ІV. Класиране и съхранение на счетоводните документи

УТВЪРДИЛ, ПРЕДСЕДАТЕЛ: XXXX XXXXX

В Ъ Т Р Е Ш Н И П Р А В И Л А

ЗА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СЧЕТОВОДНИТЕ ДОКУМЕНТИ НА ДА „ДР И ВВЗ”

София, 2013 x.

X. Общи положения

1. Тези вътрешни правила са изготвени с цел спазване на един от основните принципи на счетоводството – принципът за документална обоснованост на стопанските операции. Държавна агенция „Държавен резерв и военновременни запаси” осъществява счетоводството на основата на документална обоснованост на стопанските операции и факти, като спазва изискванията за съставянето на документите съгласно действащото законодателство. „Документална обоснованост” е документирането, чрез документи, съдържащи необходимите реквизити по Закона за счетоводството и отразяващи вярно и точно всяка стопанска операция.

2. Настоящият документ регламентира движението на счетоводните документи в Агенцията. Движението на счетоводните документи от издаването или постъпването им в Агенцията до представянето им в счетоводния архив, представлява техния документооборот. Вътрешните правила за документооборота на счетоводните документи трябва да осигурят:

а. своевременно и вярно (точно) отразяване на информация за стопанските операции в хронологичен ред;

б. връзка и зависимост между първични счетоводни документи, отразяващи комплекс от стопански операции;

в. максимално съкращаване на пътя на придвижване на документите от съставителите до окончателната обработка;

г. контрол за съхраняване на първичните счетоводни документи и на информацията, която се съдържа в тях.

ІІ. Счетоводни документи

Счетоводният документ се определя като хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен или регистър.

1. Първични са документите, в които се съдържа информация за отразена за първи път стопанска операция. Такива документи са фактурите, кредитните и дебитните известия към тях, складовите разписки или приемателните актове, искания за отпускане на материали или предавателните сведения, вносни бележки, платежни нареждания, приходни и разходни касови ордери и т.н.

2. Вторични са документите, в които се съдържа обобщена информация, получена от първичните счетоводни документи. Такива са описите на фактури, банкови бордера, рекапитулации, извлечения, оборотни ведомости и т.н.

3. Регистрите са носители на счетоводна информация, която е систематизирана от първични или от вторични счетоводни документи. От своя страна те се делят на регистри за хронологично записване и регистри за систематично записване – синтетично и аналитично.

ІІІ. Документооборот

1. За закупените дълготрайни материални активи на база издадена фактура се изготвя акт за приемане и предаване на дълготрайните материални активи в два екземпляра. Единият екземпляр на акта заедно с фактурата се предава в счетоводството за вземане на съответните счетоводни записвания, а другия екземпляр остава в материалноотговорното лице. Материалноотговорното лице предава за ползване от служители дълготрайния материален актив чрез записване в личен картон, вида на дълготрайния материален актив, дата на доставяне, стойност на актива, доставчик и данни за актива на който се поставя и инвентарен номер.

1.1. При преместване на дълготраен материален актив се съставя протокол за преместване в който се описва на кого се предоставя, срока на предоставяне, подписи на лицата предали и получили дълготрайния актив и взетите счетоводни операции. Този протокол се съставя в четири екземпляра по един за материалноотговорните лица и по един за счетоводните отдели на получателя и на предавателя.

1.2. За придобити дълготрайни материални активи чрез актуване, съставения акт за собственост, съдържащ данни за дълготрайния актив, се завежда в регистъра, остойностява и предава в счетоводството за вземане на счетоводни записвания.

2. При закупуване на материални запаси, въз основа на издадена фактура, съдържаща задължителните реквизити се изготвя приемателен акт /складова разписка/ в два екземпляра. Единият екземпляр на складовата разписка заедно с фактурата се представя в счетоводството за вземане на счетоводни записвания и аналитично отчитане на материалните запаси. Вторият екземпляр на складовата разписка е при материално - отговорното лице, което разнася материалните запаси по вид, количество и стойност.

2.1. Материални запаси, които се влагат веднага в употреба, се осчетоводяват въз основа на фактурата, на която на гърба е записано къде са вложени и подписи на лицата, които са ги получили. Вложените материални запаси веднага в употреба се осчетоводяват направо на разход.

