VARNA BEAUTY SPACE
VARNA BEAUTY SPACE
ИЗЛОЖЕНИЕ ЗА КРАСОТА
ВАРНА, 25 - 26 СЕПТЕМВРИ 2024
ХОТЕЛ ЧЕРНО МОРЕ
I. ОБЩИ УСЛОВИЯ ЗА УЧАСТИЕ
1. Заявка-договор и условия за участие
Всяка компания, желаеща да участва във VARNA BEAUTY SPACE - 2024, подава заявка-договор по образец. Документът се подава по електронен път, в сканиран файл, в който е видим мокър печат и подпис на представителя на фирмата с неговото име и позиция или в оригинал на адрес 9000 Варна, бул. Сливница 45, ет. 4, Пачуърк ООД. Заявка-договор може да се подаде с електронен подпис, който е на МОЛ на фирмата и името му е вписано в Търговския регистър.
Неразделна част от заявката - договор, за всеки изложител, който внася свое оборудване или конструкции, щендери, витрини и други, е техническа схема (точни размери и описание в свободна форма), както и техническа спецификация на ел. уредите с тяхната максимална мощност в kW.
При желание за промяна в първоначално заявено оборудване и изграждане на щандове, същата се съгласува с организатора, не по-късно от 10 работни дни преди датата на провеждане на форума.
На един щанд може да участва само една фирма. В случаите, в които организаторът констатира нарушение на това правило, той има право да отстрани фирмата, която няма заявка-договор.
2. Експозиционни площи
Експозиционните площи са разположени в конферентния център на хотел Черно море, в две основни зали и прилежащо фоайе. Подробен опис на отделните позиции с техните размери и възможности за разполагане на оборудване вижте по-долу, в раздел III. Опис на експозиционните площи.
Изборът на позиции става по реда на заявките! Заявки за участие се приемат до изчерпване на свободните щандове!
3. Работно време
Всеки изложител е длъжен да спазва програмата и работното време на форума. При нарушаване на времевите интервали за внасяне на оборудване и продукти в деня, предхождащ деня на събитието, изложителят дължи неустойка от 100 лв. без ДДС за всеки започнал час извън определените.
Изложителите нямат право да напускат форума, както и да изнасят оборудване и продукти преди
16.15 часа на 26 септември 2024 г. В случай, че изложител наруши това правило, същият дължи неустойка в размер на заплатената такса за участие.
4. Срокове и плащане
Крайният срок за заявяване на участие е до изчерпване на свободните места. Заявката-договор се счита за приета от момента на получаване на документа по електронна поща или по куриер в офиса на Пачуърк ООД. Заявените щандове се заплащат до 5 работни дни от датата на издадената
проформа фактура, но не по-късно от 5 работни дни преди датата на събитието. След този срок, при неизвършено плащане, щандовете се отдават на друг участник.
При отказ от участие до 60 дни (25.07.2024) преди датата на форума ЗАЯВИТЕЛЯТ дължи неустойка в размер на 50 % по попълнената от него заявка. При отказ от участие до 30 дни (25.08.2024) преди датата на форума ЗАЯВИТЕЛЯТ дължи неустойка в размер на цялата сума по попълнената от него заявка.
Плащането на таксите за участие се извършва по банков път. За извършване на плащането Пачуърк ООД издава данъчна фактура. Независимо от датата на подаване на заявката-договор, при неизвършено плащане преди началото на форума, изложителят не се допуска до участие.
Банкова сметка: ПАЧУЪРК ООД, IBAN: XX00XXXX00000000000000, Уникредит Булбанк АД - Варна
5. Форсмажор
Всеки отказ от участие, на основание форсмажорни обстоятелства, се счита за обоснован само и единствено на база издаден сертификат за форсмажор от БТПП.
II. ПРОГРАМА НА ФОРУМА
Място:
Варна, хотел Черно море, конферентен център
Дати:
25 - 26 септември 2024 г. (сряда - четвъртък)
Времеви график:
24 септември - организационен ден
Достъп до залите за внасяне и подреждане на щандовете:
- 14.00 - 18.00 - подготовка на участниците, внасяне на продукти и оборудване.
