Договор № 1/16.11.2017г. с предмет „Наемане на двама външни експерти за извършване на проучвания и анализи с оглед изграждане на модел за управление на качеството в съдебната система и включване на гражданското общество в процеса на мониторинг на...
ДОКЛАД ЗА РЕАЛИЗИРАНЕ НА ДЕЙНОСТ 2. Сравнителни
изследвания и анализ за приложимост на добри чужди практики за управление на качеството в съдебната система и за граждански мониторинг и контрол върху представянето на съдилищата
Договор № 1/16.11.2017г. с предмет „Наемане на двама външни експерти за извършване на проучвания и анализи с оглед изграждане на модел за управление на качеството в съдебната система и включване на гражданското общество в процеса на мониторинг на изпълнението на дейността на съдебната система”, по проект BG05SFOP001-3.003-0025-S01/15.09.2017г., осъществяван с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Добро управление”, съфинансирана от Европейския съюз, чрез Европейския социален фонд”
Възложител | Фондация „Юстиция“ |
Изпълнител | „Фокус Системс“ ЕООД |
Дата на доклада | 23.04.2018 |
Проучване и анализ за приложимост на добри чужди практики за управление на качеството в съдебната система и за граждански мониторинг и контрол върху представянето на съдилищата
Съдържание
1 КОНТЕКСТ, ЦЕЛИ И МЕТОДОЛОГИЯ НА ИЗСЛЕДВАНЕТО. СТРУКТУРА И ВЪЗМОЖНОСТИ ЗА ПРАКТИЧЕСКО ПРИЛОЖЕНИЕ 6
1.1 Контекст на изследването 6
1.5 Възможности за практическо приложение на изследването 8
1.6 Връзка с предходни проекти на управление на качеството в съдилищата 8
2 УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО НА СЪДЕБНАТА СИСТЕМА: ДЕФИНИЦИИ И БАЗА, КРИТЕРИАЛНА РАМКА 10
3 УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО В СЪДЕБНАТА СИСТЕМА- ПОСТИЖЕНИЯ И ВЪЗМОЖНОСТИ 18
3.1.1 Съдът публикува своята визия и мисия (цели), и разяснява как те са свързани с неговите основни ценности (достъпност, бързина и справедливост) 18
3.1.2 Лидерството в съда е включено активно при определяне на стандартите за срок и обслужване и преглежда съответствието на юридическото и административно изпълнение
3.1.3 Лидерството в съда приобщава заинтересованите лица- вътрешни и външни към системата за управление на качеството и дейностите по подобрение 23
3.1.4 Съдът активно информира обществеността и потребителите за своите услуги, стандарти и изпълнение, като търси обратна връзка за целите на подобрението им 25
3.1.5 Данните за ключовите аспекти от работата на съда се съхраняват и публикуват 26
3.1.6 Съдът планира, преглежда периодично обратната връзка и своето изпълнение и определя областите на подобрение 27
3.1.7 Съдът и неговото ръководство насърчават култура на модернизация и иновации 30
3.1.8 Съдът и неговото ръководство насърчават въвеждането на формализирани инструменти за управление на качеството: Обща рамка за оценка CAF 2013, ISO 9001, др 32
3.1.9 Приложимост на практиките в критериална част лидерство и управление в българската съдебна система 35
3.2 Планиране и политики на съда 36
3.2.1 Съдът притежава стратегически план, определящ неговите цели, задачи и план за
3.2.2 Съдът активно привлича съдиите и служителите към планирането и дейностите по решаване на проблемите 37
3.2.3 Съдът редовно преглежда плана и неговото изпълнение спрямо поставените цели 38
3.2.4 Съдът публикува правосъдните и съдебни политики в подкрепа на неговите ценности, цели и планове 40
3.2.5 Съдът редовно преглежда политиките си, за осигури тяхната постоянна адекватност 41
3.2.6 Приложимост на практиките в критериална част планиране и политики на съда x
българската съдебна система 41
3.3 Управление на ресурсите –човешки, материални и финансови 42
3.3.1 Съдът управлява ресурсите си проактивно като балансира юридическото и административно натоварване със своевременно и качествено взимане на решения 42
3.3.2 Съдът идентифицира потребностите от обучение на съдебния състав и ги удовлетворява 44
3.3.3 Съдът осигурява системно професионално развитие за съдиите и служителите си 48
3.3.4 Съдебната среда е адекватна и безопасна 49
3.3.5 Съдът е установил подходящ бюджетен процес и редовно наблюдава разходите си 50
3.3.6 Приложимост на практиките в критериална част управление на ресурсите в българската съдебна система 51
3.4 Основни процеси, съдопроизводство и процедури 52
3.4.1 Съдът осигурява разглеждане на делата при повишаващо се качество на решенията си 52
3.4.2 Съдът има система за активно управление на делата и търси начини за ефективност и ефикасност 54
3.4.3 Съдът успешно балансира натовареността на съдиите и служителите си 57
3.5 Наблюдение, измерване, анализ и оценка на удовлетвореността на клиента 60
3.5.1 Съдът проучва и търси редовна обратна връзка с всички потребители на услугите му и анкетира потребителите си за тяхната удовлетвореност от процесите, процедурите и услугите, които предоставя 60
3.5.2 Съдът извършва промените, идентифицирани чрез проучвания и обратна връзка 70
3.5.3 Съдът обявява публично и редовно извършените промени в резултата на проучвания и
3.5.4 Съдът използва технологии и иновации за да доставя услуги с повишаващо се качество на всички потребители 72
3.5.1 Приложимост на практиките в критериална част основни процеси, съдопроизводство и
процедури в българската съдебна система 74
3.6 Достъпни съдебни услуги 75
3.6.1 Съдът е установил процеси, които осигуряват достъпно правосъдие 75
3.6.2 Съдът публикува информация относно съдебните услуги и достъпа до тях 78
3.6.3 Съдът предоставя подкрепа за хората с увреждания, която осигурява лесен достъп до услугите му 81
3.6.4 Съдът предоставя информация за да подпомогне тези, които са неравнопоставени 83
3.6.5 Съдът е осигурил електронен достъп 84
3.6.6 Съдът използва технологии и иновации, за да подобри достъпа на всички потребители 86
3.6.7 Приложимост на практиките в критериална част достъпни съдебни услуги в българската съдебна система 87
3.7 Обществено доверие и отговорност 87
3.7.1 Съдът публично се отчита за своята роля и изпълнение 87
3.7.2 Съдът има политика по жалбите и докладва относно разглеждането им 89
3.7.3 Съдът провежда редовно независим одит на разходите си 91
3.7.1 Приложимост на практиките в критериална част обществено доверие и отговорност в
българската съдебна система 94
4 РАЗВИТИЕ НА ИНСТРУМЕНТАРИУМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО В СЪДИЛИЩАТА 94
4.1 СТАНДАРТИ ЗА ЕФЕКТИВНОСТТА НА СЪДИЛИЩАТА САЩ - TRIAL COURT PERFORMANCE STANDARDS (TCPS). 95
4.2 COURTOOLS- (ИНСТРУМЕНТИ НА СЪДИЛИЩАТА) -САЩ 97
4.3 СИНГАПУР: EJUSTICE SCORECARD SYSTEM (SINGAPORE SUBORDINATE COURTS) 97
4.5 Проект „Качество“ в Холандия 99
4.6 CAF Обща рамка за оценка в съдилищата 103
4.7 ISO 9001 В СЪДИЛИЩАТА 106
4.8 АДАПТИРАНЕ НА ISO 9001 В СЪДЕБНАТА СФЕРА- GICA-JUSTICIA 107
4.9 Международна рамка за съвършенство на съдилищата: International Framework for
COURT EXCELLENCE (IFCE) 107
4.10 Международна рамка за съвършенство на съдилищата: International Framework for
Court Excellence (IFCE)- Модел Сингапур 114
4.11 Чеклист за насърчаване на качеството на правосъдието и съдилищата 121
4.12 Заключителни коментари: развитие на системния подход за управление на качеството в съдебната сфера и неговата приложимост в българската съдебна система 136
5 ДОБРИ ПРАКТИКИ И МЕХАНИЗМИ ЗА ГРАЖДАНСКИ МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛ ОТ ЗАИНТЕРЕСОВАНИТЕ ЛИЦА В СЪДЕБНАТА СИСТЕМА И ЗА УЧАСТИЕ В ПРОЦЕСИТЕ НА ПОДОБРЕНИЕ 138
5.1 Холандия 138
5.2 Полша 139
5.3 Словакия 141
5.4 Сърбия 142
5.5 Албания 144
5.6 Чехия 144
5.7 Македония 146
5.8 Инициативи за граждански мониторинг върху съдилищата в Централна Америка 147
5.9 Ръководство за провеждане на изследвания за удовлетвореност сред потребителите на съда в държавите- членки на Съвета на Европа 148
5.10 Препоръки на база идентифицираните добри практики и приложимост в българската
СЪДЕБНА СИСТЕМА 150
6 ИЗТОЧНИЦИ 152
1
КОНТЕКСТ, ЦЕЛИ И МЕТОДОЛОГИЯ НА ИЗСЛЕДВАНЕТО. СТРУКТУРА И ВЪЗМОЖНОСТИ ЗА ПРАКТИЧЕСКО ПРИЛОЖЕНИЕ
1.1 Контекст на изследването
Настоящото изследване се извършва в рамките на проект „Модернизация на съдебната система посредством система за управление на качеството с вграден механизъм за гражданско участие, мониторинг и контрол“, по проект BG05SFOP001-3.003-0025- S01/15.09.2017г., осъществяван с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Добро управление”, съфинансирана от Европейския съюз, чрез Европейския социален фонд”.
1.2 Цели
Основните цели са проектирани в светлината на поставените от проект „Модернизация на съдебната система посредством система за управление на качеството с вграден механизъм за гражданско участие, мониторинг и контрол“ общи и специфични цели. В конкретен план, изследването цели:
• Проучване на съществуващите добри чужди практики по управление на качеството, които да подпомогнат процеса на модернизация на системата и мониторинга на съдебната реформа в България и да послужат при разработването на модел на управление на качеството за приложение в българската съдебна система.
• Проучване на съществуващите практики по граждански мониторинг и контрол от заинтересованите страни върху дейността на съдебната система в рамките на ЕС с цел да послужат за референция/ модели при разработване на български модел- механизъм за граждански мониторинг и контрол върху представянето на съдилищата и включване на неправителствения сектор в процесите на подобрение.
1.3 Подход и методолгия
Предложените за преглед добри практики за управление на качеството в сектор правосъдие са представени, адресирани по критериални области спрямо изготвената критериална рамка. Този подход осигурява съответствие на есенциалното съдържание на добрата практика за организационно съвършенство с елементите на критериалната система на ниво критерии. Той съответства на логиката на изграждане на съществуващите и масово прилагани критериални системи за самооценка на организациите от публичния сектор и специално на тези от съдебната власт, която е йерархична – критерии, подкритерии, примери. По същество, прегледаните добри практики съдържат примери за организационно съвършенство в определени критериални области на оценка и именно адресирани разкриват своята най-висока стойност и полза от прилагане.
По този начин представените добри практики са приложими и допринасят за изпълнението на поставените задачи в съвкупността си и в контекста на холистичния и
системен подход към оценката на изпълнението на организациите от съдебния сектор, обективиран чрез прилаганата критериална система за оценка.
Практиките са подбрани именно заради начина, по който подкрепят чрез добрия си пример изграждането на критерия за организационно съвършенство в общия системен контекст.
Методиката за изпълнението включва:
• Мултикритериен анализ на представените добри практики за управление на качеството – съответствие спрямо създадената критериална рамка.
• Изследване на казуси на представените добри практики - методът включва дълбочинно изследване на дадена добра практика в нейната естествена среда.
• Качествен анализ – с помощта на този метод бяха идентифицирани нуждите от подобрения и/или корекции в съответните документи
• Анализ на съдържанието - този метод за анализ на качествената информация беше използван за анализ на информацията на ниво изследвана държава-членка.
• Съпоставителен анализ. Този метод беше използван за съпоставяне на отделните добри практики помежду им с оглед идентифициране на най-подходящата спрямо съответния критерий в нашите условия практика.
• Xxxxxxxxxxx или сравнителен анализ. Този метод беше използван за анализа и оценката на отделните добри практики спрямо приложимостта им в нашата съдебна система.
• Обобщаване и анализ на събраната информация посредством експертна оценка.
Подходът към подбора на добри практики е синтетичен по цел, и аналитичен като средство – практиките не се противопоставят в контекста на сравнителния и съпоставителния им анализ, а напротив, допълват се една друга телеологически до пълно очертаване на съдържанието и изграждане на критерия чрез примера, който съдържат.
В допълнение, е представен преглед на добри чужди практики по граждански мониторинг и контрол от заинтересованите страни върху дейността на съдебната система с цел да послужат за референция/ модели при разработване на български модел-механизъм за граждански мониторинг и контрол върху представянето на съдилищата и включване на неправителствения сектор в процесите на подобрение. Изведени са основни аналитични изводи.
1.4 Структура
Настоящото изследване има следната структура:
• Първа глава „Контекст, цели и методология на изследването. Структура и възможности за практическо приложение” разкрива контекста, целите, методологията и структурата на изследването. Тя въвежда във възможностите за практическо приложение на резултатите от анализа при планираното разработване
на модел на управление на качеството за приложение в българската съдебна система и на модел-механизъм за граждански мониторинг и контрол върху представянето на съдилищата и включване на неправителствения сектор в процесите на подобрение. Направена е връзка с предходни подобни проекти в областта на правосъдието.
• Втора глава „Управление на качеството в съдебната система: критериална рамка” представя критериалната рамка за оценка на практиките по управлението на качеството в съдебната система.
• Трета глава „Управление на качеството в съдебната система: постижения и възможности“ съдържа разработеното по критериалната рамка описание на съществуващи добри чужди практики по управление на качеството, включително водещи практики в ЕС.
• Четвърта глава „Механизъм за граждански мониторинг и контрол от заинтересованите лица и участие в процесите на подобрение“ съдържа описание и анализ на добри чужди практики по отношение на включването на представителите на заинтересованите страни в процесите на съдебната реформа и подобряване на качеството на съдебната система.
1.5 Възможности за практическо приложение на изследването
Резултатите от проведеното изследване ще намерят практическо приложение при разработването на модел на управление на качеството за приложение в българската съдебна система с вграден механизъм за граждански мониторинг и контрол върху представянето на съдилищата и включване на неправителствения сектор в процесите на подобрение. В допълнение, ползватели на конкретните практически изводи биха могли да бъдат всички организациионни звена в българската съдебна система, собственици на процесите на управление и подобрение на качеството по места.
1.6 Връзка с предходни проекти на управление на качеството в съдилищата
Проект на ВАС „Компетентно и прозрачно управление на административните съдилища в България“ BG051PO002-2.4.05-0002-C0001, изпълняван в периода 24.01.2012-24.01.2013 с основна цел да повиши компетентността в управлението на административните съдилища чрез развитието на управленски кадри, които са запознати със съвременните мениджърски теории и практики и работят прозрачно с лице към обществото. Съдържа следните дейности: изготвяне на анализ на добри практики за управление на качеството в съдебната система; провеждане на обучения на тема
„Стратегическо планиране” за административни ръководители; провеждане на национално обучение на тема „Проблеми на управлението на човешките ресурси в съдебната система” за административни ръководители; провеждане на обучения за управление на качеството за съдебни служители; провеждане на интерактивни обучения за работа с медиите за представители на ВАС и административните съдилища. В рамките на проекта е извършен анализ на добрите европейски практики за управление на
качеството в съдебната система, като са представени добри практики от Белгия, Франция, Германия, Холандия, Испания и САЩ, отнасящи се до следните области: финансово управление, обществени поръчки, подобраване на изпълнението при работа, управление на качеството, връзки с медиите, управление на човешките ресурси, управление на заплатите, функционален анализ, съкращаване на срокове, системи за измерване, обучения и организационна структура на административната система.
Проект на ВАС „Повишаване на прозрачността и ефективността в работата на ВАС”, финансиран по приоритетна ос I, под-приоритет 1.5. „Прозрачна и ефективна съдебна система” на ОП „Административен капацитет”. Основната обща цел на проекта е да повиши ефективността и ефикасността в работата на ВАС чрез прилагане на принципите на добро управление и създаване на прозрачност като по този начин да се подобри публичният имидж на съдебната система. В рамките на проекта е изготвен анализ на добрите европейски практики за управление на качеството в съдебната система- 2013г. В рамките на анализа е направено проучване на съществуващите практики в седем европейски държави – Австрия, Германия, Люксембург, Португалия, Испания, Естония и Полша. Анализът фокусира върху следните основни области: организация на дела и деловодна система; медиация, контакти между страните по делата в рамките на процеса; извънсъдебни способи за решаване на правните спорове; административен арбитраж; обмен на информация между административните съдилища и върховните административни юрисдикции; борба с корупцията – критерии за отчетност, антикорупционни мерки. За идентифицираните добри практики е направен анализ на възможностите на тяхното прилагане и оценка на приложимостта им в българското административно правораздаване, както и идентифициране на разрешения на идентични проблеми с националните, които съдилищата в държавите членки на ЕС успешно преодоляват.
Настоящият анализ надгражда върху резултатите от предходните проекти в сферата на управлението на качеството в съдебната система като извежда критериална рамка, на базата на наличния инструментариум и критерии за качество, и представя фокусиран анализ по отделните елементи на критериалната рамка. В дълбочина са разгледани инструментите за управление на качеството в глобален план, включително добри практики от ЕС и международни рамки за съвършенство в съдебната система. Подобен подробен и фокусиран преглед на съществуващите практики и цялостната система за управление на качеството е нов момент. Новото в анализа е не само прегледът на различните подходи към организационното съвършенство в контекстта на съдебната система, но и наложената холистична перспектива.
Също така, анализът представя и практики по граждански мониторинг върху дейността на съдилищата като важен структурен елемент на обратната връзка от страна на ползвателите на услуги и заинтересованите страни. Този елемент е извън фокуса на разгледаните два проекта на ВАС.
2
УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО НА СЪДЕБНАТА СИСТЕМА:
ДЕФИНИЦИИ И БАЗА, КРИТЕРИАЛНА РАМКА
2.1 Критериална рамка
2.1.1 База
За целите на анализа, е подготвена критериална рамка, базирана върху индикатори, очертани на база изискванията на Международната рамка за съвършенство в съдебната система – 2013, модела за организационно съвършенство EFQM (Европейската фондация за управление на качеството) и общата рамка за оценка CAF 2013, Чеклиста за насърчаване на качеството на правосъдието и съдилищата- 2008, Проекта по качеството на Апелативен съд Руваниеми- Финландия (2006) и системата “RechtspraaQ model” в Холандия,
2.1.2 Критериална рамка
Водещата идея на създаването на настоящата критериална рамка е да осигури показатели по качеството, които да могат да се използват като параметри - отправни точки за подобрение на системите за управление на качеството на база на измерване на вече постигнатото. Проектирането на тези показатели е важна част от самия проект по създаването на Модел на управление на качеството за приложение в българската съдебна система с вграден механизъм за граждански мониторинг и контрол върху представянето на съдилищата и включване на неправителствения сектор в процесите на подобрение.
Показателите са основани на актуалните стандарти за качество в правосъдната система, съобразени с водещите практики на световно ниво, и съвременните тенденции за управление на качеството. Без да имат претенция за изчерпателност, в своята съвкупност те представят обхватна критериална рамка, която да се превърне в стартова позиция за конструктивна работа по организационното развитие.
В система, толкова комплексна и сложна като съдебната, събирането на информация по отделните критерии, както и нейният анализ и оценка, се разглеждат преди всичко като импулс за по-нататъшно развитие и възможност за пренасяне на добри практики.
КРИТЕРИАЛНА РАМКА ЗА ИЗМЕРВАНЕ И ОЦЕНКА НА ПРИЛАГАНИТЕ СИСТЕМИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО И ОРГАНИЗАЦИОННАТА ЗРЯЛОСТ ПРЕЗ ПРИЗМАТА НА ОРГАНИЗАЦИОННОТО СЪВЪРШЕНСТВО | ||
Критериални области | Основни критерии/индикатори/елементи на СУК | Практики и портфолио на доказателствата |
1. Лидерство и управление | 1.1. Съдът публикува своята визия и мисия (цели), и разяснява как те са свързани с неговите основни ценности (достъпност, бързина и справедливост) 1.2. Лидерството в съда е включено активно при определяне на стандартите за срок и обслужване и преглежда съответствието на юридическото и административно изпълнение спрямо тези стандарти 1.3. Лидерството в съда приобщава заинтересованите лица- вътрешни и външни към системата за управление на качеството и дейностите по подобрение 1.4. Съдът активно информира обществеността и потребителите за своите услуги, стандарти и изпълнение, като търси обратна връзка за целите на подобрението им 1.5. Данните за ключовите аспекти от работата на съда се съхраняват и | • Разработена визия, мисия и стратегия на организациите, с участието на заинтересованите страни • Създаване на рамка на ценностите в съдебната система • Осигуряване на публичност и споделяне на визията, мисията, ценностите с всички целеви групи в съдебната система, вкл. и заинтересованите страни • Ръководство чрез личен пример, който да действа в съответствие с установените цели и ценности. • Разработване на анализ на заинтересованите страни, определяне на техните основни насто- ящи и бъдещи нужди, и планиране на основата на тези данни • Включване на политически и други заинтере- совани страни в разработването на система за управление |
публикуват 1.6. Съдът планира, преглежда периодично обратната връзка и своето изпълнение и определя областите на подобрение 1.7. Съдът и неговото ръководство насърчават култура на модернизация и иновации 1.8. Съдът и неговото ръководство насърчават въвеждането на формализирани инструменти за управление на качеството: Обща рамка за оценка CAF 2013, ISO 9001, др. | • Прилагане на принципите на Цялостното упра- влeние на качеството (TQM) и въвеждане на системи за управление/сертифициране на качеството, като CAF или EFQM, или ISO 9001 • Функционален анализ и реинжинеринг на процесите • Електронно правосъдие • Изискванията на клиентите и изискванията на приложимите нормативни актове са разбрани и се спазват постоянно • Управление на обществени поръчки • Антикорупционни мерки | |
2. Планиране и политики на съда | 2.1. Съдът притежава стратегически план, определящ неговите цели, задачи и план за подобрение 2.2. Съдът активно привлича съдиите и служителите към планирането и дейностите по решаване на проблемите 2.3. Съдът редовно преглежда плана и неговото изпълнение спрямо поставените цели 2.4. Съдът публикува правосъдните и съдебни политики в подкрепа на неговите ценности, цели и планове | • Системно събиране, анализиране и преглед на контекста посредством анализ на вътрешните и външни обстоятелства, както и на изискванията на заинтересованите страни • Развиване на мисията и визията в стратегически (дългосрочни и средносрочни) и оперативни (конкретни и краткосрочни) цели и действия, въз основа на надежден анализ на риска • Ангажиране на заинтересованите страни в раз- работването на стратегия и планиране, балансиране и приоритизиране на техните |
2.5. Съдът редовно преглежда политиките си, за да осигури тяхната постоянна адекватност | очаквания и потребности. • Ефективно вътрешно и външно комуникиране за разпространяването на приоритетите, целите, плановете и задачите • Ефективен мониторинг върху изпълнението на статегическите документи и планираните цели, преглед и ревизия, усъвършенстване на стратегическите документи | |
3. Управление на ресурсите – човешки, материални и финансови. | 3.1. Съдът управлява ресурсите си проактивно като балансира юридическото и административно натоварване със своевременно и качествено взимане на решения | • Наличие на политика за управление на човешките ресурси, основана на стратегията и плановете • Редовен анализ на нуждите от ресурси, основани на настоящите и бъдещите нужди от човешки ресурси, като се вземат предвид както нуждите и очакванията на заинтересованите страни, така и стратегията • Осигуряване на подготвен и способен човешки ресурс (т.е. назначаване, разпределение, атестация, кариерно развитие) • политики по управление на човешките ресурси в съдебната система • Оценка на нуждите от обучение • Учебна програма и лични планове за обучение • Обучителни методологии |
3.2. Съдът идентифицира потребностите от обучение на съдебния състав и ги удовлетворява | ||
3.3. Съдът осигурява системно професионално развитие за съдиите и служителите си | ||
3.4. Съдът осигурява подкрепящ правораздаването достъп до информация | ||
3.5. Съдът ефективно управлява материалните ресурси | ||
3.6. Съдебната среда е адекватна и безопасна | ||
3.7. Съдът е установил подходящ бюджетен процес и редовно наблюдава разходите |
си 3.8. Съдът осигурява обучение, подкрепа и признание за иновациите | • Оценка на ефективността от обучението • Наличие на подходяща инфраструктура и заобикаляща среда за изпълнение на процесите • наличие на ефективни системи за финансово управление и контрол • електронно правосъдие | ||
4. Основни съдопроизводство процедури | процеси, и | 4.1. Съдът осигурява разглеждане на делата при повишаващо се качество на решенията си 4.2. Съдът има система за активно управление на делата и търси начини за ефективност и ефикасност | • Вътрешни правила и нормативна рамка. Работни процедури • Заседанията са открити и прозрачни за страните • Независимост и безпристрастност на съдиите |
4.3. Съдът успешно балансира натовареността на съдиите и служителите си 4.4. Съдът поддържа ефективна система за архивиране на делата | • Улеснен достъп до правосъдие – адекватна, лесна за ползване и пълна информация за заинтересованите страни, стимулиране на алтернативно решаване на спорове – арбитраж и медиация • Ползване на безплатна правна помощ | ||
• Заседанията са открити за широката общественост | |||
• Използване на програми за превенция и програми за предотвратявена на забавянията | |||
• Използване на различни форми на производство (бързо, обикновено и смесено) | |||
• Карта на съдилищата, съобразена с националните условия и демографските фактори • Съдебните досиета и записи са пълни, точни, съхранявани при защитени условия и лесни за откриване и справка • електронна система за документооборот • електронен архив | ||
5. Наблюдение, измерване, анализ и оценка на удовлетвореността на клиента | 5.1. Съдът проучва и търси редовна обратна връзка с всички потребители на услугите му и анкетира потребителите си за тяхната удовлетвореност от процесите, процедурите и услугите, които предоставя 5.2. Съдът извършва промените, идентифицирани чрез проучвания и обратна връзка 5.3. Съдът обявява публично и редовно извършените промени в резултата на проучвания и получена обратна връзка 5.4. Съдът използва технологии и иновации за да доставя услуги с повишаващо се качество на всички потребители | • Изследвания на удовлетвореност • Анализ на удовлетвореността на клиента • Управление на жалбите и оплакванията • Фокус групи и медийни проучвания |
6. Достъпни съдебни услуги | 6.1. Съдът е установил процеси, които осигуряват достъпно правосъдие 6.2. Съдът публикува информация относно съдебните услуги и достъпа до тях 6.3. Физическият достъп до сградата на съда е улеснен 6.4. Съдът предоставя подкрепа за хората с увреждания, която осигурява лесен достъп до услугите му 6.5. Съдът провежда политика на равнопоставеност на всички потребители 6.6. Съдът предоставя информация, за да подпомогне тези, които са неравнопоставени 6.7. Съдът използва прост и ясен език, за да улесни всички потребители 6.8. Съдът е осигурил електронен достъп 6.9. Съдът използва технологии и иновации, за да подобри достъпа на всички потребители | • публикувана информация • улеснен физически достъп до съдебните зали • подходяща подкрепа за хората с увреждания • комуникационна стратегия • улеснен достъп до информация, • комуникация между съда и юристите, • комуникации с медиите • взаимносвързани електронни бази данни |
7. Обществено доверие и отговорност | 7.1. Съдът публично се отчита за своята роля и изпълнение 7.2. Съдът информира относно | • Измерване на натовареността на съдиите • Анализ на функционирането на съдебната |
съответствието на изпълнението си спрямо стандартите за срок и обслужване 7.3. Съдът осигурява разбирането на потребителите относно съдебния процес, услугите и взетите решения 7.4. Съдът има политика по жалбите и докладва относно разглеждането им 7.5. Съдът провежда редовно независим одит на разходите си | система • Оценка на качеството на правораздаването • Оценка на качеството на съдебните решения • Анализ на съдебната практика • Партньорски проверки Одити • Годишни отчетни доклади • Статистическа информация • Публичност на управленската информация |
3
УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО В СЪДЕБНАТА СИСТЕМА-
ПОСТИЖЕНИЯ И ВЪЗМОЖНОСТИ
3.1 Лидерство и управление
Съдът публикува своята визия и мисия (цели), и разяснява как те са свързани с неговите основни ценности (достъпност, бързина и справедливост)
Дания1
Формулирането на визията и ценностите на съдилищата в Дания е процес, при който се подготвя и дефинира мисията на съдилищата, на базата на интензивно участие на всички съдилища в страната. Той включва усилени консултации и обмяна на идеи, проведени семинари и ревизия на постиженията и предизвикателствата от администрацията на съдилищата.