2.2. При отпускане на материални запаси от склада на материалноотговорното лице се изготвя предавателно сведение /искане за отпускане на материали/, в два екземпляра и се представя в счетоводството.

3. Постъпилите приходи по банковата сметка, посочени в банковото извлечение, се отчитат по съответните приходни параграфи от единната бюджетна класификация. Същите се сравняват с банковото извлечение.

3.1. Разходите се осчетоводяват по съответните разходни параграфи. Всеки разход е придружен с разходооправдателен документ, който може да е фактура, договор, споразумение, протоколи, актове за извършени работи, след като е осъществен предварителен контрол по законосъобразност на разходите от съответното длъжностно

лице.

3.2. След приключване на месеца се изготвя хронологична ведомост, чрез която

се засичат оборотите по прихода и разхода на банката за месеца.

4. Постъпилите приходи в касата и извършените разходи от касата се описват в касова книга, която е номерирана и се изготвя и приключва за всеки ден, в който има движение на парични средства. На всеки лист за деня се описват броя на приходните касови ордери и броя на разходните касови ордери, наличността на паричните средства в касата в началото на деня и в края на деня, подписа на касиера и подписа на счетоводителя приел касовите счетоводни документи. Изготвя се в два екземпляра. Xxxxxxxxx остава в касовата книга, а копието с касовите документи се предава в счетоводството за осчетоводяване.

За валутата се води отделна касова книга.

4.1. За прихода в касата се издава приходен касов ордер, който се изготвя и подписва от касиера, от лицето което е внесло сумата и главния счетоводител.

4.2. За разхода се съставя разходен касов ордер, в който се описва стопанската операция. С разходни касови ордери се отпускат средства на подотчетни лица, изплащат се командировъчни пари въз основа на заповед за командировка, изплащат се разходи за материали въз основа на фактура, изплащат се възнаграждения въз основа на заповед или граждански договор и други. За всички изплатени разходи следва да има разходооправдателен документ, описан в разходния ордер. Всеки разход се одобрява от ръководителя и главния счетоводител и се изплаща след полагане на двойните подписи.

4.3. Периодично се извършва внезапна проверка на касовата наличност от комисия поне от двама човека, за която проверка се изготвя акт за касова наличност. Преди извършване на проверката, касиера декларира дали в касата има чужди парични средства, дали всички касови операции са описани в касовата книга и има ли изплатени или постъпили средства за които няма изготвени ордери.

5. За изплащане на заплатите се изготвя от касиера ведомост за заплати. Изготвянето на ведомостта е поименно въз основа на акт за назначаване, допълнително споразумение, заповед за ползване на отпуск, болничен лист и документи за удръжки. Ведомостта се подписва от ръководителя, главния счетоводител и касиера.

5.1. За начислените заплати и удръжки по тях се изготвя рекапитулация в два екземпляра, подписана от касиера, главния счетоводител и ръководителя, като единия екземпляр, се предава в счетоводството за вземане на съответните счетоводни записвания.

5.2. За удръжките по ведомостта се изготвят платежни документи, които се предават за подпис от главен счетоводител и ръководител.

5.3. На лицата, получили възнаграждения по граждански договори се изготвят служебни бележки.

5.4. Въз основа на ведомостта се изготвят образци за пенсиониране, служебни бележки за доходите, удостоверения за получаване кредити от служители, служебни бележи пред институции и статистически сведения и справки.

6. Служебни аванси се отпускат на лица от списъчния състав на Агенцията, необходими във връзка със служебните им задължения за извършване на плащания и за командировка.

6.1. Xxxxxx се отпускат след одобрение от председателя на агенцията и от директорите на съответните териториални дирекции, както следва:

а. за административно - стопански разходи - в размер, съответстващ на сумата, посочена в докладна записка и заявка за поемане на финансово задължение;

б. за командировки - в размер на полагащите се пътни, дневни и квартирни пари в размер, съгласно Наредбата за командировките в страната и Наредба за служебните командировки и специализации в чужбина.

6.2. Изразходването на авансите може да се извършва само за целите, за които са били отпуснати. Получателите на аванси нямат право да прехвърлят суми на други лица.

6.3. Отпускането на нов аванс на подотчетно лице става само, след като е отчетен предишния предоставен аванс. В счетоводната програма се завеждат всички отпуснати служебни аванси аналитично по подотчетни лица.

