Contract

Превод от немски език

Приложение 1

Общи условия за сертифициране на системи за управление

1. Задължения на Сертифициращата организация и на Възложителя

1.1. Задължения на Сертифициращата организация

• Сертифициращата организация е длъжна да обработва поверително постъпилите при нея информации относно фирмата на Възложителя и да ги използва само за взаимно договорената цел. Тези данни не се предават на трето лице. Изключение от това прави изготвянето на подробен доклад до арбитражна инстанция при възникване на спор. При определени обстоятелства Възложителят може да освободи Сертифициращата организация от задължението за пазене на тайна.

• Сертифициращата организация провежда сертифицирането и контрола съгласно правилата на ТЮФ НОРД ЦЕРТ. Сертифицирането се извършва съгласно посочения в офертата стандарт.

• Сертифициращата организация уведомява притежателите на сертификати за онези промени в процедурата по сертифициране, които оказват директно влияние върху тях.

• Сертифициращата организция води и публикува регистър на сертифицираните фирми с областта на приложение.

• Оплаквания от трети лица относно ефективността на системите за управление на клиентите, които са сертифицирани от Сертифициращата организация към ТЮФ НОРД ЦЕРТ, се регистрират писмено, проверяват и обработват.

• Сертифициращата организация приема в писмен вид от Възложителя оплаквания и възражения за процедурата по сертифициране, проверява реалното състояние и проследява оплакванията/възраженията. Ако не се постигне споразумение между Възложителя и Сертифициращата организация, се процедира както следва:

- при процедурата по сертифициране на системата към ТЮФ ЦЕРТ се приема решението на арбитражната комисия съгласно § 13 от Правилника на Сертифициращото дружество на ТЮФ (ТЮФ ЦЕРТ)

- при процедурата по сертифициране на системата към ТЮФ НОРД ЦЕРТ се прилага публикуваната в интернет страницата на ТЮФ НОРД ЦЕРТ (www.tuev-nord- xxxx.xx) процедура за оплаквания/възражения.

1.2. Задължения на Възложителя

• Доколкото правилата на Акредитиращия орган предвиждат одит-фаза 1,

Възложителят предоставя към момента на договорения одит-фаза 1 всички

валидни документи, отнасящи се до системата за управление (наръчник, процедури, инструкции, описания на процеси, други документи, записи от проведени вътрешни одити и преглед на висшето ръководство). Одитът-фаза 1 по правило се провежда при Възложителя, но може да бъде проведен и в офиса на одитора. При всички други процедури съответните документи се предоставят своевременно (2 седмици) преди одита.

• До сертификационния и преди годишния контролен одит Възложителят провежда пълен вътрешен одит (всички елементи на съответния стандарт и важните за областта на приложение на сертификата филиали / производствени площадки и евентуално отдели за повишаване на квалификацията трябва да бъдат одитирани) и прави оценка на СУ (системата за управление).

• По време на одита Възложителят позволява на одитиращия екип преглед на свързаните с областта на приложение записи и осигурява достъп до съответните структурни единици.

• Той посочва лице от Ръководството за осъществявяне на контакти при провеждането на одита. По правило това е упълномощеното лице, което отговаря за СУ към момента.

• Възложителят е длъжен, след последващото издаване на сертификата (приложения, допълнения) , да съобщава на Сертифициращата организация за всички важни промени, например: промени в правната или организационна форма, в икономическите отношения или на собствеността, на организацията и на мениджмънта (като ключов персонал на ръководни позиции, персонал, взимащ решения или специалисти и т.н), на адреса за кореспонденция и на филиалите, област на валидност на сертифицираната СУ, както и съществени промени в СУ и процесите.

• Възложителят е длъжен да записва всички възражения свързани със СУ и тяхното уреждане и да ги предлага на вниманието на одитора по време на одита.

• За предотвратяване на конфликтни ситуации между Сертифициращата организация и дадена консултантска фирма, Възложителят информира Сертифициращата организация относно ангажираните преди или след сключването на договора консултантски дейности в областта на СУ. Това включва също и такива организации, които са провеждали «in-house trainings» (вътрешни обучения) или вътрешни одити на СУ.

• В рамките на поддържането на акредитацията Възложителят изявява готовността си за провеждане на евентуален witness-audits (тоест участие на Акредитиращия орган в (ре)сертификационния / контролния одит) в неговата фирма.

• Възложителят има право да отхвърли посочените от Сертифициращата организация одитори. Ако не се постигне съгласие след три предоставени предложения, договорът се прекратява по взаимно съгласие.

• Възложителят е длъжен, при прилагане на процедурата за свързаното сертифициране на СУ, да изпълнява всички предпоставки за свързано сертифициране и незабавно да уведомява Сертифициращата организация за тяхното неизпълнение.

