Contract
ПРОЦЕДУРА ЗА СЕРТИФИКАЦИЯ НА СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ
Направление „Сертификация на системи за управление” към „ДЕДАЛ - ОС” ООД
1.Заявяване
Необходими условия за откриване на процедура за сертификация на система:
- заявителят предварително да е запознат с тази процедура, за което писмено декларира в подадената заявка;
- подадено Заявление за оферта за сертификация на система за управление;
- подписана Оферта - Договор за сертификация между клиента и ОССУ или анекс.
Няма предпоставки за провеждане на сертификационния одит, ако спрямо системата за управление на клиента не е изпълнено макар и само едно от следните условия:
- да има документирана/и политика/и за управление в съответствие с релевантните стандарти;
- да е официално определен представител на ръководството / когато това е изискване/;
- да има официално документирана система;
- да е налична документирана информация (внедрени процедурите и създадени записите), изисквани от приложимия за системата за управление стандарт;
- да са приложени съответните разрешителни /лицензионни/ законодателни изисквания;
- да са реално приложени специфичните изисквания на съответните стандарти;
- да е проведен вътрешен одит(и) на цялата система за управление;
- да е проведен преглед от ръководството за оценка на ефективността на системата;
- времето между датата на официално внедряване на цялата система и желаната дата за сертифициране да е поне 2 /два/ месеца.
ОССУ при „ДЕДАЛ-ОС“ ООД изисква необходимата информация да бъде предоставена от упълномощен представител на кандидатстващата организация.
2. Офериране, договаряне
РНССУ изготвя и изпраща на клиента Оферта - Договор. Одитор качество (технически сътрудник - клиенти) регистрира подписания договор и подготвя досие на клиента, в съответствие с изискванията на ОССУ.
3. Планиране
След сключване на договор за сертификационен процес се ОССУ планира одит и съгласува с клиента дата, екип и програма за одит. В екип на одита може да бъдат включени наблюдатели (наблюдаващ водещ одитор, наблюдатели от Акредитиращ орган и одитори в обучение)
4.Одит на етап 1 (Проверка на документацията)
На първи етап от първоначалния сертификационен одит се извършва преглед на документацията, нужните разрешения /лицензи/ регистрации и проверка на място при клиента на готовността на системата/ите за провеждане на одит на Етап 2.
Целите на етап 1 са:
a) да се извърши преглед на документираната информация за СУ, въведена от клиента отговаря ли на изискванията на приложимия стандарт за управление (критерий на одита). Определя се степента на съответствие на прилаганата СУ с критериите за одит и с приложимите нормативни и други изисквания, както и идентифициране на възможности за подобрение ;
b) да се оценят местоположението и конкретните условия на клиента и да и се осъществява обмен на информация с персонала на клиента, за да се проверява информирани ли са персоналът и другите заинтересовани страни; проверява познават ли се и прилагат ли се процедурите и другите документи; определи степента на подготовка за одит на етап 2;
c) да се извърши преглед на състоянието на клиента и разбирането на изискванията на
приложимия за системата за управление стандарт, особено по отношение на идентификацията на най-важните резултати, характеристики, процеси, значими аспекти на околната среда, рискове, цели и функционирането на системата за управление;
d) да се събере необходимата информация и да се уточни още веднъж обхвата на системата за управление, вкл.:
- местоположенията на организацията на клиента,
- процесите и използваните технически средства;
- установените нива на контрол (особено в случай на различни местоположения)
- приложимите изисквания на нормативните актове, създадени от законодателен или друг компетентен държавен орган
- дали са основателни допуснатите изключвания от едни или други изисквания на стандарта (ако такова изключване се допуска от стандарта относно обхвата на системата за управление)
e) Да се установи готовността за провеждане на Етап 2 и да се пристъпи към планирането на етап 2 на одита след постигнато достатъчно разбиране на системата за управление на клиента и функционирането ѝ на място в условията на изискванията на стандарта за система за управление и на други нормативни документи (извършва преглед на разпределението на ресурси за одита на Етап 2 и се съгласуват с клиента подробностите за одита на Етап 2;
f)въз основа на представени планове и доклади и резултатите отразени в тях, да се оцени дали вътрешните одити и прегледът от ръководството са планирани и извършени и дали степента на прилагане на системата за управление доказва, че организацията на клиента има готовност за етап 2 на одита.
