Ако изпълнението на Проекта е свързано със сключване на договори от Бенефициента, ще важат процедурите за възлагане на договори и правилата за националност и произход, изложени в Анекс IV. По-нататък, когато плащания се извършват в съответствие с...
АНЕКС II
ОБЩИ УСЛОВИЯ КЪМ ДОГОВОРИТЕ ЗА БЕЗВЪЗМЕЗДНА ПОМОЩ, ФИНАНСИРАНИ ОТ ЕВРОПЕЙСКАТА ОБЩНОСТ
ОБЩИ И АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗПОРЕДБИ
ЧЛЕН 2. ЗАДЪЛЖЕНИЯ ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ И
ФИНАНСОВИ И ТЕХНИЧЕСКИ ДОКЛАДИ 3
ЧЛЕН 4. КОНФЛИКТ НА ИНТЕРЕСИ 4
ЧЛЕН 7. СОБСТВЕНОСТ ВЪРХУ/ИЗПОЛЗВАНЕ НА РЕЗУЛТАТИТЕ И ОБОРУДВАНЕТО 5
ЧЛЕН 9. ПОПРАВКИ НА ДОГОВОРА 6
ЧЛЕН 11. ПЕРИОД ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТА, УДЪЛЖАВАНЕ, ПРЕКЪСВАНЕ, ФОРС МАЖОР И КРАЙНА ДАТА 7
ЧЛЕН 12. ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ДОГОВОРА 8
ЧЛЕН 13. ПРИЛОЖИМО ЗАКОНОДАТЕЛСТВО И УРЕЖДАНЕ НА
ЧЛЕН 15. ПЛАЩАНЕ И ЛИХВА ВЪРХУ ЗАБАВЕНО ПЛАЩАНЕ 11
ЧЛЕН 16. СЧЕТОВОДСТВО И ТЕХНИЧЕСКИ И ФИНАНСОВИ ПРОВЕРКИ 15
ЧЛЕН 17. ОКОНЧАТЕЛНА СУМА НА ФИНАНСИРАНЕТО ОТ
ОБЩИ И АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗПОРЕДБИ
1.1. Бенефициентът изпълнява Проекта на своя собствена отговорност и в съответствие с Описaниетo на Проекта в Анекс I с оглед постигане на целите, заложени в него.
1.2. Бенефициентът изпълнява Проекта с присъщата грижа, ефективност, прозрачност и добросъвестност, в съзвучие с най-добрите практики в съответната област и в съответствие с настоящия Договор.
За тази цел Бенефициентът мобилизира всички финансови, човешки и материални ресурси, необходими за цялостното изпълнение на Проекта съгласно указаното в Описанието на Проекта.
1.3. Бенефициентът действа сам или в партньорство с една или повече НПО или други органи, посочени в Описанието на Проекта. Той може да възлага на под-изпълнители ограничен обем от Проекта (строителство и услуги). По-голямата част от Проекта трябва, обаче, да бъде поета от Xxxxxxxxxxxx и, според случая, от неговите партньори.
Ако изпълнението на Проекта е свързано със сключване на договори от Бенефициента, ще важат процедурите за възлагане на договори и правилата за националност и произход, изложени в Xxxxx XX.
Договарящият орган не признава никаква договорна връзка между себе си и партньор(и) или под-изпълнители на Бенефициента. Единствен Бенефициентът ще бъде отговорен пред Договарящия орган за изпълнението на Проекта. Той приема, че условията приложими за него съгласно Членове 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16 и 17 важат и
за неговите партньори, а тези съгласно Членове 1, 3, 4, 5, 6, 8 и 16 – за всички негови изпълнители. Той ще включи разпоредби в този смисъл в своите договори с тях, когато това е уместно.
1.4. Бенефициентът и Договарящият орган са единствените страни ("Страните") по настоящия Договор. Когато Европейската комисия не е Договарящият орган, тя не е страна по настоящия Договор, който й дава само правата и задълженията, изрично упоменати в него. Въпреки това, тя заверява Договора, за да се осигури финансирането за безвъзмездни помощи от Договарящия орган от бюджета1 на Европейските общности, и съответно ще важат разпоредбите на настоящия Договор относно прозрачността.
1 Когато безвъзмездна помощ се финансира от Европейския фонд за развитие, всяко споменаване на финансиране от Общността трябва да се разбира като отнасящо се до финансиране от Европейския фонд за развитие.
ЧЛЕН 2. ЗАДЪЛЖЕНИЯ ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ И ФИНАНСОВИ И ТЕХНИЧЕСКИ ДОКЛАДИ
2.1. Бенефициентът трябва да предостави на Договарящия орган цялата необходима информация за изпълнението на Проекта. За тази цел Бенефициентът трябва да изготвя междинни доклади и окончателен доклад. Тези доклади се състоят от технически раздел и финансов раздел. Те обхващат Проекта като цяло, независимо от това коя част от него се финансира от Договарящия орган. Договарящият орган може да поиска допълнителна информация по всяко време и тази информация трябва да бъде предоставена в срок от 30 дни след поискването.