25 септември - работен ден - презентации, демонстрации, експозиция Време:
- 08.00 - 10.00 - подготовка на участниците, внасяне на продукти и оборудване;
- 10.00 - 10.15 - откриване на форума;
- 10.00 - 18.00 - вход свободен за гостите на срещата;
- 10.00 - 18.00 - презентации, демонстрации, уъркшоп дейности, експозиция.
26 септември - работен ден - презентации, демонстрации, експозиция
Време:
- 10.00 - 16.00 - вход свободен за гостите на срещата;
- 10.00 - 16.00 - презентации, демонстрации, уъркшоп дейности, експозиция;
- 16.00 - 16.15 - закриване на форума, връчване на награди;
- 16.15 - 19.00 - напускане на залите, изнасяне на продукти и оборудване.
III. ЕКСПОЗИЦИОННИ ПЛОЩИ И ПОЗИЦИИ
Всяка позиция се състои от изложбена площ, презентационна маса или експозиционен щанд, три стола и помощна маса (120 х 50 х 72 см). Размерът на презентационните маси е 200 х 80 см плот и 72 см височина. Експозиционният щанд (вижте файла OBORUDVANE.pdf) е с плот с размер 200 х 90 см., а лицето е с размер 200 х 78 см и позволява брандиране с пълноцветно фолио. Конструкциите са бели. При желание на изложителя е възможно да се монтира чело, което също подлежи на брандиране. Настилката в залите е мокет.
ВНИМАНИЕ! За брандиране на лице и/или чело на експозиционeн щанд се изисква допълнително заплащане.
Допустимо е разполагането на всяка рекламна форма - банер стойка, стена, постери, винилни пана и други, в рамките на заявената площ, при спазване на условието да не се пречи на другите участници и да не се руши имуществото на хотела. При желание от страна на участник да построи собствен щанд или да разположи каквато и да е конструкция, това трябва да се съгласува с организатора и техническите служби на хотела.
Разполагането на рекламни банери или други съоръжения, извън площта на щанда, се заплаща допълнително, според ценовата оферта. За разполагане на банери, извън изложбената площ на всеки участник, са обособени 12 позиции, като всяка от тях може да бъде избрана и посочена в заявката-договор.
Презентационните зали се намират непосредствено до изложбените зали и разполагат с 60 места, екран и прожектор, пространство за разполагане на експонати, кушетка и друго оборудване.
Пълното оборудване е включено в цената за презентация, посочена в ценовата оферта.
ЕКСПОЗИЦИОННИ ПОЗИЦИИ, РАЗМЕРИ И ОБОРУДВАНЕ
ПОЗИЦИЯ - НОМЕР ПО СХЕМАТА | РАЗМЕРИ* | ОБОРУДВАНЕ |
33, 34 | 4.00 кв. м | презентационна маса |
27 - 29 | 5.40 кв. м | експозиционен щанд |
1 - 3, 5 - 8, 11 - 14, 21 | от 5.50 до 6.21 кв. м | експозиционен щанд |
15 - 20 | от 5.50 до 6.21 кв. м | презентационна маса |
22 - 24 | 6.90 кв. м | експозиционен щанд |
4, 9, 25, 26, 30 | от 7.92 до 8.80 кв. м | експозиционен щанд |
31 | 8.50 кв. м | експозиционен щанд 2 броя |
32 | 9.12 кв. м | експозиционен щанд 2 броя |
10 | 10.20 кв. м | експозиционен щанд |
*Точните размери на всяка позиция може да видите на схемата на залите.
