„Осигуряване на билети за въздушен транспорт на пътници и багаж при служебни пътувания в страната и в чужбина, както и медицински застраховки при служебни пътувания в чужбина, за нуждите на „Фонд мениджър на финансови инструменти в България“EАД”
ТЕХНИЧЕСКА СПЕЦИФИКАЦИЯ
за
„Осигуряване на билети за въздушен транспорт на пътници и багаж при служебни пътувания в страната и в чужбина, както и медицински застраховки при служебни пътувания в чужбина, за нуждите на „Фонд мениджър на финансови инструменти в България“EАД”
1. Предметът на настоящата обществена поръчка включва осигуряване на билети за въздушен транспорт на служители и членове на органите на „ФМФИБ“ЕАД, и на багаж, при осъществяване на служебни пътувания в страната и в чужбина, както и медицинска застраховка (валидна за срока на престоя в съответната дестинация) на пътуващите лица, при направена заявка от Възложителя.
2. Възложителят ще предоставя на Изпълнителя заявка за осигуряване на самолетни билети, чрез определените за това свои представители, по някой от изброените начини: електронна поща или факс.
В заявката Възложителят посочва най-малко:
а) дестинацията на пътуването;
б) име и фамилия на пътуващите, съгласно валиден документ за самоличност;
в) дата и час на отиване и на връщане;
г) друга необходима информация за точното изпълнение на конкретната заявка:
- предпочитания за място в самолета (ако има такива);
- необходимост от осигуряване на въздушно карго за превоз на багаж (ако такава е налице);
д) мястото на доставка на самолетните билети за дестинации извън ЕС или при невъзможност за издаване на електронни билети;
е) локация на провежданото събитие, с което ще бъде ангажиран командированият служител в случай, че възложителят отправи искане за осигуряване на резервация за осигуряване на хотелското настаняване.
3. В резултат на направената заявка, Изпълнителят предоставя на Възложителя писмен отговор, който се предоставя по електронна поща до три часа от получаването на заявка в рамките на работното време, с възможност за изпълнение и в по-кратък срок при извънредни обстоятелства. Отговорът трябва да съдържа:
3.1. Директен полет, отговарящ кумулативно на следните условия:
а)най-близък по време до заявените като желани от Възложителя дата и час на отиване и връщане;
3.2. всички възможни директни полети за реализиране на пътуването, степенувани по цена във възходящ ред /като се започне от най-ниската и се завърши с най-високата/;
3.3. в случай че не са налични директни полети за заявената дата, всички полети за същата дата – с минимален брой връзки и престой, осигуряващи най-кратка продължителност на пътуването до и от съответните дестинации, степенувани по цена във възходящ ред с посочване на маршрути и превозвачи, В отговора Изпълнителят трябва също да предложи:
- посочени цени на самолетните билети, съдържащи подробна разбивка на включените такси;
- дата и срок на валидност на предложената резервация и посочените в нея цени.
По изключение, Възложителят би могъл да заяви билети за полети на нискотарифни авиокомпании, в случай на необходимост.
След потвърждаване на предложението от Възложителя, Изпълнителят няма право в посочения срок на валидност да предлага по-висока цена от посочената в офертата за конкретния полет/и. Това условие не се прилага, когато Възложителят изрично е заявил желание за използване на полет на нискотарифна компания, която не предлага временна резервация на билет с гарантиране на цената.
4. Изпълнителят е длъжен да осигури възможност за приемане и изпълнение на писмени заявки на Възложителя за осигуряване на самолетни билети по предмета на поръчката посредством електронна поща (e-mail) в работни дни (08:30-18:00 ч.), както и в извънработно време, почивни и празнични дни.
5. Изпълнителят е длъжен да осигури електронна поща (e-mail) и 24-часова телефонна връзка за обслужване на Възложителя в работни дни, в извънработно време, почивни и празнични дни.
