Правила за одит и сертификация на DQS
Правила за одит и сертификация на DQS
1. Услуги за одит и сертификация
1.1 Предмет и приложимост
Настоящите Правила за одит и сертификация на DQS ("Правила") се прилагат за всички оферти и/или услуги и всички произтичащи от тях договорни отношения между DQS Holding GmbH, всички свързани дружества или техните представители (всяко от тях "DQS", заедно "DQS Group") и всяка организация/лице ("Клиент"), която кандидатства или получава услуги по одит и сертификация.
Актуален списък на всички членове на групата DQS е на разположение на xxxxx://xxxxxxxxx.xxx/xxxx/.
Тези правила обхващат всички видове сертификация на системи в съответствие с международни или национални стандарти, включително частни стандарти, сертификация на продукти в съответствие с директиви на ЕС или национално законодателство, сертификация на продукти и услуги в съответствие с нерегламентирани нормативни документи, спецификации, изисквания или технически правила.
Настоящите правила се прилагат за всички етапи на процеса на одит и сертификация, включвайки, но не ограничавайки се до: офериране, договаряне, поръчки за възлагане, планове и анекси, договорени между DQS и Клиента, освен ако това не е изрично писмено договорено или определено от законови изисквания.
Настоящите Правила за одит и сертификация влизат в сила незабавно от датата на тяхното публикуване и са валидни до издаване и публикуване на нова версия.
Актуалната версия на тези правила е на разположение на английски език на xxxxx://xxxxxxxxx.xxx/xxxx/xxxxx/ accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules или при поискване от всеки офис на DQS. В случай на несъответствие между преведената версия и английската версия на документа, с приоритет е английската версия.
Когато на Клиента се издава Сертификат, DQS ще предоставя услугите, като полага разумни грижи и умения и в съответствие с действащите към момента кодекси на поведение на съответния сертифициращ орган на DQS. Копие от тези Кодекси на поведение, както и всички изменения към тях, които могат да бъдат издавани периодично, ще бъдат предоставени от Сертифициращия орган на DQS на Клиента при започване на услугите.
1.2 Дефиниране на понятия
• “Клиент” се използва за клиенти и за организации/лица, които отправят запитване за услуги на DQS за одит и сертификация, или получават такива услуги, включително техните представителства, които действат от тяхно име.
• “DQS” се използва за всеки член на интернационалната група DQS, включително нейните дъщерни поделения, свързани дружества и партньори или някой от техните представители, които предлагат и/или предоставят от свое име или от името на друг сертифициращ орган на DQS одиторски и сертификационни услуги на Клиенти.
• "Сертифициращ орган на DQS" означава всяка структура на DQS, която има акредитация или разрешение да издава съответните сертификати.
• "Кодекси на поведение" означава кодексите на поведение, издадени от сертифициращ орган на DQS за съответната сертификационна програма.
• "Акредитиращ орган" означава всяка организация (независимо дали е публична или частна), която е упълномощена да акредитира и контролира сертифициращи органи.
• „Одит“ се използва за всяка систематична дейност на DQS за придобиване на обективни доказателства и тяхното обективно оценяване за определяне на степента, в която са изпълнени определени критерии. Използва се също така понятието „оценка“.
• "Одитор" се употребява за оценители, xxxxxxx и експерти, които са назначени за процес на одитиране и сертификация от името на групата DQS.
1.3 Услуги за одит и сертификация
Одитирането и сертификацията на система за управление, процес или продукт от независима, компетентна трета страна, каквато е DQS, създава за Клиента полезни преимущества. Сертификатите на DQS служат като доказателство за подходяща и ефикасна система за управление, процес или съответстващ продукт със
CF10_DQS Audit and certification regulations-BG 3/15/2024 004/02.2024 Public 1 / 10
способност за непрекъснато удовлетворяване на очакванията на Клиента, както и на регулаторните и законовите изисквания.
По време на одита квалифицирани и опитни одитори проверяват системата за управление и нейните процеси или продукти относно непрекъсната адекватност и ефикасност в светлината на променящи се пазари и среда. С идентифицирането на потенциал за подобряване, одиторите увеличават способността на организацията за постигане на определените общи и конкретни цели, и с това за постигане на устойчив успех за Клиента. Със сертификатите на DQS се създава доверие към Клиента и сертифицираните система за управление, процес или продукт, които са били оценени и сертифицирани по признати стандарти и спецификации.
1.4 Договор и търговски условия
Настоящите Правила за одит и сертификация на DQS и, ако е приложимо, заявлението, офертата, нейното приемане, Кодексите на поведение, условията за сертификационните знаци на DQS и местните бизнес условия или търговски условия представляват цялостното споразумение ("Договор") между Клиента и DQS по отношение на предмета на настоящия документ.
