Contract

ОКОНЧАТЕЛЕН ТЕХНИЧЕСКИ ДОКЛАД

1. Описание

1.1. Пълно наименование по регистрация на бенефициента, съобразно договора за безвъзмездна финансова помощ: ОБЩИНА СТРАЖИЦА

1.2. Име, длъжност, телефон и e-mail на лицето за контакти: XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX – Ръководител проект, GSM 0885464100, x.xxxxxxxx@xxxxx.xxx

1.3. Пълно наименование по регистрация на партньорите по проекта: неприложимо

1.4. Наименование на проекта: ”ПОВИШАВАНЕ КОМПЕТЕНТНОСТТА НА СЛУЖИТЕЛИТЕ В ОБЩИНА СТРАЖИЦА”

1.5. Номер на договора: А12-22-63/15. 05.2013

1.6. Начална и крайна дата на изпълнение на проекта: 15. 05. 2013 г. – 15. 05. 2014 г.

1.7. Място на изпълнение на проекта: Република България

1.8. Целеви групи: Кмет и зам.кметове на Община Стражица; кметове на кметства и кметски наместници; служители на Общинската администрация.

2. Оценка на изпълнението на дейностите по проекта

2.1. Дейности и резултати

Опишете всички дейности, съобразно Приложение II към договора, изпълнени през целия период на проекта

Номер и наименование на дейността:

Основания за изменения в планираната дейност <опишете подробно възникналите проблеми, вкл. забавяния или отлагане изпълнението на дейности, причини поради, които са възникнали и какви мерки са предприети за преодоляването им> (ако е приложимо):

Резултати от тази дейност <опишете резултатите в количествено изражение>. За изпълнението на дейностите, свързани с информация и публичност, попълнете т. 4. Приложете всички подкрепящи документи, доказващи извършената дейност.

Номер и наименование на дейността: Дейност 1: Обучение за професионално развитие по теми на ИПА

Опишете резултатите по съответната дейност през отчетния период

За изпълнение на тази дейност в проекта са предвидени 2 модула обучения -

„Управление изпълнението на проекти с MS Project” и “Административна стилистика” – общо за 9 служителя.

В периода на отчитане в ИПА са проведени двата модула на обучение:

1.Модул „Административна стилистика”. Целевата група по този модул по проект е съставена от: зам. кмет по РРУТ, Директора на Дирекция „Обща администрация” и 2 експерти.

На обучението са участвали и получили сертификати 4 служителя на Общинската администрация – 1 Директор на дирекция и трима експерти. Съотношението жени-мъже, заложено в индикаторите на проекта, е променено в полза на участвалите жени – 3 жени и 1 мъж.

МОТИВИ И ОБОСНОВКА НА ПРОМЯНА:

По време на изготвянето на проекта не беше ясен графикът за провеждането на обученията в ИПА и ние сме включили за обучение служители, за които са установени потребности и реално биха прилагали в служебната си дейност получените знания и умения.

След определянето на точната дата за обучението от страна на ИПА и получения график се наложи промяна в състава на участниците.

Зам. кметът по РРУТ, поради неотложни служебни ангажименти, свързани с реализацията на Общинския план за капиталови разходи за 2013 година и изискващи неговото присъствие на територията на Община Стражица, беше заменен с експерт от Дирекция „Обща администрация”. Този експерт е новоназначен в тази Дирекция и се занимава с документооборта на официалната кореспонденция на Кмета на общината с централната администрация и Народното Събрание. Ето защо считаме промяната за целесъобразна и очакваме УО на ОПАК да верифицира разхода.

Приложете всички подкрепящи документи, доказващи извършената дейност.

• Копие от график на ИПА за модула „Административна стилистика” и потвърждение за участниците от Община Стражица.

• Копия от 4 бр. Сертификати

2. Модул „Управление изпълнението на проекти с MS Project”

Целевата група по този модул по проект е съставена от служителите от Дирекция РРУТ – 1 Директор и 4-ма служители от отдел „Регионално развитие” – експерти „Проекти и програми”, общо 5 човека, в това число 4 жени.

Със заповед № 2220/24. 10. 2013 г. на Кмета на Община Стражица, с цел избягване на промени в състава на обучаемите, както се случи с Модул „Административна стилистика”, е наредено на участниците да вземат участие в обучението.

Преди да се командироват участниците беше забелязан пропуск в одобреният бюджет на проекта, което наложи несъществена промяна съгл. чл. 9, т. 9.3 от Приложение 1 към Договор № А12-22-63/15. 05. 2013 г., за която беше уведомен УО на ОПАК.

Става въпрос за следното:

Необходимите средства по т. 3.1. «Разходи за командировки в страната», т.1.2.

«Квартирни» са в размер на 1020,00 лева.

Средствата в бюджета на Проекта по горното перо са 340,00 лева.

За да бъде реализирано обучението по този модул от Дейност 1, помолихме УО на ОПАК да съгласува следната корекция на бюджета на проекта, както следва:

1. От проведено и приключило обучение по Дейност 1 „Обучение за професионално развитие по теми на ИПА”, модул “Административна стилистика” е наличен остатък в бюджета по т. 3.1. «Разходи за командировки в страната», т.2.2.«Квартирни» - 12, 00 лв. и по т. 2.3. «Пътни» - 24,00 лв.. Обща сума – 36,00 лева.

Предложихме тези 36,00 лв. да бъдат прехвърлени в т. 3.1. «Разходи за командировки в страната», т.1.2. «Квартирни».

2. От Дейност 5 «Дейности за информация и публичност”, т. 5.1”Разходи за осигуряване на публичност”, ред 1 „Пресконференция” да бъде прехвърлена сумата от 200,00 лв в Дейност 1 „Обучение за професионално развитие по теми на ИПА”, т. 3.1. «Разходи за командировки в страната», т.1.2. «Квартирни» от бюджета на Проекта.

3. От Дейност 6 «Управление и отчитане на проекта”, т. 13 „Разходи за организация и управление” да бъде прехвърлена сумата от 444,00 лв. в Дейност 1 „Обучение за професионално развитие по теми на ИПА” т. 3.1. «Разходи за командировки в страната», т.1.2. «Квартирни» от бюджета на Проекта, както следва:

- От ред 5 «Канцеларски материали и консумативи» - 200,00 лв.

От ред 6 «Командировки» - 244,00 лв. Както казахме по-горе, корекцията беше одобрена от УО на ОПАК

Обучението се проведе в гр. София от 18 до 21 ноември вкл. и в него взеха участие всичките определени 5 служителя, в това число 4 жени. Същите получиха сертификати от ИПА – 5 бр..

По време на обучението, на 19. 11. 2013г., Ръководителят на проекта – г-жа X. Xxxxxxxx, извърши проверка на място. За проверката е съставен Доклад, който е приложен към настоящия Годишен доклад и представен и на Кмета на Общината.

След оглед на Xxxxxxx на Проекта и подготовката му за Окончателен доклад направихме искане за незначителна промяна до УО на ОПАК за корекция в частта 3.1. ”Разходи за командировки в страната”, т.2.3. ”Пътни”, където беше намерен наличен остатък от 125,00 лв. С Уведомително писмо наш № 3417/10.05.2014 г. поискахме прехвърлянето на 110.00 лв. от тях в Дейност 5 ”Дейности за информация и публичност”, т. 5.1”Разходи за осигуряване на публичност”, ред 1 „Пресконференция”, тъй като в одобрения бюджет на проекта не бяха предвидени платени публикации и имаше недостиг в тази част на бюджета.

С писмо № А-12-22-63 от 15. 05. 2014 година исканата корекция беше одобрена от УО на ОПАК.

Приложете всички подкрепящи документи, доказващи извършената дейност.

• Копие от писмо № РД 24-03/18. 10. 2013 г. на ИПА относно Годишен актуализиран и допълнен график за провеждане на обученията на ИПА, каталог 2013 с извадка за Община Стражица.

• Копие от Уведомително писмо за корекция на бюджет.№ 8235/05. 11. 2013 г.

• Копие от Писмо на УО на ОПАК за одобрена корекция.

• Копие от заповед № 2220/24. 10. 2013 г. за участници в обучението.

• Копие от доклад за проверка на място на 20. 11. 2013 г.

• Копия от 5 бр. сертификати.

• Копие от Уведомително писмо за корекция на бюджет № 3417/10.05.2014 г.

• Копие от Писмо № А12-22-63/15. 05. 2014 г. от УО на ОПАК за одобрена корекция.