Визия
Визията включва съдилищата на Дания да вдъхват доверие и изпълняват задачите си с най-високо ниво на качество, обслужване и ефективност. Те следва да гарантират върховенството на закона и да представляват основното място за решаване на спорове.
След приемането на мисията и основните ценности на съдилищата в Дания, започва процес на тяхното внедряване в ежедневните практики на съдилищата. Всички съдилища дефинират планове за действие, адресиращи ключови области, съгласувани ежегодно с администрацията на съдилищата.
Визията се свързва с мисията, като отделя внимание както на начина, по който се изпълняват конкретните цели, така и на организацията, създадена за това. Визията формулира в средносрочни цели и се формира от пет основни елемента:
• позицията в държавната система;
• областта;
• ценностите;
• тълкуването на задачите;
• организацията.
Последващо, всяка цел е трансформирана в редица конкретни резултати, които следва да бъдат постигнати. Резултатите също така посочват кой носи основната отговорност за реализирането им: съветът, националните срещи на ръководителите на сектори или
1 Report ENCJ Working Group Quality Management, xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx00000000.xxx, стр.17
лордовете на съдилищата. Това направлява изпълнението на заложените цели. В своите годишни планове, както Съветът, така и съдилищата трябва да посочат какво възнамеряват да направят, за да постигнат целите, и техните постижения се отчитат в годишни доклади.
Холандия2
Практиката е да се публикува тригодишна стратегическа програма, която датира от създаването на Съвет за съдебната система (Raad voor de Rechtspraak). Налични са стратегически програми от 2002г. Всички те са разработени в сравнително кратки срокове–няколко месеца, с участието на бордовете на съдилищата, външни заинтересовани страни, и са основани на резултатите от проучванията и оценки от различни комисии, например на комисията за оценка и модернизация на организацията на съда, комисията за посещение на съдилищата, др. В периода, предхождащ публикуването на стратегическите програми, Съветът демонстрира убедително желанието си за включване на максимален брой заинтересовани страни.
Мисия, визия и цели
Всяка Стратегическа Програма включва мисия, визия и редица цели. При Мисия на съдебната власт, която е една и съща за всяка програма, отделните подробности за визията могат да варират и целите могат да се различават за всяка програма. Когато Съветът започне да формулира нова програма, той оценява степента на постигане на целите от предходната програма и тези, които не са, намерат своите измерения в новата програма.3
Унгария
Националният съвет по правосъдие (НСП) изработва и приема мисия и визия за съдебната власт за периода на мандата си от шест години. НСП провежда редовен преглед на мисията и визията, които са публично заявени. 4
Португалия
Интерес представлява практиката на Върховния административен съд, изразяваща се в предприемане на структурирани действия за управление на корупционния риск, свързан с обществените поръчки. На 04.09.2008 г. е приет Закон за създаване на Съвет за превенция на корупцията, действащ като независим административен орган, работещ в сътрудничество със Сметната палата, който да развива дейност в областта на превенция
2 Report ENCJ Working Group Quality Management, xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx00000000.xxx, стр.18
4 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети,
на корупцията и свързаните с нея нарушения. Базирайки се върху насоките, изработени от Съвета, Върховният административен съд е приел План за управление на рисковете от корупция и нарушения, свързани с дейността на ВАС (Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas dos serviços do Supremo Tribunal Administrativo). Планът съдържа идентификация на рисковете и мерки за превенция на рисковете. Идентифицирани са четири риска, свързани със закупуването– покана само до един кандидат, недокладване на конфликти на интереси, участие на служители в повече от една от фазите на процеса и изпълнение на функции по доставките от служители няколко поредни години. Предвидени са условия за мониторинг и актуализация на плана.
Приложимост
По дефиниция, стратегията на организацията е трансформирането на нейната визия в (стратегически) цели. Следователно, наличието на визия, която се преглежда и актуализира периодично, според възприетия в организацията регламент на стратегическо планиране, е есенциално за създаването на нейната стратегия. Визията, макар и консултирана със заинтересованите страни, си остава присъщ елемент от съдържанието на управленския мандат на ръководството на съда. Негова функция и роля е да представи визия за развитие на организацията. Безусловно, визията е акт и необходимо условие за лидерство в организацията. Степента, в която визията е споделена с останалите организации от правосъдната система или пък отразява в по- голяма спецификата на конкретната организация е съотношение на общо и специфично. Ясно е, че заради споделените ценности, моралните и етични норми и нормативната регламентация, ценностите и мисията са в по-голяма степен носители на общото, а визията – на специфичното, за организацията. Визията е еманация на лидерството и основа на стратегията и нейното формулиране по специфичен начин за всяка организация следва да се насърчава. В този смисъл трябва да се прави ясна разлика между визия и мисия в контекста на секторна или отраслова стратегия и визия и мисия на организацията на ниво отделни съдилища. Без това разграничение да се изяви във формулировката на визията и мисията на съдилищата, няма как да се изведе и създаде адекватна организационна стратегия, независимо от предполагащата се силна връзка със стратегическите документи от по-високо йерархично ниво. Очевидна е, от цитираните по-горе европейски пректики, тенденцията ценностите, визията и мисията в стратегиите за развитие на правосъдните системи да бъдат инициатива и функция на ръководните национални органи. В този контекст, обаче, следва да се препоръчат поне две неща – първо, насърчаване участието на магистратите и съдебните служители в националния диалог, основан но споделените ценности, за формулиране на общата визия и мисия и, второ, насърчаване на ръководствата на съдилищата да формулират по специфичен начин своята визия за развитие на ръководения от тях съд, в съответствие с общите ценности и мисия на правосъдната система. Само така, при трансформиране на визията в цели, тяхната стратегия ще отрази уникалността на организацията и лидерството в нея.
Лидерството в съда
е включено активно при определяне на
стандартите за срок и обслужване и преглежда съответствието на юридическото и административно изпълнение спрямо тези стандарти
Европейската комисия публикува Информационно табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017 г.5, в което се прави сравнителен преглед на ефикасността, качеството и независимостта на правосъдните системи на държавите-членки на ЕС. Данните са представени графично – чрез диаграми и кратък коментар към тях, с препратка към източника на данните. Този подход позволява поглед върху общата картина и към мястото на всяка една от страните от ЕС, за които са постъпили днани, в нея – чрез съотношенията между стойностите на ключовите индикатори относно изпълнението в правосъдните системи на държавите-членки. Заедно с това, част от индикаторите са представени чрез стойностите си в няколко поредни години, което позволява да се откроят тенденциите и темпът на подобрение на изпълнението.
В Информационното табло за правосъдието за 2017 г. се посочва, че стандартите могат да подобрят качеството на правосъдните системи.
В графика 47 „Стандарти относно сроковете“– в челото на таблицата са Румъния, Словения и Финландия, при които са налични стандарти по отношение на „времеви рамки“,„срокове“ и „натрупани забавени дела“ за всяка област на правото (гражданско/търговско,административно или друго), в която има стандарти.
Графика 49 сочи какви мерки се използват при неспазване на стандартите относно сроковете. Начело в таблицата са Испания, Италия, Унгария, Холандия, Финландия и Швеция, за които е посочено, че се вземат следните мерки:
• доклад от неспазилия стандарта съдия,
• специално заседание относно неспазените стандарти,
• допълнителни човешки ресурси
• реорганизация на процесите на управление на съда
• временно подпомагане от специални съдии
• допълнителни финансови ресурси
• Други мерки.
Практиките в Холандия и Латвия демонстрират активна работа на съда по отношение на формиране и отчитане на стандарти- показатели за качество.
Холандия- Показатели за качество
Ежегодно Съветът за правосъдие публикува набор от индикатори, чрез които съдилищата да определят качеството на съдебните решения, продуктивността си, финансите си, организацията и развитието си. Чрез този набор от индикатори съдът
оценява и сравнява изпълнението си с това на други съдилища, а така също го представя и отчита пред политическото ръководство и обществото. Xxxxx за стойностите на индикаторите се публикуват под формата на годишен доклад. Информацията е предназначена както за съдилищата, така и за обществеността.6
Латвия: показатели за качество
В Латвия са установени показатели за качество на съдебната система и ръководство на съдилищата и предоставяне на материално техническа база: брой решения, взети от окръжен съдия; продължителност на делата –по сектори и инстанции; брой решения на първоинстанционни съдилища, отложени или отменени при обжалване. Относно администрацията на съдилищата, показателите включват: случаи на нарушения с присъди по сектори, брой работни места на съдебния персонал, брой съдии на 100000 души, брой методологически дейности- семинари и курсове за обучение. 7
Австрия
Всеки съд изготвя годишен доклад с посочване на брой приключени и висящи дела, брой съдии и административен персонал и др. Поддържа се система за мониторинг по отношение на брой входящи случаи, брой произнесени решения, брой отложени дела, продължителност на процедурите и др. Налице е система за оценка на дейността на всеки съд – Operational Information System (BIS), в рамките на която се използват периодични тестови листове (на 01.10 всяка година). Критериите, залегнали в системата, са: брой входящи случаи, продължителност на процедурите, висящи производства, продуктивност на съдиите и персонала, процент случаи обработвани от един съдия, удовлетворение на съдебния персонал, удовлетворение на клиентите, качество на работа и качество на организацията на съдилищата, разноски за съдебните производства, пропорционалност на персонала спрямо натовареността (броя случаи) и др. Разработват се одитни плановеза регулярни проверки на съдилищата на всеки 4 до 7 години.
На ниво съд не се поставят цели на изпълнението; няма специфични стандарти за качество на съдебната система като цяло и количествени цели за всеки съдия (например, брой дела приети на месечна база). Има система за мониторинг на backlogs (дела, продължили по-дълго, отколкото е предписано) и на случаи, по които няма движение през разумен период от време.8
Румъния
Върховният съвет на магистратите (Superior Council of Magistracy (SCM)) регламентира посредством ръководства различни области от дейността на съдилищата – Правилник за
6 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети , стр.18
7 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
8 CEPEJ - The functioning of judicial systems and the situation of the economy in the European Union Member States, 2013
вътрешния ред на съдилищата, оценка на професионалната дейност на съдии и прокурори, процесуални актове, използвани от съдилищата и прокуратурите, ръководства за съдебната инспекция, добри практики за сътрудничество между съдилищата, прокурорите и медиите, информационни справочници за страните в съдебния процес. Прилагането на горепосочените подзаконови актове е предмет на постаянен задълбочен мониторинг, като установените недостатъци в норметивните документи се отстраняват след ревизия и изменения. Така разработената подзаконова база е на разположение на всички ползватели и заинтересовани лица, налична на уебстраницата на Върховния съвет.
Унгария
Добър пример за системно участие на националния съвет по правосъдие в упражняването на системен подход върху управлението на качеството в съдебната власт представлява Унгария. Националният съвет формулира разпоредби относно различните аспекти на функционирането на съдилищата. Председателите на окръжните и апелативни съдилища следва да докладват редовно относно изпълнението на решенията, спуснати от НСП. 9
Приложимост
Очевидно е, че доминиращият подход в съдебните системи на страните от Европейския съюз е този, при който стандартите за срок и обслужване се формулират чрез стойности (задачи) на набори от индикатори (показатели за ефективност). Тези целени стойности (задачи) са елементи от плановите документи на съдилищата. Лидерството се изявява по отношение на тях и във фазата на планиране, но и във фазата на управление на изпълнението и подобрението. Ясно е, че в случай на несъответствие спрямо установени чрез задачи национални стандарти, в конкретиката на оперативното и стратегическо планиране и управление на изпълнението, в съдилищата следва да се решава въпроса с темпа на подобрение – начина по който ниво след ниво, достигани в конкретни срокове в рамките на плановия период, изпълнението на съда ще се приближава или дори надминава изискванията. Тук от решаващо значение е лидерството в управление на оперативното изпълнение в съответствие със стратегията на съда. Уместно е, при това, ръководствата на съдилищата в правосъдната система на България да бъдат подкрепени и снабдени с подходящите системи и инструменти за управление на стратегическото и оперативно изпълнение, каквато, очевидно, е и европейската практика.
Лидерството в съда приобщава заинтересованите лица- вътрешни и външни към системата за управление на качеството и дейностите по подобрение
9 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети,
Холандия10
Тригодишните стратегически програми от 2002 г. насам, се изработват с участието на бордовете на съдилищата, външни заинтересовани страни, като са основани на резултатите от проучванията и оценки от различни комисии, например на комисията за оценка и модернизация на организацията на съда, комисията за посещение на съдилищата, др. В периода, предхождащ публикуването на стратегическите програми, Съветът демонстрира убедително желанието си за включване на максимален брой заинтересовани страни.
Добра практика за включване на вътрешните заинтересовани страни в процесите на подобрение представлява изследването за оценка на служителите, което е инструмент на измерване, част от общата система за качество RechtspraaQ. Самите съдилища решават кога искат да извършат такова проучване, въпреки че в насоките се предвижда, че това трябва да се прави веднъж на всеки четири години. За разлика от проучването на удовлетвореността на клиентите, съдилищата не трябва да отчитат публично резултатите, а да ги използват за вътрешни корекции и превантивни мярки.
Фокус на оценката са параметрите лидерски стил, умения, развитие на експертиза и качество на изпълнението. Съдилищата използват това проучване, за да генерират системна обратна връзка от служителите относно най-важните теми, които ги засягат като организация. Повечето съдилища организират това проучване да бъде проведено от Xxxxxx, консултант, създаден от Съвета на съдебната власт и прокуратурата да подпомага съдилищата и прокуратурата за подобряване на качеството. Prisma разработва списък с основни въпроси, които да дадат възможност за сравнения между самите съдилища. В допълнение към тези основни въпроси, съдилищата също включват въпроси, свързани с тяхната конкретна организация. Prisma наблюдава изпълнението на проучването, анализира резултатите и ги представя на съда. Prisma също подпомага съдебните съвети да използват резултатите за изготвяне на планове за подобрение.
Доклад с обобщени резултати и анализ на тях се изготвя веднъж на всеки две години, като се обсъждат тенденциите в развитието на оценките на служителите.
След това Съветът използва тези обобщени резултати за формулиране на стратегическата програма.
В момента се актуализира проучването за оценка на служителите. Повечето от съдилищата желаят да подобрят съпоставимостта и да идентифицират по-добре тенденциите в оценките във времето. В същото време, съдилищата се нуждаят от инструмент, който не само предлага мерки, но и по-ясни показатели, къде и как организацията трябва да се промени.
10 Report ENCJ Working Group Quality Management, xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx00000000.xxx, стр.18
Дания
Процесите на стратегическо планиране в съдилищата в Дания се извършват в условията на интензивно участие на всички съдилища в страната. 11 Провеждат се засилени консултации и обмяна на идеи, семинари и преглед на постиженията и предизвикателствата от администрацията на съдилищата.
Приложимост
Приобщаването на заинтересованите лица – вътрешни и външни – към системата на управление на качеството и дейностите по подобрение изисква предварителен анализ. Следва да се определят тези сред заинтересованите лица, които влияят и които са повлияни в най-голяма степен от ефектите на подобрение. Сред тях следва да се определят главните заинтересовани лица. Сред главните заинтересовани лица с най- голямо влияние по отношение на областта на подобрение се търсят и партньорите на подобрението. Отношенията с тях могат или не да се формализират и чрез пактове, договори и споразумения, но при всяко положение партньорствата следва да се управляват по ефективен и ефикасен начин, в системния контекст, както показва и цитираната европейска практика.
Да се подкрепят съдилищата от правосъдната система на България с подходящи инструменти за управление на партньорствата може да се окаже добра идея, стига тези инструменти да им оставят необходимата свобода на избор. Фокусът следва да бъде върху пълно удовлетворяване на потребностите на конкретното съдилище и партньорите му, в контекста на установените партньорства, далеч от всякаква убиваща инициативата им национална уравниловка и унификация за целите на бенчмаркинга.
3.1.4
Информационното табло за правосъдието за 2017 г. в Графика 50: Стандарти за информацията относно хода на делото представя стандарти за начините, по които се информират страните, и вида информация, която те получават относно хода на делото. Латвия се намира начело на оценителната таблица –постигнати 10 точки от 12, като дава информация за сроковете на съдебните производства, за хода на делото и за забавяния. Някои държави-членки управляват система за автоматично известяване по електронна поща или SMS, при което се предоставя информация относно забавяния, времеви рамки или общия ход на делото. Други осигуряват онлайн достъп до информацията по време на делото, а трети оставят това на преценката на съдилищата.
В Графика 20 „Наличност на онлайн информация относно съдебната система за широката общественост“, Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г. отбелязва, че Белгия, България, Дания, Германия, Естония, Ирландия,
11 Report ENCJ Working Group Quality Management, xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx00000000.xxx, стр.17
Испания, Хърватия, Италия, Латвия, Литва, Унгария, Холандия, Австрия, Румъния и Швеция са държави (17 от 28), които предоставят на гражданите онлайн информация по всички, включени в анализ аспекти: информация за правната помощ, информация за компетентността на съдилищата, информация, за това как да се започне производство, информация за образуване на процесуалните разходи, целева информация за специфични групи.
Приложимост
България е сред държавите, в които е установена практика съдилищата да предоставят на гражданите онлайн информация, в т.ч.: информация за правната помощ, информация за компетентността на съдилищата, информация, за това как да се започне производство, информация за образуване на процесуалните разходи, целева информация за специфични групи. Могат да се препоръчат, обаче, допълнителни усилия в посока на това обратната връзка за целите на подобрението на правосъдните практики с източник от потребителите на услугите на съдилищата, местните общности в съдебните им райони и обществеността като цяло да става все по-ефективна и ефикасна. Тук следва да се разграничи информацията относно резултатите, разпространявана от съдилищата, и информацията за тяхното възприятие и оценка, постъпваща чрез обратната връзка с потребителите и техните общности. Съпоставката на предоставяното и постъпващото чрез тези два информационни потока е от съществено значение за планиране на дейностите по подобрение – и не само и единствено по отношение на комуникацията, но и на цялостното изпълнение на съдилищата.
Данните за ключовите аспекти от работата на съда се съхраняват и публикуват
Естония12
Анализът на съдебната практика, който се използва в Естония е иновативна и ефективна практика. Анализът на съдебната практика е процес на изучаване на съдебните решения (ако е необходимо, и на други съдебни документи) във всичките им аспекти, за да се идентифицират проблеми в унифицираното прилагане на законите от съдилищата. В хода на това изследване анализаторите установяват обхвата и естеството на проблемите, които съществуват в областта на прилагане на материални и/или процесуални норми.
Естонският анализ на съдебната практика се определя като работещ способ за повишаване ефективността на съдебната система и важен инструмент в управлението на съдилищата. Например, по време на анализа може да стане ясно, че в някои области определени видове производства отнемат значително повече време, отколкото в други. Такива констатации позволяват на управлението на съдилищата да вземат необходимите решения, за да се разпределят ресурсите по-внимателно и да се осигури подкрепа в случай на затруднение.
12 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
Изследователските теми произтичат от правната действителност: например, един съдия може да се обади на анализатор и да опише проблема, който е срещнал. Повечето теми се формират, при провеждането на национални или международни адвокатски конференции. Също така колегиите на Върховния съд често предлагат специални въпроси, които да бъдат разучени. И накрая, но не на последно място – самите анализатори често констатират проблеми, които трябва да бъдат проучени по-добре, тъй като те разглеждат по няколко съдебни решения всеки ден.
През 2006 г., анализът на съдебната практика е бил въведен като постоянна дейност във Върховния съд на Естония. От тогава са изготвени над 50 анализи, издадени са съответните сборници и са публикувани множество статии в юридически списания, както и в списания за социалните науки.13
Приложимост
Начинът, по който съдилищата съхраняват и споделят информация и знания относно съществените аспекти на тяхното изпълнение, е в най-тясна връзка с гарантирания от закона достъп до обществена информация. Потребителите на услугите на съдилищата и техните общности могат да бъдат субект на дължимото подобрение на изпълнението, в контекста на гражданското участие, тогава и само тогава, когато са титуляри на информирано мнение за него. Примерът на Естония е добър в това, че представя готовността на естонските магистрати да споделят с обществото резултатите на своя професионален анализ на изпълнението и в частност – на съдебните практики, включително и по отношение на идентифицирани проблеми. И те са насърчени да споделят дори не вече конкретни данни или информация, а своето знание за проблема, включително и на академично ниво – в специализираните юридически издания.
Съдът планира, преглежда периодично обратната връзка и своето изпълнение и определя областите на подобрение
Швеция14
Опитът на Апелативния съд на Западна Швеция е, че широкият диалог между професионалистите е важен фактор за подобряване на функционирането на съда.
Разполагайки с около 110 служители и обработвайки около 4000 случая годишно, Апелативният съд започва работа относно подобряване на вътрешния диалог между лидера на съда и съдиите и другия персонал през есента на 2003 г., Това води до предприемане на мерки за качество, въведени в началото на 2004 г.
Повече от половината от 36-те съдии и други служители на съда са интервюирани индивидуално от един от младши-съдиите, съответно обучен по техники на интервюиране. В резултат от проведените интервюта са регистрирани широк спектър от предложения за подобрение, включително практически идеи. След
13 Supreme Court of Republic of Estonia, Court Practice Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx, PhD Xxxxx Xxxx
14 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
интервюта на ръководителя на съда е взето решение, всички съдии и други служители да работят в смесени групи от шест до осем души (както съдии, така и друг персонал), за да обсъдят резултатите и формират предложения за мерки на подобрение и увеличаване на ефективността на съдилищата. Ръководителят на съда решава да приложи колкото се може повече мерки, с цел да се насърчи персоналът на съда да се ангажира с подобрението и за в бъдеще. Формиран е план за действие, който е изложен и в интернет.
В края на годината всички съдии и други съдебни служители вземат участие в оценката на изпълнените мерки и в дискусия, която води до предложения за следващата година. Седмичните срещи се оценяват като успешен формат, даващ възможност за съдиите и персонала да научат повече за работата си и да генерират нови идеи за повишаване на ефективността.
През 2005 г. диалогът се разширява в посока вклъчване на външни заинтересовани страни. Представители на адвокати и прокурори са поканени да дадат становището си за функционирането на апелативния съд и персонала. Сформирани са смесени работни групи, за да обсъдят външните виждания и да предложат мерки за подобрение. В края на втората година прокурорите и адвокатите са поканени на нова среща за оценка на предприетите мерки. Те дават много положителни отзиви за подобренията и за качеството на самия диалог.
През 2006 г. този външен диалог е стъпка напред към потребителите на съда. Взема се решение да се интервюират страните, вместо да се изпращат въпросници, тъй като опитът с последните показва ниски нива на отговор. Интервютата са проведени от двама служители на съда (административен служител и съдия), което дава възможност за първична информация. За период от две седмици са интервюирани 67 души, като резултатите от интервютата са докладвани на всички съдии и други служители на съда, поканени да ги обсъдят в смесени работни групи и да предложат предложения за подобрение. Примери за предложени мерки са:
• Изготвяне на документ с отговори на често задавани въпроси, които да се изпращат заедно с призовки, като например: как да стигнете до Апелативния съд (карта, показваща мястото на съда и как се стига до там), защо трябва да се явят на съда, специални грижи или закрила от страна на съдебния персонал, докато чакат съдебния процес;
• Изготвяне на информационна брошура, която да разказва какво се случва по време на съдебно производство ;
За да се подобри третирането на страните и свидетелите, са проведени дискусии сред съдиите за това как да се отнасяме към хората по време на съдебното производство.
Председателят на съда прави преглед на резултатите от мерките, планирани след нови интервюта с потребители в края на 2008 г. След това са предприети допълнителни мерки за подобряване на качеството на информацията за потребителите, за да могат те да разбират по-добре съдебните процедури и по този начин да получат по-добра възможност да изразят своето мнение по време на производството. През първата година от работата по подобряване на обработката на граждански дела, времето за обработка и
обявяване на решенията по граждански дела е съкратено от средно 9,0 месеца през 2005 г. до средно 7,7 месеца през 2006 г. По този показател Апелативният съд на Западна Швеция по този начин заема водеща роля сред шестте апелативни съдилища в Швеция.
Още по-ясно е подобрението при измерването на удовлетвореността на клиентите. Регистрира се значителна удовлетвореност от вътрешния диалот, както и по отношение на външния такъв.
Примерът на Апелативния съд на Западна Швеция през 2003 г. е последван от други шведски съдилища, вдъхновени да използват диалога като начин за подобряване на техните съдилища. Десет съдилища последват и разработват метода на вътрешен и външен диалог, за да подобрят своите съдилища в различни области от повишената ефективност до повишаване на професионалното качество и третиране на страните и свидетелите. Още повече съдилища са използвали външния диалог като метод за намиране на мерки за подобряване на информацията за и третиране на ползвателите на съдилищата. Проучване показва, че в края на 2013 г. над две трети от местните съдилища са имали срещи с адвокати и прокурори, с цел проучване на техните виждания за третирането и информирането на страните и свидетелите. Те също така интервюират пряко потребителите относно това как възприемат информацията и третирането от съдилищата. Външните мнения са обсъдени от съдиите и персонала, като са предложени и приложени мерки за подобряване на информираността и третирането на страните и свидетелите.
Приложимост
Предложената добра практика на Апелативния съд на Западна Швеция илюстрира как по естествен начин интензивният и целенасочен към подобрение вътрешен диалог води до осъзнаване на необходимостта от разширяването му извън границите на съдилищата
– към заинтересованите страни по същия насочен към подобрение начин. Във формалната логика на базовия за управлението на качеството PDCA-цикъл на Деминг- Шухарт този интензивен диалог изпълва със съдържание фазата на Проверката (Check), като чрез него се набира необходимата информация и знание на организацията за себе си и за своето изпълнение (Do) – с оглед последващите действия (Act) на подобрение и планирането (Plan) за нуждите на изпълнението в следващия цикъл. Цикличният характер на цялостното управление на качеството предполага периодичен преглед на изпълнението на съдилищата чрез обратна връзка на знание и иновация от постигнатите резултати към благоприятстващите постигането им фактори. Очертаването на областта на подобрение, както е видно и от добрата практика на Апелативния съд на Западна Швеция, е толкова по-точно, колкото в по-голяма степен в него са ангажирани заинтересованите страни, споделящи и ползващи се от ефектите и въздействията на ключовите резултати от изпълнението на съдилищата.