Тези предпоставки са следните:

− Определяне, създаване и поддържане на СУ, която е единна за всички филиали и производствени площадки. Това се отнася и за съществените ИПУК (инструкции за процедури по управление на качеството).

− Контрол върху цялата система за управление под централното ръководство на упълномощения представител на ръководството на главното седалище на фирмата. Същият е професионално оторизиран за всички филиали / производствени площадки.

− Определени отдели отговарят централно за цялата структура, напр. производствена и развойна дейност, методическа развойна дейност, снабдяване, кадри и др.

− Вътрешните одити във всички филиали / производствени площадки се провеждат преди сертификационния одит.

2. Валидност и право за ползване на логото и на сертификата

• Валидността на сертификата започва от датата на издаването му. Продължителността на сертификата зависи от стандарта, по който е проведен одита, като максималния срок е 3 години. Датата на провеждане на сертификационния одит е предпоставка за провеждане на регулярни контролни одити в организацията в съответствие със правила на Акредитиращия орган или на стандарта за сертифициране (напр. полугодишни, годишни) с положителен резултат. В определени случаи може да бъде изискан допълнителен контролен одит чрез известяване. Установяването на необходимостта от такъв става по преценка на Сертифициращата организация. Допълнението към сертификата VDA 6.Х е валидно само във връзка с издаден сертификат по ISO 9001. Същите условия важат и за ползване на логото.

• Разрешителното за ползване на логото важи изключително само за сертифицираната област на преприятието на Възложителя. Ползването на логото за дейности, които са извън областта на приложение на сертифицирането не е разрешено.

• Логото е разрешено да се ползва само в предоставения от ТЮФ НОРД ЦЕРТ (ТЮФ НОРД България) вид. Знакът трябва да се чете лесно и да се вижда ясно. Възложителят не е оторизиран да предприема никакви промени на сертификата и логото. Сертификатът и логото не могат да се използват подвеждащо с рекламна цел.

• Логото може да се ползва само от Възложителя и само в непосредствена връзка с името или логото на фирмата на Възложителя. То не може да се поставя на продукти или опаковки на продукти на Възложителя, които биха могли да се интерпретират като маркировка за продуктово съответствие.

• Не е разрешено логото да се използва върху доклади от проверки на лаборатории, паспорти за калибриране, инспекционни доклади или свидетелства/сертификати за лица, тъй като документите в този случай се разглеждат като продукти.

• При искове към Сертифициращата организация относно неправомерно използване на логото/сертификата от Възложителя за означаване на продукт, което нарушава условията по договора, той е длъжен да освободи Сертифициращата организация от всякакви ангажименти към трето лице. Същото важи и за случаите, в които Сертифициращата организация е

ангажирана от трето лице чрез рекламни изявления или друго поведение на Възложителя.

• Възложителят получава непрехвърляемо и неизключително, ограниченото от времетраенето на договора право да ползва логото и сертификата в съответствие с посочените условия.

• Използването на сертификата и логото е ограничено само до Възложителя и не може да бъде предоставено на трети лица или правоприемници без изключителното разрешение от Сертифициращата организация. Ако бъде заявено такова трябва да се внасе предложение и да проведе нов одит.

• Логото, което се предоставя за ползване, е в съответствие с издадения сертификат.

3. Приключване правото за ползване

3.1. Правото на Възложителя да ползва логото и сертификата приключва автоматично веднага, без предупреждение, когато:

• Възложителят не е уведомил незабавно Сертифициращата организация за изменения, които в значителна степен влияят върху сертифицирането на организацията, или факти за такива изменения,

• Логото и/или сертификатът се използват по посочения в точка 2. неправомерен начин,

• Контролните одити вече не удостоверяват поддържането на сертификата,

• Към Възложителя е открита процедура за неплатежоспособност

• Контролните одити не е било възможно да се проведат в рамките на поставените срокове,

• Има възникнали спорове за логото, свързани със закона за конкуренцията и закона за защита на производителите.

ТЮФ НОРД ЦЕРТ и Възложителят имат право да прекратят договорното отношение незабавно, ако на Възложителя със силата на закона е забранено ползването на логото. Същото важи и за сертификата.

3.2. Сертифициращата организация има право, при възникване на посочените в 3.1. обстоятелства, да отнеме сертификата или да го обяви за невалиден. Ако до 6 месеца след изземването Възложителят може да докаже, че отново е налице изискваното състояние, сертифицирането отново може да влезе в сила. Възникналите допълнителни разходи във връзка с това са за сметка на Възложителя.

3.3. След приключване на правото за ползване, Възложителят е длъжен да върне всички сертификати на Сертифициращата организация. Своето задължение Възложителят изпълнява чрез изпращане на всички сертификати на Сертифициращата организация.

3.4 Общи условия за сертифициране на системи за управление важат и за допълненията на сертификатите и приложенията към тях.