6. Възложителят ще определи свои представители за контакти и контрол по изпълнение на договора. Изпълнителят определя свои представители за контакти при изпълнение на договора, които следва да бъдат лицата, посочени от него в Списъка към офертата и притежаващи необходимата квалификация и опит в резервацията и продажбата на самолетни билети, съгласно настоящата документация.
7. Изпълнителят гарантира покриването на всички заявени от Възложителя дестинации на територията на целия свят.
8. Изпълнителят трябва да осигурява самолетни билети по редовни международни линии* икономична класа или бизнес класа. (В случаите по чл. 13, ал. 2 от Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина)Всички предложени цени трябва да включват всички такси (в т. ч. летищните такси, такси за сигурност и други такси, свързани с въздушния превоз и установени от местното законодателство) и данъци, свързани с осъществяването на превоза, включително таксата на Изпълнителя за издаване на билета (такса обслужване).
Цените на билетите се определят в български лева по курса на БНБ в деня на предоставяне от Възложителя на писмено искане за издаване на самолетен билет.
*Забележка: "Редовна въздушна линия" е поредица от полети, всеки от които притежава следните характеристики:
а) извършва се с въздухоплавателно средство, с което се превозват пътници, товари и/или поща срещу възнаграждение, като пътник може да закупи свободно от въздушния превозвач или от негов упълномощен представител билет за всеки полет;
б) обслужва превозите между две или повече летища или в съответствие с обявено разписание, или чрез полети, които са с такава честота, че представляват установима систематична серия.
9. Изпълнителят е задължен да осигурява изгодни и удобни директни полети на авиокомпаниите във всички дни от седмицата, а при липса на директен полет в периода – с минимален брой прекачвания, с кратки и/или съобразени с целите на пътуването престои.
10. По време на изпълнение на сключения договор Изпълнителят трябва да предлага самолетни билети до заявената от Възложителя дестинация на възможно най-ниска цена, Цената на самолетните билети трябва да бъде съобразена с пазарните цени и да отразява най-ниските цени, предлагани от авиокомпаниите представени в България за дадената дестинация към момента на представяне на офертите от изпълнителя за съответната заявка.
11. Изпълнителят е задължен при определяне на цената да прилага всички валидни към датата на пътуването отстъпки на авиокомпаниите (седмичен престой, уикенд тарифа, сезонни отстъпки, минимален престой и други промоции), бонусни програми, както и на преференциални условия, които авиокомпаниите предлагат.
12. За целите на настоящата поръчка Изпълнителят трябва да предлага билети само на такива въздушни превозвачи, които отговарят на изискванията на законодателството на Република България и правото на Европейския съюз за извършване на въздухоплавателни услуги (като наличие на валиден лиценз, свидетелство и други документи за упражняване на дейността, документи за задължителните застраховки и други).
13. Изпълнителят няма право да предлага оферти, включващи полети на авиокомпании, на които е забранено да летят в европейското въздушно пространство поради недостатъчно ниво на сигурност. Актуален списък с тези авиокомпании се намира на Интернет адрес: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxx-xxx/xxxx_xx.xxx.
14. Изпълнителят се задължава да осигурява и писмено да информира Възложителя за приложимите тарифи и условия за свръх багаж, в съответствие с политиката на авиокомпанията, изпълняваща полета.
15. Изпълнителят се задължава да съхранява извлечения от резервационни и разплащателни системи и всякаква документация, свързана с изпълнението на договора до неговото изтичане, в електронен вид.
16. При направена заявка от представител на възложителя, Изпълнителят трябва да осигурява медицинска застраховка (валидна за срока на престоя в съответната дестинация) на пътуващите лица. В този случай, Изпълнителят трябва едновременно с осигуряването на самолетния билет да предоставя и съответната медицинска застраховка.
