Contract
ТЕХНИЧЕСКА СПЕЦИФИКАЦИЯ
„Осигуряване на самолетни билети за превоз по въздух на пътници и багаж при служебни пътувания в страната и в чужбина за нуждите на Министерство на икономиката“
І. Обект и предмет на поръчката
1. ОБЕКТ
Целта на обществената поръчка е Министерството на икономиката да сключи договор със срок на изпълнение на услугата, съгласно срока на действие на Рамковото споразумение № СПОР-29 / 22. 11. 2019 г., с който да осигури самолетни билети за превоз по въздух на пътници и багаж при служебни пътувания в страната и в чужбина за нуждите на Министерство на икономиката.
2. Предмет на поръчката
По договора ще бъдат купувани самолетни билети във всички категории на икономичната класа, както и в бизнес класа, за редовни двупосочни полети и еднопосочни (при необходимост).
3. Условия за ефективното изпълнение на поръчката
3.1. Осигуряване на удобни полети
Всеки изпълнител по договора е задължен да осигурява:
- изгодни и удобни полети, във всички дни от седмицата;
- по вътрешни и международни линии, предимно в икономична класа;
- полети с минимален брой прекачвания и/или директни, до съответната дестинация и съобразени с условията на всяка получена от възложителя заявка;
- възможност за приемане на заявки в работно и извън работно време, включително през почивни и празнични дни, по 24 часа в денонощие, 365 дни в годината;
- по изключение, възложителя би могъл да заяви закупуване на самолетни билети за полети на нискотарифни авиокомпании, в случай на необходимост.
- при необходимост Изпълнителят осигурява въздушно карго за превоз на багаж на служителите на министерството от и до посочени от възложителя дестинации в Европа и извън нея, съобразно Наредбата за дългосрочните командировки в чужбина и Наредбата за командировъчните средства при задграничен мандат. Цената за превоз на 1 кг. карго багаж следва да включва стойността на навлото и всички дължими такси, които са елемент на превоза - летищните такси и др. видове такси /ако се дължат/. Изпълнителят се задължава да предлага възможно най-изгодните налични на пазара крайни цени за осигуряване на въздушно карго, съобразявайки се с изискванията в заявката. Разходите за пренасяне на личен непридружаван багаж при ползване на карго над размера на нормативно определения обем въздушно карго, както и тези, свързани с транспорт до и от карго терминала, опаковка, оформяне на документи, такси за обработка и освобождаване, складови разноски и други подобни се заплащат от командирования служител на министерството.
3.2. Реакция при получаване на заявка за осигуряване на самолетен билет
Изпълнителят се задължава да осигури бърза реакция след подаване на конкретна заявка за пътуване, като за всяко пътуване предложи оптимални маршрути с най-подходящи връзки при възможно най-ниската цена на пазара към момента на заявката.
Срокът за предоставяне на отговор по конкретна заявка е до 2 (два) часа. При бърза заявка, породена от възникнали извънредни обстоятелства и/или спешни случаи, вкл. такава, направена през почивните и празнични дни, срокът е до 1 (един) час.
Изпълнителят се задължава да осигури възможност за приемане на заявки в работно и извънработно време, включително през почивни и празнични дни, 24 часа в денонощие, 365 дни в годината.
Срокът за издаване на билет до определена дестинация е 24 часа от получаване на потвърждението за резервация или потвърждение за одобрен вариант.
3.3. Конфиденциалност
Изпълнителят по договора се задължава да гарантира пълна конфиденциалност на извършваните пътувания (дати, маршрути, превозвачи).
3.4. Извънредни обстоятелства
В случай на извънредни обстоятелства се прилагат разпоредбите на Регламент (ЕО) № 261/2004 на ЕП и на Съвета от 11 февруари 2004 относно създаване на общи правила за обезщетяване и помощ на пътниците при отказан достъп на борда и отмяна или голямо закъснение на полети.
IІ. Основни дестинации
Основните дестинации, по които се извършват служебни пътувания за нуждите на Министерство на икономиката са посочени в електронния образец на ценова оферта в СЕВОП, който е неразделна част от документацията на обществената поръчка. Посоченият списък е примерен и не ангажира възложителя със закупуване на самолетни билети по изброените дестинации, нито го ограничава да закупува билети само в рамките на изброените дестинации, както в чужбина, така и в България.
III. Срокове и места на изпълнение на услугите по договора
Срокът за изпълнение на договора е до 22.11.2021 г., считано от датата на сключването му или до достигане на максимално допустимата стойност на договора, в зависимост от това кое от посочените събития настъпи първо.
Изпълнителят по договора следва да предлага маршрути, които са с най-подходящи връзки за съответните дестинации. В отговор на всяка заявка на възложителя той трябва да предложи най-малко два варианта на превозвачи и маршрути с минимален брой прекачвания до съответната дестинация и съобразени с условията на всяка получена от възложителя заявка (вкл. часови диапазон) и/или директни маршрути. Отговорът на конкретна заявка (предложение) трябва да съдържа възможните варианти за реализиране на пътуването при заявените от възложителя условия (класа, категория и т.н.). Възложителят си запазва правото да избере съответен вариант като потвърди заявката или да откаже възлагането й, в случай че нито един от предложените варианти не е подходящ по негова преценка. При искане на възложителя изпълнителят предоставя за конкретната заявка до 3 варианта на маршрути от 3 авиокомпании, в случаите, в които това е възможно.