6.4. За отчитане на служебните аванси за стопански разходи се използва Авансов отчет за левове или във валута, като се представят оригинални фактури и др. разходооправдателни документи.

6.5. Лицата получили аванси за командировка, отговарят за тяхното съхраняване, използването им по предназначение и за своевременното им отчитане. За отчитане на служебните аванси за командировка в лева се използва Авансов отчет за левове. Отчитането на авансите се извършва не по-късно от 3 работни дни след извършването на възложената работа и завръщане на лицето от командировка с доклад за извършената работа. Командированите лица нямат право да представят командировъчните си заповеди на ресорния ръководител, преди разходите по тях да бъдат утвърдени от главния счетоводител или директора на Дирекция «ФСДУС».

6.6 Командировъчните пари се изплащат на командированото лице след представяне на следните документи:

а. заповед за командировка, заверена и подпечатана с печата на мястото, където е било командировано;

x. xxxxxx доклад за извършената работа;

x. xxxxxxx отчет, ако преди заминаването в командировка е получен служебен аванс.

г. към авансовия отчет са приложени документи за платена нощувка, билет за пътните разноски и др. Размерът на квартирните пари се определя със Заповед на председателя на Държавната агенция, като се признават и разходите за такса резервация, курортна такса и застраховка. Размерът на пътните пари се изплаща в рамките на определения размер от командироващия срещу представяне на билет или друг документ, удостоверяващ извършения разход.

6.7. При издаване на заповеди за командировка за участие в семинари или други мероприятия, към заповедите следва да са приложени покани и програми за участие.

6.8. Служебен аванс за командировка в чужбина се разрешава след представяне на изведена от деловодството заповед за командировка в размер не по-голям от полагащите се дневни и квартирни пари, съгласно Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина. Всички останали разходи – застраховки, визи, разходи за вътрешен транспорт и др. се изплащат, ако са упоменати в заповедта за командировка, че

са за сметка на агенцията, след представяне на документите. Xxxxxx за командировка се отпускат лично на командированите лица не по-рано от 2 работни дни преди заминаването.

6.9. Командированите лица в чужбина са длъжни да отчитат командировките си при спазване на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина и Вътрешните правила за международна дейност на Агенцията. Срокът за отчитане на получения аванс за командировка в чужбина е до 10 дни след завръщането на командирования служител, като освен разходооправдателните документи се представят бордните карти и доклад за извършената работа. За отчитане на служебните аванси за командировка във валута се използва Авансов отчет за валута.

6.10. Отчитането на разхода за гориво на автомобилите се извършва чрез попълване на пътен лист. В тях се попълва, изминатите километри - градски и извънградски, маршрута на движение, име и подпис на ползващия автомобила при освобождаване. Всеки месец се изготвя отчет на изминатите километри и разхода на гориво, който отчет с пътните листа се представя в счетоводството за да се направи изчисление по разходната норма на автомобила, изпише горивото, което е разходвано и установи наличното в автомобила. Ежемесечно на първо число се извършва проверка на наличното гориво, която приключва с протокол. Водачът на автомобила декларира, че е представил всички документи в счетоводството преди започване на проверката и няма използвано чуждо гориво. Пътните листа са номерирани, водят се в счетоводството по номера и се предават на водачите срещу подпис.

6.11. Контролът по своевременното отчитане на авансите се осъществява от счетоводителя, който води сметка 4261 ”Вземания от подотчетни местни лица”. Служебните аванси се отпускат най-късно до 15 декември на текущата година с изключение на авансите за неотложни нужди. Към 31 декември не се допуска да останат неотчетени аванси, предоставени за извършване на стопански разходи или командировка.

7. Във връзка с достоверното представяне на финансовата и нефинансова информация във финансовия отчет, председателят на агенцията и директорите на съответните териториални дирекции назначават със заповед комисии за извършване на инвентаризации. Реда за провеждане на инвентаризацията, е определен с Вътрешни правила за организиране и провеждане на инвентаризации. Инвентаризацията е снемане на фактическото състояние на активите и пасивите към даден отчетен период. Инвентаризацията се извършва в присъствието на материално- отговорното лице, което декларира преди извършване на инвентаризацията дали съхранява чужди активи, последните приходни и разходни документи. Данните, като количества, мярка, вид, стойност, се записват от инвентаризационната комисия в инвентаризационен опис.

