак. Сертификатът и тестовият знак не могат да бъдат използвани по подвеждащ начин за рекламни цели.

• Ако клиентът предостави копия на сертификационните документи на други, документите трябва да бъдат възпроизведени изцяло или както е посочено в схемата за сертифициране.

• Не е разрешено използването на тестовия знак върху лабораторни протоколи от изпитвания, сертификати за калибриране или доклади от проверки или сертификати за лица, тъй като тези документи са класифицирани като продукти в тази връзка.

• Клиентът трябва да гарантира, че тестовият знак и сертификатът се използват само за реклама по такъв начин, че да се направи изявление относно сертифицираната зона на клиента, която съответства на сертификата. Клиентът също трябва да се увери, че в рамките на

конкуренция, не се създава впечатление, че сертифицирането от сертифициращия орган е еквивалентно на държавна инспекция.

• Ако е предявен иск срещу сертифициращия орган съгласно принципите на отговорността за продукта въз основа на използването на тестовия знак и / или сертификата от клиента, което нарушава условията на договора, клиентът има задължението да държи сертифициращия орган настрани и да го освободи по отношение на всички претенции на трети страни. Същото важи за всички случаи, в които се предявява иск срещу сертифициращия орган от трета страна въз основа на рекламационни претенции или друго поведение от страна на клиента.

• Клиентът получава непрехвърляемото, неизключително право, ограничено до договорния срок, да се възползва от тестовия знак и сертификата в съответствие с условията, посочени по- горе.

• Използване на тестовия знак и сертификата е ограничено до клиента и не може да бъде прехвърляно на трети страни или юридически наследници без изричното разрешение на сертифициращия орган. Ако клиентът желае да прехвърли правото на използване на тестовия знак и сертификата, трябва да бъде подадено съответно заявление. Ако е необходимо, трябва да се извърши нов одит.

• Тестовият знак, който ще се използва в отделния случай, зависи от сертификата, който е издаден.

3. Прекратяване на правата за ползване

3.1 Правото на клиента да използва тестовия знак и да претендира собственост върху сертификата завършва автоматично с незабавно действие, без да е необходимо изрично изявление за прекратяване, ако между другото

• клиентът не съобщи незабавно на сертифициращия орган промени в своите операции, които са от значение за сертифицирането или индикации, че могат да възникнат такива промени,

• маркировката и / или сертификатът се използват по такъв начин, че да нарушават разпоредбите на т. 2,

• резултатите от контролни одити вече не оправдават поддържането на сертификата,

• открива се производство по несъстоятелност по отношение на активите на клиента или се отказва заявление за откриване на такова производство, насочено срещу клиента, с мотива, че няма достатъчно активи, т.е.

• контролните одити не могат да се извършват в рамките на определените периоди или

• възникват спорове във връзка с тестовия знак относно правото на конкуренция или правата на интелектуална собственост.

Сертифициращият орган има право да спре или прекрати сертификата, и по този начин правото да се използва тестовия знак, ако впоследствие сертифициращият орган стане осведомен за нова информация, свързана с оценката на процедурата по сертифициране или нейния резултат.

В допълнение, TÜV NORD CERT и клиентът имат право да прекратят договорните отношения с незабавно действие, ако използването на тестовия знак е забранено за клиента по начин, който е правно обвързващ. Същото важи и за сертификата.

а. Сертифициращият орган има право да започне процедура за десертификация при наличие на причините, дадени в т. 3.1 след правилен и експертен анализ, и да спре, оттегли или обяви сертификата за невалиден. Премахването на спирането на сертификата е описано в специфичното за схемата описание на услугата. Всички разходи, свързани с това, са отговорност на клиента.

б. Клиентът трябва да върне всички сертификати на сертифициращия орган, когато правата за ползване бъдат прекратени или изтичат. Клиентът изпълнява задълженията си, като изпраща всички сертификати до сертифициращия орган.

В. Общите условия за сертифициране на системи за управление се прилагат съответно за разширения или допълнения към сертификатите.

4. Разгласяване на информация на собственика на стандарта

Личната информация и свързаната с фирмата информация трябва да бъдат предадени на собствениците на стандарта. Те могат да бъдат или PEFC Германия, PEFC International или който и да е друг одобрен PEFC офис, както и FSC® Германия, FSC® International или всеки друг одобрен офис на FSC®. Публикуване на специфични за компанията данни в базата данни на PEFC и / или базата данни на FSC или други носители като Statzert трябва да се приемат от притежателя на сертификата. Това позволява на компаниите да проверяват състоянието на сертификата ежедневно.