Специфики на Етап 1 за СУБХП - прави се и преглед на:
а) организацията определила ли е предпоставъчните програми, които са подходящи за категорията хранителна верига,
б) СУБХП включва ли адекватни процеси и методи за идентификация и оценка на рисковете за безопасността на храните в организацията, както и последващо определяне и категоризация на мерки за контрол,
в) идентифицирано ли е приложимото законодателството за безопасност на храните за съответния сектор (и) на организацията,
г) СУБХП насочена ли е към постигане на политиката на организацията за безопасност на храните, е) валидирани ли са мерките за контрол, управлявани чрез план за НАССР и чрез оперативните
програми-предпоставки за да бъдат ефикасни,
ж) документи от СУБХП осигурени ли са на място, вътрешен и външен обмен на информация (с доставчици, клиенти и заинтересовани страни),
Одита на Етап 1 на СУБХП се провежда на място на обекта при клиента.
5. Одит на етап 2 (Одит на място)
Целта на етап 2 е да се оцени прилагането и ефикасността на СУ на клиента. Одитът на етап 2 се провежда на място при клиента и на извадков принцип се събират информация и доказателства за съответствие с всички изисквания на приложимия за системата за управление стандарт и свързаните с обхвата на системата изискванията на нормативните актове, създадени от законодателен или друг компетентен държавен орган, и договорните изисквания. По време на етап 2 се одитира
- наблюдение на резултатността, измерването и прегледа на постигнатото спрямо целите за най-важните показатели и задачи
- СУ на клиента и постигнатото съответствие с изискванията на нормативните актове, създадени от законодателен или друг компетентен държавен орган, и договорните изисквания
- оперативно управление на процесите на клиента
- вътрешни одити и прегледа от ръководството
- отговорност на ръководството по отношение на политиката към клиентите и заинтересованите страни
.
Процесът за извършване на одит на място включва
- Заседание за откриване
- Събиране на доказателства посредством подходящи извадки, определени в плана;
- Събиране на информация от различни източници на информация;
- Доказателства от одита – наблюдение на дейността, преглед на документи и записи
- Оценяване спрямо критериите на одита, определени в плана за одит ;
- Констатации от одита (документиране в Доклад от одит);
- Заседание за закриване
- Преглед и заключения от одита
- Докладване на резултатите и проверка изпълнение на коригиращи действия /ако е приложимо
Когато някоя част от одита се извършва чрез електронни средства /дистанционно/, органът за сертификация трябва да осигури, че тези дейности се извършват от персонал с подходяща компетентност.
6. Несъответвия
Ако по време на одита се констатират несъответствия, водещият одитор своевременно уведомява одитирания за тях, като същите се отразяват в «Лист за несъответствия».
Констатираните по време на одита неизпълнения се класифицират в зависимост от риска, който носят за функционирането на системата за управление, като съществени и несъществени несъответствия както следва:
Несъществени несъответствия | Съществени несъответствия |
Отклонения, които показват: - единични/ епизодични неизпълнение на изисквания на стандарта или на приложимото законодателство. - частично несъответствие с изискването на стандарта без това да пречи за постигане на целите, но затруднява изпълнението му. - не компрометира ефикасността на системата за управление | Отклонения, които показват - неизпълнение изискване на стандарта или на приложимото законодателство несъответствие или системни отклонения от изискване, - пречат за постигането на целите и - поставят под съмнение ефикасността на системата за управление. |
Съответстваща е СУ за която не са установени несъответствия или не са изпълнени коригиращи действия по max 5 несъществени несъответствия, но само ако са по различни изисквания | Съответстваща е СУ за която не са установени несъответствия или са изпълнение ефективни коригиращи действия за всяко съществено несъответствие. |
ОССУ изисква от клиента да анализира причината за установените несъответствия, и да описва корекциите и коригиращите действия, които са предприети или се предвижда да бъдат предприети, с цел да се отстранят откритите несъответствия и причините за тях в определения срок.