2.2. Всеки междинен доклад трябва да дава пълен отчет за всички аспекти от изпълнението на Проекта за целия обхванат в този доклад период. Докладът трябва да е изложен по такъв начин, че да дава възможност за сравнение между: целта/целите, предлаганите средства, очакваните резултати в Описанието на Проекта и бюджетните данни за Проекта от една страна, и от друга страна използваните средства, направените разходи и постигнатите резултати (като се използват индикаторите за постигнатото, предвидени в Описанието на Проекта). Докладът трябва да включва справка от Бенефициента, и според конкретния случай – от всеки от партньорите, за извършеното за обхванатия период и работния план за следващата фаза от изпълнението на Проекта.
2.3. Окончателният доклад трябва да включва в допълнение на горното още и подробно описание на условията, при които е бил извършен Проекта, информация за предприетите стъпки за осигуряване прозрачност на финансирането от ЕС, информация с която да се оцени ефекта от Проекта, доказателството за прехвърляне на собствеността упомената в Член 7.3 и окончателен отчет за всички признати разходи по Проекта, плюс пълно обобщение за приходите и разходите по Проекта и получените плащания.
2.4. Докладите трябва да са изготвени на езика на Договора. Те се представят на Договарящия орган през следните интервали от време:
A. Ако плащанията се извършват съгласно вариант 1 или вариант 3 от Член 15.1: единствено окончателен доклад се представя не по-късно от три месеца след периода за изпълнение дефиниран в Член 2 на Специалните условия;
B. Ако плащанията се извършват съгласно вариант 2 от Член 15.1:
– междинен доклад трябва да придружава всяко искане за плащане;
– окончателният доклад трябва да се изпрати не по-късно от три месеца след периода за изпълнение, дефиниран в Член 2 на Специалните условия;
Крайният срок за представяне на окончателния доклад се удължава на шест месеца, когато Договарящият орган е служба в Централата на Европейската комисия.
2.5. Специалните условия могат да постановяват, че Бенефициентът трябва да представи допълнително копие от докладите за Делегацията на Европейската комисия, когато е натоварена с мониторинг на Проекта.
2.6. Ако Бенефициентът не представи на Договарящия орган окончателен доклад до крайния срок за окончателния доклад, посочен в Член 2.4, и не даде приемливо и достатъчно обяснения за причините, поради които не е в състояние да изпълни това си задължение, то Договарящият орган може да прекрати Договора в съответствие с Член
12.2 a) и да възстанови сумите, които са били вече платени и за тях не са представени оправдателни документи.
По-нататък, когато плащания се извършват в съответствие с вариант 2 от Член 15.1 и Бенефициентът не представи междинен доклад и искане за плащане до края на всеки 12-месечен период след датата, посочена в Член 2.2 на Специалните условия, Бенефициентът трябва да информира Договарящия орган за всички причини защо не е успял да направи това, като представи доклад за напредъка по Проекта. Ако Бенефициентът не спази това си задължение, Договарящият орган може да прекрати Договора в съответствие с Член 12.2 a) и да възстанови сумите, които са били вече платени и за тях не са били представени оправдателни документи.
3.1. Договарящият орган не може при никакви обстоятелства или по каквато и да било причина да бъде държан отговорен за щети или понесени вреди от персонала или имуществото на Бенефициента през време на изпълнението на Проекта. Договарящият орган, следователно, не може да приема искове за компенсиране или за увеличение на плащането във връзка с такава щета или вреда.
3.2. Бенефициентът единствен поема отговорност спрямо трети страни, включително отговорност за вреда или щета от какъвто и да било вид, понесени от тях през времето на изпълнението на Проекта. Бенефициентът освобождава Договарящия орган от цялата отговорност, произтичаща от какъвто и да било иск или действие, предприето в резултат на нарушение от Бенефициента или служители на Бенефициента, или лица, за които тези служители са отговорни, на правилата или наредбите, или в резултат на нарушаване правата на трети страни.
Бенефициентът приема да вземе всички необходими предпазни мерки за избягване на конфликти на интереси и ще информира Договарящия орган незабавно за каквито и да било ситуации, които представляват или има вероятност да доведат до такъв конфликт.
Конфликт на интереси е налице, когато безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на някое лице по настоящия Договор се нарушава по причини, включващи семейни, емоционални, политически или национални връзки, икономически интерес или някакъв друг споделян с друго лице интерес.
Под условие Член 16, Договарящият орган и Бенефициентът приемат да спазват поверителността на всеки документ, информация или друг материал, станал им известен по доверителен начин най-малко до седем години след последното плащане. Когато Европейската комисия не е Договарящият орган, тя все пак ще има достъп до всички документи, станали известни на Договарящия орган и ще съблюдава същата поверителност.
6.1. Освен ако Европейската комисия не се съгласи или помоли за друго, Бенефициентът трябва да предприеме всички необходими стъпки за популяризиране на факта, че Европейският съюз е финансирал или съ-финансирал Проекта. Такива мерки трябва да са съобразени със съответните правила относно прозрачността на външните действия, заложени и публикувани от Комисията.
6.2. По-конкретно, Бенефициентът трябва да споменава Проекта и финансовия принос на Европейския съюз в информацията, давана на окончателните получатели на Проекта, в своите вътрешни и годишни доклади, и при всички контакти с медиите. Той трябва да помества логото на ЕС навсякъде, където е уместно.
