Contract

1. Задължения на Органа за сертификация и на клиентите

1.1 Задължения на Органа за сертификация

• Органът за сертификация се задължава да обработва поверително постъпилата при него информации относно фирмата на Възложителя в съответствие с договорените правила за поверителност. Предоставянето на документи за акредитиращи органи в рамките на мониторинг и надзор на Органа за сертификация, както и подробно докладване и предоставяне на информация на арбитражни органи в случаи на конфликт, се изключват от това задължение. Органът за сертификация провежда сертификация и надзор съгласно правилата на TÜV NORD CERT. Сертификацията се извършва съгласно изискванията на стандарта или стандарта за качество, посочен в офертата, както и съгласно тези на националното законодателство, на които се основава акредитацията

/назначението на Органа за сертификация / нотифицирания орган.

• Органът за сертификация уведомява притежателите на сертификати за онези промени в сертификационните процедури, които оказват директно влияние върху тях.

• Органът за сертификация поддържа и публикува регистър на сертифицираните фирми, в който се посочва и обхвата на сертификата.

• Жалби от трети лица относно ефективността на системите за управление на клиентите, които са сертифицирани от Органа за сертификация към TÜV NORD CERT, се регистрират писмено, проверяват и обработват.

Органът за сертификация приема в писмен вид от Възложителя жалби и възражения за процедурата по сертифициране, проверява реалните факти по случая и проучва жалбите/възраженията. Ако не се постигне споразумение между Възложителя и Органа по сертификация, се прилага публикуваната в интернет страницата на TÜV NORD CERT (xxx.xxxx-xxxx-xxxx.xx) процедура за жалби/възражения.

1.2 Задължения на клиента

• Преди провеждане на одит на място /сертификационен, надзорен или ре- сертификационен одит/, клиентът предоставя необходимите документи на ръководителя на екипа за одит, като например документация на системата за управление и записи относно извършени вътрешни одити, както и документацията от прегледа от ръководството.

• Клиентът извършва пълен вътрешен одит преди сертификационния одит, който покрива всички изисквания на системата за управление по съответния стандарт, както и процесите и площадките, включени в обхвата на сертификата. Извършва се и преглед от ръководството.

• Клиентът създава „базирана на риска“ програма на вътрешен одит за 3-годишния сертификационен цикъл, която покрива всички изисквания за системата за управление, като се взема предвид размера на организацията, обхвата и сложността на системата за управление, продуктите и процесите, както и площадките, за които се отнася. Програмата за одит следва да се оценява поне веднъж годишно за нейната пригодност и ефективност.

• В случай на сертификация на организация с няколко местоположения, всички площадки, включени в сертификацията, трябва да бъдат покрити от програмата за вътрешен одит на организацията. Всяка локация трябва да бъде одитирана поне веднъж през 3-годишния сертификационен цикъл. Централата /централният офис/ трябва да се одитира всяка година.

• Клиентът извършва годишни прегледи от ръководството в рамките на 3-годишния сертификационен цикъл.

• Клиентът предоставя на екип за одит достъп до съответните организационни звена на дружеството и позволява да се разглеждат записи, релевантни за функционирането на системата за управление.

• Клиентът назовава лице за контакти от ръководството на дружеството, отговорно за извършването на одита. Това обикновено е представителят, назначен за съответната система за управление.

• Клиентът се задължава незабавно да информира органа за сертификация в писмена форма при възникване на важни промени, настъпили след издаването на сертификата или приложения или допълнителни сертификати (това касае например промени относно правната и организационна форма на дружеството, икономическа

ситуация или промени в собствеността върху дружеството, организацията и ръководството /като например ключови членове на персонала на ръководни позиции, лица вземащи решения или специалисти или висококвалифициран технически персонал и т.н./, адрес за контакти и площадки, обхвата на сертифицираната система за управление, както и съществени промени в системата за управление и процесите).

• Клиентът е длъжен незабавно да информира Органа за сертификация при всякакви сериозни инциденти /например изтегляния на продукт от пазара, трудови злополуки, опасни инциденти, нарушения в процеси/. От своя страна Органът за сертификация ще предприеме съответни мерки за оценяване на ситуацията и въздействието й върху сертификацията и ще предприеме съответни действия.

• Клиентът се задължава да записва всички възражения по отношение на системата за управление и нейната ефективност, заедно с коригиращи действия и техните резултати и да ги представи като документи на одитора по време на одита.

• Клиентът се задължава, в зависимост от типа на несъответствието, да информира екипа за одит в рамките на 6 седмици след последния ден на одита, или за коригиращите действия, които са определени и сроковете за изпълнението им, или за прилагането на коригиращите действия.

• За да се избегнат конфликтни ситуации между Органа за сертификация и консултантски организации, клиентът следва да информира Органа за сертификация относно консултантски услуги, ползвани в сферата на системата за управление преди или след сключване на договора. Това включва също организации, които са провеждали „обучение на място“ или са провеждали вътрешни одити на системата за управление.