17. Възложителят си запазва правото да не приеме предложения за самолетен билет на Изпълнителя, в случай, че не го удовлетворяват, и да поиска нови варианти. В този случай Възложителя информира по електронна поща Изпълнителя, като посочва мотивите за отказа.
18. Срокът за изпълнение на всяка конкретна потвърдена заявка е най-късно до шест часа от получаване по електронен път на потвърждението на Възложителя за издаване на билета. Изпълнителят доставя билета на Възложителя по електронен път в посочения в предходното изречение срок. При спешни случаи, билетите трябва да се изпращат по електронна поща и в по-кратък срок. Когато е необходимо, билетите следва да бъдат предадени на Възложителя на хартиен носител /разпечатани/ в рамките на един работен ден, а при спешни пътувания и в по-кратък срок. При невъзможност за издаване на електронни самолетни билети Изпълнителят трябва да доставя за своя сметка заявените от възложителя самолетни билети в офиса на Възложителя на адрес: гр. София, бул. „Ген. Тотлебен“ № 30-32, ет. 4 или на друг посочен от Възложителя адрес в град София.
В случай на извънредни обстоятелства се прилагат разпоредбите на Регламент (ЕО) № 261/2004 на ЕП и на Съвета от 11 февруари 2004 относно създаване на общи правила за обезщетяване и помощ на пътниците при отказан достъп на борда и отмяна или голямо закъснение на полети.
19. Възложителят може да поиска осигуряване на хотелски резервации в чужбина и страната, съобразени с размера на дневните и квартиртите пари по приложение № 2 на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, както и с определения в дружеството лимит за нощувки при командировки на служители в страната. При направена заявка за резервация на хотел Изпълнителят трябва да може в рамките на 1 (един) ден да изпрати на Възложителя отговор с конкретните предложения. Предлаганите хотели трябва да бъдат разположени на удобно място и на близко разстояние от мястото на събитието. Изпълнителят предлага най-малко два варианта на хотелски резервации, съобразени с размера на квартирните пари, посочени като сума от Възложителя. Възложителят си запазва правото да избере съответен вариант, като потвърди заявката, или да откаже възлагането й, в случай, че нито един от предложените варианти не е подходящ по негова преценка. Възможни заявки за хотелски резервации не са част от предмета на настоящата обществена поръчка.
20. Изпълнителят трябва да гарантира конфиденциалност (включително защита на личните данни) на извършваните пътувания (пътници, дати, маршрути, превозвачи и др.) и да не разкрива такава информация пред трети лица.
Поръчката за осигуряване на самолетни билети за нуждите на „ФМФИБ“ЕАД се изпълнява съгласно условията на настоящата техническа спецификация, предложенията от офертата на участника, избран за изпълнител, и клаузите, заложени в проекта на договор, представляващ неразделна част от документацията за участие във възлагането.
21. Условия за плащане
Плащанията по настоящата поръчка ще се извършват по следния начин:
21.1. Цените на билетите да се предлагат в лева и заплащат по банков път.
21.2. Цените на билетите се заплащат от възложителя и включват дължимите летищни такси, такси за сигурност, както и всички други такси, предвидени от националното законодателство, валидни към датата на пътуването. Възложителят заплаща цената на съответния билет по банкова сметка посочена от Изпълнителя. Плащането ще се извършва в срок до 10 (десет) работни дни след представянето на:
a) Протокол по чл. 10, ал. 5 от Закона за корпоративното подоходно облагане и фактура за стойността на самолетен билет с включени всички законови такси;
б) разпечатка на направената и потвърдена резервация съдържаща детайлна информация за полета и калкулация на цената на билета, включваща и всички дължими такси.
22. В края на всяко тримесечие от срока за изпълнение на договора Изпълнителят подготвя и представя на Възложителя приемо-предавателен протокол за извършените доставки на билети през съответното тримесечие.
23. Представянето на оферта задължава участника да приеме напълно всички изисквания и условия, посочени в тази документация, при спазване на Закона за обществените поръчки.
5