6.3. Всяко съобщение или публикация от Бенефициента по отношение на Проекта, включително такива на конференция или семинар, трябва да конкретизира, че Проекта е получил финансиране от ЕС. Всяка публикация от Бенефициента, в каквато и да било форма и среда, включително Интернет, трябва да съдържа следното изявление: “Настоящият документ е създаден с финансовата помощ на Европейския съюз. За съдържанието на документа е отговорен единствено <име на Бенефициента> и при никакви обстоятелства не може да се счита, че отразява позицията на Европейския съюз.”
6.4. Бенефициентът дава право на Договарящия орган и Европейската комисия да публикуват неговото име и адрес, целта на безвъзмездната помощ, максималната сума на безвъзмездната помощ, ставката за финансиране на признатите разходи за Проекта, съгласно изложеното в Член 3.2 на Специалните условия. Изключение относно публикуването на тази информация може да се направи, единствено в случай, че тя би могла да застраши Бенефициента или да навреди на неговите търговски интереси.
ЧЛЕН 7. СОБСТВЕНОСТ ВЪРХУ/ИЗПОЛЗВАНЕ НА РЕЗУЛТАТИТЕ И ОБОРУДВАНЕТО
7.1. Собствеността върху, и вещните права и авторските права за интелектуална и индустриална собственост върху резултатите от Проекта, докладите и други документи, свързани с него, се дават на Бенефициента.
7.2. Независимо от разпоредбата на Член 7.1 и под условие Член 5, Бенефициентът дава на Договарящия орган (и на Европейската комисия, когато тя не е Договарящият орган) правото да използва свободно и както счете за уместно всички документи,
произтичащи от Проекта, независимо от тяхната форма, при условие, че по този начин не нарушава съществуващите авторски права върху интелектуална и индустриална собственост.
7.3. Към края на изпълнението на Проекта оборудването, превозните средства и материалите, заплатени от Бюджета на Проекта, трябва да бъдат прехвърлени на местни партньори на Бенефициента или на окончателните получатели на резултатите от Проекта. Копия от актовете за прехвърляне трябва да бъдат приложени към окончателния доклад.
8.1. Ако Комисията извършва междинна или ретроспективна оценка, Бенефициентът приема да предостави на нея, и/или на лицата упълномощени от нея, всички документи или информация, които ще помогнат за оценката, и да им осигури достъп до правата, описани в Член 16.2.
8.2. Ако някоя от Страните (или Европейската комисия) извърши или възложи оценка в процеса на изпълнение на Проекта, тя трябва да предостави на другата Страна и Европейската комисия (или на Страните) копие от доклада от оценката.
9.1. Всякакви поправки към Договора, включително Xxxxxxxx към него, трябва да бъдат изложени в писмена форма в допълнение.
Ако поправката е поискана от Бенефициента, той трябва да представи молбата си до Договарящия орган един месец преди датата, на която поправката трябва да влезе в сила, освен ако няма специални обстоятелства, надлежно доказани от Бенефициента и приети от Договарящия орган.
9.2. Все пак, когато поправката не влияе върху основната цел на Проекта и финансовият ефект е ограничен до прехвърляне на средства в рамките на една и съща статия на бюджета, или прехвърляне между бюджетни статии с отклонение от 15 % или по- малко от първоначално нанесената сума по такава статия за признати разходи, Бенефициентът може да кандидатства за поправка или съответно да информира Договарящия орган в писмена форма. Този метод не може да се използва за поправка на статия за административни разходи.
Промени в адрес, промени в банкова сметка и смяна на одитор могат просто да бъдат съобщени, макар и това да не спира Договарящия орган от противопоставяне на избора на Бенефициента на банкова сметка или одитор.
Договарящият орган си запазва правото да изисква одиторът, споменат в Член 7.1 на Специалните условия да бъде заменен, ако съображения, които не са били известни към момента на подписване на Договора, хвърлят съмнение върху независимостта или професионалните стандарти на този одитор.
9.3. Допълнението не може да има за цел или ефект да направи в Договора промени, които биха поставили под въпрос решението за отпускане на безвъзмездна помощ или биха били в противоречие с равнопоставеното третиране на кандидатите. Максималната безвъзмездна помощ упомената в Член 3.2 на Специалните условия не може да бъде увеличавана.
Договорът и плащанията към него не могат да бъдат прехвърляни или възлагани на трета страна по какъвто и да било начин, без предварителното писмено съгласие на Договарящия орган.
ЧЛЕН 11. ПЕРИОД ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТА, УДЪЛЖАВАНЕ, ПРЕКЪСВАНЕ, ФОРС МАЖОР И КРАЙНА ДАТА
11.1. Периодът на изпълнение на Проекта е посочен в Член 2 на Специалните условия. Бенефициентът трябва да информира Договарящия орган без забава за всякакви обстоятелства, които биха могли да попречат или да забавят изпълнението на Проекта. Бенефициентът може да поиска продължаване на периода за изпълнението на Проекта, но не по-късно от един месец преди неговото изтичане. Молбата трябва да бъде придружена от всички съпътстващи доказателства, необходими за одобряването й.