• В рамките на поддържането на акредитация, нотификация, възлагане, одобрение и т.н., клиентът декларира, че се съгласява на възможен свидетелски одит, състоящ се в рамките на организацията му /участие на орган за акредитация в /ре/ сертификационен/надзорен одит/, както и че органа за акредитация може да получи достъп до и да разгледа файловете.

• Клиентът има право да отхвърли одитори, определени от Органа за сертификация. Ако не може да бъде постигнато споразумение след 3 предложения, договорът следва да бъде прекратен по взаимно съгласие.

• В случай на Сертификация на множество площадки, избрани на извадков принцип , клиентът се длъжен да отговаря на всички условия, касаещи сертификацията на

многоплощадкова структура и незабавно да съобщи на сертифициращия орган всяко неизпълнение.

• В детайли условията са както следва:

- Учредяване, създаване и поддръжка на система за управление, еднакво приложима за всички площадки/ производствени бази/ клонове. Това важи също и за основните документирани процедури.

- Мониторинг на цялата система от централата /централния офис/. Централният офис има правомощията да издава инструкции към всички площадки/ производствени бази/ клонове.

- Конкретни договорености, че определени звена и отдели работят за всички площадки и отдели в рамките на организацията, например разработка на продукт, създаване на процедури, закупуване, човешки ресурси и т.н.

- Извършване на вътрешни одити преди сертификационния одит на всички площадки/ производствени бази/ клонове.

- Сключване на споразумение между клиента и органа за сертификация, правно приложимо за всички площадки/ производствени бази/ клонове на организацията.

• Може да е необходимо да се извършат одити с краткосрочно предизвестие, за да се разследват жалби, като последствие от промени или като последващо действие след прекратени сертификати. В подобни случаи

- Органът за сертификация определя условията, при които ще се проведат одитите с краткосрочно предизвестие,

- Не е възможно възражение срещу членовете на екипа за одит при одит с краткосрочни предизвестия.

1.3 Споразумения по отношение на здравословните и безопасни условия

1.3.1 Споразумения, които следва да се поемат от страна на клиента

• Преди изпълнението на договорните услуги, клиентът следва да осигури информация относно рисковете, опасностите и стреса, които биха могли да произхождат от работната среда в предприятието на клиента или на обекта на клиента. Тази информация следва да включва информация относно вредни вещества в изпитвани проби. Клиентът следва да предостави информация относно това, дали и ако е приложимо, до каква степен се изискват оценки на рисковете и опасностите за заявените дейности.

• Клиентът следва да разполага с достатъчни условия за първа помощ, xxxxxx и спасяване, и следва да назове лица за контакти и отговорности в тази връзка.

• Клиентът следва да гарантира служителите на TÜV NORD CERT да извършват задълженията си, само когато са придружени от служител на клиента.

• Клиентът следва да предостави на служителите на сертифициращия орган инструкции, базирани на оценките на риска и опасностите и работните и оперативни инструкции. Инструкциите следва да включват съобщаване на спешни телефонни номера и сборни пунктове, в случай на опасност, както и описание на функционирането и безопасността на каквото и да било оборудване, което следва да се използва при подобни обстоятелства.

• Клиентът следва да осигури безплатно всякакво необходимо лично предпазно оборудване, което би могло да бъде необходимо и което не се осигурява от сертифициращия орган /каска, предпазни ботуши или обувки, защита за очи и уши – например шумозаглушители, предпазни очила/.

1.3.2 Орган за сертификация

• Служителите на сертифициращия орган могат да извършват задълженията си само ако обстоятелствата и работната среда са безопасни. Служителят има право да откаже да извършва работа при наличие на неприемливи опасности/рискове/стрес.

1.4 Допълнителни изисквания за сертификация на системи за управление на енергията съгласно EN ISO 50001

• За издаване на първоначален сертификат, следва предварително да се представи от страна на организацията на клиента доказателство за подобрение на енергийната ефективност.

• За да се поддържа сертификата, организацията следва да предостави доказателство за непрекъснато подобрение на енергийната ефективност при всеки ре- сертификационен одит /на всеки 3 години/.

2. Валидност и право за ползване на тестовата марка и на сертификата

• Валидността на сертификата започва с датата на издаване на сертификата. Срокът на валидност на сертификата зависи от съответния стандарт, въз основа на който е базиран одита, но не може да надвишава максимум 3 години. Това предполага, че въз основа на датата на сертификационния одит, се извършват редовни надзорни одити в дружеството, съгласно специфичните правила на акредитация или стандарти по сертификация /например годишно, на шест месеца/ с положителен резултат. Надзорен одит с краткосрочно предизвестие може също да бъде необходим в някои обосновани случаи. По преценка на сертифициращия орган се решава необходимостта от подобен одит. Разширяване на сертификата VDA 6.X важи само във връзка с валиден издаден сертификат съгласно ISO 9001. Същите предпоставки се прилагат за използването на тест маркировка.

• Обхватът на сертификацията е цитиран на немски или английски език. Добросъвестно се предоставя се превод на други езици. В случай на съмнение или възражение обвързваща е само немската или английска версия.