Местните бизнес условия или търговските условия могат да включват клаузи относно правното
представителство, юрисдикцията, отговорността, данъците, условията на плащане и други, като се вземат предвид местните законови изисквания. Договорът може да бъде съставен и от отделни споразумения
между DQS и Клиента, които винаги съдържат настоящите Правила за одит и сертификация на DQS като неразделна част от тях чрез пряко включване или позоваване.
Освен ако не е предвидено друго, никакви промени в договора не са валидни, освен ако не са в писмена форма.
1.5 Договорни отношения със Сертифициращия орган на DQS
Когато офис на DQS предоставя услуга под упълномощаване или акредитация на друг Сертифициращ орган на DQS, той действа като агент от името на тази организация. В офертата се идентифицира съответният сертифициращ орган на DQS, и нейното приемане и подписването на местния договор
представлява правно обвързващ договор за сертификация между Клиента и сертифициращия орган на DQS. Въпреки че агентът е упълномощен да таксува/фактурира Клиента за предоставянето на услугата и сертификацията, отговорността за сертификационните дейности и оперативния контрол по конкретна акредитация винаги остава на Сертифициращия орган на DQS, който отговаря и запазва правомощията си за своите решения, свързани със сертификацията, включително за издаване, отказ, поддържане на сертификация, разширяване или намаляване на обхвата на сертификацията, подновяване, временно
спиране или възстановяване след спиране, или отнемане на сертификация.
2. Сертификационен процес
DQS оценява системата за управление на Клиента, процеси, продукти, или части от тях, с цел определяне на тяхното съответствие с договорени и признати изисквания, като например международни, национални или секторно специфични стандарти или спецификации. Съответният сертификационен процес може да включва един или повече етапи, и обикновено завършва с доклад от одит, който документира резултатите от одита. В случай на сертификационни услуги, съответният сертифициращ орган на DQS издава специфичен за Клиента сертификат, който потвърждава съответствието със съответните изисквания, когато е доказано изпълнението на всички приложими изисквания.
Ако при одита са били идентифицирани несъответствия спрямо изискванията на съответния стандарт или спецификация, Клиентът трябва да планира и изпълни коригиращи действия в рамките на определена времева рамка. Сертификати се издават само след като е демонстрирано ефикасно прилагане на подходящи коригиращи действия. Обхватът и срокът на валидност се посочва в сертификата.
Повечето констатации от одита се основават на процес на извадкова база, насочен към осигуряване на надеждни доказателства за ефективно прилагане и съответствие на системата за управление, процеса или продукта. Възможно е да съществуват и други бизнес аспекти, положителни или отрицателни, които не са прегледани от одиторския екип. Изцяло е отговорност на организацията, да проучи и оцени потенциалното въздействие и обхвата на констатациите, като по този начин непрекъснато осигурява пълно съответствие с прилаганите стандарти. В случаи на несъответствие DQS не носи отговорност.
DQS е независим, неутрален и обективен орган в своите одити и сертификации. Одитите се извършват обикновено на мястото на дейност на Клиента (on-site), но може да бъде частично изпълнено, заменено или допълнено с дейности за дистанционно одитиране (off-site). Видът, обхватът и графикът на процедурата са предмет на отделно споразумение на страните. DQS се стреми да сведе до минимум евентуалното
смущаване на бизнес процесите, при провеждане на одита в помещенията и на територията на Клиента.
Сертификационният процес обикновено включва следните етапи:
2.1 Процесът започва с изясняване на потребностите и очакванията на Клиента. DQS желае да проучи организацията на Клиента, неговата система за управление, големината и видовете дейности. Двете страни съвместно определят целите на одита и/или сертификацията, включително приложимите стандарти и спецификации.
2.2 DQS, представя подробна оферта за одит и сертификационни услуги, съобразени с индивидуалните потребности на Клиента на базата на предоставената първоначална информация. Всички изисквани резултати, както и приложимите критерии за одит и сертификация, се уточняват в писмен договор.
2.3 Предварителен одит може да се проведе с цел първоначално определяне на резултатността или анализ на слабостите, идентифициране на силните страни и областите за подобряване. При по-големи проекти за одит и сертификация съществува полезна възможност да се организира среща за планиране на проекта, на която Клиентът да се запознае с водещия одитор, да се разработи съгласуван с Клиента план за провеждане на одита за всички засегнати функции и места. Тези две услуги не са задължителни – те са по избор по желание на Xxxxxxx.