IV. ЦЕНОВА ОФЕРТА
Позиция, размер, оборудване (за двата дни на провеждане) | ранно записване - до 15.07.2024 / регулярна цена в лева без ДДС | ||
33, 34 (4.00 кв. м), презентационна маса | 755.00 | / 855.00 | |
27 - 29 (5.40 кв. м), експозиционен щанд | 795.00 | / 895.00 | |
1 - 3, 5 - 8, 11 - 14, 21 (5.50 - 6.21 кв. м), експозиционен щанд | 855.00 | / 955.00 | |
15 - 20 (5.50 - 6.21 кв. м), презентационна маса | 755.00 | / 855.00 | |
22 - 24 (6.90 кв. м), експозиционен щанд | 855.00 | / 955.00 | |
4, 9, 25, 26, 30 | (7.92 - 8.80 кв. м), експозиционен щанд | 875.00 | / 975.00 |
31 (8.50 кв. м), експозиционен щанд 2 броя | 995.00 | / 1095.00 | |
32 (9.12 кв. м), експозиционен щанд 2 броя | 1055.00 | / 1155.00 | |
10 (10.20 кв. м), експозиционен щанд | 955.00 | / 1055.00 | |
Оборудване и ел. захранване | цена в лева без ДДС (за двата дни на провеждане) | ||
Брандиране на лице на щанд - фолио, печат и монтаж | 80.00 | ||
Брандиране на чело на щанд - фолио, печат и монтаж | 40.00 | ||
Наем на коктейлна маса (щъркел) със стреч | 50.00 | ||
Наем на допълнителна помощна маса - 120 х 50 х 72 см | 40.00 | ||
Наем на витрина - 43 х 37 х 163 см, стъклена с 3 рафта (9 бр.) | 70.00 | ||
Наем на витрина - 35 х 32 х 151 см, стъклена с 3 рафта (5 бр.) | 90.00 | ||
Ел. захранване до 200 W /контакт, монофазен/ | 30.00 | ||
Ел. захранване на уреди с мощност по-висока от 200 W | 50.00 | ||
Маркетинг и реклама | цена в лева без ДДС (за отделна услуга / за двата дни на провеждане) | ||
1. Провеждане на презентация / демонстрация - 60 минути | 150.00 | ||
2. Провеждане на уъркшоп - 2 или 3 часа | 250.00 / 350.00 | ||
3. Продуктово представяне във Фейсбук | 50.00 | ||
4. Банер във входните пространства | 50.00 | ||
5. Позиция за промоутър - промоутър на изложителя | 50.00 | ||
6. Брандиране на рекламни материали | 100.00 | ||
7. Страница в каталог Нови продукти и технологии | 100.00 | ||
8. Печеля - печелиш | 100.00 | ||
9. Каня те на среща - мейлинг кампания | 100.00 | ||
10. Бюти блиц - видео рубрика | 100.00 | ||
Участие в презентационен комплект (само за фирми без щанд) | 100.00 | ||
Маркетингови пакети | |||
Стандарт (3 + 4 + 6) - 20 % ТО | 160.00 | ||
Плюс (3 + 4 + 6 +7 + 9) - 30 % ТО | 280.00 | ||
Премиум (3 + 4 + 6 +7 + 9 + 5 + 10) - 30 % ТО | 330.00 | ||
V. МАРКЕТИНГ И РЕКЛАМА
1. Провеждане на презентация / демонстрация
Услугата включва наем на конферентна зала с екран, мултимедиен прожектор, един микрофон, озвучаване, маса (head table), кушетка, до 50 седящи места. Презентациите се провеждат по
предварително изработен график в часовите интервали, посочени в програмата на форума. Часовете се заемат по реда на заявяване и времето се разпределя както следва: 15 минути за подготовка и напускане на залата, 45 минути за презентиране.
2. Провеждане на уъркшоп
Услугата включва наем на конферентна зала с екран, мултимедиен прожектор, един микрофон, озвучаване, маса (head table), кушетка, до 60 седящи места. Уъркшопът се провежда по
предварително изработен график в часовите интервали, посочени в програмата на форума. Часовете се заемат по реда на заявяване. Продължителността на един уъркшоп може да е 2 или 3 астрономически часа, като посоченото време включва подготовка, активна работа и напускане на залата.
3. Общо и продуктово представяне във Фейсбук
Всяка фирма изложител може да предостави на организатора снимки и текст за общо представяне
на компанията и предлаганите от нея продукти и услуги (услугата е безплатна).
При желание за фокусирано, xxxxxxxxxx представяне на отделно изделие или серия продукти се подготвят и публикуват два поста с конкретни визии и текст от фирмата участник (според ценовата оферта).