Съдът и неговото ръководство насърчават култура на модернизация и иновации
Австрия15
Администрацията на съдилищата в Австрия е задължение на президенти на четирите "Върховни апелативни съдилища" (HCA, "Oberlandesgericht") и на Министерството на Правосъдието (MJ).
От 2006 г. те организират курсове за управление на съдии и прокурори, които са готови да получат административни задължения освен своите съдебни задължения. В посочените курсове висши съдии и външни обучители преподават по интердисциплинарен начин. Курсовете траят около 18 месеца с до 8 части от два до три дни. "Обучаваните" групи се състоят от около 20 души от всички части на Австрия. Преподават се теми за личностно развитие, комуникация, всякакъв вид "меки умения" и теми, свързани с управленски въпроси.
Дания16
Лидерските умения се превръщат във фокус на програма за развитие и изграждане на капацитет: курсове, семирани и мрежи за развитие. Модулът за лидерство и управление е част от задължителната програма за обучение на младши заместник-съдии. По-късно в кариерата на младшите съдии се предлагат и широка програма за обучение насочена към лидерство и личностно развитие. На служителите, които проявяват интерес към ръководството и управлението, също се предлага широка програма за обучение, насочена към лидерство и управление. Участие в тази програма е изискване за назначаване на определени длъжности. По отношение на назначаването на президенти в окръжните съдилища, тест за оценка на ръководството и управленските умения на кандидат е част от основанието за съдебните назначения.
В допълнение, се провеждат редица семинари по лидерски умения. От 2006 г. насам председателите на окръжните съдилища, двете висши съдилища, Върховният съд и генералният директор на съдебната администрация се събират за семинари по лидерство и управление четири пъти годишно. Датската съдебна администрация предлага различни семинари за лидерство и мениджмънт за младши мениджъри и улеснява развитието и фонкционирането на редица мрежи за младши мениджъри.
Холандия17
Съдебният съвет носи пълна и пълна отговорност за качеството на съдебната система и работата на съда. Въвеждането на интегрираното управление дава импулс за развитието
15 Report ENCJ Working Group Quality Management, xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx00000000.xxx, стр.23 16 Report ENCJ Working Group Quality Management,
xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx00000000.xxx, стр.24 17 Report ENCJ Working Group Quality Management, xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx00000000.xxx, стр.24
на управлението в съдилищата. Освен това Съветът подкрепя и стимулира развитието на добро управление в рамките на съдилищата. По тази причина Съветът въвежда политика за развитие на управлението, насочена към (бъдещи) мениджъри. Програмата на Съвета на директорите на Съвета е насочена към мениджърите на съдилищата, т.е. към президентите, към секторите и оперативните директори.
Съветът се грижи за подбора и назначаването на управители. Първо, се прави централен подбор за да се въведат потенциално подходящи кандидати за местни съдебни ръководители. Съветът приема оценки на интервютата с председателите на колегиалните съвети, които се съсредоточават върху, наред с другото, развитие на тези мениджъри.
Програмите за обучение, предлагани от Съвета, са насочени да подкрепят мениджмънта и професионално развитие и се състоят от модули за специфични управленски знания и умения и коучинг. Съдържанието на тези програми се регулира редовно и фино се адаптира към промените и нуждите на конкретните съдилища. Съветът е отговорен за осигуряването на подходящ персонал за ръководните длъжности. Съветът има програма за развитие на управлението за бъдещите ръководители на сектора. Програмата е насочена към членовете на съдебната власт с управленски опит, притежаващи и амбиция за управленски постове. Допускането до програмата е възможно след подбор от комисията по допускане, състояща се от девет опитни мениджъри. Въз основа на информация от различни източници (включително оценка), те оценяват дали допускането до програмата и обединението в подготовката за длъжността председател на сектора е правилната стъпка в кариерата на кандидата в момента. Кандидатите, които завършат програмата сформират пул на бъдещи ръководители в сектора. Програмата за обучение постоянно се адаптира към променящите се нужди на съдебната система.
Латвия
Продължаващо професионално развитие по въпроси на управлението се реализира посредством формата на обмяна на опит през провежданите два пъти годишно семинари на управлението с участието на главните съдии от окръжните и областни съдилища. Темите на тези семинари включват: стратегическо развитие на съдебната система. съдебна статистика, управление на жалбите, управление на човешките ресурси, организация и подобрение на съдебните процеси.18
Приложимост
Да се насърчава креативността, инициативността и иновативността на магистратите и съдебните служители е една от основните функции и длъжности на лидерството в съда и белег за неговата зрялост. Концентрираните в съдилищата капацитет, опит и компетентност на магистрати и служители са техни главни организационни активи. Съдилищата, изградили и устойчиво поддържащи организационна култура, основана на открит диалог, обмен на мнения и идеи, насърчаваща креативността и иновативността и
18 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
признаваща приносите, добиват съществени конкурентни предимства сред сродните им в сектора. По правило те нямат проблем с подбора на качествени кадри – там е интересно да се работи и има възможности за професионално развитие, справят се с поставените задачи, работят екипно, ориентирани са към резултати и ги постигат в съществено по-висока степен, допринасяйки за по-високото качество на живот на местните общности в съдебния им район. Те разчитат модернизацията си като процес на непрекъснато подобрение, измервано чрез повишената ефективност и ефикасност на изпълнението. Накрая, но съвсем не на последно място, в съдилищата степента на удовлетвореност на магистратите и съдебните служители е по-висока.
Съдът и неговото ръководство насърчават въвеждането на
формализирани инструменти за управление на качеството: Обща рамка за оценка CAF 2013, ISO 9001, др.
Критериите за качество, вътрешният диалог чрез групите за качество и външното допитване относно изпълнението на услугите представляват ключови елементи за цялостното управление на качеството в организациите. Съвместно с редица публични администрации в цяла Европа съдебните системи на ЕС се обръщат към системи за управление на качеството (СУК) при предоставянето на услуги и управлението на ресурсите.19
Прекрасен пример за това е Литва, при която съдебната власт внедрява няколко модела на СУК, включително ISO 9001 (международен стандарт, регламентиращ изискванията към системите за управлението на качеството, популярен както в частния, така и в публичния сектор), Общата рамка за оценка и Стандарти за обслужване на клиенти. Целта е не само да се подобри качеството на работата и услугите, предоставяни от съдебната система и националната съдебна администрация, но и да се засили общественото доверие в тези институции.
Литва20
Литовското правителство приема методология относно стратегическо планиране на 6 юни 2002 г. (№ 827), според която всяка бюджетна институция трябва да има свой стратегически план, включително съдилищата, който също да е одобрен от Съдебния съвет. Целта е да се осигури защита на конституционните ценности, да се гарантира качеството и ефективността на съдебната дейност, и увеличи общественото доверие.
Въвеждането и поддържането на модели за управление на качеството в литовските съдилища и Националната съдебна администрация е свързано с дейностите в три паралелни посоки: внедряване на системи за управление на качеството (СУК), сертифицирани в съответствие с международния стандарт ISO 9001, прилагането на Общата оценка Framework (CAF) и стандарта за обслужване на клиенти (CSS).
19 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
20 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015,
xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
Системата за управление на качеството се основава на следните взаимосвързани и взаимнозависими фактори:
⮚ Наличие на ясна организационна структура.
⮚ Ясно дефинирани права и задължения на служителите
⮚ Описаните процеси на дейността на организацията са контролирани.
⮚ Ресурсите се използват рационално.
⮚ Определени са ясни средства за анализиране и управление на възникващи проблеми и несъответствия.
Прилагането на CAF преминава през следните етапи:
• идентифициране на текущото състояние;
• определяне и анализ на процесите в рамките на организацията;
• повишаване на качеството на процесите;
• и повишаване на качеството на услугата.
Стандартът за обслужване на клиенти (CSS) дефинира ясна политика за обслужване на клиенти в съдилищата и в Националната съдебна администрация. Оценката е необходима, за да се гарантира качеството на съдебната система, обслужването на клиента и доверието в съда.
Процесът по внедряване на системи за управление на качеството по стандарта ISO 9001 стартира през 2010, в пет съдилища с различен размер и компетентност (регионални съдилища в Каунас и Паневежис, регионален административен съд в Каунас и районни съдилища Паневези и Пасвали) през 2011 г. През 2012 г., всичките пет съдилища получават сертификати за съответствие спрямо изискванията на международния стандарт ISO 9001:2008. Паралелно се развива поддържаща компетентност на персонала на съдилищата. През 2014 г. се присъединяват още три съдилища (Върховния съд на Литва, Върховния административен съд и градския районен съд в Клайпеда) със сертификация през октомври 2014 г. Сформирана е и действа вътрешна група за одит на системите за управление накачеството, с представители на съдилищата и НОК.
Проектът CAF е изпълнен през 2013г.-2014г. от Върховния съд на Литва и НСА.
Стандартът за обслужване на клиенти (CSS) се изпълнява в осемте съдилища и NCA. След проведено проучване "таен клиент" – като първа стъпка в прилагането на CSS, са идентифицирани като зони за подобрение следните области: системно изследване на удовлетвореността на клиента, специализирани обучителни програми по предоставяне на услуги с фокус върху клиента, създаване на осъзнатост по отношение на стандартите за обслужване на клиенти.
След въвеждането на CSS качеството на услугата в съда се измерва периодично. Трябва да се отбележи, че проучванията на доверието в съдилищата и доказването на тяхното качество се извършват не само от съдилищата или от НОК. Националните изследвания ("Vilmorus", "Baltijos tyrimai") се извършват периодично (ежегодно или месечно), а съдиите се оценяват от други институции, напр. парламент, прокурори, полиция, църква
и др. Институционалните проучвания (съдилища и НОК) също се извършват периодично (например ежегодно), поради проекти или ad hoc.
Съгласно СУК, CAF се провеждат всяка година институционални проучвания (от 2012 г. до 2013 г.) и обхващат качеството на услугите в съдилищата, докато такива проучвания по СГС се извършват на всеки половин година след изпълнението, като първото е през 2013 г. ). Проведени са и ad hoc / периодични проучвания от Университета във Вилнюс (2012 г.) и Министерството на вътрешните работи през 2013 и 2014 г.).
Целите на изследванята са: анализ и оценка на качественото ниво на предоставяните услуги в съдилищата и НОК; елементи, които предизвикват задоволство или недоволство от предоставяните услуги и значението на такива елементи; анализ на очакванията за услуги; и заключения и препоръки относно възможните аспекти за да се постигне по-високо ниво на удовлетвореност от качеството на услугата.
Система за качество- Финландия
Разработена е система за бенчмаркинг с 6 области на оценка и 40 критерия за качество в тях, основана на опита на съдилищата от съдебния район на Апелативния съд в Рованиеми – пълно описание и представяне на модела се съдържа в раздел 4.6.
Правни разпоредби за качество и Система за качество- Холандия
Разпоредбите за качество на съдилищата обединяват управленските аспекти, както и специфичните оперативни аспекти на функционирането на съдебната система. Разпоредбите включват списък с дефинирани параметри, считани за основополагащи от съдилищата и от съвета за съдебната власт по отношение на качеството на съдебната система. Разпоредбите регламентират какво следва да се направи, без обаче да дават информация по отношение на начините, по които това може да стане. Представляват вътрешен документ за подобряване на качеството в съдилищата
Обща информация за правните разпоредби е предоставена на публичния уебсайт. Информация за напредъка по следните параметри – срокове на приключване на делата, подаване на жалби и продължаващо обучение- са част от годишните доклади за показателите, който е открит за широката общественост.21
Разработена е система за управление на качеството на правосъдието RechtspraaQ- пълно описание и представяне на модела се съдържа в раздел 4.5.
Дания
За да направи възможен бенчмаркинга и сравненията между резултатите от изпълнението на различните съдилища, съдилищата в Дания въвеждат модела CAF- Обща рамка за оценка. Първоначалното приложение е в ограничен мащаб, като основната цел е да се повиши нивото на знания за модела сред лидерите и персонала на
21 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
съда. С тази цел моделът е представен в тримесечното печатно издание на бюлетина на съдилищата на Дания, получаван от всеки служител. Освен това, председателите на съдилищата заедно с управителната група на Администрацията на съдилищата извършват самооценка. Това прави възможно систематичното измерване и документиране на всички различни дейности, които са част от управлението на качеството в съдилищата в Дания. Важна е връзката, която се прави между инструмента на самооценката и плановете за подобрение на стратегическото лидерство. Инструментът се разглежда като необходимо средство за избор на правилните стратегии за реализиране на визията за организацията.
Приложимост
Въвеждането на формализирани инструменти за цялостно управление на качеството е знак за системен подход на ръководството на съда към подобрението на изпълнението. При добрите практики на прилагане на посочените инструменти и стандарти, съдът и неговото ръководство са осъзнали, че цялостното управление на качеството не е факултативна форма на управление, още по-малко пък аксесоар или реквизит на лидерството. Цялостното управление на качеството (TQM) на организацията е самото управление на организацията. Добрите практики на управление на качеството са такива, именно защото са добри практики на цялостно управление на съдилищата с прилагане на системен подход. Привличането на доказаните в практиката инструменти и стандарти към управлението на съдилищата е резултат от осъзнаването на факта, че обективната им организационна сложност може да бъде интерпретирана успешно единствено по системен начин. Това е и основният тест за всяка система, инструмент или философия на управление – способността й да интерпретира за целите на управлението сложността, във всеки неин аспект и проява.
Приложимост на практиките в критериална част лидерство и управление в българската съдебна система
Доброто управление на организациите в българската съдебна система е постижимо с подходяща комбинация на лидерство и управление (мениджмънт) в контекста на прилаганите инструменти, модели и системи за управление. Приведените по-горе в примери добри европейски практики хвърлят светлина върху отделни аспекти на дължимото лидерство и управление, но приложимостта им в българската съдебна система е под условието за системен подход. Балансът между лидерство и управление се интерпретира от експертите по управление на качеството (Xxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxx) обвързано със степента на отвореност на организационната система. Колкото организацията е по-отворена към средата, в която оперира, колкото по-интензивен е обменът на информация и знания с нея, както и вътре в самата организация, толкова повече доброто й управление е в зависимост от изявеното лидерство. Обратно, при организации, респективно съдилища, които предпочитат да са затворени в своите рамки, удовлетворявайки минимални стандарти на изпълнение, основно през
нормативно предписаното съответствие, доминира мениджърският, вебериански22 йерархизиран модел и подход. В такива съдилища обменът на информация и знания чрез външните комуникационни канали се разглежда като неизбежност, но не и като възможност или дори осъзната необходимост. В тях, по правило, съществува проблем с интерпретирането на сложността, доколкото тя се възприема като дериват на субективно усложнение, а не като обективна реалност. Подходът е да се разчленява поелементно сложността така, щото сложните проблеми да намират прости решения. Този подход към управлението, прилаган упорито, до степен на загуба на системност, не е ефективен по отношение сложността на съдилищата и средата, в която те оперират. Съвкупността от добри практики, оказва се, не е добра практика при отсъствие на системност в подхода към подобрението. Както бе посочено по-горе, интерпретирането на сложността по системен начин е есенциално за доброто управление в съвременните условия и изисква просветено лидерство.
3.2 Планиране и политики на съда
Съдът притежава стратегически план, определящ неговите цели, задачи и план за подобрение
Латвия23
Мисията, визията, стратегията, целите и индикаторите за измерване на качеството са съдържание на общ средносрочен (3 години) стратегически документ. Бюджетното планиране е в синхрон със стратегията.
Белгия24
Мисията, визията и стратегията се разработват йерархично – по указание на Върховния съд към първоинстанционните съдилища.
Литва
Литовското правителство приема методология относно стратегическо планиране на 6 юни 2002 г. (№ 827), според която всяка бюджетна институция трябва да има своя стратегически план, включително съдилищата, който също да е одобрен от Съдебния съвет. Целта е да се осигури защита на конституционните ценности, да се гарантира качеството и ефективността на съдебната дейност, и увеличи общественото доверие.
Всички съдилища разработват своите три-годишни стратегически планове и представят плана за бюджетно планиране до министреството на финансите, и до националната съдебна администрация.25
22 От разбирането на германския юрист и социолог Xxxx Xxxxx (1864-1920) за бюрокрацията като за идеалния тип формално-рационално управление на организацията. – Бел. авт.
23 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
24 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа
Приложимост
Съдът да притежава стратегически план, определящ неговите цели и задачи е условие за добро управление от такава степен на важност, че по правило законодателят подсигурява наличието му чрез императивна норма на закона.
Разпространена практика е органите на управление на правосъдната система да провеждат политика на унификация на формата и необходимото съдържание на стратегическите документи на съдилищата, а понякога – и на процедурата по разработването им, чрез приемането и предоставянето на методологии за това. Нещо повече, чрез тези методологии се подкрепя йерархичната структура на общите и специалните стратегически документи.
В контекста на такъв подход на централизирана регламентация, от съществено значение е съотношението на общото и специфичното в съдържанието на създавания и изпълняван от конкретния съд стратегически документ. Доколкото това съдържание е предмет на нормативна регламентация, то е и проекция на два принципа – този на единство на правосъдната система и точно и еднакво прилагане на законите и този на независимостта на съдебната власт и подчинеността на магистратите единствено на закона при осъществяване на функциите им. Следователно, стратегическият план на съда трябва да притежава цялото предписано от закона съдържание и структура, но и по специфичен начин да отразява уникалното за всеки съд и за подхода и метода на управлението му. По дефиниция всеки план на подобрение е в стратегически синхрон със стратегията на съда и интегрална част от оперативния план за изпълнението й. Така той отразява специфика поне в два аспекта – първо, в синхрона с визията на ръководството на съда, върху която е развита стратегията му, и второ, в произтичащото от оценката на състоянието и изпълнението на съда дължимо подобрение. Съдържащите в него мерки, в добрите практики, са подбрани заради стратегическата си тежест и неотложност, а така също и в съответствие с предоставените и допълнително привлечени за периода на планиране ресурси. Това обяснява и защо, в практиката на Литва, например, стратегическите планове ведно с плана за бюджета на съдилищата се предоставят и на Министерство на финансите.
Съдът активно привлича съдиите и служителите към планирането и дейностите по решаване на проблемите
Холандия26
Тригодишните стратегически програми на съдилищата се разработват в сравнително кратки срокове – няколко месеца, с участието на бордовете на съдилищата, външни заинтересовани страни, и основани на резултатите от проучванията и оценки от
25 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
различни комисии, например на комисията за оценка и модернизация на организацията на съда, комисията за посещение на съдилищата, др.
Приложимост
Подходът, при който стратегическото и оперативно планиране и решаването на организационните проблеми е функция и отговорност единствено на ръководството на съда остана безвъзвратно в миналото. Съвременните подходи на планиране и управление на стратегическото и оперативното изпълнение изискват ангажираност на целите колективи – магистрати и съдебни служители – в този процес. Дори при осъществяване на изключителното си право да определи визията за развитие на съда, ръководството следва да се консултира и да насърчава участието в тези консултации на възможно най-широк кръг служители на съда. По този начин лидерската визия става споделена визия на хората в организацията. Още на този етап те следва да бъдат анагажирани като пълноценни участници. По-нататък, при трансформирането на споделената визия в организационни цели, което е същността на стратегията, този ангажимент се препотвърждава чрез активното участие на магистрати и съдебни служители в планирането. Доколкото възникващите проблеми, по правило, могат да бъдат интерпретирани като рискове, а то ще рече – като неопределеност спрямо цели, били те стратегически или оперативни, то и при оценката и управлението на тези рискове следва да се осигури ангажирано участие на хората от съда. Управлението на риска в настоящия момент, при многообразието на източници на заплахи и организационните уязвимости, все повече и повече се превръща в съществен елемент на цялостното управление на организациите и разбира се – на качеството на изпълнение. В тази посока еволюират и прилаганите инструменти за организационно съвършенство и цялостно управление на качеството. Споменатото по-горе многообразие и сложност изисква поглед от различни гледни точки за обхващане на цялата картина по системен начин, а това предполага участие от различните йерархични нива, функции и звена на съда. Добра практика би било в българската правосъдна система това участие да се стимулира чрез признаване и възнаграждаване на идващия с него принос.
Съдът редовно преглежда плана и неговото изпълнение спрямо поставените цели
Холандия27
Стратегическите планове на съдилищата включват мисия, визия и специфични формулирани цели. При стартирането на нов цикъл на стратегическо планиране, Съветът за съдебна власт прави задължителна оценка на степента, до която са постигнати целите на предходната програма, като уточнява кои цели не са постигнати. Те биват визирани от новата програма. Целите се трансформират в конкретни очаквани резултати, като се разпределят и съответните отговорности, времеви срокове и ресурси. По този начин се дава насока на изпълнението на програмата.
Словения
Правилата и критериите, използвани при оценката на работата на отделните съдии и качеството на дейността им се прилагат с цел проследяването на дейността на съда като цяло. Съдилищата изготвят доклади за дейността си на тримесечна база, оценявайки изпълнението на заложените цели в съответните статегически и оперативни документи.
Съд от по-висша инстанция може да изиска от по-нисша инстанция на своя територия информация и данни, по отношение на прилагането на уставите, проблеми при правоприлагането и др. , както и да направи преглед на работата на съда.
Председателят на съда и непосредствено поставеният в съдебната йерархия висшестоящ съд могат да упражнят административен надзор бърху работата на съдиите. В рамките на този надзор се разглеждат поверените дела, разпределени на конкретен съдия, проверяват се по отношение на съответствието на изпълнението на служебните задължения в съответствие със закона и правилника на съда, анализира се информацията и се провежда събеседване със съдията.28
Унгария
Практика в Унгария е възлагането на научни разработки от представителите на научните и изследователски среди, които да извършат външен анализ на функционирането на съдебната система. Така например, Националният съвет по правосъдие възлага подобна разработка на представители на три университета, като констатациите от доклада се използват от Съвета и от Парламентарната комисия по конституционните въпроси.29
Приложимост
Както бе посочено по-горе, в контекста на дължимото от ръководството лидерство, във формалната логика на базовия за управлението на качеството PDCA-цикъл на Деминг- Шухарт, с фазата на Проверката (Check) на своето изпълнение (Do) организацията набира необходимата информация и знание за себе си - с оглед последващите действия (Act) на подобрение и планирането (Plan) за нуждите на изпълнението в следващия цикъл. Цикличният характер на цялостното управление на качеството предполага периодичен преглед на изпълнението на съдилищата чрез обратна връзка на знание и иновация от постигнатите резултати към благоприятстващите постигането им фактори.
Добра практика, с оглед управлението на стратегическото и оперативно изпълнение на съда, е да се сформира екип за мониторинг и оценка, който да осъществява посочения преглед на плана и неговото изпълнение спрямо поставените цели . В този смисъл, цитираната практика на Словения е добър пример. Разбира се, тримесечният преглед на
28 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети, стр. 29
29 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети, стр.26
изпълнението, който се прилага в словенските съдилища, би бил съществено улеснен, ако съдилищата в България разполагат със системи за управление на оперативното изпълнение, които да проследяват текущите стойности на набор от индикатори спрямо поставените годишни задачи, стратегически цели и планирания темп на подобрение.
3.2.4 Съдът публикува правосъдните и съдебни политики в подкрепа на неговите ценности, цели и планове
Холандия
Мисията, визията и програмата представляват открита за обществеността информация. Програмата се разпространява ефективно до всички съдилища от Съвета за съдебната власт на всеки четири години и е достъпна на уебсайта (xxxxxxxxxxx.xx).
Латвия
Стратегическите насоки за развитие на съдилищата са определени в Работната стратегия на министерство на правосъдието и тази на съдебната администрация, дефиниращи средносрочните задачи, както и показателите за измерване на качеството, които следва да се съблюдават. На тази база, отделните съдилища формулират плановете си за развитие. Стратегическите документи са налични на уебстраницата на министерството на правосъдието и на тази на съдебната администрация.30
Приложимост
В правосъдната практика на България задължението съдът да публикува правосъдните и съдебни политики в подкрепа на неговите ценности, цели и планове произтича от императивни текстове на закона. Очевидно е, че никаква друга препоръка за съдебните политики на прозрачност и достъп до обществена информация, извън тази за стриктно и неотклонно спазване на закона, не може да бъде отправена. Към това може само да се добави осъзната от някои от съдилищата в страната необходимост от специална грижа за езика на тези документи и актове – той трябва да е ясен и разбираем за гражданите, които са адресати и бенефициенти на политиките за откритост, прозрачности и отчетност на съда. Прегради пред разбирането и формирането на информирано мнение, с източник от сложен, неясен и неразбираем професионален „жаргон“ са всъщност прегради пред общия ни стремеж да изградим доверие и да осигурим подкрепа за съдебната власт и развитието на българското правосъдие.
30 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
3.2.5 Съдът редовно преглежда политиките си, за осигури тяхната постоянна адекватност
Дания31
Интерес представлява връзката между визията и мисията и цялостния процес на стратегическо планиране и използваните инструменти на самооценка в съдилищата в Дания. Резултатите от прилагането на инструменти за управление на качеството се интегрират в процеса на вземане на решения и са важен аргумент за избор на правилните стратегии за реализиране на визията за организацията. В това отношение може да се говори за последователно и систематично прилагане на модела на непрекъснатото усъвършенстване в управленския контекст на съдилищата в Дания.
Приложимост
Както бе посочено по-горе, в контекста на дължимото от ръководството лидерство, във формалната логика на базовия за управлението на качеството PDCA-цикъл на Деминг- Шухарт, с фазата на Проверката (Check) на своето изпълнение (Do) организацията набира необходимата информация и знание за себе си - с оглед последващите действия (Act) на подобрение и планирането (Plan) за нуждите на изпълнението в следващия цикъл. Цикличният характер на цялостното управление на качеството предполага периодичен преглед на изпълнението на съдилищата чрез обратна връзка на знание и иновация от постигнатите резултати към благоприятстващите постигането им фактори.
Приложимост на практиките в критериална част планиране и политики на съда в българската съдебна система
Наличието на адекватна стратегия и план в управлението на стратегическото и оперативно изпълнение по системен начин са есенциални за доброто управление на организациите от българската съдебна система. Както гласи един управленски апокриф, цитиран от корифеите на управлението на стратегическото изпълнение, създателите на широко прилаганата по света, включително и в сферата на правосъдието, балансирана система от показатели за ефективност BSc, Xxxxxx и Нортън, „Стратегията без тактика е най-дългият път към победата. Тактиката без стратегия е само шум преди отстъплението“. Осмислената дългогодишна практика по прилагане на системите за управление на стратегическото изпълнение показва, че качествата на създадената стратегия са от решаващо значение при осъществяване на връзката и с планирането и изпълнението на операциите в организацията. А това поставя високи изисквания към процеса на планиране в организациите, включително и в съдилищата. Стратегии „копи-пейст“, разтоварени от всякаква подложена на анализ и оценка специфика, като основа за целеполагането, са безпредметни и безполезни. Те удовлетворяват изисквания за наличие, вероятно и за структура и съдържание, но не и за приложимост.
31 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
При цялостно управление на качеството с прилагане на известните и доказали се инструменти за организационно съвършенство, връзките със стратегията и планирането в организацията скрепяват цялата критериална система на оценка и последващо подобрение. Цялостният обхват на управление предполага цялостен обхват на организационната стратегия. Специални стратегии и планове на организацията – например, стратегия за управление на човешките и ресурси или пък комуникационна стратегия – имат стратегическа стойност само и единствено под условието на стратегическия синхрон с общата организационна стратегия на организацията. Извън нейния контекст те се свеждат до самоцелно провеждани набори от инициативи. Защото процесите, които стратегират, имат по дефиниция подкрепящ ключовите работни процеси характер, без самите те да са такива.