2.1 Първо- начална
информация
2.2 Оферта и договор
2.3
Предварителен одит (по избор)
2.4 Етап 1
на одита
2.5 Етап 2
на одита
2.4 Етап 1. на одита: Същинската процедура по сертификация започва с преглед и оценяване на документацията на системата, целите, резултатите от прегледа от ръководството и вътрешните одити. По време на този процес се определя, дали системата за управление на Клиента е достатъчно развита и готова за сертификация. На този етап одиторът разяснява констатациите и координира необходимите дейности за подготовка на Етап 2 на одита. Етап 2 обикновено не е приложим за сертификация на процеси и продукти.Етап 2 на одита: Назначеният одиторски екип одитира системата за управление, процеси или продукти на Клиента на мястото на производство или доставка на услуга и/или чрез употреба на техники за дистанционно одитиране. Прилагайки определни стандарти и спецификации за системи за управление, одитния екип оценява ефикасността за всички функционални области, както и на всички процеси на системата за управление, на базата на наблюдения, проверки, интервюта, преглед на подходящи записи и други техники на одит. Резултатите от одита, включително предложението относно сертификация и всички констатации се представят на Клиента по време на заключителната среща и се включват в писмен доклад. При необходимост се съгласуват необходимите планове за коригиращи действия.
2.5 Оценка на системата: Сертификационното звено на съответния сертифициращ орган на DQS оценява процеса на одит и резултатите от него и взема независимо решение за издаване на сертификат въз основа на обективни доказателства. Всяка препоръка, дадена от одиторския екип и документирана в доклада, не е обвързваща за Сертифициращия орган на DQS и решението за издаване на сертификат е единствено по преценка на Сертифициращия орган на DQS. Клиентът получава доклад от одит, в който се документират резултатите от одита и когато са изпълнени всички приложими изисквания, Клиентът получава сертификат.
2.6 Надзорни одити: Най-малко един път в годината, или на полугодие, се провежда одит на критични компоненти на системата за управление. При това се идентифицират потенциални възможности за подобряване, с фокус върху непрекъснато подобряване и устойчива ефикасност. При сертификация на продукти, надзорният одит обикновено се замества с ежегоден ресертификационен одит.
2.7 Ресертификационен одит: Сертификатите са валидни за ограничен период от време, обикновено за максимум три години. В края на този цикъл, се провежда ресертификационен одит, за да се осигури непрекъснатото изпълнение на всички приложими изисквания. При изпълнени изисквания се издава нов сертификат.
Така описаният сертификационнен процес може да се различава за секторно специфични стандарти, сертификация на процеси или продукти.
3. Права и задължения на Клиента
3.1. Поддържане на системата за управление / съответствието на процесите и продуктите
За да получи и поддържа сертификат, Клиентът трябва да внедри и поддържа документирана система за управление, която отговаря на изискванията на избрания стандарт или спецификация. В случай на сертификация на процес / продукт, Клиентът е отговорен за осигуряване на съществуващо съответствие. Клиентът трябва да предоставя доказателства за съответствие и ефикасност на оценяваните система за управление, процеси или продукти, лесно достъпни за одит от назначение одитен екип. Клиентът е длъжен да предприеме всички необходими действия, за да се гарантира, че системата за управление и/или продуктът се поддържа по всяко време в съответствие и по ефикасен начин.
Клиентът ще бъде уведомяван за всякакви промени в програмата за сертифициране или нови или ревизирани изисквания, които засягат Клиента. В случай че сертифицирането се отнася за текущо производство, Клиентът трябва да гарантира, че сертифицираният продукт продължава да отговаря на изискванията за системата или за продукта. DQS проверява прилагането на измененията от Клиента и инициира необходимите мерки в процеса на сертифициране.
3.2. Достъп до информация
Клиентът предприема всички необходими мерки, за да гарантира, че DQS има достъп до цялата необходима информация (документация и записи), персонал и необходимите помещения/площадки (съответно оборудване, местоположение(я), територии) за изпълнение на задачите по одит и оценка, включително разследване на оплаквания. В случай на сертификация на продукт, това включва достъп до съответните подизпълнители. DQS може да делегира изпълнението на всички или част от услугите на агент или подизпълнител и Клиентът упълномощава DQS да разкрие цялата информация, необходима за такова изпълнение на агента или подизпълнителя. Клиентът се задължава, всички посочени представители и служители да дадат достъп и своевременно да предоставят на одиторския екип точна и пълна информация и обективни доказателства относно всички процеси, които могат да бъдат от значение за одита и оценката. Клиентът се съгласява проверените обективни доказателства да бъдат събрани и/или записани и приложени към одитната документация. На DQS трябва да бъдат предоставяни при поискване всички записи, свързани с оплаквания/рекламации и техните коригиращи действия, в обхвата на сертифицирани системи за управление, процеси и/или продукти.
3.3. Информиране за промени и специални инциденти
Клиентът е длъжен да информира DQS незабавно за всички промени, които могат да окажат влияние върху сертифицираните система за управление, процеси или сертифицирани продукти. Това се отнася
поспециално за купуване/продажба на дружество или част от него, всяка промяна на собственост, съществени промени в дейности, основни промени в процеси, инциденти – като сериозни злополуки, или сериозно нарушение на регулаторни или законови задължения, налагащо намесата на компетентен регулаторен орган, или подаване на заявление за производство по несъстоятелност или споразумителна процедура. Във всеки от тези случаи DQS консултира с Xxxxxxx и се определя как може да бъде
поддържан сертификатът.
