„Осигуряване на външни оценители и помощник-оценители за оценка на проектни предложения по процедура BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020” по Оперативна програма „Региони в растеж”...
|
|
Приложение № 8
ТЕХНИЧЕСКА СПЕЦИФИКАЦИЯ
За възлагане на обществена поръчка с предмет:
„Осигуряване на външни оценители и помощник-оценители за оценка на проектни предложения по процедура BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020” по Оперативна програма „Региони в растеж” 2014-2020“.
Обща информация за условията, в които се възлага обществената поръчка
На 03.06.2015 г. Министерски съвет прие решение за даване на мандат на Ръководителя на Управляващия орган на ОП „Региони в растеж“ 2014-2020 (ОПРР) да делегира функциите по оценка и избор на Междинни звена (МЗ) по Приоритетна ос 1 „Устойчиво и интегрирано градско развитие“ на ОПРР 2014-2020, в съответствие с чл. 7 от Регламент ЕФРР (ЕС) 1301/2013 и чл. 123 (6) от Общ Регламент 1303/2013, както и допълване на РМС №792/2014, с което 39-те общини, бенефициенти по процедура BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на Интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020”, са определени за Междинни звена по приоритетната ос.
На 22.06.2015 г. с всяка от 39-те общини - Междинни звена е сключено двустранно споразумение с Управляващия орган на ОПРР 2014 - 2020 г. Междинното звено ще извършва оценка на проекти за изпълнение на общинската градска стратегия, а именно – съвкупността от Инвестиционна програма и Интегрирания план за градско възстановяване и развитие (ИГРП) на общината в съответствие с критериите за избор на операции, одобрени от Комитета за наблюдение на ОПРР 2014-2020 и Насоките за кандидатстване по Приоритетна ос 1 „Устойчиво и интегрирано градско развитие“ на Оперативна програма „Региони в растеж“ 2014 – 2020 г.
Управляващият орган на ОПРР – Главна дирекция „Програмиране на регионалното развитие“ при МРРБ, разработи Инструкция за определяне на структурата и състава на Междинните звена за изпълнение на процедура за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на Интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020”. Приложение 1: Блок-схема на процеса на подготовка и оценка на Инвестиционна програма и проектни предложения Инструкцията е утвърдена със заповед №РД-02-36-352/10.07.2015 на Ръководителя на УО на ОПРР.
Същевременно за общината възникват и други задължения, които не са свързани пряко с управлението на проектите по Приоритетна ос 1. На първо място, това са задълженията за изпълнение на Инвестиционната програма, за която общината трябва да сформира отделно Звено за изпълнение. Отделно от това, общината в качеството си на допустим бенефициент по ОПРР, Приоритетна ос 1, трябва да ангажира капацитет за подготовка на проектните предложения и кандидатстване за финансиране по Процедура „BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на Интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020”.
Междинните звена имат следните основни функции:
Проверка и оценка на инвестиционните проекти за съответствието им със ЗУТ и подзаконовите нормативни документи;
Проверка и оценка на проектните предложения на бенефициентите;
Документиране на процеса по оценка и одобряване на проектните предложения;
Поддържане и съхраняване на цялата налична документация във връзка с процеса на оценка и договаряне.
Съгласно изискванията на УО по Приоритетна ос, до 31 май 2016 г. всеки бенефициент е длъжен да подаде пред Междинното звено проектни предложения в размер на минимум 50% от бюджета на града по настоящата процедура. Това означава, че общината трябва да има организация за управление на проектите в средата на 2016 г., когато се очаква да започне тяхното реално изпълнение. Междинните звена ще разполагат с огромна по обем документация и сравнително кратко време за да предложат проектите за одобрение на УО на ОПРР. Същевременно, функциите по оценка и подбор на проектни предложения не са типични за общинската администрация и изисква специална подготовка на служителите, опит в оценка на проекти и добро познаване на вътрешните процедури на УО в тази област.
