за устройството и дейността на Фондация „Ресурсен център Билитис" РАЗДЕЛ I: Общи положения

ПРАВИЛНИК

за устройството и дейността на Фондация „Ресурсен център Билитис" РАЗДЕЛ I: Общи положения

Член 1. Настоящият Правилник урежда устройството и дейността на Фондация “Ресурсен център Билитис“.

Член 2. Приложенията към настоящия Правилник са негова неразделна част и имат силата на основния текст.

РАЗДЕЛ ІІ: Определения

Член 3. В настоящия Правилник и Приложенията към него:

1. Под дейност следва да се разбира упражняване на правомощия чрез решения и действия, взети или извършени въз основа на установени за тях правила и процедури.

2. Под програмна дейност следва да се разбира дейност, която Фондация „Ресурсен център Билитис“ осъществява в изпълнение на своята мисия, заложена в Устройствения акт (Устава) на фондацията, както и в решения на нейните органи.

3. Под административно-финансова дейност следва да се разбира дейност, чрез

извършване на която фондацията осигурява осъществяването на програмната си дейност.

4. Под органи на Фондация „Ресурсен център Билитис“ следва да се разбира управленски и/или оперативни структури, които са част от фондацията и чрез които тя реализира своята дейност.

5. Под служители на Фондация „Ресурсен център Билитис“ следва да се разбира лица в трудово-правни отношения с фондацията.

6. Под проект/програма следва да се разбира обособена част от програмната дейност на фондацията със свои цели, дейности и бюджет.

7. Под конфликт на интереси следва да се разбира законово-регламентирана връзка между член на орган или служител на фондацията и лице в потенциални договорни отношения с фондацията.

8. Под програмни разходи следва да се разбират разходи, пряко свързани с дейността по или администрирането на дадена програма или проект.

9. Под отнасяне на разходи следва да се разбира идентифициране на връзка между разход бюджет.

РАЗДЕЛ ІІІ: Устройство на Фондация „Ресурсен център Билитис“

Член 4. Дейността на Фондация „Ресурсен център Билитис“ се осъществява от:

1. Настоятелство

2. Служители

3. Доброволци

Член 5. Администрацията на Фондация „Ресурсен център Билитис“ се състои от:

1. Административен директор

2. Изпълнителен директор

3. Финансист

4. Комуникационен мениджър

5. Координатори програми/проекти

5.1. Отнасянето на функции към длъжности се регламентира със заповед на Председателя или Съпредседателя.

5.2. Съпредседателят изпълнява функции на Административен директор.

РАЗДЕЛ ІV: Статут, права и задължения на органите и служителите на фондация

„Ресурсен център Билитис“

Член 6.

1. Настоятелството осъществява ръководството на Фондация „Ресурсен център Билитис“ по смисъла на нейния Устав.

2. Административният директор и Финансистът осъществяват управлението на финансови средства. Те извършват тази дейност според изискванията на Устава и под ръководството на Настоятелството.

3. Изпълнителният директор и Координаторите осъществяват програмната дейност на Фондация „Ресурсен център Билитис“ в изпълнение на мисията на фондацията.

4. Фондацията привлича, обучава и въвежда в дейностите доброволци, които работят под ръководството на Изпълнителния директор и Координаторите и изпълняват програмни функции.

Член 6.

1. Числеността на Настоятелството е най-малко 5 (пет) члена.

2. Членовете на Настоятелството не получават възнаграждение за своята дейност като част от Настоятелството.

3. Членовете на Настоятелството могат да изпълняват експертни функции като част от

програмната дейност на фондацията, когато това е необходимо за изпълнение на целите на фондацията.

4. Настоятелството взема решения за създаване на помощни органи, когато това е необходимо за изпълнение на целите на фондацията.

Член 7.

Настоятелството избира лица, които влизат в състава на помощни органи на Фондация „Ресурсен център Билитис“ на основа на следните критерии:

1. Зачитане на ценностите на гражданското общество и човешките права.

2. Познаване на мисията и дейността на Фондация „Ресурсен център Билитис” и приемане на нейните цели.

3. Професионален опит и контакти, полезни за изпълнение на дейностите на фондацията, за които са ангажирани.

Предпоставки за обективност при вземане на решение:

1. Едни и същи физически лица не могат едновременно да участват в Настоятелството и помощен орган.

2. Служители на Фондация „Ресурсен център Билитис“ могат да бъдат включвани ex officio

в състава на помощни органи в качество на: членове на помощен орган или

представители на Фондация „Ресурсен център Билитис“ в органи за управление на други юридически лица.

Член 8.

1. Основните и помощните органи на Фондация „Ресурсен център Билитис“ са изборни и мандатни. Те се попълват с решение на Настоятелството. Мандатността е определена в Устава на фондацията.

2. Служителите на фондацията се назначават с решение на Председателя или Съпредседателя на Настоятелството.

Член 9. Членовете на органите, служителите и доброволците на Фондация „Ресурсен център Билитис“ са длъжни:

1. Да познават и приемат нейния Устав и този Правилник.

2. Да работят за изпълнение на нейната мисия.

3. Да се отнасят към нейното имущество като добри стопани.

4. Да не разпространяват вътрешна информация на Фондация „Ресурсен център Билитис“.

5. Да участват в създаването и опазването на престижа на фондацията и нейните учредители.