Забележка: ИПА ще представи в УО на ОПАК подробна информация за обучението и участниците.

Заложените резултати от дейността, а именно –

1. Разработен обобщен годишен план за обучение на общинска администрация Стражица през 2013 г.

2. Проведени 2 бр. обучения.

3. Обучени 5 служителя за „Управление изпълнението на проекти с „MS Project”, в т. ч. –

4 жени.

4. Обучени 4 служителя по „Административна стилистика”, в т. ч. – 1 жена.

5. Получени 9 сертификата от обучение на служители в ИПА.

са постигнати в пълен обем. Променено е съотношението мъже-жени в полза на жените.

Номер и наименование на дейността: Дейност 2: Чуждоезиково обучение.

Това обучение е по разговорен английски език, нива А.1 и X. 1. Участниците в него са общо 12 служителя, в т.ч. 8 жени - 2-ма Директори на Дирекции и 10 експерта, работещи по обслужването на граждани и по разработването и управлението на проекти, разпределени по нива А.1. – 7 човека и В. 1 – 5 човека.

1. Ниво А. 1. – 7 обучаеми служители, в т.ч. 5 жени

Обучението се проведе в периода 07. 01. 2014 – 25. 03. 2014 година

В него взеха участие 1 Директор на дирекция и 5 експерта от различни дирекции на администрацията, работещи по обслужването на граждани и по разработването и управлението на проекти.

На 27. 12. 2013 г. се проведе информационна среща с включените в обучението служители, на която бяха запознати с учебния план, графика за провеждане на занятията и бяха раздадени учебните материали – 2 учебни тетрадки по системата за обучение “HEADWAY”, предоставени от обучаващата организация – „СТИК” ЕООД гр. Варна.

Обучението започна на 07. 01. 2014 година, съгласно съобщен и в УО на ОПАК график и се провеждаше в залата на Община Стражица 3 пъти седмично/понеделник, вторник и четвъртък/ по 3 учебни часа, като началният час е 16.00. Кметът на Общината разреши първият час от обучението да е през работно време.

По време на обучението, на 10. 02. 2014 г. Ръководителят на проекта извърши текуща проверка на място, за което беше съставен Доклад, разгледан от ЕУП на работна среща на 12. 02. 2014 г.

След приключване на обучението ЕУП получи Доклад от изпълнителя с всички съпътстваци документи и сертификатите на участниците.

ЕУП разгледа ДОКЛАДА и на работна среща на 19. 03. 2014 г. запозна участвалите в обучението с него и връчи сертификатите поименно.

С Приемо-предавателен протокол от 31. 03. 2014 г. между „СТИК” ЕООД гр. Варна, и Община Стражица, е окончателно приет Доклада за завършено обучение, Ниво А.1. и всички съпътстващи документи – учебна програма, присъствени списъци и сертификати.

2. Xxxx X. 1. – 5 обучаеми служители, в т.ч. 3 жени

Обучението се проведе в периода 12. 02. 2014 – 29. 04. 2014 година.

В него взеха участие 1 Директор на Дирекция и 4 експерта от различни дирекции на администрацията, работещи по обслужването на граждани и по разработването и управлението на проекти.

Обучението започна на 12. 02. 2014 година и до 21. 03. 2014 г. се провеждаше в залата на Община Стражица 2 пъти седмично/сряда и петък/ по 3 учебни часа, с начален час 16.00. Кметът на Общината разреши първият час от обучението да е през работно време.

След приключването на обучението по Ниво X. 1., по молба на обучителя Xxxxxx, която е обучител за двете нива, Ръководителят на проекта разреши за Ниво X. 1. да се променят дните от седмицата за обучение и в този случай до края на обучението същото се провеждаше всеки работен ден, с изключение на седмиците 24 – 30 март и 31 март – 6 април, когато в първата седмица имаше занятия 1 ден, а във втората – 3 дни.

На това ниво също беше направен текущ мониторинг от Ръководителя на Проекта, на 21.

02. 2014 г., който беше доведен до знанието на ЕУП на работна среща на 22. 02. 2014 г.

Обучението за ниво В. 1. приключи на 29. 04. 2014, за което Изпълнителят на Проекта,

„СТИК” ЕООД Варна, представи на 05. 05. 2014 г. Доклад, който беше разгледан от Ръководителя на Проекта и на 08. 05. 2014 г. беше подписан Приемо-предавателен протокол за приемане на Доклада.

Сертификатите на обучаемите са връчени, като в служебните им досиета са прикачени копия от тях.

Така с проведените и отчетени две нива – А.1. и X. 1. от обучението по разговорен английски, приключи Дейност 2 Чуждоезиково обучение на Проекта.

ЕУП счита, наблюдавайки неформално мненията на служителите в Общинската администрация, че това обучение е било необходимо и полезно, и че има желание у служителите да бъде организирано такова за нови участници.

Заложените количествени резултати за това обучение са постигнати – 12 служители са взели участие и получили сертификати, 7 за ниво А.1 и 5 за ниво В.1., в това число – 8 жени.

Промени в изпълнението на дейността и в средствата за тази дейност в Бюджета на Проекта не са настъпили.

Приложете всички подкрепящи документи, доказващи извършената дейност.

• Протокол от работна среща с участниците на 27. 12. 2013 г.

• Списък за присъствие и получени учебни материали.

• Доклад от проверка на място от 10. 02. 2014 г. за А.1.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 12. 02. 2014 г. за А.1.

• Копие от Доклад на Изпълнителя за отчитане на ниво А.1. /всички документи, включително 7 бр. сертификати/

• Протокол от работна среща на 19. 03. 2014 г.

• Приемо-предавателен протокол от 31. 03. 2014 г. за приемане на Доклада за А.1..

• Доклад от проверка на място от 21. 02. 2014 г. за В.1.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 22. 02. 2014 г. за В.1.

• Копие от Доклад на Изпълнителя за отчитане на ниво В.1. /всички документи, включително 5 бр. сертификати/

• Приемо-предавателен протокол от 08. 05. 2014 г. за приемане на Доклада за В.1.

Номер и наименование на дейността: Дейност 3: Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение.

Широкият спектър услуги, които Общината предлага на гражданите, води до взаимоотношения и с лица, които са малограмотни, невладеещи добре български език, както и такива в неравностойно положение. Това изисква от служителите умения и компетенции, улесняващи диалога и работата с тях.

С провеждането на обучението по тази дейност целяхме подобрявяне работата на администрацията с цитираната група, както и личната компетентност на служителите и увереността им в общуването с групата.

В обучението бяха включени всички кметове, кметски наместници, служителите от кметствата и експерти от общинската администрация – общо 50 човека., в т.ч. 30 жени.

То се проведе на две групи от по 25 човека, в гр. Стражица, на 4-5 март за първата група и на 6-7 март – за втората.

На своя работна среща от 22. 02. 2014 г. ЕУП набеляза необходимите действия в подкрепа на организирането и провеждането на обучението за двете групи и начина за текущ мониторинг. Беше взето решение във всеки от дните за обучение в групите да присъства член от екипа, а Ръководителят да направи по една внезапна проверка на всяка група.

На 01. 03. 2014 г. в Стражица се проведе работна среща на представители на „СТИК” ЕООД Варна, Изпълнител на обучението, с ЕУП на Проекта, на която бяха уточнени логистичните задачи на двете страни.

Занятията се водиха в залата на Община Стражица. Осигурена беше мултимедия, а XXX предостави банера на Проекта и мултимедиен екран.

Графикът на провеждането и присъствените листи са видни от пълната документация в Доклада на Изпълнителя за отчитане на проведеното обучение.

Всеки обучаем получи от Изпълнителя учебно помагало, тетрадка и химикал, а ЕУП раздаде рекламната брошура на Проекта.

Обучаемите получиха кафе и безалкохолни напитки в т.нар. „кафе-паузи”, обяд за четирите дни на обучението /по два за всяка група/, а на пътуващите обучаеми от селските кметства – пътни, срещу представени разходо-оправдателни документи. Тези разходи по Проекта бяха заложени в стойността на обучението и бяха заплатени от Изпълнителя.

Бяха направени 2 проверки на място от Ръководителя на проекта – на 04 и на 06 март 2014, като за тях има съставени Доклади, представени на ЕУП за разглеждане на работна среща на 08. 03. 2014 г.

Изпълнителят представи своя Доклад за отчитане на Дейност 3 Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение и на работна среща на 15.