Управлението на организацията има цикличен характер. Включително и управлението на стратeгическото и оперативното й изпълнение. В традицията на TQM цикличният характер на управлението се отразява в PDCA-цикъла на Шухарт-Деминг. Признатите в съвременната практика на управление на стратегическото и оперативното изпълнение в организацията модели – например, разработеният от Xxxxxx и Нортън въз основа на Балансираната система от показатели за ефективност BSc, модел XPP (Execution Premium Process) – в една или друга степен са структурни инварианти на PDCA-цикъла. В тях отчетливо се проследяват фазите на планиране, изпълнение, проверка и последващо действие.
Елемент от фазата на планиране е стратегическият анализ. Стандартно, той предполага анализ на състоянието на организацията в контекста на факторите на средата, в която тя оперира. Този анализ по правило включва оценка и на резултатите постигнати при изпълнението на стратегията и плановете от предходния стратегически период.
Така необхванатите от изпълняваната стратегия аспекти на изпълнението в организацията – неоткрити или подценени през изминалия период на изпълнение – се разкриват в предхождащите разработването на стратегията за следващия стратегически период стратегически анализ и оценка. По правило те се оказват и част от областите на дължимо подобрение на организационното изпълнение.
И тук отново можем да отправим препоръка за подкрепа на българските съдилища да разработват стратегии с адекватни на потребностите им съвременни инструменти за стратегическо планиране и управление на стратегическото и оперативно изпълнение, каквито добри европейски и световни практики са налице.
3.3 Управление на ресурсите –човешки, материални и финансови
Съдът управлява ресурсите си проактивно като балансира
юридическото и административно натоварване със своевременно и качествено взимане на решения
Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г- отбелязва, че
„доброто функциониране на правосъдната система изисква наличието на достатъчни
ресурси, както и на подходящи условия в съдилищата и на добре квалифициран персонал. Дефицитът на достатъчен брой служители с необходимата квалификация и умения и достъп до текущо обучение излага на риск качеството на работата и на съдебните решения.“ В Графика 35: Брой на съдиите (на 100 000 души от населението), в дъното на оценителната таблица с относително най-нисък брой на съдиите, под и около 5 на 100 000 души от населението, се нареждат Великобритания, Ирландия, Дания. На челните места – с относително висок брой на съдиите, приблизително с над 40 на 100 000 души от населението, са Литва, Хърватия, Словения.
Германия32
Интересна практика за постигане на ефективност и ефикасност при управлението на човешките ресурси в съдебната система е системата „PEBB§Y”, която е инструмент за планиране на необходимите човешки ресурси. От 1998 г. в рамките на работни екипи от членове на всички провинциални министерства на правосъдието и няколко професионални асоциации, се провежда статистическо изследване относно „колко време е нужно на един съдия да изпълни своите задължения”. Това изследване е проведено първоначално в системата на общите съдилища, след което през 2005 разширява обхвата си, като включва и специализираните съдилища. С участието на съдебен персонал, включващ съдии, въз основа на детайлна самооценка е структурирана система от
„основни стойности” за дейността на административни, трудови, социални и финансови съдилища, които рефлектират времето, необходимо на съдиите за приключване на едно дело по определени клъстери. Например, за второинстанционните съдилища стойностите са следните: 2 100 минути – дела в областта на околната среда, 1 200 минути - дела, свързани с държавната служба, 990 минути - застрояване и устройство на територията, 790 минути – полиция и т.н. Отчитайки годишното работно време на един съдия и броя на постъпилите дела, се изчислява нуждата от работна ръка в съдилищата.33
Австрия
Управлението на човешките ресурси и финансовото управление на Съда се подпомагат от разработената единна SAP – система на федералното правителство, базирана на приложенията PM-SAP (с HR насоченост) и HV-SAP (насока финансово управление).
Приложимост
Изискването към съда да управлява ресурсите си проактивно като балансира юридическото и административно натоварване със своевременно и качествено взимане на решения предполага наличие на адекватен на сложността на системата и нейната динамика прогностичен капацитет. При ниско качество на анализа и прогнозата,
32 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
33 Association of the Councils of State and the Supreme Administrative Jurisdictions- Questionnaire for the Conference of 7 June 2010
„Preventing Backlog in Administrative Justice“
проактивното управление е ниско ефективно и ниско ефикасно. Нещо повече, отсъствието на баланс в натоварването води еднозначно до компенсиране на недостига на финансови и човешки ресурси със свръхексплоатация на последните. Социалните ефекти, вътре в организацията и извън нея, са опустошителни. Не може да се очаква високо и повишаващо се качество на правосъдието при хронична ресурсна необезпеченост. Политики на самоцелни икономии, прикрити зад фрази за оптимизация, в отсъствие на системен подход към управлението на ресурсите, са с изключително силен и дългосрочен негативен ефект. Приведените примери от Германия и Австрия еднозначно свидетелстват, че е необходим прецизен анализ и оценка, след задълбочено, отчитащо спецификите, изследване, на ресурсното осигуряване на съдилищата. В него следва да бъдат ангажирани магистрати и съдебни служители за гарантиране на честен и справедлив подход и изграждане на доверие към прилаганите стандарти и системи за управление на човешките и финансовите ресурси на правосъдието.
Съдът идентифицира потребностите от обучение на съдебния състав и ги удовлетворява
Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017 г- отбелязва, че
„обучението на съдиите е от съществено значение за допринасяне за качеството на съдебните решения, както и за предоставяните на гражданите правосъдни услуги.“ Графика 39: Задължително обучение на съдии представя данни относно обучението на съдии в широк кръг от области, включително комуникацията със страните и пресата, както и в областта на съдебните умения. Водачът Холандия е въвела задължително обучение на съдиите в следните области: начално, общо обучение на работното място, обучение на работното място за специализирани съдебни функции, обучение на работното място за управленски функции в съда, обучение на работното място за използване на компютърни устройства в съда.
В Графика 40: Съдии, участващи в дейности по продължаващо обучение по право на ЕС или право на друга държава членка* (като процент от общия брой на съдиите) Водачът Естония е със 130% –някои участници са се включили в повече от една дейност по обучение. Следвана е от Малта –100%, Словения- над 80%, Латвия- над 60%.
В Графика 41: Дял на продължаващото обучение на съдии по различни видове умения (като процент от общия брой на съдиите, участващи в обучение) се наблюдават разнообразни тенденции. Обучение по съдебни умения се наблюдава в Гърция, Хърватия и Швеция –100% дял. Фокус върху обучението по управление на съдилищата е наличен в България и Белгия - 70% дял. Преобладаващи обучения по съдебна етика са регистрирани в Румъния, Словакия, Латвия. Обучения по ИТ умения заемат значителен дял от продължаващото обучение във Финландия, Унгария, Испания, Ирландия, Германия.
В Графика 42: Наличие на обучения за съдии относно комуникацията със страните по делата и с медиите, Чехия, Дания, Германия, Испания, Италия, Литва, Латвия, Унгария, Холандия, Австрия, Португалия, Румъния, Швеция, Финландия и Словения заемат място в горния край на таблицата, като се отбелязва наличие на начално и
текущо обучение за комуникация със страните по делата и начално и текущо обучение по комуникация с широката общественост.
Латвия34
Администрацията на съда на Република Латвия отговаря за планирането и предоставянето на първоначално и непрекъснато обучение за съдии и съдебни служители. Както при първоначалното обучение, непрекъснатото обучение се осъществява от латвийския център за съдебно обучение (LJTC), основан през 1995 г. като организация с нестопанска цел с цел осигуряване на непрекъснато юридическо образование за укрепване на съда и да допринесе за развитието на общо пространство на правосъдие в Европейския съюз.
През 2005, е създаден Съветът на LJTC, който е по- висш консултативен орган със следните функции:
• одобрява годишни стратегии, работни планове и годишни доклади;
• наблюдава финансовите разходи;
• назначава и освобождава бxxxx;
• одобрява състава на работната група по разработване на учебни планове и други институции, участващи в работата на фондацията. Работната група за разработване на учебни планове (CDWG) отговаря за развитието и подобряването програми за обучение на съдии и съдебни служители въз основа на информация, получена от оценка на програмите за обучение. Администрацията на съда взема окончателното решение за одобрението на програмата, създадена от CDWG. LJTC не притежава обучители на пълно работно време или на непълен работен ден. Обучители и курсове се предоставят от съдии, адвокати, експерти и специалисти с призната квалификация тяхната област.
По време на своята кариера съдиите могат да участват в общите дейности за обучение на работното място през цялата година. Въпреки че не е задължителна по закон, тя се насърчава силно. Има някои общи семинари, на които съдиите са длъжни да присъстват (като например законодателна реформа, въпроси на интерпретацията, прилагането на международното право, правните норми и комуникационните умения). Обучението е задължително и за определени административни длъжности (например главни съдии).
Съдиите имат право да присъстват на минималния брой дни за обучение в LJTC, както и други курсове за обучение, предлагани от Министерството на правосъдието, Съдебната администрация или други организации.
Също така се подкрепя участието на съдии в международни програми за обучение, конференции и семинари.
Сътрудничество – Дания
Създаването и участието в мрежи на служители със сходни отговорности се насърчава и подкрепя, редовно се провеждат семинари, срещи и др. Инициативата идва от различни нива и структури, включително и организирани от Съдебната администрация, от местните съдилища, както и от синдикатите.
Холандия- Учебен център за магистрати и продължаващо обучение35
Учебно- изследователският център за магистрати- SSR предлага начално обучение на магистрати- съдии и прокурори, както и на служители и технически персонал в съдебната система. В обхвата на учебната програма са както курсове по правна материя, така и специализирани курсове с управленска насоченост. Всички те са налични на уебсайта на организацията, като се разпространяват и посредством презентации, доклади, информационни брошури и др. Ресурсите на центъра са ползват от съдилищата в Холандия.
Интересна практика в Холандия е наличието на национален стандарт за продължаващо обучение. Тази практика се прилага от 2009 г. и включва 30 часа годишно. Този хорариум може да се постигне чрез посещение на правни курсове, както и на такива за придобиване на умения. Общата информация за този стандарт – 30 часово обучение за всеки съдия и всеки съдебен служител- е предоставена в уебсайта, като съответствието със стандарта се оценява на годишна база посредством събеседване на лицето с прекия ръководител. Отделно, ежегодно съдилищата докладват на Съвета на съдебната власт за постигнатите резултати по отношение на изпълнението на стандарта. Информацията влиза в годишния доклад за показателите и по този начин става обществено достъпна.36
Унгария37
Високото качество на правораздаването предполага, че всички участници- и особено съдиите трябва да бъдат в състояние да изпълнят изискванията на своята професия и позиция. Първото и вероятно най- важното ниво на селекцията е набирането на нови съдии, които в практика означава изборът на най-добрите и най-подходящите кандидати сред голям брой от тях.
Тези лица работят като съдия-стажант най-малко три години. В същото време те се подготвят сами за бъдещата си професия в рамките на централизирано обучение. Изискванията, критериите и методите за избор на бъдещи съдии определят качеството на професионалното ниво на съдиите. В допълнение към професионалните знания на високо ниво, съдиите трябва да притежават адекватни комуникационни умения, откритост, разумна преценка и способност за изключване предразсъдъци по време на ежедневната им работа.
35 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
36 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
Постигането на тези цели предполага обективни критерии в прозрачен процес. Централизираното вписване на изпита за стажанти съдии (конкурсен изпит) обслужва тази цел. Успешният конкурсен изпит, задължителният стаж и обучение, както и квалификационен изпит не водят до автоматично назначаване като съдия.
Назначаването на съдия следва да бъде резултат от процедура за подбор, а не само от официално назначаване. В този процес, независимото професионално мнение на съдебната власт трябва да играе роля. Професионалната кариера на съдиите трябва да се основава на обективни критерии като професионалното ниво, професионални знания, основани на непрекъснато обучение, ефективна работа, следдипломна квалификация и безпристрастност.
Приложимост
Практиките на организиране и провеждане на обученията на магистратите и служителите спрямо установени, но и преглеждани периодично и актуализирани, национални стандарти, посочени за Холандия, са безспорно добри и си струва да бъдат взаимствани. Както и в целия публичен сектор, така и в областта на правосъдието, обаче, целенасочено трябва да се подкрепят и насърчават обучения, ориентирани към потребностите на магистратите и съдебните служители в отделните съдилища, буквално по тяхна поръчка. Това предполага подобряване на системата за оценка на потребностите от обучение и следване на обучителна политика за стриктно съответствие на предлаганите обучения с идентифицираните и заявени потребности. Това от една страна.
От друга страна, плановете за обучение на национално ниво, на ниво на отдлените съдилища, както и индивидуалните планове за обучение на магистратите и съдебните служители трябва да са в стратегически и оперативен синхрон със стратегията и оперативното изпълнение в организациите. За да бъде подкрепано с необходимите ресурси, всяко едно провеждано обучение, трябва да бъде със стратегическа обосновка до степен да обвързва придобитите в резултат от него компетентности – знания, умения, нагласи – с конкретния принос на обучавания към постигането на определена поставена пред организацията стратегическа цел. Това се постига, както посочихме, още на ниво планиране – чрез синхрона на личния план за обучение със стратегията и оперативния план на организацията. Така, дори при хронически недостиг на ресурси за подкрепа на обучението, реализираното обучение ще е стратегически ефективно и ефикасно.
Категорично трябва да се насърчи и практика в съгласие с тази на Латвия, при която за обучение на място се използва обучителния капацитет на опитните и доказали се в професията си магистрати и съдебни служители. Този принос следва да се признава и насърчава по системен начин от ръководството на съда.
Добра практика е политиките и плановете за обучение да се консултират със съсловни и професионални организации на магистратите и съдебните служители. Следва да се насърчава провеждането в техните среди на независими проучвания относно потребностите и удовлетвореността на магистрати и служители от провежданите обучения. Доколкото такива проучвания са задължителни за предоставящите обучение организации, а като добра практика – и в отделните съдилища, като елемент въобще от
проучване на потребности и удовлетвореност на магистрати и служители, то би било полезно резултатите от тях да се съпоставят и анализират с оглед дължимото непрекъснато подобрение на системата за обучение в сектор правосъдие.
Съдът осигурява системно професионално развитие за съдиите и служителите си
Дания - Оценка на служителите
Оценката на служителите, с изключение на съдиите, се осъществява с провеждане на ежегодни продължителни срещи с непосредствените ръководители, на които се обсъжда и кариерното им развитие. Интервютата фокусират както върху оценка за изминалия период, така и върху възможностите за развитие, в частност потребности от обучение, кариерни планове в системата на съдилищата или извън нея.
Унгария
Оценка на изпълнението на служителите от страна на председателите на съда се извършва три години след първо назначаване и шест години след първа оценка. Извънредните оценки се извършват във връзка с кариерното развитие. Тези извънредни оценки се извършват преди назначаването на стажант-съдия в съдебен секретар; при подаване на жалба за съдия като секретар на съда; преди назначаването на съдебен ръководител за неопределен срок.
Целта на оценката е да се оценява безпристрастно работата на съдебен служител, за да регистрира неговите познания, способности и личност във връзка с работата. Тази оценка следва да подпомага професионалното развитие. В оценката могат да бъдат включени само обосновани твърдения. Съдебният служител трябва да бъде информиран за писмения доклад от оценката. Прекият ръководител на служителя присъства при представянето на доклада за оценка. Съдебният служител има право да прави писмени забележки по съдържанието на доклада. В случай на нереалистични изявления или такива, които нарушават неговите лични права, съдебният служител има право да започне съдебна процедура, ако оценителят не коригира доклада за 15 дни.
Писменият доклад съдържа оценката на професионалните познания на съдиите, точност, усърдие, писмена и устна изразителност. В случай на оценка на съдебен ръководител, се оценява също така качеството на работата на отдела под ръководството му .38
Румъния39
Системата за измерване на качеството на съдебната система се реализира посредством периодични индивидуални оценки на съдиите и редовни инспекции върху работата на съдебните институции и отделните магистрати.
38 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
39 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
Периодичната индивидуална оценка се извършва на тригодишен период и се базира върху пет индикатора: ефективност, качество на извършваната работа, почтеност, продължаващо професионално обучение и изпълнение на управленски функции- съответно за лица на ръководни позиции. За всеки индикатор са разработени съответните инструменти за измерване. Процедурата по оценяването не е открита за широката общественост.
Литва
Постоянната комисия за атестация на съдиите извършва периодична и извънредна атестация на дейността на съдиите, като първата периодична атестация се провежда три години след назначаването, а последващо пет години след първоначалната атестация.
Извънредната атестация на дейността на съдиите се провежда в случай на решение за повишение на съдия или назначаването му за нов мандат, по искане на самия съдия или когато са установено допуснати от съдията слабости повече от два пъти при процедурата на контрол върху административната дейност.
Приложимост
За да осигурява професионално развитие за съдиите и служителите си по системен начин, съдът следва да цени и интерпретира това им развитие в контекста на организационното развитие. Човешкият капитал е основният капитал, на който разчита съдът при изпълнение на възложените му обществени функции. Да се установи стратегически синхрон между индивидуалното професионално развитие на магистрати и съдебни служители и институционалното развитие на съда е основна задача на неговото ръководство.
Приведените по-горе пректики са изключително в полето на оценка на индивидуалното изпълнение. Стратегическият синхрон изисква тази оценка да се основава на приноса на отделния магистрат и съдебен служител към организационното изпълнение и придвижването на организацията, а и на звеното и екипът, към който принадлежи, към поставените стратегически цели и стандарти на изпълнение. Така всяка следваща оценка ще отбелязва ниво на индивидуалното развитие на магистрата или съдебния служител, но и етап от развитието на съда и подобрението на негвото изпълнение.
3.3.4 Съдебната среда е адекватна и безопасна
Унгария
Предоставянето на подходяща материална и инфраструктурна рамка на съдебната система е от голямо значение. Тук се включват изискванията за съдебните сгради- които служат като точки за контакт между съдебната система и обществото, тяхното функциониране и инфраструктурата. Добре организираните, безопасни, модерни и ефективни сгради служат не само на служителите, но и на обществеността.
Приложимост
Тенденцията на съвременната администрация е инсталирането и функционирането на модерни информационни технологии. Това е в тясна връзка с връзките между съдилищата и обществеността, разширяването на информацията за обществото и достъпността на съдебните решения.
Добро развитие на практиката от Унгария на регламентиране на изисквания към съдебната среда е да се установят минимални стандарти на адекватност и безопасност. Включително и особено - по отношение на информационните и комуникационни технологии и системи. Постигането на тези стандарти следва да е съдържание на национална инвестиционна програма, не на инцидентни усилия, проекти или инициативи и импровизации. Еднаквото прилагане на закона в съществено отлични условия може да се окаже компрометирано чрез възприятието на потребителите на съдебните услуги, както и на работещите в съдилищата магистрати и съдебни служители. Това прави щото управлението на материалните ресурси в посока на адекватна и безопасна съдебна среда да е задача с висок приоритет на изпълнение.
Съдът е установил подходящ бюджетен процес и редовно наблюдава разходите си
Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017 г- по отношение на финансовите ресурси за системата показва бюджетът, действително усвоен от съдилищата, най-напред на глава от населението (графика 32) и след това като дял от брутния вътрешен продукт (графика 33). Литва, Великобритания, Германия, Ирландия са сред държавите с най-високи общи разходи на сектор Държавно управление за съдилищата (в EUR на глава от населението). Като процент от брутния вътрешен продукт на глава от населението, обаче България е на челно място със съществена преднина пред последващите я държави –0.65- България, 0.5- Полша на второ място. В дъното на таблицата, с най-ниски проценти са Кипър-0.12%, Дания- около 0.17%, Естония- с около 0.2%). Прави впечатление картата за разпределение на финансовите ресурси за съдебната система (графика 34). Франция определя ресурсите най-комплексно, съответно на база на критерии, определени от съдебната власт, критерии, определени от изпълнителната власт, реализирани исторически разходи, брой на взетите предвид решени дела, брой на взетите предвид новозаведени дела, потребности, искания на съдилищата.
Приложимост
Финансовото управление и контрол в публичния сектор е една от най-подробно регламентираните дейности в него. И въпреки това, практиката на справедливо, прозрачно и отговорно разпределение на финансовите ресурси се нуждане от съществено подобрение. И отново тук рещаващ е стратегическият синхрон. Финансовото управление и контрол няма за цел удобството на отчета и контрола, осъществяван от финансиращите и контролните органи. То има за цел да обезпечи с
необходимия ресурс постигането на поставените стратегически и оперативни цели. Недофинансирането и лошото определяне и разпределяне на ресурсите невъзстановимо компрометира стратегическото изпълнение до степен на ревизия на поставените стратегически цели. Стратегическият финансов анализ се нуждае от съществено подобрение по причина на хроническото несъответствие на поставените цели и финансовото осигуряване на изпълнението им. Това не е тривиална задача. Без всякакво съмнение, това е задача с комплексен характер, както и цитираната практика на Франция показва. За решаването и трябва да се осигури специфичен аналитичен и прогностичен капацитет.
Приложимост на практиките в критериална част управление на ресурсите в българската съдебна система
Ресурсите, с които разполага българската съдебна система, както и всяка друга система в публичния сектор на страната, са ограничени по дефиниция и освен това – най-често недостатъчни. Недостигът на ресурси, по правило, както и в други публични системи, се компенсира чрез свръхексплоатация на човешките ресурси (на магистратите и съдебните служители в българските съдилища) поради тяхната най-висока адаптивност. Това е наследство от авторитарните методи на управление на човешките ресурси в миналото. Неблагоприятните ефекти са нелинейни. И малки грешки в материалното обезпечаване водят до съществено неблагоприятни последици за човешките ресурси в системата, когато те са на предела на силите си. И така човешкият фактор се извежда на границите на способността си за адаптация. Което винаги води до промяна на поведение, на организационото поведение – сложната адаптивна система, каквато е организацията, се адаптира към наложените и ограничения. Последиците от тази и адаптация да са позитивни за обществото и да запазват или дори да увеличават способността и да създава стойност за него, е пожелание или обща наша надежда, но съвсем не правило и гарантиран резултат. Изведена на тази граница, системата равновероятно може да еволюира в позитивна, но и в негативна посока. Това се нарича точка на бифуркация. Факторите, които я извеждат към това състояние трябва да се познават, изследват и по възможност – контролират. С оглед възможните последствия. Защото именно тук системата изявява по най-радикален начин главната си системна характеристика – сложността си. Като се адаптира, самоорганизирайки се в целостта си, или като се саморазруши, разпадайки се на елементи с по-висока степен на адаптивност към ограниченията. В процеса на адаптация към неблагоприятната среда тези елементи
– звена, нива, обособяващи се формални и неформални структури, обслужващи определени функции - са в конкуренция за достъп до ограничените ресурси. Това може да доведе до възникване на остри локални конфликти вътре в системата, с потенциал за бърза ескалация до глобални системни кризи. В добрия случай такива кризи водят до разтоварване на натрупаното, по тези или други, комплексни, причини, вътрешно напрежение в системата, водейки я до ново, по-стабилно състояние. Но това развитие на кризата съвсем не е единствено възможното. Възможно е също, през каскада от кризи, системата за дълго време да не е в състояние да обслужи обществената си функция. Xxxxx води до тежка ерозия на общественото доверие и подкрепа към нея.
И така, препоръката, която следва да се отправи към управлението на ресурсите в българската съдебна система, е то да става именно в системен контекст, с оценка на системната му стойност. Това предполага знание за нелинейността на ефектите на ресурсното осигуряване. За способността му да извежда системата в качествено различно системно състояние – било то устойчиво или не. Нормативната разпоредба възлага на Висшият съдебен съвет да организира изграждането и да осигурява функционирането на система за финансово управление и контрол в органите на съдебната власт и вътрешния одит при усвояването и администрирането на бюджетните ресурси (чл.367 ЗСВ). Вътрешният одит се осъществява чрез изпълнение на конкретни одитни ангажименти за даване на увереност или консултиране (чл.6 ЗВОПС). Доколкото при тези одитни ангажименти инициативата е или на ръководителя на вътрешния одит или на ръководителя на организацията, а целта и обхватът на ангажимента се определят в диалог между тях, то препоръката за включването на темата за системния подход към управлението на ресурсите в съдебната система следва да се адресира към всеки от тях.
3.4 Основни процеси, съдопроизводство и процедури
Съдът осигурява разглеждане на делата при повишаващо се качество на решенията си
Натовареност и време за обработване на делата- Дания
Времето за обработване на делата се установява съвместно от представители на районните съдилищата и съдебната администрация. Достигнатото време за процедиране се обявява в годишните доклади, заедно с данни за продуктивността на съда – на магистратите и съдебните служители. Производителността се измерва като се сравни броят решени случаи с броя еквивалентни случаи за цялото време. Данните постъпват от статистическите отдели на Съдебната администрация. Върховният съд си поставя независимо цели по отношение на продължителността, които следва. Съдебната администрация публикува данни за постъпилите и решените дела на всеки шест месеца.40
Усъвършенстване на работните процедури- Холандия41
Съветът по правосъдие публикува средно време за 33 типа процедури в различните съдилища. Продължителността на 27 процедури се установява като индикатор за отделните съдилища. Годишни доклади отчитат изпълнението по индикаторите. Съветът по правосъдие сключва споразумения с отделните съдилища относно подобрението на изпълнението и постигането на стандарти за време. Прогресът в посока намаляване на времето за съдопроизводство се обявява чрез публикуване в годишния доклад.
40 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
41 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
Мерки против забавяне на делата- Австрия
Поддържа се база данни относно продължителността на делата, като отделните етапи по хода на делото се отразяват и регистрират в електронна система с използване на информационни технологии.
Съвместен комитет по работните процедури- Дания42
Съдебните процедури се оптимизират под надзора на съвместен комитет, с участието на полицията, адвокатурата, магистратите, медико-правния съвет и др. Комитетът създава от състава си и работни групи за решаване на специфични проблеми. Представяне на съвместния комитет и неговата работа е налична на уебстраницата на датските съдилища, която съдържа и връзка към конкретни инициативи, предприети от комитета.
Срокове за приключване на делата и работни процедури- Унгария
Председателите на съдилищата редовно докладват на Националния съвет по правосъдие броя и вида на делата, които са отворени повече от две години. Всяка от страните в процеса може да внесе оплакване за забавено съдопроизводство. Докладва се намаляване на броя висящи дела.43
Литва
Списък с делата, проточили се повече от една година, се адресира до Националната съдебна администрация, висшия административен контролен орган и до Съдебния съвет, по негово искане. Националната съдебна администрация обобщава причините за закъсненията и изпраща анализа и заключенията си до Съдебния съвет.
Приложимост
За разлика от административното обслужване на потребителите на услугите му, когато съдът правораздава, връзката между бързина и качество не е тъй еднозначна. Ясно е, че ако при административното обслужване традиционно бързината, срокът на изпълнение на услугата, е първостепенен критерий за качество, който формира и удовлетвореността на потребителя по възприятие, то при делата съществен е изходът на делото, а и качеството на постановения акт на съда. Балансът е необходимо условие. За да се установи той, трябва прилаганата от всяко отделно съдилище организация на правораздаване да бъде преглеждана и подобрявана периодично – със задължителното участие на магистратите и съдебните служители. Разбира се, практики на консултиране с по-широк кръг от заинтересовани лица, каквато е тази от Дания, следва да бъдат
42 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
43 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети ,стр. 18
прилагани и у нас. Всъщност, те се прилагат и в момента в част от съдилищата и просто трябва да се обобщи и систематизира техния опит в нашите условия, като се извлече полезното от него и се разпространи чрез практиките на сродните на тях.