Несъществени несъответствия | Съществени несъответствия |
В срок от 5 дни клиентът анализира причините и представя на ръководителя на екипа предложение за корекции и коригиращи действия | В срок от 5 дни клиентът анализира причините и представя на ръководителя на екипа предложение за корекции и коригиращи действия. |
Одиторът, установил несъответствието приема или не приема предложението за корекции и коригиращи действия и съгласува срока за изпълнение | Одиторът, установил несъответствието приема или не приема предложението за корекции и коригиращи действия и съгласува срока за изпълнение |
Начинът, по който ще бъде проверено изпълнението на коригиращите действия се посочва, за всяко едно от тях, в доклада. Предприетите коригиращи действия трябва да бъдат съобразени с обхвата на констатираните несъответствия и да гарантират ефикасното функциониране на системата за управление на всички работни площадки.
Когато причините за възникналите несъответствия са отстранени в рамките на планирания одит, екипът от одитори проверява изпълнението на коригиращите действия. Резултатите от проверката се документират. При положителна оценка за ефикасността на корекциите и коригиращите действия несъответствието се закрива.
Когато причините за възникналите несъответствия не могат да бъдат отстранени в рамките на планирания одит, то в 5 дневен срок от провеждането на одита, одитираният трябва да анализира причините, породили несъответствието, да определи необходими корекции и коригиращи действия, както и срокове за тяхното реализиране (за съществени несъответствия този срок не може да бъде по-дълъг от два месеца) да ги отрази в «Лист за несъответствия» и да го изпрати на водещия одитор.
Ако се налага извършване на повторен одит или допълнителна проверка на място за изпълнение на коригиращи действия, водещият одитор задържа документите от одита или ги връща в ОССУ, ако при следващо посещение водещ одитор ще бъде друг, като клиента бива информиран за решението.
При констатиране на съществени несъответствия, одиторът може да изиска извършване на повторен одит, за който също се изготвя доклад.
При преценка на одитора, че предприетите коригиращи действия са неефективни и отклоненията не са отстранени в съгласуваните срокове, той може да направи предложение за временно преустановяване на процеса на сертификация.
Несъществени несъответствия | Съществени несъответствия |
Ако изпълнените коригиращите действия по над 5 несъществени несъответствия са неефективни, водещият одитор или одиторът, оценил ефективността докладва резултата и предлагат - временно преустановяване на процеса на сертификация - прекратяване на сертификацията, или - възлагане на повторен одит (follow up) на друг екип. | Ако изпълнението коригиращи действия дори за 1 съществено несъответствие са неефективни, водещият одитор или одиторът, оценил ефективността докладват резултата и предлагат -- временно преустановяване на процеса на сертификация - прекратяване на сертификацията, или - възлагане на одит за повторен одит (follow up) на друг екип. |
Клиентът се информира относно резултата от проверените доказателства за извършените от него корекции и коригиращи действия.
Обективните доказателства за предприетите корекции и коригиращи действия, водещи до закриване на констатираните несъответствия, както по време на одита, така и в определения за това срок, са неразделна част от досието на клиента.
Водещият одитор проверява изпълнението на корекциите и коригиращите действия при последващ одит на място в случай, че същите не могат да бъдат проверени само по документи.