03. 2014 г. Ръководителя на проекта запозна ЕУП с него.

Докладът е приет окончателно с подписания Приемо-предавателен протокол от 17. 03. 2014 г. между Изпълнителя и Възложителя на Дейност 3 от Проекта и с това дейността се счита за приключила.

Корекции в бюджета на проекта, касаещи Дейност 3 Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение, не са правени.

Не са правени и промени в целевата група на Дейността.

Посещаемостта на обучението беше на 100 %, въпреки липсата на обществен транспорт точно в датите на провеждане на обучението поради прекратяване на обслужването на автобусните линии в Община Стражица от страна на транспортната фирма по договор. В неформален порядък ЕУП установи, че служители от малките кметства никога не са посещавали обучения, свързани с подобряването на работата им с гражданите. Те изразиха устно, пред Xxxxx на Общината, благодарност за идеята и реализирането на това обучение и пожелаха неговото евентуално надграждане с по- конкретни теми.

Приложете всички подкрепящи документи, доказващи извършената дейност.

• Протокол от работна среща от 22. 02. 2014 г. за планиране задачите на ЕУП във връзка с Дейност 3

• Протокол от 01. 03. 2014 г. от работна среща между Изпълнителя и ЕУП.

• Доклад на Ръководителя на Проекта от проверка на място на обучението от 05. 03. 2014 г.

• Доклад на Ръководителя на Проекта от проверка на място на обучението от 07. 03. 2014 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 08. 03. 2014 г. за представяне Докладите от проверките на място.

• Копие от Доклад на Изпълнителя за отчитане на обучението по Дейност 3

/всички документи, включително 50 бр. сертификати/

• Протокол от работна среща на ЕУП за разглеждане и обсъждане на Доклада от 15. 03. 2014 г.

• Приемо-предавателен протокол от 17. 03. 2014 г. за окончателно приемане на извършената дейност.

Номер и наименование на дейността: Дейност 4: Обучения в ключови компетентности.

По проект в тази дейност се предвижда обучаването на 60 служители на администрацията

/в 2 групи от по 30 обучаеми/, в т. ч. 35 жени. Целевата група се състои от всички кметове, зам. кметове, кметски наместници, служителите от кметствата и експерти от общинската администрация.

Съгласно проведена тръжна процедура, изпълнител на дейността е СТИК ЕООД.

Обучението се проведе в х-л „Планета, КК „Слънчев бряг” в периода 01-03 септември за първата група от 30 човека и от 04 до 06 септември – за втората група.

Ръководителят на проекта участва в предварителна работна среща на място, в хотела, с представители на обучаващата организация, с цел уточняване и оглед на настаняването, залите за обучение и други логистични дейности.

Преди същинското обучение ЕУП състави списъци на обучаемите, направи разпределението по стаи, събра необходимите лични данни, които предостави на обучаващите с цел резервиране и по-бързото настаняване и навременно започване на процеса на обучението.

Преди отпътуването, на 30. 08. 2013 беше проведена работна среща с всички участници за запознаване с учебния план, пътуването, настаняването и други уточнения.

Пътуването се извърши с лицензиран транспорт - автобус, така както беше заложено в договора с изпълнителя.

ЕУП присъства на обучението и с двете групи /с първата група - като обучаеми/.

Обучението в ключови компетентности беше насочено към умението за създаване на екипи, към личната ефективност и ефикасност, както и някои въпроси за лидерите и лидерските умения. Повече информация може да бъде видяна в Учебната програма на обучението.

По време на обучението се се проведоха 2 работни срещи – с всяка група поотделно, за осъществяване на обратна връзка с участниците по отношение предварителните нагласи и изпълнението на ангажиментите на обучавашата организация относно настаняване, храна, учебен цикъл. На тези срещи участниците единодушно изразиха задоволство от настаняването и силен интерес към интерактивната форма на обучение.

След приключване на обучението участниците получиха сертификати – 60 бр.

ЕУП и участниците считат, че изнесеното обучение и общуването между участниците в среда, различна от работното място, е довело до личностно опознаване и подобряване на микроклимата в Общинската администрация.

В определения срок, съгласно договора с изпълнителя на Обучение в ключови компетентности, беше представен Доклад, в който са приложени и списъците на обучаемите, Учебна програма, представяне на обучителите, анкетни карти, снимков материал и копия на издадените сертификати на участниците, копие от който прилагаме към настоящия Годишен технически доклад.

Приложете всички подкрепящи документи, доказващи извършената дейност.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 20. 08. 2013 г.

• Заповеди за командировка №№ 1785 и 1786 от 29. 08. 2013 г.

• Протокол от информационна работна среща на ЕУП с участниците в обучението от 30. 08. 2013 г.

• Присъствен списък от иформационна среща от 30. 08. 2013 г. – 40 участника.

• Протокол от работна среща на ЕУП с първата група участници в обучението от 02. 09. 2013 г.

• Списък на участниците в горната среща - 25 участника.

• Протокол от работна среща на ЕУП с втората група участници в обучението от 05. 09. 2013 г.

• Списък на участниците в горната среща - 21 участника.

• Копие от Доклад на изпълнителя на Обучение в ключови компетентности –

СТИК ЕООД.

Номер и наименование на дейността: Дейност 5: Дейности за информация и публичност – виж т.4 от настоящия Доклад

Номер и наименование на дейността: Дейност 6: Управление и отчитане на проекта.

Опишете резултатите по съответната дейност през отчетния период:

За изпълнение на тази дейност е сформиран Екип за управление на проекта (ЕУО), назначен със Заповед № 1032/15. 05. 2013.

Дейността на ЕУП за отчетният период беше в следната последователност:

1. Представяне на задълженията по Приложение 1 от договора на проекта, след подписването му – срокове за изпълнение съгласно т.2.1, т.2.4, изготвяне и оформяне на необходимите документи след сключване на договора.

2. Обсъждане на предстоящите задачи, като се приема, че една от най-важните задачи е изготвяне на План за действие.

3. Изготвяне на длъжностни характеристики на всеки член от екипа

4. Изготвяне на график за провеждане процедури за избор на изпълнител по Закона за обществените поръчки.

5. Изготвяне и представяне на искане №1 за авансово плащане и други необходими документи.

6. Проведена встъпителна пресконференция с присъствието освен на медии, и на служителите на Общинската администрация и кметовете на населените места за представяне на проекта, целите и очакваните резултати.

7. Подготовка и провеждане на избор на изпълнител за обученията извън ИПА чрез

„публична покана”.

8. Подготовка на участието на служители в обученията в ИПА – график, списъци, командировъчни заповеди.

9. Подготовка участието на служители в обучението в ключови компетентности в КК

„Сл.бряг” – срещи, списъци, заповеди за командировка.

10. Присъствие на обучение в ключови компетентности в КК „Сл.бряг” и текущо наблюдение на обучението, както и провеждане ан работни срещи с участниците от двете групи.

11. Изготвяне на Междинен технически доклад на Проекта.

12. Изготвяне и представяне на искане за плащане № 2 и други необходими документи.

13. Подготвяне на обосновки пред УО на ОПАК за наложена финансова корекция по Методологията за налагане на финансови корекции1 приета с ПМС 134/2010 г. за нередности в проведена тръжна процедура за избор на изпълнител на Дейности 2, 3 и 4 от Проекта.- 2 бр.

14. Срещи с юрист – консултант на Община Стражица по обществени поръчки и съгласуване на обосновките – 2 бр.

15. Подготовка стартирането на Дейност 2 Чуждоезиково обучение – разговорен английски език, ниво А1. и ниво В.1.

16. Подготовка и представяне в УО на ОПАК на Годишен технически и финансов отчет на Проекта.

17. Текущо наблюдение и проверки на място на обучението по Дейност 2.

18. Разглеждане и приемане на Доклади за приключването на обучението в двете

нива.

19. Подготовка на Дейност 3 Обучение за работа с малограмотни граждани и хора

в неравностойно положение и среща с представители на Изпълнителя на Дейността.

20. Текущо наблюдение на изпълнението на Дейност 3 и проверки на място на двете групи обучаеми.

21. Разглеждане и приемане Доклад на изпълнителя след приключване на „Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение”.

22. Иницииране и провеждане на работна среща с другите Екипи за управление на проекти, работещи към момента по проекти, финансирани от ОПАК за обмяна на добри практики.

23. Разглеждане и приемане на Доклад на Изпълнителя за приключени дейности по Договор от 09. 08. 2013 г. между Община Стражица и „СТИК” ЕООД гр. Варна. с което същият се счита за изпълнен.