Клиентът е длъжен незабавно да уведоми DQS в случай на изтегляне на продукт. Отделните стандарти за сертификация и техните разпоредби използват различни времеви рамки по отношение на спазването на този срок. Тези спецификации могат да бъдат намерени в съответните стандарти и техните приложими разпоредби.
3.4. Независимост на одита
Клиентът е длъжен да избягва всичко, което може да компрометира независимостта на служителите и одиторите на DQS. Това се отнася по-специално за предлагане на консултантски услуги, предлагане за назначаване на работа, както със заплащане, така и като подизпълнител, по отделни споразумения за хонорари или други парични възнаграждения.
3.5 Право за отхвърляне на одитор
Преди потвърждаването на датата на одита, Клиентът има право да преразгледа и с надлежна обосновка да отхвърли одитора/одиторите, назначени от DQS. В обосновани случаи, например в случай на заплаха за безпристрастноста, и ако приложимите правила за акредитация позволяват, DQS ще назначи заместник на
отхвърления одитор.
3.6. Конфиденциалност и информационна сигурност
Документите, предоставени на Клиента от DQS, включително знаци и сертификационни символи на DQS, са защитени с авторски права. Клиентът по-специално приема, че всички документи, които са осигурени или предоставени от DQS, остават собственост на DQS, и че те могат да бъдат използвани само за вътрешна употреба от Клиента, не се предоставят на трети лица, и не могат да се използват за цели, различни от тези, договорени в този документ или в писмена форма. Клиентът е длъжен да поддържа строга конфиденциалност за всяка информация, разкрита в рамките на условията на настоящото Споразумение, както и на всякаква информация по въпроси, свързани с DQS, нейните служители и одитори. Това задължение се прилага и след прекратяването на договора. Клиентът приема по подобен начин това задължение също по отношение на всякакви заместващи представители и помощни лица. Клиентът има право да предава доклада от одит в цялост. Не се разрешава предаване на части от него.
3.7 Права за ползване на сертификацията и сертификационните знаци
При валидна DQS сертификация, Клиентът има право да използва сертификата, съответните сертификационни знаци, а в някои случаи и акредитационни знаци, за рекламни цели и популяризиране, в съответствие с правилата, публикувани на Уеб-сайта на DQS.
Оторизираната употреба на защитените с авторски права символи: знаците на DQS за сертифицирана система за управление: DQS Certified Management System Mark®, и символите на UL за регистрирана фирма: UL Registered Firm Mark®, и други сертификационни и акредитационни знаци повишава доверието в сертифицираната система за управление на Клиента и съответната резултатност. Тези знаци често се използват на фирмени бланки, брошури, Интернет, на изложения, на превозни средства или в реклами, и са пряко свързани със сертифицираната организация и нейната система за управление, процеси или продукти. Употребата на сертификатите и знаците е ограничена до обхвата и периода на валидност на сертификацията, те не могат да бъдат използвани върху продукт или опаковка на продукт, или да бъдат използвани по друг начин, който да може се интерпретира като означаване на съответствие на продукт.
3.8 Оплаквания
Всеки Клиент на DQS има право да получи услуги, извършени в рамките на договорения обхват по такъв начин, че да са изпълнени всички приемливи очаквания и изисквания. В случай на неизпълнение, Клиентът има право да подаде жалба по отношение на съответното поделение на DQS. В такива случаи DQS изисква информация, необходима за анализ и подобряване.
3.9 Обжалване
Ако Xxxxxx не е съгласен с конкретно решение относно сертификация, той може да подаде писмена жалба и заявление за преразглеждане на решението. Тогава безпристрастен технически експерт-проверител от съответния сертифициращ орган на DQS, който не е участвал в провеждането на одита и в първоначалното решение, взема окончателно решение по оплакването. Ръководството на Сертифициращия орган на DQS винаги се информира за състоянието по време на процеса на обжалване.
4. Права и задължения на DQS
4.1. Одит на системи за управление
DQS проверява съответствието и ефикасността на сертифицирана система за управление, процесите или продуктите на Клиента, чрез провеждане на редовни одити (обикновено на полугодишен или годишен период). За целите на този одит, DQS има право на достъп до помещенията и площадките на Клиента в рамките на планираните посещения за одити, да наблюдава дейности, да проверява процеси, продукти и услуги, да провежда интервюта със служители и представители, да преглежда документи и подходящи записи, и да събира информация с други техники за одитиране, за да се получат достатъчно обективни доказателства, на които да се основава решение за сертификация. Ако DQS получи от трета страна информация, която оспорва съответствието или ефикасността система за управление, процес или продукт, сертифицирани от DQS, DQS има право да извършва допълнителни нерутинни одити след консултация с Xxxxxxx. В законово регулираната област, DQS има право да извърши допълнителни необявени одити, когато това е обосновано.
