General Conditions for Forest Management and Chain of custody Certification Schemes
General Conditions for Forest Management and Chain of custody Certification Schemes
Общи условия за управление на горите и схеми за удостоверяване на веригата на попечителство
1. Задачи на сертифициращия орган и клиента
1.1 Задачи на сертифициращия орган
• Сертифициращият орган се задължава да третира цялата информация относно фирмата на клиента, до която е получил достъп, поверително в съответствие с договорените правила за поверителност. Предоставянето на документи за акредитационни органи в рамките на мониторинга на сертифициращия орган, както и подробно докладване и предоставяне на информация на арбитражния орган в случай на конфликт са изключени от това задължение.
• Сертифициращият орган прилага сертифициране и надзор в съответствие с правилата на TÜV NORD CERT. Изискванията на стандарта или стандарта за качество, посочени в офертата, и тези на националното законодателство, на които се основава акредитацията
/ определянето на сертифициращия орган / нотифицирания орган, са в основата на сертификата.
• Сертифициращият орган информира притежателите на сертификати за промени в процедурата за сертифициране, които засягат директно притежателите на сертификати.
• Сертифициращият орган води списък на сертифицираните компании, като посочва и обхвата на сертифицирането. При поискване от заинтересовани трети страни Сертифициращият орган ще предоставя информация за сертифицирани компании.
• Оплакванията на трети страни относно системи за управление на клиенти, които са сертифицирани от сертифициращ орган на TÜV NORD CERT, се записват в писмена форма, проверяват се и след това се разглеждат.
Сертифициращият орган записва жалби и възражения на клиента по отношение на процедурата за сертифициране в писмена форма, проверява фактите по случая и разследва жалбите / възраженията. Ако не се постигне споразумение между клиента и сертифициращия орган, се използва процедурата за жалби / възражения, публикувана в Интернет на TÜV NORD CERT (xxx.xxxx-xxxx-xxxx.xx).
1.2 Задачи на клиента
• Доколкото правилата за акредитация предвиждат одит от етап 1, по време на договорения одит от етап 1, клиентът предоставя всички документи, които са от значение за системата за управление в сегашния им вид (Ръководство, процедури, описания на процеси, други съответни документи, записи относно извършени вътрешни одити и прегледи от ръководството). Одитът от етап 1 се провежда в помещенията на клиента. В случай на всички други процедури, съответните документи трябва да бъдат предоставени своевременно преди одита (приблизително 2 седмици).
• Ако се изисква от съответния стандарт, клиентът извършва пълен вътрешен одит преди сертификационния одит, а също и преди годишния надзорен одит / годишен ресертификационен одит (всички елементи на съответния стандарт и всички фирмени местоположения / производствени обекти и, ако е необходимо, разработване сайтовете, които са от значение за обхвата на сертификата, трябва да бъдат одитирани), а също така извършва оценка на системата за управление.
• По време на одита клиентът позволява на одиторския екип да преглежда записите, свързани с обхвата на одита, и позволява на екипа достъп до организационните звена на компанията, съответното оборудване, персонал и подизпълнители на клиента, които са засегнати
• Той посочва лице за контакт от ръководството на компанията, което отговаря за изпълнението на одита. По принцип това е представителят, който е назначен за съответната система на управление.
• Клиентът е длъжен да информира незабавно писмено сертифициращия орган за всички важни промени, които настъпват след издаване на сертификати или разширения или допълнения към сертификати (това засяга например промени по отношение на правната и организационната форма на компанията, икономическата или собствеността ситуация по отношение на компанията, организацията и ръководството [като ключови членове на персонала на ръководни длъжности, вземащи решения или специалисти или технически персонал на високо ниво и др.], адреса за контакт и местоположенията, модификациите на продукта или производствените методи както и важни промени в системата за управление и процесите).
• Клиентът е задължен да записва всички възражения / жалби във връзка със системата за управление и нейната ефективност, заедно с коригиращи действия и техните резултати, да ги документира и да ги предоставя на одитора в одита.
• Клиентът предприема необходимите стъпки за изпълнение на изискванията за сертифициране, включително прилагане на подходящи промени в рамките на валидността на сертифицирането.
1.1.1
• Клиентът предприема необходимите стъпки за изпълнение на изискванията за сертифициране, включително прилагане на подходящи промени в рамките на валиднастта на сертификацията.
1.1.2
• Клиентът е задължен да изпълни изискванията на продукта на сертифицирани продукти в текущото производство и спазва всички изисквания на схемата за сертифициране
• За да се избегнат конфликтни ситуации между сертифициращия орган и консултантска или консултантска компания, клиентът трябва да информира сертифициращия орган за консултантски или консултантски услуги в областта на системите за управление, които са били използвани преди или след подписване на договора. Това задължение за информиране включва също организации, които са провели "вътрешно обучение" или вътрешни одити на системата за управление.