24. Преглед на изпълнението на Бюджета на Проекта и Уведомяване на УО на ОПАК за несъществени промени във връзка с необходимостта от средства за платени публикации в регионалната преса.

25. Текущи финансово-счетоводни дейности – подготовка документи и осчетоводяване на разходи.

26. Подготовка и провеждане на заключителна пресконференция на Проекта и съставяне и разпространение на брошура № 2 – за резулатите от Проекта

26. Подготовка на Окончателен технически доклад на Проекта и Искане за плащане

№ 3.

Изредените по-горе дейности са извършени от членовете на ЕУП, съобразно задълженията им в длъжностните характеристики. Съставени са документи, които прилагаме в копия към този Доклад. Извършените действия се контролират пряко от Xxxxx на Община Стражица и се наблюдават в частта си за финансови разходи от началника на Отдел „Финансово-стопански дейности”.

По време на изпълнението са направени 2 несъществени промени на Бюджета съгл. чл. 9, т. 9.3 от Приложение 1 към Договор № А12-22-63/15. 05. 2013 г., одобрени от УО на ОПАК, както следва:

А.. Преди да се командироват участниците за обучение в ИПА, модул „Управление изпълнението на проекти с MS Project” беше забелязан пропуск в одобреният бюджет на проекта, което наложи несъществена промяна съгл. чл. 9, т. 9.3 от Приложение 1 към Договор № А12-22-63/15. 05. 2013 г., за която беше уведомен УО на ОПАК.

Става въпрос за следното:

Необходимите средства по т. 3.1. «Разходи за командировки в страната», т.1.2.

«Квартирни» са в размер на 1020,00 лева.

Средствата в бюджета на Проекта по горното перо са 340,00 лева.

по т. 2.3. «Пътни» - 24,00 лв.. Обща сума – 36,00 лева.

Предложихме тези 36,00 лв. да бъдат прехвърлени в т. 3.1. «Разходи за командировки в страната», т.1.2. «Квартирни».

- От ред 5 «Канцеларски материали и консумативи» - 200,00 лв.

- От ред 6 «Командировки» - 244,00 лв. Както казахме по-горе, корекцията беше одобрена от УО на ОПАК.

Б. След оглед на Xxxxxxx на Проекта и подготовката му за Окончателен доклад направихме Уведомително писмо до УО на ОПАК за искана незначителна промяна на Бюджета на Проекта, за да можем зда осигурим платени публикации в регионалната преса и да закупим канцеларски материали, за да възстановим в натура на Общинската администрация текущо ползваните такива, както и режийните разходи на проекта за комуникации.

Промяната беше поискана в следния вид:

1. От проведено и приключило обучение по Дейност 1 „Обучение за професионално развитие по теми на ИПА”, модул "Управление изпълнението на проекти с MS Project" е наличен остатък в бюджета по т. 3.1. ”Разходи за командировки в страната”, т.2.3. ”Пътни” - 125,00 лв. Предлагаме 110,00 лв. от тази сума да бъде прехвърлена в Дейност 5 ”Дейности за информация и публичност”, т. 5.1”Разходи за осигуряване на публичност”, ред 1 „Пресконференция”.

2. В Дейност 5 ”Дейности за информация и публичност”, т. 5.1”Разходи за осигуряване на публичност”, сумата от ред 3 „Материали и консумативи” в размер на 50,00 лв. да бъде прехвърлена на ред 1 „Пресконференция”

3. В Дейност 6 ”Управление и отчитане на проекта”, т. 13 „Разходи за организация и управление” да бъдат извършени следните корекции:

- сума от ред 4 ”Осигурителни вноски” в размер на 61,46 да бъде прехвърлена на ред 5

„Канцеларски материали и консумативи”;

- сумите от редове 1, 2 и 3, общо в размер на 594,45 лв да бъдат прехвърлени на ред 5

„Канцеларски материали и консумативи”.

С писмо № А-12-22-63 от 15. 05. 2014 година исканата корекция беше одобрена от УО на ОПАК.

Приложете всички подкрепящи документи, доказващи извършената дейност.

• Заповед № 1032/15. 05. 2013 г на Кмета на Община Стражица за сформиране на Екип за управление на проекта (ЕУП)

• Договор за „ръководител проект” № 1/15. 05. 2013 г. с Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

• Договор за „координатор проект” № 2/15. 05. 2013 г. с Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx

• Договор за „счетоводител проект” № 3/15. 05. 2013 г. с Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx

• Анекс към граждански договор № 1/01. 09. 2013 г. с Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

• Анекс към граждански договор № 2/01. 09. 2013 г. с Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx

• Анекс към граждански договор № 3/01. 09. 2013 г. с Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx

• График за планираните обществени поръчки по проекта

• Годишен план за обучение на служителите от администрацията

• Протокол от работна среща от 07. 06. 2013 с АВИ Дизайн

• Договор № А00-00-00-00/10. 06. 2013 с АВИ Дизайн за доставка на канц. Материали.

• Договор № А00-00-00-00/10. 06. 2013 с XXX Xxxxxx за изработване на рекламни материали(брошури)

• Протокол от работна среща на ЕУП от 22. 06. 2013 г.

• Приемо-предавателен протокол от 28. 06. 2013 г. с АВИ Xxxxxx за предаване на канц. материали

• Приемо-предавателен протокол от 28. 06. 2013 г. с АВИ Xxxxxx за предаване на рекламни материали(брошура № 1)

• Протокол от работна среща от 15. 07. 2013 г.

• Приемо-предавателен протокол от 26. 07. 2013 г. с АВИ Xxxxxx за предаване на канц. материали.

• Тръжно досие за обществена поръчка с публична покана с предмет „Провеждане на обучения във връзка с изпълнение на Договор № А12-22-63/15. 05. 2013г. ”

• Протокол от работна среща от 31. 07. 2013 г.

• Протокол от работна среща със XXXX Xxxxxx от 10. 08.2013 г.

• Протокол от работна среща със XXXX Xxxxxx от 18. 08. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 20. 08. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 30. 08. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 02. 09. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 05. 09. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 09. 09. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 16. 09. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 17. 10. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 12. 11. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 20. 11. 2013 г.

• Доклад от проверка на място от 20.11. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 23. 11. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 09. 12. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 14. 12. 2013 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 27. 12. 2013 г.

• Копие от Обосновка пред УО на ОПАК за наложена финансова корекция № 8431- 1/11.11. 2013 г.

• Копие от Обосновка пред УО на ОПАК за наложена финансова корекция № 9162/18. 12. 2013 г.

• Копие от Уведомително писмо за корекция на бюджет.в част „Квартирни”.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 06. 01. 2014 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 14. 01. 2014 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 28. 01. 2014 г.

• Доклад от проверка на място от 10. 02. 2014 г. за англ. Език, ниво А.1.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 12. 02. 2014 г. за англ. Език, ниво А.1.

• Доклад от проверка на място от 21. 02. 2014 г. за англ. Език, ниво В.1.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 22. 02. 2014 г. за англ. Език, ниво В.1.и планиране на задачите във връзка с Дейност 3 „Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение”

• Доклад на Ръководителя на Проекта от проверка на място на обучението от 05. 03. 2014 г.

• Доклад на Ръководителя на Проекта от проверка на място на обучението от 07. 03. 2014 г.

• Протокол от работна среща на ЕУП от 08. 03. 2014 г. за представяне Докладите от проверките на място.

• Протокол от работна среща на ЕУП за разглеждане и обсъждане на Доклада от 15. 03. 2014 г.

• Протокол от работна среща от 29. 03. 2014 г.на ЕУП в Община Стражица, работещи по проектите, финансирани от ОПАК 2007-2013

• Присъствен списък от срещата

• Копие от Доклад на Изпълнителя за приключени дейности по Договор от 09. 08. 2013 г. между Община Стражица и „СТИК” ЕООД гр. Варна

• Анекс към договор А00-00-00-00/10. 06. 2013 с „ АВИ Дизайн” ЕООД

• Приемо-предавателен протокол за Брошура № 2.

• Копие от Уведомително писмо за незначителна корекция на бюджет № 3417/10.05.2014 г.

• Копие от писмо № А-12-22-63 от 15. 05. 2014 г на УО на ОПАК за одобрена корекция на Бюджета на проекта.