11.2. Бенефициентът може да прекъсне изпълнението на целия или част от Проекта, ако обстоятелства (главно форс мажорни) направят продължаването му прекалено трудно или опасно. Бенефициентът трябва да информира Договарящия орган незабавно и да представи всички необходими подробности. Всяка Xxxxxx може да прекрати Договора в съответствие с Член 12.1. Ако Договорът не бъде прекратен, Бенефициентът ще се стреми да сведе до минимум времето на неговото прекъсване и ще поднови изпълнението му веднага щом обстоятелствата направят възможно това, като съответно ще информира Договарящия орган.
11.3. Договарящият орган може да поиска от Бенефициента да прекъсне изпълнението на целия или част от Проекта, ако обстоятелства (главно форс мажорни) направят продължаването му прекалено трудно или опасно. Всяка Xxxxxx може да прекрати Договора в съответствие с Член 12.1. Ако Договорът не бъде прекратен, Бенефициентът ще се стреми да сведе до минимум времето на неговото прекъсване и ще поднови изпълнението му веднага щом обстоятелствата направят възможно това, с предварителното съгласие на Договарящия орган.
11.4. Периодът на изпълнението на Проекта ще бъде удължен с период, равен на дължината на прекъсването, без ущърб на поправките към Договора, които може да са необходими за адаптиране на Проекта към новите условия на изпълнението.
11.5. Форс мажор означава всяка непредвидена извънредна ситуация или събитие извън контрола на Страните, която пречи на която и да било от тях да изпълнява някое от своите договорни задължения, не може да се припише на грешка или небрежност от тяхна страна (или от страна на техни изпълнители, агенти или служители), и се окаже
непреодолима независимо от цялото добросъвестно усилие. Дефекти в оборудването или материалите, или закъснения в предоставянето им на разположение, трудови спорове, стачки или финансови затруднения не могат да бъдат използвани за позоваване на форс мажор. Никоя страна няма да бъде обвинявана в нарушение на нейните договорни задължения, ако е била възпрепятствана да ги изпълнява от форс мажор. Без да се нарушават разпоредбите Членове 12.2 и 12.3, страната, изправена пред форс мажор, информира другата страна незабавно, като посочва естеството, вероятната продължителност и предвидимите последици от проблема, и предприема всички мерки за свеждане до минимум на евентуални вреди.
11.6. Задълженията на Европейската общност за плащане по настоящия Договор изтичат 18 месеца след периода на изпълнението, посочен в Член 2 на Специалните условия, освен ако Договорът не бъде прекратен съгласно Член 12.
Договарящият орган уведомява Бенефициента за евентуално отлагане след крайната дата.
ЧЛЕН 12. ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ДОГОВОРА
12.1. Ако някоя от Страните счита, че Договорът не може повече да бъде изпълняван по ефективен и подходящ начин, тя ще проведе консултации с другата страна. Ако не се постигне съгласие за разрешаване на въпроса, всяка от Страните може да прекрати Договора като връчи двумесечно предизвестие в писмена форма, без от нея да се изисква да заплаща компенсация.
12.2. Договарящият орган може да прекрати Договора, без да дава предизвестие и без да заплаща компенсация от какъвто и да било вид, когато Бенефициентът:
a) не изпълни, без основание, някое от задълженията, които са му възложени, и след като му е връчено предупреждение чрез писмо да спази тези задължения, отново не го направи, или не представи задоволително обяснение в срок от 30 дни след изпращането на писмото;
б) е фалирал или е в процес на ликвидация, делата му се управляват от съда, влязъл е в споразумение с кредитори, неговата бизнес дейност е замразена, е обект на процесуални действия по отношение на такива въпроси, или се намира в аналогично положение, произтичащо от подобна процедура, предвидена в националното законодателство или наредби;
в) бил е осъждан за престъпление, свързано с неговото професионално поведение със съдебно постановление, което има силата на окончателно решение на съда, или е виновен в професионално неправомерно поведение в тежка форма, доказано чрез обосновани средства;
г) участва в акт на измама или корупция, или е ангажиран в криминална организация или друга незаконна дейност, в ущърб на финансовите интереси на Общността; същото важи и за партньорите, изпълнителите и агентите на Бенефициента;
e) смяна на правната самоличност, освен ако не е изготвено допълнение, което да регистрира този факт;
е) не спазва Членове 4, 10 и 16;
ж) направи неверни или непълни изявления, за да получи безвъзмездната помощ, предвидена в Договора, или представя доклади, които не отразяват реалното положение.
12.3. В случай на прекратяване на Договора Xxxxxxxxxxxxx ще има право на плащане на безвъзмездна помощ само за изпълнената част от Проекта, като се изключват разходите свързани с текущите задължения, които биха били изпълнени след прекратяването. За тази цел Бенефициентът трябва да подаде искане за плащане и окончателен доклад в съответствие с Член 2.
12.4. Все пак, в случай на неправомерно прекратяване на Договора от Бенефициента съгласно Член 12.1 и в случаите, упоменати в Член 12.2 г), д) и ж), Договарящият орган може да поиска пълно или частично връщане на сумите от безвъзмездната помощ, които вече са били изплатени, пропорционално на тежестта на въпросните неизпълнения и след като даде възможност на Xxxxxxxxxxxx да представи своите наблюдения.
12.5. Преди, или вместо, прекратяване на Договора съгласно разпоредбите на настоящия Член, Договарящият орган може да прекъсне плащанията като предпазна мярка без предизвестие.