4.2. Акредитация и упълномощаване
Сертифициращите органи на DQS са оторизирани от различни органи за акредитация и други правителствени и неправителствени органи или Собствениците на програми, да издават доклади от одити и сертификати, в съответствие с различни стандарти и спецификации. Това включва задължението да се позволи на служители или помощни лица на тези органи да участват в одитите. В съответствие с приложимите правила за акредитация и оторизиране, DQS разрешава на тези лица достъп, както до своите собствени, така и до свързани с Клиента документи и данни, които са обект на изискванията за конфиденциалност, определени в този документ. Освен това, свързани с Клиента данни и резултатите от одит се предават на тези органи, когато определени стандарти или спецификации изрично го изискват. С приемането на настоящите Правила за одит и сертификация, Клиентът дава съгласието си с приложимите изисквания за акредитация и упълномощаване в тяхната актуална версия (ISO/IEC 17021-1 или ISO/IEC 17065), включително всички от изброените по-горе.
Сертифициращите органи на DQS имат право да делегират предоставянето на всички или на част от Услугите, с изключение на решенията за сертифициране, на други офиси на DQS, на агент или подизпълнител. Когато сертификатите се издават от Сертифициращ орган на DQS, различен от местния за Клиента партньор на DQS, всички съответни права и задължения, посочени в настоящия документ, се прилагат еднакво за Сертифициращия орган на DQS и местния доставчик на услуги.
4.3 Назначаване на одитори
Назначаването на компетентни одитори е отговорност единствено на DQS. DQS се задължава да използва само одитори, които са квалифицирани за задачата, въз основа на тяхната техническа квалификация, опит и личните им способности. Одиторите трябва да бъдат оторизирани за съответния стандарт(и) или
спецификация/спецификации и трябва да имат подходящ опит в сферата на дейността на Xxxxxxx, както и в областта на управлението и одита. В много случаи DQS може да назначи одиторски екип, състоящ се от двама или повече одитори, за конкретен одит или сертификационен процес. При поискване DQS представя на Клиента кратка биография на избрания одитор.
Ако даден одитор не може да бъде на разположение преди или по време на одита, DQS ще се стреми да осигури подходящ заместник, доколкото е изпълнимо.
4.4 Планиране на одитите във времето
DQS има правото и задължението да планира одитите на системата за управление, процесите или продуктите на Клиента. Одитите се насрочват така, че да бъдат удобни за двете страни, във времеви рамки, определени от приложимите изисквания. Датите за провеждане на одитите трябва да бъдат предварително договорени писмено. След като бъдат потвърдени, тези дати за одит са задължителни. Индивидуалните договори за одит и сертификация могат да включват клаузи за обезщетение при отмяна или отлагане на потвърдени дати за одити.
Сертификацията може да включва също, в зависимост от стандарта, необявени одити, които са или изцяло необявени, или обявени в кратък срок. Ако необявен одит не може да бъде проведен по причини, за които е отговорен Клиентът (отказ на достъп), DQS може да начисли на Клиента действително направените разходи за подготовка на необявения одит. Сертифицираната организация трябва да предприема необходимите действия, за да се осигури достъп на одитора в случай на необявен одит.
4.5 Издаване на доклади и сертификати
DQS издава доклад от одит и DQS сертификат (в този документ наричан "сертификат") и го доставя до Клиента, при условие че са изпълнени всички изисквания за сертификация и договорните задължения от Клиента. Решението за сертификация е отговорност единствено на Сертифициращия орган на DQS, въз основа на предложението на одитора за издаване на сертификат и всички резултати от одита записани или посочени в одитния доклад. Всяка препоръка, дадена в доклада, не е задължителна за сертифициращия орган на DQS. Докладът и сертификатите остават собственост на DQS; DQS предоставя на Клиента правото да ги използва в съответствие с настоящите Правила. Сертификатите на DQS са валидни за ограничен период от време, обикновено не повече от три години, считано от датата на издаване
4.6 Конфиденциалност и защита на данните
DQS се задължава да опазва конфиденциалността на всякаква поверителна информация и лични данни на Xxxxxxx и неговите служители (напр. в съответствие с член 4 от GDPR и други приложими правни изисквания), която не е публично достъпна, и която е била предоставена на DQS в контекста на дейността на DQS в помещенията и площадките на Клиента, независимо дали тази информация се отнася до вътрешни въпроси на Клиента или на неговите бизнес отношения. Това се отнася също така и за устните и писмените резултатите от одит. DQS може да разкрива поверителна информация на трети лица само с
писмено разрешение от Клиента, освен ако се изисква по закон или изрично не е предвидено друго в тези Правила за одит и сертификация. Тези задължения са в сила и след прекратяване на договора. При някои секторно специфични схеми за сертификация, част от одита и данни на Клиента задължително се обработват в приложения, предоставени от притежателите на схемата (напр. схеми за автомобилна
промишленост, аерокосмическа област, схеми в областта на храните); Клиентът се съгласява с това. Освен ако не се изисква друго от съответния орган по акредитация или от закона, DQS съхранява в архива си записи, свързани с одити и сертифициране, за минимум два сертификационни цикъла (обикновено шест години). Приложимите национални или международни правни изисквания (напр. от GDPR) се вземат изцяло под внимание. В края на минималния период на архивиране DQS запазва или унищожава материалите по свое усмотрение, освен ако Клиентът не даде други указания; таксите за изпълнение на такива указания ще бъдат фактурирани на Клиента.