• В рамките на поддържането на акредитация, уведомяване, одобрение и т.н., клиентът заявява, че ще позволи извършването на евентуален т. Нар. Одит на свидетели в неговата компания и това ще позволи достъп до съответните файлове.
• Клиентът има право да отхвърли одиторите, посочени от сертифициращия орган. Ако не се постигне споразумение след направени 3 предложения, договорът се разтрогва по взаимно съгласие.
• Ако се използва процедурата за комбинирано сертифициране на системи за управление, клиентът се задължава да изпълни всички условия, свързани с комбинираното сертифициране на системи за управление и незабавно да информира сертифициращия орган в случай на неизпълнение.
По-подробно тези условия са както следва:
- Спецификация, създаване и поддържане на система за управление, която се прилага по еднакъв начин за всички клонове / производствени обекти. Важните документирани процедури също трябва да се прилагат по еднакъв начин.
- Надзор на цялата система за управление под централния надзор на представител на управлението, базиран в централта на компанията.
- Този представител на ръководството има право да издава обвързващи инструкции за всички клонове / производствени обекти.
- Правила, които определят, че определени области на компанията работят централизирано за всички области, напр. разработване на продукти и процеси, обществени поръчки, човешки ресурси и др.
- Извършване на вътрешни одити във всички производствени обекти / клонове на компанията преди сертификационния одит.
- Подписване на споразумение между клиент и сертифициращ орган, което е законово приложимо във всички клонове / производствени обекти на компанията.
1.3 Уредби относно здравословните и безопасни условия на труд
1.3.1 Условия, които трябва да бъдат предприети от клиента
• Преди изпълнението на договорните услуги, клиентът трябва да предостави информация относно рисковете, опасностите и стреса, които могат да произтичат от работната среда във фабриката на клиента или в помещенията на клиента. Тази информация включва информация относно опасните вещества в пробите. Клиентът предоставя информация относно това дали и ако е целесъобразно, до каква степен се изискват оценки на риска и опасностите за поръчаните дейности.
• Клиентът трябва да има достатъчно мерки за първа помощ, xxxxxx и спасяване и да посочи контакти и отговорности в това отношение.
• Клиентът гарантира, че служителите на TÜV NORD CERT изпълняват работа само когато са придружени от служител на клиента.
• Клиентът трябва да предостави на служителите на сертифициращия орган инструкции въз основа на оценка (и) на риска и опасностите и инструкции за работа и експлоатация. Инструкцията включва комуникация на спешни телефонни номера и пунктове за събиране в случай на опасност, както и описание на функционирането и безопасността на всяко оборудване, което ще се използва при такива обстоятелства.
• Клиентът предоставя безплатно всички необходими лични предпазни средства, които може да са необходими и които не са предоставени от сертифициращия орган (каска, предпазни ботуши или обувки, предпазители за уши и очи - напр. Защита за уши, предпазни очила / очила).
1.3.2 Сертифициращ орган
Служителят на сертифициращия орган може да предприема работа само ако обстоятелствата и работната среда са безопасни. Служителят има право да откаже да изпълни работата при наличие на неприемливи опасности / рискове / стрес.
2. Валидност и права за използване на тестовата марка и сертификата
• Валидността на сертификата започва с датата на издаване на сертификата. Срокът на сертификата зависи от конкретния стандарт, на който се основава одитът, но не може да надвишава максимум 5 години. Това предполага, че въз основа на датата на сертификационния одит в компанията се извършват редовни надзорни одити в съответствие със специфичните правила за акредитация или стандарти за сертифициране с положителен резултат. В някои оправдани случаи може също да се наложи надзорен одит в кратък срок. По преценка на сертифициращия орган е да вземе решение относно необходимостта от такъв одит. Същите предпоставки се прилагат за използването на тестовия знак.
• Обхватът на сертифицирането е посочен на немски или на английски език. Прехвърлянето на други езици се осигурява добросъвестно. В случай на съмнение или противоречие задължителна е само версията на сертификата на немски или английски език.
• Одобрението за използване на тестовата марка се прилага само за района на фирмата на клиента, която е сертифицирана. Използването на тестовата марка за дейности, които са извън обхвата на сертификата, не е разрешено.
• Тестовият знак може да се използва само във формата, предоставена от TÜV NORD CERT или собственика на търговската марка. Марката трябва да се чете лесно и да се вижда ясно. Клиентът няма право да променя сертификата и / или тестовата марка. Сертификатът и тестът не могат да се използват по заблуждаващ начин за рекламни цели.