7.Решение за Сертификация
След приключване на сертификационния одит, водещия одитор предава цялата информация и събрани доказателства по време на етап 1 и етап 2 на сертификационната процедура на НССУ (технически сътрудник - клиенти), който преглежда за пълнота на изискуемите документи и предава на определеното лице от Комитета по сертификация за вземане на решение за предоставяне на сертификация, разширяване или ограничаване обхвата на сертификация, временно прекратяване или възстановяване на сертификация, отнемане на сертификация, подновяване на сертификация или отказ за сертификация.
Комитетът по сертификация взема решение относно сертификационния процес въз основа на доклада от одита и събраните писмени доказателства.
След вземането на решение за сертификация на клиента се издава сертификат.
В случай, че клиентът не изпълни одобрените коригиращи действия и възникналите съществени несъответствия не бъдат закрити в дву месечен срок, ОССУ временно спира процедурата по сертификация за срок от още 4 месеца и: .
- ако след този допълнителен срок /до 6 месеца от одита на етап 2/ няма доказателства за закриване на несъответствията и желание от страна на клиента за продължаване на процедурата по сертификация, ОССУ прекратява договора за сертификация с този клиент.
- ако в рамките на допълнителния 4 месечен период клиента изпълни коригиращите действия и заяви своето желание за продължаване процедурата по сертификация, ОССУ извършва повторно одит етап 2, съгласувано с клиента, най-късно до 6 месеца след датата на първоначалния одит етап 2.
В случаите, когато по време на сертификационен одит на интегрирана система за управление има възникнало съществено несъответствие с един от стандартите, което не е закрито в срок се издават сертификати само по стандарти за които е установено съответствие, а по другия се процедира съгласно предходния текст.
Признаването от ОССУ при „ДЕДАЛ-ОС“ на съществуващ вече валиден сертификат на система за управление, дадена от друг акредитиран орган по сертификация / прехвърляне на сертификация
/трансфер на сертификаци/ се извършва съгласно регламента Прехвърляне на акредитирана сертификация на системи за управление. На база на това признаване ОССУ при „ДЕДАЛ-ОС“ издава сертификат от свое име.
ДОКУМЕНТИ ЗА СЕРТИФИКАЦИЯ
При решение за сертификация на клиентите се предоставят заключенията от одита, сертификат/и за съответствие на системата им за управление с изискванията на съответния стандарт и знак за сертификация.
Сертификатът се издава за срок на валидност от 3 /три/ години. След издаването на сертификата започва етап на поддържането му.
Сертификатът се издава в 1(един) екземпляра, който се подписва от РНССУ, а ако той е участвал в процеса на оценяване – от експерт (упълномощен от Управителя специалист качество).
Издаването на доопълнителните сертификати се уточнява в Оферта - Договора
Оригиналът на сертификата се предава на сертифицираната организация или на упълномощено от нея лице след представяне на документ за заплатена цена, съгласно договора.
Копие остава в досието на сертифицираната организация,
Структурата на сертификатите се одобрява от Управителя на „ДЕДАЛ-ОС“ ООД.
Сертификатът носи пореден номер от Регистър на сертифицирани клиенти – на органа за сертификация.
На интернет страницата на ОССУ към «ДЕДАЛ-ОС» ООД е посочен имейл адресът на който може да се направи запитване за справка относно актуалността на издаден от ОССУ сертификат.
Сертификатът носи акредитационния символ на ИА БСА, тогава когато обхвата на сертифицираната система е в обхвата на акредитация на ОССУ при „ДЕДАЛ-ОС“ ООД.
В случай, че обхвата на сертификация е по-голям от обхвата на акредитация на органа за сертификация на системи за управление /ОССУ/, се издават два сертификата с еднакви номера. В единия се описва обхвата на сертификация под акредитация, а във втория се описва обхвата на
сертификация, за който ОССУ няма акредитация. На втория сертификат не се слага акредитационния символ на ИА „БСА“.
При отказ за издаване на сертификат клиента се уведомява писмено в срок от 10 (десет) дни след вземане на решението. Заявителят има право да направи писмено мотивирано възражение.