4.7 Публичност
DQS има право да поддържа и публикува регистър на всички Клиенти, притежаващи актуална DQS сертификация. Тази публикация съдържа името и адреса на сертифицираната организация, обхвата на сертификацията, съответния стандарт/спецификация и статуса на сертификацията. С настоящото Клиентът дава съгласието си за публикуване на тази информация по настоящото споразумение, както и за
публикуване на същите данни в задължителни национални и международни бази данни, управлявани от национални органи, органи по акредитация или собственици на програми. Освен това, в процеса на обработка на поръчките, данни на Клиента се съхраняват и обработват във външни бази данни на
притежатели на схеми. С приемането на офертата Клиентът се съгласява, че данни на Клиента могат да се съхраняват, да са достъпни и да се разглеждат от трети страни в съответните бази данни.
4.8 Електронна комуникация
Независимо от горното, Клиентът с настоящето упълномощава DQS за предаване на некриптирана конфиденциална информация и друга информация чрез Интернет или публична мрежа до адреси за електронна поща или други места, предвидени от Клиента. Клиентът се съгласява, че DQS не може да гарантира поверителността и конфиденциалността на такова предаване. Клиентът се съгласява, че такова предаване на поверителна информация от DQS чрез Интернет или други публични мрежи, не е нарушение на задълженията за конфиденциалност по силата на тези Правила за одит и сертификация, и че DQS не носи отговорност за щети в резултат на такова предаване, при условие че такава поверителна информация се третира със същата степен на грижа, така както DQS борави със своята поверителна информация.
Ако Клиент създава хипервръзки към уеб сайта на DQS, Клиентът се съгласява със следното: (i) информацията, съдържаща се в уеб-сайта на DQS, принадлежи на DQS; (ii) съдържащият хипервръзката уебсайт ще прехвърля потребителя директно към уеб сайта на DQS, така както е публикуван от DQS, без налагане на рамки, прозорци на браузъра или съдържание на трети лица, и (iii) съдържащият хипервръзката уебсайт не може да съдържа твърдение или да внушава, че Клиентът или неговите продукти или услуги са одобрени от DQS.
5. Сертификати и знаци
5.1 Издаване на сертификати и употреба на знаци
Сертифициращият орган на DQS издава сертификати, които потвърждават съответствието на системата за управление, процесите или продуктите на Клиента спрямо избрани национални и международни стандарти, както и признати индустриални или специфични Клиентски изисквания, когато Клиентът при одита е доказал, че са изпълнени всички приложими изисквания. Клиентът има право да използва сертификата и съответните сертификационни знаци за повишаване на доверието с бизнес партньори.
След издаване на сертификат се прилага текуща надзорна дейност, с цел да се гарантира, че се поддържа непрекъснато съответствието на системата за управление, процесите или продуктите. Издаването на сертификат и поддържането на сертификацията зависи от изпълнението на договора за одит и сертификация и непрекъснатото спазване на неговите клаузи от страна на Клиента.
Клиентът дава съгласието си да сътрудничи с DQS за установяване на факти, ако постъпи информация, че системата за управление на Клиента, процеси, продукти или услуги не са в съответствие с регулаторни, законови, сертификационни или други приложими изисквания, включително споделянето на такава информация, която Клиентът придобива по отношение на докладвани несъответствия, също така да предприема и докладва на DQS необходимите коригиращи действия.
Клиентът дава съгласието си, че надзорните дейности, като например надзорните одити, и други специални одити, провеждани от DQS, са предназначени да служат само като проверка на средствата, които Клиентът
прилага за да се определи съответствието на неговите система за управление, процеси или продукти с изискванията за сертифициране, и че Клиентът по никакъв начин не се освобождава от неговата отговорност за неговите система за управление, процеси, продукти и услуги в рамките на обхвата на сертифицирането.
Сертификати и сертификационни знаци не могат да се прехвърлят в полза на правоприемници или други организации. След като сертификацията е изтекла или е била временно прекратена, отнета или анулирана, Клиентът трябва да се въздържа от всяка реклама или друга употреба на тази сертификация. Клиентът дава съгласието си да върне всички физически издадени сертификата, след отнемане или анулиране; правото на задържане е специално изключено.