Прилагането на електронни системи за проследяване на хода на делата, включително и на уеб базирани, с достъп на страните по тях, категорично следва да се насърчава. Разбира се, отново от решаващо значение ще са инвестираните в тях ресурси.
Съдът има система за активно управление на делата и търси начини за ефективност и ефикасност
Навременното постановяване на съдебните решения е от съществено значение, за да се гарантира гладкото функциониране на правосъдната система. Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017 г. разглежда следните показатели за ефикасност на производствата:
• продължителност на производствата (необходимо време за разглеждане на висящите дела),
• дял на приключените производства (съотношението между броя на решените дела и броя на новозаведените дела) и
• брой висящи дела (които в края на годината остава да бъдат разгледани).
Продължителността на производствата изразява изчисленото време (в дни), необходимо за решаване на делото от съда, т.е. времето, което е било нужно на съда да вземе решение на първа инстанция. Показателят „необходимо време за разглеждане на висящите дела“ съответства на броя на нерешените дела, разделен на броя на решените дела в края на годината и умножен по 365 дни.
Цитираните по-долу графики от Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017 г се отнасят до първоинстанционни производства, като във всички тях се сравняват, когато са налични, данни за 2010 г. с данни за 2012 г., 2013 г. 2014 г. и 2015г.
В Графика 4 „Време, необходимо за решаване на граждански, търговски, административни и други дела“ измерваща времето за решаване на дела на първа инстанция в дни, Дания, Естония, Австрия, Полша, Унгария и Литва заемат места в челото на таблицата (под 200 дни). В Португалия, Кипър и Малта например, които са в дъното на таблицата, такива дела отнемат между 800 и малко над 1 000 дни. Резултатите са аналогични на тези, измерени в предходни години.
В Графика 6 „Време, необходимо за решаване на административни дела“, (на първа
инстанция/в дни), Словения, Швеция, Естония, България, Полша, Холандия заемат място в челото на таблицата–приблизително под 200 дни. В Гърция, Малта и Кипър например тези дела отнемат около и над 1000 дни за 2015г.
Дял на приключените производства
В Графика 7 Дял на решени граждански, търговски, административни и други дела, указваща дела на решените граждански, търговски административни и други дела на първа инстанция/в % (стойностите над 100 % показват, че броят на решените дела е по-голям от този на новозаведените дела, а стойностите под 100 % показват, че броят на решените дела е по-малък от този на новозаведените), Естония води с около 140%, следвана от Полща с малко над 120%, Италия с около 115%. По-голямата част от държавите членки, имат стойности около 100%.
Аналогична е ситуацията относно Графика 9 „Дял на решени административни дела на първа инстанция/в %“, Открояват се Малта –400%, Гърция- над 150%, Италия- 150% за 2015 г.
Висящи дела
В Графика 10 „Брой на граждански, търговски, административни и други висящи дела (на първа инстанция/на 100 жители)“ начело са Швеция и България – приблизително около 1. За сравнение, в Полша индексът е 12, за Словения – 9 през 2015г.
В Графика 12: „Брой на висящи административни дела“ (на първа инстанция/на
100 жители) начело са Литва, Унгария, Латвия, Словения, Полша, Естония, Чехия, Малта, Балгария са начело на тоблицата ( с малък брой висящи дела)- показател под и около 0.1. За сравнение, Гърция има показател около 2.5.
Информационното табло посочва, че „Макар че се отчита цялостна стабилност в категорията „всички дела“ (графика 10), налице са очевидни подобрения както по отношение на висящите спорни граждански и търговски дела (графика 11), така и по отношение на административните дела (графика 12). Въпреки тези подобрения обаче равнището на висящите дела остава високо в редица държави членки.“
В раздел „3.1.2. Ефикасност в специфични области“ се отбелязва следното:
В Графика 14: Електронни комуникации: Средна продължителност на делата за съдебен контрол* (първа инстанция/в дни), Дания, Унгария, Румъния, Словения са в началото на таблицата, докладвайки под и около 200 дни, като за Чехия тази стойност е около 1100 дни, за Кипър и Гърция около 700 дни.
В Графика 16: Защита на потребителите: Средна продължителност на съдебния контрол* (първа инстанция/в дни), Естония, Португалия, Унгария са в началото на таблицата, докладвайки под 200 дни, като за Франция тази стойност е около 800 дни, за Италия около 700 дни.
В Графика 19: Изпиране на пари: Средна продължителност на съдебните дела* (първа
инстанция/в дни), България е начело на таблицата, докладвайки малко под 200 дни, следвана от Чехия, Естония, Ирландия, като за Унгария тази стойност е около 1100 дни, за Латвия около 800 дни, за 2015г.
Препроектиране на процесите
Подобно на техните колеги в останалите сфери на публичния сектор, съдебната система става все по-често обект на търсене на творчески решения, с цел административните процеси да станат по-ефективни, както и по-ориентирани към потребителите. ИКТ играят важна и често централна роля в историята на модернизацията, но административното опростяване и реорганизацията на процесите е междинна стъпка към електронното правосъдие и понякога сама по себе си цел, която осигурява време и време намаляване на разходите. Някои съдебни органи са използвали резултатите от измерване на изпълнението, за да инициират съществени промени в системите и процедурите. Самооценката може да бъде катализатор за споделяне на добри практики сред съдебните система на държавите-членки, като например примера на финансирания от XXX "Xxxxxxxxxxxxxxx на най - добрите практики в съдебните служби в Италия ", който беше използван от Съда в Монца, за да подтикне към модернизация, която препроектира процесите и използва максимално цифровизацията. Резултатът е както по- голяма ефективност, така и услуга, фокусирана изключително върху интересите на гражданите, надхвърляща изградените административни граници.44
Усъвършенстване на работните процедури- Унгария
Председателите на съдилища редовно докладват на Националния съвет по правосъдие за забавените дела – особено за тези, забавени над две години. Прилагат се стандарти за продължителност, за чието изпълнение се проследява.
Съвместен комитет по работните процедури- Дания
Комитети по работните процедури включват представители на полицията, адвокатурата, съдиите, медико-социалния съвет и др. Работата на комитетите е прозрачна, докладите им по определени въпроси се публикуват и обсъждат. Основната задача, която си поставят е оптимизация на работните процеси и процедури.
Приложимост
Съдът, разбира се, и в българската правосъдна система разполага със система за активно управление на делата. Въпросът е в това да се търсят начини за подобрението и – за повишаване на ефективността и ефикасността и. Няма как това да се случи без периодичен анализ и оценка на резултатите и ефектите от прилагането на системите за управление на делата в съдилищата. На този си етап на развитие те са още далеч от това да се възприемат като даденост и да се търси устойчивост на прилагането им. Безспорно, налице е и необходимост и възможност за подобрение е тя следва да се търси възможно най-активно с ангажиране на потребителите и администраторите на системите – при оптимизацията на работните процеси и процедури и опростяването им.
44 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
Съдът успешно балансира натовареността на съдиите и служителите си
Дания45
Важна стъпка, за да се превърне визията на датските съдилища в реалност, е да се осигури разумно време за обработка на делата в сравнение с постижимите очаквания.
Вследствие на това датската съдебна администрация, заедно с председателите на всички съдилища, планира цели относно времето за обработване на делата. Дали целта се изпълнява зависи от постигнатите проценти, напр. 80% от случаите, решени в рамките на посочения период от време. Преди съставянето на целите са предприемани редица анализи, за да се гарантира реалистични и амбициозни цели.
През годините 2008, 2009 и 2010 г. са определени редица цели на тригодишна основа целите на 2008 г. и 2009 г. са второстепенни цели, а тези за 2010 г. са дългосрочни. Освен това, някои от целите са "задължителни" в смисъл, че има правителствено или Парламентарно решение, определящо целите на времето за обработка на случаите при тежко насилие случаи и случаи на изнасилване.
Датската съдебна администрация е разработила управленска информационна система, т.нар Startpakke, което дава възможност на отделните съдилища - и на отделите в тях - да следят постигането на целите на текуща основа. Същевременно може да бъде проследявано движението на делото. Информационната система е изградена така, че отделният съд да може да поръчва предварително определени статистически отчети и въвежда някои от данните от тези отчети в управленската информационна система.
Освен това Xxxxxxxxxx, датската съдебна администрация, съставя така наречената Embedsregnskab (годишен доклад за всеки съд) в сътрудничество с отделните съдилища всяка година.
В този годишен отчет, който не включва бюджетни и икономически данни, се наблюдават броят на решените дела (дейности на годината), времето за обработка на случая на годината и броя на финализираните, претеглени случаи спрямо броя персонал (производителност). Освен това е възможно да се види делът на ресурсите на съда, използвани за управление и администрация. Тук идеята е да се постигне оптималното съотношение на управлението и администрацията, за да поддържат възможно най- доброто качество и решаване на делата.
В предговора на годишния доклад отделното ръководство на съда може да опише развитие през последната година и причините за това. След това годишните отчети се публикуват на интранет сайт на датската съдебна администрация, така че отделните съдилища да имат възможност за сравнение. От 2008 г. годишният доклад се публикува на уебсайтовете на съдилищата, така че обществеността да има възможност да следва съответното развитие.
Бенчмаркингът е важна цел на системата от годишни доклади. Това е намерението да се даде възможност на съдилищата да определят най- добрите практики във връзка с
третирането на отделните видове дела и да се учат един от друг с общо положително въздействие за съдилищата на Дания като цяло. По този начин се допринася към обмена на добри практики между съдилищата.
В допълнение към това, се сформират екипи по най- добри практики, състоящ се от служители, работещи както като консултанти по процесите, така и като обикновени служители на съда. Задачата на тези екипи е да предлагат нови начини за работа, да събира информация и да осигурява споделянето на добри практики.
Използването на вътрешни консултанти за най-добри практики оказва въздействие не само върху работните процеси, но и върху желанието да се обсъждат въпроси, свързани с качеството на работата на съдилищата. Вътрешните консултанти притежават задълбочени познания за организацията и работата, като техните препоръки са по- лесно приемани в сравнение с тези на външни консултанти.
Всички работни процедури в датските съдилища се подкрепят по електронен път. Система за обработване на делата има за делата във всички области. Тази система допринася за ефективното придвижване на делата като системата автоматично генерира стандартизирани текстове и писма за отделните типове дела. Това се случва, посредство избрани кодове на делата в зависимост от това кой стандартен текст е необходим в отделния случай.
Унгария46
Международните задължения на Унгария и прилагането на конституционните принципи изискват, съдилищата да приключват случаите в разумно кратък срок. Националният съвет на правосъдието (НСП) упражнява непрекъснат надзор на времето за обработка в съдилищата. От 2005 г. насам Интегрираната информационна система на съда (BIIR) и системата за управленска информация (VIR) помагат на НСП, неговата служба и съдебните лидери да изпълняват тази задача. Тези системи предоставят актуални данни относно сроковете за обработка, действията, изпълнявани от съдиите, и дали решенията са били предадени на страните своевременно (30 дни след решението).
През 2000 г. Националният съвет на правосъдието разглежда подробно случаите с време за обработка над две години. Президентите на окръжните съдилища анализират тези случаи в началото на всеки четири месеца всяка година и информират НСП за констатациите.
В резултат на това делът на тези дела в местните и окръжните съдилища видимо намалява. Процентът на тези случаи е бил под 5% всички текущи случаи. НСП помага на съдилищата в най-тежките ситуации на забавяне, като създава нови съдийски длъжности. Ако в друг съд остане свободна длъжност, НСП се стреми да ги разпредели сред съдилищата в критични ситуации. НСП прие резолюция, с която задължава председателите на окръжните съдилища да създадат ефективна административна стратегия, за да се завършат дълготрайните случаи и да формира система на непрекъснат мониторинг над тях, без това да навреди на съдебната независимост.
Мерки против забавяне на делата- Австрия47
Налице са добри примери за прилагане на мерки за предотвратяване забавянето на делата чрез мониторинг и разпространение на данни. Така например, в Окръжен съд Линц всички съдии получават справка за броя на всички забавени дела, класифицирани по продължителност (напр. повече от 1, 2 или 3 години). Въз основа на получената информация, Председателят на съда предприема действия, като балансиране на натовареността или образуване на дисциплинарно производство. Страните по делото могат да поискат от Апелативния съд да определи краен срок за производството, ако смятат, че действията на съдията не съответстват на добрите практики. Отделно от това, всяко дело без нов запис в електроннатасистема за повече от 3 месеца автоматично бива включено в контролен списък, който се представя всеки месец на Председателя на съда, на съдиите и съдебния персонал за контрол.48
Приложимост
Ако трябва да изведем общото в подхода на страните, чиито практики сме цитирали по- горе, към натовареността на съдиите и служителите си, то това е, че той е системен. Съдът успешно балансира натовареността на съдиите и служителите си тогава, когато я поставя в системен контекст. Балансът е резултат не на индивидуално, а на колективно, системно усилие. Той не се постига чрез индивдуални преговори и договорки на магистратите с ръководството на съда, а след и чрез системен анализ на данните за натовареността, отразени в системата за управление на делата, какъвто е и примерът от Дания. Следва да отбележим, че предходен анализ на българските практики показва, че проблемът с баланса на натовареността на съдиите е в много тясна връзка с тяхното възприятие за справедливо разпределение на тежестта на изпълнението при правораздаване, а оттам – и със степента им на удовлетвореност и доверие към ръководството на съда и на съдебната система. Следователно, интерпретирането на обективните данни от управленските електронни системи трябва да става по открит, ясен и прозрачен за всички начин така, щото да изгражда доверие и подкрепа, а не да ги руши. Електронната система генерира и предоставя данни според това, което и е зададено, както е програмирана. При формулиране на заданието и и на критериите за оценка и анализ човешкият фактор си остава решаващ. Никоя електронна система не може да го замени, тя само го подкрепя при реализация на волята и намерението му. Това добре се разбира от магистрати и съдебни служители и определя техните очаквания към ръководството за справедливо разпределение на тежестта при определяне на плановата натовареност xxx съда.
47 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
48 CEPEJ - Compendium of “best practices” on time management of judicial proceedings; Strasbourg, 2006
Наблюдение, измерване, анализ и оценка на удовлетвореността на клиента
Съдът проучва и търси редовна обратна връзка с всички потребители на услугите му и анкетира потребителите си за тяхната удовлетвореност от процесите, процедурите и услугите, които предоставя
В Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г. се акцентира върху ролята на мониторинга и оценката на заинтересованите лица върху подобрението на дейността на съдилищата, посредством идентифицирането на възможности за подобрение. Графика 43 „Наличие на мониторинг и оценяване на дейността на съдилищата“ – Системата за мониторинг има за цел оценяването на ежедневната дейност на съдилищата, по-специално благодарение на събирането на данни и статистическия анализ. Франция и Словения разполагат с пълния набор от визирани инструменти: „наличие на годишен доклад за дейността“, „информация за брой отложени дела“,„показатели за ефективност и качество“., „система за редовна оценка“,
„специализиран съдебен персонал по качеството“ и „други елементи“.
В графика 45 „Теми на проучвания, проведени сред ползватели на услугите на съдилищата или сред юристи“ – в челото на таблицата стоят Германия – проучвания в областта на достъпност на съдебните услуги, обслужване на клиентите в съда, провеждане на заседанията, съдебните решения, адвокатските услуги, общо доверие в съда; Холандия и Швеция с проучвания в областта на достъпност на съдебните услуги, обслужване на клиентите в съда, провеждане на заседанията, съдебните решения, общо доверие в съда, други теми. В 13 държави, в които няма провеждани такива проучвания през 2015г.
Анализите сочат, че в рамките на ЕС и извън него проучванията за удовлетвореност по отношение на системата на правосъдие и процесите в нея набират интензитет и се превръщат във все по-често явление. Така например, изследването на CEPEJ за 2014 установява, че 12 държави-членки на ЕС провеждат редовни проучвания и 11 държави- членки провеждат случайни проучвания на национално равнище, а на ниво съдилища девет държави-членки провеждат редовни проучвания и 13 случайни проучвания. CEPEJ изготви примерно проучване и методическо ръководство.49
Тези проучвания могат да обхващат широк кръг клиенти на съдилища, пряко или косвено участващи в съдебните производства, често на целева основа: съдии, съдебни служители, прокурори, адвокати, партии, свидетели, членове на жури, роднини, преводачи, експерти, на държавни агенции и др.
Форматът на проучванията обикновено включва начална анонимна информация, с цел да се установи ролята на ответника в производството, като въпросите за директните потребители на съда биха могли да съдържат следните отправни точки:
• Доколко е достъпен съдът (достъп, означение, условия на изчакване)?
49 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
• Доколко ясно е производството?
• Каква е степента на удовлетвореност от предоставената информация за съдебната система и / или съответните права?
• Колко бързо се разглеждат делата (време между насрочването и изслушванията, точността на процедурите, предоставяне на решение и т.н.)?
• Опит по отношение на съдиите, прокурорите и извънсъдебните служители на съда (нагласи, учтивост, компетентност)?
• Мнение относно безпристрасността на съдебния процес
• Степен на доверие в съдебната система
• Информираност за това как ще бъде приложено решението.
Някои съдебни органи избират допълнителни проучвания, с цел да се оцени общата ефективност и ефикасност, както и удовлетвореността на потребителите от предоставянето на услуги. Тук влизат допитвания до потребителски групи и панели; таен клиент, коментари и оплаквания.
Ирландия: Оценка на предоставянето на услуги от съдилищата50
През 1998, отговорността за съдебната администрация в Ирландия бива прехвърлена от Министерството на правосъдието в независима агенция, Службата на съдилищата (the Courts Service), която има правомощия по закон да: управлява съдилищата; оказва съдействие на съдиите; да предоставя на обществеността информация за съдебната система; осигурява, управлява и поддържа съдебни сгради. Тази промяна, наричана
„фундаментална“, е свързана с възприемането на новите понятия за качество и услуги.51
Като част от инициативата за качествено обслужване на клиенти (QCS), през 2000 г. ирландското правителство формулира 12 Ръководни Принципи за качествено обслужване на клиенти, обхващащи: качествени стандарти за обслужване; равенство /
разнообразие; физически достъп; информация; своевременност и учтивост; жалби; консултации и оценка; избор; равен достъп до услуги чрез двата официални езика (Ирландски и английски); по-добра координация; признаване на вътрешния клиент и коментари / жалби процедури.
Стратегията за обслужване на клиенти на Службата за съдилищата се основава на четири основни елемента:
• Харта на клиента;
• План за действие на клиентите;
• групи на потребителите на услуги на съдилищата; и
50 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
51 Byxxx x McXxxxxxxx, "Ирландската правна система"
(4-то издание, Butterworths, стр. 156
• обратна връзка относно предоставянето на услуги, използвайки различни техники, т.е. информация от карти за коментари, проучвания сред потребители на съдилища и "вътрешни клиенти", операции таен клиент и коментари /официални оплаквания до служителя за обслужване на клиенти.
Хартата на клиентите представлява демонстрация наа стандартите, които потребителите на услуги могат да очакват от съдилищата. Бива изложена във всички съдебни сгради и на уебсайта. Хартата обхваща следните принципи: Етика и професионализъм; Учтивост; Равенство и разнообразие;• Стандарти за посещения в офисите; Отговори за кореспонденция; Отговори за телефонни обаждания и съобщения; Достъп до информация; обслужване чрез ирландски език; Физически достъп; Оплаквания.
От съдилищата се изисква да формулират планове за действие за обслужване на клиенти, за да постигнат напредък по отношение на подобряването на стандартите за предоставяне на услуги и насочване към развитие на подобрени стандарти за обслужване на клиенти в своите стратегически изявления и годишни бизнес планове. Плановете за дествия по отношение на клиентите съдържат редица ангажименти, напр. за осигуряването на консултативни помещения за страните по делото във всички съдилища, увеличаване на броя на съдебните формуляри, налични онлайн, и разширяване на обхвата на наличната информация на езиците различни от английски.
Друг формат за обратна информация от клиентите представляват групите от потребители на услуги на съдилищата. Те са формален канал за обратна връзка относно обслужването на клиенти от обикновените потребители на съдилищата, както и форум за получаване на мнения на общността на съдиите относно предлаганите промени, напр. нови методи за предоставяне на услуги и рационализиране на услугите. Съставът на тези групи включва различни заинтересовани лица, например практикуващи и други потребители на съдилища / съдилища, а именно: професионални органи на адвокатска кантора (адвокати, адвокати, адвокатска колегия и др.), прокуратура, полиция, затворническа служба, пробационна и социална служба, съвет за правна помощ, правни агенции, организации за подкрепа на жертвите, и групи за застъпничество (например Помощ за жените).
Групите се отличават със сериозна степен на институционализираност. Така например, националните потребителски групи са със седалище в Дъблин и се срещат най-малко три пъти годишно. Обратната връзка от тези потребителски групи се включва в управленския процес и се използва в подкрепа на конкретни подобрения Обратната информация относно предоставянето на услуги първоначално е търсена чрез "коментари за коментари", предоставени на всички съдебни служби и заседанията на съдебните заседатели и които са били най-полезни при идентифицирането на проблеми. По тази причина обаче те не дават представа за цялостния опит на клиентите, а остават фокусирани върху проблемни области. С цел разширяването на фокуса, се провеждат редица периодични проучвания на потребители на съдилища и "вътрешни клиенти" (служители, съдии)
Първото он-лайн проучване е проведено през 2010 г., като съдържа и отворени въпроси и вход за свободен текст. Интересно онлайн проучване за удовлетвореност на обслужването на клиентите е проведено през 2012 г. като е насочено към адвокатската
професия, посетителите на съда, членове на съдийската потребителска група и съдебен персонал. Проучването е предварително подготвено, обявено чрез плакати в офиси, обяви в потребителските групи, статия в бюлетина на службите на съдилищата и т.н.
За съдебните ползватели, то включва определянето на рейтинг на услугата в скала от 1 до 5 (най-високо ниво на удовлетворение). Конкретните индикатори включват работно време на съда; уловия за плащане на съдебни такси; стандарти за обслужване, използващи различни канали за услуги; времето за получаване на съдебни разпореждания след съдебно решение; дали публикуваните съдебен календар, уебсайт и он-лайн съдебни формуляри отговарят на нуждите на клиентите; стандарти за съоръжения в съдилищата и съдебните сгради. Процентът на отговорите през 2012 г. се оказва много по-нисък от предишното он-лайн проучване (151 отговора в сравнение с 569 през 2006 г.), но повече от 80% са от външни потребители. Предложенията за подобрение включват: подобрени възможности за търсене на материали на уебсайта; използване на кредитна / дебитна карта за плащане на съдебни такси; и намаляване на броя на съдебните формуляри, предписани от съдебни правила. В резултат на това са предприети конкретни действия: преразгледани са списъците на персонала; приоритизирани са ресурсите на обществените гишета; също така през 2014 г. броят на гражданските съдилища е значително намален.
Проучването от типа "Таен клиент" включва независими изследователи, които се представят като клиенти и посещават съдебни офиси, за да проучат и да оценят качеството на предоставяната им услуга по предварително зададени критерии. Подобни проучвания са проведени на редица съдебни служби. Те целят да оценят както самата среда за предоставяне на услугите, така и действителното взаимодействие, между изследователите и персонала. Включени са 100 офиса, 70 процента е лице в лице (т.е. всъщност се занимаваха с персонал в офисите), 15 по телефона и 15 по електронна поща. Извадката е конструирана така, че да позволи на Службата на съдилищата да проучи както по-големи, така и по-малки офиси, както и офиси в провинция и Дъблин. Включени са въпроси, засягащи: леснота за намиране на сградата и офиса; налична информация при встъпване в офиса; чистота; информация, обявления и брошури на разположение в офиса; брой персонал и персонално обслужване, способност за слушане на служителя, предоставящ услугата; компетентност на служителя, предоставящ услугата; скорост на отговор на телефонно / e-mail запитване; точност на информацията, предоставена по телефона / електронна поща.
Допълнителен канал на проучване на обратната връзка от клиента са възможностите за пряк контакт. Лицата, които желаят да направят коментар или официална жалба относно предоставената услуга, могат да пишат към/ изпратят по електронна поща на служителя за качествено обслужване на клиенти (QCS). Лица с трудности в писането /грамотността могат да направят устно оплакване. Бxxxx x допустимостта на жалбите се отчитат годишно от службата на съдилищата в нейния годишен доклад. Неудовлетвореният жалбоподател може да подаде жалбата си до Главния изпълнителен директор на службата на съда. Жалби относно съдебните/ квазисъдебните решения могат да бъдат решени само чрез подходящи законови канали (т.е. чрез търсене на формални преглед / обжалване на решението в съдилищата).
Горният опит дава яснота по отношение на разнообразните канали за изследване на удовлетвореността на клиента, използвани в Ирландия. Отделните практики са част от цялостната стратегия и рамка за обслужване на клиенти. Тази именно последователна политика е гаранция за устойчивост във фокуса върху клиента и подобрението.
Отделните мярки за обратна връзка имат както предомства, така и недостатъци. Самостоятелно прилаганите онлайн проучвания са сравнително евтини и по-малко натрапчиви за респондентите. Въпреки това, честотата на отговор, която те генерират, е ниска и следователно те не могат да бъдат точно отразяват средния опит на клиентите. Реализираните интервюта обикновено генерират по-висока степен на отговор и следователно е вероятно да бъдат по-представителни. Те обаче са по-скъпи за администриране и могат да бъдат разглеждани от някои клиенти като натрапчиви. Операции "Таен клиент" предоставят възможност за целенасочена и последователна оценка на услугата от съдебните служби, но тяхната обективност и ефективност зависи от внимателен избор на клиента използваните услуги. В допълнение, тъй като разчитат на външни специалисти, проучванията могат да бъдат по-скъпи.
Извод на службата, че изследванията на общественото мнение трябва да бъдат непрекъснати, като резултати се оценяват и възможно най-бързо интегрират в процеса на вземане на решения. Те именно трябва да информират новите стратегически документи и организацията и дизайна на бизнес процесите.
Белгия- Барометър на правосъдието
“Барометърът на правосъдието”, пилотиран прец 2002 г., представлява широко- обхватно проучване на общественото мнение относно правосъдната система в Белгия. Избран е методът на периодично телефонно проучване, подпомогнато от компютризирана система за анализ. Изследването проучва основно мнения относно правосъдната система, групирани относно четири главни аспекта: институции, практикуващи, производства и политики. В концептуалния модел мненията относно горепосочените аспекти се свързват с определени потенциално важни фактори като личностни фактори, социално демографски характеристики (напр. образование, длъжност); познания относно правосъдната система; опит в правосъдието; роля на медиите и политически фактори. Този теоретичен модел бива използван като отправна точка за разработване на въпросник. Той съдържа четири категории въпроси: обща секция (общи въпроси относно доверието на анкетираните в правосъдието, тяхната удовлетвореност от съдебната система, др.), секция относно граждански дела, наказателното правосъдие, и секция, посветена на характеристики на средата. Относно функционирането на съдебната система, този аспект бива измерван от шест теми: (a) информация относно правосъдната система, (b) функциониране на правосъдието, (c) промени във функционирането на правосъдната система, (d) очаквания за справедлив процес, и (e) яснота на използвания правен език.52
Измерване на удовлетвореността на клиента- RechtspraaQ- Холандия53
Проучването за оценка на клиентите е важен инструмент за измерване на общото качество на RechtspraaQ система. Това проучване позволява на съдилищата да разберат как клиентите оценяват услугата. Холандските съдилища извършват такова проучване веднъж на всеки четири години. То обхваща както страните, така и тези, които имат взаимоотношенията с професионалните съдилища (наричани "професионални партньори"): като адвокати, прокурори, агенции за социално-осигурителна администрация, съвет по закрила на детето и т.н. Като цяло съдилищата извършват едни и същи проучвания. Параметрите на проучването включват степента на удовлетворност от административното обслужване по делата (например достъпност по телефона), от продължителността на производството и от посещенията в съда (например поверителност в чакалнята). Акцентът на изследването е върху действията на съдиите, тяхната експертиза, и третирането на респондентите. Респондените биват запитвани за опита им в техния конкретен случай, докато специалистите са интервюирани за цялостната им работа и опит.