Цялата документация, свързана с процеса по избор и оценка на проектите за финансиране по процедурата "Изпълнение на Интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020", (протоколи, присъствени списъци и снимки от обсъждания и заседания, получени писмени предложения, анкетни карати и др.) трябва да се поддържа и съхранява от общината, в качеството й на междинно звено. УО на ОПРР, Одитният орган, Сертифициращият орган, Европейската комисия, Сметна палата и др. компетентни институции имат правото да извършват одит по отношение на процеса по избора и оценка на проектите. Общините, в качеството им на междинни звена, следва да изпълняват делегираните им функции по оценка и подбор на проекти, в съответствие с подписани и влезли в сила Споразумения за делегиране на функциите.
Цел и очаквани резултати от обществената поръчка.
Цели на възлагането на обществената поръчка.
Чрез възлагане на външни за Междинното звено оценители на услугите по оценка на проектни предложения Община Русе цели да постигне най-малко следното:
Привличане на експертна помощ в области, в които администрацията на общината няма достатъчна компетентност като например държавни помощи, оценка на финансови анализи, оценка на проектни предложения;
Оптимално натоварване на служителите на администрацията и възможност за пренасочване на капацитета в процеса по подготовка на проектните предложения и кандидатстването за БФП;
Споделяне на риска от закъснения при оценката и одобряването на проектните предложения с външен изпълнител;
Постигане на по-голяма степен на независимост и избягване на конфликт на интереси при изпълнението на функциите на Междинно звено, едновременно с качеството на бенефициент на Възложителя.
Външното възлагане на функции по оценка на проектните предложения ще създаде възможност оперативната работа да се изпълнява от външни лица, а общината да изпълнява основните задачи на Междинното звено.
Очаквани резултати
Очакваните резултати от подпомагане на бенефициента от Изпълнителя по настоящата обществена поръчка са следните:
Успешно, навременно и качествено оценяване на проектните предложения;
Спазване условията на Насоките за кандидатстване, процедурния наръчник и другите, приложими към изпълнението на проекти, документите на УО;
Управление на рисковете и редуциране на риска от грешки при оценката на проектите или забавяне на процеса;.
По-добра координация и контрол на процесите в общината.
Допускания и рискове
Допускания
Настоящата техническа спецификация е разработена при следните допускания:
Всички проекти, включени в Инвестиционната програма на общината ще бъдат подадени за оценка от междинното звено;
Общината разполага с проектна готовност за кандидатстване за целия гарантиран бюджет, който е предвиден в Насоките за кандидатстване по Процедура за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на Интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020“;
Междинното звено е структурирано с наличния капацитет на общината в съответствие с изисквания и насоките на УО;
по-голямата част от гарантирания бюджет ще бъде реализиран чрез подаване на проектни предложения до 31 май 2016 г.
Рискове, идентифицирани от Възложителя:
Риск от промяна на нормативната уредба, действаща в сферата на управление на средства от XXXX и хоризонталните политики в тази връзка.
Кратък срок за оценка на проектните предложения;
Невъзможност за своевременно осигуряване на експерти с тясна или специфична компетентност;
Недостатъчен капацитет на междинното звено и ангажиране в други дейности.
Предмет на обществената поръчка.
Предмет на настоящата обществена поръчка е осигуряване на външни оценители и помощник-оценители за оценка на проектни предложения по процедура BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020” по Оперативна програма “Региони в растеж” 2014-2020.
Срок и място на изпълнение.
Услугите по настоящия договор се изпълняват в срок до 5 (пет) години, считано от датата на подписване на договора от страните или до приключване на оценката на проектите от страна на Междинното звено на основните проекти, за които има предвиден гарантиран бюджет по Приоритетна ос 1, което от двете обстоятелства настъпи по-рано.
Мястото на изпълнение на услугите е сградата на община Русе и офис на Изпълнителя.
Обхват на дейностите
Настоящата обществена поръчка обхваща всички проекти, за които за община Русе в качеството й на бенефициент е предвиден гарантиран бюджет в Насоките за кандидатстване по Процедура за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на Интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020“.
Прогнозният обем дейности включва оценка на индикативните проекти, които община Русе е предвидила в ИПГВР и в Инвестиционната програма на общината и които ще бъдат предложени на УО на ОПРР за финансиране. Предвижда се изпълнителят да осигури външни оценители и помощник-оценители за оценка на проектни предложения, както следва:
- Едно проектно предложение по инвестиционен приоритет „Интегриран градски транспорт“;
- Едно проектно предложение по инвестиционен приоритет „Градска среда”;
- Две проектни предложения по инвестиционен приоритет „Социална инфраструктура”;
- Едно проектно предложение по инвестиционен приоритет „Образователна инфраструктура”.