2.2. Постигнати индикатори по време на изпълнението на проекта и данни за участниците в неговата реализация

В процеса на изпълнение на проекта сте задължени да събирате информация за индикаторите, които сте заложили в проектното си предложение, както и за броя на участниците

Дейност

Специфични цели

Очаквани резултати

Заложени индикатори

Постигнати индикатори

Дейност 1: Обучение за професионално развитие по теми на ИПА

Повишаване капацитета на администрацията и кметствата на Община Стражица чрез подобряване квалификацията на служителите.

Проведени 2 обучения, Обучени - 9 човека, в т. ч. 5 жени

Издадени 9 сертификата Годишен план за обучение

2 бр. обучения 9 бр. обучени, в т.ч. 5 жени

Проведени 2 обучения Обучени 9 служителя, в т.ч. 7 жени Xxxxxxxxxx план за обучение

Дейност 2 Чуждоезиково обучение

Проведено 1 обучение в 2 нива Обучени – 12 човека, в т.ч. 8 жени

Издадени 12 сертификата

2 бр. обучения

Обучени – 12 бр. служители

в т.ч. 8 жени

Проведено 1 обучение в ниво А.1 и ниво В.1 по разговорен англ.език Обучени – 12 човека, в т.ч. 8 жени

Издадени 12 сертификата

Дейност 3 Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение

1. Повишаване капацитета на администрацията и кметствата на Община Стражица чрез подобряване квалификацията на служителите

2. Повишаване капацитета на служителите от администрацията и кметствата на Община Стражица чрез засилване на мотивацията

*Проведени 2 бр. обучения

Обучени 50

служителя, в т. ч. 32 жени.

Получени 50 бр. сертификати

*Проведени 2 обучения

Обучени -50 човека, в т.ч. 32 жени

Проведено 1 обучение на две групи

Обучени 50 служителя /в 2 групи по 25 човека/

В т.ч. 30 жени

Получени 50 сертификата

Дейност 4: Обучение в ключови компетентности

2.Повишаване капацитета на служителите от администрацията и кметствата на Община Стражица чрез засилване на мотивацията.

3.Получаване на ключови компетентности от служителите от администрацията и кметствата на Община Стражица чрез обучения в екипна ефективност и лична ефективност.

**Проведени 5 обучения Обучени – 60 човека, в т.ч. 35 жени

Издадени 60 сертификата

**Проведени обучения - 5 бр

Обучени – 60 бр. в т.ч. 35 жени

Проведено 1 бр. обучение

Обучени – 60 бр. служители В т.ч. жени - 39 бр.

Получени 60 сертификата

Дейност 5: Дейности за информация и публичност

Дейностите за информация и публичност на проекта са съгласно Регламент на Комисията (EО)

№ 1828/2006.

Проведени 2 бр. пресконференции. Публикувани 3 бр. информации в регионални вестници.

Публикувани 5 бр. информации в общинския вестник.

Изработена специална секция на Проекта на интернет страницата на Общината.

Изработени снимки от всяка дейност по проекта и видео- материали – 4 бр.

Проведени пресконференции

-2

Медии, които са

публикували/ излъчили материали -3

Статии и

интервюта в медиите - 5

Секция на

проекта на интернет страницата на Община Стражица

Снимки и видео- материали – 4 бр.

Проведени пресконфере нции -2

Медии, които са

публикували/ излъчили материали -3 Публикувани 5 бр. информации в регионални вестници и в общински вестник.

Обособена секция на ОПАК на интернет страницата на Община Стражица

Други: Отпечатани 400 брошури за проекта, изработен банер и информацио нна табела. Изработени и монтирани информаци- онна табела и банер Снимки и видео- материали – 5 комплекта

– от дейности 1,2,3,4 и 5

Дейност 6: Управление и отчитане на проекта.

Добро управление и ефективна реализация на проекта,

Сформиран екип от 3 души – ръководител, координатор и счетоводител.

Изготвени съответните междинни и заключителни отчети - технически и финансови, Изпълнен проект съгласно сключения договор между кандидата – Община Стражица и УО на ОПАК.

Проведени обучения - 4 Обучени служители - 131 Приключени дейности. - 6

Приключили

4 обучения Обучени служители – 131

В т.ч. 84 жени

Приключени дейности – 6

Проведена процедура за избор на изпълнсител на Дейности 2, 3 и 4

Избран изпълнител на обучения

Изготвени междинен, годишен и окончателен технически доклади на Проекта

Изготвени 3 искания за плащане

Успешно изпълнен проект съгл. ДБФП № А12-22-63 от 15. 05. 2013 г.

* За Дейност 3:Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение в колони 3 и 4, повтарящи заложените индикатори в Проекта, фразата „2 бр. обучения” е техническа грешка, пренесена от проекта, където вместо да се има пред вид , „1обучение в 2 групи” е записано „2 бр.обучения”. В проекта от обосновката на дейност 3 и от т. 5.2 „Обучения/семинари” в бюджета е видно, че става въпрос за 1 бр. обучение, както отчитаме в колона Постигнати индикатори за Дейност 3: Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение

** За Дейност 4 „Обучение в ключови компетентности” в колони 3 и 4, повтарящи заложените индикатори в Проекта, фразата „5 бр. обучения” е техническа грешка, пренесена от проекта. В проекта от обосновката на дейност 4 и от т. 5.2 „Обучения/семинари” в бюджета е видно, че става въпрос за 1 бр. обучение, както отчитаме в колона Постигнати индикатори за Дейност 4: Обучение в ключови компетентности.

Брой участници в изпълнението на проекта	Данни за хора, които влизат в проекта през настоящата година			Xxxxx за хора, които напускат проекта през настоящата година			Пренесени данни за хора
Брой участници в изпълнението на проекта	жени	мъже	общо	жени	мъже	общо	жени	мъже	общо
1. Разбивка на участниците по пол:	38	24	62	38	24	62	0	0	0
2. Разбивка на участниците по активност на пазара на труда:	38	24	62	38	24	62	0	0	0
2.1. заети	38	24	62	38	24	62	0	0	0
· от които самонаети:	0	0	0	0	0	0	0	0	0
2.2. безработни	0	0	0	0	0	0	0	0	0
· от които дългосрочно безработни:	0	0	0	0	0	0	0	0	0
2.3. неактивни	0	0	0	0	0	0	0	0	0
· от които в момента посещават обучителен/квалификационен курс:	0	0	0	0	0	0	0	0	0
3. Разбивка на участниците по възраст:	38	24	62	38	24	62	0	0	0
3.1. xxxxx (между 15 и 24 годишни):	2	0	2	2	0	2	0	0	0
3.2. на възраст между 25 и 54 годишни:	25	15	40	25	15	40	0	0	0
3.3. работещи на възраст (между 55 и 64 годишни):	11	9	20	11	9	20	0	0	0
4. Разбивка на участниците по групи в неравностойно положение:	0	0	0	0	0	0	0	0	0
4.1. имигранти:	0	0	0	0	0	0	0	0	0
4.2. малцинства:	0	0	0	0	0	0	0	0	0
4.3. хора с увреждания:	0	0	0	0	0	0	0	0	0
4.4. други лица в неравностойно положение:	0	0	0	0	0	0	0	0	0
5. Разбивка на участниците по образователен ценз:	38	24	62	38	24	62	0	0	0
5.1. начално или основно образование (ISCED 1 и 2)	0	0	0	0	0	0	0	0	0
5.2. средно образование (ISCED 3)	14	12	26	14	12	26	0	0	0
5.3. професионално обучение след средно образование, но не висше (ISCED 4)	3	2	5	3	2	5	0	0	0

5.4. висше образование (ISCED 5 и 6) – бакалавър, магистър, доктор и др.

2.3. Как оценявате резултатите от проекта? Посочете до каква степен са постигнати предвидените обща и специфични цели и дали проектът е генерирал положителни или отрицателни резултати. (Опишете, където е възможно, резултатите в количествено изражение като използвате индикаторите, заложени в проектното предложение).