Проучването се извършва по решение на самите съдилища, като насоките са това да става веднъж на всеки четири години. Съдилищата все по-често организират проучванията по клъстери, например средни съдилища, големи съдилища и апелативни съдилища. Извършване им съвместно прави възможно сравняването на резултатите и по-лесното учене един от опита на другите. На професионалните партньори се изпращат въпросници. Страните по спора се разпитват след съдебното заседание. в някои съдилища, като това се извършва от професионални интервюиращи. Други съдилища организират интервютата да бъдат провеждани от собствения им персонал. Директният контакт между служителите на съда и страните по делото се възприема положително, но проучванията, проведени от професионални интервюиращи, се счита, че дават по- надеждна информация. Редица съдилища използват Prisma, консултантска организация, основана от Съвета за съдебната власт и прокуратурата да съдейства на съдилищата и прокуратурите в насърчаване на качеството. Prisma подготвя стандартен въпросник като съдилищата могат да добавят въпроси към него, ако желаят. Prisma подпомага изпълнението на проучването и организира анализа на резултатите и представянето им пред управителния съвет на съда. Също така съдейства на управителните съвети на съда да интегрират резултатите в разработените планове за подобрение.
Резултатите от проучването са разделени на две категории, а именно по отношение на страните и професионалните партньори, и се разпределят по сектори. Те се използват в съда за подобряване на организацията и обслужването, като някои съдилища организират клиентски панел като продължение на проучването за оценка на клиентите.
Това включва поканване на брой професионални партньори, за да обсъдят по- задълбочено оценката на службата на съда.
Някои части от оценка на клиентите се представят от съда като ключов показател. Това е процентът на удовлетворени анкетираните по следните теми:
• опит на съдията;
• познаване на материята;
• обяснение на основанията за решението;
• безпристрастност на съдията;
• степента, в която съдията се вслушва в позициите на страните;
• способност на съдията да симпатизира на ситуацията;
• продължителност на производството.
Докладът за ключовите показатели се публикува с годишния доклад на съдебната власт. Обобщените резултати са включени в самия годишен доклад. Веднъж на всеки две години Prisma публикува доклад, съдържащ обобщените данни и анализ на тях. Въпрос, който се разглеждат, е разликата между последователно направените измервания в съдилищата. Това показва дали клиентите отбелязват подобрение на качеството. Обобщените отчети също са използвана от Съвета, за нуждите на стратегическо планиране и подобрение.
Понастоящем се разглеждат възможности да се актуализира проучването за оценка на клиентите. Опитът в направените вече проучвания показва, че това е много трудоемко. Друго съображение е това, че част от събраните данни са с ограничено значение за съдилищата, което намалява привлекателността на проучванията. В същото време е ясно, че качеството трябва да бъде демонстрирано пред широката общественност. Данни, които имат ограничено значение за съдилищата, все още могат да бъдат важни за Съвета на съдебната власт и да са относими към външната отчетност. Целта е да се актуализира проучването, с цел то да остане привлекателно за съдилищата, и също така удовлетворява задължението за отчетност.
Австрия
Провеждат се редовни анкети сред „клиентите” на съда за изследване на тяхното доверие и/или удовлетворение от услугите, предоставяни от съдебната система, в т.ч. с адресати съдии, съдебен персонал, прокурори, адвокати, страни, вещи лица, преводачи, жертви на престъпления.54
Оценка от клиентите- Дания
Проучването на степента на удовлетвореност се възлага на независима рейтингова агенция и се провежда за срок от две седмици, като на посещаващите съда граждани се предлага да попълнят анкетни форми. Провеждат се интервюта с фокус групи. Резултатите се публикуват.
54 CEPEJ – Еuropean judicial systems, 2012: Efficiency and quality of justice justice – Аustria evaluation
Проучване върху възприятието за независимост- Румъния
Проучването се провежда по пет категории, свързани с възприятието за независимост: независимост на правосъдието, източници на влияние на независимостта, ситуация, повлияващи негативно независимостта, уязвимост на правосъдието и гаранции за независимост на магистратите при изпълнение на задълженията им. В проучването участват магистрати. Резултатите се публикуват като отделен раздел в годишния доклад на Съвета.
Управление на оплакванията- Белгия
С цел анализ на оплакванията, с решение на парламента е създадена база данни, която съдържа всички жалби и оплаквания, постъпващи в съдебната система. Базата данни е достъпна за магистратите.
Стимулиране на диалога със заинтересованите страни- Белгия
Създадена е база данни с организациите в местните общности. Провеждат се кръгли маси с организации, работещи по въпросите на алтернативните наказания и подкрепа на жертвите на престъпления. След това се организират колоквиуми за предложените идеи.
Финландия- Оценка на качеството на правораздаването
Основният работен метод, който се прилага за гражданско участие и контрол са дискусиите, които се провеждат сред съдиите и между съдиите и заинтересованите страни. Ежегодно се определя състав на Работни групи по качеството, с участието на съдии от всички нива на съдебната система. Към тези групи могат да се присъединят и представители на адвокатурата, служебните защитници, прокурорите. Изборът на годишни теми за развитие се финализира на Годишни конференции по качеството, където Работните групи представят посредством специални доклади темите, подкрепени с анализ и практики на съдилищата, като прави предложение за действие и уеднаквяване на практиките.
Оценка на качеството на съдебните решения- Румъния
Качеството на съдебните решения на всеки един съдия се измерва чрез индикатор. Оценители оценяват случаен набор от 10 решения на всеки съдия на година, съобразно месечната му активност. Чрез IT система ECRIS е осигурен свободен публичен достъп до всички актове на съда.
Германия
В някои райони на Германия на доброволен принцип се прилага т.нар. система на показателите (benchmark system), при която няколко съдебни района обменят опит относно идентифицирани добри практики.55
Качество на съдебните решения в Румъния56
Качеството на съдебните решения е сред показателите за измерване на качество на дейността на съдиите в рамките на процедурата за професионална оценка на магистратите. Предвид значението му за процедурата за оценка, ръководството за професионалната оценка на съдиите и прокурорите съдържа отделна глава по този въпрос. Оценката не се отнася до аспекти, които могат да бъдат проверени чрез юрисдикционен контрол (обжалване, второ обжалване и т.н.). На анализ подлежат следните аспекти:
• доказателство за независима и критична обосновка –ньличие на необходимата информация поддържаща заключението;
• безпристрастност при анализирането на доказателствените материали- всички доказателствени материали да бъдат анализирани равностойно, съдията трябва отговор на всички аргументи и защити на страните;
• решението трябва да има ясно и просто съдържание;
• решението трябва да бъде убедително и достоверно:
• съдебното решение не може да съдържа политически мнения;
• съдебното решение не може да порицава страните за поведението им по време на съдебните заседания;
• съдебното решение не може да съдържа дискриминационни становища.
Що се отнася до структурата на съдебните решения, Ръководството за професионалната оценка на съдиите и прокурорите се позовава на ключовите елементи, които трябва да бъдат намерени в решението. Освен това, Ръководството предлага примери за това какво да не спомена в съдебното решение, като: противоречиво изявление на фактите, граматически неправилни фрази, латински изрази, които не са преведени на румънски и техните значението не е разбираемо, неясното представяне на исканията на страните и повдигнатите въпроси.
Освен това има редица аспекти, които без съмнение ще намалят оценките, присъдени в оценката като например: липса на съществени данни за идентификация на ответниците / страните; липса на споменаване за наименованието на извършеното престъпление, заедно със съответните членове на закона; липса на отговор на аргументите на
55 АCA Europe and the Council of State of France - Paris Seminar, May 2013 - Efficient, high-quality administrative justice, First round table,
„Administering administrative justice: How to combine the independence of justice and the control of its efficiency?” Maxxxx Xxxxxxx-Xxxxx, President of the Federal Administrative Court of Germany
56 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа
подсъдимите / страните (всички тези аспекти са примерно със съдебната практика на съдилищата).
Съществуват и въпроси, свързани със съдебното решение, които не могат да бъдат обект на оценка, като например: предмет на съдебно решение, приложимо приложимо право, решението, дадено в случая, характер на мотивите на решението, които засягат същността му.
Що се отнася до процедурата за оценка на съдебните решения, оценителите ще изберат извадка от десет решения годишно за всеки съдия.
Партньорски проверки в съдилищата в Холандия57
През 2002 г., по искане на Съвета на съдебната власт, Prisma стартира проект за "насърчаване на партньорска дейност и преглед в съдилищата чрез предоставяне на подкрепа при изпълнението и надзора на изпълнението и оценката от използваните методи". Терминът "партньорска проверка "в съдилищата се счита за" форма на консултация между колеги от една и съща работа. Партньорската проверка се фокусира върху организацията и поведенческите аспекти по отношение на дейността на съдиите и допринася за по-отворена култура в съдилищата.
Следните два вида партньорски проверки са най-често срещаните в съдилищата:
• Методът на камерата: записва се изслушване и "наблюдение" на съдия от съдия. Съдията получава обратна връзка за поведението си, използвайки записите и забележките на своя колегата, подкрепени от експерт по поведението, който може да предложи свои собствени наблюдения. Съдията по изслушването посочва онези аспекти на поведението си, на които желае обратната връзка.
• Методът на прецедента: Група от средно седем съдии редовно обсъжда практическа ситуация (веднъж на всеки два месеца за два часа) от опита на един от участниците, под ръководството на външен лидер и съгласно установена процедура.
Опитът от проекта се оказва устойчив, като партньорските проверки се превръщат в практика за съдилищата, въпреки че честотата, с които се провеждат такива консултации и използваните методи все още се различават значително. Не само съдии могат да се възползват от партньорската проверка, но също и от ръководителите на екипи и други служители. Не само поведението на съдия в съдилища с един съдия, но също така и съдийски екипи и изслушвания при закрити врата стават все повече обект на партньорска проверка.58
57 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
58 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа
Приложимост
Всяка практика на редовна обратна връзка с потребителите на услугите на съда, включително и на анкетиране на потребителите за тяхната удовлетвореност от процесите, процедурите и услугите, които предоставя съдът, е добра практика. Това обяснява и многообразието от добри европейски практики в приведените по-горе примери. При такова изобилие на добри примери, препоръката за прилагане в съдебната система на България е сред тях ръководството на съда да подбере тези, които счита за съответстващи на спецификата на отношенията му с потребителите на услуги и местните им общности. При това е добре да се имат предвид културните традиции, нагласите и отношението на местните общности, степента на готовност за свободно изразяване на мнение – в съответствие и с предлаганите форми. Доколкото есенциалното тук е именно в редовната обратна връзка от потребителите на услуги, а тя е елемент от цялостната външна (а и вътрешна – при вътрешните потребители на услуги) комуникация, общата препоръка за комуникацията в традицията на TQM е съвсем уместна – „Комуникирай седем пъти, по седем различни начина!“. Няма нищо пресилено в нея по отношение на многообразието от начините на комуникация за получаване на обратна връзка от потребителя на услугите на съда. И услугите, и потребителите им са съществено отлични. Изборът на формат е под зависимост от спецификата. Различията следва да се уважават. Опитният адвокат, работещ с десетилетия със съда и малограмотният представител на етническите малцинства, който затруднено комуникира на официалния език, са потребители на услуги, принадлежащи към съществено различни в статуса им социални групи. Общото между тях е в равното им право да бъдат удовлетворени от услугата, която съдът им предоставя.
Общата препоръка, в случая е, многообразието да се уважава и съответното на него разнообразие във формите на комуникацията за обратна връзка от потребителите на услуги да се насърчава.
Съдът извършва промените, идентифицирани чрез проучвания и обратна връзка
Предприемането на подходящи последващи действия във връзка с проучванията е предпоставка за подобряване на качеството на правосъдните системи.
В графика 46: „Последващи действия във връзка с проучванията, проведени сред ползватели на услугите на съдилищата или сред юристи“ на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г.“ – водач е Холандия, която демонстрира следните последващи действия: резултатите са публично достъпни в тяхната цялост, резултатите се използват за оценка или за определяне на необходимостта от изменения на законодателството, за промяна/подобрение на дейността на съдилищата, за определяне на потребностите от обучение на съдиите и служителите, за годишни специални доклади на местно или национално равнище, други специални последващи действия. Дания заявява следните последващи действия: резултатите се използват за оценка или за определяне на необходимостта от изменения на законодателството, за промяна/подобрение на дейността на съдилищата, за определяне на потребностите от обучение на съдиите и служителите, за годишни
специални доклади на местно или национално равнище, други специални последващи действия. Положителни практики в тази посока демонстрират Словения, Германия, Латвия, Унгария, Румъния, Финландия.
Естония
С цел повишаване на ефективността на съда и поради големия брой заведени дела в Естония се осъществява постоянен контрол върху ефективността на съдилищата. Високо квалифициран персонал изготвя поне два анализа за оценка на работата на съдилищата годишно. Посочените анализи включват информация за броя на входящите дела, дължината на производствата, броя на завършените дела, броя на висящите дела и закъсненията, продуктивността на съдиите и съдебните служители, процентът на случаите, които са обработени от едно заседание на съда и разходи за съдебни разноски. Разглеждането на анализите се осъществява от специален съд „en banc”, който представлява общо събрание на всички естонски съдии и заседава всяка година в началото на февруари. Извънредно заседание на съда „en banc” може да бъде свикано по всяко време от председателя на Върховния съд или Министъра на правосъдието. На заседанията се обсъждат всички проблеми, свързани с правораздаването и други въпроси, свързани с дейността на съдилищата и работата на съдиите, включително избиране на членовете на съдебното самоуправление и представители на контролните комисии, експертни комитети и дисциплинарни експертни комисии от други правни професии. Резултатите от анализите за оценка на работата на съдилищата се обсъждат поотделно с председателите на съдилищата, като се начертават насоки за бъдещо развитие на съдебната система и подобряване на ефективността й.
Приложимост
Да извършва промените, идентифицирани чрез проучвания и обратна връзка, е от особено значение за съда. Това е израз на социална отговорност с висока стратегическа стойност. Обратната връзка с източник резултати – в случая тези от измерване на степента на удовлетвореност на потребителите на услугите на съда – е връзка на знание и иновация към факторите, които благоприятстват изпълнението. Съдът служи на обществото и на местните общности в съдебния си район и не само има право и трябва да знае за потребностите и удовлетвореността им, но и да подобрява обслужването си неотменно и неотклонно в съответствие с тях. Това е съществен елемент от неговата мисия и отговорност за изпълнението и.
Съдът обявява публично и редовно извършените промени в резултата на проучвания и получена обратна връзка
Публичното обявяване на извършените промени е силен фактор за потвърждаване на управленския имидж на съдилищата.
„Резултатите са публично достъпни в тяхната цялост“ е параметър от графика 46:
„Последващи действия във връзка с проучванията, проведени сред ползватели на
услугите на съдилищата или сред юристи“ на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г.“ 8 от 28 страни потвърждават подобна практика. Тук влизат Холандия, Словения, Латвия, Румъния, Финландия, Испания, Хърватия.
Приложимост
Публичното и редовно обявяване на извършените промени в резултата на проучвания и получена обратна връзка е може би едно от най-ефективните средства за изграждане на доверие и подкрепа сред местните общности и обществото като цяло към съда.
Това, че мнението на обществеността е чуто и уважено и поставено като основа на подобрение на изпълнението на уважавана обществена институция, каквато е съдът в правовата държава, изгражда и самоуважение. То има благотворен възпитателен ефект и формира необходимата за всяка реформа нагласа за подкрепа, съдействие и дори участие в нея.
Съдът използва технологии и иновации за да доставя услуги с повишаващо се качество на всички потребители
Подходящите инструменти за ИКТ могат да осигурят системи за деловодство в реално време и да спомогнат за осигуряване на стандартизирани статистически данни в национален мащаб, свързани с дейността на съдилищата.
В графика 44: „Наличие на ИКТ за управление на делата и статистически данни за
дейността на съдилищата“ на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г. (0 = наличие на такава възможност в 0 % от съдилищата, 4= наличие на такава възможност в 100 % от съдилищата),14 държави притежават деловодни системи и инструменти за статистически данни за дейността на съдилищата в 100% от съдилищата. Тук влизат България, Чехия, Естония, Испания, Латвия, Литва, Унгария, Малта, Холандия, Австрия, Румъния, Словения, Финландия, Швеция.
В своето изследване от 2016 г. Европейската CEPEJ потвърждава продължаваща тенденция за значителни инвестиции в ИТ за функционирането на съдилищата59.
Докладът посочва някои тенденции по отношение на развитието на инструментите за електронна комуникация в съдилищата. Така например, акцентът е върху подобряването на ефективността на съдилищата, а не толкова върху инструментите за електронна комуникация с професионалистите и потребителите на съдилищата. Равнището на финансовите инвестиции в областта на ИТ не може да се свърже пряко с действителното ниво на развитие и постигнатите резултати от гледна точка на съдебното изпълнение. Всъщност, най-напредналите в технологично отношение страни не винаги имат най- добрите показатели за ефективност. Оттук и изводът, че съответното увеличаване (или намаляване) на ефективността е производно на комбинация от фактори, включващи както обезпечаването с техника, така и съществуващите управленски методи, и
59 European judicial systems, Efficiency and Quality of Justice, CEPEJ Case studies 23, 2016xxxxx://xxx.xxx.xxx/x/xxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/0000/xxxxxxxxxxx/0000_0%00-%00XXXXX%00Xxxxx%0000%00-
%20Overview%20-%20EN%20web.pdf, стр.44
използването на ИТ като лост за подобрение, а не като цел сама по себе си. Използване на интернет не е единствено способ за уведомление на страните, но също така и средство за онлайн услуги, като например да проследяват делата или да получат обратна информация. Цели се не само за привличане на обществеността, но и да създадаване на високо ниво на доверие в правосъдната система.
Основните приложения на ИКТ в рамките на европейската съдебна система са идентифицирани от CEPEJ в три отделни области:60
• Компютърно оборудване, което пряко подпомага съдиите и съдебните служители Това включва: текстообработка/ офис съоръжения, при които съдия или съд членът на персонала може да изготви решенията си или да подготви съдебно дело в "електронен файл"; различни инструменти и приложения за правни изследвания (CDROM, Интранет и интернет софтуер), така че съдия може да получи достъп до статута, правото, решенията за обжалване, правилата, методите за работа в съда и т.н .; офис приложения и инструменти за юриспруденция, комбинирани с модели за "стандартни решения" или шаблони, които могат да бъдат използвани от съдиите, за да намалят натоварването им при изготвянето им съдебно решение; електронни бази данни за юриспруденцията, и интернет връзки.
• Електронни системи за регистриране и управление на делата. Компютризираните бази данни заменят традиционните книги на съда и други регистрират и дават възможност за допълнителни функционалности при управлението на делата и генерирането на съответни данни за изпълнението и финансовото управление на съдилищата, проследяване на делата, планиране на делата и управление на документи.
• Електронна комуникация и обмен на информация между съдилищата и заинтересованите лица. Както и уебсайтовете, това включва използването на технологии в съдебната зала, за да се представят делата, включително например видеоконференции, електронни софтуер за представяне на доказателства, сканиране и устройства за баркодове, цифрова аудио технология и транскрипция в реално време. Испанската система "Lexnet" е отличен пример за сигурна комуникация между тях съдилища и юристи, чрез уеб приложение, което е на разположение 24 часа в денонощието и 7 дни в седмицата позволява значителни икономии на време и разходи.
Австрия- Техническа обезпеченост и електронно управление 61
Всички съдилища разполагат с компютърна система за регистрация на входящи документи, информационна система за управление на делата, информационна система за финансово управление; електронни страници, електронни уеб формуляри за
60 European judicial systems, Efficiency and Quality of Justice, CEPEJ Case studies 23, 2016xxxxx://xxx.xxx.xxx/x/xxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/0000/xxxxxxxxxxx/0000_0%00-%00XXXXX%00Xxxxx%0000%00-
%20Overview%20-%20EN%20web.pdf, стр.44
61 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
комуникация, електронни системи за проследяване на делата, електронни регистри и системи за електронно обработване на малки искове и неоспорени вземания и възможност за електронно подаване на документи. На разположение на 100 % съдиите и съдебните служители са Интернет връзка, e-mail, електронни файлове, електронна база данни за юриспруденцията, MS Word.
Въведена е възможност за провеждане на видеоконференция при изслушването на свидетели, страните, вещи лица и преводачи в граждански производства, както и за изслушване на свидетели в наказателни производства. Този подход спестява време и средства, като същевременно осигурява възможност на съдията да си създаде непосредствени впечатления за изслушваното лице. Съкращава се и общата продължителност на производството. За насрочване на видеоконференция се използва специална Интернет базирана система за резервации.
Приложимост
Използването на технологии и иновации за доставка на услуги с повишаващо се качество на всички потребители е стремеж на всяка организация – била тя част от публичния или частния сектор. В посочените по-горе примери фокусът е върху съвременните информационни и комуникационни технологии, които съдилищата в Европейския съюз прилагат за подобряване на обслужването на потребителите на услугите им. България не е изключение. В българската правосъдна система са внедрени и се прилагат електронни системи, включително уеб базирани с достъп он лайн, за улесняване работата на съдиите и съдебните служители, за управление на делата, за комуникация с потребителите на услуги и за достъп до обществена информация. Тези усилия трябва да се насърчават и подкрепят с необходимите ресурси.
Следва да се отбележи, че обществените очаквания, в контекста на последните развития относно недобросъвестното използване на социалните мрежи, включително и от публични субекти, а и с измененията на нормативната уредба, са все повече фокусирани върху осигуряването и гарантирането на информационната сигурност и защитата на личните данни от администраторите и операторите на лични данни. Ясно е, че заради информационното си съдържание и възможните неблагоприятни ефекти от инциденти и злоупотреба с данни, изискванията и стандартите, които съдебната власт трябва да гарантира, са възможно най-високи. Нещо повече, от нея се очаква да е лидер и пример при защитата на правата и интересите на гражданите. Това отново е свързано със специфичен капацитет, в изграждането на който следва целенасочено да се инвестира.
Приложимост на практиките в критериална част основни процеси, съдопроизводство и процедури в българската съдебна система
Основните процеси, съдопроизводство и процедури в българската съдебна система следва да се установяват и подобряват в съответствие с възприетите европейски и световни стандарти и добри практики. Сред многообразието от добри примери трябва да бъдат избрани тези от тях, които в най-пълна степен съответстват на националната и местна специфика. Дължимото на обществото подобрение може в най-пълна степен да
се реализира само в контекста на системен подход, както всички представени по-горе добри практики показват. Това е така, защото, в контекста сложните адаптивни системи, които българското правосъдие и отделните съдилища представляват, локалното подобрение в стратегически синхрон води до бърз ефект на подобрение за цялата система, заради силните прави и обратни връзки на причина и ефект, които свързват организацията. И обратно – цялостното подобрение на организацията създава подходяща среда за реализиране на специфичните мерки за подобрение в една или друга част на организацията, в един или друг аспект на изпълнението и.
3.6 Достъпни съдебни услуги
3.6.1 Съдът е установил процеси, които осигуряват достъпно правосъдие
Комуникации с медиите -По отношение на широката общественост медиите се превръщат във важен канал, който е фактор за достъпността на правосъдните системи и работата на съдилищата. Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г. в Графика 26 илюстрира отношенията между съдилищата и пресата/медиите. 13-те държави изпълняват всички ключови аспекти, като съдебната власт е създала насоки за съдиите относно комуникацията с пресата/медиите и на всяка инстанция има длъжностно лице, което отговаря за комуникацията с преса/медиите. Тук влизат България, Дания, Холандия, Естония, Германия, Италия, Латвия, Литва, Унгария, Румъния, Финландия, Швеция.
Баден-Вюртемберг (Германия)62
Още през 1975 г. правителството на Баден-Вюртемберг решава да въведе пресконференции във всички административни органи. В съдилищата, говорителите са съдии, на които е предоставено допълнително обучение. През 1988 г. са публикувани указания за ролята на говорителите, със заявката, че говорителите не трябва да се ограничават до позицията на лице за контакт за медиите, но също така да играят активна роля в отношенията с обществеността.
Федералният административен съд постановява, че всички съдебни решения трябва да бъдат достъпни за обществеността. Той заявява, че съдебните решения са поставили закона в конкретни понятия и следователно публикуването на решения има значително практическо значение за гражданите. В това отношение медиите трябва да бъдат третирани еднакво, което означава, че информацията се изпраща към различните медии едновременно. Не е позволено да се прави разграничение между различните медии, което означава, например, че всички вестници имат едни и същи права. Освен това журналистите могат да присъстват на съдебни заседания. Съдебните изслушвания са основно отворени за обществеността (с малко изключения), както и журналистите. Има ограничения за телевизионните камери, които се допускат само до започването на изслушването. Единственото изключение от това правило е Федералният конституционен съд; телевизия и камери са разрешени в съдебната зала, докато съдът не
вземе имената на присъстващите страни и по-късно, когато решението се произнесе. В случай на недостатъчно място в съдебната зала, се прилага принципа на извадката. Това включва известен брой журналисти и двама телевизионни екипи, които са приети в съдебната зала, със задължението да споделят документалния си материал с всички останали телевизионни оператори и документи след това безплатно.
Съдебна комуникация с медиите и обществеността (Полша)
За да се осигури пълен достъп до медиите и обществеността, до съдебните заседания Окръжният съд в Биалисток създава през април 2009 г. пресцентър под ръководството на координатор на пресцентъра. Първоначално дейността на пресцентъра е ограничена до изготвянето на правила за комуникация с медиите чрез електронен обмен на информация за текущи дела, включително такива със специален публичен и медиен интерес, както и обработването на исканията за информация, необходими за съдебните процеси. Последните действия включват обучение на местните журналисти и на съдиите и административния персонал по основни умения за комуникация в медиите.
Благодарение на тези срещи журналистите получават и допълнителни знания за функционирането на съдилищата. Проектът, започнал в районния съд в Białystok, е стимул да се започне национален дебат по различните аспекти на изграждането на обществено доверие в съдилищата. Министерството на правосъдието провежда серия от семинари в апелативните съдилища, в които председателите на съдилища и говорителите (в Полша само един съдия може да бъде говорител) потвърждават, че е налице известна липса на познания в комуникацията между съдилищата и медиите. Това води до създаването на работна група (състояща се от журналисти, съдии и експерти по управление), която подготвя стандартите за съдебната комуникация с медиите. Документът влиза в действие през 2015 г.
Дания63
Датската съдебна администрация разполага с отдел за комуникации. Този отдел отговаря както за вътрешна, така и за външна комуникация. Дейностите по външна комуникация включват:
• началната страница на Съдилищата на Дания, xxx.xxxxxxx.xx;
• тримесечно списание "Danmarks Domstole";
• годишен доклад за дейността на Съдилищата на Дания;
• прессъобщения;
• годишни срещи с представители на пресата.