12.6. Настоящият Договор ще бъде прекратен автоматично, ако не е довел до никакви плащания в рамките на три години от неговото подписване.
ЧЛЕН 13. ПРИЛОЖИМО ЗАКОНОДАТЕЛСТВО И УРЕЖДАНЕ НА СПОРОВЕ
13.1. Настоящият Договор се подчинява на законодателството на Договарящия орган, или ако Договарящият орган е Европейската комисия, от законодателството на Белгия.
13.2. Страните ще правят всичко възможно да решават по приятелски начин евентуални спорове възникнали между тях през време на изпълнението на настоящия Договор. За тази цел те ще съобщават своето виждане и евентуално решение, което считат за възможно, в писмена форма, и ще се срещат по искане на която и да било от страните. Всяка Xxxxxx трябва да отговаря на молба за приятелско уреждане в срок от 30 дни. След изтичането на този период, или ако опитът за постигане на приятелско споразумение не доведе до съгласие в срок от 120 дни от първото искане, всяка Страна може да уведоми другата, че счита, че процедурата не е била успешна.
13.3. В случай, че не могат да постигнат съгласие, спорът може по взаимно съгласие на Страните да бъде отнесен за помирение до Европейската комисия, ако тя е договарящият орган. Ако не бъде постигнато уреждане до 120 дни след откриването на помирителна процедура, всяка страна може да уведоми другата, че счита, че процедурата не е успешна.
13.4. В случай, че гореописаните процедури не са успешни, всяка страна може да предаде спора на съдилищата на страната на Договарящия орган, или на съдилищата в Брюксел, когато Договарящият орган е Европейската комисия .
14.1. За да бъдат счетени за допустими за признаване като преки разходи за Проекта, разходите трябва:
– да са необходими за извършването на Проекта, да са предвидени в Договора и да отговарят на принципите на добрия финансов мениджмънт, по-конкретно стойност срещу парите и ефективност на разходите;
– да са били направени действително от Бенефициента или негови партньори през периода на изпълнението на Проекта съгласно дефинираното в Член 2 на Специалните условия, независимо от времето на действителното усвояване от Бенефициента или негов партньор; това не влияе върху допустимостта на разходите за окончателния одит;
– да са записани в отчетните или данъчните документи на Бенефициента или неговите партньори и да са установими, проверими и подкрепени с оригинали на документите, които ги удостоверяват.
14.2. Като се има предвид горното и когато имат отношение към съблюдаването на разпоредбите на Xxxxx XX, признати ще бъдат следните преки разходи:
– Разходите за персонала, предназначен за Проекта, съответстващи на действителните заплати плюс разходите за социално осигуряване и други свързани с възнаграждението разходи; заплатите и разходите не трябва да надвишават обичайно поеманите от Бенефициента или неговите партньори, според конкретния случай;
– Разходите за пътуване и храна за персонала, вземащ участие в Проекта, при условие, че те не надвишават разходите обичайно поемани от Бенефициента или неговите партньори, според конкретния случай. Всякакво възстановяване на разходи по твърда ставка не трябва да надвишава размерите, одобрявани ежегодно от Европейската комисия;
– Разходите за закупуване на оборудване (ново или използвано) и услугите, при условие, че те отговарят на пазарните цени;
– Разходите за консумативи и материали;
– Разноски по под-изпълнение;
– Разходи, произтичащи пряко от изискванията на Договора (разпространяване на информация, оценка специфична за Проекта, одити, преводи, размножаване на копия, застраховка и др.) включително разходи за финансови услуги (по-конкретно разходите за парични преводи и финансови гаранции);
14.3. Следните разходи няма да се считат за признати:
– Дългове и резерви за загуби и дългове;
– Xxxxx, която се дължи;
– Пера, които вече са били финансирани в друга рамка;
– Закупуване на земя или сгради, освен когато са необходими за прякото изпълнение на Проекта, в който случай собствеността трябва да бъде прехвърлена на крайните получатели в края на Проекта;
– Загуби от разлики във валутните курсове;
– Данъци, включително ДДС, освен ако Бенефициентът (или, когато такъв е случаят, неговите партньори) не могат да си ги възстановят и приложимите разпоредби позволяват покриването на данъци.
14.4. Цялостна сума не надвишаваща 7% от преките признати разходи за Проекта може да бъде искана като непряк разход за покриване на административни режийни разходи, направени от Бенефициента за Проекта.
Непреките разходи са допустими при условие, че те не включват разходи, отнесени по друга статия на бюджета на Договора.
Непреките разходи са недопустими, ако Бенефициентът получи такива по друга безвъзмездна помощ (грант) от Европейската комисия.
Този Член 14.4 не се прилага в случай на безвъзмездни помощи за работа.
14.5. Вноски в натура, направени от Бенефициента или негови партньори, които трябва да бъдат посочени отделено в Xxxxx XXX, не представляват действителен разход и не са признат разход. Те не могат да бъдат третирани като съ-финансиране от Бенефициента.
Все пак, Бенефициентът приема да прави такива вноски съгласно указаното в Описанието на Проекта.