5.2 Неиздаване на сертификати
Сертифициращият орган на DQS може да издава сертификати само ако всички изисквания на избрания(те) стандарт(и), спецификации и договори са изпълнени след одита (първоначален/ресертификационен). В случай на неизпълнение, одиторът документира недостатъците в доклад за несъответствие и/или по друг начин определя ограниченията, които трябва да бъдат спазени, за да бъде издаден сертификат.
Всички несъответствия или недостатъци трябва да бъдат отстранени преди издаване на сертификат от DQS. При необходимост DQS ще повтори одита частично или изцяло. Ако несъответствията не бъдат отстранени или ако предпоставките за издаване на сертификат не са постигнати дори след последващ или специален одит, процедурата по сертифициране приключва с издаване на доклад без сертификат.
5.3 Временно прекратяване, отнемане и анулиране на сертификат
5.3.1 Временно прекратяване (суспендиране)
Сертифициращият орган на DQS има право временно да прекрати сертификат, ако Клиентът наруши сертификационни, договорни или финансови задължения към DQS, включително, но не само:
• Не са доказано и ефикасно приложени коригиращи действия в уговорения срок;
• Не е спазен план-графикът за одити, предложен от DQS за одитите, необходими за поддържането на сертификацията, и поради това не е бил спазен определеният срок спрямо предходния одит;
• DQS не е била информирана своевременно за планирани промени в системата за управление, специални инциденти или изтегляне на продукти (виж 3.3) или други промени, които засягат съответствието със стандарта или спецификацията, които са база за одитто;
• Преместване на сертифицирана локация/инсталация без предварително уведомяване на DQS;
• Сертификат на DQS или сертификационен символ е бил използван по заблуждаващ или неоторизиран начин;
• Дължимите плащания за одити/одит и сертификационни услуги не са били направени в срок, след най- малко едно писмено напомняне.
Сертифициращият орган на DQS има също така право временно да прекрати сертификат ако значителни нарушения на правилата за акредитация станат известни след решението за сертифициране и в случаи на форсмажорни обстоятелства (виж 6.6).
DQS уведомява Клиента писмено за възнамеряваното временно прекратяване. Ако причините за възнамеряваното временно прекратяване не бъдат отстранени в срок от две седмици, DQS информира Клиента писмено за временно прекратяване на сертификата, като посочва основанията, както и необходимите коригиращи действия, необходими за възстановяване на сертификацията..
Сертификатите се прекратяват за ограничен период от време (обикновено максимум 90 дни). Ако изискваните мерки са приложени доказано и ефективно в определения срок, прекратяването на сертификата се отменя. Ако изискваните мерки не са били изпълнени в рамките на установения срок, Сертифициращият орган на DQS може да отнеме сертификата, както е посочено по-долу.
5.3.2 Отнемане
Сертифициращият орган на DQS има правото да отнеме сертификати, или да ги обяви за невалидни след писмено уведомяване на Клиента, ако:
• бъде просрочен срокът за временното прекратяване на сертификата;
• не е осигурено съответствието на системата за управление, процеси или продукти, със стандартта или спецификацията, на която се основава, или Клиентът не желае или не е в състояние да отстрани несъответствията;
• Клиентът продължава да използва сертификацията за реклама след временното прекратяване на сертификата;
• Клиентът използва сертификата по начин, който уронва репутацията на Сертифициращия орган на DQS или на DQS;
• условията, които са довели до издаване на сертификат, не са повече налице;
• Клиентът подава доброволно или недоброволно заявление за несъстоятелност;
• Клиентът прекратява ефективно своето договорно отношение с DQS.
5.3.3 Анулиране
Сертифициращият орган на DQS има правото да анулира сертификати, или да ги обявява за невалидни с обратна сила, ако:
• впоследствие се окаже, че необходимите условия за издаване на сертификат в действителност не са били изпълнени;
• Клиентът е компрометирал сертификационната процедура, така че обективността, независимостта и безпристрастността на резултатите от одита, по преценка на DQS са под въпрос.
6. Други
6.1 Забрана за партньорства или агентства
Страните потвърждават, че DQS предоставя Услугите на Клиента като независим изпълнител и че Договорът не създава никакви партньорски, агентски, трудови или доверителни отношения между DQS и Клиента.
Клиентът потвърждава, че DQS нито заема мястото на Клиента или трета страна, нито ги освобождава от някое от задълженията им, нито по друг начин поема, съкращава, отменя или се задължава да изпълни задълженията на Клиента към трета страна или това на която и да е трета страна към Клиент.
6.2 Ограничение на отговорността и обезщетението
DQS упражнява уменията, дължимата грижа и старание при изпълнението на услугите, както може разумно да се очаква от реномиран доставчик на подобни услуги и поема отговорност за щети само в случаи на доказана небрежност.