• страница на отделните съдилища.
Съдилищата нямат назначени специални говорители на пресата. В някои случаи председателят отговаря на въпроси от пресата. По съдебните решения от общ интерес съдът често издава съобщение за пресата.
Датската съдебна администрация улеснява работата на комуникационната мрежа. Служител от всеки съд е включен в тази мрежа. Целта на мрежата е да подобри вътрешната и външна комуникация в съдилищата на Дания и да осигури координация между съдилищата. Особено по отношение на външната комуникация, членове на мрежата координират запитванията от пресата.
Холандия64
Всеки съд в Нидерландия има един или повече т.нар. "Съдии по печата", които действат като говорители на пресата и комуникират с медиите. Два пъти годишно всички съдии за пресата се срещат, за да обсъдят опита си. Провеждат са специални обучителни курсове. Налице са насоки за пресата, които се актуализират периодично. Ръководството също изяснява какво може да очаква пресата от персонала на съдилищата и как съдилищата трябва да информират пресата преди, по време и след съдебно производство. Освен насоките, Съветът е издал и наръчник за пресата. Това ръководство съдържа най-доброто практики в прес- връзките и има за цел да помогне на съдиите в пресата да отговорят на ежедневните въпроси, такива като какво може да бъде заснет или не, съвети за интервюта и т.н.
На всеки три или четири години холандската съдебна система организира Ден на отворените врати на съдилищата. На този ден всички съдилища в Холандия организират различни дейности за широката общественост. Например посетителите могат да присъстват на съдебното заседание или да зададат въпроси на президента на съда.
Уебсайтът "Xxxxxxxxxxx.xx" е ключов инструмент за връзка с широката общественост. Той съдържа база данни от съдебни решения, с изключителна популярност. Решенията по дела за висок публичност се публикуват възможно най-скоро след обявяване на присъдата. В особено сложни дела, съдилищата издават прес-бюлетини с обобщение и обяснение на решението.
Фокусира се и върху подобряването на информацията за участниците в съдебни заседания. Разработен е специален интернет сайт за подготовка на гражданите за производството.
Публичност- Унгария
Говорителите на съдилищата отговарят за връзките с медиите, публикуването и достъпа до информация.
Румъния
Прието е Ръководство за добри практики за сътрудничество между съдилищата, прокуратурите и медиите, който съдържа информация относно дейността на говорителя на Съвета като координатор на говорители на съдилищата и прокуратурите, както и указания за ефикасна и ефективна бърза комуникация с представители на медиите. Допълнително, на уебсайтовете на Съвета и на съдилищата (главно апелативните съдилища) са налични модели на действия и жалби в 31 области на правото. Отделно на уебстраницата на Съвета са публикувани четири ръководства, съдържащи съответни данни за дейността и компетенциите на съдебната власт
За повишаване на ефективността на комуникацията, се предвижда да се определят служители по комуникацията, които да оказват съдействие на говорителите на магистратите, да се въведат програми за непрекъснато обучение на говорители и стажове за новите говорители, както и да се създадат пресцентрове във всички апелативни съдилища, прокуратурата, служебни служби към апелативните съдилища и Съвета.
Достъп до алтернативни способи за разрешаване на спорове
Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2016 г. посочва, че достъпът до правосъдие засяга и алтернативните способи за разрешаване на спорове. Графика 27 „Насърчаване и стимули за използване на алтернативни способи за разрешаване на спорове“ обхваща всички алтернативни способи за разрешаване на спорове, различни от разрешаването в съда. Медиацията, помирението и арбитражът са най-често срещаните форми на алтернативните способи за разрешаване на спорове. В тази графика България заема едно от средните места.
Съдът публикува информация относно съдебните услуги и достъпа до тях
В основата на достъпа до правосъдие е информацията, която се предоставя на гражданите и предприятията относно общите аспекти на правосъдната система.
В Графика 20 „Наличност на онлайн информация относно съдебната система за широката общественост“, Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г. отбелязва, че 17 от 28 държави, които предоставят на гражданите онлайн информация по всички, включени в анализ аспекти: информация за правната помощ, информация за компетентността на съдилищата, информация, за това как да се започне производство, информация за образуване на процесуалните разходи, целева информация за специфични групи. Тук влизат Белгия, България, Дания, Германия, Естония, Ирландия, Испания, Хърватия, Италия, Латвия, Литва, Унгария, Холандия, Австрия, Румъния, Швеция, Словения.
Постигането на точна и достатъчна информация е от съществено значение за гарантиране на ефективен достъп до правосъдие.
Всяка държава или съд е са създали уебсайтове, предоставящи информация относно закони, процедури, формуляри, документи и съдилища. 65Много държави или организации посочват, че тези сайтове съдържат формуляри, които потребителите използват могат да изтеглят, за да могат да упражнят правата си (България, Естония, Финландия, Гърция, Унгария, Литва и Португалия), заявления за предоставяне на правна помощ (Финландия) или за получаване на сертификати (Сърбия).
Не само е важно да се предостави обща информация за правата и процедурите чрез уебсайтове, но също така да се предоставя на потребителите на съдилищата информация в съответствие с техните очаквания относно предвидимостта на процедурите, т.е. очаквания график на съдебната процедура. Тази конкретна информацията, предоставена в интерес на потребителите, може да бъде предоставена само от държави, които са създали ефективна система за управление на делата в своите юрисдикции.
Проучванията показват, че съдилищата стават все по-активни в разработването и осъществяването на комуникационни политики с мисия да информират, обясняват и образоват. Тези политики се отнасят до отношенията с обществеността, медиите и лицата, участващи пряко в съдебните производства.66
Полша67
Службата за потребителски услуги (USO) в районния съд във Варшава е създадена с наредба на председателя на съда.
Създадена е и читалня за делата. Читалнята е насочена към участниците в процеса, както и към всички други упълномощени лица или сдружения ( възможно да се поръчат дела, по телефона или по електронна поща). Служители на USO предоставят подробна и подходяща информация относно съдебните процеси, които се провеждат в момента, и други задачи и дейности на съдилищата. Персоналът разполага с широки професионални познания относно особеностите на всеки отделен съд, както и богата компютърна грамотност.
Има стандартна услуга за приемане, регламентирана с правила относно минималното време за отговаряне на телефонните обаждания и времето за отговор за имейли и писма. Персоналът преминава приз задължително обучение за управление на стреса, комуникация и умения за сътрудничество.
Извършените проучвания за удовлетвореност през 2014 г. разкриват висока удовлетвореност от услугата. Опитът от Варшавския районен съд и други съдилищата в Полша, в които функционират такива служби, довеждат до разработването на стандарти за тази услуга в Полша. Допълнително, през 2014 г., Министерството на правосъдието
65 European judicial systems, Efficiency and Quality of Justice, CEPEJ Case studies 23, 2016xxxxx://xxx.xxx.xxx/x/xxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/0000/xxxxxxxxxxx/0000_0%00-%00XXXXX%00Xxxxx%0000%00-
%20Overview%20-%20EN%20web.pdf, стр.44
66 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, стр. 352
xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
67 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
подготвя стандартно проучване, което дава възможност да се прецени възприемането на службите за потребителски ислуги в цялата страна.
Все по-често съдилищата намират начини да предоставят информация на гражданите за съдебната система, по отношение на съответните закони, съдебния процес и правните процедурите, включително очакваните времеви рамки. Първата стъпка е да се осигури лесен достъп към закони, процедури, формуляри и документи. Както докладва CEPEJ, всички държави-членки имат уебсайтове като референтни точки, с национални правни текстове, съдебна практика на по-висши съдилищата и дават възможност на потребителите да изтеглят формуляри безплатно.
Портал на правосъдието (Естония)68
Xxx.xxxxx.xx е уебсайтът на естонските първоинстанционни и второинстанционни съдилища, включващ основната информация за съдебната система на Естония, начините за обръщане към съда, съдебните процедури и връзките към различните бази данни.
Основните целеви групи са хора, които искат да се обърнат към съда или са страни в производството, адвокати, съдебни служители, студенти, юристи и лица, които търсят информация за съдилищата. След обновяване през 2013 г. порталът има нов дизайн, съответстващ на дизайна на естонските съдилища, по-логична структура и повече информация за различните съдебни производства. Потребителите могат да намерят всички необходими електронни стандарти и формати на документи и калкулатор за държавната такса в гражданското производство. Информацията е подредена в логичен ред и помага на потребителя чрез този процес. Потребителите могат лесно да намерят информацията, която им е предоставена посредством търсене (включително търсене на съдебни служители). Сайтът притежава много връзки към различни бази данни и други сайтове, където потребителите могат да намерят подходяща информация. Сайтът също така има и връзка към учебния видеоклип в YouTube за граждански производства. Сайтът разполага с един основен администратор, но уеб администраторите във всеки съд подпомагат дейността и обработват и променят информацията с главния администратор. Отзивите на потребителите е от решаващо значение за подобрението на процесите.
Румъния69
Разработена е интегрирана компютърна деловодна система- ECRIS, осигуряваща достъп до съдебните решения. Създаден е достъпен за всички портал към всички съдилища в Румъния от всички инстанции, с изключение на Върховния касационен съд, който притежава собствен уебсайт.
68 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
69 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
Уебсайтовете на всички съдилища съдържат сектор Деловодство, чрез който се осигурява достъп до определено дело. Излизат данни за имената и качеството на страните, датата на завеждане, вида на делата, процесуален статус, развитие на делата, диспозитива на решението. Може да се проследява и по-обща информация, например календара, релевантна съдебна практика и др.
Съдът предоставя подкрепа за хората с увреждания, която осигурява лесен достъп до услугите му
Италия70
През 2009 г., на база на постигнатите добри резултати от проекта за реорганизация в Болцано, министърът на Публичната администрация и министърът на правосъдието и регионите стартират междурегионален проект "Разпространение на най-добрите практики в съдебните служби в Италия", финансиран от Европейския социален фонд (ЕСФ). Проектът показва възможността за активиране на пилотни проекти и разпространение на решения и методологии за управление на промените в цялата съдебна система. Реорганизацията на съдебните служби в Ломбардия е финансирана от ЕСФ чрез предложение, подадено от регион Ломбардия, наречен "Проект InnovaGiustizia", включващ съдебните органи на Милано, Монца, Варезе, Крема, Кремона, Бреша и Леко. Успешен проект за сайт е разработен в съдебните служби в Монца, включително в Съда и прокуратурата. Създаден е управителен комитет, включващ съдии и административен персонал. Проектът се ръководи от председателя на Съда и главния прокурор. Създадени са междупрофесионални работни групи за провеждане на пилотни проекти, извършващи голямо разнообразие от анализи на участието и редизайн на ключови въпроси за съдебните власти. Фондация Ирсо, академичен и консултантски професионален екип, поема отговорността както за управление на проекта на целия проект InnovaGiustizia, така и за подкрепа на реорганизацията на Монца
Проектът за доброволна юрисдикция е един от пилотните проекти на Сxxx x Монца и има за цел да се запазват правата на уязвимите членове на обществото, като възрастните граждани и хората с умствени или физически увреждания увреждания. В случаите на "Доброволна компетентност", съдът не провежда съдебни процеси, а по-скоро действа в интерес на тези граждани, наречени "бенефициенти". Такива мерки се изискват от самите граждани или от техните роднини, в повечето случаи без правно представителство. Традиционно, защитата на "недееспособните" се ограничава до отнемане на тяхната юридическа власт и до това да се възпрепятстват потенциалните вредни действия от други. Законът от януари 2004 г. засилва както правната, така и социалната и медицинска защита на тези граждани. Доброволната юрисдикция обикновено се появява при критични събития в живота на тези граждани, важни икономически операции, административни задължения и данъчни декларации, но също така и при болест, пътуване и събития от социалния живот на гражданите. Старшият съдия ("Giudice Tutelare") определя кои действия могат да бъдат извършени-
70 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
"Администриране на подкрепа" от името на лицето бенефициент. Доброволната юрисдикция е гъвкава тъй като съдията ръководи намесата на администратора в съответствие с нуждите на лицето.
Това предполага внимание и уважение, висока ефективност на различните работни процеси, пълна ефективност обслужване и високо качество във взаимоотношенията.
Потребностите на бенефициентите, включени в доброволната юрисдикция обикновено се разглеждат от различни органи с ограничена координация: съдът разглежда правната рамка; социалните услуги на общината управляват социалното благосъстояние; и трети организации предоставят здравни услуги. Доброволната юрисдикция се стреми да се отстранят бюрократичните пречки и да се постигне максимално ефективна координация между институциите. В този контекст се предприемат следните действия:
• Пълна реорганизация на услугите на съда- дейности, работни процеси, оформление на офиса; и реорганизацията на физическия офис (front line office) и уеб достъпа до услуги (информация, формуляри, проследяване на процедурите);
• Създаване на постоянно сътрудничество между институциите в района на Монца и Брианса (общини) под юрисдикцията на Монца Съд, местните здравни органи, Търговската камара на Монца и Брианза, и Миланския университет Бикока) и асоциациите на "третия сектор" за да се справят с нуждите на бенефициентите.
Проектът е насочен към цялостна реорганизация на сектора на доброволната юрисдикция. След извършен анализ на всеки тип работен процес, се разработва система за проследяване, базирана на баркод, за да се намали нуждата за обществеността да има физически достъп до съда. Всеки нов хартиен файл е маркиран с баркод, който съдържа и името на служителите, получили молбата. Всеки файл има идентификационен номер. Всеки път, когато файлът се премества и се обработва и се променя състоянието му, системата регистрира това движение, като прочита баркода. Така че във всеки един момент, системата знае къде е хартиеният файл и състоянието на приложението. Тази информацията е достъпна на уебсайта, така че всеки потребител, който се свързва с уебсайта, да може да установи състоянието на неговата молба. Системата знае колко време се нуждае от всяка стъпка от процедурата. Тя контролира всичко една стъпка и ако има забавяне в процедурата, системата автоматично изпраща електронно съобщение до председателството съдията и регистратора, да реагират бързо и да решат проблема.
Създава се нов специален раздел на уебсайта на Палатата xxx.xxxxxxxxx.xxxxx.xxxxxxxxx.xx. Потребителят може да провери състоянието на своята процедура от дома. Предоставена е предварителна информация посредством информационен лист за всеки вид процедура, където са обяснени единичните стъпки на процедурата, като разходите, необходимите документи и т.н. Текстовете са замислени, за да бъдат лесно разбрани от обикновения гражданин. Потребителят може също да изтегля формуляри за приложенията. Освен това, ако гражданинът въведе своя мобилен телефонен номер или неговия имейл адрес, ние му изпращаме уведомление за актуализации за състоянието на случая чрез SMS или електронна поща. Това става автоматично без намесата на оператор.
За да се осигурят физически офиси и бюра за помощ за гражданите, са създадени седем помощни бюра в основните общини, като тези фронт-офисите се основават на споразуменията за постоянно сътрудничество.
Създадена е постоянна система за мониторинг, като съдебният съвет контролира системата на политическо и институционално равнище, междуинституционалната работна група наблюдава изпълнението и напредъка на оперативно ниво и се състои от: съдии по съдилища; общински представители; представители на здравния отдел; местни представители на баровете; и представители на доброволческите организации. Работната група се събира на всеки три месеца, за да: анализира и решава проблемите, събира и оценява предложения, и давт отговори на повдигнатите въпроси.
Постигнатите резултати се докладват като осезаеми:
• намален значително е броят на гражданите, които се нуждаят от достъп до офиса на канцлера,
• значително намалено средно време за първото депозиране на заявлението
• значително намалена продължителността на съдебните процедури за назначаване на "администратор на помощта"
• 80% от получените заявления сега използват формулярите за баркодове
• 100% от получените досиета се управляват от системата за онлайн проследяване.
• Проектът укрепва сътрудничеството между съдиите и служителите, за да се ускори процеси и създаде постоянно сътрудничество между институциите на Монца и Брианза площ. Увеличено е доверието, че "промяната може да настъпи и без нови закони или допълнителни ресурси, а с нова култура –когато хората, на които служим, са в центъра.“
Съдът предоставя информация за да подпомогне тези, които са неравнопоставени
Графика 21 на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г.
„Праг на доходите за предоставяне на правна помощ във връзка с конкретно дело в областта на потребителското право“, представя прагове за правна помощ, които варират от 40 % до -30 %. Дания, Германия, Ирландия, Франция, Хърватска, Литва, Холандия, Португалия, Финландия и Швеция предоставят правна помощ при праг на доходите, който варира между 40 % и 154 %. Унгария, Румъния и Великобритания предоставят правна помощ при праг на доходите, който варира между -30 % и -68 %.
На графика 19 „Годишен публичен бюджет, отпуснат за правна помощ“ (в евро на глава от населението) на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2016г държавите членки са подредени в зависимост от бюджета за правна помощ на глава от населението. Всички държави членки отчитат наличието на предвиден за целта бюджет. Начело е Холандия с бюджет през 2014г. в размер около 25 евро на човек от населението, Швеция с приблизително същия бюджет, следвани от Ирландия- около
17.5 евро, България е на едно от последните места с бюджет значително под 5 Евро,
като няма значителни изменения в годините (2010 г, 2012 г., 2013 г., 2014 г.).
3.6.5 Съдът е осигурил електронен достъп
Предявяване на иск онлайн
Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г сочи, че електронното предявяване на искове и електронната комуникация между съдилищата и адвокатите е друг важен елемент, който улеснява достъпа до правосъдие и намалява забавянията и разходите, както и заема все по- важна роля в трансграничното сътрудничество между органите на съдебната власт, като по този начин улесняват прилагането на законодателството на ЕС.
Графика 23 отразява предявяването на искове по електронен път (0 = наличие на такава възможност в 0% от съдилищата, 4 = наличие на такава възможност в 100% от съдилищата.) Чехия, Естония, Латвия, Литва, Унгария, Румъния, Австрия, Испания, Словакия, Финландия са държавите, ситуирани с индикатор „4“, наличие на такава възможност в 100% от съдилищата.
Възможността за проследяване и придвижване на производството онлайн е отразена в Графика 23 Наличие на електронни средства* на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г. С рейтинг 4 при оценителна скала (0 = наличие на такава възможност в 0% от съдилищата, 4 = наличие на такава възможност в 100% от съдилищата) са оценени Чехия, Естония, Латвия, Литва, Унгария, Румъния. Това означава създадени възможности за електронно проследяване в приблизително 56% от съдилищата.
Изпращане на призовка по електронен път: В Графика 23 Наличие на електронни средства* на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г. д държавите, ситуирани на първо място с индикатор „4“, са Чехия, Естония, Латвия, Литва, Унгария, Румъния, Австрия, Испания, Словакия, Финландия.
Електронна комуникация между съдилищата и адвокатите
В 24: Използване на ИКТ между съдилищата и адвокатите на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г, ИКТ се използват за комуникация между съд и адвокат най-широко в Естония, Португалия, Италия, Чехия, Дания, Швеция, Франция. ИКТ се използват за електронно подписване на документи основно в Естония, Португалия, Италия, Испания, Унгария.
В Графика 25: Причини за (не)използване на ИКТ между съдилищата и адвокатите, се отбелязва, че положителният опит играе съществена роля в използването на ИКТ между съдилищата и адвокатите в страни като Швеция, Дания, Чехия, Литва, Естония, Португалия. Елементът „задължителност“ оказва значение в страни като Унгария, Испания, Естония.Съществен отрицателен опит, който е фактор, е регистриран в Унгария, Гърция, Малта, Полша.
Достъп до съдебните решения
В графика 27 „Достъп до публикувани съдебни решения онлайн “ на Информационното табло на ЕС в областта на правосъдието за 2017г.- държавите, в които е осигурен пълен онлайн достъп на широката общественост до съдебните решения (граждански и търговски и административни дела, всички инстанции) включват България, Естония, Ирландия, Литва, Латвия, Унгария, Малта, Румъния и Словакия.
В Европа съществува силна тенденция за развитие на електронното правосъдие и електронни съдилища. Като цяло, 3,3% от съдебния бюджет на европейските членове средно е посветена на компютъризация през 2012 г., според Доклад на CEPEJ за 2014 г. В рамките на тези проценти се наблюдава голяма вариация: членки на ЕС, от по-малко от 0,1% от предоставения бюджет функционирането на съдилищата, до над 10% в случая с Малта.
Достъп до информация и съдебните решения : Полша71
Министерството на правосъдието създава през 2013 г. уебсайт, който да публикува статистическа информация за съдебната система (xxx.xxxx.xx.xxx.xx, само полски), включително международни и национални сравнителни проучвания, информация за добри практики, стратегически мерки в областта на правосъдието.
В същото време непрекъснато се разработват ИТ инструменти, за да се подобри качеството и да се увеличи достъпността на услугите, предоставяни от съдебната система. Така например, Порталът за решенията на Съда публикува решенията на съдилищата в Интернет и е напълно приложен от 2015 г.
Електронно уведомление в Испания72
Администрацията на правосъдието винаги е била характеризирана като велик генератор на хартия и потребител на подписи и печати. Това се отнася най-вече за съобщаването на съдебните решения на законните представители на страните по присъдите, което традиционно е било правено на хартиен носител, като се отделя време, понасят се разходи (хартия и хора) и се рискува целостта на нотификационния процес, който трябва да протича едновременно с всички страни по делото. Испания разработва мxxxx Xxxxxx, който отваря сигурен електронен канал за обмен на информация между съдебните служби и правните специалисти, позволяващ да се правят уведомления за юристи незабавно и едновременно. Lexnet е успешно стартиран през 2004 г. и постепенно е пуснат в действие съдилищата и трибуналите на почти цялата територия на Испания, тъй като Министерството на правосъдието я е предоставило
71 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015, xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx
72 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015,
безплатно, свободно от такса. В момента Lexnet има повече от 40 000 потребители, които са използвани от над 2 600 съдебни органа. От 2009, почти 114 милиона нотификации са направени от съдилищата по телематичен път, като се намалява бумащината и се спестява време на служителите при ускоряване на достъпа до правосъдие. Пълното въвеждане на нова версия е предвидено в националната версия на План за модернизация на съдебната администрацията 2009-2012. Системата вече се разработва, за да позволи правните професионалисти да се осведомяват за своите дела по електронен път и пред съдилищата.
Съдът използва технологии и иновации, за да подобри достъпа на всички потребители
Електронни досиета: Естония73
Мнистерствата на правосъдието и вътрешните работи стартират проект да свържат съществуващите информационни системи (IS) чрез централна информационна система за управление на делата.
Електронният файл позволява да се обменя информация едновременно между различните страни по производството. Това дава възможност институциите вече не трябва да въвеждат същата информация повече от веднъж, като информация може да се променя или добавя, при необходимост
Разработен е Е-файл като централна база данни и система за управление на делата, която комуникира с всяка клиентска система и осигурява достъп до правосъдие чрез своя публичен портал за електронни файлове (AET). Свързани са клиентските системи на полицията (MIS), прокурорския Регистър за управление на делата (KRMR), съдилищата (KIS), Порталът за обществени електронни файлове (AET), Статистическия портал (OSA), Регистъра на наказанията, регистъра на наказанията и таксите (XxXX), Порталът за Процедури срещу неправомерно поведение (VMP) и Върховният съд (RKIS). Всяка клиентска система, свързана към Е-файла (KIS, KRMR, MIS VMP и т.н.) е модерна система за управление, която работи като търсачка за процедурни материали, като както и инструмент за регистрация на документи, съдебни заседания и други процедурни данни. Системите също могат автоматично да разпределят съдии, прокурори,и други длъжностни лица да водят дело. Освен това, Електронният файл предоставя публикацията на съдас и съдебни решения по официални уебсайтове и осигурява събирането на метаданните бързо и лесно.
Ползите от електронния файл включват:
• минимизира многократното въвеждане на данни;
• позволява консолидирана статистика;
• улеснява достъпа до данни и правосъдие;
• подобрява качество на данните;
73 Quality of public administration– A Toolbox for practitioners, Theme 6: Strengthening the quality of judicial systems, 2015,
• намалява се "бюрокрацията".
Приложимост на практиките в критериална част достъпни съдебни услуги в българската съдебна система
При достъпа до съдебни услуги, както и при другите публични услуги, е налице следният, наглед, парадокс – равният достъп се гарантира чрез особена грижа. Нещата около него се изясняват, когато вземем под внимание факта на неравенството. За съжаление, в настоящия момент в България фактори като бедност, неравенство и социално изключване не могат да бъдат игнорирани при коментар относно достъпността на публичните услуги, включително съдебните.
Например, в предложените по-горе примери на прилагането на ИКТ се гледа като на средство за повишаване на достъпността на съдебните услуги. И това, разбира се, е така. Но под условие. И условието е дали е налице гарантиран достъп до информационните и комуникационно технологии и възможностите, които те предоставят. Може да се окаже, че споменатите по-горе бедност, неравенство, социално изключване ограничават достъпа и ползването на ИКТ и те губят ефективност като средство на достъп до съдебни услуги. Следователно, трябва да се търсят решения, при които достъпът да не е под изключителна зависимост от ИКТ.
Подходът „равният достъп се гарантира чрез особена грижа“ е очевиден тогава, когато достъпът до услуги се свежда или пък е зависим от достъпността на средата. За съжаление тук има много, за което трябва да се работи. Мащабът на проблема предполага ресурсна подкрепа чрез национална програма за достъпна съдебна среда.
Остава си проблемът с ресурсното обезпечаване на „правната помощ“ в контекста на достъпа до правосъдие и съдебни услуги. Държави като Холандия, които са далеч-далеч от нас по отношение на индикатори за бедност, неравенство, социално изключване отделят петкратно по-големи средства на глава от населението за осигуряване на
„правна помощ“ при високи прагове. Ясно е, че тези практики – с оглед относителния дял на застрашените от бедност в България - следва да бъдат препоръчани за прилагане в българското правосъдие.
3.7 Обществено доверие и отговорност
3.7.1 Съдът публично се отчита за своята роля и изпълнение
Система за управленска информация- Дания
Всеки окръжен съд има достъп до стандартизирана и периодично обновявана управленска информация относно продължителността на делата, броя им, броя на съдебните служители, отсъствията им и др. Всеки съд сам определя как да използва информацията. Част от събраната информация се предава на Съдебната администрация с цел използването и за националната статистика, друга част е за ползване от конкретния съд по начин, по който самият съд прецени. Съдебната администрация тук
не налага норми, а дава съвети, както и обсъжда начините на използване на управленската информация на специални семинари.74
Събиране и публикуване на статистически данни- Унгария75
Статистическите данни се събират от специално звено в администрацията на Националния съвет по правосъдие. Данните се публикуват чрез изданието и електронен сайт на НСП. Резултатите се анализират от НСП на всеки шест месеца. НСП обсъжда годишните доклади на председателите на съдилища, като отделните съдилища следва да изпълнят констатациите.
Управление на информацията- Литва
Данните за дейността на всички съдилища в страната се съсредоточават в обща Съдебна Информационна Система, което позволява провеждането на анализа им. Разработен е специален одитен софтуер, който анализира процесите. По указание на Съдебния съвет, националната съдебна администрация събира информация за административната дейност и организационната работа на съдилищата, с изключение на Върховния съд, Апелативния съд и Върховния административен съд на Литва.