ЧЛЕН 15. ПЛАЩАНЕ И ЛИХВА ВЪРХУ ЗАБАВЕНО ПЛАЩАНЕ
15.1. Процедурите за плащане са изложени в Член 4 на Специалните условия и съответстват на един от трите варианта по-долу:
Вариант 1: Проекти с период на изпълнение, който не надвишава 12 месеца или когато финансирането предоставено от Договарящия орган не надвишава 100 000 евро
Договарящият орган ще плати на Бенефициента безвъзмездната помощ по следния начин:
• предварително финансиране в размер на 80% от сумата, посочена в Член 3.2 на Специалните условия в срок от 45 дни от получаването от Договарящия орган на:
– Договор подписан от двете страни,
– Искане за плащане съобразно модела, даден в Анекс V, и
– Финансова гаранция, ако се изисква съгласно Член 15.7;
• Останалата част – в срок 45 дни от одобряването от Договарящия орган на окончателния доклад в съответствие с Член 15.2, придружен с Искане за плащане на останалата част, съобразно модела, даден в Анекс V.
Вариант 2: Проекти с период на изпълнение, който надвишава 12 месеца или когато финансирането предоставено от Договарящия орган надвишава 100 000 евро
Договарящият орган ще плати на Бенефициента безвъзмездната помощ по следния начин:
• Първоначална вноска – предварително финансиране в размер на 80% от тази част от прогнозния бюджет за първите 12 месеца, която се финансира от Договарящия орган, съгласно посоченото в Член 4 на Специалните условия, в срок 45 дни от получаването от Договарящият орган на :
– Договор подписан от двете страни,
– Искане за плащане съобразно модела, даден в Анекс V, и
– Финансова гаранция, ако се изисква съгласно Член 15.7;
• Следващи вноски като предварително финансиране по сумата указана в Член 4 на Специалните условия в срок от 45 дни след одобряване от Договарящия орган на междинен доклад в съответствие с Член 15.2, придружен от:
– Искане за плащане съобразно модела, даден в Анекс V,
– Одиторски доклад, ако се изисква по Член 15.6,
– Финансова гаранция, ако се изисква съгласно Член 15.7;
• Останалата част – в срок 45 дни от одобряването от Договарящия орган на окончателния доклад в съответствие с Член 15.2, придружен от:
– Искане за плащане на останалата част, съобразно модела, даден в Анекс V.
– Одиторски доклад, ако се изисква по Член 15.6.
По-нататъшно предварително финансиране може да се отпуска само ако частта от действително направените разходи, финансирана от Договарящият орган (като се прилага процентът указан в 3.2 на Специалните условия), възлиза на най-малко 70% от предходното плащане (и на 100 % от които и да било предходни плащания) съгласно удостовереното в съответния междинен доклад и, ако е приложимо, в одиторски доклад съгласно указаното в Член 15.6. Общата сума на предварителното финансиране по Договора не може да надвишава 90% от сумата, упомената в Член 3.2 на Специалните условия.
Вариант 3: Всички Проекти
• Безвъзмездната помощ се плаща на Бенефициента от Договарящия орган с едно плащане в срок от 45 дни от одобряването от Договарящия орган на окончателния доклад в съответствие с Член 15.2, придружен от:
– Искане за плащане на останалата част, съобразно модела, даден в Анекс V.
– Одиторски доклад, ако се изисква по Член 15.6.
15.2. Всеки доклад ще се счита за одобрен ако няма писмен отговор от Договарящия орган в срок от 45 дни от неговото получаване, придружен с изискваните документи.
Договарящият орган може да замрази срока за одобрение на даден доклад като уведоми Бенефициента, че докладът не може да бъде одобрен и че счита за необходимо да извърши допълнителни проверки. В такива случаи Договарящият орган може да поиска пояснение, промяна или допълнителна информация, която трябва да бъде набавена в срок от 30 дни след като е поискана. Срокът започва да тече отново на датата, на която исканата информация бъде получена.
Докладите трябва да бъдат представени в съответствие с Член 2.
15.3. Срокът от 45 дни за плащане, упоменат в Член 15.1 по-горе, изтича на датата, на която бъде дебитирана сметката на Договарящия орган. Без да се накърняват разпоредбите на Член 12.5, Договарящият орган може да прекъсне този срок като уведоми Бенефициента, че Искането за плащане не е допустимо, било понеже въпросната сума не е дължима, било понеже не са били представени документи за разходите или той счита, че е необходимо да извърши по-нататъшни проверки, включително проверки на място, за да се увери, че разходите са признати. Срокът за плащането започва да тече отново на датата, на която бъде заведена правилно формулирано Искане за плащане.
15.4. След изтичането на гореспоменатия срок, Бенефициентът – освен ако Бенефициентът не е държавна институция или публичен орган в страна-членка на Общността – може, в срок от два месеца от получаването на закъсняло плащане, да предяви искане за лихва за забавяне:
– по ре-сконтовата ставка, прилагана от централната банка на страната на Договарящия орган, ако плащанията са във валутата на тази страна;
– по ставката, прилагана от Европейската централна банка по нейните главни сделки за ре-финансиране в евро, публикувана в Официалния журнал на Европейския съюз, серия C, ако плащанията са в евро, на първия ден на месеца, в който е изтекъл срокът, плюс три и половина процентни пункта. Лихвата ще е платима за времето от датата на изтичане на крайния срок за плащане (без да се включва тя) до датата, на която бъде дебитирана сметката на Договарящия орган (включително тази дата). Лихвата не се счита за приход за целите на Член 17.3. Частични плащания ще покриват първо така определената наказателна лихва.