РАЗДЕЛ V: Програмна дейност Член 10.

1. Взимането на решения за програмна дейност се осъществява от Настоятелството по предложение на Изпълнителния директор или Координаторите на проекти.

2. Настоятелството може да делегира права на Изпълнителния директор по взимане на решения за програмна дейност.

3. Когато дарител на Фондация „Ресурсен център Билитис“ изрично си е запазил права, свързани с усвояването на дарените средства, той може изцяло или отчасти да поеме функциите на помощен орган по смисъла на предходната алинея.

Член 11.

При взимането на решения по конкретен проект, Административният директор,

Изпълнителният директор, други служители и помощните органи се ръководят от:

1. Мисията на Фондация „Ресурсен център Билитис“.

2. Този Правилник.

3. Решения, становища и меморандуми на Настоятелството.

4. Волята на дарителя.

5. Принципите за прозрачност на приоритети, критерии и процедури, както и на редовно и изчерпателно отчитане пред дарители и пред обществеността.

Член 12. Правилата и процедурите по боравене с проекти, програмни бюджети, сключване на

договори и разходване на средства, контрол и оценка на ефективността се утвърждават от Настоятелството.

РАЗДЕЛ VІ: Административно-финансова дейност X. Управление на финансови средства

Член 13.

1. Приходите на Фондация „Ресурсен център Билитис“ се оформят в бюджети, които се обвързват с дейности на основата на споразумения, сключени с дарители. Те се структурират по програми и проекти.

Б. Договори за услуги Член 14.

1. Ползване на експертни услуги (консултации, анализи, оценки, проектни разработки,

лекторски труд и др.) по програмната дейност, както и на услуги по административно- финансовата дейност се оформя с договори.

2. Страна по договорите от името на Фондация „Ресурсен център Билитис“ е Съпредседателят, който изпълнява функциите на Административен директор.

3. Административният директор може да сключва договори по своя инициатива или по

предложение на Изпълнителния директор, орган или служител на Фондация „Ресурсен център Билитис“.

4. Ако сумата по договор(и) не е предвидена в съответния бюджет на проект, Административният директор сключва съответния договор след санкция на Настоятелството.

В. Програмни инвестиции Член 15.

1. Взимането на решения за инвестиция на средства от програмен бюджет в рамките на лимита му се взима от Административния директор. В останалите случаи решението се взима от Настоятелството по предложение на друг орган или служител.

2. Решения за инвестиции на средства от резерв на Фондация „Ресурсен център Билитис“ се взимат от Настоятелството.

Г. Други разходи

Член 16. Ползването на услуги и доставката на материали за осигуряване текущата дейност на Фондация „Ресурсен център Билитис“ (заявяване, утвърждаване, плащания и контрол) се

регламентира с решение на Административния директор.

Член 17.

Извънредни разходи (разходи, непредвидени в бюджета на Фондация „Ресурсен център Билитис“) са допустими в следните случаи:

1. По силата на решение на орган на държавната (централна или местна) власт.

2. В изпълнение на решение на съд или арбитраж.

3. В изпълнение на сключен договор.

4. За предотвратяване заплащане на по-големи от извънредния разход суми.

1. Решение по изплащането на извънредни разходи се взима от Настоятелството, когато сумата надвишава 5 (пет хиляди) лева. При по-малки суми изплащането става по силата на заповед на Административния директор.

Член 18.

1. Дейностите на Фондация „Ресурсен център Билитис“, свързани с ползването и стопанисването на материалната база се регламентират в съответни заповеди на Административния директор, след съгласуване с Настоятелството.

2. Решения за предоставяне за ползване на сгради и оборудване в полза на други организации се вземат от Настоятелството по предложение на Административния директор.

Г. Финансов контрол

Член 19. Финансистът разработва счетоводната политика на Фондация „Ресурсен център Билитис“, която се утвърждава с решение на Настоятелството.

Член 20. Прекият финансов контрол върху извършваните от Фондация „Ресурсен център Билитис“ плащания се осъществява от Финансиста и Административния директор или по тяхна заповед.

Член 21. При съмнения за съществуващ конфликт на интереси, финансови нередности и злоупотреби съответното лице следва незабавно да уведоми Настоятелството.

РАЗДЕЛ VІІ: Преходни и заключителни разпоредби

1. Настоятелството следи за съобразността на заповеди и други решения на Административния директор и Изпълнителния директор с духа и буквата на настоящия Правилник.

2. Промени на правила и процедури, които са част от този Правилник, са възможни само чрез съответни промени в Правилника.

3. Произтичащите от този Правилник задължения на служителите на Фондация „Ресурсен център Билитис“ се вписват в съответните длъжностни характеристики.

4. Неуредените в този Правилник отношения се уреждат съгласно действащите в страната нормативни актове, Устава на Фондация „Ресурсен център Билитис“, решенията на Настоятелството и заповеди на Административния директор.

5. Настоящият Правилник е приет на заседание на Настоятелството на Фондация „Ресурсен център Билитис“, проведено на 28.01.2018 година.

6. Настоящият Правилник и приложенията му се съхраняват от Административния директор.

Предоставянето им за ползване става по решение на Административния директор. Правилникът, Приложенията към него и произтичащите заповеди на ИД са вътрешна информация на Фондация

„Ресурсен център Билитис“.

7. Настоящият Правилник влиза в сила от датата на приемането му.