Краен срок за подаване на конкретна информация - текст и снимки - до 16.08.2024 г. Представянето на фирмите ще се проведе в периода 1 - 25 септември по азбучен ред на компаниите, изпратили нужната информация в посочения срок.
4. Разполагане на рекламен банер във входните пространства
Услугата включва позициониране на рекламен банер или друго съоръжение с площ не повече от 1 кв. м във входното пространство, коридорите и общите пространства на изложението. Общ брой на позициите - 12. Позициите са определени, с фиксирани места и се посочват в заявката-договор.
5. Позиция за промоутър - раздаване на рекламни материали на входа на залите
Услугата включва позициониране на промоутър пред входа на залите с право да предоставя рекламни материали без ограничение във формата и количеството на гостите на събитието. Общ брой на позициите - 4.
6. Брандиране на рекламни материали
Услугата включва поставяне на логотипа и името на изложителя на следните материали на форума
- електронна покана, покана в хартиен вариант, каталог Нови продукти, банер на входа на залите.
7. Страница в каталог Нови продукти и технологии
Каталогът Нови продукти и технологии е хартиено издание, насочено към салоните и центровете за красота и съдържа представяне на нови продукти на фирмите изложители и щанда, на който могат да бъдат открити. Каталогът се предоставя преди събитието, на всеки обект, заедно с поканите за форума.
Каталогът дава възможност на изложителите в аванс да анонсират всички най-интересни моменти от тяхното представяне по време на изложението - презентации, демонстрации и други. Всяка страница съдържа: снимка на продукт, лого на компанията, кратко описание на
продукта/технологията.
За да видите примерна страница, кликнете ТУК.
Технически изисквания: Необходимо е да изпратите снимка на продукта в pdf, tif или jpg, лого на компанията в същите формати и описание на продукта до 50 думи. Размер на снимката на продукта
- 60 х 90 мм с резолюция 300 dpi. Краен срок за получаване на файловете - 16.08.2024 г. Всяка страница ще бъде изпратена на фирмата изложител за съгласуване.
Тираж: Каталогът ще бъде отпечатан в тираж 1000 броя.
8. Печеля - печелиш
Организаторът кани всяка компания изложител, да организира и проведе игра с награди (giveaway) в социалните мрежи (Фейсбук, Инстаграм) на изложението. Всяка игра трябва да съдържа минимум следните условия:
- да изисква действие в дигитална среда - харесване и/или последване и/или споделяне и/или отговор на въпрос/коментар с/без тагване;
- да изисква посещение на събитието и на щанда на фирмата организатор на играта;
- фирмата да предостави подаръци, по нейна преценка, на не по-малко от 5 участници. Всички детайли по игрите се уточняват и прецизират индивидуално за всяка фирма изложител. Организаторът ще спoнсорира първите 5 заявени игри със сумата от 50 USD за всяка.
9. Каня те на среща - мейлинг кампания
Каня те на среща е своеобразен онлайн/мейл бюлетин, който се изпраща до 500 топ обекта в локацията на провеждане на събитието, 10 дни преди дата на провеждане.
Участието на желаещите да се включат компании е във видеоформат. Представител на компанията
- изложител записва кратко видео (видеото може да бъде записано с телефон - не се изисква студиен запис или такъв с професионална техника) - до 1 минута, в което информира
потенциалните посетители какво ще бъде презентирано по време на форума (продукти, услуги, презентации, уъркшоп, промоции и др.), както и отправя покана да посетят конкретно
пространството на фирмата.
Получените видеа се публикуват в социалните мрежи (Фейсбук, Инстаграм, YouTube) на изложението и се изпращат под формата на бюлетин до посочените обекти (бюлетинът съдържа видеата на всички желаещи да се включат в мейл кампанията).
Краен срок за подаване на материалите - 16.08.2024 (след посочения срок материали не се приемат).