15.5. Всички споменавания на дни в този Член 15 са за календарни дни.
15.6. Външен одит на сметките за Проекта, извършен от одобрен одитор, който е член на международно признат надзорен орган за нормативни проверки, ще бъде прилаган при:
– всяко искане за по-нататъшно плащане по предварително финансиране, ако общата сума на по-раншни или новите плащания по предварително финансиране надвишават 750 000 евро;
– всяко Искане за плащане на остатък в случай на безвъзмездна помощ по-голяма от 100 000 евро;
– всяко Искане за плащане над 75 000 евро за финансовата година, в случай на безвъзмездна помощ за Проект.
В одиторския сертификат, съобразно модела в Анекс VI одиторът удостоверява, че представените отчети (за приходи и разходи) са точни, достоверни и обосновани чрез подходящите оправдателни документи и идентифицира признатите разходи направени в съответствие с Договора.
Сумите, които одиторският доклад удостовери като направени в съответствие с Договора, ще бъдат приспаднати от общата сума на предварителното финансиране съгласно Договора (клиринг).
Когато Бенефициентът е държавна институция или публичен орган на Страна-членка на Европейската общност, Договарящият орган може да я освободи от изискването за одит.
15.7. Ако общата сума на предварителното финансиране по Договора е повече от 80% от сумата на Договора, нейното плащане трябва да бъде изцяло покрито от финансова гаранция.
Когато Бенефициентът е неправителствена организация такава гаранция се иска, ако общата сума на предварителното финансиране по Договора е повече от 1 милион евро или 90% от сумата на Договора. Финансовата гаранция трябва да е деноминирана в евро и издадена от одобрена банка или финансова институция, учредена в една от Страните-членки на Европейската общност, и да е в съответствие с модела в Анекс
VII. Тази гаранция остава в сила докато не бъде освободена от Договарящия орган, когато общата сума на предварителното финансиране по Договора отново спадне под 1 милион евро или след плащането на остатъка. Тази разпоредба няма да важи, ако Бенефициентът е държавна институция или публичен орган на Страна-членка на Европейската общност.
15.8. Плащанията, дължими от Договарящия орган, ще се извършват по специална за Действието банкова сметка или под-сметка, указана във формуляра за финансова идентификация в Анекс V, който идентифицира средствата, платени от Договарящия орган.
15.9. Договарящият орган ще извършва плащанията във валутата на страната, към която принадлежи, или в евро, в съответствие със Специалните условия. Във втория случай превръщанията в евро на реалните разходи, направени в други валути, ще стават по курса публикуван в InforEuro за месеца, в който е направен разходът, освен ако Специалните условия не предвиждат друго.
В случай на извънредно вариране на валутния курс Страните ще проведат консултации една с друга с оглед преструктуриране на Проекта така, че да се намали влиянието на такова вариране. Когато е необходимо, Договарящият орган може да предприеме допълнителни мерки.
15.10. Лихва или еквиваленти ползи, натрупвани от предварително финансиране, плащано от Договарящия орган на Бенефициента, ще се упоменават в междинните и окончателния доклади и ще се възстановяват на Договарящия орган при поискване от него, в съответствие с Член 18. Те не се вземат предвид при изчисляването на общата сума на предварителното финансиране по Договора.
ЧЛЕН 16. СЧЕТОВОДСТВО И ТЕХНИЧЕСКИ И ФИНАНСОВИ ПРОВЕРКИ
16.1. Бенефициентът ще води точни и редовни документация и отчети за изпълнението на Проекта, като използва специално предназначена за това система за двустранно счетоводство като част от или като добавка към собствените отчети на Бенефициента. Тази специална система ще се управлява в съответствие с процедурите, предписвани за професионална практика. Трябва да се водят отделни сметки за всеки Проект, които да съдържат детайлно всички приходи и разходи. Те трябва да дават точни подробности за натрупана лихва върху средства, платени от Договарящия орган.
16.2. Бенефициента ще позволява на Европейската комисия, Европейската служба против измамите и Европейския съд на одиторите да проверяват чрез разглеждане на документацията или всички средства за проверка на място, изпълнението на Проекта и да извършват пълен одит, ако е нужно, въз основа на оправдателни документи, на отчетите, счетоводни документи и всякакви други документи, имащи отношение към финансирането на Проекта. Тези инспекции могат да се провеждат до 7 години след плащането на остатъка.
По-нататък, Бенефициентът ще позволи на Европейската служба против измамите да извършва проверки и потвърждения на място в съответствие с процедурите, изложени в законодателството на Европейската общност за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измама и други нередности.
За тази цел Бенефициентът поема задължението да дава нужния достъп на персонала или агенти на Европейската комисия, на Европейската служба против измамите и Европейския съд на одиторите до обектите и местата, където се изпълнява Проекта, включително своите информационни системи, както и всички документи и бази данни свързани с техническото и финансово управление на Проекта, и да предприема всички стъпки за улесняване на тяхната работа. Достъпът, даден на агенти на Европейската комисия, на Европейската служба против измамите и Европейския съд на одиторите, ще бъде на основата на поверителност по отношение на трети страни, без накърняване на задълженията от публичното право, на което те са предмет. Документите трябва да са лесно достъпни и подредени така, че да се улеснява тяхното разглеждане и Бенефициентът трябва да информира Договарящият орган за тяхното точно местонахождение.