• Ако клиентът предостави копия на сертификационните документи на други лица, документите се възпроизвеждат изцяло или както е посочено в схемата за сертифициране.
• Не е разрешено използването на маркировката за изпитване върху лабораторни протоколи от изпитвания, сертификати за калибриране или протоколи за проверка или сертификати за лица, тъй като тези документи са класифицирани като продукти в тази връзка.
• Клиентът трябва да гарантира, че тестовата марка и сертификатът се използват само при реклама по такъв начин, че да се направи изявление относно сертифицираната област на клиента, която съответства на сертификацията. Клиентът също трябва да се увери, че в рамките на конкуренция, не се създава впечатлението, че сертифицирането от сертифициращия орган е еквивалентно на държавна инспекция.
• Ако е предявен иск срещу сертифициращия орган съгласно принципите на отговорност за продукта въз основа на използването на тестовата марка и / или сертификат от клиента, което нарушава условията на договора, клиентът е длъжен да държи сертифициращия орган информиран и да освободи сертифициращия орган по отношение на всички претенции на трети страни. Същото се отнася за всички случаи, в които се предявява иск срещу сертифициращия орган от трета страна въз основа на рекламации или друго поведение от страна на клиента.
• Клиентът получава непрехвърляемото, неизключително право, ограничено до договорния срок, да използва тестовата марка и сертификата в съответствие с условията, посочени по-горе.
• Използването на тестовата марка и сертификата е ограничено до клиента и не може да бъде прехвърлено на трети страни или правоприемници без изричното разрешение на сертифициращия орган. Ако клиентът желае да прехвърли правото на използване на тестовата марка и сертификата, трябва да се подаде съответно заявление. Ако е необходимо, трябва да се извърши нов одит.
• Тестовият знак, който ще се използва в отделния случай, зависи от издадения сертификат.
3. Прекратяване на права за ползване
3.1 Правото на клиента да използва тестовата марка и да претендира за собственост върху сертификата приключва автоматично с незабавно действие, без да е необходимо изрично изявление за прекратяване, ако между другото
• клиентът не докладва незабавно на сертифициращия орган за промени в своите операции, които са от значение по отношение на сертифицирането, или индикации, че такива промени могат да възникнат,
• тестът и / или сертификатът се използват по такъв начин, че да нарушават разпоредбите на т. 2,
• резултатите от надзорните одити вече не оправдават поддържането на сертификата
• открива се производство по несъстоятелност по отношение на активите на клиента или се отказва молба за откриване на такова производство, насочено срещу клиента, поради липсата на достатъчно активи,
• одити за наблюдение не могат да се извършват в рамките на посочените периоди или
• възникват спорове във връзка с тестовата марка във връзка със законодателството в областта на конкуренцията или правата на интелектуална собственост.
Сертифициращият орган има право да спре или прекрати сертификат и с това правото да използва тестовата марка, ако впоследствие сертифициращият орган узнае за нова информация, свързана с оценката на процедурата за сертифициране или нейния резултат.
В допълнение, TÜV NORD CERT и клиентът имат право да прекратят договорните отношения с незабавно действие, ако използването на тестовата марка е забранено за клиента по начин, който е правно обвързващ. Същото важи и за сертификата.
3.2 Сертифициращият орган има право да започне процедура за десертификация при наличието на причините, посочени в 3.1, след правилен и експертен анализ и да спре, оттегли или обяви сертификата за невалиден. Повдигането на процедурата е описано в специфичното за схемата описание на услугата. Всички разходи, свързани с това, са отговорност на клиента.
3.3 Клиентът трябва да върне всички сертификати на сертифициращия орган, когато правата за използване бъдат прекратени или изтичат. Клиентът изпълнява задълженията си, като изпраща всички сертификати на сертифициращия орган.
3.4 Общите условия за сертифициране на системи за управление се прилагат съответно за разширения или допълнения към сертификати.
4. Разкриване на информация на стандартния собственик
Личната и свързаната с компанията информация трябва да се предава на стандартните собственици. Това могат да бъдат или PEFC Германия, PEFC Internаtionаl или друг
одобрен офис на PEFC, както и FSC® Германия, FSC® Internаtionаl или друг одобрен FSC® офис. Публикуването на специфични за компанията данни в базата данни PEFC и / или базата данни FSC или други носители като Stаtzert трябва да се приеме от сертифицирания притежател на сертификат. Това позволява на компаниите да проверяват ежедневно статута на сертифициране.