Нищо в тези Правила не изключва или ограничава отговорността на DQS към Клиента за смърт или телесна повреда или за измама или друг въпрос, произтичащ от небрежност на DQS, за който би било незаконно изключването или ограничаването на неговата отговорност.
Освен ако не е уговорено друго, общата отговорност на DQS към Клиента по отношение на всяка претенция за загуба, щета или разход от каквото и да е естество ще бъде ограничена, по отношение на всяко едно събитие или поредица от свързани събития, до сума, равна на удвоената стойност на възнагражденията, платени на DQS по договора.
DQS не носи отговорност за иск за загуба, повреда или разходи, освен ако арбитражното производство не е започнато в рамките на една година след датата на изпълнение на услугата от DQS, която поражда иска, или в случай на предполагаемо неизпълнение в рамките на един година от датата, на която тази услуга е трябвало да бъде завършена
6.3 Забрана за прехвърляне
Освен ако изрично не е уговорено друго, или не е договорено писмено от страните, договорът е личен за страните и никоя от страните не може да прехвърля, натоварва, начислява, ипотекира, сключва договор с подизпълнител или да се занимава по какъвто и да е друг начин с някои или всички свои права и задължения по Договора. Всяка страна потвърждава, че действа от свое име, а не в полза на друго лице.
Независимо от гореспоменатото, DQS може да прехвърли, трансферира или възложи на подизпълнител някои или всички свои права и задължения по договора на свързана с DQS компания и партньори или някой от техните агенти.
6.4 Етичен кодекс и политика против подкупи и корупция
DQS извършва своята дейност стриктно в съответствие с принципите, заложени в Етичния кодекс, който съдържа и Политиката за борба с подкупите и корупцията. Етичният кодекс на DQS може да бъде намерен на уебсайта на DQS.
На служителите, агентите и други представители на DQS е забранено да дават или получават пари или подаръци, които могат да бъдат тълкувани като подкупи, или да сключват споразумения, които се тълкуват
като корупционни практики. DQS поддържа в сила през целия срок на договора политиките и процедурите и ще ги прилага, когато е необходимо, за да гарантира спазването на гореспоменатите.
6.5 Частична невалидност
Ако се установи, че една или повече разпоредби на тези Правила са в противоречие със закони, или са неприложими в каквото и да е отношение, валидността, законосъобразността и приложимостта на останалите разпоредби по никакъв начин няма да бъдат засегнати или нарушени от това.
6.6 Форсмажор
Нито DQS, нито Клиентът нарушават настоящите Правила, нито носят отговорност за неизпълнение или забавяне на изпълнението по настоящото, ако причината за такъв неуспех или забавяне се дължи на събития извън разумния контрол на засегнатата страна, включително, но не само война, въоръжен конфликт, терористична атака, гражданска война, бунтове, токсични опасности, пандемии, епидемии, природни бедствия, екстремни метеорологични условия, пожар, експлозия, неизправност на обществени услуги, стачка, повреда на инфраструктурата, закъснения на транспорт или каквито и да било обществени ограничения след някое от горепосочените инциденти или други форсмажорни обстоятелства.
В случай на форсмажорни обстоятелства, засегнатата страна уведомява без ненужно забавяне другата страна за подробностите на ситуацията и прогнозната продължителност. Всяка от страните има право да прекрати Договора с незабавно действие, ако форсмажорното събитие продължи повече от деветдесет (90) дни.
7. Спорове
Освен ако изрично не е уговорено друго, всички спорове, произтичащи от или във връзка с настоящите Правила, се уреждат от законите на страната, в която е седалището на Сертифициращия орган на DQS, и се разрешават окончателно съгласно Арбитражния правилник на Международната търговска камара от един или повече арбитри, назначени в съответствие с посочения правилник. Арбитражът се провежда в Париж (Франция) и се води на немски или английски език.
8. Допълнителни изисквания по специфични програми
За някои секторни специфични сертификационни услуги на системи за управление или продукти и одитиране могат да се прилагат допълнителни задължителни програмни изисквания, включително, но не само. Тези "програмни изисквания" са достъпни на адрес https://dqsglobal.com/intl/.
Автомобилен сектор: | Annex Automotive |
Аерокосмически сектор: | Annex Aerospace |
DQS GmbH – Железопътен сектор: | Annex IRIS |
DQS Inc. – Телекомуникационен сектор: | Annex TL9000 |
DQS MED програми: | DQS Audit and Certification regulations of DQS Medizinprodukte GmbH and its supplements |
DQS CFS програми: | Annex DQS CFS GmbH: Specific Conditions for the Assessment of Management System and Product Certification of DQS CFS GmbH |
Китайски пазар: | Specific Conditions for activities on the Chinese market as defined by Chinese governmental authorities (E.g. CNCA) . |
Край на документа