Възражението се предявява писменно, подписано от упълномощено лице, в срок до 10 работни дни от датата на получен документ, съдържащ констатация, оценка или решение, което се оспорва с възражението.
8. Надзор
Надзорния одит се извършва на място веднъж годишно с цел да се провери дали сертифицираната система за управление продължава да е в съответствие с изискванията на референтния стандарт, спрямо който е дадена сертификацията в периода между двата одита за подновяване на сертификацията.
Съгласно договора и процедурите за сертификация клиентът е длъжен да уведомява ОССУ към
„Дедал-ОС” ООД при възникване на изменения в организацията на клиента и в системата му за управление. Иформацията се ползва за преглед на програмата за одит.
Датата на първия надзорен одит след първоначалната сертификация се определя в срок най-много 12 месеца от последния ден на одит на етап 2, т.н. контролна дата.
При писмено и добре обосновано желание от страна на клиента за отлагане на втори надзорен одит, ОССУ може да вземе решение за отлагане, но за срок не по- дълъг от 25 месеца от последния ден на одит на етап 2
При пропускане на надзорен одит, за повече от горе посочените срокове, сертификацията се прекратява и сертификатът се обявява за невалиден. Това спиране на сертификацията е регламентирано в РП 06 Прекратяване, отнемане или ограничаване обхвата на сертификацията.
Надзорен одит се извършва при следните случаи:
– по програмата за одит, утвърден годишен график / планиран /, но не по-малко от един път годишно;
– при информация от доставчика за настъпили промени в условията на сертификация;
– при постъпили в направление Сертификация на системи за управление към «Дедал-ОС» ООД сигнали за несъответствия във функционирането на сертифицирана система.
Обхвата в плана на надзорния одит зависи от резултатите при последната оценка на системата за управление, но най-малко включва:
– процеси, при които са констатирани несъответствия при предишен одит;
– политиката и целите по качеството;
– вътрешните одити и прегледа от ръководството;
– документирана информация;
– управление на несъответстващ продукт;
– коригиращи и превантивни действия;
– удовлетвореността на заинтересовани страни, вкл. постъпили рекламации;
– непрекъснат оперативен контрол;
– преглед на всяко изменение;
– ефективност на системата за управление по отношение на постигане на целите и предвижданите резултати на съответната(ите) система(и) за управление,;
– непрекъснатото подобряване на системата за управление
– спазване на правилата за позоваване на сертификацията и използване на сертификационните знаци на ОССУ към „Дедал-ОС».
В едномесечен срок преди планираната дата се изготвя писмото за съгласуване на екипа, след което 20 дни преди одита се подготвя заповед за възлагане на надзорния одит, в която се посочва състава на одиторския екип, дата на провеждане, обхвата на одита.
Екипът от одитори извършва и документира надзорния одит по реда на одит на място /етап 2/, съгласно настоящата процедура.
9. Подновяване на сертификацията
Подновяването на сертификацията се извършва с планиран одит. Целта на одита за подновяване на сертификацията е да се потвърди непрекъснатостта на съответствието и ефикасността на съответната система за управление като цяло, както и нейното непрекъснато съответствие и приложимост от гледна точка на обхвата на сертификацията. Одита за подновяване на сертификацията трябва да бъде извършен 2 месеца, преди изтичането на срока на сертификата, за да има възможност клиента да закрие несъответствия, ако възникнат такива по време на одита.
В плана за провеждане на одит за подновяване на сертификацията, се включва:
– оценяване на съответствието с изисквания на съответния/те стандарт/и за системата за управление;
– преглед на постигнатото от системата за управление за периода на сертификация;
– преглед на докладите от предходните надзорни одити;
– преглед на информация за получени жалби от ползвателите на сертификацията. ОСУУ изисква одита за подновяване на сертификацията да бъде извършван:
- На два етапа - етап 1 и етап 2, в случаите, когато предходния сертификат на системата за управление на клиента не е издаден от „Дедал-ОС“ .