Настоящата обществена поръчка обхваща:
Подпомагане на общината в качеството й на междинно звено в процеса на оценка на проектни предложения чрез:
Осигуряване на 8 външни експерти за оценка на проектни предложения, включително за оценка на анализи разходи-ползи и/или финансови анализи, при подаване на проектни предложения;
Осигуряване на 8 помощник-оценители при възникване на необходимост от експертиза по конкретни въпроси и изготвяне на становище по конкретни въпроси;
Част от работата на външните оценители ще бъде оценката на проектните предложения с оглед спазване на специфичните хоризонтални изисквания по оперативните програми.
Ролята и задачите на Междинното звено в процеса на оценка на проектните предложения по Приоритетна ос 1 по ОПРР са подробно описани в Насоките за кандидатстване по Процедура за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на Интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020“. При осъществяване на дейността си оценителната комисия се ръководи от правилата на ПМС № 107/10.05.2014 г. ; Вътрешни детайлни правила за работа на оценителни комисии за оценка на проектни предложения по процедура BG16RFOP001-1.001-039 „Изпълнение на интегрирани планове за градско възстановяване и развитие 2014-2020” по оперативна програма “Региони в растеж” 2014-2020 г.; процедурните правила за работа на междинното звено, създадени в общината; Споразумението с УО на ОПРР; процедурния наръчник на УО на ОПРР, както и приложимото национално и европейско законодателство.
Проектните предложения се оценяват от оценителната комисия в съответствие с критериите, описани в Насоките за кандидатстване. Оценката на проектни предложения включва оценка на административното съответствие и допустимостта, техническа и финансова оценка.
Изпълнителят трябва да организира работата на оценителите и помощник-оценителите по начин, който да гарантира спазването на всички приложими изисквания.
Изисквания към изпълнението.
Изисквания към екип/ите за изпълнение на услугата.
Изпълнителят трябва да предложи и поддържа Ключов екип, който включва най-малко следните позиции:
Ръководител на екип;
Xxxxxx експерт „Финансист“;
Xxxxxx експерт „Държавни помощи“
Xxxxxx експерт „Юрист“
Xxxxxx експерт „Инженер“;
Технически експерт.
Ролята, задачите и отговорностите на Ключовия екип се описват в Техническото предложение на Изпълнителя като се представя и разпределение на задачите между отделните членове. Посоченият състав на екипа е минимален. Към него могат да се включват и други експерти, в зависимост от нуждите, натовареността, интензитета на работа и поставените срокове. Броят на екипите се определя от Изпълнителя в зависимост от броя, сложността, естеството и бюджета на проектите, които са подадени пред МЗ.
Членовете на екипа трябва да отговарят на квалификационните изисквания към участниците в обществената поръчка, така както са описани в Приложение № 1 от документацията.
Смяната на член на екип/добавяне на нов член става след предварително съгласуване с Възложителя, като всеки от ново-предложените членове трябва да отговаря на изискванията за технически възможности и квалификация, обявени в Приложение № 1 от документацията.
Изпълнителят се задължава да осигури общо 16 външни експерти, които след възлагане/одобрение от страна на Възложителя да участват като оценители и/или помощник-оценители в целия или в част от етапите на процеса по оценка на проектните предложения. Срокът за предоставяне на допълнителни експерти и взаимодействието между Възложителя и Изпълнителя в тази връзка се уговорят в Програмата за изпълнението на дейностите по договора.
Организация на работа
При сключване на договора за възлагане на обществена поръчка, Изпълнителят, на база техническото си предложение, разработва и предлага на Възложителя Програма за изпълнение на дейностите по договора, която включва:
актуализирани срокове и дати за изпълнение на конкретните дейности и междинните дати за представяне на отделните продукти;
Прогноза за необходимите външни оценители, описание на техния професионален профил и очакван период, в който те трябва да бъдат осигурени;
Линиите и формите за комуникация, обмен на информация и представяне на резултатите от изпълнение на отделните дейности.