Събиране на статистически данни- Румъния
Към Висшия съвет на магистратурата действа звено – Статистически офис, който редовно събира и обработва статистически данни за правосъдието в страната, включително и за натовареността на съдиите/прокурорите с дела. Статистическите данни се използват за изготвяне на подробни доклади относно количествените и качествените характеристики на съдопроизводството през стойности на отнапред зададени индикатори. Тук се включват брой дела, регистрирани в съдилищата, ефективност на съдилищата/прокуратурати на всички нива на правораздаване, натовареност на всеки съдия/прокурор, статистика за динамиката на престъпността, брой обжалване решения, процент изцяло/частично отменени решения, оценката на съдилищата и прокуратурите за причините за отмяна на решения на първа инстанции при обжалване, продължителност на съдебните дела и т.н.76
Словения
Словения разполага с компютризирана информационна система на деловодство. Всички съдии имат онлайн достъп до техните случаи, база данни, съдържаща текущото законодателство, всички решение на Върховния съд, висшите съдилища и важни статии
74 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети, стр.36
75 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
76 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети,стр.19
и тълкувания. Върховният съд публикува на страницата си годишен доклад, съдържащ статистически данни. Също така, Министерството на правосъдието публикува тримесечен статистически отчет за работата на всички съдилища на страницата си. Съдилищата, от своя страна, изготвят доклад за всяко тримесечие на годината с преглед на съответствието на дейността им спрямо плановете за развитие. Тези доклади съдържат данни: брой на постъпилите дела, брой на разрешените и неразрешени дела, продължителност на производствата, човешките ресурси, висящите дела, др. Тези данни, така събрани, са обект на анализ от Отдела за управление на съдилищата при Върховния съд.77
Съдът има политика по жалбите и докладва относно разглеждането им
Белгия78
Висшият съвет на правосъдието, от 2000 г. насам, систематично разглежда жалби и докладва за тях в своя годишния доклад. Освен това Съветът не е единствената инстанция, която разглежда оплаквания. През повечето време жалбоподателите адресират своите жалби директно до съдилищата и прокуратурите или до министъра на правосъдието, което съответно разпраща мнозинството от тях до различните институции в съдебната система.
Върховният съвет счита, че е изключително важно да се извличат съответните препоръки от всички конкретни оплаквания, с цел да се подобри цялостното функциониране на съдебната система. В тази насока, през 2004 г. Върховният Съвет възлага на екип от изследователи от два университета да разгледат процедурите по управление на жалбите, включително системите за регистриране на жалби. Въз основа на тази информация Висшият съвет стигна до следните заключения:
• Жалба по отношение на функционирането на съдебната система е всяка критика по отношение на несъответствието между услугата, предоставяна на онези, които търсят справедливост, и това, което може да бъде законно очаквано от добре функционираща съдебна система.
• Гражданите желаят да видят целенасочена намеса, тоест отстраняването на причините за тяхната неудовлетвореност
• Фактът, че Висшият съвет често трябва да се обявява за некомпетентен по отношение на работата с някои от оплакванията е основен източник на недоволство сред гражданите, които твърде често интерпретират това като нежелание да се справят с техните оплаквания. Висшият съвет иска да гарантира, че до максимална степен е възможно да се намери решение за оплакването, формулирано от гражданите.
77 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети, стр.40
78 Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
• Жалбата трябва да бъде разгледана в първата фаза на мястото, където възниква проблемът.
На база на анализа се прави законодателно предложение до Камарата на представителите. Разработена е база данни, която да съдържа всички жалби до съдебната система. Двуетапната процедура за подаване на жалби е следната:
• Всяка жалба, получена от кой да е публичен орган, трябва да бъде съобщена на Висщия съвет, като това дава на Висшия съвет цялостен поглед върху оплакванията относно съдебната система;
• Висшият съвет получава жалбата, регистрира, xxxxxx, изпраща на компетентните органи и уведомява гражданите за това;
• В срок от три месеца председателят на съда или главният прокурор информират гражданите и Висшия съвет относно това, което е направено по жалбата;
• Ако гражданите вярват, че не са получили задоволително решение на жалбата си на първи ред, Висшият съвет - на втора линия - ще може да направи ново прочитане на жалбата.
Използването на жалбите като отправна точка за подобрение в съдебната система система ползва и гражданите в дългосрочен план. За преминаването към тази нова система за разглеждане на жалби, влиза в сила законодателно предложение парламента. Съдилищата и прокуратурите ще имат достъп до общата база данни на жалбите чрез уеб-базирано приложение.
Литва- управление на жалбите
Съдебният съвет и председателят на съда, в който е назначен съдия, или председателят на който и да е съд на по-високо ниво, имат право да разглеждат жалби относно дейностите/ поведението на съдиите в Република Литва. След разглеждането на жалбата, страната може да предложи учредяването на дисциплинарно действие, като представи мотивирано предложение за налагане на дисциплинарно действие на Комисията по съдебна етика и дисциплина. В случай, че комисията по съдебна етика и дисциплина приеме да възбуди дисциплинарно производство срещу съдия, производството се прехвърля към Съда на честта за съдии, който взема окончателното решение. Тяхното решение може да се обжалва пред Върховния съд. 79
Дания
Учреден е Специален съд за обвинението и преразглеждането на съдебното решение, като той има компетентност и в случаите, касаещи дисциплинарни санкции срещу съдии и младши съдии и уволнението на такива. Жалба може да се подаде срещу съдия или младши съдия до председателя на съда, където те работят. Специалният съд не може да разглежда мнението на съдията по правни въпроси, а единствено неговото поведение,
79 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети
включително държане по време на делото. Статистически данни относно броя жалби и техния характер се намират на уеб-страницата на всеки съд.80
Холандия
Прилага се унифицирана процедура за всички съдилища, която цели да регистрира и управлява жалби срещу начина на работа на съдии, технически персонал и съдилища. Повод могат да бъдат отношение от страна на съдебни служители, забавяне на заседания, твърдения за процесуални грешки. Води се единен регистър на жалбите, който дава възможност да се набележат и намерят решения за сруктурни промени и да се предприемат подобрения в дейността на съда.
Съдилищата имат стандартна процедура за подаване на жалби, която е разпространена посредством брошура, и е качена на страницата на съдилищата. Съдебният съвет също така е предоставил дигитален образец на жалба, с указания кои са допустимите жалби. Допустимите жалби могат да се подават по електронен път.
Води се обобщена информация за процента допуснати жалби от всеки съд, като част от годишния доклад, който от своя страна е достъпен публично. Отделно, се информират съответно жалбоподателите.
Xxxxxxxxx за съдебната власт- Австрия
Към четирите апелативни съдилища съществуват т.нар. ombudsoffices (ombudsstelle). Всяко лице може да се обърне към тях, ако има въпроси или оплаквания от действията на съдилищата.
3.7.3 Съдът провежда редовно независим одит на разходите си
Вътрешни одити- Литва
Провеждат се от Националната съдебна Администрация под формата на супервизия. Прегледът включва: прозрачността, съблюдаването на моралните и етичните норми, продължителност на производствата, ефективност на съда и съдебната администрация и др.
Румъния: Вътрешен одит от Съдебната инспекция на Върховния Магистратски Съвет81
Провежда се преглед на ръководството на съдилищата от Инспекторат по правосъдие. Резултатите са докладват пред пленума на Върховния Магистратски Съвет. Докладите са с публичен достъп.
80 Виж Регистър на дейностите по управление на качеството 2009 на работната група по управление на качество към Европейската мрежа на съдебните съвети, стр.12
Системата за измерване на качеството на съдебната система се реализира посредством периодични индивидуални оценки на съдиите и редовни инспекции върху работата на съдебните институции и отделните магистрати.
Инспекторатът на Върховния съвет на магистратите установява рудовни инспекции върху работата на отделните институции на парвосъдието, както и работата на конкретните магистрати. Проверките се базират върху преглед на съответстввието на процедурните норми при регистриране на исковете, разпределението на делата на принципи ан случайността, резгласяването на решенията. Докладите на инспектората са окрити за обществеността, като се публикуват в уебсайта на Върховния съвет на магистратите или чрез прессъобщения.
Австрия
Важен стълб за осигуряване на качеството е вътрешният одит. Той представлява вътрешно разглеждане на дейността на съда- извършено от съдии (а не от външни експерти); като субект е съда като цяло, а не отделния съдия или отделния служител. Всеки Върховен апелативен съд има един "водещ наблюдател (Leitender Visitator)", който е независим съдия. Всички заместник-председатели на 20-те регионални съдилища (Landesgericht) са бивши officio членове на екипа за наблюдение.
Всеки съд се одитира на всеки пет до седем години. Членовете на екипа за наблюдение обикновено идват от съседни съдилища.
Разписан е наръчник, който регламентира начина на извършване на одита. Той трябва да зачита независимостта на съдебната власт, а не трябва да се намесва в решенията на съдилищата и да нарушава процесите на съдилищата. Съставя се окончателен доклад за всяко посещение - съдържащ препоръки към отговорните длъжности - според темата. Приблизително две години след всяко посещение се извършва последващо проследяване, за да се провери изпълнението на препоръчаните мерки.
Белгия82
През 2006 г. в рамките на Висшия съвет е създаден екип от четирима одитори, с цел да се подпомогне процеса на одит в съдебната система. Оценката на извършените оперативни одити ясно показва, че механизмът, вграден в процеса на одит на систематично проследяване на действията, предприети от одитираната страна по отношение на формулираните препоръки, насърчава системното подобряване на управлението. В съдебната система, изградена от голям брой малки и средни организационни структури, подходът на ниво одит не може да бъде ограничен до одита на няколко (проблемни) съдилища и / или прокуратури годишно. Одитът може да бъде важен двигател за модернизацията на съдебната система, ако всички субекти се разглеждат въз основа на обща стратегия за одит.
Една от стратегическите цели е одита на системата за мониторинг, създадена в съдилищата и прокуратури, да бъде ефективна. С цел установяването на ефективен мониторинг е необходимо да се извърши одит на всички съдебни структури на хоризонтален принцип за много кратък период от време. Реализирането на подобна одитна стратегия е възможно само чрез развиването на отдела за вътрешен одит в професионална структура за одит в рамките на Върховния съвет на правосъдието.
Литва: Вътрешен одит на съдилищата83
Вътрешният одит се извършва при пълно зачитане на принципа за независимост на съдилищата при правораздаването. Отделът за вътрешен одит е установен в структурата на Националната съдебна администрация като независимо подразделение, пряко подчинено и отговорно пред директора на администрацията. Целта на отдела е да извърши независим и обективен преглед и осигури подобряването на дейностите на областните, регионалните и регионалните административните съдилища и администрацията. 65 администрации попадат в обхвата на одита. Задачите на отдела включват:
• да оцени дали системата за вътрешен контрол на одитираните институции е достатъчна и ефективна, в съответствие със закона и изискванията на други правни актове, дали са постигнати определените цели и задачи;
• да изготви обективна информация, препоръки и констатации за дейностите на одитираната институция, състоянието на вътрешния контрол, изпълнението на стратегическите и други планове, програми за дейности, за определени рискове от дейности пред ръководителите на одитираните институции.
Изготвя се доклад от вътрешния одит със заключения и препоръки как да се коригират несъответствията, открити по време на вътрешния одит и как да се подобрят дейностите и вътрешният контрол на одитираните институции. Докладите се предоставят на ръководителите на одитираните институции, които приемат решения относно изпълнение на препоръките.По писмено искане на Съдебния съвет се предоставят окончателните доклади за вътрешен одит или тяхното резюме към Съдебния съвет. Напредъкът се наблюдава (дейности след вътрешен одит).
Румъния: Вътрешен одит от Съдебната инспекция на Върховния Магистратски Съвет
Съдебната инспекция на Xxxxxx играе важна роляя за модернизирането и увеличаването на ефективността на правосъдието в Румъния, като изпълнява следните задачи:разследва и информира за дейността на съдилищата и прокуратурите;
• контролира дейността на съдилищата и прокуратурите по следните аспекти: спазване на процесуалните норми; случайно разпределение на делата; планиране на съдебните заседания; обявяване на съдебни решения; изготвяне на съдебни
решения; съобщаване на решения; изпълнение на съдебни решения; управленската ефективност и изпълнението на задължения, произтичащи от закони и подзаконови актове, адекватно качество на съдебната служба (съгласно Регламента за организацията и функционирането на Висшия магистратски съвет);
• подпомага управлението на ресурсите за подобряване на качеството на правосъдието (съгласно Ръководство за критериите за провеждане на инспекции в съдилищата и прокуратурата)
• извършва проверки относно: жалби, подадени от различни ищци и съдии и прокурори по отношение на тяхната кариера, независимост и професионална репутация.
Дейността на съдебната инспекция се регламентира от ръководства за дейността на съдебната инспекция (Ръководство за определяне на критериите за извършване на инспекции в съдилищата и прокуратурите, Ръководство за установяване на критериите за предварителното разследване на съдии и прокурори, информационен справочник за лицата, които желаят да уведомяват Съдебна инспекция, информационен справочник за лицата, заинтересовани да уведомяват дисциплинарните комисии), които са публикувани на интернет страницата на Висшия магистратски съвет. Докладите включват предложения за реформиране на дейностите на съдилищата и прокуратурите.
Приложимост на практиките в критериална част обществено доверие и отговорност в българската съдебна система
Прегледът на представените по-горе добри европейски практики показва, че в практиката на българската правосъдна система, с голяма степен на съответствие по цели и подходи, могат да бъдат открити аналози на всяка добра практика на отговорност. Остава въпросът, обаче, за липсата или ниското ниво на обществено доверие. Ако отговорът е в ниската ефективност и ефикасност на тези „аналози“ на добрите европейски практики, в отсъствието на обществено приемливи и удовлетворяващи обеществените потребности резултати, то следва отново въпрос – защо така.
С риска да се повторим, най-вероятният отговор е, че това е така заради липсата на системност. Усилията са спорадични, кампанийни, сегментирани, некоординирани, извън стратегическия контекст и при отсъствие на стратегически синхрон. Действието е изключително реактивно – под външен за системата натиск, най вече като реакция и ангажимент, произтичащ от нескончаемите партньорски проверки от страна на Европейската комисия.
4
РАЗВИТИЕ НА ИНСТРУМЕНТАРИУМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА
КАЧЕСТВОТО В СЪДИЛИЩАТА
Използването на инструменти за управление на качеството в съдебния сектор е производно на всички онези важни развития в теорията и практиката на управление на качеството в глобален, регионален и национален план. Основната идея в модерното
мислене за качество се свързва с 50-те години, когато управителните съвети на японските компании въвеждат политика за качество, както и основните принципи и рамка на непрекъснатото подобрение. На по-късен етап (периода 1980 - 1990 г.) терминът "общ контрол на качеството" е заменен от принципите за общо управление на качеството (TQM). В отговор на революцията в областта на качеството в Япония Съединените щати въвеждат тази концепция посредством приетия през 1987 г. специален закон за създаването на Националната награда за качество на името на Xxxxxxx Xxxxxxxxx (MBNQA)84. Целта на този закон е "да се предвиди създаването и провеждането на национална програма за подобряване на качеството, съгласно която се дават награди на избрани компании и други организации в САЩ, които практикуват ефективно управление на качеството и в резултат на това правят значителни подобрения в качеството на техните стоки и услуги и разпространяването на информация за успешни стратегии и програми ". Европейският отговор е стартирането на Европейската фондация за управление на качеството (EFQM) и приемането на модела за съвършенство на EFQM, който може да бъде използван от организациите за оценка, сравнение с подобни видове организации и подобряване на нивото им на качество85. Моделът се основава на принципа, че "отличните резултати по отношение на ефективността, клиентите, хората и обществото се постигат чрез политиката и стратегията за управление на лидери, която се предоставя чрез хора, партньорства и ресурси и процеси" Както е случаят с наградата за качество на Малкълм Бадридж, организацията присъжда годишно призове за постиженията, постигнати в областта на качеството.
В допълнение към тези "подходи за качество" са разработени няколко други концепции и техники за качество през последните години. Примери за това са моделът Six Sigma,86 който се фокусира върху премахването на "дефектите" в продукта на услугите или стоките, принципа на балансираната оценка на картите и системите за управление на качеството (ISO)87.
Примерите, които следват илюстрират адаптираното прилагане на концепцията за управление на качеството в съдебната сфера. И тук, както и в останалите сектори на публичната власт, подобно и на развитието в частния сектор, понятието за качество принадлежи към основните ценности на начина, по който се управляват съдилищата като организации. Необходимостта от удовлетвореност на заинтересованите страни, от непрекъснато подобрение на процесите са в центъра на вниманието, когато става дума за управление на качеството в съдебната сфера.
4.1
Стандарти за ефективността на съдилищата САЩ - Trial Court Performance Standards (TCPS).
През 90те години Американската адвокатска колегия публикува стандарти за съдебното производство. Това е първото признание за необходимостта съдопроизводството да
84 xxxx://xxx.xxx/xxxxx-xxxxx-xxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxx.xxxx
85 xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxx-xxxx-xxxxxxxxxx-xxxxx
86 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxx-xx-xxx-xxxxx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxx-xxx-xxxxx/
87 xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxx-0000-xxxxxxx-xxxxxxxxxx.xxxx
отговаря на утвърдени обществени очаквания и стандарти. През 1987 г. комисия от водещи съдии, съдебни ръководители и учени поема инициативата да разработи система за измерване на способността на американските съдилища да предоставят справедливо и ефективно решение и разпореждане с делата. Тази инициатива довежда до стандартите за ефективност на съдилищата Trial Court Performance Standards (TCPS).88 Те формулират основните цели на съдилищата и предоставят инструмент на съдилищата да обсъждат помежду си качеството на услугите, предоставяни от съда. Установени са 68 мерки за 22 стандарта в рамките на пет области, свързани с основните цели и отговорности на съдилищата. Тези области включват:
• Достъп до правосъдие: съдилищата трябва да бъдат отворени и достъпни.
• Експедитивност и своевременност: решенията на съдилищата трябва да се вземат навреме без неоснователно забавяне
• Равнопоставеност, справедливост и почтеност: съдилищата следва да осигуряват справедлив процес и еднаква защита на закона. По отношение на интегритета решенията и действията на даден съд следва да се придържат към задълженията и задълженията, наложени на съда от съответното право, както и административните правила, политиките, етичните и професионалните стандарти
• Независимост и отчетност: съдилищата трябва да установят своите правни и организационни граници, да наблюдават и контролират своите деийности и да отразяват публично своите резултати.
• Обществено доверие: съдилищата следва да работят по достъпен, справедлив и отчетлив начин, който да има високо доверие от обществото.
Първоначално системата е тествана в 12 съдилища. За събирането на данни са използвани различни методи (наблюдения и симулации, структурирани интервюта и фокус групи, прегледи на делата и административните протоколи, проучвания и апелативни стандарти за съдебно изпълнение). Въпреки общественото признание, което получава, практиката потвърждава, че самооценката във формата 68 мерки и 22 стандарта се оказва трудна за прилагане. Само много ограничен брой съдилища, например Общинският съд в Лос Анджелис (през 1996 г.), са в състояние да оценят всичките 68 мерки89. Факторите, допринесли за неспособността на държавните съдилища да институционализират системата TCPS90 включват големия брой мерки- 68, които се оказват твърде сложни; неспособността на съдебните информационни системи да доставят търсените данни и информация; липсата на последователно ръководство в съдилищата, насочено към прилагане на системи за измерване на ефективността и намалялото обществено и професионално внимание към темата.
88 xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/X_Xxxxxxxx/xxxx/xxxxx.xxxx
89 Xxxx Xxxxxxx, Standards and Measures of Court Performance. In: Criminal Justice (2000 vol. No. 4), p. 581.
90 Xxxxxxx X. Xxxxxxxxxx, Judicial accountability in the US State Courts measuring court performance. In: Utrecht Law review, Volume 3, Issue 1 (June) 2007, p. 120
4.2 Courtools- (Инструменти на съдилищата) -САЩ
Своеобразно "възраждане" на подхода за качество бива регистрирано през 2005г. с появата на Courtools. 91 Те са в голяма степен реакция срещу предхождащата ги и оказала се твърде сложна за прилагане система на Trial Court Performance Standards (TCPS). Опитът е да се създаде опростен и практически лесен инструмент за подобряване на качеството на съдилищата. CourTools, създадени от Американския Център на държавните съдилища следва да се възприемат като опит да се осигури на съдилищата общ набор от десет индикатора и методи за измерване на изпълнението по разбираем и лесен за управление начин. Тези инструменти, обединени в списък от 10 практически мерки, се основават на интегрирането на основните области на изпълнение и ефективност, определени в TCPS, с общите модели за управление на качеството като наградата за качество Xxxxxxx Xxxxxxxxx National Quality Award (MBNQA)92 и Balanced Scorecard (BSc)93. Мерките/ индикаторите са: (1) достъп и справедливост, (2) коефициент на оформяне, (3) време за разпореждане, (4) времетраене на активните висящи дела, (5) сигурност на съдебните данни, (6) надеждност и интегритет на съдебните досиета, (7) събиране на парични наказания, (8) ефективно използване на съдебните заседатели, (9) удовлетвореност на служителите на съда и (10) разходи за отделен случай. През 2008 списъкът на 10 практически мерки се надгражда в посока създаване на ‘рамка за измерване на изпълнението на съдилищата’ от Американския Национален Център на държавните съдилища. В тази рамка мерките / индикаторите се подреждат в четири квадранта (сравними с balanced scorecard): ефикасност (мерки 5, 7 и 8), удовлетворение от процедурите (мярка 1), ефективност (мерки 2, 4 и 6) и резултатност (мерки 3 и 10). За квадрантите „удовлетворение от процедурите“ и "резултатност" рамката за оценка на съдебно изпълнение включва два нови показателя: време на транзакцията, действително време, изразходвано за случая. Същността на рамката е, че успешните в оперативно отношение съдилища биват оценени "добре" във всичките четири квадранта. Трябва да се отбележи, че за разлика от Courtools на съда, рамката за съдебното изпълнение все още е във фазата на развитие 94.
4.3 Сингапур: eJustice Scorecard system (Singapore Subordinate Courts)
Интересен е опитът на Сингапур в разработването на инструменти за управление на качеството. През 1990 г. правителството на Сингапур, заедно със съдебната власт, решават да реформират съдилищата, главно с намерението да се намалят натрупаните дела и да се установи харта на съда, целяща навременни производства и правилно третиране на страните. Част от реформата е да се популяризира лидерството и стратегическото планиране в съдилищата, стратегическото използване на информацията, оптимизирането и развитието на човешкия капитал, ефективното съдебно производство чрез използването на ИКТ, посредничеството и разрешаването на
91 Xxxxxxx Xxxxxxxxx National Quality Improvement Act of 1987.
93 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
94 US National Center for State Courts (2008), A unifying framework for court performance measurement, Washington
съдебни спорове и редовното измерване на очакванията и нивото на удовлетвореността на потребителите на съдилищата.
През 1990 – 2000 е въведена система за оценка на електронното правосъдие eJustice Scorecard system. Тя е основана върху (изменените версии на) четирите области на измерване на Balanced Scorecard (общност, вътрешни процеси, учене и развитие и финанси). За всяка от тези области са разработени ключови индикатори. През 2005 г. е стартирана актуализирана версия на eJustice Scorecard. В софтуерното приложение е възможно ръководителите на съдилищата да визуализират сигнали за конкретни въпроси, свързани с качеството, на компютърни екрани и да обвържат работата на съда с целите и задачите, определени от ръководството на съдилищата.
EJustice Scorecard е важен елемент от общия модел за качество, използван от съдилищата в Сингапур, а именно Сингапурската награда за качество (SQA).95 Рамката на тази награда е сравнима с наградата за качество на Xxxxxxx Xxxxxxxx и Европейската фондация за управление на качеството.
4.4 Европейски инициативи
В началото на деветдесетте години в Европа са предприети инициативи за подобряване на обществените услуги на правителствените институции.
В Долна Саксония стартира програма за управление на качеството в съда в Целе, свързана със стремежа за подобряване ефикасността на съдилищата от първа инстанция.96 Проектът се разпространява към апелативните съдилища на втора инстанция и към върховните съдилища, като след това се разширява и към други немски провинции. Действа механизма на споделяне на добрите практики между участващите в инициативите за качество съдилища.
Интересно за тези опити да се въведе система за управление на качеството „отдолу- нагоре“ е, че направените опити да се стандартизират практиките на централно ниво не успяват да получат достатъчна подкрепа. 97
Във Франция, през 2003г.Главната дирекция за държавна модернизация прилага програма за модернизация на всички обществени услуги, включително съдебната система, използвайки „charte Xxxxxxxx“98 като средство за подобряване на комуникацията с всички заинтересовани страни на съдебната власт, както и за оценка и публикуване на мненията на клиенти на съда. Програмата „Xxxxxx” представлява инициатива за подобряване на ефективността, включваща примерен въпросник за генериране на обратна информация от клиента. Този въпросник е пригоден към специфичните нужди на съдебната власт. Инициативата е пример за действия за подобряване на качеството, спуснати „отгоре- надолу“. Тази харта също така има за цел да подобри достъпа до обществени услуги, клиентския подход към гражданите,
96 CEPEJ: Управление на качеството в съдилищата в правосъдните системи в 8 страни-членки на Съвета на Европа, 10 септември 2010
97 Виж Проект на ВАС
98 Френска Генерална дирекция за модернизация на държавата – Отдел по качество и опростяване, Charte Xxxxxxxx
възможността за подаване на жалба и бърз отговор на искането на гражданина за предоставяне на обществени услуги.
В Англия – Уелс, подобно на Франция, програмите за управление на качеството са въведени от централната власт в съдилищата, като част от национална реформа отгоре- надолу или от плана за подобряване на ефективността. Бившият премиер на Великобритания Xxxx Xxxxx обещава през 1991 г. по-добро качество за потребителите чрез публикуване на стандарти за услуги и специфични права за потребителите на обществени услуги. Най-успешните доставчици на обществени услуги получават / получават "харти на гражданите. Специални харти на гражданите са разработени и за правосъдния сектор. Например в Шотландия е приета харта за правосъдие. Като част от тази харта са въведени стандарти за съдебни услуги, подобрява се достъпът до правосъдие, отделено е специално внимание на конкретни категории потребители (свидетели, съдебни заседатели, деца, жертви), публикувана е информация за намаляване на забавянията и механизми за мониторинг за измерване на напредъка в съдебните процедури99.
Идеята за важността да се вземат под внимание нуждите и желанията на потребителите на съдилищата, е призната и от други европейски държави. Например в Швейцария (Kanton Genève) е публикуван доклад (1996 г.) за качеството на съдилищата въз основа на резултатите от проучване на удовлетвореността на клиентите от групата адвокати. През 1997 г. и след това проучването е разширено и за други потребители на съдилищата (граждани) и нотариуси.100
4.5 Проект „Качество“ в Холандия
Всеобхватен и задълбочен подход към качеството на съдилищата е приложен в Холандия. Като част от голяма програма за реформи на холандската съдебна система (Администрация на правосъдието през 21-ви век) е иницииран проект "Качество" (1999). Основната цел на този проект е да бъде разработена система за измерване на съдилищата, която да позволи да се оцени качеството на съда и да се определят областите на подобрение. Взимстван е опитът от стандартите за ефективност на съдилищата на САЩ.
Сравними с основните елементи на TCPS са определени пет области на измерване:
Независимост и интегритет
• Навременност на производството
• Единство на правото
• Експертиза
• Третиране на страните.
99 CEPEJ: Управление на качеството в съдилищата в правосъдните системи в 8 страни-членки на Съвета на Европа, 10 септември 2010
100 CEPEJ: Управление на качеството в съдилищата в правосъдните системи в 8 страни-членки на Съвета на Европа, 10 септември 2010