Contract
Приложение № 1
за възлагане на обществена поръчка публично състезание по чл. 18, ал. 1, т. 12 от Закона за обществените поръчки (ЗОП) с предмет: “Избор на изпълнител за предоставяне на конферентни зали и изложбени площи, хотелско настаняване и ресторантско обслужване за провеждане на 11-та международна конференция ЛАБАТ‘2020“
I. Общо описание на предмета на поръчката
Институтът по електрохимия и енергийни системи „Акад. Xxxxxx Xxxxxxxx“ при Българска академия на науките (ИЕЕС-БАН) е организатор на традиционна, 11-та международна научна конференция ЛАБАТ‘2020, с предмет обмен между учени и специалисти от цял свят на постиженията и последните новости в изследователската дейност, технологии за производство на оловни батерии, предизвикателствата пред приложението на този тип батерии. В конференцията ще участват представители от България, страните от Европейския съюз и от държави от всички континенти.
11-та международна научна конференция ЛАБАТ‘2020 трябва да се проведе в курортен комплекс Златни пясъци, гр. Варна, Р България, в периода 09-12.06.2020 г.
Датите и мястото са обявени на 16.06.2017 г. по време на последната научна сесия на 10-та международна конференция ЛАБАТ‘2017.
II. Основна цел на предмета на поръчката
Основната цел на предмета на поръчката е да бъде избран изпълнител висококатегориен хотел минимум 5* в к.к. Златни пясъци, който да обезпечи зали и площи за провеждане на конференцията, хотелско настаняване и ресторантско обслужване на участниците в конференцията, по описани в настоящото задание критерии.
III. Параметри на събитието:
Официални дни на провеждане на конференция ЛАБАТ‘2020: 09.06.2020 г. - 12.06.2020 г.
Предварително мероприятия на: 08.06.2020 г.
Изложба: 08 - 10.06.2020 г.
III.1. За периода на събитието - конференция ЛАБАТ‘2020 7 – 13 Юни 2020 г. участникът в обществената поръчка трябва да осигури хотел минимум 5* (пет звезди) в курортен комплекс Златни пясъци, гр. Варна, Р България.
В посочения хотел трябва да бъдат осигурени зали и площи за провеждане на конференцията, основната част от хотелското настаняване и ресторантско обслужване на участниците в конференцията.
Период за настаняване: |
7 – 13 Юни 2020 г. (07 юни пристигане и настаняване, 13 юни отпътуване и освобождаване на стаите по заявка на участниците в конференцията)
|
|
База настаняване: |
BB (bed and breakfast) - нощувка със закуска
|
|
Настаняване в помещения в хотели минимум 5*, 4* и 3* за общо 255 участници в конференцията.
Указание на Възложителя: под хотел 5*, 4* и 3* навсякъде в настоящата документация се има предвид хотел 5 (пет) звезди, хотел 4 (четири) звезди и хотел 3 (три) звезди. |
1. В посочения в т. III.1 хотел минимум 5* участникът трябва да осигури за периода 09.06.2020 г. – 12.06.2020 г. общо минимум 120 единични и/или двойни стаи с морска или паркова гледка (за три нощувки: 09-11.06.2020г.) (без настаняване на Организационния комитет).
2. Допълнително настаняване (извън посочените Единични и/или Двойни стаи в хотела минимум 5* по т. III.1) трябва да бъде осигурено в близки хотели в к.к. Златни пясъци, както следва:
2.1. В периода 09.06.2020 г. – 12.06.2020 г. (за три нощувки 09-11.06.2020г.) трябва да бъде осигурено настаняване в хотел минимум 4*, като участникът в обществ. поръчка трябва да осигури в хотел минимум 4* общо минимум 80 единични и/или двойни стаи (без настаняване на Организационния комитет).
2.2. В периода 09.06.2020 г. – 12.06.2020 г. (за три нощувки 09-11.06.2020г.) трябва да бъде осигурено настаняване в хотел минимум 3*, като участникът в обществ. поръчка трябва да осигури в хотел минимум 3* общо до 20 единични и/или двойни стаи (без настаняване на Организационния комитет).
|
|
Удължено настаняване |
Участникът в обществ. поръчка трябва да осигури възможност за удължено настаняване в хотелите по точки 1 и 2 по-горе в дните преди и след конференцията – т.е. в дните преди 09 юни 2020 г. и след 11 юни 2020г. за около 50 човека.
|
|
Настаняване на Организационния комитет: 25 човека в хотел минимум 4*. |
2.3. В периода 07.06. – 14.06.2020 г. участникът в обществ. поръчка трябва да осигури 25 единични стаи в хотел минимум 4* за настаняване на Организационния комитет: за 7 нощувки: 07-13.06.2020 г. Организационният комитет на конференцията се състои от около 25 човека българи, представители на Възложителя ИЕЕС-БАН.
|
|
Удължено настаняване |
Участникът в обществ. поръчка трябва да осигури възможност за удължено настаняване в хотела по т. 2.3 в дните преди 07 юни 2020г. и след 13 юни 2020 г. за около 5 (пет) човека от организационния комитет, а също и възможност за настаняване на допълнителен брой хора (до 5 човека) от орг. комитет в периода 07.06. – 13.06.2020 г.
|
|
Общ брой участници: |
280 участника, включвайки българи и чужденци. От общия брой 280 участници, 25 са участници българи от организационния комитет.
|
|
Участникът в обществ. поръчка трябва да осигури Ресторантско обслужване по време на конференцията, както следва:
|
||
3.1. Ресторантско обслужване
|
Общо 1 (един) обяд за до 50 човека (в деня на предварителното събитие 08 юни 2020 г.) трябва да бъде осигурен в хотела минимум 5* посочен по-горе в т. III.1.