10. Бюти блиц - видео рубрика
Всеки участник в събитието получава видеофайл съдържащ 5 въпроса, свързани с участието на компанията в изложението. В отговор на въпросите, фирмата изложител записва своите отговори (видеото може да бъде записано с телефон - не се изисква студиен запис или такъв с професионална техника) и ги изпраща на организатора. След монтиране на отговорите с
първоначално изпратените въпроси, видеото се изпраща за одобрение от страна на участника. Блиц интервютата се публикуват в социалните мрежи (Фейсбук, Инстаграм, YouTube) на изложението.
По желание на фирма изложител и с цел предоставяне на конкретна целева информация, въпросите могат да бъдат променяни.
Краен срок за подаване на материалите - 16.08.2024 (след посочения срок материали не се приемат).
11. Маркетингови пакети
Услугата включва комбиниране на отделни маркетингови и рекламни услуги, като крайната цена е по-ниска, отколкото ако услугите бъдат поръчани отделно.
VI. ДОПЪЛНИТЕЛНИ УСЛУГИ
С идеята да предоставим повече възможности за пълноценно участие, всички изложители могат да ползват безплатно следните допълнителни услуги:
ДОПЪЛНИТЕЛНИ УСЛУГИ |
1. Дизайн на покана за уеб(ел. поща) и на хартиен носител* |
2. Баджове за участниците в изложението** |
3. Табелка за всеки щанд с вграден QR код*** |
4. Участие в презентационен комплект**** |
5. Изготвяне и изпращане на статистическа справка за събитието***** |
*Изготвяне на дизайн на покана за събитието, предназначена за клиенти, партньори и контрагенти. Проектът се изработва за уеб/изпращане по електронна поща/ и за хартиен носител. Всеки участник може да покани свои клиенти и партньори да посетят неговия щанд и/или презентация. Ако желаете да получите тази услуга, моля свържете се с нас за уточняване на всички подробности.
**Баджове за участниците в срещата - договаряне - 3 броя за фирма за всяко място. Ако желаете на баджа да е поставено лого, моля, изпратете работен файл до 16.08.2024 г.
***На всеки щанд ще бъде разположена картонена табелка с името на фирмата и QR код с линк към Вашия сайт/страница във Фейсбук. Ако желаете линка да води към друго място в Интернет, моля, изпратете точен адрес. Ако желаете на табелката да е поставено лого, моля, изпратете работен файл до 16.08.2024 г.
****Участие в презентационен комплект на събитието. Всеки гост - посетител получава презентационен комплект/рекламна торбичка, включващ каталози, брошури, флаери, оферти на желаещи фирми. Презентационните материали трябва да се изпратят в офиса на Пачуърк АК в срок до 18.09.2024 година в тираж 300 броя.
*****Изготвяне и изпращане на статистическа справка за събитието. Справката съдържа точна информация за броя и вида на посетителите, посочване по име на обектите и фирмите посетители. Изпраща се в електронна таблица със съответните инфографики.
VII. НАСТАНЯВАНЕ
За всички участници във VARNA BEAUTY SPACE, Хотел Черно море любезно предоставя следните преференциални цени за настаняване:
1. Двойна стая Класик - 149.00 / 176.00 лв. (настаняване на 1 гост / настаняване на 2 гости)
2. Двойна стая Делукс - 176.00 / 203.00 лв. (настаняване на 1 гост / настаняване на 2 гости)
Цената включва ДДС, закуска, застраховка и туристически данък. Ползване на паркинг:
- 20 лв./денонощие за автомобил;
- 22 лв./денонощие за микробус (височина до 2 м).
Местата са ограничени. Паркоместа не се гарантират и запазват.
Резервации и анулации
Може да направите резервация директно в сайта на хотела - www.chernomorebg.com, като използвате предоставения промо код - VBS24, с който ползвате преференциалните цени.
Хотелът запазва правото си да промени цените на услугите включени в тази оферта.
Други възможности за настаняване в района - хотел Капитол, хотел Реверанс, хотел Графит, Рослин хотел Димят.
Координати:
Пачуърк Агенция за комуникации Варна 9000, бул. Сливница 45, ет. 4
тел.: 0888 294 162, 0887 480 066
e-mail: office@patchwork-bg.com
www.varna-bs.com www.patchwork-bg.com
Лица за контакти:
Тодор Сотиров, Нели Йорданова