- На един етап – в случаите, когато предходния сертификат на системата за управление на клиента е издаден от ОССУ при „Дедал-ОС“ и ако не са настъпили значителни изменения в системата за управление, в организацията на клиента или в обстоятелствата, в които системата за управление действа (например, промени в законодателството).
10. Одита за подновяване на сертификацията се извършва за да се:
- оцени ефикасността на системата за управление относно вътрешни и външни промени, нейната постоянна адекватност и приложимост от гледна точка на областта на приложение на сертификацията.
- съберат доказателства за ангажимента за поддържане на ефикасността и подобряването на системата за управление - спазване на декларации и обявени политики в съответните области.
- оцени дали функционирането на сертифицираната система спомага за постигането на целите, определени в политиката на организацията и предвижданите резултати на съответната система за управление.
За да се оцени поддържането на съответствието с всички изисквания на съответния стандарт, ОССУ осигурява необходимото за одиторите време за извършване на дейността си по време на одита за подновяване на сертификацията.
Определянето на необходимата продължителност на одита се основава на големината на организацията, местоположенията (вкл. временни площадки), технологията, използвана при въвеждането на различни компоненти от СУ (документация и/или контрол на процесите, контрол на коригиращи действия и др.), вече демонстрирано действие на СУ. Продължителността на одитите се определя по реда на РП 04 Определяне продължителността на одита.
В резултат на одита за подновяване на сертификацията ръководителя на екипа (водещия одитор) изготвя доклад, включващ информацията, съгл. т. 5.5.3 от настоящата процедура.
Когато по време на одит за подновяване на сертификацията са идентифицирани съществени несъответствия, се изисква от сертифицираната организация да приложи корекции и коригиращи действия преди изтичането на 3-годишния срок на сертификата.
Когато дейностите по подновяване на сертификацията са приключили успешно преди изтичане на срока на съществуващата сертификация, датата на издаване на новата сертификация е датата на вземане на решение за подновяване на сертификацията или след нея, а датата на валидност е за нов тригодишен период от датата на валидност на предходния сертификационен цикъл.
Когато одита за подновяване на сертификацията не е приключил, или органът за сертификация не е в състояние да провери ефикасността на корекциите и коригиращите действия за всяко съществено несъответствие преди изтичане на срока на сертификацията, не се препоръчва
подновяване на сертификацията, и валидността на сертификацията не се удължава. Клиентът се уведомява за това и последствията се разясняват.
След изтичане на срока на сертификацията ОССУ може да възстанови сертификацията в срок до 6 месеца, при условие че останалите дейности по сертификация са приключени; в противен случай трябва да се проведе най-малко етап 2.
В случаите, когато по време на одит за подновяване на интегрирана система за управление има възникнало съществено несъответствие с един от стандартите, което не е закрито в срок се издават сертификати само по стандарти за които е установено съответствие, а по другия се процедира съгласно предходния текст.
Действителната дата на сертификата ще бъде тази от решението на Комитета по сертификация за подновяване на сертификацията или след нея, а датата на изтичане ще се основава на предходния сертификационен цикъл.
11. Специални одити
11.1. Разширяване обхвата на сертификацията
За да декларира своето намерение относно разширяване обхвата на сертификация, клиентът попълва Заявление за oферта и следва реда.
При получаване на заявка за разширяване на обхвата на вече дадена сертификация ръководител направление Сертификация на системи за управление преглежда заявката и определя всяко необходимо действие за одит, за да се осигури информация за вземане на решение за предоставяне или непредоставяне на разширяване. Прегледа на заявката се документира, а определените действия се отразява в програмата за одит.
Към Договора за сертификация се сключва Анекс за разширяване на обхвата.