16.3. Документите упоменати в Член 16.2 включват:
A. Строителство, материали и услуги
– Оферти от доставчици;
– Договори и формуляри за поръчка;
– Фактури или доказателства за плащане или уредени фактури; ако доставките идват от запаси на Бенефициента, фактурите трябва да отразяват цената, платена към момента на покупката. Трябва да е приложено копие от фактурата за покупката;
– За гориво и масла Бенефициентът трябва да води обобщен списък на изминатите километри, средния разход на използваните превозни средства, разходите за гориво и разходите за поддръжка.
B. Разходи за персонала:
– Справка за разходите за местен персонал, назначен на постоянен трудов договор, с подробности за плащаното възнаграждение, надлежно обосновано от отговорното лице на местно ниво, с разбивка на: брутна заплата, плащания за социално осигуряване, застраховка и нетна заплата;
– Справка за разходите за чуждестранен персонал и/или живеещ в Европа персонал (ако Проекта се извършва в Европа) за месец действителна работа; разходите се преценяват въз основа на единични цени за единица изработено време, което може да се потвърди, с разбивка на: брутна заплата, плащания за социално осигуряване, застраховка и нетна заплата.
16.4. Изпълнителят гарантира, че правата на Европейската комисия, на Европейската служба против измамите и Европейския съд на одиторите да извършват одити, проверки и потвърждение, ще бъдат еднакво приложими, при същите условия и съгласно същите правила, както изложените в този Член 16 отнасящи се за партньори и изпълнители на Бенефициента.
ЧЛЕН 17. ОКОНЧАТЕЛНА СУМА НА ФИНАНСИРАНЕТО ОТ ДОГОВАРЯЩИЯ ОРГАН
17.1. Общата сума за плащане от Договарящия орган към Бенефициента не може да надвишава максималната безвъзмездна помощ, посочена в Член 3.2 на Специалните условия, дори ако сумата на действителните признати разходи надвишава прогнозния общ бюджет, изложен в Xxxxx XXX.
17.2. Ако признатите разходи в края на Проекта са по-малки от прогнозираните общи разходи упоменати в Член 3.1 на Специалните условия, вноската на Договарящия орган ще бъде ограничена до сумата, получена чрез прилагане на процента, посочен в Член 3.2 на Специалните условия, към действителните признати разходи одобрени от Договарящия орган.
17.3. Бенефициентът приема, че безвъзмездната помощ не може при никакви обстоятелства до довежда до печалба за него самия, и че тя трябва да е ограничена до сумата, необходима за балансиране на приходите и разходите за Проекта. Печалбата се дефинира като:
– В случай на безвъзмездна помощ за един Проект - излишъкът на постъпленията над разходите по въпросния Проект, когато се подаде Искане за плащане на остатъка. Все пак, в случай на Проект, предназначен конкретно за укрепване на функционалния капацитет на Бенефициента, тя е разпределението между
членовете, съставящи органа на Бенефициента, на излишъка от прихода, получен от неговия Проект, довела до тяхното лично обогатяване.
– В случай на безвъзмездна помощ за работа, излишъкът в бюджетния остатък за работата на Бенефициента.
Тези разпоредби няма да важат за стипендии за учебна, научно-изследователска или образователна дейност, плащани на физически лица, нито в случая на награди присъдени след конкурс.
17.4. В допълнение към и без накърняване на правото на прекратяване на Договора в съответствие с Член 12.2, Договарящият орган може, чрез надлежно обосновано решение, ако Проекта не се изпълнява или се изпълнява лошо, частично или със закъснение, да намали предвидената първоначално безвъзмездна помощ в съотношение към действителното изпълнение на Проекта при условията, заложени в настоящия Договор.
18.1. Бенефициентът поема задължението да изплати обратно всякакви суми, платени над първоначалната сума, дължима на Договарящия орган в срок от 45 дни от получаването на Искане за това.
18.2. Ако Бенефициентът не извърши такова изплащане в рамките на срока, определен от Договарящия орган, Договарящият орган може (освен ако Бенефициентът е държавна институция или публичен орган на Страна-членка на Общността) да увеличи дължимите суми чрез добавяне на лихва:
– по ре-сконтовата ставка, прилагана от централната банка на страната на Договарящия орган, ако плащанията са във валутата на тази страна;
– по ставката, прилагана от Европейската централна банка към нейните главни сделки за рефинансиране в евро, когато плащанията са в евро, на първия ден на месеца, през който е изтекъл срокът, плюс три и половина процентни пункта. Наказателната лихва ще се натрупва за времето от датата на изтичане на крайния срок определен от Договарящия орган за плащане (без да се включва той) до датата, на която плащането бъде действително извършено (включително). Частични плащания ще покриват първо така определената лихва.
18.3. Сумите, които трябва да бъдат изплатени обратно на Договарящия орган, могат да бъдат приспаднати срещу суми от какъвто и да било вид, дължими на Бенефициента. Това няма да влияе върху правото на Страните да се договарят за плащане на вноски.
18.4. Банковите такси, натрупани при изплащането обратно на суми, дължими на Договарящия орган, ще се поемат от изцяло от Бенефициента.