Оценката на резултатите от проект „ПОВИШАВАНЕ КОМПЕТЕНТНОСТТА НА СЛУЖИТЕЛИТЕ В ОБЩИНА С Т Р А Ж И Ц А” на този етап, непосредствено след приключването му, няма да бъде най-точната. Тя е все още емоционално базирана на еуфорията, че са осъществени дейности, каквито не са правени за Общинска администрация Стражица в този й състав. Както и на това, че служителите имаха възможност да участват в обучения, провеждани по интерактивни методи. По мнение на самите участници, особено на тези, които работят в малките кметства, събирането им по повод, различен от служебните задължения и извън работната среда, е заострило вниманието им към проблемите на работата с гражданите – малограмотни, в неравностойно положение, чуждоезични и пр. Тоест, обученията, проведени по настоящия Проект са допринесли за промяната на нагласите към служебните задължения и е внесен елемента за по-голяма сигурност на работното място. Обучението по ключови компетентности което беше с най-голям брой участници, освен придобитите умения, позволи хората, които така или иначе представляват един екип, този на Общинска администрация, да се опознаят по-добре, както и да изтъкнат своите силни страни. Това считаме за много добър резултат от Проекта, който със следващи проекти можем да надградим за постигането на един наистина ефективен и ефикасен екип на Общинска администрация Стражица.

Считаме, че са постигнати специфичните цели на Проекта, като в най-голяма степен това се отнася за Специфична цел 2. Повишаване капацитета на служителите от администрацията и кметствата на Община Стражица чрез засилване на мотивацията, което обосновахме по-горе. Цел 1 Повишаване капацитета на администрацията и кметствата на Община Стражица чрез подобряване квалификацията е постигната чрез обученията за професионално развитие в ИПА и чуждоезиковото обучение. Цел 3 - Получаване на ключови компетентности от служителите от администрацията и кметствата на Община Стражица чрез обучения в екипна ефективност и лична ефективност е постигната, но предстои надграждането на резултатите със следващи проекти, където да се детайлизират обученията по екипна и лична ефективност.

Резултатите имат, разбира се, и своите количествени изразители

– проведени са 4 обучения със 131 участници, които са получили сертификати

- Проектът е популяризиран с 5 публикации в регионална и местна преса

- издадени и разпространени са 2 брошури в тираж от по 200 екз.

В обобщение считаме, че Проектът е достигнал основната си цел, а именно Повишаване капацитета на служителите от администрацията и кметствата на Община Стражица чрез подобряване на професионалната компетентност за по-ефективно и ефикасно изпълнение на задълженията и е генерирал положителни резултати, които ще продължат да действат под формата на придобитите умения и квалификации от служителите при изпълнение на задълженията в Общинската администрация.

2.4. Какъв е резултатът от проекта за целевите групи?

Този резултат е положителен и важен за целевата група и може да бъде обобщен по следния начин:

Служителите на Общинска администрация Стражица, преминали обучения по проект

„ПОВИШАВАНЕ КОМПЕТЕНТНОСТТА НА СЛУЖИТЕЛИТЕ В ОБЩИНА

С Т Р А Ж И Ц А” са придобили знания и умения, които ги мотивират за компетентно, ефективно и ефикасно изпълнение на задълженията на работното място и са допринесли за повишаване качеството на обслужването на гражданите и бизнеса. Общинска администрация Стражица е станала с една степен по-добър екип от специалисти със самочувствие на професионалисти.

2.5. Моля, опишете всички договори (за доставки, услуги), възложени в контекста на изпълнението на проекта след изготвянето на последния междинен доклад като посочите за всеки договор стойността, приложената процедура за възлагане и наименованието на изпълнителя.

След последния Междинен и Годишния доклад няма сключени нови договори за услуги и/или доставки.

2.6. По какъв начин ще се осигури устойчивостта на резултатите от проекта във финансово и институционално отношение и ефектът на ниво политики? Опишете по какъв начин ще се осигури трайното въздействие върху целевите групи и мултипликационният ефект. Ако са предвидени последващи дейности ги посочете.

X.Xxxxxxxxx отношение

Финансовата устойчивост на проекта ще се реализира с ежегодно планиране в общинския бюджет на средства за обучение на служители, кметове и кметски наместници в размер на 6 000 лева.

Б. Институционално отношение

След приключването на проектните дейности, в общинската администрация ще бъде създадена електронна библиотека, достъпна през локалната мрежа до всяко работно място, включително и в кметствата, с материали от проведените обучения. Те ще могат да се ползват, както от неприсъствали на тях служители, така също и от обучените за усъвършенстване на знанията и уменията. Друга форма на институционална устойчивост ще бъдат вътрешните обучения и работни срещи, на които миналите през обучения по различните дейности служители, кметове и кметски наместници ще споделят придобитите знания, умения и ключови компетентности, както и добри практики, създадени в резултат на повишения личен капацитет.

Считаме, че този Проект и придобитите по него умения и компетентности, както и наличните учебни материали, са предпоставка за развиване на наставничеството в Общинска администрация Стражица.

Чрез разработената секция на ОПАК на xxx.xxxxxxxxxx.xxx ще се постигне максимално покритие и информиране, както на целевите групи, така също и на всички посетители на страницата, което от своя страна е силен ефект на устойчивост.

В. Ефект на ниво политики

Реализирането на проекта повиши административният капацитет на Община Стражица, повиши квалификацията и уменията на служителите в общината и по места, повиши и доверието в институцията Община и в нейните носители – кметско ръководство, администрация, Общински съвет.

Очакваме резултатите от проекта да намерят отражение в стратегическите документи за развитие на Общината за новия програмен период – 2014-2020 г. и в плановете и календарите за икономическо и културно развитие на Общината като база за надграждане и развитие на капацитета на администрацията. Новата роля и перспектива за развитие на местните кметства, управлявани от обучените кметове, също би трябвало да намерят адекватно отражение в общинските планове за развитие през следващите години.

Всичко това ще допринесе за доближаване до изискванията, стандартите, целите и политиките на Европейския съюз в областта на доброто управление - модернизиране на управлението за предоставяне на висококачествени публични услуги за гражданите и бизнеса и утвърждаването на повишен институционалния капацитет, ефективност и ефикасност на публичната администрация.

2.7. Посочете всички осъществени в рамките на проекта дейности за насърчаване на равенството на половете и липса на дискриминация, иновации и правене на политики, партньорството и устойчивото развитие? Посочете.

Всички дейности, реализирани по този Проект са следвали политиките за насърчаване на равенството на половете и липсата на дискриминация. Участието на жени в обученията по Проекта например е завишено в сравнение с данните, заложени при изготвянето на проекта. Това е резултат от заемането на освободени работни места от мъже, които са заети от жени. И по начало разпределението на състава е с преобладаващо женско присъствие. В администрацията на Община Стражица не работят лица от малцинствени групи на населението и не са намерени данни за принадлежност към вероизподание, различно от християнското. Това изключва дискриминационни практики по горните показатели. Същото важи и за другите показатели, по които се наблюдават анти- дискриминационните мерки.

Както казахме по-горе, устойчивостта на резултатите е гарантирана и с намерения и реализиране на подобни и надграждащи обучения за служителите по вече действащи други проекти по ОПАК и очаквани нови такива по ОПДУ, както и със запазване на добре работещите по този проект методи за обмяна на полезна информация чрез срещи и електронна библиотека.

2.8. Как и от кого е осъществявано наблюдението и вътрешната оценка на дейностите по проекта? Обобщете резултатите от получената обратна връзка, вкл. от представителите на целевите групи.

В проектното предложение беше разписан начинът за наблюдение и вътрешна оценка на дейностите му, вменен за изпълнение основно от Екипа за управление – Ръководител, координатор и счетоводител.

Текущо се проверяваха сроковете за изпълнение на залегналите дейности: организиране на процедурата по ЗОП, начина на организиране и провеждане на обучитенията, посещенията им от страна на служителите. Поддържаше се постоянна връзка с избрания Изпълнител на обученията за да се следи дали възложените поръчки се изпълняват според изискванията и в срок.

За всяко обучение бяха направени проверки на място от Ръководителя на Проекта, за което има съставени Доклади, разгледани от ЕУП на работни срещи.

Вътрешна оценка за качеството и ефективността на провежданите обучения се осъществи чрез анализа на анкетни карти, попълвани от обучаемите с активното съдействие на Изпълнителя на обученията.

Неформално се обсъждаха ползите от обученията и се следи и последващата работа на служителите по предоставянето на различните видове услуги, даването на информация и пр. Преките ръководители на обучените споделят, че се наблюдава видима промяна в

организацията на работното място, в отношението към ползвателите на услуги, както и в личното самочувствие на служителите. Все повече задачи в Общинската администрация се изпълняват от екипи, сформирани на базата на овладените ключови компетенции, а не както до сега – всеки да работи самостоятелно по обща задача. Това е факт, който се забелязва и от кметското ръководство на Общината.