Разширяване обхвата на предоставен сертификат може да бъде направено в следните случаи:
- Когато клиентът желае включване на допълнителни процеси в обхвата на вече сертифицираната система за управление, които се извършват на същата територия. В този случай се провежда пълен одит на новите процеси и всички свързани с тях процеси на сертифицираната система
- При разширяване на географски принцип. Одитира се цялата система за управление, вече приложена на новото място, както и всички свързани с нея процеси от вече сертифицирана система за управление на старото място.
Одитът за разширяване на обхвата може да се съчетае с надзорен одит.
При успешно финализиране на процеса на сертификация, на одитираната организация се издава нов сертификат, с нова дата на издаване, но със същия срок на валидност, отразяващ направените промени в обхвата на сертификация. При получаването на новия сертификат сертифицираната организация връща стария.
11.2. Непредвидени одити
Непредвидени и необявени одити на сертифицирани клиенти се извършват:
- при проучване на жалби;
- поради изменения в организацията на клиента;
- при необходимост от последващи действия при клиент с прекратена сертификация.
- постъпили в ОССУ писмени сигнали за нарушения от страна на сертифициран клиент;
- публикувани или огласени критични материали за сертифициран клиент в средствата за масова информация;
- писмени сигнали за некоректно позоваване на сертификацията и заблуждаващо използване на сертификацията в реклами, каталози или информация от заинтересовани страни, например потребителите.
Във всеки конкретен случай ОССУ към „ДЕДАЛ-ОС“ извършва анализ на обстоятелствата и информира писмено сертифицирания клиент за необходимостта и условията за провеждане на такъв непредвиден одит, като се посочва обекта на предстоящия одит - местоположението, организационните единици, дейностите и процесите, както срока за провеждане на одита и неговата продължителност.
За целта постъпилите документи се предават на водещия одитор за запознаване.
За непредвидения одит не се съставя план, а се проверяват сигнализираните причини за провеждането му.
Непредвидените или необявени одити се провеждат от компетентен екип за одит за обекта на конкретния одит.
Сертифицираната организация няма възможност предварително да възрази срещу членовете на екипа за одит, затова те се подбират с особено внимание. За да се гарантира безпристрастност и обективност на одита в екипа за одит не се включват одитори или експерти, които са свързани с конкретното възражение или жалба и които са участвали в одита в организацията предмет на възражението или жалбата, за да се избегне конфликт на интереси;
За проведения непредвиден одит водещият одитор съставя доклад от одит в двудневен срок.
За констатирани несъответствия се съставят Листи за несъответствия, които се подписват от направилия констатация одитор и упълномощено лице от Клиента.
Клиентът може да подаде жалба или възражение за това, съгл. правилата на органа за сертификация, които също са достъпни на интернет страницата на „Дедал-ОС“ ООД.
Възможността за провеждане на непредвидени одити се разяснява на клиента при плановите одити, клиента се информира предварително и при сключване на договор за сертификация.
Информация за условията, при които се извършват непредвидените и необявени одити се публикувана на интернет страницата на „Дедал-ОС“ ООД.
12. Временно прекратяване, отнемане или ограничаване на обхвата на сертификация
В случай на прекратяване на сертификацията, отнемане или ограничаване на обхвата на сертификацията, клиентът се уведомява писмено за това решение.
От клиента се изисква връщане на получения сертификат и писмена декларация, с която гарантира, че от обявяването на отнемането на сертификацията ще престане да се позовава на сертификата на СУ.
12.1. Прекратяване на сертификацията
,,Дедал-ОС’’ ООД прекратява сертификацията в случаи, когато:
- Сертифицираната система за управление на клиента постоянно или сериозно не отговаря на изискванията за сертификацията, включително изискванията, свързани с ефикасността на системата за управление;
- Сертифицираният клиент не създава условия (не позволява) извършването на надзорни одити до един месец след определената критичната дата и одити за подновяване на сертификацията до един месец преди изтичане срока на валидност на сертификата;
- При констатирани злоупотреби и неправомерно използване на сертификати, позоваване на сертификация ползване на сертификационен знак на ОССУ в нарушение на условията на действащия договор между двете страни (напр. представяне на сертификацията като нещо различно от системата за управление), символ, реклама, регистрационен документ или предоставяне на сертификата по заблуждаващ начин в рекламните дейности;
- Клиента / Сертифицирания клиент на изпълнява задълженията си по договора за сертификация
- Сертифицираният клиент доброволно е пожелал прекратяване.