3. Места на изпълнение: За резервациите на поръчаните от възложителя билети автоматично да се изпраща електронен билет от сървъра на резервационната система на електронен адрес: x.xxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx, x.xxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx, x.xxxxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx.
При необходимост, поискване от страна на възложителя или невъзможност за изпращане на електронен билет, поръчаните билети ще се доставят на хартиен носител на следния адрес: гр. София, xx. „Славянска“ № 8, Министерство на икономиката.
IV. Цени и начин на плащане
ЦЕНИ
При изготвяне на електронната ценова оферта участниците попълват 2 електронни образеца както следва:
- в първия образец с наименование „Ценова оферта: Основни дестинации (показател ФО1)“ участниците предлагат пределни крайни цени на самолетните билети по посочените в таблицата двупосочни дестинации в икономична класа, с включени всички тарифи, такси и данъци;
- във втория образец с наименование „Такса обслужване (показател ФО2)“ участниците предлагат пределен размер на таксата за осигуряване на самолетен билет (такса обслужване) за еднопосочно/двупосочно пътуване в икономична класа, съответно за континентални и за трансконтинентални полети.
Оферираният пределен размер на такса обслужване е за осигуряване на пътуване по дадена дестинация, независимо от броя на издадените за целта самолетни билети.
При посочване на пределните крайни цени на билети в икономична класа да се има предвид икономична класа при следните условия:
- с право на промяна на издаден билет срещу заплащане;
- без право на възстановяване на стойността на билета.
Изпълнителите нямат право да оферират крайни цени на самолетни билети и такса обслужване със стойности, които са по-високи от предложените от тях по рамковото споразумение, а могат да предлагат същите или такива с по-ниски стойности.
При изпълнение на договора изпълнителят е задължен да предлага в отговор на всяка конкретна заявка най-ниските на пазара крайни цени, предлагани от авиокомпании към момента на подаване на отговора. Предложението трябва да съдържа: авиокомпания; маршрут; класата, номера на полетите; часове на полетите и на престоя; единични цени на отделните елементи от цената и крайни цени, както и обща крайна цена; факти от значение за пътуването (летища, условия на тарифата, срок за потвърждаване на резервациите от възложителя и др.). Общата крайна цена и нейните компоненти се доказват с разпечатка от резервационната система, други документи и/или подробна информация от авиокомпаниите предлагащи самолетни билети. При представяне на отговора (предложението) въз основа на заявката на възложителя, изпълнителят предлага цени, които не могат да надвишават предложените пределни крайни цени за самолетни билети в икономична класа съгласно ценовото му предложение по договора.
В случай че към момента на изпращане на предложението за резервации, наличната на пазара крайна цена е по-ниска от посочената от него по Договора, изпълнителят се задължава да предложи билет на най-ниската пазарна цена, т.е. по-изгодната от двете за възложителя.
За дестинации, класи и категории, непосочени в ценовия образец, който се намира в СЕВОП и е неразделна част от договора, изпълнителят е длъжен да предлага при всяка конкретна заявка най-ниските на пазара крайни цени, предлагани от авиокомпании към момента на подаване на офертата от изпълнителя за съответната заявка. Най-ниските крайни цени се доказват от изпълнителя при подаване на предложението чрез представяне на разпечатка от резервационната система, копие от BSP report, други документи и/или подробна информация от авиокомпаниите, предлагащи самолетни билети по конкретната дестинация.
Цените на билетите се определят в лева за икономична/бизнес класа към момента на подаване на предложението от изпълнителя за съответната заявка. Изпълнителят е длъжен при определяне на цената да прилага всички валидни към датата на пътуването отстъпки на авиокомпаниите (седмичен престой, уикенд правило, сезонни отстъпки, минимален престой и други промоции), бонусни програми, както и преференциални условия, които авиокомпаниите предлагат въз основа на сключени споразумения.
При промяна на цените и/или условията на превозвачите след направена резервация, изпълнителя незабавно уведомява възложителя, като последния може да изиска доказателства за тези промени. Променените цени не могат да надвишават максималните цени, посочени в ценовата оферта на изпълнителя.
НАЧИН НА ПЛАЩАНЕ
Плащането се извършва в български лева, по банков път, в срок до 10 (десет) дни след представяне на следните първични документи:
за издаден самолетен билет:
фактура за стойността на такса обслужване и протокол за стойността на самолетния билет;
копие/отрязък от агентския купон;
разпечатка на направената и потвърдена резервация с калкулация на крайната цена на билета, включваща и всички дължими такси;
копие от BSP report за издадения билет, като първичен документ за отчетност или частичен запис на продажбите на агента към съответното ведомство (Specific Sales BSP report) или еквивалент от други системи.
2. за осигурено въздушно карго за превоз на багаж - товарителница и фактура за стойността на извършения карго превоз с разбивка на отделните стойности – елементи на превоза /навло, летищни такси и др. видове такси (ако се дължат)/.
стр.4