Обядът трябва да включва салати, супи, месни, безмесни ястия, вода, безалкохолни напитки или бира.
|
|
3.2. Ресторантско обслужване
|
Общо 4 (четири) обяда, всеки за до 280 човека трябва да бъдат осигурени в хотела минимум 5* посочен по-горе в т. III.1 за дните 09 юни - 12 юни 2020 г.
Обядите трябва да включват салати, супи, месни, безмесни ястия, вода, безалкохолни напитки или бира.
Брой участници: по заявка за всеки ден от организаторите.
|
|
3.3. Ресторантско обслужване
|
Общо 8 (осем) кафе паузи трябва да бъдат осигурени в хотела минимум 5* посочен по-горе в т. III.1, всяка за до 280 човека.
Брой участници: по заявка за всеки ден от организаторите.
|
|
3.4. Ресторантско обслужване |
Вечерен коктейл „Добре дошли”, с храна и напитки, на 08.06.2020 год. от 19:30 часа за около 250 човека трябва да бъде осигурен в хотела минимум 5* посочен по-горе в т. III.1.
|
|
3.5. Ресторантско обслужване
|
Xxxxxx да бъде осигурена Гала вечеря на 10.06.2020 г. тип сет меню (4-степени) с включени 2 броя безалкохолни напитки и 2 броя алкохолни напитки – общо до 280 менюта.
Гала вечерята може да бъде извън хотела минимум 5* посочен по-горе в т. III.1.
Брой участници: по заявка от организаторите.
|
|
Указания на Възложителя:
|
||
Участникът в обществ. поръчка трябва да осигури конферентни услуги по време на конференцията, в хотела минимум 5*, посочен в т. III.1, както следва:
|
||
Конферентна част: |
1 голяма зала за основни сесии за до 320 човека разположение на редовете на театър – за 4 дни (09.06. - 12.06.2020г.), разполагаща с екрани и техническо обзавеждане и обслужване за представяне на доклади трябва да бъде осигурена в хотела минимум 5*, посочен в т. III.1. Залата трябва да бъде оборудвана с голям екран, мултимедия, стационарни микрофони, подвижни микрофони, техническа поддръжка, електронен монитор пред залата, електронен монитор с часовник в залата и висококачествена Интернет връзка /Wi- Fi/;
1 малка зала за под-сесия за 1 ден на конференцията (в периода 09-12.06.2020 г.) за 80 човека трябва да бъде осигурена в хотела минимум 5*, посочен в т. III.1. Залата трябва да бъде оборудвана с екран, мултимедия, техническа поддръжка, електронен монитор пред залата и високо-качествена Интернет връзка /Wi- Fi/;
1 малка зала за предварително мероприятие за 1 ден (08.06.2020 г.) за 80 човека трябва да бъде осигурена в хотела минимум 5*, посочен в т. III.1. Залата трябва да бъде оборудвана с екран, мултимедия, техническа поддръжка, електронен монитор пред залата и високо-качествена Интернет връзка /Wi- Fi/;
За 3 дни на конференцията 08.06. - 10.06.2020 г. в хотела минимум 5*, посочен по-горе в т. III.1, трябва да бъде осигурено място за изложение с щандово пространство и постери, за около 40 на брой фирми, с площ от 6 кв.м. за всеки щанд. Обща площ минимум 1000 кв.м. Оборудването на щандовете трябва да бъде с бюро, 2 стола, ел. захранване, осветление. Мястото за изложение, наречено "Изложбено пространство" трябва да бъде пред голямата зала в хотела, посочен в т. III.1 и в непосредствена близост до нея и трябва да дава възможност за разполагане и на около 40 табла с размери 90 см х 100 см за постер сесии.
В хотела, посочен в т. III.1 за периода 07 - 13.06.2020 г. трябва да бъде осигурен офис или зала за организаторите от страна на Възложителя XXXX-XXX и други – за 20-30 човека.
|
|
Обща Прогнозна Стойност на поръчката: 176 200 лева без ДДС. Посочената обща прогнозна стойност не може да се надвишава от участниците в обществ. поръчка с повече от 5%.
Максималните цени за отделните дейности, които не трябва да бъдат надвишавани от участника в обществ. поръчка са посочени в образеца на Xxxxxx оферта – Приложение № 8 от документацията за участие.
Възложителят ще заплаща авансово част или 100% от цените за настаняване на организационния комитет, за коктейла по т. 3.4 и за конферентните услуги, съгласно указаното в проекта на договор – Приложение № 9.
Отделно, в случай, че Изпълнителят е попълнил точка Опции от своята Ценова оферта, Възложителят има право да закупи някои от опциите и/или да замени някоя от задължително изискваните услуги с опция от Ценовата оферта на Изпълнителя. Използването на опциите не може да води до промяна в предмета на обществената поръчка. Прогнозната стойност на използваните от Възложителя опции е 5 000 лева без ДДС, като тази стойност може да бъде увеличена с максимум 5% (пет процента).
4