Когато сертификацията е прекратена, издадения сертификат на системата за управление на клиента е временно невалиден.
Ако организацията не отстрани причините за спиране на сертификацията и/или не създаде условия за провеждане на надзорен одит за срок по-дълъг от 6 месеца ОССУ отнема или ограничава областта на приложение на сертификацията.
Подновяване действието на сертификата се извършва след провеждане на специален одит на извършените коригиращи действия
11.2. Отнемане на сертификата на система за управление
В случай на невъзможност за решаване на проблемите, довели до прекратяване на сертификацията в срок по-дълъг от 6 месеца, ръководителя на екипа (водещия одитор) прави предложение към РНССУ за отнемане на сертификата.
При констатирани обективни доказателства по време на надзорни одити, че системата за управление не съответства на изискванията за сертификация и клиента не е предприел
своевременни и адекватни коригиращи действия, одобрени от водещият одитор, по решение на Комитета по сертификация се отнема сертификат или се ограничава неговия обхват.
Органът за сертификация отнема издадените сертификати и в следните случаи:
- сертифицираната система за управление на клиента не демонстрира спазване на изискванията за сертификация и не постига необходимата ефикасност;
- неспазване на изискванията за сертификация и не извършване на ефикасни коригиращи действия в определения от водещия одитор срок;
- сертифицираният клиент доброволно изиска прекъсване дейността на организацията;
- промяна на собствеността;
- при констатиране на основателни оплаквания (рекламации), получени в ОССУ относно сертифицираната организация;
- всякакво друго нарушение на правилата на системите за управление или договора и процедурите на органа по сертификация.
За подновяване на отнетия сертификат клиентът подава ново заявление до „Дедал-ОС” ООД.
11.3. Ограничаване на обхвата на сертификат
Органът за сертификация ограничава обхвата на сертификацията и издадените сертификати по следните причини:
- При уведомяване от страна на сертифицираната организация, че определени процеси или елементи на системата за управление не се прилагат. В този случай Органът по сертификация извършва извънреден одит с цел потвърждаване съответствието на системата с изискванията на прилагания стандарт. Обхватът на одита се определя от водещия одитор предвид влиянието, което неприлаганите процеси оказват върху целостта на системата за управление и нейното ефикаснофункциониране;
- При установяване по време на надзорен одит, че процеси, включени в обхвата на СУ не се прилагат, водещият одитор предлага преразглеждане на първоначално взето решение по отношение на обхват на системата и/или съответствието с изискванията на прилагания стандарт, с цел ограничаване на обхвата на издадения сертификат
- При уведомяване от страна на сертифицираната организация, че системата за управление не се прилага във всички структурни единици, посочени в обхвата на сертификация. В този случай водещият одитор преценява необходимостта от извършване на одит. Ако ограничаването на областта на приложение на системата за управление по отношение прилагането, не се отразява на функционирането и съответствието й с изискванията на прилагания стандарт, водещият одитор може да прецени, че одитът на място не е нужен. В този случай се преглежда само документацията на системата за управление отразяваща настъпилите изменения.
Когато клиентът има сериозни пропуски и постоянно не успява да спазва изисквания за сертификацията за отделни елементи от областта на приложение на сертификацията, ръководителя на екипа (водещия одитор) предлага аргументирано на Комитета по сертификация да бъде ограничена областта на приложение на сертификацията - да се изключат елементите, които не удовлетворяват изискванията.
Такова ограничаване на областта на приложение трябва да бъде в съответствие с изискванията на референтния стандарт.