• Одобрение за използване на тест маркировката се прилага само за частта на дружеството на клиента, която е била сертифицирана. Употребата на тест маркировка за дейности извън обхвата на сертификацията не се разрешава.

• Тест маркировката може да се използва само във формата, предоставена от ТUV NORD CERT. Маркировката трябва да бъде лесна за четене и ясно видима. Клиентът не е оторизиран да извършва промени по сертификата и/или тест маркировката. Сертификатът и тест маркировката не могат да се ползват по подвеждащ начин за рекламни цели.

• Тест маркировката може да се ползва само от клиента и само в пряка връзка с фирменото наименование или фирменото лого на клиента. Не се позволява да се ползва върху продукти или опаковки на продукти, тъй като тогава би могла да се интерпретира като потвърждаваща съответствието на продукта.

• Не се позволява употребата на тест маркировката върху доклади от лабораторни тестове, сертификати за калибриране или доклади от инспекции или сертификати за лица, тъй като тези документи се класифицират като продукти в тази връзка.

• Клиентът трябва да гарантира, че тест маркировката и сертификата се ползват за реклама само по начин, по който се прави изявление относно сертифицираната част на клиента, отговаряща на сертификацията. Клиентът следва също да се увери, че в

рамките на конкуренцията, не се създава впечатление, че сертификацията от сертифициращ орган е еквивалент на правителствена или държавна инспекция.

• Ако се подаде иск срещу сертифициращия орган съгласно принципите на продуктова отговорност, базиращ се на употребата на тест маркировка и/или сертификат от страна на клиента, нарушаваща условията на договора, клиентът се задължава да предпазва сертифициращия орган и да го освободи от отговорност с оглед всякакви искове от трети страни. Същото се прилага за всички случаи, в които се подаде иск срещу сертифициращия орган от трета страна, базиращ се на рекламни твърдения или друго поведение от страна на клиента.

• Клиентът получава непрехвърлируемо, не-ексклузивно право, ограничаващо се до срока на договора, за ползване на тест маркировката и сертификата в съответствие с горепосочените условия.

• Употребата на тест маркировката и сертификата се ограничава до клиента и не може да се прехвърля на трети страни или законни наследници без изричното позволение на сертифициращия орган. Ако клиентът желае да прехвърли правото на ползване на тест маркировката и сертификата, следва да се подаде съответно заявление. Ако е необходимо следва да се извърши нов одит.

• Тест маркировката, която следва да се използва във всеки индивидуален случай зависи от издадения сертификат.

3. Приключване правото за ползване

3.1 Правото на клиента за използване на тест маркировката и правото на собственост върху сертификата се прекратяват автоматично, с незабавно влизане в сила без необходимостта от изрична декларация за прекратяване, ако наред с друго

• Клиентът не докладва незабавно на сертифициращия орган относно промени в дейността му, които са съществени по отношение на сертификацията или индикации за възникването на подобни промени

• Тест маркировката и/или сертификата се ползват по начин нарушаващ разпоредбите на Точка 2.

• Резултатите от надзорните одити вече не оправдават поддръжката на сертификата

• Заведени са производства по обявяване в несъстоятелност по отношение активите на клиента или заявление за откриване на подобни производства, насочени срещу клиента се отхвърля въз основа на недостатъчно налични активи

• Надзорните одити не могат да се извършват в рамките на определените периоди

• Не са извършени действия за корекция на несъответствията в рамките на позволените определени срокове или резултатите от подобни действия не са задоволителни или

• Възникнат спорове по отношение на тест маркировката във връзка със закона за конкуренцията и правото на интелектуална собственост.

Сертифициращият орган има право да преустанови или прекрати сертификат , по този начин и правото за ползване на тест маркировката, ако сертифициращият орган последващо се запознае с нова информация, касаеща оценката на сертификационната процедура или резултата от нея.

Сертифициращият орган си запазва правото за вземане на окончателни решения по отношение на сертификацията, издаването, отказа или поддръжката на сертификация, разширяването или ограничаването/лимитирането на обхвата, подновяване, преустановяване или възстановяване след преустановяване, или оттегляне на сертификация.

В допълнение, ТUV NORD CERT и клиентът имат право да прекратят договорните отношения с незабавно влизане в сила, ако използването на тест маркировката се забрани на клиента по правно обвързващ начин. Същото важи за сертификата.

3.2 Сертифициращият орган има право да инициира процедура по де-сертификация при наличието на причините, посочени в 3.1 след надлежен и експертен анализ и да

преустанови, оттегли или обяви сертификата за невалиден. Ако до най-късно 6 месеца след преустановяването, клиентът е в състояние да докаже, че отново съществува ситуация, отговаряща на изискванията за сертификация, сертификацията може да се възстанови. Всякакви, свързани с това разходи са за сметка на клиента.

3.3 Клиентът трябва да върне всички сертификати обратно на сертифициращия орган, при прекратяване или изтичане срока на валидност на правото на ползване. Клиентът изпълнява задълженията си, изпращайки всички сертификати обратно на сертифициращия орган.

3.4 Общите Условия за Сертификация на Системи за Управление се прилагат съответно за разширения или допълнения към сертификати.