При разработване на Програмата за изпълнение на договора Възложителят предоставя актуална информация на Изпълнителя за:
Структурираното Междинно звено, неговия капацитет и план за работа;
Проектната готовност на общината, в качеството й на бенефициент, за предоставяне на конкретни проектни предложения за финансирането пред УО;
Хода на процедурата по одобрение и оценка на проектните предложения от страна на Междинното звено.
Разработената Програма за изпълнение на договора се одобрява от страните по договора и става неразделна част от неговата техническа спецификация.
Изпълнителят определя координатор по договора, който изпълнява роля на контактно лице. Контактното лице има най-малко следните отговорности:
Текущо актуализиране на цялата информация, включително за хода на процедурите по одобрение и договаряне за всеки от проектите;
Оперативен, регулярен контакт с Възложителя и неговите представители.
В рамките на определеното Междинно звено се номинира лице, което ще предоставя текущо, на регулярна база, информацията, която е необходима на Изпълнителя за предоставяне на услугите и продуктите по Договора за обществена поръчка. Задълженията и отговорностите на контактното лице се регламентират в Програмата за изпълнение на договора.
При изпълнение на дейностите, Изпълнителят и неговият екип е длъжен да се придържа към процедурите за работа както на Междинното звено, така и на Управляващия орган.
Изисквания за качеството на услугата
При изпълнението на услугата по управление на проекта, Изпълнителят трябва да спазва и да осигури системата за вътрешен контрол, която да гарантира спазването на поне следните документи:
Договора, който ще се подпише в резултат на провеждане на настоящата обществена поръчка;
Действащото законодателство в Република България;
Действащите приложими регламенти, указания и насоки на ЕК;
Вътрешните актове и правила на УО, които са публични или са предоставени от Възложителя на Изпълнителя.
За качественото и ефективно изпълнение на услугата от първостепенна важност е обмена на информация и навременно предоставяне на документите, съставени или получени във връзка с управлението и изпълнението на проектите. При сключване на договора, в Програмата за изпълнение на договора ще се определи начин, по който копия от документите, получени или съставени във връзка с оценката на проектите ще се предоставят текущо на Изпълнителя и неговите екипи, така че да се обезпечи качественото и срочно изпълнение на услугите и навременно предоставяне на продуктите.
Изпълнителят и неговите експерти са длъжни при изпълнението на услугите да се съобразяват с изискванията за форма и съдържание на документите, които те изготвят, когато такива са разработени и предвидени в правилата, наръчниците, указанията и другите документи, разработени от УО.
Изпълнителят и неговите експерти са длъжни да спазват правилата за избягване конфликт на интереси, опазване на поверителност на информацията, етични правила и други, които са приложими за работата на оценителните комисии.
Приемане на изпълнението, отчитане и докладване.
За изпълнение на задълженията си по настоящия договор Изпълнителят изготвя и предоставя на Възложителя доклади, чиято форма се съгласува с Възложителя, както следва:
Доклади за изпълнението на задълженията си по договора през изтеклия период след проведени процедури за оценка на проектни предложения;
Окончателния доклад за изпълнението на договора.
Възложителя представя на Изпълнителя коментарите си по внесените доклади в 10 дневен срок. В случай че Възложителя не представи своите коментари в този срок, докладите се считат за одобрени от него.
Коригираните версии на докладите, след обсъждане и при необходимост, трябва да бъдат предадени от Изпълнителя в срок от 15 дни след получаване на коментарите, но в рамките на определеното за дадената дейност време.
Одобрените и приети доклади и окончателен доклад са основания за извършване на плащанията към Изпълнителя.
„Този документ е създаден в рамките на проект „Техническа помощ за Община Русе – Бенефициент по Приоритетна ос 1 на ОПРР 2014-2020 г.”, който се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Региони в растеж” 2014-2020 г., съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие. Цялата отговорност за съдържанието на публикацията се носи от Община Русе и при никакви обстоятелства не може да се счита, че този документ отразява официалното становище на Европейския съюз и Управляващия орган на ОПРР 2014-2020 г.”