7.1. След приключване на инвентаризацията, данните от инвентаризационните описи се сравняват със счетоводните данни и се изготвя сравнителна ведомост.

7.2. По време на инвентаризацията, морално и физически износените активи се предлагат за бракуване. При бракуване се изготвя акт за брак, счетоводен документ, в който се определя дали за бракувания актив има виновно лице или брака е за сметка на Агенцията /ТД/. В случай на ликвидация на актив се изготвя протокол за ликвидация от комисията, в който се описва начина на ликвидация, дали могат да се използват части от актива, как да се съхраняват или заприходят тези части.

Счетоводните документи свързани с инвентаризацията се издават в два еднообразни екземпляра, един за счетоводството и един за материалноотговорното лице.

7.3. Инвентаризацията на разчетите се документира с размяната на потвърдителни писма със съответните контрагенти /клиенти, доставчици и други местни лица/ и приключва с изготвяне на протокол. Към протокола се прилага становище от юристите, с прогноза за събираемостта на вземанията и класифицирането им като събираеми, трудносъбираеми или несъбираеми.

ІV. Класиране и съхранение на счетоводните документи

1. Информацията в счетоводните документи трябва да бъде разбираема, полезна и достъпна за вземане на решения от ръководството, да дава възможност за оценка и сравнимост на събития и факти. Всеки отчетен период трябва да се третира самостоятелно, поотделно, независимо от неговата връзка с предходен и следващ период. Счетоводните документи следва да са четливи и така да бъдат класирани, че да са достъпни за потребителите на съдържащата се в тях информация.

2. Счетоводните документи се класират в папки със следните съдържания:

Папка - за касови документи; Папка - за банкови документи; Папка - за авансови отчети;

Папка - за заплати и други възнаграждения; Папка - за разчети за ДДС;

Папка – други начисления.

Класираните счетоводни документи се съхраняват в отделен архив към отдел

„ФД” на Агенцията и отдел „ФДАО” към териториалните дирекции, при спазване определените в Закона за счетоводството срокове.

3. Касови и счетоводни отчети

3.1. Агенцията изготвя ежемесечно информация за касовото изпълнение на бюджета, която се представя пред Министерство на финансите в срокове, определени в указания за изготвянето и представянето на отчетите.

3.2. За всяко тримесечие се изготвя отчет за изпълнение на бюджета по дейности и параграфи от Единната бюджетна класификация въз основа на счетоводните документи по прихода и по разхода на бюджета.

3.3. Към 31 декември на отчетната година се изготвя отчет за изпълнение на бюджета с натрупване на финансовата информация за годината по дейности и параграфи. Годишният касов отчет се подписва от председателя и главния счетоводител. Годишният касов отчет се съставя на хартиен и технически носител, осигуряващ надеждното възпроизвеждане на данните.

Годишните касови отчети се съхраняват в срок от 10 години.

3.4. Към 31 декември се изготвя и годишен финансов отчет (ГФО), който

съдържа баланс, оборотна ведомост с натрупване, подробна обяснителна записка, статистическа форма „Оповестяване на счетоводна политика” и друга информация, представена в справки, разшифровки, таблици, обяснения и други. ГФО се изготвя при спазване на счетоводните стандарти и указанията с писмо ДДС № 20 от 2004 г. на министъра на финансите. ГФО представя вярно и честно имущественото и финансово състояние на Агенцията, за което се подписва от ръководителя и главния счетоводител. Съставя се на хартиен и технически носител, осигуряващ надеждното възпроизвеждане на данните.

Годишните финансови отчети се съхраняват в срок от 10 години.

4. При прекратяване на трудовоправните или служебни правоотношения с лицата, съставители на отчетите, счетоводната документация се предава с протокол на неговия приемник. За приемането и предаването се назначава комисия най-малко от двама души, в която комисия не се включват лицата които предават и приемат.

В протокола, се описва неосчетоводената към момента на приемане и предаване счетоводна документация, прилага се оборотната ведомост, изготвена към дата на приемане и предаване. Протокола се подписва от комисията и лицата приели и предали счетоводната документация.

Настоящите вътрешни правила са изготвени на основание чл. 44 от Закона за счетоводството и влизат в сила от датата на утвърждаването им.