Когато говорим за количествените резултати от Проекта, можем да ги удостоверим с

- присъствени списъци на служителите, участващи в конкретните обучения;

- копия от Докладите за проведени обучения,

- Сертификати, че участниците са придобили съответните знания, умения и компетенции, описани в приложените програми за обученията

- списъци с подписи от участниците за получени материали и услуги по време на обученията.

Основните критерии за оценка на работата по Проекта и постигнатите резултати се удостоверяват и измерват чрез документите, показващи резултатите и следните показатели:

• брой проведени обучения;

• брой обучени служители;

• брой получени Сертификати

- брой информационни и рекламни материали на Проекта.

2.9. Какви са изводите от проекта, които вие и вашите партньори (ако има такива) направихте и по какъв начин тези изводи са използвани и разпространени?

Проектът няма партньор по смисъла на равнопоставено участие в реализирането на дейности и ползи от получени резултати.

В процеса на окончателно отчитане се налагат следните изводи:

1. Реализиран е успешно първи проект на Общинска администрация Стражица, финансиран от ОП „Административен капацитет” 2007-2013, съфинансиран от ЕС чрез ЕСФ.

2. Проектът е постигнал основната си цел, а именно Повишаване капацитета на служителите от администрацията и кметствата на Община Стражица чрез подобряване на професионалната компетентност за по-ефективно и ефикасно изпълнение на задълженията и е генерирал положителни резултати, които ще продължат да действат под формата на придобитите умения и квалификации от служителите при изпълнение на задълженията в Общинската администрация

3. По време на изпълнението му хората от целевите групи са се включили активно в насочените към тях обучения и са показали резултати в последващата си работа на служители в Общинската администрация.

4. Проектът е бил навременен и необходим със своите дейности, видно от мненията на целевите групи, изразени в анкетните карти на обученията и е постигнал потенциално устойчиви резултати.

5. Укрепени са вътрешните връзки между различните дирекции на Общинската администрация и служителите в тях и е поставено добро начало на екипна ефективност.

6. Общинска администрация Стражица е станала с една степен по-добър екип от специалисти със самочувствие на професионалисти.

7. Липсата на опит в реализирането на подобни проекти е довела до несъществени пропуски в детайлното планиране на дейностите, наложило корекции в бюджета, и в по- сериозни такива в реализацията по отношение на избора на изпълнител за обученията и допускането на санкция по ПМС 134/2010 г. за нередности в проведена тръжна процедура за избор на изпълнител на Дейности 2, 3 и 4 от Проекта. В следващи проекти те ще бъдат

взети под внимание и няма да бъдат допуснати.

3. Партньори и други форми на сътрудничество

3.1. Как оценявате отношенията между партньорите по този проект (т. е. партньорите, които са подписали споразумение за партньорство)? Отговорете на този въпрос поотделно за всяка организация-партньор. (ако е приложимо)

неприложимо

3.2. Ще продължат ли установените партньорски отношения? Ако отговорът е положителен, в каква форма? Ако отговорът е отрицателен, защо? (ако е приложимо)

неприложимо

3.3. Как оценявате отношенията между вашата организация и държавната администрация в държавите, където се изпълнява проектът? По какъв начин тези отношения влияят на проекта?

Проектът се реализира в Република България.

В рамките на този проект отношенията на Община Стражица с държавната администрация са в два аспекта.

Първият е в прилагането на националното законодателство при воденето на финансовата отчетност, трудовите отношения на ЕУП, командировките, тръжните процедури, договорите за услуги и доставки и всички останали действия, подлежащи на правна рамка.

Вторият аспект е в отношенията с УО на ОПАК, представител на държавната администрация за Проекта, за които ще говорим в т. 3.7. от настоящия Окончателен доклад.

И двата от тях оценяваме с положително влияние върху успешното реализиране на Проекта

3.4. Когато е приложимо, опишете вашите отношения с други организации, ангажирани в изпълнението на проекта:

• Изпълнители (ако има такива)

• Целеви групи

• Други ангажирани с проекта лица, които не са страни по договора.

По време на изпълнението на Проекта имахме договорни взаимоотношения с организации, регистрирани по Търговския закон и явяващи се в качеството на доставчици на услуги и стоки. Това са:

• „СТИК” ЕООД, Варна, избран съгласно ЗОП след „публична покана” за изпълнител на Дейности 2, 3 и 4 от Проекта /обученията, различни от тези в ИПА/. Обученията в ИПА се извършиха без изричен договор между нас и Института, съгласно договорености между УО на ОПАК и ИПА.

„АВИ Дизайн” ООД, Велико Търново – за еднократна доставка на канцеларски материали за проекта и проект и отпечатване на рекламни брошури – 2 бр по 200 екз. Xxxxxxx беше избрана след маркетингово проучване на сходни фирми в регион В. Търново. Поради малката стойност на доставките, не се приложи процедура по ЗОП, а само проучване и директно сключване на договор.

Оценяваме договорните взаимоотношения с посочените фирми като коректни. Задълженията бяха изпълнявани в съответствие с договорите и приложенията към тях. Считаме, че Проектът е създал добри партньорски отношения, които могат да се използват за нуждите на Общинската администрация и след приключването му.

3.5. Опишете установените работни връзки с други проекти, ако има такива

Да, Проектът създаде такива работни връзки. По време на неговата реализация Общинска администрация Стражица получи финансиране на още 3 проекта от ОПАК. Проектите „ЕФЕКТИВНО, ЕФИКАСНО И УСТОЙЧИВО УПРАВЛЕНИЕ НА ОБЩИНА С Т Р А Ж И Ц А” и „ЕФЕКТИВНИ ПОЛИТИКИ В ОБЩИНА

СТРАЖИЦА” имат свои ЕУП, а третият - „ОБЩИНСКА АДМИНИСТРАЦИЯ С Т Р А Ж И Ц А – ЕКИП ОТ ВИСОКО КВАЛИФИЦИРАНИ И ЕФЕКТИВНИ

ЕКСПЕРТИ” се управлява от ЕУП на настоящия Проект. Бидейки представители на един и същ бенефициент, екипите поддържаха постоянна връзка помежду си, както за обмяна на полезна информация, така и за организационни задачи. На 29. 03. 2014 беше проведена специална работна среща на Екипите, обменени бяха добри практики и рекламни материали.

3.6. Ако вашата организация е получавала други безвъзмездни помощи от ЕО, до каква степен в рамките на настоящия проект са доразвити/допълнени резултатите от предходни проекти?

Общинска администрация Стражица е получавала голям брой помощи от ЕО, но за инфраструктурни проекти. Настоящият Проект е първи по рода си и не можем да направим съпоставка на резултати.

3.7. Как оценявате сътрудничеството с Управляващия орган?

Тук е мястото да кажем, че сътрудничеството ни с УО на ОПАК беше колегиално, прецизно и ползотворно. Винаги сме получавали навременни и компетентни методически указания и отговори на въпроси, което доведе до успешното приключване на настоящия Проект. Ще изразим това свое мнение по съответен начин пред Министъра на финансите и пред Ръководителя на УО на ОПАК, г-жа Xxxxxx Xxxxxxxxx – Бийчър.

Адмирираме организирането на обучения за екипите за управление на проекти непосредствено след сключването на договорите за безвъзмездна финансова помощ от ОПАК.

Задължени сме за оперативната работа с нас на г-жа Xxxx Xxxxxx и на г-н Xxxxx Xxxxxxx.

4. Информация и публичност

4.1. Опишете дейностите по информация и публичност.

По какъв начин се осигурява публичността и информирането на обществеността относно финансовия принос на ЕС за реализацията на проекта?

Дейностите за информация и публичност на проекта са съгласно Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006. Те предоставят информация на широката общественост и осигуряват публичност на проекта чрез използването на подходящи комуникационни средства, което гарантира точно оповестяване на финансовия принос на Европейския социален фонд (ЕСФ).

Проведена е всъпителна пресконференция на 16. 07. 2013 г. с участието на журналисти от в-к „Борба”, в-к „Вестник за Община Стражица”, електронното издание xxxxx.xx и с присъствието на целевата група - служители от Общинската администрация.

На 09. 05. 2014 беше проведена заключителна пресконференция за оповестяване

резултатите от проекта, материали от която бяха публикувани във вестниците „Борба” и

„Янтра днес”. Направен е и видеозапис на пресконференцията, малка част от който беше подготвена и излъчена от „ВидеоСАТ”, целият запис е монтиран и се излъчва преиодично на терминала в Общинския център за информация и услуги.

Отделно от това ЕУП разпространи информация за проекта в посочени по-долу информационни сайтове.

• xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxx/xxxxxx/Xxxxx-xxxxxx-xx-Xxxxxxxx-Xxxxxxxxxx-xx-XXXX-0000/

• xxxx://xxxxx.xx/Xxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxx-xx-XXXX_x.x_x.000000.xxxx

• xxxx://xxx-xx.xxxx/x_000000000/Xxxxx-xxxxxx-xx-Xxxxxx-Xxxxxxxx-xx- ОПАК.html?filter=1

• xxxx://xxxxxxxxxx.xxxxx.xx/xxxx/0000/Xxxxxx-xx-Xxxxxxxx-Xxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx-xxxxxxxxx-x- profesionalizum.html

• xxxx://xxxxx.xx/xxxx/0000/Xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xx-Xxxxxxx.xxxx

• xxxx://xxxx.xxx.xx/.../Xxxxxx-Xxxxxxxx-Xxxxxxxx-xxxxx-...

Документацията на проекта се води на специална бланка, която включва в горния си край логата на ЕС, ЕСФ и ОПАК, а в долния – текста „Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване компетентността на служителите в Община Стражица” , който се осъществява по Договор №А12-22-63 от 15.05.2013 г.с финансовата подкрепа на Оперативна програма “Административен капацитет” 2007-2013, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд”.

4.2. Опишете всички рекламни материали (вкл. данни за тиража), изготвени в рамките на проекта, независимо от формата, като опишете и тези, включващи нови подходи, новаторски начини на комуникация (приложете екземпляр от всяка публикация, освен ако вече сте представили такъв).

Уточнете по какъв начин са разпространени публикациите и на кого са предоставени.

За проекта са изработени две на брой информационни брошури, отпечатани в тираж от по 200 екз.

Разпространявахме ги в обособен кът в Общинския информационен център за обслужване на граждани и ги прилагахме към учебните материали на обученията.

Брошури разпространихме и при присъствието на ЕУП на няколко модула обучения в с. Чифлик по проект на НСОРБ, също финансиран от ОПАК.

С бюджетни средства на Общината е изработена информационна табела на проекта, поставена на входа на Общинска администрация, както и банер, който поставяхме в залите, където се провеждаха пресконференциите и обученията.

Подкрепящи документи, доказващи извършената дейност/новосъздадени/

• Брошура № 2 за резултатите от Проекта

• Копие от „Вестник за Стражица”

• Копие от вестник „Борба”

• Копие от вестник „Янтра Днес”

• Снимки и видеозапис от заключителна пресконференция – 2 бр. СД

Индикатори за изпълнение (съгласно насоките за кандидатстване по процедурата и сключения договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ)

Описание на индикаторите

заложени (стойност)

изпълнени (стойност)

отклонение (стойност)

Общ брой изработени рекламни телевизионни и радио клипове

Общ брой изработени рекламни прес карета

Общ брой изработени интернет банери

Общ брой излъчвания на рекламните клипове в най- популярните ТВ канали и

радиостанции

Общ брой публикувани рекламни прес карета

Общ брой проведени пресконференции

Общ брой разпространени

прессъобщения

Общ брой публикувани платени съобщения в медиите

Брой медии (включително регионални), които са публикували/излъчили

материали за проекта

Брой публикации в пресата, телевизионни и радио излъчвания за проекта, вкл. интервюта

Общ брой разпространени информационни и

рекламни материали

400

Брой уебсайтове, в които е публикуван банер на ОПАК

Вид дейност	Вид индикатори	2011 г.
1. Публични събития	Индикатори за напредък:
	Брой проведени събития	2
	Изполван бюджет от ОПАК	0
	Индикатори за резултат – брой участници	48
2. Статии и интервюта в медиите	Индикатори за напредък:
	Брой статии и интервюта	1 (видеоматериал)
	Изполван бюджет от ОПАК	200,00 (с ДДС)
	Индикатори за резултат
	Брой зададени въпроси от медиите	0
	Процент на увеличените посещения на сайта на проекта	неприложимо
3. Публикации	Индикатори за напредък:
	Брой копия на публикациите	неприложимо
	Изполван бюджет от ОПАК	360,00 (с ДДС)
	Индикатори за резултат
	Брой разпространени копия/получатели	неприложимо
4. Интернет сайт	Индикатори за напредък:
	Брой на добавени нови страници	0
	Изполван бюджет от ОПАК	0
	Индикатори за резултат
	Брой посещения	0
5. Публични изложения (разпространени рекламни и информационни материали)	Индикатори за напредък:
	Брой разпространени рекламни и информационни материали	400
	Изполван бюджет от ОПАК	480,00 (с ДДС)
	Индикатори за резултат
	Брой участници в публични събития	48

5. Проверки на място

Опишете всички проверки, които сте извършили на мястото на проекта, както и открити нередности и извършени корективни мерки (ако е приложимо).

При изпълнението на проекта са направени 6 проверки на място от ЕУП, както следва:

1. Непосредствено наблюдение на изпълнението на Дейност 4 „Обучение в ключови компетентности”, което беше изнесено и се проведе в КК „Сл.Бряг”.

ЕУП присъства на мястото на обучението с двете групи обучаеми в периода 01 - 06. 09. 2013 г., като в същия период проведе и две работни срещи с участниците.

2.Проверка на място беше извършена от Ръководителя на ЕУП, който провери обучението, осъществявано от ИПА по Дейност 1 на Проекта, а именно „Управление изпълнението на проекти с MS Project„. За проверката има съставен Доклад, приложен по- горе към отчитането на Xxxxxxx 6 от Проекта.

3. Проверка на място от. 10. 02. 2014 г. на Дейност 2 Чуждоезиково обучение - за ниво А.1., разговорен английски език. Докладът е приложен към отчитането на Дейност 6.

4. Проверка на място от. 21. 02. 2014 г. на Дейност 2 Чуждоезиково обучение - за ниво В.1., разговорен английски език. Докладът е приложен към отчитането на Дейност 6.

5. Проверка на място от. 05. 03. 2014 г. Дейност 3 Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение. Докладът е приложен към отчитането на Дейност 6.

6. Проверка на място от. 07. 03. 2014 г. Дейност 3 Обучение за работа с малограмотни граждани и хора в неравностойно положение. Докладът е приложен към отчитането на Дейност 6.

Нередности при проверките на място не бяха констатирани.

6. Одит

Посочете всички одити, които са ви били извършени по време на изпълнението на проекта. Приложете одитните доклади, както и окончателния одитен доклад (ако е приложимо).

Неприложимо

7. Индикатори за изпълнение на проекта и целите на ОПАК

Индикатори за изпълнение (съгласно насоките за кандидатстване по процедурата и сключения договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ)

Описание на индикаторите

заложени (стойност)

изпълнени (стойност)

отклонение (стойност)

Общ брой на

обучените служители в администрацията

131 бр.

Общ брой на обучените служители в администрацията - обучени жени от

общия брой обучени

61 %

80 бр.

65 %

84 бр.

+ 4 %

+ 4 бр.

Служители, успешно преминали обученията с

получаване на сертификат

131 бр.

Общ брой на обучените служители в администрацията

- обучени служители на местната администрация от

общия брой обучени

131 бр.

8. Друго

Опишете всички срещнати трудности по време на изпълнение на проекта, както и взетите мерки за преодоляването им.

Ако имате генерирани приходи по време на изпълнение на проекта, реализирани от безвъзмездната финансова помощ, получена по ОПАК, моля опишете подробно дейностите, чрез които сте ги реализирали и общата сума.

Трудностите при изпълнението на настоящия проект са несъществени за реализацията му, от организационен характер и касаят комуникацията с хората от кметствата, които трябваше да бъдат уведомявани за участието си в обучения по телефона, тъй като не са свикнали да използват електронните пощи за комуникация.

Проектът не е генерирал приходи по време на изпълнението, с изключение на лихвата върху средствата, която предотавяме на ОПАК. Стойността е незначителна и видна от финансовия отчет на Проекта.

Декларирам(е), че всички данни, включени в доклада са верни, пълни и изчерпателни. Име на ръководителя на проекта: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Подпис: ………………………………

Име на лицето, подписало договора:

инж. Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Кмет на Община Стражица

Подпис: .............................................

Име на партньора по проекта: (ако е приложимо) неприложимо

Място на изпълнение: Република България

Дата, на която е изпратен докладът: ………………………………

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata